Het Facilitair Bedrijf
functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Het Facilitair Bedrijf
Zoekt een
Administratief medewerker juridisch team
contractueel Niveau: C Rang: C1
Graad: medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 957
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
4.1 Formele deelnemingsvoorwaarden 5
6.1. Module 1: eerste screening 8
6.2. Module 2: screening persoonsgebonden competenties 8
6.3. Module 3: functiespecifieke screening 9
6.4. Niet nodeloos hertesten 9
1 DE VACATURE IN HET KORT
Ben je klantgericht ingesteld? Is administratie echt je ding en ben je goed in deadlines opvolgen? Xxx is deze functie iets voor jou!
Als administratief medewerker bied je ondersteuning bij de administratieve verwerking van overheidsopdrachten die geplaatst worden door Het Facilitair Bedrijf. Je zorgt er voor dat de informatie naar de betrokken partijen tijdig en correct verstuurd wordt en volgt ook de borgstellingen bij overheidsopdrachten op. Je respecteert hierbij steeds de juiste procedures en bewaakt de timing. Daarnaast sta je ook in voor het correct registreren van juridische dossiers op sharepoint zodat de dossiers goed opgevolgd kunnen worden. Op termijn bied je ook ondersteuning bij de communicatie rond raamovereenkomsten. Je zal er onder meer voor zorgen dat de interne klant weet op welke manier hij gebruik kan maken van het raamcontract. Je vat daarvoor op een heldere en wervende manier de relevante informatie uit de overeenkomst samen en zorgt er voor dat deze toegankelijk is voor de interne klant.
2 FUNCTIECONTEXT
Het Facilitair Bedrijf staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en is verantwoordelijk voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de VO maximaal door het aanbieden van ICT- en informatiediensten, -producten en –advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de VO als geheel en de lokale besturen en provincies.
Je komt terecht binnen de afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten. Deze afdeling vervult de rol van aankoopcentrale en kenniscentrum overheidsopdrachten binnen de Vlaamse overheid. De aankoopcentrale zorgt voor het afsluiten van raamovereenkomsten met betrekking tot generieke producten en diensten. De ontwikkeling van deze raamovereenkomsten gebeurt binnen de expertise- driehoek waarin de juridische, economische en technische experten nauw samenwerken. Als kenniscentrum overheidsopdrachten verleent de afdeling advies en begeleiding bij overheidsopdrachten aan alle entiteiten van de Vlaamse overheid. De afdeling biedt ook ondersteuning bij het beleid rond overheidsopdrachten en in het kader van vernieuwende projecten. Ze staat tevens in voor de ontwikkeling en implementatie van e-procurement binnen de Vlaamse overheid.
Je zal worden ingeschakeld binnen het team Ondersteuning Beleid & Aankoop dat zorgt voor de juridische ondersteuning van de aankoopprojecten en de beleidsvoorbereiding en –ondersteuning rond overheidsopdrachten. Het team biedt tevens ondersteuning bij duurzaam aankopen en bij nieuwe aankoopmethodieken. Je wordt ook ingezet voor taken van de andere teams binnen de afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten evenals voor afdelingsbrede opdrachten.
3 TAKENPAKKET
3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de afdeling.
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat | Voorbeelden van activiteiten |
Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben | - Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Detecteren en lezen van relevante documenten - Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) |
Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een (digitaal) klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden | - Klasseren van facturen, brieven, rapporten,… - (Digitaal) archiefbeheer - Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een (digitale) documentatiemap - Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem - Collega’s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn … |
Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. | - Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten … - Doorsturen van gegevens - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier - Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem |
Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. | - Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten - Fotokopies nemen en verspreiden - Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega’s, diensten, chef,… - Inspringen bij afwezigheid van collega’s - Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, infosessies, zorgen voor drank en broodjes - Administratieve opvolging van teamvergaderingen, bv. Reserveren lokalen, opstellen en uitsturen agenda, opmaken verslagen … |
Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen | - Afhalen van de post bij de verzending - Registreren van post van de eigen entiteit - Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn - Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) - Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen - Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden - Opvolgen van correspondentie in PC- systeem - Circulatiemappen verspreiden |
Ondersteuning communicatie en contractbeheer Op termijn ondersteunen bij het contractbeheer en de communicatie van xxxxxxxxxxxxxxxxxx aan de interne klant. | - Samenvatten van de relevante gegevens van een raamovereenkomst aan de hand van sjablonen - Actualiseren van webpagina’s en gegevensbronnen - Opmaken en verspreiden van standaard documenten - Verzamelen, invoeren, verwerken en actualiseren van contractgegevens zoals begin- en einddata, verlengingen… |
Onthaal en telefoon | - Ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv. op infosessies of andere speciale evenementen) |
Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling | - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie - Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten - Verwelkomen van cursisten en docenten - Aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden - Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen |
4 PROFIEL
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden1:
1) Je hebt een secundair diploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00.
Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/
Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald of je hebt geen diploma behaald dat overeenstemt met het niveau van de functie (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs), moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).
Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:
Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma.
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx en tel 0000 00 00 00).
1 Optioneel:: Kandidaten die eerder ontslagen werden in dezelfde functie als de vacante functie kunnen gedurende een periode van 5 jaar niet opnieuw kandideren.
4.2 COMPETENTIES
Technische competenties
• Je hebt basiskennis van het Office 365 pakket (SharePoint, Excel, Word).
Pluspunten
• Basiskennis van overheidsopdrachten is een pluspunt.
Persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
• Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1)
• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
• Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1)
• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
• Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2)
• Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5 AANBOD
• Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
• Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
• Geen fan van files? Bij de Vlaamse overheid kan je rekenen op gratis openbaar vervoer van en naar
je werk of een fietsvergoeding voor je woon-werkverkeer. Je kan ook één of 2 dagen van thuis of een satellietkantoor werken bij de meeste functies.
• Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordelig tarief aansluiten.
• Je hebt recht op een aanvullend pensioen, ook wel ‘tweede pijler’ genoemd, volledig betaald door de
werkgever. Je hoeft dus zelf niets bij te dragen.
• Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
• Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111 (bij 0 jaar anciënniteit). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1.988,54 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
• Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode.
• Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen
• Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later
toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
6 SELECTIEPROCEDURE
6.1. MODULE 1: eerste screening
6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden
Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats in de week van 16 april 2020.
6.1.2. Voorselectie op basis van computergestuurde test
Door middel van een computergestuurde test beoordeelt een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria:
• Eerste toetsing van je persoonsgebonden competenties: communiceren, plannen en organiseren Je kunt de computergestuurde test online invullen tussen 20 april en 26 april.
Deze voorselectie is eliminerend. (Alleen wie op alle computergestuurde testen minstens score 4 behaalt voor het onderdeel ‘rendement’ kan deelnemen aan de volgende module. De 7 hoogst scorende kandidaten op het geheel van de testen worden uitgenodigd voor de volgende module. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn. Als een van de 7 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.).
6.2. MODULE 2: screening persoonsgebonden competenties
Door middel van een interview, een persoonlijkheidsvragenlijst en de testresultaten uit de voorselectie worden volgende competenties bevraagd:
• Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1)
• Samenwerken (niveau 1)
• Zorgvuldigheid (niveau 1)
• Klantgerichtheid (niveau 1)
• Initiatief nemen (niveau 1)
Eén selectieverantwoordelijke en afgevaardigden van de wervende entiteit nemen deze screening af.
Deze module vindt plaats in Brussel op 7 mei 2020 (datum onder voorbehoud).
6.3. MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING
Op basis van een jurygesprek met case beoordelen afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria:
• Je motivatie
• Je visie op en inzicht in de functie
• Je technische competenties
• Je bijkomende persoonsgebonden competenties: plannen en organiseren (niv 2) en communiceren (niv 1).
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Deze module is eliminerend en vindt samen met module 2 plaats in Brussel op 7 mei 2020 (datum onder voorbehoud).
Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je ‘geslaagd of ‘niet geslaagd’ bevonden in de selectieprocedure voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.
Wie slaagt, wordt opgenomen in een wervingsreserve.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.
6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.
7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?
Solliciteer ten laatste op 23 april 2020 via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.
Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na.
Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie.
Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of telefonisch op T 02 553 01 08. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Xxxxxxxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx.
Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingegeven. Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.
8 VRAGEN
Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:
Xxxx Xxxxx
teamhoofd ondersteuning Beleid en Aankoop xxxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xx
0493 24 33 53
Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:
Xxxxx Xxxxxxx selectieverantwoordelijke xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx tel 0000 00 00 00
Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
9 FEEDBACK
Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind mei 2020.
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx met vermelding van het vacaturenummer.
10 RESERVE EN GELDIGHEID
Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van administratief medewerker juridisch team bij Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geslaagden.
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als administratief medewerker juridisch team. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.
De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
Deze werfreserve kan ook gebruikt worden om vacatures als administratief ondersteunende functies op andere standplaatsen in te vullen.
Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd door andere diensten van de Vlaamse overheid voor het invullen van de functie van administratief ondersteunende functies met een salarisschaal gekoppeld aan de graad van medewerker.
Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van administratief ondersteunende functies bij HFB. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden.
Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve.
Het is evident dat eenmaal je in dienst treedt, je niet langer tot de reserve behoort.