CYCLE FOR PLAN THAILAND 2021 REIS 1 - ALGEMENE VOORWAARDEN
CYCLE FOR PLAN THAILAND 2021 REIS 1 - ALGEMENE VOORWAARDEN
De onderstaande voorwaarden zijn van toepassing op jouw deelname aan Cycle for Plan Thailand 2021. Xxxx deze voorwaarden daarom goed door. Door je in te schrijven voor deelname aan Cycle for Plan Thailand 2021 ga je akkoord met de inhoud en de toepasselijkheid van deze voorwaarden. In dit document zal er voortaan naar jou als ‘de deelnemer’ verwezen worden. Daarnaast gaan we ervan uit dat je de reisinformatie op de website hebt gelezen.
Cycle for Plan Thailand wordt georganiseerd door:
Stichting Plan International Nederland
Xxxxxxxxxxxxxxx 00
0000 XX Xxxxxxxxx
020-2054963
xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx KvK: 00000000
Rabobank: XX00XXXX0000000000
In samenwerking met evenementenbureau en reisbemiddelaar:
Impact Adventures
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 00
0000 XX Xxxxxxxxx xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx KvK: 00000000
ASN Bank: XX00XXXX0000000000
1. Algemeen
1.1. Cycle for Plan Thailand is een fondsenwervend evenement. De deelnemer van Cycle for Plan Thailand zal een intensieve fietstocht door Thailand maken en projecten bezoeken van Plan International Thailand. Deze projecten worden door de deelnemers gesponsord. De deelnemer dient hiervoor een sponsorbijdrage te werven ten behoeve van Stichting Plan International Nederland.
1.2. Deelname aan Cycle for Plan Thailand is voorbehouden aan personen van tenminste 18 jaar. De deelname is persoonlijk en niet overdraagbaar aan derden.
1.3. Cycle for Plan Thailand vindt plaats in Thailand van 7 tot en met 17 november 2021. Gedurende Cycle for Plan Thailand fietst de deelnemer 7 dagen door Thailand en bezoekt de deelnemer tijdens de overige dagen projecten van Plan International Thailand. De totale afstand die de deelnemer op de fiets zal afleggen is plus minus 400 kilometer. Voorafgaand aan Cycle for Plan Thailand zal de deelnemer ten behoeve van Stichting Plan International Nederland fondsen werven.
2. Fondsenwerving
2.1. Alle fondsen die de deelnemer in het kader van Cycle for Plan Thailand werft komen ten goede aan Stichting Plan International Nederland en worden geïnvesteerd in een project tegen seksuele uitbuiting en kinderarbeid in Thailand. Mocht de deelnemer meer dan het minimale bedrag van €4.000 ophalen dan worden de overige opbrengsten ook geïnvesteerd in ditzelfde project. Om deel te nemen aan Cycle for Plan Thailand dient de deelnemer tenminste € 4.000 aan fondsen te werven. Voor deelnemers die een tweede keer aan Cycle for Plan deelnemen, geldt een minimumbedrag van € 2.000 mits de deelnemer zich maximaal zeven maanden voor
de reis heeft ingeschreven. Wanneer de deelnemer zich eerder wilt inschrijven, geldt alsnog een
sponsorbijdrage van € 4.000.
2.2. De minimale sponsorbijdrage dient uiterlijk op 31 oktober 2021 (1 week voor vertrekdatum) bijgeschreven te zijn op de persoonlijke fondsenwervingspagina van de deelnemer (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx). Stichting Plan International Nederland heeft het recht om de deelnemer uit te sluiten van deelname (en dus uit te sluiten van de fietsreis naar Thailand) indien de minimale sponsorbijdrage van € 4.000 (of € 2.000 voor deelnemers die een tweede keer deelnemen) niet voor 31 oktober 2021 op de persoonlijke pagina van de deelnemer is bijgeschreven. In dat geval is Stichting Plan International Nederland gehouden tot restitutie van de reiskosten, zoals in artikel 5 is bepaald.
2.3. Zodra de deelnemer van mening is dat het aannemelijk is dat de deelnemer de minimale sponsorbijdrage niet op tijd zal behalen, dient de deelnemer Stichting Plan International Nederland hier onmiddellijk van op de hoogte te stellen.
