Module REGISTRATIE EN ADMINISTRATIE

Module ‘Registratie en administratie’

Module REGISTRATIE EN ADMINISTRATIE

Deze module vormt één deel van de ‘leidraad’ voor loopbaancentra. Deze ‘leidraad’ omvat volgende

modules, die samen één geheel vormen:

o Module Wetgevend kader en praktische onderrichtingen

o Module Registratie en administratie

o Module Kwaliteit

o Module Communicatie

o Module Inbreuken

o Module Financiën

Alle bepalingen in deze modules zijn bindend voor de gemandateerde loopbaancentra en onderaannemers. Het loopbaancentrum is in deze de eindverantwoordelijke.

1. De loopbaancheque

Voor meer informatie over het recht op loopbaancheque - raadpleeg Module Wetgevend kader en praktische onderrichtingen, 2.3 Bepaling recht op loopbaancheque.

1.1 Aanvraag loopbaancheque

De burger vraagt de loopbaancheque online aan via ‘Mijn Loopbaan’-account op de website van VDAB. In sommige gevallen moet de burger daarvoor eerst een account aanmaken.

Na het inloggen kan de burger de loopbaancheque bestellen door te klikken op ‘Bestel loopbaancheques’ onder hoofding ‘Nuttige links’.

Bij de aanvraag wordt op basis van de gegevens van de sociale zekerheid eerst door VDAB gecontroleerd of de burger effectief recht heeft op een loopbaancheque. Indien deze controles positief zijn, krijgt de burger van Xxxxxxx via mail (per brief indien hij geen e-mailadres heeft) een opdracht tot betaling van zijn persoonlijk aandeel. De klant heeft twee weken om zijn persoonlijk aandeel te betalen. Anders wordt de aanvraag van de loopbaancheque geannuleerd. Hij kan wel steeds opnieuw zijn loopbaancheque aanvragen.

De dag na de betaling, ontvangt de burger de loopbaancheque van Xxxxxxx via mail (of per post wanneer hij geen e-mailadres heeft). Xxxxxxx garandeert ons dat de loopbaancheque ter beschikking is de dag na betaling van het persoonlijk aandeel door de burger.

Indien uit onze controles blijkt dat de burger geen recht heeft op een loopbaancheque, krijgt hij hierover bericht via mail/brief met vermelding van de reden.

Opgelet: indien hij echter kan aantonen dat hij wel voldoet aan de voorwaarden, kan hij onmiddellijk contact opnemen met de cel loopbaancheques van VDAB via xx.xxxxxx@xxxx.xx (of via het nummer 02 506 12 05).

Wanneer je als loopbaanbegeleider een klant hebt die zich in dit geval bevindt, kan je hem best ondersteunen bij zijn aanvraag door de klant contact te laten opnemen met de cel loopbaancheques van VDAB, of dat samen met hem te doen. De cel loopbaancheques is op de hoogte van deze uitzonderingssituaties en doet het nodige.

1.2 De loopbaancheque in gebruik nemen

Op het einde van het intakegesprek (eerste registreerbare gesprek) vraag je aan de burger de loopbaancheque. De burger kan de mail met de loopbaancheque naar jou doorsturen of een afgedrukte versie aan jou bezorgen.

Let op: de cheque heeft geen geldelijke waarde. Het is enkel een betalingsbewijs. Van “verlies van een loopbaancheque” kan geen sprake zijn. Het loopbaancentrum heeft voldoende aan dit bericht als bevestiging.

Hieronder de afbeelding van de digitale cheque zoals weergegeven in de mail:

Hierop staan:

- de contactgegevens van de burger

- het klantnummer: dit nummer heb je ook nodig ter verificatie van de cheque.

- de code van de cheque: dit is het unieke nummer van de cheque bij Edenred. Deze zal ook gevraagd worden als referentie bij betaling. Deze code heb je als centrum eveneens nodig bij verificatie van de cheque.

- de geldigheidsdatum: de loopbaancheque moet geactiveerd worden voor deze datum.

De loopbaancheque moet binnen de 3 maanden geactiveerd worden: het eerste gesprek van een pakket moet binnen deze periode geregistreerd worden. Bij de eerste registratie geef je de unieke code van de loopbaancheque en het nummer van de klant in het registratiesysteem in. Hierdoor wordt zijn loopbaancheque gekoppeld aan het loopbaancentrum.

Indien er geen eerste registratie gebeurt vóór het verstrijken van de geldigheidsdatum zal het persoonlijk aandeel van de burger automatisch teruggestort worden. Dit wil echter niet zeggen dat zijn recht op de loopbaancheque vervalt. Hij kan altijd opnieuw een loopbaancheque aanvragen op voorwaarde dat hij nog steeds voldoet aan de toekenningsvoorwaarden. Het is dus belangrijk om de cheque te controleren en stipt te registreren. Zo kan je je als centrum administratieve overlast besparen en de betalingen door Xxxxxxx tijdig laten ingaan.

Tip: wil je je klant ondersteunen bij de bestelling van een loopbaancheque kan je hem/haar het

document “Inloggen in Mijn Loopbaan” bezorgen.

Het is sterk aan te raden om pas een eerste gesprek te laten doorgaan als de burger de loopbaancheque al in zijn bezit heeft. Het is wel mogelijk om gesprekken te registreren die plaatsvonden voor de datum waarop de burger de loopbaancheque heeft ontvangen. Wanneer een loopbaanbegeleiding wordt opgestart vooraleer je zekerheid hebt over de geldigheid van een loopbaancheque doe je dit als loopbaancentrum op eigen risico. Blijkt de burger achteraf toch geen recht (meer) te hebben, dan kan VDAB niet tussenkomen bij de betaling. De tijdige registratie van de loopbaancheque en de uurprestaties zijn de enige garantie op uitbetaling.

