Inschrijfformulier / Overeenkomst voor deelname
Inschrijfformulier / Overeenkomst voor deelname
A.u.b. in blokletters invullen
Exposantengegevens
Firmanaam [geregistreerd bij KvK] ....................................................................................................................................................................................................
Opname in de alfabetische deelnemerslijst onder de letter en onder verm | elding van naam: | .................................................................................................... | ||||
Vestigingsadres | ............................................. | Postcode | .................................. | Plaats | .................................. | |
Correspondentieadres [indien afwijkend] | ............................................. | Postcode | .................................. | Plaats | .................................. | |
Factuuradres [indien afwijkend] | ............................................. | Postcode | .................................. | Plaats | .................................. | |
Inschrijvingsnummer KvK | ............................................. | Plaats | .................................. | Land | .................................. | |
Contactpersoon M / | V | ............................................. | Functie | .................................. | ||
Telefoon | ............................................. | Fax | .................................. | |||
Algemeen e-mail adres | ............................................. | Website | .................................. | |||
E-mail contactpersoon | ............................................. | BTW nummer | .................................. | |||
Standhuur
Verklaart een standruimte te huren:
Standruimte: vrij oppervlak van …….. X ………meter (breedte X diepte) = m2
Maakt gebruik van eigen standbouw à € 78,- (tot 1 augustus 2016) / € 85,- (vanaf 1 augustus 2016)* per m2 excl. BTW
Maakt gebruik van standaard uniforme standbouw à € 128,- (tot 1 augustus 2016) / € 155,- (vanaf 1 augustus 2016)* per m2 excl. BTW (Inclusief huur vloer, vloerbedekking, zwarte standwanden, frieslijst met naamsvermelding en 1 spot per 4 m2)
Elektriciteit
Verplichte aansluiting elektriciteit: (bij geen keuze wordt standaard 230 Volt á € 138,- aangesloten)
230 Volt á € 138,- (3 Kw)
380 Volt á € 291,- (9 Kw)
380 Volt á € 373,- (21 Kw)
Anders .....................................
Voorkeur soort stand
Eilandstand
Hoekstand
Kopstand
Tussenstand
Expositieprogramma
Op de in te nemen standruimte worden uitsluitend de volgende producten en diensten geëxposeerd:
De organisatie van Xxxxxxxx.xx behoudt zich het recht om uw deelname te weigeren indien uw product niet past binnen het concept van de beurs.
Producten/diensten van herkomst | Merk | Opmerkingen/land |
Onderstaande bedrijven zijn in de stand vertegenwoordigd: | |
Actief in de branche
Automatisering Meubilair Bouwnijverheid
Communicatie & Reclame
Delftstoffen, energie en afvalverwerking Financiële dienstverlening
Fotografie, audio & video Grafische Sector Groenvoorziening Handel
Horeca, toerisme & accommodaties Industrie
Profit en non-profit organisaties Overheid
Techniek Transport
Zakelijke dienstverlening
Dit inschrijfformulier hanteert het vroegboektarief *, is geldig tot 1 augustus 2016 en dient vóór deze datum in het bezit te zijn van LMG Exhibitions B.V.
Eventuele interesse plein
Bij deelname aan pleinen kunnen andere collectieve voorwaarden gelden!
Bevelanden Bouw & Techniek
Walcheren Schouwen-Duiveland
Zeeuws-Vlaanderen West-Brabant
Vlaanderen (België) Business Club Kloetinge
Anders .................................
Betalingsvoorwaarden en Contactgegevens
Indien een deelnemer de door hem als gevolg van zijn voorgenomen deelneming aan de beurs verschuldigde bedragen niet binnen de daarvoor gestelde termijnen heeft voldaan, zijn de organisatoren gerechtigd hem geen standruimte toe te wijzen of een reeds verleende toewijzing in te trekken, onverminderd hun aanspraak op volledige vergoeding van deze bedragen. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW.
• Inschrijvingen voor 1 augustus 2016 ontvangen twee facturen, namelijk 50% direct na ontvangst van het compleet ingevulde en ondertekende inschrijfformulier en 50% in de eerste week van augustus 2016.
