Inkoopstrategie aanbesteding Zoutstrooiers gemeente Woudenberg
VERTROUWELIJK
Inkoopstrategie aanbesteding Zoutstrooiers gemeente Woudenberg
Inhoudsopgave
2
2
2.1 Omvang van de opdracht en looptijd overeenkomst 2
3
3
4.3 Beoordeling van de aanbiedingen 4
5
6. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)
6
7. Opdrachtgever en mandatering
7
8. Het inkoop/aanbestedingsteam
7
8
8
Datum: 29 september 2021
1. Algemeen
Eind 2012 is afweging gemaakt of het handig dat het uitvoeren van de gladheidbestrijding voordeliger is om dit in eigen beheer uit te voeren dan dat dit uitgevoerd wordt door derden.
Eind 2012 is een afweging gemaakt of het handig is om de gladheidsbestrijding in eigen beheer uit te voeren of uit te besteden. Tevens is naar de kosten gekeken.
Indien het werk wordt uitbesteed zal een aannemer, naar verwachting, speciaal voor de gemeente Woudenberg zijn strooimaterieel moeten aanschaffen. Als het glad is dan is het vaak in de hele regio en/of het land glad en kan hij dit materiaal maar op 1 plek tegelijk inzetten.
De totale kosten investeringskosten zullen dus ten laste van de opdrachtgever. Xxxxxxxxxxx met de kosten van zijn bereikbaarheid en het (commerciële) uurtarief waarvoor de werkzaamheden worden uitgevoerd.
Bij plotselinge gladheid kan een aannemer niet voor meerdere opdrachtgevers tegelijkertijd de gladheidbestrijding uitvoeren aangezien deze werkzaamheden snel en in een kort tijdbestek moeten worden uitgevoerd om de veiligheid van de gemeentelijke wegen te bewerkstelligen. Enkel indien de gemeente hiervoor een forse ‘stand-by’ prijs betaald kan wellicht voorrang worden verkregen.
Indien de uitvoering van de gladheidbestrijding door eigen (goed opgeleide) medewerkers wordt uitgevoerd heeft dit tot voordeel dat zij veel flexibeler inzetbaar zijn en een betere lokale gebiedskennis hebben mede gezien het feit dat deze werkzaamheden worden uitgevoerd bij nacht en ontij.
Destijds was de berekende bruto besparing € 14.330,- Er was wel een verhoging te zien van € 7.000,- op het personeelsbudget door de vergroting van de inzet van eigen personeel. De netto besparing kwam daardoor uit op € 7.330,-
Voor het uitvoeren van de gladheidsbestrijding van de gemeentelijke buitenwegen is tot op heden een grote opzetstrooier in gebruik welke bij de uitvoering hiervan op de vrachtwagen wordt geplaatst. Doordat het niet meer efficiënt is om de vrachtwagen te gaan vervangen wordt voorgesteld om de grote opzetstrooier te vervangen door een grote aanhangerstrooier die dan voorgetrokken kan worden door de voorgestelde 4X4 pick-up bus.
Daarnaast is er op dit moment nog een aanhangerstrooier met een sneeuwploeg in gebruik, welke worden ingezet met name voor de gladheidsbestrijding binnen de bebouwde kom. Deze zijn ruim 12 jaar oud en technisch gezien aan vervanging toe. Bovendien wordt de grote sneeuwploeg voor de vrachtwagen geplaatst maar aangezien we die om de eerder genoemde redenen niet meer gaan vervangen zal er daarom een kleiner exemplaar sneeuwploeg worden moeten aangeschaft die door voorgestelde 4X4 pick- up voortgeduwd moet kunnen worden.
Teneinde te komen tot de selectie van een (nieuwe) leverancier dient een offerte traject gestart te worden. Gemeente Woudenberg is aanbestedingsplichtig en derhalve dient een aanbestedingstraject opgestart te worden.