2. Registratiesysteem

2.1 Eerste aanmelding

De eerste registratie van prestaties voor de loopbaancheque moet gebeuren binnen de geldigheidstermijn (3 maanden) van de loopbaancheque. VDAB kan niet tussenkomen indien de geldigheidstermijn van de cheque verlopen is. Hieronder wordt geschetst hoe je toegang krijgt tot de registratiemodule en hoe je ermee kan werken.

Registratierechten verlenen aan andere medewerkers De door het loopbaancentrum opgegeven contactpersoon ontvangt ‘beheersrechten’ (rol ‘administrator’). Hierdoor kan je als loopbaancentrum zelf registratierechten verlenen aan de medewerkers (werknemers of onderaannemers). Deze registratierechten kan je aan medewerkers verlenen door na het inloggen in Mijn VDAB , onderaan op de optie ‘Toegangsbeheer’ te klikken. Vervolgens kan je hier nieuwe gebruikers toevoegen en rol voor ‘loopbaancentrum’ aanvinken.

Nieuwe gebruikers kunnen gesprekken registreren en registraties aanpassen. Ze hebben toegang tot alle bestaande registraties van het loopbaancentrum. Je kan er als loopbaancentrum ook voor kiezen om alle registraties door één persoon (of slechts enkele personen) te laten invoeren.

Let op: wanneer de samenwerking met een medewerker wordt stopgezet, wijzig je de registratierechten. Als je dit niet doet, blijft hij toegang hebben tot het registratiesysteem.

Toekennen label/rol ‘Extranet Loopbaanbegeleiding’

Medewerkers met dit label kunnen, naast het raadplegen van de publieke pagina’s, op

xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/ voor-gemandateerde-loopbaancentra:

○ pagina’s volgen

○ beveiligde pagina’s lezen (in de toekomst)

We raden aan dit label toe te kennen aan alle medewerkers die op de hoogte moeten zijn van de wijzigingen die VDAB zal communiceren via de webpagina voor de loopbaancentra.

Dit label is interessant voor alle gebruikers die registratierechten hebben, maar ook voor coaches die geen registratierechten hebben gekregen. Verder kan deze optie ook interessant zijn voor andere

medewerkers die misschien geen registratierechten hebben maar wel graag op de hoogte blijven van de wijzigingen of communicatie door VDAB.

Deze rechten kan je aan medewerkers verlenen door na het inloggen in Mijn VDAB, onderaan op de optie ‘Toegangsbeheer’ te klikken. Vervolgens kan je per gebruiker rol (of label) ‘Extranet Loopbaanbegeleiding’ aanvinken. Indien nodig maak je eerst een nieuwe gebruiker aan. Deze medewerker ontvangt automatisch een mail met login en link naar xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxx- gemandateerde-loopbaancentra.

Let op: De instelling om mails te ontvangen staat standaard op ‘Nooit’. Medewerkers die pagina’s willen volgen, moeten zelf instellen dat ze ‘Dagelijks’ of ‘Wekelijks’ mails met updates willen ontvangen.

2.2 Registratie van gesprekken

2.2.1 Registreren van nieuwe loopbaancheque

Hieronder lichten we toe hoe gesprekken kunnen geregistreerd worden.

Om gesprekken te kunnen registreren in de registratiemodule loopbaanbegeleiding surf je naar het extranet VDAB (xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxx-xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx) waar je bovenaan de webpagina kan “Inloggen” op het extranet. Indien je beschikt over registratierechten , heb je via de link ‘Registreer Loopbaancheques’ (onder de hoofding ‘Snel naar’) toegang tot de registratieruimte van het loopbaancentrum.

Dezelfde weg kan gevolgd worden via de inlogopties die in het blauwe vak rechts op de webpagina getoond worden.

Opgelet: Inloggen kan enkel met “Itsme” of via “eID”

Nadat je succesvol bent ingelogd, krijg je onderstaand scherm te zien.

Je kiest voor ‘Mijn loopbaan voor partners’ optie ‘loopbaancheques’.

Na het inloggen via optie ‘Loopbaancheques’ krijg je onderstaand scherm te zien.

Er zijn drie flappen in de module:

● ‘Overzicht begeleidingen’: hierin kan je jouw prestaties registreren en jouw registraties per

loopbaancheque controleren.

● ‘Controleer cheque voor gebruik’: hierin kan je de beschikbaarheid van een loopbaancheque

controleren én nieuwe loopbaancheques (eerste registratie) registreren.

● ‘Financieel overzicht’: dit luik maakt het mogelijk om een overzicht te krijgen van de financiële

gegevens.

De volgende stappen volg je chronologisch:

Ga naar flap ‘Controleer cheque voor gebruik’.

Deze flap dient naast de controle van de cheque ook voor registratie van een nieuwe loopbaancheque.

Wanneer je iemand op gesprek krijgt die een loopbaancheque aanbiedt, controleer dan of deze beschikbaar is. Dit doe je door het chequenummer, zonder tussenstreepjes, én klantnummer in te geven. Dit klantnummer is eveneens te vinden op de loopbaancheque. Xxx je de loopbaancheque activeren dan ben je er zeker van dat je de gesprekken rechtmatig kunt registreren.

Wanneer je de boodschap krijgt dat deze loopbaancheque al in gebruik is, kan het zijn dat een ander loopbaancentrum de loopbaancheque reeds activeerde. Je kan er dan zelf niet op registreren.

Indien je de boodschap krijgt dat er geen cheque beschikbaar is, is het mogelijk dat de geldigheidstermijn overschreden is. In dat geval vraag je aan je klant om een nieuwe loopbaancheque aan te vragen.

In dit scherm kan je ook nagaan of het de eerste of de tweede loopbaancheque betreft. Het aantal uur begeleiding waarop de loopbaancheque recht geeft (vier of drie uur), wordt weergegeven in de gegevenslijn (‘gevonden cheque’).

