PROCURATIE- EN MANDAATREGELING NOVA COLLEGE

PROCURATIE- EN MANDAATREGELING NOVA COLLEGE

6 juli 2022

Inhoudsopgave

1	Definitie procuratieregeling	3
2	Kaders	3
3	Voorwaarden voor uitoefening	4
4	Bevoegdheden bij plaatsvervanging	6
5	Overige bevoegdheden	6
6	Omschrijving procuratiehouders	6
7	Geldigheidsduur en tussentijdse wijzigingen	7
Bijlage:	schematische weergave procuraties	8

1. Definitie procuratieregeling

De Stichting voor Educatie en Beroepsonderwijs, (hierna: Nova College) is een privaatrechtelijke organisatie. Dit betekent dat de bevoegdheidsverdeling via het privaatrecht wordt geregeld. Volgens artikel 1.1.1. onderdeel w van de WEB wordt het bevoegd gezag gevormd door de stichting. De taken en bevoegdheden die op grond van de WEB toekomen aan het bevoegd gezag, worden volgens de statuten uitgeoefend door het college van bestuur. Uit de statuten blijkt tevens dat het college van bestuur bepaalde taken en bevoegdheden in de organisatie kan opdragen aan anderen, die deze dus namens het college van bestuur mogen uitoefenen.

De procuratie- en mandaatregeling bevat heldere kaders, waarbinnen iedere medewerker de toegekende bevoegdheden op de juiste wijze kan uitoefenen en legt de omvang daarvan vast. Deze regeling bevat een weergave van taken en bevoegdheden die functionarissen namens het college van bestuur mogen uitvoeren. Ook is vastgelegd welke functionarissen over een volmacht beschikken om externe contractuele verplichtingen aan te gaan. Deze volmacht heeft alleen betrekking op het sluiten van de overeenkomsten en niet tot het doen van of machtigen tot betalingen.

De procuratieregeling is gepubliceerd op Nova Portal en op de website van het Nova College.

2. Kaders

Naast de procuratieregeling bepalen onder meer de kaderbrief, het integriteitbeleid, het inkoopbeleid, het HR beleid, administratieve processen, investeringsbegrotingen, opleidingsplannen, functieverantwoordelijkheden, het studentenstatuut, de onderwijs- en de bpv-overeenkomst de kaders waar binnen de bevoegdheden en verantwoordelijkheden kunnen worden uitgevoerd.

In de tabel die als bijlage aan deze regeling is toegevoegd, is weergegeven tot welke soort besluiten en verplichtingen de functionaris bevoegd is.

Het college van bestuur heeft als statutair bestuur van het Nova College de volledige vertegenwoordigingsbevoegdheid., uiteraard binnen de grenzen van de statutair en in het bestuursreglement vastgelegde bevoegdheden. Alle bevoegdheden die niet in deze regeling zijn opgenomen blijven voorbehouden aan het college van bestuur.

De geformuleerde volmachten- en mandaten in deze regeling zijn niet onherroepelijk en kunnen op elk moment, indien hiertoe naar het oordeel van het college van bestuur gegronde redenen bestaan, worden ingetrokken. De intrekking of wijziging van een volmacht dient schriftelijk te geschieden. De toekenning van een volmacht tast de vertegenwoordigingsbevoegdheden van de volmachtgever, het college van bestuur, niet aan.

Het college van bestuur verleent uitsluitend procuratie aan de volgende personen, te weten: vestigingsdirecteuren, stafdirecteuren, controller, bestuurssecretaris, opleidingsmanagers, managers servicebureaus, managers pluspunt.

2.1 Onderscheid in besluiten

De volgende besluiten met rechtsgevolg worden onderscheiden:

1. Besluiten met betrekking tot medewerkers1

2. Besluiten met betrekking tot studenten

3. Privaatrechtelijke besluiten

4. Overige besluiten

Besluiten met betrekking tot medewerkers behelzen besluiten tot aanstellen, ontslag, het nemen van disciplinaire maatregelen etc.

