HET GEVEN VAN EEN ZAKELIJK GESCHENK
48A
HET GEVEN VAN EEN ZAKELIJK GESCHENK
A. SAMENVATTING
B. TOEPASSELIJKHEID
C. DEFINITIES
D. BELEID
Bijlage 1 - Definities
Bijlage 2 - Voorafgaande goedkeuringen
A. SAMENVATTING
Werknemers van United Technologies Corporation mogen zakelijke geschenken, zoals promotieartikelen, maaltijden en andere vormen van universeel erkende gastvrijheid, aanbieden en geven indien deze geschenken redelijk zijn qua waarde en frequentie, betrekking hebben op wettige bedrijfsactiviteiten en openlijk en transparant worden gegeven. Zakelijke geschenken die worden aangeboden of gegeven om op corrupte wijze te beïnvloeden, of die de schijn van corruptie of ongepastheid kunnen opwekken (zoals geschenken die luxe, frequent, onprofessioneel, niet betrekking hebbende op de bedrijfsactiviteiten of verborgen zijn), zijn ten strengste verboden, aangezien deze in strijd zijn met de kernwaarden van UTC, bedrijfsmiddelen misbruiken en het bedrijf blootstellen aan aanzienlijke verplichtingen krachtens wetten betreffende anticorruptie, overheidscontracten en verwante wetten. Werknemers zullen ervoor zorgen dat alle zakelijke geschenken die aan derden worden aangeboden en gegeven, voldoen aan de volgende UTC-standaard: onregelmatige en geschikte blijken van waardering en professionele gunsten.
B. TOEPASSELIJKHEID
United Technologies Corporation, zijn Bedrijfseenheden, dochterondernemingen, divisies en anderen gecontroleerde bedrijfsentiteiten en activiteiten (“operationele eenheden”), en alle directeuren, functionarissen en werknemers daarvan, wereldwijd (gezamenlijk, “UTC”). Dit Beleid en CPM 7: Belangenverstrengeling (waarin de ontvangst van zakelijke geschenken door werknemers van UTC wordt geregeld) vervangen bijlage bij de Ethische code: Het geven en ontvangen van zakelijke geschenken. Politieke bijdragen, filantropische donaties en gesponsorde reizen worden geregeld door CPM 5: Contacten met de overheid, CPM 11: Filantropische donaties en CPM 48B: Reis van een derde sponsoren, respectievelijk.
C. DEFINITIES
“Corporate” verwijst naar het hoofdkantoor van UTC en “bedrijfseenheid” verwijst naar Otis Elevator Company, Xxxxx & Whitney, UTC Aerospace Systems, UTC Climate, Controls & Security en United Technologies Research Center. “CPM” verwijst naar het Corporate Policy Manual (CPM; Handleiding bedrijfsbeleid) Andere vetgedrukte termen worden gedefinieerd in Bijlage 1.
D. BELEID
1. Algemene vereisten. Vóór het aanbieden of geven van een zakelijk geschenk zullen werknemers zich ervan verzekeren dat het toegestaan is (en niet verboden) volgens dit Xxxxxx en zullen zij alle vereiste goedkeuringen verkrijgen. Alle zakelijke geschenken worden geboekt.
a. Toegestane zakelijke geschenken. Zakelijke geschenken mogen worden aangeboden en gegeven indien deze:
▪ redelijk zijn qua waarde en frequentie;
▪ overeenkomen met universeel erkende vormen van gastvrijheid;
▪ betrekking hebben op een vastgelegd zakelijk doel; en
▪ openlijk en transparant worden aangeboden en gegeven.