Wanneer de cheque beschikbaar is, kan je via de knop "registreer cheque" onmiddellijk starten met de registratie. Dit kan uiteraard enkel pas nadat het eerste gesprek heeft plaatsgevonden.

2.2.2 Registratie van de loopbaanvraag

Bij het registreren van een nieuwe loopbaancheque verschijnt een scherm waarin de beginvraag van de klant moet ingegeven worden.

In eerste instantie vink je aan onder welk thema de beginvraag valt. Het is hierbij mogelijk meerdere keuzes aan te duiden. Vervolgens formuleer je de eigenlijke beginvraag van de klant in de registratiemodule. Eens de beginvraag genoteerd en bevestigd werd, kan deze niet meer gewijzigd worden.

Wanneer de beginvraag van de klant evolueert in de loop van de begeleiding, kan de aangepaste beginvraag op elk moment genoteerd worden in de registratiemodule.

Uiteraard moet de klant akkoord gaan met de formulering van de loopbaanvraag zoals deze geregistreerd wordt.

Probeer beginvraag kort en bondig te noteren. Achtergrond en contextgegevens worden best achterwege gelaten.

2.2.3 Registratie van gesprekken

Wanneer je ingelogd bent, dan is het beginscherm steeds de flap ‘Overzicht begeleidingen’. Je krijgt hier onmiddellijk een overzicht van alle geregistreerde loopbaancheques. Dit overzicht is geordend op basis van je recentste wijzigingen. Er worden telkens 10 loopbaancheques per pagina weergegeven, je kan in de lijst scrollen d.m.v. de genummerde knoppen onderaan. Je kan deze lijst sorteren op ‘chequenummer’, ‘klantnummer’, ‘klantnaam’, ‘status’ en/of ‘datum laatst gewijzigd’ door op deze kolomnamen te klikken.

Indien je registraties wilt doen voor een bestaande (reeds ingevoerde) klant, zoek je het dossier hiervan op door in het vakje ‘Filter’, rechts bovenaan, de ‘naam van de klant’ (of ‘chequenummer’, of ‘klantnummer’) in te vullen. De loopbaancheques die aan deze zoektermen voldoen, verschijnen op het scherm.

Achteraan de gegevenslijn van een loopbaancheque zie je de knop ‘Detail’. Wanneer je hierop klikt, kom je in het onderstaand overzicht terecht. Hier vind je de details van de cheque. Onderaan het scherm zie je de groene knop ‘Registreer nieuw gesprek’.

Bij het registreren van een nieuw gesprek vul je op onderstaande pagina de verplichte velden altijd in. Per gesprek registreer je:

- datum waarop het gesprek plaatsvond: gebruik het format dd/mm/jjjj (bv 02/04/2021 en NIET 02/04/21) en gebruik de kalender om fouten te vermijden

- naam van de begeleider

- type gesprek, zie verder

- gespreksvorm

- feedback (dit veld hoeft niet ingevuld te worden; doe je dit wel, noteer dan enkel algemene stappen in het traject en geen persoonlijke info van de klant)

- duur van het gesprek

Het resultaat van de registratie kan in het detailscherm geraadpleegd worden.

Type gesprek

‘Intake’

Dit is de eerste registratie op de loopbaancheque. Dit is niet het kennismakingsgesprek. Zoals verder in het draaiboek toegelicht, heeft de klant recht op een kennismakingsmoment dat losstaat van de vier of drie uren begeleiding. In samenspraak met de klant kan het eerste gesprek een combinatie zijn van het kennismakingsgesprek en intake.

Let wel:

enkel in samenspraak met de klant mag deze registratie zo uitgevoerd worden!

‘Verdiepingsgesprek’

In totaal kan er maximaal vier uur in geval van de eerste cheque, en drie uur in geval van de tweede cheque geregistreerd en betaald worden. Technisch gezien kunnen er meer uren geregistreerd worden, maar maximaal vier, respectievelijk drie uur wordt vergoed. Je kan de gesprekken die buiten deze uren vallen dus wel registreren om een overzicht te creëren van je inspanningen/trajecten.

Enkel de gesprekken die effectief hebben plaatsgevonden en die op het document ‘Bewijs van deelname’ (zie webpagina voor loopbaancentra xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxx-xxxxxxxxxxxxx- loopbaancentra) dat de klant ondertekent vermeld staan, mogen geregistreerd worden. Voorbereidingstijd e.d. mag niet ingebracht worden.

Vormen van registraties:

- je kan van 30’ tot 120’ per gesprek registreren, in blokken van een half uur.

- Je kan bij gespreksvorm aangeven of het gaat over een individueel gesprek, e- coaching of begeleiding in groep.

- onder e-coaching wordt verstaan: een online gesprek met de klant. Let er op dat je ook voor dit dit gesprek het bewijs van deelname laat invullen en/of bevestigen door de klant via mail. Zie hiervoor verder “Verplicht administratief dossier”

‘Synthesegesprek’

Dit is een afsluitend gesprek.

Let op:

dit gesprek geldt automatisch als een afsluiting van het dossier! Wanneer je op de knop ‘registreer gesprek’ klikt, krijg je een waarschuwing die dit duidelijk vermeldt.

Indien je voor dit gesprek kiest, wordt de loopbaancheque dus volledig afgesloten en kan je geen bijkomende gesprekken meer registreren die recht geven op uitbetaling.

‘Stopzetting van de begeleiding’

Dit is een administratieve afsluiting van het dossier, zonder dat er een gesprek heeft plaatsgevonden. Dit betekent dat de begeleiding wordt stopgezet in onderling overleg en enkel mits toestemming van de klant vooraleer de minimale uren begeleiding zijn bereikt. Je krijgt voor deze registratie dus geen vergoeding.

