Toelichting samenwerkingsovereenkomst

Toelichting samenwerkingsovereenkomst

tussen lead partner en projectpartners in het INTERREG V A programma Deutschland-Nederland

1. Achtergrondinformatie

Net als onder INTERREG IV A is het voor de in een project samenwerkende partners (lead partner en projectpartners) ook onder INTERREG V A verplicht een overeenkomst af te sluiten voor de uitvoering van het project.

Deze verplichting volgt met name uit artikel 13 ‘Begunstigden’ uit de Verordening (EU) nr. 1299/2013 van het Europese Parlement en de Raad van 17 december 2013 betreffende het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling.

Met ‘eerstverantwoordelijke begunstigde’ wordt de lead partner bedoeld en met ‘begunstigden’ de projectpartners.

Artikel 13 lid 2 sub a bepaalt dat de lead partner tot taak heeft de regelingen vast te stellen voor zijn betrekkingen met de projectpartners in de vorm van een overeenkomst. Daarnaast geeft artikel 13 aan welke bepalingen onder meer in de samenwerkingsovereenkomst moeten zijn opgenomen.

Artikel 13 Verordening (EU) nr. 1299/2013 luidt:

Begunstigden

1. Als er voor een concrete actie in een samenwerkingsprogramma twee of meer begunstigden zijn, wordt één van hen door de gezamenlijke begunstigden aangewezen als eerstverantwoordelijke begunstigde.

2. De eerstverantwoordelijke begunstigde:

a) stelt de regelingen met de andere begunstigden vast in een overeenkomst waarin onder meer bepalingen zijn opgenomen die een goed financieel beheer van de aan de concrete actie toegewezen middelen garanderen, met inbegrip van regelingen voor de terugvordering van onverschuldigd betaalde bedragen;

b) neemt de verantwoordelijkheid op zich om de uitvoering van de gehele concrete actie te garanderen;

c) garandeert dat de door alle begunstigden gedeclareerde uitgaven zijn gedaan voor de uitvoering van de concrete actie en overeenkomen met de tussen alle begunstigden overeengekomen activiteiten en dat deze zijn gedaan in overeenstemming met het document dat door de managementautoriteit is verstrekt ingevolge artikel 12, lid 5;

d) hij garandeert dat de door de andere begunstigden gedeclareerde uitgaven door (een) controleur(s) zijn geverifieerd, als deze verificatie niet door de managementautoriteit krachtens artikel 23, lid 3, wordt verricht.

3. Indien niet anders bepaald in regelingen vastgelegd overeenkomstig lid 2, onder a), ziet de eerstverantwoordelijke begunstigde erop toe dat de andere begunstigden het totale bedrag van de bijdragen van de fondsen zo spoedig mogelijk en integraal ontvangen. Er mogen geen bedragen in mindering worden gebracht of worden ingehouden, noch specifieke heffingen of andere heffingen met gelijke werking worden toegepast waardoor die bedragen voor de andere begunstigden worden verminderd.

Daar de verplichting tot het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst direct voortvloeit uit de Verordening, is deze verplichting eveneens opgenomen in de subsidiebepalingen (punt 3.9.2 van de RRL INTERREG D-NL) en is er een termijn verbonden aan het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst. In beginsel dient de overeenkomst voor goedkeuring van het project voor te liggen.

2. Artikelsgewijze toelichting

Aanhef/preambule

De aanwijzing van de eerstverantwoordelijke, de lead partner, door de partners uit hun midden wordt door de bij het project betrokken partners gedaan bij de projectaanvraag. De lead partner ondertekent de aanvraag en is in zijn hoedanigheid als lead partner eindverantwoordelijk voor het project en heeft een aantal in Verordening (EG) nr. 1299/2013 art. 13 vastgestelde taken.

Daar waar in de samenwerkingsovereenkomst zowel de lead partner als de projectpartners worden bedoeld, wordt de term ‘partners’ gebruikt.

In de preambule wordt tevens aangegeven welke onderliggende regelingen, bepalingen, stukken en documenten de partners in acht dienen te nemen.

Artikel 1 Samenwerking en financiële omvang

Om duidelijkheid te creëren tussen de projectpartners is het van belang de basisafspraken te bevestigen: looptijd, doel en financiën.

