Module Verlof

Het doel van de module Xxxxxx valt samen met de essentie van Xxxxx.xxx HRM, nl. Selfservice. In dit geval selfservice voor wat betreft het aanvragen van verlof en de geautomatiseerde workflow achteraf en vooraf.

Door deze module te gebruiken is het mogelijk dat medewerkers automatisch verlofuren of ʹdagen krijgen toegewezen, dat zij zelf verlof kunnen aanvragen wat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan een aangewezen persoon (manager of rolvervuller). Daarnaast geeft dit ook inzicht in verlofaanspraken, verlofsaldi, eventueel rekening houdend met een in te richten verjaring. Uiteraard zijn er verschillende standaard rapporten rondom verlof beschikbaar.

Ook het verkopen van verlof kan gerealiseerd worden met behulp van deze module.

1.2 Voor welke (soort) klanten is deze module?

In principe kan elke klant gebruik maken van deze module. Gezien het selfservice-karakter is een eigen pc of toegang tot een pc (met eigen gebruikersaccount) wel een voorwaarde. Voor (buitendienst)medewerkers in de zorg is dit wellicht lastig. Echter, dat is te ondervangen door gebruik van de Visma Talent App.

1.3 Wat zijn de (technische) voorwaarden voor het gebruik van deze module?

Er zijn geen specifieke, technische, extra voorwaarden.

De module Xxxxxx werkt niet met verwijzingen en kan evt. slechts voor één bedrijf worden ingericht.

1.4 Welke keuzes moet de klant maken?

Voorafgaande aan de inrichting moet duidelijk geworden zijn welke keuzes de klant heeft gemaakt en de ratio daarachter. Een en ander zal in een implementatierapport zijn vastgelegd:

x Welke, hoeveel definities, uren of dagendefinities? Boekbaar, buitengewoon, feestdagen

x Goedkeuringsworkflow: wie gaat goedkeuren? Evt. Volgorde? Manager of rol? Uitzonderingen?

Automatische goedkeuring

x Prioriteiten (bij samenloop met verzuim, onderling met andere definities)

x Aanspraken, evt. extra aanspraken, rekenregels

x Ziektebonus

x Hoe omgaan met correcties

x Verjaring?

x Hoe omgaan met saldi bij einde dienstverband en/of contract?

x Digitale verlofkaart inrichten?

Functionele beschrijving Pagina 2 van 29

2.Inrichting van de module

Op basis van de gemaakte keuzes met de daarachter liggende ratio, dienen de volgende stappen genomen te worden:

1. Verlofgroep en -definities maken

2. Evt. omwissel- en/of transactieregels maken

3. Arbeidsvoorwaarden Verlof maken en definities en evt. omwisselegels toevoegen

4. In de module Persoonsgegevens, deze arbeidsvoorwaarde koppelen op persoonsniveau of groepsgewijs bijwerken Arbeidsvoorwaarden

2.1 Verlofdefinities

In een verlofgroep kunt u bijvoorbeeld voor bepaalde onderscheiden groepen medewerkers het verlof (definities, omwisselregels en/of beperkingen) groeperen. Denk aan buitendienst vs. binnendienst medewerkers. U zou ook een verlofgroep kunnen definiëren op basis van locatie (medewerkers Buitenland vs. medewerkers Nederland). Per groep kunt u dan specifieke, andere definities, omwisselregels en/of beperkingen inrichten.

Verlofgroep

Ga naar Onderhoud, Definities. Klik met de rechtermuisknop op Definities en kies voor toevoegen Verlofgroep. Voer de naam van de verlofgroep in en klik op akkoord.

Definitie

Ga naar Onderhoud, Definities. Klik met de rechtermuisknop op de gedefinieerde of betreffende verlofgroep en kies voor toevoegen Boekbaar verlof.

Er zijn 3 soorten verlof: boekbaar, buitengewoon en vastgelegd verlof.

