Contract

Voorstel Toetreding Metropoolregio Eindhoven tot Stichting Bureau inkoop en aanbestedingen Zuidoost-Brabant (St. Bizob) per 1 januari 2022

Vergadering Algemeen Bestuur

d.d. 15 december 2021

AGENDAPUNT 10

Aan het Algemeen Bestuur,

Sinds 2019 werkt de Metropoolregio Eindhoven voor wat betreft de grotere inkooptrajecten op basis van een dienstverleningsovereenkomst samen met Stichting Bureau inkoop en aanbestedingen Zuidoost- Brabant (Bizob). Deze tijdelijke overeenkomst, welke ongebruikelijk is voor Stichting Bizob, loopt op 1 januari 2022 af.

De Metropoolregio Eindhoven wil gezien de positieve ervaringen de samenwerking voortzetten door formeel toe te treden tot de Stichting Bizob.

Beoogd effect en/of resultaat

Metropoolregio Eindhoven beschikt niet over een zelfstandige inkoopfunctie. Door deel te nemen in Stichting Bizob wordt gebruik gemaakt van zowel procedureel als juridisch gespecialiseerde inkopers zonder daarvoor de interne organisatie te belasten, terwijl er toch sprake is van continuïteit in de bedrijfsvoering op dit onderdeel. Aansluiting bij Stichting Bizob heeft dan ook de volgende beoogde effecten:

• Financieel: betere condities en lagere inkoopkosten als gevolg van schaalvoordelen;

• Kwalitatief: verbeterde specificaties, verkorten van levertijden, doorbreken van machtsposities van leveranciers en toegang tot optimale inkoopexpertise;

• Procesmatig: verbetering en verdere professionalisering van het inkoopproces door externe vakkennis;

• Verdere Samenwerking in de regio: veel gemeenten en gemeenschappelijke regelingen binnen de regio zijn al aangesloten bij Bizob;

• Eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid blijft in stand: ondanks de regionale samenwerking via Bizob kan Metropoolregio Eindhoven haar eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid blijven bepalen. Lokaal specifieke criteria/keuzes blijven mogelijk.

Deelname in Stichting Bizob brengt voor beide partijen ook verplichtingen met zich mee waarvan de belangrijkste kort te benoemen zijn:

• Metropoolregio Eindhoven verplicht zich zo veel als mogelijk samen te werken met Stichting Bizob bij de uitvoering van de inkoop- en aanbestedingstaken op grond van de Aansluitovereenkomst.

• Metropoolregio Eindhoven heeft een afnameverplichting van de in het jaarplan opgenomen dagen tegen de dagvergoeding als bedoeld in het Financieringsreglement (2022: schatting 15 dagen tegen €646 per dag).

• Stichting Bizob verplicht zich tot het leveren van advieswerkzaamheden ten behoeve van inkoop met het streven naar het behalen van voordelen op zowel financieel, kwalitatief als procesmatig gebied.

• Stichting Bizob spant zich in om te voldoen aan de door Metropoolregio Eindhoven gevraagde prioriteitsstelling, rekening houdend met de belangen van andere deelnemers.

• Een exploitatietekort van de Stichting Bizob wordt opgevangen door de deelnemers naar rato van het aantal afgenomen dagen. Metropoolregio Eindhoven is voornemens jaarlijks 15 dagen af te nemen op een totaal van 7.000 door alle deelnemers. Het financiële risico voor de Metropoolregio Eindhoven is daarmee beperkt. Overigens is er sinds de oprichting van de stichting nog nooit sprake geweest van een exploitatietekort.

Conform het bepaalde in artikel 31a van de Wet gemeenschappelijk regelingen zijn de gemeenteraden in de gelegenheid gesteld om hun wensen en bedenkingen kenbaar te maken met betrekking tot het voorgenomen besluit. Hiertoe is op 10 september 2021 een brief gestuurd met het verzoek voor 6 november te reageren zodat uw bestuur in de gelegenheid is op 15 december een besluit te nemen.

Gezien de tot nu toe van gemeenten ontvangen reacties, wensen en bedenkingen kan geconcludeerd worden dat er geen bezwaar is tegen de toetreding van Metropoolregio Eindhoven tot Stichting Bizob op 1 januari 2022. Een overzicht met hierin verwerkt de reacties, wensen en bedenkingen per gemeente zal u worden nagestuurd.

De Commissie van advies voor financiën vergadert op 1 december 2021 over dit voorstel. Het advies van het overleg zal u op de gebruikelijke wijze ter kennis worden gebracht.

Eindhoven, 15 november 2021

Het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven, de voorzitter, de secretaris,

J.A. Jorritsma. xxxxxxx xxx. X. Xxxxxxx.

Het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven;

gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur d.d. 15 november 2021; gehoord de Commissie van advies voor financiën d.d. 1 december 0000

X X X X U I T

1. Aansluiten als deelnemer bij Stichting Bureau inkoop en aanbestedingen Zuidoost-Brabant (St. Bizob) per 1 januari 2022;

2. De directeur/secretaris van de Metropoolregio Eindhoven mandateren de aansluitovereenkomst hiertoe te ondertekenen.

Eindhoven, 15 december 2021 Het Algemeen Bestuur,

de voorzitter, de secretaris,