In lid 1 wordt bepaald dat de partners gedurende de looptijd van het project zullen samenwerken. Het kan echter voorkomen dat na afronding van een project -bijvoorbeeld- vragen komen van de instanties betrokken bij de subsidieverlening. Pas als er een formele afsluiting door de beschikkende instantie is gevolgd, kan een project -onder voorbehoud van de formele afsluiting van het Programma door de Europese Commissie- afgesloten worden. In voorkomende situaties kan een samenwerking tussen de partners na afronding en voor afsluiting noodzakelijk en vereist zijn.

Daar in de projectaanvraag en in de beschikking looptijd, doel en financiën uitgebreid aangegeven zijn en de basis vormen van de samenwerking, worden deze stukken -alsmede de eventuele verlengingsaanvraag en de goedkeurende beschikking op de verlengingsaanvraag- tot onderdeel van de samenwerkingsovereenkomst verklaard (lid 2).

Lid 3 slaat terug op de voorschriften in de Subsidiebepalingen (punt 4 van de RRL INTERREG D-NL). Doel van het kosten- en financieringsplan per partner is het bereiken van transparantie en controle van de per partner daadwerkelijk gemaakte kosten ten opzichte van de begrote kosten in de projectaanvraag.

Opgemerkt moet worden dat verhogingen van de begrote kosten na goedkeuring van de aanvraag ten laste komen van de subsidieontvanger (Subsidiebepalingen punt 2.1 van de ANBest INTERREG D-NL). Wanneer na de subsidietoekenning de in het financieringsplan geraamde totale kosten voor het subsidiedoel dalen, de dekkingsmiddelen stijgen of nieuwe dekkingsmiddelen worden toegevoegd, wordt de subsidie verlaagd in evenredigheid met eventuele subsidies van andere subsidieverstrekkers en de geplande eigen of andere middelen van de subsidieontvanger ( Subsidiebepalingen punt 2.1 van de ANBest INTERREG D-NL).

Artikel 2 Projectpartners

Dit artikel geeft nadere invulling aan de bepalingen in art. 13 lid 2 sub a Verordening (EG) nr. 1299/2013: het vaststellen van de regelingen met de andere begunstigden in een overeenkomst.

In lid 4 zijn de verplichtingen overgenomen uit de Subsidiebepalingen (punt 5 van de ANBest INTERREG D-NL). De achterliggende gedachte bij de informatieplicht naar de lead partner ligt in het belang van de voortgang van het project. Zodra er zich wijzigingen, problemen, vertragingen of andere problemen voordoen in de uitvoering van het project of wanneer er sprake is van gebeurtenissen die invloed kunnen hebben op het project etc. is het van belang dat de lead partner hier zo spoedig mogelijk van

op de hoogte gesteld wordt. De lead partner kan dan, zo nodig, maatregelen treffen om de voortgang van het project niet in gevaar te brengen.

Artikel 3 Lead partner

Hier worden de bepalingen van art. 13 lid 2 sub a en b Verordening (EG) nr. 1299/2013 vastgelegd. Art. 13 lid 2 sub b Verordening (EG) nr. 1299/2013 bepaald dat de lead partner de zorg draagt voor de tenuitvoerlegging van het project. Overeenkomstig art. 13 lid 2 sub a Verordening (EG) nr. 1299/2013 - in samenhang met art. 125 Verordening (EG) nr.1303/2013 van de Raad van 17 december 2013 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake o.a. het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds en het Cohesiefonds- wordt hier invulling gegeven aan ‘een goed financieel beheer’. Zo is in lid 2 het voorschrift overgenomen dat de projectpartners bij de uitvoering van projecten voor alle transacties betreffende de projecten hetzij een afzonderlijk boekhoudsysteem, hetzij een passende boekhoudkundige code gebruiken.

Artikel 4 Financiële rapportage / Uitbetalingsaanvraag

Lid 1 volgt uit de Subsidiebepalingen (punt 1.4 en 6.3 van de ANBest INTERREG D-NL.

Lid 2 hangt samen met de bepalingen in punt 6.3.1, 1.8 en 6.4 van de ANBest INTERREG. Daarin is bepaald dat de lead partner voor een lijst van bewijsstukken zorgt Deze lijst met bewijsstukken dient door de lead partner bij de uitbetalingsaanvraag te worden overlegd.