Besluiten met betrekking tot studenten betreffen aangaan van onderwijs- en beroeps- praktijkovereenkomst, vaststellen van examenresultaten, de uitgifte van waardepapieren zoals diploma’s en certificaten, opstellen en vaststellen van de onderwijsregeling, het nemen van disciplinaire maatregelen etc.

Privaatrechtelijke besluiten betreffen het aangaan van overeenkomsten die mogelijk tot (financiële) verplichtingen kunnen leiden.

Het inkoopbeleid en de administratieve processen van het Nova College geven hierbij sturing.

Om de procuratiehouder en hiermee ook het Nova College te vrijwaren voor mogelijke aansprakelijkheid is het aanhouden van de regels van het inkoopbeleid noodzakelijk. Voor het kunnen aangaan van privaatrechtelijke besluiten, verleent een procuratiehouder goedkeuring de inkopende of aanbestedende afdeling van het Nova College de gevraagde goederen of diensten volgens het inkoopbeleid van het Nova College te laten selecteren en te contracteren.

Bij overige besluiten gaat het met name om de behandeling en afdoening van klachten.

3. Voorwaarden voor uitoefening

De procuraties (bevoegdheden) kunnen in beperkte mate worden benut voor het aangaan van overeenkomsten of verrichten van rechtshandelingen. De uitvoering van deze bevoegdheden dient te geschieden binnen de door het Nova College vastgestelde beleidskaders.

Tenzij in deze regeling anders wordt bepaald heeft de procuratie en/of mandaat geen betrekking op de in artikel 18 van het bestuursreglement vastgelegde bevoegdheden.

Procuratie ten aanzien van alle besluiten met rechtsgevolg ten aanzien van personeel en het nemen van disciplinaire maatregelen is alleen aan de procuratiehouder toegestaan zoals vermeld in bijgevoegde procuratielijst. Voor wat betreft personele aangelegenheden is de vigerende cao mbo richtinggevend en zijn de in het Nova College vastgestelde beleidskaders en regelingen bepalend.

1 1 Onder medewerkers wordt verstaan: medewerkers met wie het Nova College een arbeidsrechtelijke dienstbetrekking heeft, stagiaires, vrijwilligers e.d.

Procuratie ten aanzien van het nemen van alle besluiten met rechtsgevolg ten aanzien van studenten behoudens verwijdering, daarbij inbegrepen de uitgifte van waardepapieren zoals boven bedoeld is alleen aan de procuratiehouder toegestaan zoals vermeld in bijgevoegde procuratielijst.

Verder dienen de bevoegdheden in deze regeling uitgeoefend te worden met inachtneming van Nederlandse en Europese wetgeving. De wet en regelgeving voor (Europese) aanbesteding verdient daarbij bijzondere aandacht. Indien namelijk meerdere procuratiehouders onafhankelijk van elkaar een vergelijkbare overeenkomst met dezelfde leverancier sluiten en daarmee gezamenlijk de grenswaarde overschrijden is sprake van de verplichting tot Europese aanbesteding, zonder dat de individuele procuratiehouders hiervan op de hoogte zijn. Afstemming en het toepassen van het geldende inkoopbeleid zijn derhalve van belang.

Deze procuratieregeling geeft de bevoegdheden per functionaris weer. Daarnaast hebben de procuratiehouders een verantwoordelijkheid voor het Nova College als geheel. Ook binnen dat kader dient afstemming van de uitoefening van individuele procuraties plaats te vinden. Over beide aspecten vindt verantwoording plaats.

4. Bevoegdheden bij plaatsvervanging

Bij afwezigheid van korte duur worden de toegekende bevoegdheden overgenomen door de naast gelegen hogere procuratiehouder. Bij afwezigheid voor langere duur kunnen de bevoegdheden worden waargenomen door een procuratiehouder van gelijk niveau.