Let op:

deze registratie geldt als een afsluiting van uw loopbaancheque! Indien je voor deze registratie kiest, wordt de loopbaancheque dus volledig afgesloten en kan je geen bijkomende gesprekken meer registreren die recht geven op uitbetaling. Bovendien moet de klant steeds op de hoogte gebracht worden dat hij/zij later die resterende uren niet meer kan opnemen na stopzetting of afsluiting. Het bewijs van deze communicatie met de burger moet terug te vinden zijn in het klantendossier.

‘Nazorggesprek’

Onder nazorg wordt de behandeling verstaan van bijkomende vragen bij de bestaande/initiële loopbaanvraag en de reeds genoten begeleiding met het oog op de versterking van de realisatiegraad van het persoonlijk ontwikkelingsplan.

Het nazorggesprek omvat maximaal 30 minuten per pakket of maximum 1 uur per 7 uur begeleiding. Per cheque kan de klant dus maximum 30 minuten nazorg opeisen. Indien 2 pakketten gecombineerd worden kan hij maximaal 1 uur nazorg opeisen (ook al is het tweede pakket niet volledig opgenomen).

Zoals het BVR vermeldt, is het nazorggesprek niet inbegrepen in het contingent van 4 of 3 uren loopbaanbegeleiding. Het wordt door de gemandateerde onderneming verstrekt tot een jaar na de beëindiging van het afsluitend gesprek, op verzoek van de klant.

Nazorg maakt deel uit van de dienstverlening en zal dus ook niet apart vergoed worden door de Vlaamse overheid. Dit gesprek kan geregistreerd worden ook al is het dossier in het registratiesysteem afgesloten.

Het nazorggesprek registreer je per half uur. De vorm van deze nazorg is vrij te bepalen (gesprek, telefonisch, e-coaching, …). Deze registraties zijn louter bedoeld voor de volledigheid van jullie dossier. Door deze bijkomende registratie krijgt VDAB ook een realistisch beeld van jullie inspanningen.

2.2.4 Afsluiting van loopbaancheque: geen correctie meer mogelijk BELANGRIJK:

Indien een registratie leidt tot een afsluiting van een loopbaancheque, wordt de loopbaancheque definitief afgesloten en kan je géén gesprekken meer registreren die recht geven op uitbetaling. VDAB kan dit dossier ook niet meer openzetten. Indien een registratie leidt tot afsluiting krijg je hiervoor een

waarschuwing van het systeem. Let dus goed op dat alles correct werd geregistreerd en ook in het juiste klantendossier.

Het registreren van een synthesegesprek of stopzetting (zie hoger) leidt tot de definitieve afsluiting van het dossier. Er zijn echter ook andere situaties mogelijk die tot ongewilde afsluiting kunnen leiden. Xxxx daarom zeker de volgende opmerkingen:

OPMERKING 1:

Indien je meerdere gespreksmomenten tegelijk invoert, respecteer dan de chronologie van de gesprekken. Zo niet zal het systeem onterecht je cheque willen afsluiten, omdat er een gesprek ‘in het verleden’ ingegeven wordt dat plaatsvond voor het laatst geregistreerde gesprek.

OPMERKING 2:

Wees voldoende aandachtig tijdens de registratie. Als je een foutieve datum ingeeft bijvoorbeeld ‘16/09/021’ dan wordt het dossier automatisch afgesloten. Het systeem beschouwt dit als een registratie langer dan een jaar geleden (zie hieronder ‘langdurig openstaande dossiers’). Verdere registraties van gesprekken en dito uitbetalingen zijn dan niet meer mogelijk. We raden aan om de datum te registreren via de kalender beschikbaar in het registratiesysteem (ook om te voorkomen dat je je per ongeluk van jaartal vergist bv. bij jaarwissel).

OPMERKING 3:

Het gebeurt soms dat een coach een gesprek registreert in het dossier van een andere klant. Ook hier geldt dat, zolang de loopbaancheque niet werd afgesloten, het loopbaancentrum zelf de nodige correcties kan aanbrengen. Wanneer de registratie tot een afsluiting van de cheque leidt, kan dit helaas niet meer ongedaan worden gemaakt.

Let op: de klant blijft wel het recht houden op een volledige begeleiding, ondanks een eventuele foutieve administratieve afsluiting. Mogelijke verkeerde registraties (met als gevolg afsluiting van het dossier) worden gedocumenteerd in het dossier van de klant dat door het loopbaancentrum bewaard wordt.

2.2.5 Correcties in openstaande loopbaancheques

Indien je een foutieve registratielijn wil verwijderen, kan dat zolang het dossier (dus de loopbaancheque) niet afgesloten werd.

Je kan een gesprek of registratie verwijderen door in de cheque van de klant, in de begeleidingshistoriek, op het vuilbakje achteraan de lijn te klikken. Je zal altijd eerst de recentste lijn moeten verwijderen, daarna pas kan je de voorgaande lijn(en) verwijderen. Je hoort dan nadien alle lijnen opnieuw correct én chronologisch te registreren.

Wees ervan bewust dat rechtzettingen ook gevolgen kunnen hebben op de eerstvolgende uitbetaling. Rechtzettingen in het verleden kunnen ook leiden tot een terugvordering van betaling (er zal dan een som ingehouden worden op toekomstige betalingen). De nieuwe registraties zullen automatisch verrekend worden met je huidig saldo.

Eens afgesloten, kan je geen registraties meer wijzigen of toevoegen. VDAB kan dit dossier ook niet meer voor jou openstellen. Zoals hierboven vermeld, kan je enkel nog nazorggesprekken registreren

die niet resulteren in uitbetaling.

Indien je alle gegevens van het gesprek correct inbracht, klik je op de knop ‘registreer gesprek’. Terwijl je nog in dit scherm zit, kan je toch nog afzien van de registratie (indien je merkt dat je op een verkeerd dossier aan het registreren bent bijv.) door op de knop ‘annuleren’ te klikken.