Voorafgaand aan het aanbestedingsproces is door het inkoopteam voorliggende inkoopstrategie opgesteld. Via deze inkoopstrategie worden alle mogelijkheden (kwalitatief en kwantitatief) weergegeven hetgeen resulteert in een aantal te maken strategische keuzes.
2. Scope van deze opdracht
2.1 Omvang van de opdracht en looptijd overeenkomst
De scope van de opdracht betreft het volgende:
- Grote aanhangerstrooier
- Aanhangerstrooier met sneeuwploeg
De exacte inhoud van de opdracht zal worden gedefinieerd in de uitvraag (Programma van Eisen).
3. Begroting / Raming
In de begroting is een totaalbedrag opgenomen van € 82.000,- voor de vervanging van de zoutstrooiers.
Op basis van vrijblijvende oriënterende gesprekken met verschillende partijen in de regio kan worden geconstateerd dat de kosten uitkomen op ongeveer € 90.000,- (excl. BTW).
4. Inkoopprocedure
Het verbeteren van de toegang voor het MKB1 is een van de doelstellingen van de Aanbestedingswet. Daarom is in artikel 1.52 van de AW2012 het zogenaamde samenvoeg verbod opgenomen.
Verschillende opdrachten dienen niet onnodig samengevoegd te worden omdat hierdoor een situatie kan ontstaan dat er slechts één (1) partij kan voldoen aan de uitvraag.
Voor dit project geldt dat er niet is samengevoegd.
De totale (commerciële) contractwaarde van dit project betreft naar verwachting € 90.000,- (ex BTW) (zie hoofdstuk 3 begroting / raming). Deze waarde ligt conform de Gids Proportionaliteit3 en de AW2012 onder de Europese drempelwaarde van 214.000 euro (ex btw)4.
1Definitie MKB volgens de Europese Commissie per 1 januari 2005 overeenkomstig onderstaande tabel:
2 Artikel 1.5 AW2012:
1. Een aanbestedende dienst of speciale-sectorbedrijf voegt opdrachten niet onnodig samen. Alvorens samenvoeging plaatsvindt, wordt in ieder geval acht geslagen op:
a. de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf;
b. de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst, het speciale-sectorbedrijf en de ondernemer;
c. de mate van samenhang van de opdrachten.
2. Indien samenvoeging van opdrachten plaatsvindt, wordt dit door de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf gemotiveerd in de aanbestedingsstukken.
3. Een aanbestedende dienst of een speciale-sectorbedrijf deelt een opdracht op in meerdere percelen, tenzij hij dit niet passend acht, in welk geval de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf dit motiveert in de aanbestedingsstukken.
3 In de AMvB (Aanbestedingsbesluit) bij de Aanbestedingswet 2012 is de Gids proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures.
In de Gids Proportionaliteit worden adviezen en voorschriften gegeven voor het gehele inkoopproces, van voorfase tot aan contractvoorwaarden, dus bijvoorbeeld over keuze procedure naar aanleiding van de totale geraamde waarde van de opdracht, geschiktheidseisen en zekerheidsstelling.
4 Vastgestelde drempelwaarde voor 2020 en 2021.
Indien de totale geraamde waarde de Europese drempelwaarde overstijgt dient te allen tijde Europees (openbaar of niet-openbaar) te worden aanbesteed.
Onder de grens voor Europees aanbesteden bestaan in principe geen wettelijk voorgeschreven procedures. Zowel boven als onder de drempel is het van belang dat een procedure wordt gekozen, die aansluit bij het onderwerp van de betreffende aanbesteding, afgezet tegen het karakter van de markt waarin potentiële inschrijvers opereren. Dat is niet te kwantificeren in een vast bedrag. Bedragen kunnen echter wel nuttig zijn om te bepalen in welke richting kan worden gedacht. Ter indicatie is in de Gids Proportionaliteit een tabel opgenomen waarbij een richting wordt aangegeven wanneer, welke procedure gehanteerd zou kunnen worden. Zie figuur 1 voor deze indicaties.