Het belangrijkste verschil (voor Xxxxx.xxx HRM) is dat bij ďŽĞŬďĂĂƌ ǀĞƌůŽĨ ĚĞ ƐĂůĚŝ ǁŽƌĚĞŶ ŶĂĂƌ ŚĞƚ ǀŽůŐĞŶĚĞ ũĂĂƌ͕ ƚĞƌǁŝũů Ğƌ ďŝũ ďƵ deze dagen/uren en dat er geen saldi zijn die overgaan naar het volgende jaar. Het vastgesteld verlof

wordt gebruikt voor bijvoorbeeld de nationale feestdagen en evt. bedrijfsdagen. Let op: buitengewoon en vastgesteld verlof ͞ŬŽƐƚĞŶ͟ ĚĞg eeŵn ĞdaĚgenĞ, eǁnĞis ƌerŬgeĞenƌspƐrake van een saldo.

Functionele beschrijving Pagina 3 van 29

Boekbaar verlof

Een boekbaar verlofdefinitie bestaat uit 7 tabbladen.

Tabblad Algemeen

x Bevat naam, bijvoorbeeld Wettelijk verlof en evt. een omschrijving. De info in dit omschrijvingsveld wordt op de verlofkaart getoond onder

x Bevat de ingangsdatum. Per deze datum geldt deze te definiëren verlofdefinitie met deze relevante inrichting. Peildatum, zie opmerking tijdvak.

x Verlofperiode. Default staat de waarde op dag 1 van maand 1, ergo 1 januari. Het is mogelijk om een afwijkende verlofperiode te hanteren, maar dit komt zelden voor.

x Standaard uren per dag. Default waarde is ook 8 uren.

x Door kleuren kunt u evt. zichtbaar maken welk verlof zichtbaar is op de verlofkaart en of het een aangevraagd of geaccordeerd verlof betreft.

x Verwerkingsprioriteit. Met behulp van deze prioriteit kan ingericht worden wat, ingeval van samenloop van deze verlofdefinitie met een andere verlofdefinitie en/of een verzuimdefinitie, prevaleert. In andere definities, maar ook in verzuimdefinities moet een verwerkingsprioriteit ingericht worden. Xxxxx.xxx HRM zal bij samenloop deze onderlinge prioritering wegen en als zodanig verwerken.

x Weergave prioriteit: wat (welke kleur) wordt op de kalender ingeval van samenloop met andere verlof- en/of verzuimdefinities getoond op de verlofkalender en het verzuimdashboard, (maar ook in het verzuimdashboard, verzuimafdelingskalender, verlof afdelingskalender en het fotoalbum van de organisatie). Dit is afhankelijk van de weging van de ingerichte weergave-prioriteiten.

Functionele beschrijving Pagina 4 van 29

x Advies: voer bij weergave in principe dezelfde prioriteit in als bij verwerking. Dan is duidelijk wat prevaleert op een bepaalde dag en of dus verlof al dan niet wordt afgeschreven. Het is uiteraard mogelijk om hier bewust van af te wijken, anticipeer hier op.

x Prioriteit lijstvolgorde: volgens welke prioriteit, op welke plaats in het dropdown-lijstje (als in de verlofkalender op een datum of datumreeks geklikt wordt) beschikbare/te kiezen definities is deze in te richten verlofdefinitie zichtbaar? Met de prioriteiten lijstvolgorde kunt u sturen welke verlofdefinitie als eerste/default gekozen wordt.

x Registratie in uren/dagen: spreekt voor zich. LET OP: dit is een eenmalige, definitieve keuze! Als op akkoord of toepassen is geklikt, verdwijnt deze optie!

x Salariscomponentnr: op welk componentnummer wordt het verlof gefinancierd.

x Optioneel: importcode. Deze code is van belang als verlofaanvragen worden geïmporteerd uit een extern bestand.

x Optioneel: exportcode. Deze code wordt gebruikt voor export tbv. externe systemen.

x Afronding verlofaanvragen en-aanspraken: hier kan ingericht worden óf en hoe Xxxxx.xxx HRM moet afronden.

x Nog niet goedgekeurde aanvragen/aanspraken meetellen bij berekening saldo is default van toepassing.

x Boekingsgroep: hier kunt u aangeven of deze verlofdefintie deel uit maakt van een boekingsgroep, zo ja, welke.

x Groepsprioriteit: de prioriteit van de boekingsgroep.