2.2.6 Langdurig openstaande dossiers

Wanneer er in een dossier gedurende 9 maanden geen registratie gebeurd is, zal simultaan naar de burger en naar het centrum een mail vertrekken met onderstaande boodschap:

‘Geachte,

Voor dit dossier (klantnummer + nummer loopbaancheque) werd de voorbije 9 maanden geen nieuw gesprek geregistreerd.

Zonder een nieuwe contactregistratie binnen de 12 weken, wordt dit dossier automatisch afgesloten. Indien u toch nog een gesprek registreert, blijft het dossier opnieuw 9 maanden beschikbaar.’

De stopzetting gaat in na 12 maanden – te rekenen vanaf de datum van het laatste geregistreerde gesprek.

2.2.7 Aansluiting van pakket 1 en 2

Wanneer de burger een langere begeleiding wil, is het een optie om na pakket 1, pakket 2 ter aansluiting op te nemen. Pakket 2 kan evenwel nooit aangevraagd worden vooraleer pakket 1 door het loopbaancentrum is afgesloten met code ‘synthese’. Vertel dit dus tijdig aan je klant en sluit zelf het dossier tijdig af zodat deze overgang vlot kan verlopen.

Bij aanvang van het tweede pakket, wordt er een nieuw contract opgemaakt en ondertekend, maar hoeft er geen intake meer geregistreerd te worden. Men kan onmiddellijk een verdiepingsgesprek registreren. Het blijft zinvol om bij het begin opnieuw na te gaan of de loopbaanvraag nog steeds dezelfde is of ondertussen wijzigde. Bij het registreren van de loopbaancheque moet de loopbaanvraag opnieuw ingevuld worden.

2.2.8 Loopbaanbegeleiding in groep (zie BVR Art. 4, §1, 1°a) en de gedragscode

Voor de eerste loopbaancheque moet er minimaal 2,5 uur individuele begeleiding worden geregistreerd en dus maximaal 1,5 uur begeleiding in groep. Voor de tweede loopbaancheque minimaal 2 uur individuele begeleiding en maximaal 1 uur in groep.

Gespreid over twee opeenvolgende loopbaancheques moet er minimaal 4,5 uur individuele begeleiding geregistreerd worden en maximaal 2,5 uur begeleiding in groep.

Uiteraard moet dit ook zo terug te vinden zijn op het ondertekende document ‘Bewijs van deelname’

van de burger.

2.2.9 Wat bij afwezigheid van een klant?

Wanneer een klant niet opdaagt of op het laatste nippertje annuleert, laat de wetgeving niet toe om een dienstverlening uit te betalen die niet heeft plaatsgevonden. Een klant heeft immers in ruil voor zijn loopbaancheque recht op alle uren begeleiding en nazorg. Er kunnen geen uren geregistreerd worden of geen bijkomend bedrag aangerekend worden aan de klant.

In de overeenkomst die de klant ondertekent, staat wel expliciet vermeld dat de klant minimum 24 uur op voorhand moet verwittigen wanneer hij niet naar de afspraak kan komen. Dit kan worden benadrukt door het loopbaancentrum bij ondertekening van het contract. Een loopbaancentrum kan de afwezigheid van klanten trachten te voorkomen door bijvoorbeeld een herinneringsberichtje te sturen naar klanten. Wanneer een loopbaancentrum de samenwerking met een klant om deze reden wenst stop te zetten is het belangrijk dat dit eerst na overleg en met akkoord van de klant gebeurt.

2.2.10 Financieel overzicht

In deze module van het registratiesysteem (flap 3) krijg je een overzicht van alle geregistreerde gesprekken, zoals door Xxxxxxx werd uitbetaald.

Wanneer je naar deze pagina in de registratiemodule van VDAB navigeert, zie je de gegevens gesorteerd op datum van de betaalopdracht. Je kan deze desgewenst sorteren op ‘type gesprek’, ‘begeleider’, ‘klantennaam’ of ‘chequenummer’. Je kan via de filter ook specifieke gegevens opzoeken door het zoekcriterium in te geven (‘datum’, ‘bedrag’, ‘begeleider’, ‘type gesprek’, ‘chequenummer’). Deze gegevens kunnen eveneens geëxporteerd worden via de drie knoppen naast de ‘filter’.

‘Copy’: het overzicht wordt gekopieerd naar je pc

‘Excel’: hierdoor worden de gegevens in een Excel tabel geplaatst

‘Print’: het overzicht wordt naar de printer verstuurd

De gebruikers van Apple, kunnen de knoppen ‘copy’ en ‘excel’ niet gebruiken.

Je kan deze lijst vergelijken met de betalingsgegevens die je van Xxxxxxx ontvangt. Via het loopbaanchequenummer kan je de betalingen controleren.

3. Uitbetaling loopbaancheque

3.1 Uitbetaling door Xxxxxxx

VDAB heeft het beheer van de loopbaancheque via een aanbestedingsopdracht aan Edenred toegekend. Xxxxxxx neemt het uitgeven van de loopbaancheque voor zijn rekening en zal er ook voor zorgen dat de gemandateerde loopbaancentra voor de geleverde diensten betaald worden.

De burger vraagt zijn loopbaancheque aan via ‘Mijn loopbaan’ bij VDAB. De centra registreren hun gepresteerde uren loopbaanbegeleiding zoals toegelicht in het vorige hoofdstuk. VDAB stuurt deze gegevens door naar Edenred, dat op basis hiervan het betalingsverkeer zal uitvoeren. Noch het gemandateerde loopbaancentrum noch de burger hoeft hiervoor rechtstreeks te communiceren met Xxxxxxx.

Xxxxxxx heeft voor de gemandateerde centra een beschikbare webruimte aangemaakt waar de centra de volgende zaken kunnen consulteren:

● een overzicht van de reeds uitgevoerde registraties, consulteerbaar per burger

● een overzicht van het betalingsverkeer, inclusief uitbetalingsdatum

Je zal van Xxxxxxx automatisch een e-mail ontvangen met een login voor deze persoonlijke webruimte.