Beide leden van het CvB vervangen elkaar bij tijdelijke afwezigheid.

De procuraties zijn alleen van toepassing op medewerkers in vaste of tijdelijke dienst. Voor medewerkers die extern zijn ingehuurd, geldt de bepaling dat de hogere procuratiehouder de bevoegdheden overneemt. Afwijking hiervan is alleen mogelijk met toestemming van het CvB en dient in een volmacht te worden vastgelegd.

5. Overige bevoegdheden

Naast de formele procuraties die op basis van deze regeling worden verleend, kent het CvB diverse machtigingen aan functionarissen toe. Deze functionarissen vallen niet onder een procuratiehoudercategorie. Om zicht te hebben en te houden, is in de bijlage van deze regeling een tabel ‘overig’ opgenomen. Hierin is opgenomen wie over welke machtiging beschikt en welke functionaris verantwoordelijk is voor het verzorgen van de machtiging. Besluiten over het toekennen van deze machtigingen zijn uitsluitend voorbehouden aan het CvB en worden na besluitvorming verwerkt in de tabel in de bijlage. Deze tabel kan worden aangepast zonder dat formele vaststelling van de procuratie- en mandaatregeling vereist is.

6. Omschrijving procuratiehouders

Procuratiehouder A:

• Vestigingsdirecteuren Beverwijk, Haarlem, Hoofddorp, directeur bedrijfsvoering, directeur IVT

• Is tevens bevoegd als procuratiehouder B en C

Procuratiehouder B:

• Vestigingsdirecteuren CIOS Haarlem/Hoofddorp, IJmuiden/Harlingen, MyTalent, vavo, directeur HRM, directeur O&K, directeur M&C, bestuurssecretaris, controller

• Is tevens bevoegd als procuratiehouder C

Procuratiehouder C:

• Opleidingsmanager, manager servicebureau, manager Pluspunt

7. Geldigheidsduur en tussentijdse wijzigingen

Dit document wordt iedere vijf jaar geëvalueerd en opnieuw vastgesteld. Tussentijdse bijstelling is te allen tijde mogelijk evenals het corrigeren van kennelijke verschrijvingen en foutieve verwijzingen.

Deze regeling treedt per 6 juli 2022 in werking en vervangt de vorige versie van de procuratie- en mandaatregeling Nova College van 31 mei 2021.

Bij onvoorziene omstandigheden beslist het college van bestuur.

Indien het college van bestuur daartoe aanleiding ziet, kan besloten worden om in separate beleidsdocumenten een nieuwe procuratie vast te stellen. Deze wordt dan tussentijds aan de bijlage van de procuratie- en mandaatregeling gevoegd. De gewijzigde bijlage wordt vervolgens op zowel Nova Portal als de website gepubliceerd.

Vastgesteld door college van bestuur d.d. 4 juli 2022.

Bijlage bij procuratie- en mandaatregeling: schematische weergave van de procuraties

- = geen procuratie voor besluit ✓ = wel procuratie voor besluit

Alle genoemde bedragen zijn inclusief btw.

Betreft	Besluit
		procuratiehouder
		A	B	C
Besluiten t.a.v. medewerkers	1. Aannemen van personeel voor onbepaalde tijd (ondertekenen arbeidscontracten)	✓	✓	-
	2. Aannemen van personeel voor bepaalde tijd (ondertekenen van arbeidscontracten)	✓	✓	-
	3. Xxxxxxx opdrachtovereenkomst diensten ZZP'er	✓	✓	-
	4. Voordragen kandidaat tot benoeming functie OM	✓	✓	-
	5. Voordragen kandidaat tot benoeming functie manager	✓	✓	-
	6. Sluiten leerovereenkomst LIO	✓	✓	✓
	7. Sluiten leerarbeidsovereenkomst LIO	✓	✓	-
	8. Opzeggen leerovereenkomst LIO	✓	✓	✓
	9. Opzeggen leerarbeidsovereenkomst LIO	-	-	-
	10. Schorsen van personeel	-	-	-
	11. Berispen van personeel	-	-	-
	12. Ontslaan van personeel	-	-	-
	13. Overplaatsen van personeel binnen de vestiging/dienst	✓	✓	-
	14. Overplaatsen van personeel buiten de vestiging/dienst	✓	✓	-
	15. Herplaatsen van personeel in een functie met lager salaris	✓	✓	-
	16. Onthouden van periodiek	✓	✓	✓
	17. Toekennen extra beloning	✓	✓	✓

