Informatieprotocol NEa – RvA met betrekking tot hernieuwbare energie voor vervoer
Informatieprotocol NEa – RvA met betrekking tot hernieuwbare energie voor vervoer
In opdracht van het bestuur van de Nederlandse Emissieautoriteit,
de directeur van de Nederlandse Emissieautoriteit, de heer ing. M.M.J. Xxxxxxxx, hierna te noemen ‘de NEa’
en
de bestuurder/algemeen directeur van de Raad voor Accreditatie te Utrecht, de heer ir. X.X. xxx xxx Xxxx,
hierna te noemen ‘de RvA’, samen te noemen ‘Partijen’,
OVERWEGENDE DAT:
• Zowel de NEa als de RvA taken hebben in het kader van de controle op verificatie-instellingen op het werkveld hernieuwbare energie vervoer;
• Deze taken hun basis hebben in de betreffende bepalingen in de Wet milieubeheer, het Besluit hernieuwbare energie vervoer 2015 en de Regeling hernieuwbare energie vervoer 2015;
• De taak van de RvA in ieder geval bestaat uit het uitvoeren van initiële en periodieke beoordelingen van (kandidaat) verificatie-instellingen op basis van de NEN-EN-ISO/IEC 17020 en de in de hiervoor genoemde wet- en regelgeving voor hernieuwbare energie vervoer;
• De NEa toezicht houdt op bedrijven waarop de regelgeving voor hernieuwbare energie vervoer van toepassing is;
• De NEa signalen uit het toezicht met betrekking tot de kwaliteit van de verificatie onder de aandacht van de RvA zal brengen, opdat de RvA die signalen kan betrekken bij zijn beoordeling van verificatie-instellingen;
• Het in de rede ligt dat de RvA en de NEa samenwerken en informatie uitwisselen om zo enerzijds de (administratieve) belasting voor de verificatie-instellingen te beperken en anderzijds te komen tot een efficiënte en doeltreffende invulling van het toezicht en de controles;
• Er behoefte bestaat aan informatie-uitwisseling tussen de NEa en de RvA, onder andere waar het
gaat om de melding over en weer van ‘ernstige situaties’;
• Het wenselijk is om deze afspraken over de samenwerking en informatie-uitwisseling tussen de RvA en de NEa vast te leggen in een informatieprotocol en aan dit protocol voldoende bekendheid te geven, met name richting de verificatie-instellingen, zodat kenbaar is voor betrokkenen in welke gevallen de NEa en de RvA zullen samenwerken en informatie met elkaar zullen delen en waarop deze informatie betrekking heeft.
KOMEN OVEREEN ALS VOLGT:
Artikel 1: definities
In dit informatieprotocol wordt verstaan onder:
• De RvA: de Raad voor Accreditatie, gevestigd te Utrecht.
• De NEa: de Nederlandse Emissieautoriteit gevestigd te Den Haag.
• Verificatie-instellingen: verificatie-instellingen die werkzaam zijn op het werkveld hernieuwbare energie vervoer.
• Informatie-uitwisseling: de uitwisseling van gegevens die verband houden met de accreditatie van en het toezicht op verificatie-instellingen tussen de NEa en de RvA zoals in dit protocol omschreven.
• Ernstige situatie: een situatie die, naar het oordeel van Partijen, een dusdanig risico kan opleveren, dat directe actie van één van de Partijen noodzakelijk kan zijn. Te denken valt bijvoorbeeld aan:
o Een bedreiging voor het stelsel, bijvoorbeeld door:
- Aanwijzingen van (moedwillige) fraude zoals vervalsing van bewijsstukken, (pogingen tot) intimidatie, omkoping of andere pogingen om het oordeel van de toezichthouder, auditor of beoordelaar te beïnvloeden;
- Aanwijzingen van malversaties bij de afgifte van verificatie-verklaringen;
o De situatie waarin de het bestuur van de NEa heeft bepaald dat een inboeker gedurende een bepaalde termijn geen hernieuwbare energie kan inboeken, omdat hij drie of meer overtredingen van de regels voor het inboeken heeft begaan.
Deze opsomming is niet uitputtend.
• Protocol: onderhavig informatieprotocol.
• Accreditatie: accreditatie zoals bedoelt in Verordening (EG) 765/2008 tot vaststelling van de eisen inzake accreditatie en markttoezicht betreffende het verhandelen van producten.
Artikel 2: reikwijdte van het protocol
De informatie-uitwisseling heeft uitsluitend betrekking op verificatie-instellingen die geaccrediteerd zijn voor het werkveld hernieuwbare energie vervoer op basis van de Wet milieubeheer en het Besluit en de Regeling hernieuwbare energie vervoer 2015 alsmede op instellingen die een verzoek tot accreditatie hiertoe hebben ingediend voor zover het werkzaamheden betreft op basis van de hiervoor genoemde wet- en regelgeving.