Artikel 5 Uitbetaling van de aangevraagde subsidiebijdragen

Lid 1 volgt de bepaling in art. 13 lid 3 Verordening (EG) nr. 1299/2013 dat de lead partner verantwoordelijk is voor het doorgeven van de INTERREG-subsidie aan de projectpartners die deelnemen aan het project.

In de tekst van lid 1 dient nog te worden gekozen voor een termijn, zoals bijvoorbeeld 14 of 30 dagen. Een andere mogelijkheid is te bepalen dat de uitbetaling door de lead partner onverwijld aan de projectpartners dient plaats te vinden.

Ten aanzien van lid 2: In art. 13 lid 2 subs a Verordening (EG) nr. 1299/2013 staat dat regelingen worden vastgesteld ’met inbegrip van regelingen voor de terugvordering van onverschuldigd betaalde bedragen’. Art.27 Verordening (EG) nr. 1299/2013 geeft hieraan een nadere invulling: ‘De managementautoriteit zorgt ervoor dat elk bedrag dat als gevolg van een onregelmatigheid wordt betaald, wordt teruggevorderd van de eerstverantwoordelijke of de enige begunstigde. De begunstigden betalen onverschuldigd betaalde bedragen terug aan de eerstverantwoordelijke begunstigde.’ In het nu voorliggende lid 2 wordt dit verwoord door te bepalen dat alle ten onrechte

ontvangen bedragen zo spoedig mogelijk (NB: ook hier moet in de tekst nog voor een termijn worden gekozen!) dienen te worden terugbetaald.

Artikel 6 Restitutie van de subsidie

De Subsidiebepalingen (punt 8 van de ANBest INTERREG D-NL) bepalen wanneer de subsidiebeschikking met terugwerkende kracht geheel of gedeeltelijk wordt ingetrokken of herroepen of anderzins ongeldig wordt en als gevolg waarvan de subsidie dient te worden gerestitueerd. Artikel 6 schrijft restitutie voor aan de leadpartner én de projectpartners, inclusief eventuele rente.

Artikel 7 Beschikbaarheid van documenten

Het betreft hier een voorschrift tot het bewaren van documenten over een voorgeschreven periode overeenkomstig art. 140 Verordening (EG) nr. 1303/2013 in samenhang met de bepalingen in de Subsidiebepalingen (punt 1.8 en 6.4 van de ANBest INTERREG D-NL).

Artikel 8 Informatieverstrekking en publiciteit

De hier gebruikte tekst verwijst naar de Subsidiebepalingen (punt 9 van de ANBest INTERREG D-NL). Punt 9 geeft nadere invulling aan de voorschriften met betrekking tot de bepalingen in art. 115 en bijlage XII Verordening (EG) nr. 1303/2013: ‘nadere voorschriften vastgesteld betreffende de op het publiek gerichte voorlichtings- en communicatiemaatregelen, alsook betreffende de op aanvragers en begunstigden gerichte maatregelen.’

Voor de praktisch invulling van de voorschriften wordt verwezen naar de homepage van het INTERREG V A programma (xxx.xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx).

Artikel 9 Bestaande kennis

Artikel 10 Nieuwe kennis Artikel 11 Rechten van derden

Deze drie artikelen hebben tot onderwerp ‘bestaande en nieuwe kennis’ en ‘intellectuele eigendomsrechten’. In de onderhavige artikelen wordt o.a. geregeld hoe de partners om kunnen gaan met de ingebrachte kennis, met het ter beschikking stellen van deze kennis en met nieuw ontwikkelde kennis binnen het project.

Artikel 11 geeft regels ten aanzien van de kennis van partners ten opzichte van derden.

Mede gezien de aard van de te verwachten projecten onder INTERREG V A en gezien de ervaringen uit de voorgaande programma’s is het opnemen van bepalingen, zoals in deze drie artikelen wordt voorgesteld, dringend aan te bevelen.

De onder artikel 9 t/m 11 weergegeven bepalingen zijn een voorstel. Uiteindelijk dienen de partners zelf te bepalen hoe zij om willen gaan met bestaande intellectuele eigendomsrechten en met eventuele nieuw te vestigen intellectuele eigendomsrechten.