2.4. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor fondsenwerving en dient rekening te houden met het feit dat er een vergunning vereist is voor collecteren in openbare gelegenheden en voor deur-tot-deur collecties. Fondsenwerving vindt plaats voor eigen rekening en risico van de deelnemer. Het is de deelnemer niet toegestaan om zich voor te doen als medewerker of vertegenwoordiger van Stichting Plan International Nederland. Plan International Nederland verstrekt de deelnemer eenmalig een promotiepakket met materialen die de fondsenwerving kunnen ondersteunen. Ook kunnen de deelnemers voor ondersteuning in het fondsenwerven terecht bij Plan International Nederland. De deelnemer blijft echter zelf verantwoordelijk voor de daadwerkelijke werving van € 4.000,- als bijdrage aan de in artikel 2.1 genoemde projecten.
2.5. Indien de deelnemer fondsen wenst aan te wenden voor het dekken van de eigen reiskosten geldt dat dit slechts is toegestaan indien dit niet ten koste gaat van de minimale sponsorbijdrage. Het is aan de deelnemer zelf om dit zo transparant mogelijk te communiceren richting de sponsors. Daarbij is het niet toegestaan om fondsen (die de eigen reiskosten dekken) te werven via de persoonlijke pagina (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) van de deelnemer. Dit kan alleen via de eigen kanalen van de deelnemer.
2.6. De deelnemer mag de naam en het logo van Stichting Plan International Nederland gebruiken ten behoeve van fondsenwerving. Materialen waarin het werk en de rol van Stichting Plan International Nederland worden beschreven dienen voor gebruik te worden goedgekeurd door Stichting Plan International Nederland.
2.7. Stichting Plan International Nederland wijst erop dat ze geen ontvangstbewijs met BTW- vermelding kan uitschrijven aan derden die in ruil voor hun donatie een tegenprestatie hebben ontvangen. Dit is ook van toepassing op donaties die bestemd zijn om reiskosten te dekken. Wel kan Stichting Plan International Nederland een betalingsbewijs uitschrijven.
3. De reis
3.1 Stichting Plan International Nederland draagt in samenwerking met, de door haar geselecteerde
derden zoals ‘Impact Adventures, zorg voor het reisprogramma van Cycle for Plan Thailand.
3.2 Op het moment dat de deelnemer alle gegevens heeft doorgegeven en akkoord is gegaan met de voorwaarden, beschouwt Stichting Plan International Nederland dit als een definitieve boeking. Bij wijzigingen en annuleringen worden de voorwaarden zoals benoemd in artikel 5 gehanteerd.
3.3 Voor een reis naar Thailand dient de deelnemer in het bezit te zijn van een paspoort dat na terugkomst nog 6 maanden geldig is. Het paspoort moet minimaal één lege visumpagina bevatten voor het stempel van de douane. Indien de deelnemer niet de Nederlandse nationaliteit bezit, dient de deelnemer altijd bij de ambassade van Thailand na te gaan of een visum vereist is. Het over de juiste reispapieren beschikken, is te allen tijde de
verantwoordelijkheid van de deelnemer. Stichting Plan International Nederland en Impact Adventures kunnen hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden.
3.5 De reiskosten voor deelname aan Cycle for Plan Thailand bedragen € 1.300,- ex vluchten. De deelnemer is deze reiskosten verschuldigd op het moment van inschrijving. Binnen 2 weken na inschrijving dient de deelnemer een aanbetaling van € 250,- te voldoen. Het resterende bedrag kan vervolgens in een of twee termijnen worden betaald. De aanbetaling van € 250 is niet restitueerbaar.
3.6 De totale kosten voor de reis dienen uiterlijk 6 weken voor vertrek te zijn ontvangen op de bankrekening van Impact Adventures: XX00 XXXX 0000 0000 00. Indien de reiskosten niet tijdig of volledig zijn ontvangen heeft Stichting Plan International Nederland het recht om de deelnemer uit te sluiten van de reis.