Artikel 3: inhoud van de samenwerking en de informatie-uitwisseling
a. De NEa vraagt zo nodig de rapporten naar aanleiding van de periodieke beoordeling van verificatie-instellingen rechtstreeks op bij de desbetreffende instellingen. De RvA informeert de NEa desgevraagd over geplande kantoorbezoeken en bijwoningen bij verificatie-instellingen, zodat de NEa daarmee bij de planning van haar eigen bezoeken rekening kan houden. Tevens verstrekt de RvA op verzoek van de NEa een overzicht van de rapportages die de RvA in een bepaalde periode heeft uitgebracht over de beoordelingen bij verificatie- instellingen.
b. De RvA informeert de NEa over wijzigingen in de status van accreditaties, inclusief verlening, schorsing of intrekking van een (deel)scope van de accreditatie, intrekken van de aanvraag tot accreditatie/scope-uitbreiding of een negatief besluit over een aanvraag. Tevens informeert de RvA - op verzoek van de verificatie-instelling - de NEa als een aanvraag tot (uitbreiding van de) accreditatie is geaccepteerd.
c. De RvA geeft de NEa informatie over punten die voor de NEa mogelijk speciale aandacht behoeven in het kader van haar toezicht en/of punten die mogelijk aanpassing in de wet- en regelgeving behoeven ten aanzien van accreditatie.
d. De NEa informeert de RvA over geplande bezoeken die in het kader van stelseltoezicht aan verificatie-instellingen worden afgelegd en over de, voor de RvA relevante, resultaten van die bezoeken. Ook relevante bevindingen van de jaarafsluiting worden gerapporteerd.
e. De RvA en de NEa hebben periodiek voortgangsoverleg ter bespreking van de operationele voortgang in de uitvoering van de overeen gekomen taken. In dit overleg wordt ook aandacht besteed aan de wijze waarop partijen de op grond van dit protocol ontvangen informatie hebben betrokken in de werkzaamheden en wordt een terugkoppeling gegeven over de resultaten daarvan.
f. Naast dit periodieke overleg kunnen de RvA en de NEa het initiatief nemen tot overleg over bijzondere situaties.
g. De RvA en de NEa informeren elkaar zo spoedig mogelijk over ‘ernstige situaties’.
De nadere invulling van het begrip ‘ernstige situaties’ zal tijdens het periodiek overleg tussen partijen aan de orde komen, eventueel naar aanleiding van bijzondere situaties en concrete gevallen.
h. De NEa informeert de RvA actief over publicaties/nieuwsberichten/evaluaties die zij uitgeeft voor en over het Besluit hernieuwbare energie vervoer en de Regeling hernieuwbare energie vervoer voor zover dit accreditatie raakt.
i. De RvA informeert de NEa over andere aangelegenheden dan die direct betrekking hebben op de beoordeling als deze aangelegenheden naar de inschatting van de RvA politieke implicaties kunnen hebben.
j. De RvA en de NEa kunnen overeenkomen dat de RvA periodiek een rapport opstelt met meta-informatie over beoordelingen in een specifieke periode. De NEa vergoedt in dat geval de kosten die zijn verbonden aan het opstellen van deze metarapportage. Partijen hebben voorafgaande aan het opstellen van de metarapportage overleg over de onderzoeksvragen, wijze en termijn van oplevering van de metarapportage en de wijze van vergoeding.
Artikel 4: contactpersonen
1. Partijen wijzen ieder een contactpersoon aan en een vervanger voor deze contactpersoon.
2. Contactpersonen zijn niet bevoegd tot het binden van partijen en/of tot het maken van afspraken die leiden tot financiële verplichtingen tussen Partijen. Contactpersonen overleggen zo vaak als nodig is voor een goede uitvoering van de afspraken in het protocol, doch tenminste 1 maal per jaar.
Artikel 5: vertrouwelijkheid
Waar van toepassing onderkennen Partijen het vertrouwelijke karakter van de informatie die wordt uitgewisseld, tenzij de wet anders bepaalt, en betrachten hierover in de communicatie jegens derden de benodigde zorgvuldigheid.
Artikel 6: evaluatie
De uitvoering van de in het protocol neergelegde afspraken wordt naar behoefte geëvalueerd.
Artikel 7: financiering
De samenwerking, de informatie-uitwisseling en het overleg zoals in het protocol omschreven geschiedt door Partijen om niet, met uitzondering van de metarapportage over de uitgevoerde beoordelingen zoals vermeld in artikel 3 lid j.
Artikel 8: opzegtermijn
Partijen kunnen het protocol te allen tijde schriftelijk opzeggen waarbij een opzeggingstermijn in acht wordt genomen van tenminste vier maanden. Opzegging van het protocol geschiedt alleen om zwaarwegende redenen en niet eerder dan nadat Partijen hierover overleg hebben gevoerd.
Artikel 9: afdwingbaarheid
De afspraken in het protocol zijn niet in rechte afdwingbaar.
Artikel 10: openbaarheid
Partijen hechten aan transparantie over de tussen hen gemaakte afspraken en zullen zorgdragen voor bekendheid bij betrokkenen, waaronder in ieder begrepen geval de verificatie-instellingen. Partijen zullen een afschrift van het protocol op hun website plaatsen.
Artikel 11: looptijd
Het protocol treedt in werking met ingang van de datum waarop deze is ondertekend.
Op verzoek van de RvA en/of de NEa kan het protocol worden aangepast indien Partijen overeenstemming bereiken over een eventuele aanpassing of wijziging.
Artikel 12: citeertitel
Dit protocol zal worden aangehaald als: informatieprotocol NEa- RvA met betrekking tot hernieuwbare energie vervoer.
Getekend d.d. 26 juli 2017 te Den Haag,
Directeur, Nederlandse Emissieautoriteit Bestuurder/Algemeen Directeur, Raad voor
Accreditatie