• Inschrijvingen na 1 augustus 2016 ontvangen 100% factuur direct na ontvangst ondertekende inschrijfformulier.
• Facturen dienen 30 dagen na factuurdatum voldaan te zijn.
• Inschrijvingen 30 dagen voor 1 november 2016/start Xxxxxxxx.xx, dienen uiterlijk vrijdag 28 oktober 2016 te zijn voldaan.
• Bij niet betaling na de vervaldatum van de factuur is de schuldenaar in verzuim. En zijn er 15% incassokosten verschuldigd, met een minimum van € 75,-
V
M
Naam contactpersoon financiële administratie .................................................................... /
Telefoon rechtstreeks .................................................................... E-mail direct .........................................................
Ondertekening
Met deze inschrijving verklaart u eens te zijn met de algemene voorwaarden (xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx) en dat u exposant bent tijdens Xxxxxxxx.xx 2016. Na aanmelding krijgt u toegang tot xxxx.xxxxxxxx.xx, welke is voorzien van aanvragen tbv standbouw, standinrichting, technische faciliteiten, horeca, exposantenkaarten etc. Toewijzing en indeling van de standruimte geschiedt op basis van de door de organisatie goedgekeurde plattegrondtekening en op volgorde van binnenkomst van de ingevulde en ondertekende overeenkomsten.
Aldus ingevuld en ondertekend door:
Naam rechtsgeldig vertegenwoordiger: ..................................................................................................................
Handtekening rechtsgeldig vertegenwoordiger: ..................................................................................................................
Plaats: .........................................................
Datum: .........................................................
Inzenden per email aan xxxx@xxx.xx of per post LMG Exhibitions B.V., Inzake Xxxxxxxx.xx, Xxxxx xx Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxx Inschrijvingsformulieren die niet compleet zijn ingevuld en niet voorzien zijn van een handtekening worden niet in behandeling genomen. Inzendingen onder voorbehoud en/of met doorgestreepte prijzen worden niet geaccepteerd.
Tel. +31 (0) 113 - 70 02 91 • Rabobank rek. nr. 13.29.80.118 • XXXX xx. XX00XXXX0000000000 • XxX xx. 50852671 • BTW nr. 8229.63.802.B01 2/2
1. Algemeen.
Door ondertekening van dit contract verplicht men (deelnemer) zich tot betaling van de overeengekomen standhuur binnen de daarvoor gestelde termijnen en tot deelname aan de tentoonstelling op een wijze die in overeenstemming is met de kwaliteit en het niveau van het evenement, dit laatste ter beoordeling aan de organisatie.
De deelnemer verplicht zich tot tijdige opgave van de artikelen en/of diensten welke op de tentoonstelling zullen worden geëxposeerd en of gedemonstreerd. De deelnemer verplicht zich alle door de overheid te stellen voorwaarden met betrekking tot de bouw en inrichting van zijn stand stipt op te volgen en alles te vermijden wat in strijd is met de algemene voorwaarden die gesteld zijn door de directie van het tentoonstellingsgebouw zoals:
1. het is niet toegestaan voorwerpen van welke aard dan ook aan het gebouw en/of onderdelen daarvan op welke wijze dan ook te bevestigen.
2. vloerbelastingen welke de 1.000 kg per m² te boven gaan dienen vooraf te worden besproken.
Het verstrekken van voedings- en/of genotsmiddelen in welke vorm dan ook is onderhevig aan de bepalingen van de Keuringsdienst van Waren en de afde- ling Bijzondere Wetten van de politie aldaar en alleen dan toegestaan na vooraf verkregen schriftelijke toestemming van LMG Exhibitions B.V. De kosten voor aansluiting en verbruik van gas, water en/of elektriciteit, telefoon en alle kosten met betrekking tot de bouw en inrichting van de stand, alsmede de kosten voor het transport van goederen en/of standmaterialen komen voor rekening van de deelnemer.