Bij vragen over het betalingsverkeer kan je terecht bij de cel loopbaancheques van Xxxxxxx via volgende kanalen:

● per telefoon op 02 679 50 11

● per e-mail naar xxxxxxxxxxxxxx-xx@xxxxxxx.xxx

Edenred betaalt tweewekelijks uit. De aanvragen tot betalingen ontvangen in de eerste helft van de maand worden gestort in het begin van de tweede helft van dezelfde maand. De aanvragen tot betalingen ontvangen in de tweede helft van de maand worden bijgevolg in het begin van de daaropvolgende maand gestort. Uiteraard kunnen er kleine vertragingen ontstaan omwille van het interne bankverkeer.

3.2 Enkel effectief uitgevoerde begeleidingsuren

Uitbetaling van de pakketten gebeurt na registratie van de gesprekken in de registratiemodule. Een implicatie van de Europese wetgeving waaronder het BVR betreffende de loopbaancheques opgemaakt is, bepaalt dat VDAB enkel registraties kan vergoeden indien deze effectief uitgevoerd zijn. Dit impliceert dat Xxxxxxx registraties zoals ingevoerd in de registratiemodule vergoedt.

Je kan meer dan 4 of 3 uur begeleiding per loopbaancheque aanbieden en registreren. Een loopbaancheque geeft immers recht op minimaal 4 of 3 uur begeleiding. Indien je meer uren registreert, zal je echter wel maximaal 4 of 3 uur uitbetaald worden.

De burger heeft het recht om de loopbaanbegeleiding vroegtijdig stop te zetten. Dit is gebaseerd op artikel 14, tweede lid van het BVR. Dit impliceert dat de burger niet onder druk mag gezet worden om toch de volledige uren op te nemen.

Indien de burger het pakket stopzet vooraleer de uren begeleiding per pakket afgerond zijn, worden de resterende uren dus ook niet uitbetaald.

De klant moet steeds op de hoogte gebracht worden dat hij de resterende uren niet meer kan opnemen na stopzetting of afsluiting. Het bewijs hiervan moet terug te vinden zijn in het klantendossier.

4. Verloop loopbaanbegeleiding: van kennismaking tot nazorg

Algemene en praktische informatie over loopbaanbegeleiding kan je vinden op de website van VDAB (xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx ). We verwijzen hiervoor ook graag naar de module ‘Wetgevend kader en praktische onderrichtingen’.

Hieronder lichten we de verschillende onderdelen toe van het een traject loopbaanbegeleiding.

Kennismakingsgesprek

Intakegesprek

Verdiepingsgesprek(ken)

Synthesegesprek

Nazorg

Kennismakingsgesprek

De burger heeft steeds recht op een vrijblijvend en gratis kennismakingsgesprek, individueel of in groep. Dit gesprek hoort niet bij het pakket en mag geen deel uitmaken van de geregistreerde uren en is in principe verschillend van het intakegesprek. De burger is dus vrij om bij verschillende loopbaancentra te informeren naar aanpak en inhoud van de begeleiding. Wees dus voldoende transparant over de aanpak van het loopbaancentrum om discussie achteraf te voorkomen.

Welke mogelijke vragen mag je verwachten:

- Wat is jullie aanpak/methodiek?

- Is een kennismakingsgesprek met de coach mogelijk? Wat is de achtergrond van de coach?

Ervaring en expertise?

- Kan u iets meer vertellen over uw loopbaancentrum? Wat is jullie expertise? Hoeveel ervaring hebben jullie? Wat is de doelgroep die jullie doorgaans begeleiden? Kennis van de arbeidsmarkt of van bepaalde sectoren?

- Hoe snel kan ik beginnen? Frequentie en duur gesprekken? Locatie gesprekken?

- …

Noteer zeker in het document ‘Bewijs van deelname’ wanneer het kennismakingsgesprek heeft

plaatsgevonden. Laat dit ondertekenen door de klant.

Vóór of na het kennismakingsgesprek kan de burger de loopbaancheque aanvragen.

Intake

Opgelet: indien het kennismakingsgesprek en de intake doorgaan in hetzelfde gesprek, mag het intakegedeelte van dit gesprek deel uitmaken van het pakket, mits akkoord van de klant.

Het intakegesprek is de eerste registratie in de registratiemodule. Hierin komen aan bod:

● de exploratie en registratie van de loopbaanvraag

● de mogelijke inhoud en aanpak van loopbaanbegeleiding met als resultaat het POP

● overlopen administratieve documenten (waaronder de overeenkomst) met de klant

Het is belangrijk om als loopbaancentrum te bewaken dat de klant op de hoogte wordt gebracht over de inhoud van de overeenkomst en de gedragscode. De overeenkomst vermeldt o.a. de financiële bijdrage van de klant, het recht op loopbaanbegeleiding om de zes jaar, de gedragscode, de volledige klachtenprocedure en het recht op nazorg. Deze overeenkomst wordt pas voorgelegd aan de klant op het einde van het eerste registreerbaar gesprek (intake) en kan bijgevolg nooit een datum bevatten die voor het eerste registreerbaar gesprek van het pakket ligt. De overeenkomst wordt bij elk pakket (en dus per loopbaancheque) in tweevoud opgemaakt, gedagtekend en ondertekend door zowel de burger als door de loopbaanbegeleider. Eén exemplaar is voor de burger, het andere hoort thuis in het klantendossier dat bewaard wordt door het loopbaancentrum.

De overeenkomst is samen met alle andere documenten terug te vinden op de webpagina voor loopbaancentra xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxx-xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx.

Laat zeker op het einde van elk gesprek het document ‘Bewijs van deelname’ ondertekenen, zodat er geen discussie kan ontstaan over registraties en uitbetalingen. Dit in het belang van alle betrokken partijen. De burger kan ten allen tijde in ‘Mijn loopbaan’ opvolgen welke registraties er voor zijn begeleiding gebeurd zijn.