Figuur 1: Indicatie keuze procedure gerelateerd aan opdrachtwaarde.
Op basis van het beoogde totaalbedrag van de opdracht van, naar verwachting, € 90.000,- (ex btw) kan worden geconcludeerd dat voor de wijze van aanbesteden de meervoudig onderhandse procedure het meest voor de hand ligt.
Bij een meervoudig onderhandse procedure nodigt de gemeente zelf een aantal (doorgaans 3 tot maximaal 5) inschrijvers uit om een offerte in te dienen. Deze inschrijvers dienen op objectieve gronden uitgekozen te worden. Voordeel van deze procedure is dat de gemeente zelf, gemotiveerd, kan kiezen wélke inschrijvers uitgenodigd worden en dat op deze wijze voldoende marktwerking plaatsvindt.
Conclusie procedure
Advies:
Geadviseerd wordt om te kiezen voor een Meervoudig onderhandse procedure.
Op basis van het beoogde totaalbedrag van de opdracht van, naar verwachting, € 90.000,- betekent dat voor dit project een meervoudig onderhandse procedure het meest geschikt is.
Beoordeling van de aanbiedingen
In de AW2012, met de Gids Proportionaliteit als onderdeel daarvan, is het uitgangspunt dat aanbiedingen niet alleen beoordeeld worden op prijs maar ook op kwaliteit. De zogenaamde beste prijs- kwaliteitsverhouding (voorheen EMVI).
De inschrijving met de beste prijs- kwaliteitverhouding wil zeggen dat de opdrachtgever kan kiezen voor de aanbieding die op basis van een integrale afweging de beste prijs-, prestatie-, kwaliteit-, service etc. verhouding heeft.
Gunning geschiedt op basis van het gunningscriterium ‘beste prijs- kwaliteitverhouding’ (BPKV). De criteria kunnen nog worden aangepast en worden pas definitief bepaald in het Programma van Eisen, maar naar verwachting zullen de subgunningscriteria binnen BPKV als volgt zijn:
Kwaliteitscriteria | |
A | Service |
B | n.t.b. |
C | n.t.b |
Nadere toelichting subgunningcriteria:
Beoordelingscriterium Service |
A) Service Inschrijver beschrijft wat hij biedt op service niveau, bijvoorbeeld bereikbaarheid van de klantenservice, klachtafhandeling, meedenken met en ontzorgen van de opdrachtgever en klanttevredenheid. Wij zien in ieder geval graag dat u specifiek ingaat op de snelheid en de wijze van afhandelen van storingen en in het bijzonder de snelheid waarmee de servicemonteur ter plaatse kan zijn. |
Voor wat betreft de andere mogelijke gunningcriteria geldt dat nog onderzocht wordt in welke mate bepaalde onderwerpen als eis of als gunningcriteria worden opgenomen. Dit zijn bijvoorbeeld de volgende onderwerpen: levensduur materiaal, een onderhoudsplan, snelheid van leveren en/of een praktijktest.
Tijdens het opstellen van het PvE zal hierin een definitieve keuze gemaakt worden.
Voor het beoordelen van de inschrijvingen wordt gebruik gemaakt van de systematiek ‘Gunnen op Waarde’.
Gunnen op waarde is een BPKV beoordelingsmethodiek waarbij elk subgunningscriterium wordt gewaardeerd in (fictieve) euro’s. Op basis van de beoordeling van alle subgunningscriteria wordt een fictieve inschrijfsom berekend waarbij de aangeboden meerwaarde wordt afgetrokken van de prijs.
De aanbieding met de laagste fictieve inschrijfsom wint de aanbesteding. In beginsel worden de inschrijvingen met gunnen op waarde absoluut beoordeeld. Dit heeft als voordeel dat de inschrijvingen (met name prijs) niet in relatie tot elkaar worden beoordeeld en daarmee niet van elkaar afhankelijk zijn. Bij Gunnen op waarde is de prijsrange van de offertes veel minder bepalend voor de rangorde. De inschrijver met uiteindelijk de laagste evaluatieprijs (prijs minus fictieve meerwaarde) is de inschrijver die de inschrijving heeft gedaan met de beste prijs-kwaliteitverhouding.