Tabblad Aanspraken

x Hoeveel uren of dagen (afhankelijk welke keuze eerder is gemaakt op tabblad Algemeen) worden toegekend.

x dŽĞŬĞŶŶŝŶŐͬŐĞŶĞƌĞƌĞŶ ƉĞƌ ũĂĂƌ͕ ƉĞƌ Ϯ ŵĂĂŶĚĞŶ͕

om iedere 1 jaar te kiezen. Dat betekent nl. dat afhankelijk van de inrichting op tabblad Algemeen (verlofperiode, welke dag, welke maand), op die dag duidelijk is hoeveel verlofdagen/uren voor dat jaar toegekend zijn. Dit totaal is ook direct beschikbaar in te plannen. Als gekozen wordt voor iedere maand, dan wordt iedere maand het ingevoerde aantal verlofdagen/uren gegenereerd. Echter, dit kan evt. beletten dat verlof, langer dan het tot dan in maanden opgebouwde aanspraken, niet ĂĂŶŐĞǀƌĂĂŐĚ ŬĂŶ ǁŽƌĚĞŶ͙

x Of bij het genereren van verlofaanspraken rekening gehouden moet worden met een evt. deeltijdpercentage en/of met een evt. in-/uitdiensttredingsdatum gedurende de verlofperiode, is default van toepassing.

Functionele beschrijving Pagina 5 van 29

x Max. deeltijd factor: als er werknemers zijn die meer werken dan een factor 1, dan zal ontstaan in principe meer verlofaanspraken. Als dat niet de bedoeling is, dan kan max. factor 1 ingevoerd worden.

Optioneel: extra verlofaanspraken. Klik op Toevoegen.

Er zijn 3 categorieën, ofwel 3 criteria op basis waarvan evt. extra verlofaanspraken automatisch kunnen worden gegenereerd:

Leeftijd, dienstjaren en salarisschaal.

Per categorie moeten specifieke parameters (welke criteria) ingericht worden met bijpassende specifieke rekenregels en evt. afgeleide rekenregels/inrichting.

Leeftijd/dienstjaren/salarisschaal:

x Gerechtigd aan begin van verlofberekeningsperiode: als de medewerker op deze datum voldoet aan de criteria dan zullen de extra verlofaanspraken op de genereerdatum (= begin van de verlofperiode ʹzie tabblad Algemeen) toegekend worden. Bereikt medewerker dus na deze datum een ingerichte leeftijd of salarisschaal dan worden in deze verlofperiode deze extra verlofaanspraken NIET toegekend.

x Gerechtigd aan eind van verlofberekeningsperiode: het systeem anticipeert op genereerdatum of en wie op einde verlofperiode zal voldoen aan de criteria en zal per genereerdatum de extra verlofaanspraken toekennen. In het zojuist gebruikte voorbeeld zal met deze rekenmethode aanspraakregel wél extra verlofaanspraken worden toegekend per genereerdatum.

x Gerechtigd jaarlijks op aanvangsdatum dienstverband: of de medewerker voldoet aan de criteria

ǀŝŶĚƚ ƉůĂĂƚƐ ͞ŽƉ͟ ĂĂŶǀĂŶŐƐĚĂƚƵŵ ĚŝĞŶƐƚǀĞƌďĂŶĚ͘

x Gerechtigd op door gebruiker opgegeven datum: dit is een jaarlijks terugkerende dag, waarop het extra verlof wordt toegekend

x Gerechtigd op vaste datum: dit is één datum, bijv. een peil- of referentiedatum, waarop aan de criteria voldaan moet zijn.

x Gerechtigd voor (X) of meer dagen in periode: het extra verlof wordt alleen toegekend als de

medewerker y ĚĂŐĞŶ ǌŝƚ ŝŶ ĚĞ ŽƉŐĞŐĞǀĞŶ oĐpgĂegƚevĞenŐŽƌŝĞ;͞Ő

Functionele beschrijving Pagina 6 van 29

periode: dus als de medewerker een x aantal dagen een bepaalde leeftijd heeft, of een x aantal dagen in een bepaalde salarisschaal zit of als hij/zij een x aantal dagen in een bepaald dienstjaar zit.

x Alleen alles als begin voor of einde na deze dag: als het contract op of voor deze dag in de opgegeven periode begint wordt het volledige verlof toegekend. Na deze dag in de periode zal het verlof pro rata worden toegekend. Bij datum einde contract wordt het verlof op of voor deze dag in de periode pro rata toegekend. Bij vertrek na deze dag krijgt de medewerker volledige toekenning van het verlof.