De lokale gebruiken en gewoontes en de status van de gever en ontvanger kunnen bij het bepalen van de redelijkheid en overeenkomstigheid in overweging worden genomen, maar alle zakelijke geschenken moeten uiteindelijk aan de volgende UTC-standaard voldoen: “onregelmatige en geschikte blijken van waardering en professionele gunsten.”
b. Verboden zakelijke geschenken. Zakelijke geschenken mogen niet worden aangeboden, gegeven of mogelijk worden gemaakt indien:
▪ verboden krachtens beleidsdocumenten van UTC of bekende beleidsdocumenten van de organisatie van de ontvanger;
▪ dit een corrupte betaling zou vormen of de schijn van een corrupte betaling zou wekken;
▪ luxe, in de vorm van cash of frequent (d.w.z. een patroon of praktijk van herhaaldelijke zakelijke geschenken (zelfs van nominale waarde) aan dezelfde ontvanger);
▪ onprofessioneel (zoals van seksuele aard of een vorm van pornografische locatie of entertainment1) of anderszins niet in overeenstemming met universeel erkende vormen van gastvrijheid;
▪ een zakelijk doel ontbreekt of niet is bevestigd;
▪ in enig opzicht verborgen of niet-transparant (zoals aangeboden, gegeven of gefinancierd door enige derde (waaronder enige verkoper) of uiteindelijk gefinancierd met persoonlijke bijdragen van een werknemer van UTC); of
▪ dit de schijn van ongepastheid kan opwekken of de reputatie van UTC kan beschadigen.
c. Voorafgaande toestemmingen. Werknemers zullen de toestemmingen in Bijlage 22 verkrijgen voordat zij bepaalde zakelijke geschenken aanbieden of geven. Zakelijke geschenken die in combinatie met een gesponsorde reis zijn voorgesteld, dienen aan de voorwaarden van Hoofdstuk D1(a) te voldoen, maar moeten worden bekendgemaakt en goedgekeurd in overeenstemming met CPM 48B: Reis van een derde sponsoren. Goedkeurders zullen en kunnen enig zakelijk geschenk dat verboden is volgens Hoofdstuk D1(b) van dit Beleid, niet goedkeuren.
d. Boeking. Werknemers zullen alle gegeven zakelijke geschenken verwerken in overeenstemming met de beleidsregels en -procedures van UTC betreffende zakelijke uitgaven. UTC zal enige zakelijke geschenken die verboden zijn onder Hoofdstuk D1(b) van dit Beleid niet vergoeden, ongeacht of voorafgaande toestemming is vereist.
2. Boeken en bescheiden. Elke Operationele eenheid zal alle door haar werknemers gegeven zakelijke geschenken onmiddellijk opnemen en nauwkeurig weergeven in haar boeken en bescheiden.
3. Register. Corporate en elke bedrijfseenheid zal een of meer (indien gepast) registers instellen en onderhouden waarin verzoeken van een operationele eenheid voor zakelijke geschenken worden opgenomen die voorafgaande toestemming vereisten conform Bijlage 2. Het register zal alle relevante gegevens van het verzoek bevatten, met inbegrip van, zonder beperkingen, omschrijving, waarde, zakelijk doel, datum, (naam, titel van) gever en ontvanger(s), organisatie van de ontvanger, evenals het uiteindelijke besluit (goedgekeurd/geweigerd).
1 De federale overheid van de Verenigde Staten hanteert een zerotolerance-beleid betreffende mensenhandel en activiteiten die daar betrekking op hebben. Zie Federal Acquisition Regulation deel 22.17. UTC en zijn werknemers zal/zullen zich niet bezighouden met vormen van mensenhandel of activiteiten die daar betrekking op hebben (met inbegrip van, zonder beperkingen, commerciële seksuele uitbuiting) gedurende de termijn van de uitvoering van een contract of subcontract met de federale overheid van de Verenigde Staten. Zie CPM 4: Bedrijfsethiek en gedrag bij het sluiten van een overeenkomst met de Amerikaanse overheid.