De deelnemer verplicht zich tot de bouw en inrichting van zijn stand tijdig voor de opening van de tentoonstelling te voltooien. Met de afbraak van de stand en/ of met het afvoeren der artikelen mag eerst worden begonnen nadat de tentoon- stelling definitief is gesloten. LMG Exhibitions B.V. is niet verantwoordelijk voor beschadigingen aan stand en/of artikelen van de deelnemer noch voor eventueel letsel toegebracht aan de zich in zijn stand bevindende bezoekers. Evenmin aan- vaardt LMG Exhibitions B.V. enige aansprakelijkheid voor diefstal in welke vorm dan ook. Deze risico’s dienen door de deelnemer zelf te worden verzekerd. Het is deelnemers zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van LMG Exhibitions
B.V. niet toegestaan hun stand gesloten te houden of onbemand te laten gedu- rende de tijd, dat de expositie voor bezoek toegankelijk is. De deelnemers zijn gehouden de hun toegewezen standruimte na het beëindigen van de expositie in dezelfde staat achter te laten als deze aan hen ter beschikking is gesteld vóór aanvang van de opbouwperiode.
Afval dat door standhouders wordt achtergelaten kan, indien naar het oordeel van LMG Exhibitions B.V. de hoeveelheid of de aard daarvan het normale over- schrijdt, op kosten van die standhouders worden afgevoerd. LMG Exhibitions
B.V. is in bijzondere gevallen bevoegd tot wijziging van de reeds toegewezen standruimte, zonder dat de inschrijver recht kan doen gelden op vergoeding van schade, in welke vorm of uit welke oorzaak die ook mocht worden geleden. Deelnemers kaarten kunnen in overleg met LMG Exhibitions B.V. worden verstrekt. Het is de deelnemer niet toegestaan:
a. de toegewezen standruimte geheel of gedeeltelijk zonder toestemming van LMG Exhibitions B.V. aan derden af te staan en/of te verhuren.
b. enige ruimte buiten zijn stand te benutten voor het verspreiden van druk- werken of het aanbrengen van reclame, zonder dat hiervoor tevoren schrifte- lijk toestemming is verleend door LMG Exhibitions B.V.
c. andere deelnemers, naar het oordeel van LMG Exhibitions B.V., overlast te bezorgen in welke vorm dan ook.
d. andere artikelen en/of diensten te exposeren dan die welke vermeld zijn op het contract en door de organisatie zijn goedgekeurd, bij in gebreke blijven waarvan de onderhavige diensten en/of artikelen op eerste aan zegging ver- wijderd dienen te worden.
e. De onderhuur of overdracht in welke vorm dan ook, zelfs als deze gratis, tijdelijk of gedeeltelijk is, van elk recht in verband met de beurs dat voort- vloeit uit de contractuele relatie tussen LMG Exhibitions B.V. en de exposant is streng verboden. De exposant verklaart en erkent dat de belangen van LMG Exhibitions B.V. en het goede verloop van de beurs ernstig worden geschaad door de aanwezigheid tijdens de beurs van een exposant die LMG Exhibitions B.V niet kent.
Indien een deelnemer zich niet of niet geheel aan deze deelnemingsvoorwaar- den houdt, is LMG Exhibitions B.V. gerechtigd hem de toegang tot de tentoon- stelling te ontzeggen, respectievelijk hem te gelasten zijn standmateriaal en tentoonstellingsartikelen terstond te verwijderen, zonder dat zulks voor de deel- nemer enige grond tot schadevergoeding zal opleveren en onverminderd de ver- plichtingen van de deelnemer ten aanzien van de overeengekomen standhuur. De organisatie behoudt zich het recht voor aspirant deelnemers zonder opgave van redenen te weigeren.
2. Calamiteiten.
LMG Exhibitions B.V. behoudt zich het recht voor in geval van een calamiteit of anderszins naar haar mening verantwoorde redenen het evenement geen door- gang te doen vinden, in welk geval deelnemers geen aanspraken kunnen doen gelden op vergoeding van schade in welke vorm dan ook of uit welke oorzaak deze ook mocht zijn ontstaan. Vindt de expositie geen doorgang, dan worden de inschrijvingen en eventueel reeds geschiede vaststellingen van standruimte als vervallen beschouwd en zullen de door de inschrijvers gedane betalingen terzake van de standhuur worden gerestitueerd onder aftrek van de reeds voor de organisatie van de expositie ontstane kosten, die geheel of gedeeltelijk over de inschrijvers naar evenredigheid op basis van de standruimte, waarvoor werd ingeschreven, c.q. die werd toegewezen, kunnen worden omgeslagen.