x Pro rata: het verlof wordt naar verhouding berekend en toegekend, rekening houdend met begin en einde contract, hieronder de mogelijkheden:

o Naar verhouding aan begin/eind van recht op: de rechten voor extra verlof gaan gelden/stoppen vanaf de dag dat iemand binnen/buiten de categorie valt.

o Alleen hele maand toekennen als gerechtigd voor volledige maand: bij de start extra verlofrechten pas toekennen vanaf de eerste volledige maand. Bijvoorbeeld, medewerker wordt op 10 september 50 jaar, waardoor hij aan het criterium zou voldoen. Dan worden de extra verlofrechten toegekend met ingang van oktober.

o Hele maand toekennen als gerechtigd voor deel van de maand: bij de start de hele maand toekennen ook als de medewerker maar voor een deel van de maand binnen de categorie valt.

o Hele maand toekennen als gerechtigd voor x dagen of meer van de maand: bij de start de hele maand pas toekennen als de medewerker een x aantal dagen of meer aan het criterium voldoet

Klik op Opslaan (dit is v.w.b. de inrichting extra verlofaanspraak), dit is ook nodig in de definitie zelf.

Tabblad Ziekte

Op dit tabblad kan ingericht worden of en op welke manier ziekte gevolgen heeft op verlofaanspraken.

Zo is het mogelijk om te belonen m.b.v. ĞĞŶ ƉŽƐŝƚŝĞǀĞ ĂĂŶƉĂƐƐŝmŶ.bŐ.v. eeĞn Ŷ ƚĞ negatieve aanpassing.

De Verlof module kan belonen op basis van ziekmeldingen, zieke werkuren, zieke kalenderdagen of zieke werkdagen. Zet een vinkje in checkbox Positieve aanpassing, selecteer het betreffende criterium en klik op toevoegen. Er verschijnt een popup waarin het criterium nader wordt ingegeven en de ďŝũŚŽƌĞŶĚĞo rd͞t iďngĞegůevŽenŶ. HŝierŶhoŐo͟rt o okǁbij wanneer er gemeten moet worden (in veld periode) en wanneer er beloond wordt. U kunt maar 1 criterium per sectie (positieve of negatieve aanpassing) aangeven.

Met bovenstaand voorbeeld is ingericht dat iemand die zich ǀŽƌŝŐ ũĂĂƌ ;͞ǀŽŽƌŐĂĂŶĚĞ minder keer heeft ziek gemeld, beloond wordt met 8 uren Wettelijk verlof. Deze 8 uren worden

toegekend per datum verlofperiode (= 1 januari van het jaar).

Functionele beschrijving Pagina 7 van 29

Met negatieve aanpassingen ʹvariabel kunt u met dezelfde inrichting uren in mindering brengen.

De negatieve aanpassingen ʹvast, verschilt iets. Hier is een extra criterium mogelijk en is een lineaire afbouw: waar bij de negatieve aanpassing - variabel, de mindering gemaximaliseerd is, is de mindering bij negatieve aanpassing ʹvast, in principe onbeperkt.

Tabblad Goedkeuring

Op dit tabblad wordt ingericht of en wie wanneer (evt. voorwaarden) moet goedkeuren. Bij het aanmaken van een verlofdefinitie is uitgangspunt geen goedkeuring vereist. Klik voor goedkeuring toevoegen.

Onder het bewerk-knopje in de sectie Verzoeken zijn er 2 aanvullende voorwaarden in te richten:

- ͞sĂŶĂĨu͟k unƵt hƌierĞmeŶe͗stu ren dat verlofaanvragen vanaf een bepaald aantal uren een ĂŶĚĞƌĞ ͞ŐŽ(vĞia ĚrolŬofĞgeƵbrƌuiĚkerĞ) bƌeh͟oeven dan de reguliere goedkeurder. Hiervoor heeft i dus minimaal 1 regel nodig van vanaf 0 uren.

- ͞ŵŝŶƐƚĞŶƐ͘͘ĚĂŐĞŶ͗͟ ŚŝĞƌŵĞĞ ŬĂŶ ŝŶŐĞƌŝĐŚƚ ǁŽƌ

te voren moeten ingediend. Met een waarde van 0 dagen, kan voor dezelfde dag nog verlof worden aangevraagd. Dit is vanuit planningsoogpunt een aspect om in overweging te nemen.