2 Bedrijfseenheden zullen beleidsregels, procedures en/of richtlijnen hanteren en uitvoeren om ervoor te zorgen dat de nominale waarde en de drempelwaarde van de USD, uiteengezet in Bijlage 2, op de juiste wijze worden vastgesteld (indien nodig op regionaal of nationaal niveau) om de belangrijke verschillen in de koopkrachtpariteit van niet-Amerikaanse ontvangers aan te geven en om te voldoen aan alle toepasselijke wetten en voorschriften waaraan de ontvangst van zakelijke geschenken door overheidsfunctionarissen is onderworpen. In Bijlage 2 zijn de minimale goedkeuringsvereisten vastgesteld; bedrijfseenheden en operationele eenheden mogen aanvullende beperkingen (zoals waarde-/frequentiebeperkingen), voorwaarden of goedkeuringen opleggen, en mogen procedures toepassen voor een verzameling goedkeuringen in verband met evenementen waarbij meerdere ontvangers aanwezig zijn of bij een terugkerend gebruik van een aangewezen forum voor verschillende ontvangers (bv. toegangskaarten).
BIJLAGE 1: DEFINITIES
Gelieerd bedrijf verwijst naar een entiteit:
▪ die zeggenschap uitoefent over de entiteit waarnaar is verwezen; of
▪ waarop de entiteit waarnaar is verwezen, zeggenschap uitoefent; of
▪ die, samen met de entiteit waarnaar is verwezen, onder gezamenlijke controle staat van een andere entiteit.
Boeken en bescheiden is beschreven in CPM 48: Anticorruptie.
Zakelijk geschenk verwijst naar iets van waarde dat door of namens UTC aan enige derde wordt aangeboden of gegeven, waarbij een volledige vergoeding (zoals geld of een artikel met dezelfde eerlijke marktwaarde) niet als tegenprestatie wordt ontvangen. Zakelijke geschenken omvatten, zonder beperkingen, materiële goederen (zoals souvenirs, memorabilia, promotieartikelen, enz.), gastvrijheid (zoals eten en drinken dat tijdens zakelijke besprekingen of evenementen wordt geconsumeerd), voorrechten (zoals lidmaatschappen) en sociale activiteiten (zoals culturele of sportevenementen, golf, andere vormen van vermaak, enz.), ongeacht of deze zaken plaatsvinden in een gebouw van UTC, evenals een gesponsorde reis. De verstrekking van een gesponsorde reis wordt geregeld door CPM 48B: Reis van een derde sponsoren.
Zakelijk doel verwijst naar activiteiten, gedragingen of evenementen die worden ondernomen met als voornaamste doel het bevorderen van de zaken en regulerende belangen en aangelegenheden van UTC via ethische, wettige en legitieme middelen, zoals onder meer:
▪ het promoten, demonstreren of toelichten van de producten of diensten van UTC;
▪ het onderhandelen en uitvoeren van contracten voor de verkoop daarvan; of
▪ activiteiten, gedragingen of evenementen die vereist zijn ter ondersteuning van het voorgaande (zoals besprekingen tussen senior managers of teams voor contractonderhandelingen, controles van de locaties van productie en installatie van UTC, toetsing van de training of de training betreffende de producten en diensten van UTC, enz.).
Cash verwijst naar het volgende, om het even welk bedrag:
▪ een wettig betaalmiddel van enigerlei soort (waaronder rode enveloppen op feestdagen/tijdens festivals);
▪ equivalenten van cash; d.w.z. middelen en voorwerpen die:
🢭 gemakkelijk in te wisselen zijn voor cash (zoals cheques, reischeques, instrumenten aan toonder, biljetten en vergelijkbare middelen);
🢭 geruild kunnen worden als de facto betaalmiddel of als deel van een fungibele ruil of van praktijken waarbij een ontvangen cadeau weer cadeau wordt gedaan (zoals materiële of immateriële (digitale) prepaid cadeaubonnen of coupons (waaronder de zogenoemde mooncake-coupons) en sigaretten (anders dan voor onmiddellijke consumptie)); of
▪ effecten (zoals aandelen of schuldpapieren van enigerlei soort).