In geval van deelname van onderzoeksinstellingen, die onderzoeksactiviteiten uitvoeren welke als niet- commerciële activiteiten worden gekwalificeerd en daarom met een hoog percentage gefinancierd worden, moeten in artikel 10 eventueel afwijkende regelingen getroffen worden met inachtneming van de geldende staatssteunregelgeving.

Artikel 12 Geheimhouding

Gelet op de aard van de te verwachten projecten en om de doelstelling van deze projecten te kunnen waarborgen door een optimale samenwerking tussen de partners, is het zinvol om de onderlinge openheid tussen partners te stimuleren. Een geheimhoudingplicht naar derden biedt hiertoe een goede ondersteuning.

Een mogelijke alternatieve formulering voor artikel 12 zou kunnen zijn:

‘In principe is alle kennis openbaar, tenzij:

- het bestaande kennis van een partner betreft waarop een geheimhoudingsplicht rust;

- het nieuwe kennis betreft waarop partners een intellectueel eigendomsrecht vestigen of willen vestigen;

- nieuwe kennis betreft die vatbaar is voor commerciële exploitatie

Partners verplichten zich tot volledige geheimhouding ten opzichte van derden zoals in dit artikel omschreven. De onder artikel 12 weergegeven bepalingen zijn een voorstel.

Artikel 13 Wijziging Spreekt voor zich.

Artikel 14 Looptijd Spreekt voor zich.

Artikel 15 Beëindiging

Mocht, door een in dit artikel genoemde omstandigheid, een partner niet langer in staat zijn deel te nemen aan het project, wordt hier de overige partners de gelegenheid geboden de samenwerking met deze partner te beëindigen. Dit om te waarborgen dat het project toch overeenkomstig de oorspronkelijke planning uitgevoerd kan worden en dat één van de hier beschreven omstandigheden niet de voortgang van het project frustreert.

Daar het intreden van een hier genoemde omstandigheid directe consequenties heeft voor de verdere voortgang van het project dient onmiddellijk contact te worden opgenomen met het verantwoordelijke regionale Programmamanagement. Slechts in nauw overleg met het Programmamanagement kunnen de overige partners besluiten de samenwerkingsovereenkomst met de betroffen partner op te zeggen. In lid 1 sub b en c dient nog voor een termijn te worden gekozen, bijvoorbeeld 60 dagen.

De bepaling in lid 4 hangt samen met de Subsidiebepalingen (punt 8 van de ANBest INTERREG D-NL). Daaruit volgt dat de subsidiebeschikking met terugwerkende kracht geheel of gedeeltelijk ingetrokken of herroepen of anderszins ongeldig verklaard kan worden. Wanneer dit besluit volgt, zal de samenwerkingsovereenkomst als gevolg daarvan beëindigen. In het kader van ‘goed partnerschap’ dienen de partners mee te werken aan een correcte afwikkeling van de uit de herroeping en beëindiging voortvloeiende gevolgen.

Artikel 16 Tussentijds toetredende partner

Ervaring uit het vorige programma heeft geleerd dat, met name in innovatieve en/of technologische projecten, in de loop van een project partners niet alleen tussentijds stoppen met een project, maar ook tussentijds toetreden. Om te voorkomen dat bij het toetreden van een partner de samenwerkingsovereenkomst opnieuw dient te worden afgesloten, danwel door alle partners opnieuw moet worden ondertekend, biedt de nu voorliggende tekst de mogelijkheid om de tussentijds toetredende partner in het project middels een dienovereenkomstige verklaring ook als partner in de samenwerkingsovereenkomst op te nemen. Daarmee worden de bepalingen uit de samenwerkingsovereenkomst ook bindend van toepassing op de nieuw toegetreden partner.

Artikel 17 Rechtskeuze

Hier dient een keuze voor het toepasbare recht te worden gemaakt. De partners kunnen het toepasselijke recht aanwijzen voor de overeenkomst (vrijheid van rechtskeuze). Indien de partners niet expliciet een keuze maken, is op de overeenkomst, volgens het aanknopingsbeginsel, het recht van toepassing waarmee zij het nauwst verbonden is (bijvoorbeeld het land waar de partner die de kenmerkende prestatie moet verrichten is gevestigd).

Ten aanzien van de onderhavige overeenkomst is het aan te bevelen te kiezen voor het recht van het land waar de lead partner is dan wel de meerderheid van de projectpartners zijn gevestigd.