Verdiepingsgesprek

De gesprekken tussen ‘intake’ en ‘synthese’.

Synthesegesprek

Het laatste gesprek met je klant is het synthesegesprek. Bij de afsluiting van een pakket finaliseer je samen met de klant het POP. Een exemplaar van het POP bewaar je in het dossier van de klant.

Nazorg

De klant heeft recht op nazorg na afloop van een traject loopbaanbegeleiding en dit tot maximaal een jaar na het synthesegesprek. In dit nazorggesprek kunnen bijkomende vragen bij de bestaande/initiële loopbaanvraag, de reeds genoten begeleiding en de uitvoering van het POP behandeld worden. Hierbij geldt steeds de doelstelling om de realisatiegraad van het persoonlijk ontwikkelingsplan van de werkende te versterken. De klant mag hier geen vergoeding voor aangerekend krijgen. Nazorg kan geregistreerd worden, ook al is het dossier in het registratiesysteem afgesloten.

Als centrum kan en mag je altijd zelf beslissen om meer aan te bieden.

Nazorg mag geen nieuwe loopbaanvraag bevatten die tijdens de begeleiding nog niet eerder aan bod is gekomen. Dit om te vermijden dat je als loopbaancentrum oneindig zou worden bevraagd door de klant na de loopbaanbegeleiding. De vorm van deze nazorg is vrij te bepalen (gesprek, telefonisch, e- coaching, …).

5. Verplicht administratief dossier

5.1 Officiële documenten

Per klant moet een loopbaancentrum een dossier bewaren en dit tot 10 jaar na einde mandaat. Volgende documenten maken per loopbaancheque minimaal deel uit van het dossier:

● overeenkomst met de klant, ondertekend door de klant en loopbaanbegeleider;

● bewijs van deelname, per gespreksmoment,

● POP, telkens met vermelding van naam klant en datum finalisatie.

Zowel de inhoud als de layout van het ‘bewijs van deelname’ en van de ‘overeenkomst loopbaanbegeleiding’ (beide documenten zijn terug te vinden op xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxx- gemandateerde-loopbaancentra) moeten ongewijzigd blijven zoals aangereikt door VDAB. Enkel de identificatiegegevens, het logo en de klachtenprocedure van het gemandateerd loopbaancentrum mogen toegevoegd worden.

5.2 Bewaren van officiële documenten

De overeenkomst met de klant

De ‘overeenkomst loopbaanbegeleiding’ wordt expliciet vermeld in het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de loopbaanbegeleiding. Dit document is bindend en kan op 2 manieren worden ondertekend en bewaard:

- Digitaal via e-ID: de overeenkomst wordt als PDF-bestand ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening zoals beschreven in ‘Handleiding elektronisch handtekenen’ en digitaal bewaard.

- Op papier: de overeenkomst wordt voorzien van originele handtekeningen en op papier bewaard.

Het ‘bewijs van deelname’

Dit is een werkdocument dat op 3 manieren kan worden bewaard:

- Digitaal via e-mail: Na elk gesprek vult de coach het document ‘Bewijs van deelname loopbaanbegeleiding via mail’ in, en stuurt het in een mail aan de klant. De klant bevestigt voor akkoord via kerende mail. De e-mails worden digitaal bewaard.

We zetten de verschillende stappen op een rij:

1. Coach maakt een mail op naar de klant

2. Coach kopieert het lege sjabloon 'bewijs van deelname' via mail, plakt het sjabloon in de mail en vult in:

- Naam en voornaam klant

- Naam en voornaam loopbaancoach

- Datum en tijdsduur kennismakingsgesprek (indien dit heeft plaatsgevonden)

- Loopbaanvraag

- Details van de afspraak

3. Klant bevestigt de registratie door middel van reply op die mail

4. Coach stuurt reply aan klant na volgende gesprek en voegt nieuwe registratie toe aan format

5. Klant bevestigt opnieuw per mail.

6. Coach/Loopbaancentrum bewaart deze mail als pdf-document in het klantendossier. Datum en uur van verzenden en bevestigen moeten zichtbaar zijn. Op deze manier kan VDAB bij controle de registratie aan de bevestiging van de klant koppelen.

Bekijk op xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxx-xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx een voorbeeld 'bewijs van deelname per e-mail' zoals dit in de praktijk er zal uitzien. Tip: Ook bij een face to face gesprek kan je gebruik maken van deze methode. Na het gesprek kan je in plaats van het bewijs van deelname te laten tekenen, de klant per direct een mail sturen die hij dan via zijn smartphone/iPhone of andere apparatuur onmiddellijk kan bevestigen. Op deze manier kan je het aanwezigheidsbewijs makkelijk digitaal bewaren.

- Digitaal via e-ID: het bewijs van deelname wordt als PDF-bestand ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening zoals beschreven in ‘Handleiding elektronisch handtekenen’ en digitaal bewaard.

- Op papier: het bewijs van deelname wordt na elk gesprek ondertekend en op papier bewaard.

Het ‘POP’

Het POP mag altijd digitaal/via scan bewaard worden:

- Als de klant een kopie van het POP bezorgt via mail of bijlage kan dit digitaal worden bewaard.

- Als de klant een kopie van het POP bezorgt op papier heeft het loopbaancentrum de keuze om de papieren versie te bewaren of een scan te maken die digitaal wordt bewaard. Aangezien een handtekening niet verplicht is op een POP is een scan toegelaten.

Opgelet:

Per klantendossier kan je ervoor kiezen om alle documenten digitaal of op papier te bewaren of een combinatie van beide mogelijkheden. Je kan bv. de overeenkomst op papier bewaren en ‘bewijs van deelname’ en ‘POP’ digitaal.