Zeggenschap verwijst naar de macht, direct of indirect, om:
▪ meer dan 50% van de effecten van een entiteit bij stemming te verkiezen en om leden van het bestuursorgaan van de entiteit aan te stellen; of
▪ de richting van de dagelijkse zakelijke besluiten en beleidsregels van een entiteit aan te geven of te veroorzaken, via het bezit van stemrechtverlenende effecten, ten gevolge van een contract of anders.
Corrupte betaling is beschreven in CPM 48: Anticorruptie.
Entiteit verwijst naar enig(e) rechtspersoon, naamloze vennootschap, partnerschap, eenmanszaak, trust, vergelijkbare entiteit, al dan niet gericht op het maken van winst.
Luchtvaartautoriteit van de overheid (LAO) is beschreven in CPM 48B: Xxxx van een derde sponsoren.
Overheid verwijst naar enige:
▪ overheid, in Amerika of niet in Amerika, op nationaal, regionaal, provinciaal of lokaal/gemeentelijk niveau;
▪ Luchtvaartautoriteit van de overheid;
▪ luchtvaartmaatschappij die (geheel of ten dele) in bezit is van of beheerd wordt door een overheid;
▪ Entiteit die namens een overheid in een officiële hoedanigheid fungeert;
▪ Entiteit, bedrijf of onderneming waarover een overheid zeggenschap uitoefent;
▪ politieke partij;
▪ publieke internationale organisatie (zoals de Verenigde Naties, Wereldbank, Wereldhandelsorganisatie, Internationale Burgerluchtvaartorganisatie, enz.); of
▪ afdeling, agentschap, subafdeling of instantie van een van het voornoemde.
Overheidsfunctionaris verwijst naar enige directeur, functionaris of werknemer (verkozen of aangesteld) van een
overheid, of enige kandidaat voor een van deze posities.
Nominale waarde verwijst naar een waarde van ≤ USD 50, indien aangepast wegens koopkrachtpariteit.
Filantropische donatie(s) is beschreven in CPM 11: Filantropische donaties.
Politieke bijdrage(n) is beschreven in CPM 5: Contacten met de overheid.
Promotieartikelen verwijst naar enig materieel goed, dat normaal gesproken de nominale waarde niet overschrijdt, waarop de naam of het logo van UTC of zijn producten of diensten staat (bv. modelvliegtuig/-motor, kleding, bedrijfs-/kantoorparafernalia (zoals koffiemokken, schrijfblokken, pennen, mappen), gedenkplaten of andere artikelen als aandenken en sportparafernalia, enz.).
Verbonden partij verwijst naar, met betrekking tot:
▪ een persoon, iemand die deel uitmaakt van de naaste of uitgebreide familie van een dergelijke persoon, met inbegrip van, zonder beperkingen, ouders, broers, zussen, echtgenoten, ooms, tantes, neven en nichten;
▪ een entiteit, een gelieerd bedrijf van een dergelijke entiteit.
Gesponsorde reis is beschreven in CPM 48B: Reis van een derde sponsoren.
Derde verwijst naar, met betrekking tot:
▪ een persoon, elke persoon die niet in dienst is van United Technologies Corporation of enig gelieerd bedrijf
van United Technologies Corporation;
▪ een entiteit, elke entiteit die niet United Technologies Corporation of een gelieerd bedrijf van United Technologies Corporation is (voor de doelen van dit Beleid vallen joint-venturepartners en verkopers van UTC, en hun respectievelijke gelieerde bedrijven, onder derden).
Waarde verwijst naar de werkelijke of geschatte eerlijke marktprijs van een bepaald zakelijk geschenk. Alle waarden die in dit Beleid zijn vermeld voor zakelijke geschenken, zijn de limieten 'per persoon'. De waarde van alle zakelijke geschenken die in verband met één evenement of plechtigheid zijn gegeven of ontvangen, moet worden opgeteld om de redelijkheid en de toepasselijke limiet 'per persoon' onder dit Xxxxxx juist te berekenen. Cocktails, een diner en tickets voor een theatervoorstelling die op één avond aan een persoon worden verstrekt, en afzonderlijk minder bedragen dan de nominale waarde, maar opgeteld de nominale waarde overschrijden, worden ten behoeve van dit Beleid beoordeeld als de nominale waarde overschrijdend.