Daarnaast is in te richten wie nu uiteindelijk de verlofaanvraag moet goedkeuren:

- Een specifieke gebruiker: advies is om niet deze optie te gebruiken vanwege de bijkomende nadelen. Als de betreffende gebruiker namelijk uit het bedrijf gaat, dient de inrichting aangepast te worden.

- Een gebruikersgroep

- Manager: de manager zoals ingericht onder Onderhoud Afdelingen (module Organisatie)

- Rol: een standaard aangeleverde rol of zelf aangemaakte rol

- Autorisatie-volgorde.

Voor de achterliggende (standaard) inrichting met voor- en nadelen, verwijs ik u graag naar de functionele beschrijving van de module Applicatiebeheer ʹmenu Autorisatie.

Functionele beschrijving Pagina 8 van 29

Berichten

In deze module worden alle minimaal benodigde berichten standaard meegeleverd. De inrichting zal zich vooral toespitsen op de geadresseerde van het bericht ter uitvoering van de workflow. Daarnaast is uiteraard ruimte voor een persoonlijke(re) noot in de standaard berichten.

Ook is het hier mogelijk om per soort bericht een eigen bericht te definiëren en in gebruik te nemen.

Sectie ongeldige aanvragen

Een aanvraag is ongeldig als er onvoldoende saldo is voor de verlofaanvraag, maar ook als niet voldaan ŝƐ ĂĂŶ ĚĞ dĂ͞ŐŵĞŝvŶoŶo͟rƐw aƚarĞdeŶ. OƐf d ez͙e o ngeldigheid er voor zorgt dat in deze dus geen verlof kan worden aangevraagd, hangt af van de ingerichte goedkeuring in deze sectie.

Deze ongeldige aanvragen worden nl. nog steeds ter goed- of afkeuring voorgelegd. Een manager of een rolvervuller kan een ongeldige aanvraag goedkeuren en daarmee dus een negatief verlofsaldo laten ŽŶƚƐƚĂĂŶ͙

Als gekozen wordt voor verkeerden weigeren, dan zal bij het niet voldoen aan deze 2 gestelde

voorwaarden (saldŽ ĞŶ ͞ŵ͙ŝĚ ŶĂƐŐƚĞĞŶŶ͟ƐͿ ĚĞ ĂĂŶǀƌĂĂŐ ŐĞǁĞŝŐĞƌĚ ǁŽƌ worden voorgelegd. Met deze instelling wordt dus voorkomen dat er negatieve saldi ontstaan.

Sectie annuleringen

In deze sectie kan ingericht of en door wie annuleringen van aangevraagd verlof goedgekeurd moet worden.

Belangrijk in deze is met name de goedkeuring voor annuleringen historische aanvragen: als ik al opgenomen verlof (= een goedgekeurde aanvraag) intrek (= annuleer) moet hier een goedkeurder voor ingericht worden. Is dit niet het geval, dan is de default setting Geen gekozen, en zal deze intrekking geen goedkeuring behoeven met als gevolg dat de opgenomen uren weer bijgeboekt worden. Immers, het verlof is ingetrokken. Dit is een fraude gevoelig punt en vraagt aandacht.

Automatische goedkeuring voor rol

De acties van de in deze sectie aan te wijzen rol zijn automatisch goedgekeurd. Dit is handig als override- mogelijkheid: te denken valt dan aan een rol neergelegd bij bijv. HR of managementondersteuning.

Tabblad Correcties

Indien geautoriseerd en hier ingericht kunnen correcties op deze verlofdefinitie toegestaan worden. De settings zijn voor zich sprekend.

Tabblad Beperkingen

Op dit tabblad kan ingericht worden of er een minimum of maximum is voor het aantal uren/dagen per aanvraag. Met een ingericht minimum aantal kan gestuurd worden dat er geen aanvragen van een kwartier of 5 minuten gedaan kunnen worden. Een aanvraag van minder dan het minimum wordt geweigerd: er volgt een rode melding en er wordt geen verlofaanvraag voorgelegd ter goedkeuring.

Ook kan hier ingericht worden of en na hoeveel ziektedagen opbouw van de verlofaanspraken van deze definitie gestopt moet worden. Dat betekent dat er een volledige opbouw gedurende deze dagen plaatsvindt, maar bij voortdurende ziekte vanaf de dag meer/langer dan het ingerichte aantal vindt geen opbouw meer plaats. LET OP: dit is anders als er op of na die dag sprake is van een ziektepercentage minder dan 100%. Over het niet-zieke percentage vindt dan nl. wel weer opbouw plaats.

Sectie vervallen van aanspraken

Ook wel de verjaring genoemd; hier kan ingericht worden of en na hoeveel dagen, weken, maanden of jaren aanspraken verjaren/vervallen, na afloop van het jaar waarin de aanspraken gegenereerd/ontstaan zijn.

Functionele beschrijving Pagina 9 van 29

De mogelijkheid is ingebouwd om medewerkers geautomatiseerd een bericht te laten sturen met een individueel saldo uren dat zal gaan vervallen. Afhankelijk van de timing van dat bericht ʹin deze sectie in te richten ʹworden medewerkers tijdig geattendeerd en kunnen zij evt. het verlof alsnog opnemen (of omwisselen of verkopen).

Tabblad Einde contract

Wat moet er gebeuren met verlofsaldi bij einde dienstverband of contract?

Om met het laatste te beginnen: hier is in te richten of en wanneer een saldo naar een ander, nog openstaand contract zal worden overgeboekt.

Einde dienstverband is wat complexer: hiervoor dient een conversieregel ingericht te worden, zie hiervoor Omwisselregels.

Belangrijke opmerking hierbij is dat de evt. goedkeuringsworkflow in de conversieregel in ieder geval

ƋƵĂ ƚŝũĚ ĞĞŶ ďĞůĞŵŵĞƌĞŶĚĞ ŽĨ ǀĞƌƚƌĂŐĞŶĚĞ ĨĂĐƚŽƌ

bedoeld is dat een verlofsaldo uitbetaald moet worden in de periode dat het dienstverband eindigt, dan

kan dit belet worden ĚŽŽƌ ĞĞŶ ƵŝƚďůŝũǀĞŶĚĞ ŐŽĞĚŬĞƵƌŝŶŐ͙͘ Ěǀ conversieregel in te richten ZONDER goedkeuringsworkflow. Zie blz. 15.

Saldo verwerken op of na dag van periode: het advies is om deze dag op 1 te laten in wisselwerking met de dag 15 in Onderhoud, Instellingen.

2.2 Boekingsgroepen

Met boekingsgroepen kan in één keer verlof worden aangevraagd, waarbij de verdeling van welke evt. afzonderlijke verlofdefinities de benodigde verlofuren aan het systeem wordt overgelaten.

Boekingsgroep aanmaken:

x Klik in het linkerdeel van de pagina met de rechtermuisknop op Groepen boekbaar verlof;

x Kies Nieuwe boekingsgroep;

x Geef de naam van de boekingsgroep op, eventueel in meerdere bedrijfstalen;

x Klik op Toepassen of Akkoord

In de boekingsgroep wordt vastgelegd wie aanvragen en intrekkingen (annuleringen) moet goedkeuren. Ook kunnen er, net als op het tabblad Goedkeuring in Onderhoud verlofdefinitie, berichten gekozen worden die moeten worden gestuurd. Als de verlofaanvraag via de boekingsgroep is gedaan, is er maar één goedkeuring nodig. Het is niet mogelijk om bijvoorbeeld de aanvraag voor wettelijk verlof goed te keuren en de aanvraag voor het bovenwettelijk verlof af te wijzen. De instellingen op het tabblad Goedkeuring in de verlofdefinitie blijven beschikbaar voor het geval dat de aanvraag niet via de boekingsgroep, maar rechtstreeks met de definitie wordt gedaan.

Functionele beschrijving Pagina 10 van 29

Op de onderhoudspagina van de verlofdefinitie (Verlof > Onderhoud > Definities) kan de verlofdefinitie opgenomen worden in de boekingsgroep. Dit gedeelte is alleen zichtbaar als er minstens één boekingsgroep is die geschikt is voor de betreffende verlofdefinitie.

Functionele beschrijving Pagina 11 van 29

Document Metadata

Table of Contents

Module Verlof

Document Metadata