	18. Toekennen van reiskostenvergoeding	✓	✓	✓
	19. Toekenning vergoeding andere kosten (ondertekening van declaraties)	✓	✓	✓
	20. Voeren van resultaat- en ontwikkelingsgesprekken	✓	✓	✓
	21. Opdragen tot het volgen van cursussen	✓	✓	✓
	22. Toestemming geven voor cursussen	✓	✓	✓
	23. Toekenning van vergoeding voor cursussen	✓	✓	✓
	24. Toekennen van verlof voor cursussen	✓	✓	✓
	25. Verlenen van algemeen verlof	✓	✓	✓
	26. Verlenen van bijzonder verlof	✓	✓	✓
	27. Opdragen tot het verrichten van overwerk	✓	✓	✓
	28. Het niet toestaan van het verrichten van nevenwerkzaamheden	✓	✓	✓
	29. Belasten met EHBO	✓	✓	✓
	30. Aangaan overeenkomst met stagiair	✓	✓	✓
	31. Opzeggen overeenkomst met stagiair	✓	✓	✓
	32. Verlengen overeenkomst met stagiair	✓	✓	✓

Betreft	Besluit	A	B	C2
Besluiten t.a.v. studenten	1. Aannemen en afwijzen (ondertekenen onderwijs-overeenkomst, BPV overeenkomst)	✓	✓	✓
	2. Schorsen	✓	✓	✓
	3. Verwijderen	✓	✓	-
	4. Uitgifte waardepapieren (door voorzitter, plv. voorzitter en secretaris examencommissie)	✓	✓	✓34
	5. Afgeven negatief bindend studieadvies	✓	✓	-
	6. Aanvragen verblijfsvergunning	✓	✓	-
	7. Afsluiten bruikleenovereenkomst	✓	✓	✓
	8. Het opnemen van zwangerschaps- en bevallingsverlof	✓	✓	✓
	9. Het tekenen van de overzichten en beoordelingen als bedoeld in artikel 33 lid 1 van het Eindexamenbesluit VO	-	✓5	✓6
	10. Toekenning financiële ondersteuning aan studenten die studievertraging oplopen door bijzondere omstandigheden zoals verwoord in de regeling mbo studentenfonds	✓7	✓	-
	11. Een student in aanmerking laten komen voor de uitzonderingspositie zoals verwoord in de regeling mbo studentenfonds	✓	✓	✓8

2 De procuratie voor besluiten t.a.v. studenten geldt voor de categorie procuratiehouder B alleen voor de functie van opleidingsmanager. 3 De bevoegdheid geldt alleen voor opleidingsmanagers die de rol van plv. voorzitter of secretaris van een examencommissie vervullen.. 4 Ook de secretaris en de plv. voorzitter van de examencommissie zijn bevoegd tot de uitgifte van waardepapieren