Advies:
Geadviseerd wordt om te gunnen op basis van beste prijs- kwaliteitverhouding en daarbij tenminste het onderdeel service mee te nemen als gunningcriterium
Geadviseerd wordt om de beoordelingssystematiek van ‘Gunnen op waarde” toe te passen.
5.
Leveranciersselectie
Bij een meervoudig onderhandse procedure is het gangbaar om tenminste drie (3) en maximaal vijf (5) partijen een offerte in te laten dienen.
In dit strategiedocument motiveert de gemeente welke partijen worden uitgenodigd en waarom.
De volgende drie (3) partijen zijn op basis van gesprekken en eigen ervaring geselecteerd op een aanbieding in te dienen:
- De firma Aebi Schmidt (voorheen NIDO)
- De firma Rondaan te Berltsum
- De firma Schuitemaker te Rijssen
Motivering: In het inkoopbeleid is de volgende passage opgenomen: “De gemeente wil middels haar inkoopbeleid het lokaal ondernemersklimaat stimuleren. Hierbij is in het bijzonder aandacht voor het Midden en Klein Bedrijf (MKB). Voor zover juridisch mogelijk zullen (overheids-) opdrachten van de Gemeente (dan ook) worden gegund aan lokale ondernemers uit de gemeente Woudenberg. Zij moeten dan wel concreet hebben aangetoond geschikt en marktconform te zijn voor (uitvoering van) de betreffende (overheids-) opdracht”.
De bovenstaande partijen zijn naar voren gekomen als meest geschikte (lokale) partijen. Met alle drie de partijen is al vrijblijvend telefonisch contact geweest voor nadere informeren en inmiddels bekend dat zij een dergelijke bestelbus kunnen leveren.
Advies:
Geadviseerd wordt om de drie (3) geselecteerde partijen uit te nodigen om een inschrijving te doen zoals aangegeven in hoofdstuk 5.
6.
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)
De gemeente Woudenberg heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente streeft er naar zoveel mogelijk duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces.
Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Indien deze, voor desbetreffende inkoop, gedefinieerd zijn (zie de MVI criteria tool: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xx) dan dienen deze criteria te worden gehanteerd teneinde ‘100%’ duurzaam in te kopen.
Voor dit project is geen criteriadocument van toepassing.
Wel kan rekening gehouden worden met duurzaamheid in het inkoopproces. Zo zal communicatie zoveel mogelijk digitaal plaatsvinden en zullen de offertes via een digitaal medium verlopen waardoor inschrijvers geen hardcopy versie (doorgaans in meervoud) van hun inschrijvingen dienen in te leveren en deze ook niet hoeven te bezorgen.
Advies:
Geadviseerd wordt om voldoende rekening te houden met duurzaamheid in het inkoopproces.
Social return
Social
Return is, net als duurzaam inkopen, een aspect van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Social Return heeft als doel om ervoor te zorgen, dat een investering die de gemeente doet, naast het ‘gewone' rendement, ook een concrete sociale winst (return) oplevert. Dit gebeurt door o.a. (leer)werkplekken en stageplekken te realiseren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Het opnemen van Social Return als eis is een mogelijkheid om marktpartijen te bewegen invulling te geven aan dit onderwerp. Een percentage van 5% is gangbaar om op te nemen als contracteis. Uitgangspunt is wel dat een Social return eis bij opdrachten voor leveringen in beginsel niet proportioneel is. De reden daarvoor is de lage arbeidscomponent.