3. Tentoonstellingsopbouw.
De opbouwdagen en – tijden zijn aan ommezijde vermeld of in het handboek van de deelnemer. Afwijken van deze tijden is uitsluitend mogelijk indien daartoe vooraf schriftelijke toestemming door LMG Exhibitions B.V. is verleend. LMG Exhibi- tions B.V. behoudt zich het recht voor zonder overleg vooraf de opbouw van stands op te houden en/of te onderbreken, indien inbreng van artikelen zulks vordert.
4. Betalingen van standruimtehuur dienen te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum.
Indien niet binnen de daarvoor gestelde termijn is betaald, is LMG Exhibitions B.V. gerechtigd hem geen standruimte toe te wijzen of een reeds verleende toewijzing in te trekken, onverminderd hun aanspraak op volledige vergoeding van de be- dragen.
1. Betaling dient steeds te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum, op een door Gebruiker aan te geven wijze in de valuta waarin is gefactureerd, tenzij schriftelijk anders door Xxxxxxxxx aangegeven. Gebruiker is gerechtigd om periodiek te factureren.
2. Indien de Opdrachtgever in gebreke blijft met tijdige betaling van een factuur, dan is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. De Opdrachtgever is als dan een rente verschuldigd van 1% per maand, tenzij de wettelijke rente hoger is, in welk geval de wettelijke rente verschuldigd is. De rente over het opeisbare bedrag zal worden berekend vanaf het moment dat de Opdrachtge ver in verzuim is tot het moment van voldoening van het volledig verschuldigde bedrag.
3. Gebruiker heeft het recht de door Opdrachtgever gedane betalingen te laten strekken in de eerste plaats in mindering van de kosten, vervolgens in minde- ring van de opengevallen rente en tot slot in mindering van de hoofdsom en de lopende rente. Gebruiker kan, zonder daardoor in verzuim te komen, een aanbod tot betaling weigeren, indien de Opdrachtgever een andere volgorde voor de toerekening van de betaling aanwijst. Gebruiker kan volledige aflos- sing van de hoofdsom weigeren, indien daarbij niet eveneens de opengevallen en lopende rente en incassokosten worden voldaan.
4. De Opdrachtgever is nimmer gerechtigd tot verrekening van het door hem aan Gebruiker verschuldigde. Bezwaren tegen de hoogte van een factuur schorten de betalingsverplichting niet op. De Opdrachtgever die geen beroep toekomt op afdeling 6.5.3 (de artikelen 231 tot en met 247 boek 6 BW) is evenmin gerechtigd om de betaling van een factuur om een andere reden op te schorten.
5. In het geval dat er sprake is van een B2B vordering bedragen de incassokosten 15% van het niet-tijdig betaalde (restant)bedrag, met een minimum van € 75,00 De eventuele gemaakte gerechtelijke en executiekos- ten zullen eveneens op de Opdrachtgever worden verhaald. De Opdrachtgever is over de verschuldigde incassokosten eveneens de wettelijke (handels) rente verschuldigd.
5. Tentoonstellingsdemontage.
Het is ten strengste verboden op de laatste beursdag tijdens de openingsuren van de beurs te starten met het ontruimen/afbreken van de stand. Wanneer u eerder start met ontruimen/afbreken van de stand, brengen wij een boete van
€ 500,- in rekening.
Demontage dient te geschieden in de aan ommezijde vermelde tijdsduur of in het handboek voor de deelnemer. Alle stands dienen alsdan volledig gedemonteerd en afgevoerd te zijn, bij in gebreke blijven waarvan een en ander vanwege LMG Ex- hibitions B.V. en voor rekening van de betrokken deelnemer zal worden uitgevoerd.
6. Aan- en afvoer goederen tijdens de tentoonstellingsdagen.
De aan- en afvoer van goederen tijdens de tentoonstellingsdagen is uitsluitend toe- gestaan na schriftelijke toestemming van LMG Exhibitions B.V.