Verkoper verwijst naar enige bestaande of potentiële contractant van een derde of leverancier van materialen of diensten aan UTC.
BIJLAGE 2: VOORAFGAANDE GOEDKEURINGEN
ALLE ZAKELIJKE GESCHENKEN (WAARONDER GECONSUMEERD VOEDSEL/DRANKEN) MOETEN, ONGEACHT OF VOORAFGAANDE GOEDKEURING IS VEREIST, VOLDOEN AAN HOOFDSTUK D1(a) VAN DIT BELEID EN MOETEN WORDEN VERWERKT IN OVEREENSTEMMING MET DE BELEIDSREGELS EN PROCEDURES VAN UTC BETREFFENDE ZAKELIJKE UITGAVEN. GOEDKEURDERS ZULLEN (EN KUNNEN) ENIG ZAKELIJKE GESCHENK DAT VERBODEN IS ONDER HOOFDSTUK D1(b) VAN DIT BELEID NIET GOEDKEUREN EN UTC ZAL EEN DERGELIJK GESCHENK NIET VERGOEDEN.
Tabel 1: Voorgestelde ontvanger is geen overheidsfunctionaris
# | VOORGESTELD ZAKELIJK GESCHENK | VOORAFGAANDE GOEDKEURING |
1 | ▪ Eten/drinken dat geconsumeerd is tijdens zakelijke besprekingen of evenementen; of ▪ zakelijke geschenken anders dan geconsumeerd eten/drinken ≤ nominale waarde | Geen |
2 | ▪ Promotieartikelen ≤ nominale waarde, maar afwijkend van de toepasselijke catalogusrichtlijnen; of ▪ zakelijke geschenken anders dan geconsumeerd eten/drinken > nominale waarde , maar met een waarde van ≤ USD 100 | Controleur |
3 | Zakelijke geschenken anders dan geconsumeerd eten/drinken met een waarde van > USD 100 | ECO |
Tabel 2: Voorgestelde klant is een overheidsfunctionaris in een Amerikaanse staat of regio of een niet- Amerikaanse overheidsfunctionaris*
# | VOORGESTELD ZAKELIJK GESCHENK | VOORAFGAANDE GOEDKEURING |
1 | ▪ Eten/drinken dat geconsumeerd is tijdens zakelijke besprekingen of evenementen ≤ nominale waarde; of ▪ promotieartikelen ≤ nominale waarde, wijkt niet af van de toepasselijke catalogusrichtlijnen | Geen |
2 | Zakelijke geschenken anders dan #1 ≤ nominale waarde | Controleur |
3 | Zakelijke geschenken > nominale waarde, maar met een waarde van ≤ USD 100 | Controleur en ECO |
4 | Zakelijke geschenken met een waarde van > USD 100 | Controleur, ECO en juridische adviseur |
*Zakelijke relaties met Amerikaanse nationale/regionale overheden en niet-Amerikaanse overheden worden geregeld door een groot aantal wetten en voorschriften die de ontvangst van zakelijke geschenken door Amerikaanse nationale/regionale overheidsfunctionarissen en niet-Amerikaanse overheidsfunctionarissen in veel gevallen beperkt of verbiedt. Bij het overwegen van een zakelijk geschenk voor een Amerikaanse nationale/regionale overheidsfunctionaris of een niet-Amerikaanse overheidsfunctionaris, zullen werknemers dientengevolge voordat zij het geschenk aanbieden of geven, overleggen met hun ECO of juridische adviseur om zich ervan te verzekeren dat het niet verboden is onder toepasselijke wetten en voorschriften. Zakelijke geschenken anders dan #1 en/of #2 van bovenstaande tabel 2 voor Amerikaanse nationale/regionale overheidsfunctionarissen en niet-Amerikaanse overheidsfunctionarissen worden afgeraden.