3.7 De vlucht naar Thailand dient de deelnemer zelf te boeken. Impact Adventures staat altijd ter beschikking om de deelnemer te helpen of adviseren inzake de boeking. De deelnemer is zelf verantwoordelijk om op tijd in Thailand aanwezig te zijn voor de start van het programma.
3.8 De persoonlijke gegevens van de deelnemer die worden opgegeven bij inschrijving dienen volledig te kloppen. Na aanmelding stuurt Impact Adventures een reisovereenkomst retour. Indien de gegevens onjuist zijn dient de deelnemer dit direct te melden aan Impact Adventures.
4 Cycle for Plan Thailand
4.1 Aan Cycle for Plan Thailand zijn risico's verbonden. De fietstocht is uitdagend en bedoeld voor personen die in een goede fysieke en psychische gesteldheid verkeren. De fietstocht vindt plaats op openbare wegen waar ander verkeer aanwezig is. De wegen in Thailand zijn deels onverhard en in slechte conditie en soms slecht verlicht. Overnachtingen vinden plaats in simpele hotels en/of guesthouses. Thailand wordt door Buitenlandse zaken omschreven als een veilig land, maar er gelden wel veiligheidsrisico’s. De meest recente informatie is te vinden op de website van Buitenlandse Zaken. Criminaliteit komt voor in de grote steden. Elk land heeft eigen wetten, regels en gebruiken. Men kan in sommige landen ernstig in de problemen komen als de lokale wetten, regels en gebruiken niet worden nageleefd. Als bezoeker van Thailand is de deelnemer, net als de inwoners zelf, daaraan onderworpen en dient de deelnemer zich hier aan te houden. Stichting Plan International Nederland raadt de deelnemer aan zich hier zowel fysiek als mentaal op voor te bereiden. Deelname is dan ook op eigen risico.
4.2 Het is de deelnemer niet toegestaan om van de fietsroute af te wijken. Stichting Plan International Nederland kan besluiten de route aan te passen indien dit naar het oordeel van Stichting Plan International Nederland en haar samenwerkings- en reispartners, noodzakelijk is. De deelnemer dient de instructies van Stichting Plan International Nederland en haar partners te allen tijde op te volgen.
4.3 In geval van calamiteiten dient de deelnemer de instructies op te volgen van de vertegenwoordiger van Stichting Plan International Nederland. Wanneer de instructies niet worden opgevolgd kan Stichting Plan International Nederland niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele gevolgen.
4.4 De deelnemer dient zelf zorg te dragen voor een adequate fysieke en psychische voorbereiding op Cycle for Plan Thailand. Stichting Plan International Nederland raadt de deelnemer aan zich hiervoor professioneel te laten begeleiden. De deelnemer dient Impact Adventures te informeren over zijn/haar lichamelijke en/of geestelijke toestand als dit kan leiden tot ongemak, gevaar of risico’s voor de deelnemer zelf of andere deelnemers.
4.5 Stichting Plan International Nederland behoudt zich het recht voor om deelname aan Cycle for Plan Thailand te weigeren indien de deelnemer naar het oordeel van Stichting Plan International
Nederland daar aanleiding toe geeft door gedrag, wijze van fondsenwerving of fysieke en/of psychische gesteldheid.
5 Verzekering en annulering
5.1 De deelnemer is verplicht om zelf zorg te dragen voor een reisverzekering en aansprakelijkheidsverzekering die adequate dekking bieden ten aanzien van de risico's verbonden aan de deelname aan Cycle voor Plan Thailand.
5.2 Bij annulering van deelname aan Cycle for Plan Thailand is Impact Adventures slechts verplicht om de verschuldigde reiskosten te vergoeden voor zover Impact Adventures recht heeft op restitutie van de door haar ingehuurde derde partijen. Houd er rekening mee dat een annulering nimmer kosteloos is. Om deze reden raadt Impact Adventures de deelnemer aan om een annuleringsverzekering af te sluiten.