7. Beknopt overzicht standbouw.
De bouwhoogte bedraagt max. 275 cm. Afwijkingen kunnen uitsluitend na schrif- telijke toestemming van de organisatie worden toegepast. Iedere stand dient te zijn voorzien van vloerbedekking, wanden, frieslijst, verlichting en een duidelijke naamsaanduiding. Iedere stand zal vanwege LMG Exhibitions B.V. worden voorzien van een standnummer overeenkomstig de nummering zoals deze wordt gehan- teerd op de door de organisatie af te geven definitieve plattegrond. Overigens gel- den de voorschriften ter beperking van brandgevaar op tentoonstellingen, zoals deze hieronder in grote lijnen zijn aangegeven.
a. wanden van stands en/of andere opstallen moeten vervaardigd zijn van hout, triplex of hardboard van tenminste 5 cm dikte; wanden van textiel waarachter geen hard materiaal is aangebracht, zijn niet toegestaan.
b. aan te brengen plafonds moeten worden uitgevoerd met boven omschreven materiaal of bespannen zijn met brandvrij geïmpregneerd linnen, jute of andere stof en aan de onder zijde zijn voorzien van dun metaaldraad h.o.h. 50 cm in één richting.
c. te gebruiken gordijnen moeten naar het oordeel van de brandweer voldoende brandwerend worden geïmpregneerd.
d. omkleding van toonbanken, tafels e.d. met een of andere stof moet ten minste 10 cm van de vloer vrij hangen en voldoende brandwerend worden geïmpreg- neerd.
e. het gebruik van zachtboard, riet, brandbaar plastic, kartonplaat, geribd karton of enig ander licht brandbaar materiaal is niet toegestaan.
f. de ruimten achter de stands mogen niet worden gebruikt voor de opslag van emballage.
g. eventueel te plaatsen gastoestellen moeten van vaste metalen gasaansluitin- gen of zgn. hogedrukslangen met metalen koppelingen zijn voorzien en brandvrij zijn opgesteld. Van al het bovengenoemde dient de organisatie vooraf op de hoogte te worden gesteld.
h. in het gebouw aanwezige brandkranen en/of brandblussers moeten voldoen- de worden vrijgehouden, evenals alle in het gebouw aanwezige nooddeuren of deuren welke zo worden aangemerkt.
i. licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen en gevaarlijke goederen, waar- onder stralingsgevaarlijke goederen of de stand aanwezig te hebben of open vuren te branden, is niet toegestaan.
j. goederen, die door onaangename reuk of op andere wijze hinderen, aanwezig te hebben of hinderlijk geluidgevende of licht-uitstralende toestellen in wer- king te stellen, is niet toegestaan.
k. alle hier niet genoemde mogelijkheden dienen vooraf aan de organisatie ter goedkeuring te worden voorgelegd.
Verdere standbouw en standgebruik kan ter goedkeuring worden besproken met de technische dienst.
8. Beeldmateriaal.
LMG Exhibitions B.V. behoudt zich het recht voor om foto’s of video op te nemen tijdens de beurs, alsook tijdens de perioden van opbouw en afbouw, en behoudt zich het recht voor om die foto’s te gebruiken, reproduceren, mee te delen of te exploiteren op welke manier ook. Behoudens in geval van een andersluidende vraag aan LMG Exhibitions B.V. door de exposant via een aangetekende brief min- stens één maand voor de openingsdatum van de beurs, verklaart de exposant zich hiermee akkoord en erkent deze aan LMG Exhibitions B.V. gratis en definitief de eventuele rechten over te dragen de hij op die foto’s kan hebben.
9. Overigen.
In alle gevallen waarin verhuurder een sommatie, ingebrekestelling of enig exploit aan huurder doet uitbrengen, of in geval van een procedure tegen huurder, is huurder verplicht alle daarvoor gemaakte kosten, ook van rechtskundige bijstand zowel in als buiten rechten, aan verhuurder te vergoeden.
Bij geschillen, direct dan wel indirect voortvloeiend uit de bepalingen van deze overeenkomst, is het Burgerlijk Wetboek van toepassing.
2/2