5 Het tekenen van de overzichten en beoordelingen geldt alleen voor de directeur vavo

6 Het tekenen van de overzichten en beoordelingen geldt alleen voor de opleidingsmanagers vavo

7 Deze bevoegdheid geldt ook voor schoolmaatschappelijk werkers

8 Dit geldt alleen voor de managers pluspunten.

Betreft	Besluit	A	B	C
Publiekrechte- lijke besluiten	1. Aanvragen van een beschikking (bijv. subsidie) tot €150.000	✓	-	-
	2. Bezwaar maken tegen beschikking tot €150.000	✓	-	-
	3. Beroep instellen tegen besluit op bezwaar tot €150.000	✓	-	-
	4. Indiening einddeclaratie subsidie tot €150.000	✓ ✓	-	-
	5. Aangaan van convenanten met de overheid inzake bijv. veiligheid of bestrijding voortijdig schoolverlaten tot €150.000	✓	-	-
	1. Aanvragen van een beschikking (bijv. subsidie) tot €50.000	✓	✓	-
	2. Bezwaar maken tegen beschikking tot €50.000	✓	✓	-
	3. Beroep instellen tegen besluit op bezwaar tot €50.000	✓	✓	-
	4. Indiening einddeclaratie subsidie tot €50.000	✓	✓	-
	5. Aangaan van convenanten met de overheid inzake bijv. veiligheid of bestrijding voortijdig schoolverlaten tot €50.000	✓	✓	-
	6. Het conform de WEB 7.4.5 lid 1 instellen van de examencommissie(s) en benoemen van de leden van de examencommissies (s)	-	-	-

Betreft Besluit A B C

Privaatrechte- lijke besluiten	1. Aangaan en afsluiten van de model-verwerkersovereenkomsten (model verwerkersovereenkomst leveranciers digitale onderwijsmiddelen en model verwerkersovereenkomst leveranciers producten en diensten)	✓	✓	-
	2. Aangaan en afsluiten van afwijkingen van de model-verwerkersovereenkomsten	-	-	-
	3. Investeringen, uitgaven en contracten (waaronder samenwerkingsovereenkomsten) met een belang beneden de €150.000.	✓	-	-
	4. Indien de waarde niet is vast te stellen, investeringen, uitgaven en contracten (waaronder samenwerkingsovereenkomsten) met een risico beneden de €150.000	✓	-	-
	5. Investeringen, uitgaven, contracten en samenwerkingsovereenkomsten met een belang tot maximaal €50.000	✓	✓	-
	6. Investeringen, uitgaven, contracten en samenwerkingsovereenkomsten met een belang tot maximaal €30.000	✓	✓	✓
	7. het verhuren van ruimte aan derden in gebouwen van het Nova College en het huren van ruimte van derden – ten behoeve van onderwijs- en onderzoeksactiviteiten, anders dan voor incidenteel gebruik;	✓9	-	-

Betreft	Besluit	A	B	C
Overige besluiten (zowel t.a.v. studenten als medewerkers en derden)	1. Afhandeling van klachten	✓	✓	✓
	2. Doen van aangifte bij strafbare feiten10	✓	✓	✓
	3. Melden als slachtoffer in een strafzaak	✓	✓	✓
	4. Aansprakelijk stellen in geval van schade op grond van een onrechtmatige daad of een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een overeenkomst	✓	✓	✓

9 Deze procuratie geldt alleen voor de directeur bedrijfsvoering

10 Ook de secretaris van de examencommissie is bevoegd tot het doen van aangifte bij strafbare feiten met betrekking tot examinering en/of diplomering

Overig	Onderwerp	Functionaris die gemachtigd is	Functionaris die verantwoordelijk is voor het verzorgen van de machtiging
	1. DUO akkoord voor afwijken studiefinanciering	Vertrouwenspersonen, schoolmaatschappelijk werker	Bestuurssecretaris
	3. College voor toetsen en examens: aanbrengen mutaties in lijst van geregistreerde contactpersonen examencommissie	Bestuurssecretaresse	Bestuurssecretaris
	4. Inschrijving KvK	Bestuurssecretaresse	Bestuurssecretaris
	5. Internet Schooldossier	Medewerker audits en beleid stafafdeling O&K	Directeur O&K
	6. e-herkenning	Projectleiders huisvesting	Directeur bedrijfsvoering