Tabel 3: Voorgestelde ontvanger is een federale overheidsfunctionaris van de Verenigde Staten of een contractant op hoog niveau van de federale overheid van de Verenigde Staten, of het geven heeft betrekking op een transactie van de federale overheid van de Verenigde Staten**
# | VOORGESTELD ZAKELIJK GESCHENK | VOORAFGAANDE GOEDKEURING |
1 | Redelijke levensmiddelen en drankjes (zoals donuts, koffie, frisdrank) die zijn geconsumeerd tijdens zakelijke besprekingen of evenementen in het gebouw van UTC, maar niet aangeboden als onderdeel van een maaltijd | Controleur |
2 | Promotieartikelen < USD 20, niet afwijkend van toepasselijke catalogusrichtlijnen | Controleur en ECO |
3 | Zakelijke geschenken anders dan #1 of # 2 | Controleur, ECO en de compliance adviseur van de Amerikaanse overheid |
**Zakelijke relaties met de federale overheid van de Verenigde Staten worden strikt geregeld door complexe wetten en voorschriften, die de ontvangst van zakelijke geschenken door federale overheidsfunctionarissen van de Verenigde Staten en bepaalde contractanten van de federale overheid van de Verenigde Staten in veel gevallen beperkt of verbiedt. Het geven van luxe of frequente zakelijke geschenken aan een federale overheidsfunctionaris van de Verenigde Staten met een aanbestedingsfunctie (zie voor de algemene regels Federal Acquisition Regulation §3.104), of aan een werknemer of vertegenwoordiger van een contractant van de federale overheid van de Verenigde Staten op hoger niveau dan UTC , kan bijvoorbeeld worden beschouwd als een misdrijf. Op dezelfde manier moeten werknemers, als ze een zakelijk geschenk overwegen voor een federale overheidsfunctionaris van de Verenigde Staten of werknemer of vertegenwoordiger van een contractant op hoog niveau van de federale overheid van de Verenigde Staten, of met betrekking tot een transactie van de federale overheid van de Verenigde Staten, overleggen met een juridisch adviseur voordat zij een geschenk aanbieden of geven om er zeker van te zijn dat het nadrukkelijk wordt toegestaan krachtens de toepasselijke wetten en voorschriften. Zakelijke geschenken anders dan punt # 1 en/of #2 van bovenstaande tabel 3 voor federale overheidsfunctionarissen van de Verenigde Staten worden in hoge mate ontmoedigd en zakelijke geschenken anders dan punt #1 en/of #2 van bovenstaande tabel 3 voor federale overheidsfunctionarissen van de Verenigde Staten met een aanbestedingsfunctie of voor werknemers of vertegenwoordigers van een contractant van de federale overheid van de Verenigde Staten op hoger niveau dan
UTC, zijn verboden. Voor de doelen van tabel 3: een transactie van de federale overheid van de Verenigde Staten verwijst naar: (1) een transactie betreffende de verkoop van enig(e) product of dienst van UTC naar enige: (a) federale overheid of overheidsfunctionaris van de Verenigde Staten; of (b) entiteit, bedrijf, onderneming, agentschap of instantie waarin de federale overheid van de Verenigde Staten een belang van meer dan 50% heeft of zeggenschap uitoefent (in gevallen waarbij de federale overheid van de Verenigde Staten een belang van 50% of minder heeft, zal de door de bedrijfseenheid gestuurde Compliance adviseur van de Amerikaanse overheid of de UTC VP GEC/aangewezen persoon bepalen of de transactie een transactie van de federale overheid van de Verenigde Staten is); of (2) wetgevende, regulerende of andere handeling van onthouding van de federale overheid van de Verenigde Staten die invloed heeft op de activiteiten van UTC.