5.3 De annuleringsvoorwaarden voor Cycle for Plan Thailand zijn:
Dagen voorafgaand aan de reis | % van de kosten (exclusief de aanbetaling) dat de deelnemer gerestitueerd krijgt |
Meer dan 100 dagen | 100% |
van 99 dagen tot en met 35 dagen | 40% |
van 34 dagen tot dag van vertrek | 0% |
5.4 Bij het annuleren van de reis wordt de aanbetaling niet gerestitueerd. Bij het (deels) restitueren van de reiskosten aan de deelnemer wordt dan ook de aanbetaling niet meegenomen.
5.5 Voor Cycle for Plan Thailand geldt een minimum aantal deelnemers van 14 bij uiterlijk 100 dagen voor de vertrekdatum. Wanneer het minimum aantal deelnemers niet behaald wordt, behoudt Stichting Plan International Nederland zich het recht om de reis te annuleren.
5.6 In geval van overmacht, waaronder o.a. verstaan wordt terreur- en bomaanslagen, oorlog, politieke onrust, natuurrampen, epidemieën/pandemieën, extreme weersomstandigheden, stakingen of het niet nakomen van afspraken door luchtvaartmaatschappijen, heeft Stichting Plan International Nederland te allen tijde het recht de reis te annuleren. Wanneer Stichting Plan International Nederland zich in geval van overmacht genoodzaakt ziet om de reis te annuleren, gelden de annuleringsvoorwaarden zoals vermeld in paragraaf 5.4, 5.5 en 5.7.
5.7 Bij annulering van deelname aan Cycle for Plan Thailand wordt het door de deelnemer opgehaalde sponsorgeld wat op zijn of haar persoonlijke pagina staat (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) niet aan de deelnemer en/of diens sponsors gerestitueerd. Het bedrag wat ten tijde van de annulering op de persoonlijke fondsenwervingspagina van de betreffende deelnemer staat, valt direct onder beheer van Stichting Plan International Nederland.
6 Projectbezoeken
6.1 Voor deelname aan de projectbezoeken is een Verklaring Omtrent Gedrag verplicht. Deze Verklaring Omtrent Gedrag kan Stichting Plan International Nederland gratis aanvragen voor deelnemers van Cycle for Plan. De deelnemer krijgt via een persoonlijk bericht de mogelijkheid om de aanvraag af te ronden.
6.2 Voor deelname aan de projectbezoeken dient de deelnemer de Safeguarding Policy te ondertekenen en voor vertrek toe te sturen aan Stichting Plan International Nederland.
7 Communicatie en beeldmateriaal
7.1 Stichting Plan International Nederland houdt de deelnemer via e-mail en social media op de hoogte van ontwikkelingen.
7.2 Stichting Plan International Nederland zal beeldmateriaal, zoals foto's en films, maken van Cycle voor Plan Thailand en andere evenementen die Stichting Plan International Nederland ten behoeve van Cycle for Plan organiseert. De deelnemer gaat akkoord met het feit dat Stichting Plan International Nederland dit materiaal kosteloos en onvoorwaardelijk mag gebruiken voor promotionele doeleinden (onder andere als drukwerk, op internet, als film).
8 Ontevreden of klachten
8.1 Indien de deelnemer klachten heeft over de reis, dan dient de deelnemer dit direct te melden aan de vertegenwoordiging van Stichting Plan International Nederland / Impact Adventures ter plaatse. Indien de klacht naar mening van de deelnemer niet naar behoren wordt opgelost, dient de deelnemer direct telefonisch of per e-mail contact op te nemen met Stichting Plan International Nederland / Impact Adventures in Nederland. Deze handelswijze is absoluut noodzakelijk omdat op het moment dat de deelnemer de klacht kenbaar maakt, meestal direct een oplossing geboden kan worden. Indien de klacht ter plaatse niet naar bevrediging is opgelost, dient de deelnemer uiterlijk binnen één maand na afloop van de reis de klacht schriftelijk (met een motivatie) in te dienen.
9 Overig
9.1 Aanvullingen op of afwijkingen van het bepaalde in deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk vastgelegd.
9.2 Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden dan blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.
9.3 Op de overeenkomst voor deelname aan Cycle voor Plan Thailand, inclusief deze algemene voorwaarden en alle geschillen die daarmee verband houden, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.