Belangrijke voorwaarden voor een succesvolle invulling van Social Return is dat het hele proces hieromheen voldoende intern en extern geborgd moet zijn. Met name intern in de organisatie moet er
iemand verantwoordelijk zijn voor de coördinatie en afhandeling van deze contracteis. Er dient een aanspreekpunt te zijn voor de marktpartij waarmee deze zijn invulling van Social Return vorm kan geven. Borging in de vorm van rapportages dienen op orde te zijn om een nuttige en duurzame invulling te kunnen geven aan dit onderwerp.
Advies:
Geadviseerd wordt om Social Return niet als eis op te nemen in de aanbesteding.
7. Opdrachtgever en mandatering
Gemeente Woudenberg is opdrachtgever voor de aanbesteding. Het is de gemeente die het besluit neemt om over te gaan tot aanbesteding en als resultante daarvan een overeenkomst met een leverancier aangaat.
Inkoop Bureau Midden Nederland begeleid de gemeente bij het aanbestedingstraject. IBMN zal gedurende de aanbestedingsprocedure als eerste aanspreekpunt functioneren.
Na akkoord op de inkoopstrategie zal het aanbestedingsproces gestart worden en zullen de aanbestedingsdocumenten gepubliceerd worden. Vervolgens zal het gehele aanbestedingsproces plaatsvinden.
Advies:
Geadviseerd wordt om Inkoop Bureau Midden Nederland te benoemen als procesbegeleider van de aanbestedingsprocedure en de administratieve afhandeling hiervan.
8.
Het inkoop/aanbestedingsteam
Het aanbestedingsteam is een multidisciplinair team wat uit verschillende disciplines bestaat:
Gemeente Woudenberg
- Xxxxxx Xxxxxx Teamleider buitendienst
- Ben van den Hoven Beleidsmedewerker verkeer en vervoer Begeleiding aanbestedingsprocedure:
Inkoop Bureau Midden Nederland:
- Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx
- Kenniscentrum
9. Mijlpalen / besluitvorming
In dit proces zijn de onderstaande besluitvormingsmomenten te benoemen:
Inkoopstrategie aanleveren aan College | Oktober 2021 |
Goedkeuring inkoopstrategie door College | Oktober 2021 |
Inkoopstrategie aanleveren aan Raad | Oktober / November 2021 |
Goedkeuring inkoopstrategie / raadsvoorstel door Raad | November 2021 |
Goedkeuring bestek / programma van eisen door gemandateerde | November / December 2021 |
Publiceren / versturen aanbestedingsdocument / PvE | December 2021 / Januari 2022 |
Sluitingsdatum stellen aanvullende vragen (NvI) | Aansluitend |
Verzenden Nota van Inlichtingen | Aansluitend |
Sluitingsdatum mogelijkheid tot aanbieden offertes | Aansluitend |
Beoordeling kwaliteit | Aansluitend |
Opstellen intern gunningsadvies en schrijven afwijzingsbrieven | Aansluitend |
10. Samenvatting
Wij verzoeken u aan de hand van bovenstaande in te stemmen met het volgende:
Advies:
Geadviseerd wordt om te kiezen voor een Meervoudig onderhandse procedure.
Geadviseerd wordt om te gunnen op basis van beste prijs- kwaliteitverhouding en daarbij tenminste het onderdeel service mee te nemen als gunningcriterium
Geadviseerd wordt om de beoordelingssystematiek van ‘Gunnen op waarde” toe te passen.
Geadviseerd wordt om de drie (3) geselecteerde partijen uit te nodigen om een inschrijving te doen zoals aangegeven in hoofdstuk 5.
Geadviseerd wordt om voldoende rekening te houden met duurzaamheid in het inkoopproces. Geadviseerd wordt om Social Return niet als eis op te nemen in de aanbesteding.
Geadviseerd wordt om Inkoop Bureau Midden Nederland te benoemen als procesbegeleider van de aanbestedingsprocedure en de administratieve afhandeling hiervan.
Handtekening voor akkoord;
Naam:
……………………………………………………………………………………………
Functie:
……………………………………………………………………………………………
Gemeente: Woudenberg