Het ‘bewijs van deelname’ moet echter wel voor alle gesprekken op dezelfde manier worden bewaard. Je kan dus niet 2 handtekeningen op papier bewaren en 2 bevestigingen via mail bewaren.

5.3 Elektronisch ondertekenen van documenten

Loopbaancentra kunnen ervoor kiezen de officiële documenten van het administratief dossier nl.

‘Overeenkomst(en)’, ‘Bewijs van deelname’ en ‘POP’ ook elektronisch te laten ondertekenen.

Documenten die elektronisch worden ondertekend dienen in digitale vorm bewaard en gearchiveerd te worden en dit tot 10 jaar na einde mandaat. Bij het uitprinten van het ondertekend document kan de geldigheid van de elektronische handtekening(en) niet meer worden gecontroleerd.

De elektronische handtekening heeft juridische waarde en is ontvankelijk als gerechtelijk bewijsmiddel. Toch wordt ze enkel gelijkgesteld met de handgeschreven handtekening als ze voldoet aan een aantal technische veiligheidscriteria. Als deze technische veiligheidscriteria zijn vervuld, is de elektronische handtekening gekwalificeerd.

Voor de technische handleiding van elektronisch ondertekenen: zie het document ‘Handleiding elektronisch handtekenen’, terug te vinden op de webpagina voor loopbaancentra xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxx-xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx.

Het is belangrijk om eerst de aangegeven stappen, punt 1 tot en met 7, nauwkeurig uit te voeren. Daarna kan het document elektronisch ondertekend worden.

Bij het tekenen dient u verbonden te zijn met het internet. Dit omdat er tijdens het tekenen een

tijdstempel wordt gehaald bij de ‘time-stamping-authority’.

Het loopbaancentrum is verantwoordelijk voor de geldigheid van de handtekeningen.

Elektronisch ondertekenen van de overeenkomst(en) Het document wordt volledig ingevuld en opgeslagen als PDF (zie hiervoor het document ‘Handleiding elektronisch handtekenen’).

Vervolgens laat u de overeenkomst digitaal ondertekenen door de klant, ten vroegste na het intakemoment.

Opgelet: de klant en de coach (die mee ondertekent) heeft de ID-kaart en de pincode van ID-kaart nodig om elektronisch te kunnen ondertekenen.

Om te kunnen ondertekenen steekt de klant de ID-kaart in de kaartlezer. Daarna open je het document (pdf) dat je wenst te ondertekenen.

Afhankelijk van je versie van Adobe Reader kan het er iets anders uitzien. Zie hieronder de stappen voor Adobe Reader DC en Adobe Reader XI.

-> Voor Adobe Reader DC: Klik op de tekst ‘Gereedschappen’.

Zoek nu de knop ‘Certificaten’ en klik op ‘Openen’. Je ziet dan deze opties:

Als laatste moet je nu op “Digitaal Ondertekenen” klikken. De volgende stappen zijn gelijklopend als

voor Adobe Reader XI.

-> Voor Adobe Reader XI: Open de pdf die je wenst te ondertekenen met Adobe Reader (XI). Klik op tool voor ‘Invullen en ondertekenen’. Vervolgens klik je de knop ‘Handtekening zetten’ aan.

Wanneer je ‘Opgeslagen handtekening wijzigen’ aanklikt verschijnt een nieuw venster. De eerste keer kan je kiezen op welke manier je een elektronisch handtekening plaatst op het pdf document. Wij kiezen voor de optie ‘Een certificaat gebruiken’. Dit is de enige rechtsgeldige keuze. De geselecteerde keuze wordt bijgehouden door Adobe Reader, en wordt de volgende keer niet meer gevraagd.

De persoon die ondertekent moet vervolgens een rechthoek trekken op de plaats waar hij zijn handtekening wil zetten. De afmetingen van de rechthoek bepalen de grootte van de handtekening.

Belangrijk is dat hier het juiste certificaat wordt gekozen om te

ondertekenen: ‘naam_voornaam(Signature)(Citizen CA)’.

Wanneer op de knop ‘Ondertekenen’ wordt geklikt, wordt gevraagd om de pincode in te geven. De elektronische handtekening verschijnt, zie onderstaand voorbeeld. Na ondertekening dient de pdf opgeslagen te worden onder een andere naam.

Voorbeeld elektronische handtekening overeenkomst door de klant:

Meerdere personen kunnen hetzelfde document ondertekenen. Na de klant kan hetzelfde document gemakkelijk door de coach worden ondertekend. Volg hiervoor opnieuw dezelfde stappen.

Let op: de datum digitale handtekening is de geldige datum!

Het loopbaancentrum bewaart het document bij voorkeur in een aparte map per klant en slaat het op de volgende manier op:

Naam klant*_loopbaanchequenummer_overeenkomst

(bvb. Vermeulen Jos_200003837026_overeenkomst).

Elektronisch ondertekenen van bewijs van deelname Indien het loopbaancentrum het document ‘Bewijs van deelname’ digitaal wenst te bewaren, is het aangewezen om in eerste instantie alle aanwezigheden op papier te noteren en te laten ondertekenen. Tijdens de laatste sessie kan het loopbaancentrum het gescande document opslaan als PDF document en het digitaal laten ondertekenen door de klant. De klant tekent dan 1 keer digitaal voor alle contactmomenten.

Een tweede optie is alles digitaal te laten ondertekenen. Dit betekent dat er per contactmoment een apart document wordt ondertekend en bewaard.

Het loopbaancentrum bewaart het document in een aparte map per klant en slaat het op de volgende manier op:

Naam_klant*_loopbaanchequenummer_BVD_dag-maand-jaar (laatste gesprek) (of document per contactmoment) (Bvb. Vermeulen Jos_200003837026_BVD_03-04-19)

* naam klant = Familienaam Voornaam

Voorbeeld ‘Bewijs van deelname’: