Samenwerkingsovereenkomst integratie korfbal-voetbal Pesse
Samenwerkingsovereenkomst integratie korfbal-voetbal Pesse
tussen
Korfbalvereniging Niek Sportvereniging Pesse
en Gemeente Hoogeveen
Verenigingen
1. Sportvereniging Pesse, gevestigd aan de Marke 8 te Pesse, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxxxxxx, voorzitter sportvereniging Pesse, hierna te noemen “s.v. Pesse”;
en
2. Korfbalvereniging Niek, gevestigd aan de Oostering te Pesse, rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx X. Xxxxxxxxxxx voorzitter sportvereniging Pesse, hierna te noemen “k.v. Niek”;
Gezamenlijk te noemen: ‘verenigingen’,
3. Gemeente Hoogeveen, gevestigd aan het Xxxxxxxxxxxxx 0 xx Xxxxxxxxx, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxx Xxxxx, wethouder, hierna te noemen “Gemeente Hoogeveen”;
De gemeente Hoogeveen en verenigingen hierna gezamenlijk te noemen: ‘partijen’.
Nemen in overweging dat:
• de gemeente Hoogeveen, k.v. Niek en s.v. Pesse op 15 juni 2011 een intentieverklaring hebben gesloten over de integratie van de korfbalvereniging en voetbalverenining;
• de gemeente Hoogeveen op 19 maart 2019 heeft besloten om de financiële middelen ter beschikking te stellen om de fysieke integratie van k.v. Niek op het sportcomplex aan de Marke 8 in Pesse, waarop s.v. Pesse reeds gehuisvest is, mogelijk te maken;
• partijen hiervoor wensen samen te werken met als doel van de samenwerking is om sport in Pesse te versterken en toekomstbestendig in te richten;
• de gemeente Hoogeveen haar zorgplicht voor de uitvoering van de fysieke integratie, op verzoek van de verenigingen, overdraagt aan de verenigingen. De verenigingen krijgen hiermee door middel van zelfwerkzaamheid met de beschikbare middelen de mogelijkheid om meer te realiseren.
• verenigingen samen werken om de fysieke integratie van korfbal en voetbal in Pesse te realiseren wat concreet betekent dat het bouwheerschap voor de nieuw te bouwen kleedkamers en aanpassingen aan het clubgebouw worden uitgevoerd door de verenigingen;
• partijen heldere afspraken willen maken over de plannen voor de realisatie van de fysieke integratie en vervolgens het beheer en exploitatie en deze afspraken wensen vast te leggen in deze samenwerkingsovereenkomst.
Komen als volgt overeen:
Artikel 1 Planvorming
1. De besturen van de verenigingen werken gezamenlijk het plan uit voor aanpassingen en uitbreiding van het bestaande sportcomplex en zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de realisatie. Hieronder worden de volgende afspraken verstaan:
a. in de aan deze overeenkomst gehechte werkomschrijving is vastgelegd, inclusief technische tekeningen, welke werkzaamheden verricht worden in het kader van de integratie, wie deze werkzaamheden uitvoert en hoe op de realisatie van deze werkzaamheden wordt toegezien;
b. in de bijgevoegde begroting is opgenomen wat de kosten zijn voor de realisatie van de uitbreidingen en aanpassingen, wie welke kosten betaalt, wie hier financieel verantwoordelijk voor is en hoe de financiële administratie wordt ingericht;
c. alle voorkomende verplichtingen komen voor rekening van de verenigingen. Hierbij valt te denken aan het aanvragen van de vereiste vergunningen en het voldoen aan de geldende wet- en regelgeving;
d. werkzaamheden op en rond het sportcomplex worden in overleg met de gemeente Hoogeveen uitgevoerd. Hierbij valt in elk geval te denken aan werkzaamheden als gevolg van het dagelijkse beheer en onderhoud aan het sportcomplex.
De gemeente Hoogeveen geeft aan de verenigingen de opdracht om de uitbreiding in kleedkamers en aanpassingen aan het clubgebouw te realiseren. De gemeente Hoogeveen levert hiervoor een maximale bijdrage ter hoogte van € 225.000. Hierbij zullen minimaal vier nieuwe kleedkamers gerealiseerd worden conform de gestelde eisen van het bouwbesluit en normeringen van de sportbonden KNKV en KNVB. De opdracht van de gemeente aan de verenigingen wordt in een aparte brief verstrekt waarin ook de voorwaarden van de inhoudelijke en financiële verantwoording zijn opgenomen. De gemeente Hoogeveen legt haar verplichtingen op het gebied van inkoop, zoals vastgelegd in haar ‘Beleidsregels Inkoop Hoogeveen’, door aan de verenigingen.
2. In de realisatie van de plannen wordt recht gedaan aan het behoud van de eigen identiteit van beide sportverenigingen, maar niet zodanig dat samenwerking en clustering van accommodaties daardoor onevenredig in het gedrang komen
Artikel 2 Samenwerkingsoverleg
1. Behoudens voor wat betreft de in deze overeenkomst aan overige commissies/personen gedelegeerde taken/bevoegdheden, berust de leiding van de samenwerking bij het ‘samenwerkingsoverleg integratie sport Pesse’, bestaande uit minimaal twee leden per vereniging, inclusief de door verenigingen (uit hun midden, op voordracht) te benoemen voorzitter. Het samenwerkingsoverleg heeft de volgende taken:
a) het verstrekken van opdrachten aan derden;
b) het onderhouden van contacten en het voeren van onderhandelingen met de gemeente Hoogeveen en andere partijen zoals subsidieverstrekkers, opdrachtnemers en derden;
c) het coördineren en leiden van de activiteiten;
d) het toezicht houden op de uitvoering.
2. Ieder der verenigingen is gerechtigd een lid en een plaatsvervangend lid te benoemen, te ontslaan en te vervangen, middels een schriftelijke kennisgeving aan de voorzitter.
3. De voorzitter of diens plaatsvervanger is uit dien hoofde gerechtigd een vergadering tegen een bepaalde dag en op een door hem te bepalen tijdstip bijeen te roepen.
4. De voorzitter is verantwoordelijk voor het opstellen van een agenda en het tijdig toezenden daarvan aan de leden. De voorzitter bepaalt de vergaderplaats, zit de vergadering voor en draagt zorg voor het opstellen van de notulen.
5. Besluiten op basis van unanimiteit van het samenwerkingsverband kunnen ook buiten een vergadering worden genomen door middel van telefoon, e-mail e.d., mits bevestigd in de eerstvolgende vergadering en aldus in de notulen vastgelegd.
6. Partijen stellen een stuurgroep samen met vanuit iedere partij ieder twee vertegenwoordigers om eventuele geschillen te bespreken en een oplossing tot stand te brengen waar bij de gemeente de rol als onafhankelijk voorzitter vervult.
Artikel 3 Beheer en exploitatie
Partijen stellen uiterlijk twee maanden voor het gezamenlijk ingebruik nemen van de voorzieningen een gebruikersplan op waar in is opgenomen:
a. wie op welke momenten gebruik maakt van aangewezen ruimten;
b. hoe de jaarlijkse inroostering van diverse ruimten wordt bepaald;
c. welke afspraken gehanteerd worden in het dagelijkse beheer van de ruimten zoals openstelling, schoonmaak en onderhoud;
d. wie verantwoordelijk is voor welke exploitatielasten, hoe deze exploitatielasten over partijen wordt verdeeld en hoe de jaarlijkse vastelling van deze exploitatielasten wordt bepaald.
Artikel 4 Communicatie
Partijen maken de afspraak om gezamenlijk en eenduidig te communiceren tijdens het proces van het maken van het integratieplan. Partijen doen daarom gezamenlijk berichten uit en treden gezamenlijk als woordvoerder op. Indien partijen zelfstandig communiceren dan wordt dat gedaan na goedkeuring van de andere partijen over de vorm en de inhoud.
Artikel 5 Duur
Deze overeenkomst gaat met terugwerkende kracht in op 19 maart 2019. De overeenkomst eindigt automatisch zes maanden na officiële opening van de gerealiseerde plannen.
Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend,
Het bestuur van Korfbalvereniging Niek,
Xxxxxxx X. Xxxxxxxxxxx
Het bestuur van de Sportvereniging Pesse,
De xxxx X. Xxxxxxxxxxx
Het gemeentebestuur van Hoogeveen,
Wethouder X. Xxxxx
Datum:
Plaats: