COOCK-PROJECT (COLLECTIEF ONDERZOEK & ONTWIKKELING EN COLLECTIEVE KENNISVERSPREIDING)
COOCK-PROJECT (COLLECTIEF ONDERZOEK & ONTWIKKELING EN COLLECTIEVE KENNISVERSPREIDING)
RPA DATABOTS
REQUEST FOR PROPOSAL
RFP RPA Databots 1
Inhoudstafel
4. Extra niet vermelde Functionaliteiten 6
6.5. Vertrouwelijkheid van gegevens 9
Met het project RPA Databots, op basis van Robot Process Automation, een laagdrempelig en goedkoop systeem aanreiken aan bedrijven om in een korte tijdspanne tot een voldoende graad van automatisatie in deze administratieve logistieke processen te komen.
Meer specifiek betekent dit:
• inzicht bieden in de mogelijkheden van automatisatie door middel van het
opzetten van 2 POC’s
• RPA toegankelijk te maken voor volgende logistieke doelgroepen:
o Toeleveranciers
o Producenten
o Assemblage
o Logistieke dienstverleners
o Groothandelaars
o Verladers
De meerwaarde van dit project situeert zich in:
• bewustwording van de potentiële verbeteringstrajecten voor digitalisatie en automatisatie.
o Het inzetten van virtuele assistenten geeft de medewerkers de kans om zich te focussen op de meer belangrijke en boeiende taken.
o Het vrijmaken van repetitieve taken die niet bijdragen tot de ontwikkeling van de medewerkers geeft gelegenheid tot bijscholing tot hogere profielen waardoor de marktwaarde stijgt.
• inzicht in hoe de efficiëntie en betrouwbaarheid kan worden verhoogd door databot oplossingen.
o Door de 24/7/365 mogelijke inzet kan een deel van de dagtaken buiten de kantooruren gebeuren, waardoor de productiviteit zal stijgen enerzijds en huidige systemen minder belast worden anderzijds
In Februari 2021 startte VIL, speerpuntcluster voor de logistiek, het collectieve project (type COOCK) “RPA Databots ”, met de steun van VLAIO
In het kader van het project zal VIL 2 POC’s (Proof Of Concept) organiseren om de mogelijkheden van databots in de logistieke administratie te tonen.
Deze POC’s zullen vooral de Vlaamse KMO’s helpen bij hun keuze in innovatieve verbetertrajecten op vlak van digitalisatie en automatisatie van hun logistieke administratie.
Deze POC’s vormen het onderwerp van deze “Request for Proposal” of [RFP]. Het project geniet de actieve steun van volgende deelnemende bedrijven (hierna
“deelnemer(s)” genoemd:
• Colruyt Group
• Embassy Freight Services
• Group Van Loon
• Handico Trucking
• Hospital Logistics
• Mazda
• G. Snel
• Van Moer Logistics
Zie ook: xxxxx://xxx.xx/xxxxxxx/xxx-xxxxxxxx/
Deze groep heeft geen tot wel enige ervaring met databots.
Dit RFP document beschrijft de vereisten voor de POC’s, het testen en debuggen van de software toepassingen.
De kandidaat aanbieder moet een oplossing voorstellen die aan de gestelde eisen voldoet of alternatieven voorstellen met een duidelijke uitleg. De kandidaten zijn volledig vrij om een ander opzet voor te stellen als dit een betere oplossing rechtvaardigt en zolang dit als een POC kan gevalideerd worden.
In de context van deze RPF, is VIL de “Opdrachtgever” en de inschrijver de “Aanbieder”.
Als basisvereiste moet de aanbieder met zijn referenties kunnen aantonen dat hij reeds één of meerdere RPA use case(s) succesvol geïmplementeerd heeft bij een logistiek bedrijf en op één van de logistieke processen van dit bedrijf.
3.1. Context deelnemers
In het voortraject is een bevraging gebeurd bij de deelnemersgroep naar de verschillende noden en wensen: Hieruit zijn volgende zaken naar boven gekomen:
Shortlist voorkeur van processen (in volgorde van voorkeur):
1. Orderverwerking
2. Tarificatie
3. Slotboekingen/planning in-outbound
4. Uploaden/scannen van documenten
Shortlist voorkeur van technologie (in volgorde van voorkeur)
1. UIPAth
2. BluePrism
3. Automation Anywhere
VIL verwacht een voorstel om voor 1 of 2 -in dit geval verschillende- van de voorgestelde processen een POC uit te voeren op basis van de voorkeur qua technologie.
Andere technologieën mogen aangeboden worden mits zeer duidelijk omschreven justificatie.
Het voorstel moet ook rekening houden met het traject voorafgaand aan de POC:
• Xxxxxx van samenwerken met de betrokken deelnemer in het juist identificeren en afbaken van het te automatiseren proces.
• Plan van aanpak van de nodige voorbereidingsstappen die de deelnemer moet doen om tot een automatisering te kunnen komen: zowel operationeel als op IT gebied. De hieraan verbonden vereisten en inschatting naar planning moeten duidelijk aangeven worden.
3.2. Context toepassing
De POC’s moeten een zo minimaal mogelijk IT impact hebben qua installatie, dus bij voorkeur geen on-premise installatie.
Er zal enkel gekeken worden naar attended databots zodat de deelnemer ten allen tijde kan beslissen wanneer de databot ingezet wordt.
4.EXTRA NIET VERMELDE FUNCTIONALITEITEN
Het is de Aanbieder toegelaten om extra functies te beschrijven en aan te bieden indien hij meent dat deze nuttig kunnen zijn voor de beschreven toepassing. Extra functionaliteiten moeten afzonderlijk in het budget opgenomen worden als opties bovenop de basisaanbieding. Bv. het toevoegen van een AI laag bij de databot.
De planning voor de effectieve uitvoering van de POC’s wordt mede bepaald door welke deelnemer(s) bij deze POC’s betrokken worden.
Dit kan eventueel in parallel gebeuren wanneer het over 2 verschillende deelnemers gaat.
De Aanbieder moet instaan voor aanpassingen van de databot wanneer zich problemen zouden manifesteren tijdens het testen hiervan.
We voorzien een tweewekelijke online projectmeeting samen met de direct betrokkenen. Fysieke meetings ter plaatse bij de deelnemer kunnen indien de noodzaak dit vereist.
De Opdrachtgever van deze vraag naar het uitvoeren van hierboven beschreven opdracht is VIL vzw, gevestigd te Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx. (XXX XX 480.185.038). De RFP wordt uitgestuurd aan minimaal 3 partijen en wordt tevens gepubliceerd op de website van VIL: xxxx://xxx.xxx.xx
6.1. Inhoud offerte
De Aanbieder bezorgt een offerte die een duidelijke visie brengt op deze opdracht voor het project ‘RPA Databots’ ’ en bevat daarnaast minstens:
• Korte beschrijving van de firma (inclusief omzet, winst en aantal werknemers tijdens het laatste boekjaar);
• Aanduiding van het gekozen proces uit de hierboven aangegeven shortlist en motivatie hiervoor;
• Gekozen technologie uit de hierboven aangegeven shortlist of alternatief en motovatie hiervoor;
• Beschrijving van de voorgestelde oplossing, zowel functioneel als technisch;
• Beschrijving van de delen die worden uitgevoerd door één of meerdere onderaannemers, indien van toepassing;
• Korte beschrijving van de onderaannemers (inclusief omzet, winst en aantal werknemers tijdens het laatste boekjaar) indien van toepassing;
• Beschrijving van de infrastructuur en architectuur van de geboden oplossing;
• Voorstel van de projectaanpak en de werkverdeling;
• Benodigde acties voor de deelnemer(s) (Operationeel, IT ,…) mee uitgewerkt in
het projectplan;
• Een gedetailleerd projectplan met milestones en deliverables per projectstap;
• Het projectplan geeft ook een duidelijke indicatie naar de verschillende ontwikkel-, test- en acceptatiemilestones;
• Budget met overzicht van de voorziene mandagen per projectstap;
• Beknopte CV’s van de medewerkers van het projectteam;
• Referenties die relevante logistieke expertise via use cases bevatten;
• Voorstel licentiemodel en beheer databot zowel tijdens de periode van de POC als erna (recurrent costs).
6.2. Begroting
De uitvoering van dit project wordt aangeboden aan een max prijs die het bedrag van
50.000 Euro All-in (exclusief BTW) niet mag overschrijden - (art. 42, §1, 1° a) Wet Overheidsopdrachten 17 juni 2016, art. 90, 1° juncto 11, eerste lid, 2° KB Plaatsing klassieke sectoren 18 april 2017).
Dit bedrag omvat de 2 POC’s en het beheer van de databot tijdens de periode van de POC’s. Het beheer nadien wordt niet opgenomen in de max prijs. Hiervoor maakt de aanbieder een bijkomend voorstel op
De inhoud van de offerte (zie hierboven) moet duidelijk per POC aangeboden worden.
Het is dus toegelaten om slechts voor één POC te offreren. Hiervoor geldt een max prijs van 25.00 Euro All-in (exclusief BTW).
Betalingen voor geleverde prestaties geschieden volgens volgend schema en op basis van tussentijdse acceptaties:
• Bij opstart: 20%
• Bij nog nader te definiëren tussentijdse deliverable: 40%
• Na oplevering en acceptatie van de definitieve versie: 40%
6.3. Timing
Volgende timing wordt vooropgesteld en dient op strikte wijze te worden gerespecteerd door de aanbieders, doch kunnen zij geen enkel recht tot (schade-) vergoeding eisen indien VIL van deze timing zou afwijken:
• Stap 1: Intentieverklaring tot deelname: bij voorkeur vóór 09 juli ‘21
• Stap 2: Indienen offerte: uiterlijk 06 augustus ‘21
• Stap 3: Presentatie offerte (*): 16-17-18 augustus ‘21
• Stap 4: Streefdatum plaatsen bestelling: uiterlijk 25 oktober ‘21
• Stap 5: Realisatie van de POC(’s): van 3 november ‘21 tot 28 februari ‘22
• Stap 6: Testing en acceptatie: van 1 maart ‘22 tot 31 maart ‘22
(*) na de presentatie en het ontvangen van feedback is er nog een mogelijkheid tot het indienen van een BAFO, rekening houdend met de besteldatum.
Offertes dienen digitaal te worden verstuurd naar volgend e-mailadres:
• Xxxxxx.Xxxxxxxx@xxx.xx - Xxxxxx Xxxxxxxx, Projectleider bij VIL
6.4. Deliverables
• Tijdens het ontwikkelproces ter validatie (per POC en ism de deelnemer):
• Project charter met vermelding van rollen en verantwoordelijkheden;
• Keuze van het (deel)proces waar de databot op zal ingericht worden;
• Identificatie van alle systemen die gebruikt worden om de te automatiseren ta(a)k(en) uit te voeren;
• Oplijsting van de nodige loggegevens nodig ter voorbereiding van de proces analyse.
• Bij oplevering:
• Rapport dat volgende zaken beschrijft:
o Opzet en doel POC
o Beschrijving ta(a)k(en) databot
o Graad van automatisering – wijzigingen tov. het origineel proces
o Graad van self-learning databot (cognitief of AI gehalte)
o Gemonitorde output
o Impact van de databot op het proces en de onderneming (kwantitatief en kwalitatief)
o Lessons learned
• Advies richting opzet volwaardige implementatie
6.5. Vertrouwelijkheid van gegevens
De Aanbieder verbindt zich ertoe de informatie die door de Opdrachtgever ter beschikking gesteld wordt binnen het kader van deze RFP vertrouwelijk te behandelen.
Dit geldt eveneens voor alle andere informatie die de Opdrachtgever mondeling, schriftelijk of elektronisch kenbaar maakt aan de Aanbieder, gerelateerd aan het ‘RPA Databots’ project in het algemeen.
Onder vertrouwelijke informatie/vertrouwelijke gegevens valt niet :
• Informatie die op het ogenblik van de bekendmaking deel uitmaakt van de openbaarheid.
• Informatie waarvan door de externe expert aangetoond kan worden dat ze reeds bekend was voor het doornemen van deze RFP.
• Informatie die rechtmatig ontvangen is van derden die gerechtigd zijn deze informatie vrij te geven.
De Aanbieder stemt ermee in om de vertrouwelijke informatie die hem bekendgemaakt werd:
• Xxxxx vertrouwelijk te behandelen.
• Niet te gebruiken voor andere doeleinden dan het opstellen van de offerte.
• Niet te vermenigvuldigen.
• Niet over te dragen aan derden en/of werknemers tenzij dit noodzakelijk is voor het opstellen van de offerte. Deze laatsten verbinden zich ook tot dezelfde geheimhoudingsplicht.
De Opdrachtgever verbindt zich ertoe de informatie uit de offerte van de Aanbieder
vertrouwelijk te behandelen.
Beide partijen zullen alle redelijkerwijs noodzakelijke maatregelen nemen teneinde het vertrouwelijke karakter van deze informatie te waarborgen.
6.6. Intellectuele eigendom
De Aanbieder behoudt het eigendomsrecht op reeds bestaande documenten, informatie, kennis, software,… die in het bezit van de Dienstverlener was voordat de overeenkomst gesloten werd.
De Opdrachtgever heeft het eigendomsrecht op reeds bestaande documenten, informatie, kennis, software,… die in het bezit van de Opdrachtgever was voordat de overeenkomst gesloten werd.
De Aanbieder erkent dat alle data, informatie en kennis, zoals (maar niet beperkt tot) software, broncode, broncode beschrijving, documenten, rapporten, grafische weergaven,…dewelke door de Dienstverlener ontwikkeld werden binnen deze overeenkomst, exclusief eigendom zijn van de Opdrachtgever, na betaling van de overeengekomen prijs.
De Aanbieder kan deze kennis niet aanwenden voor eigen doeleinden, o.a. publicaties, het geven van presentaties, het voeren van marketing activiteiten, e.d., tenzij mits de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever.
In geval van overtreding van deze bepaling m.b.t. intellectuele eigendom, zal de Dienstverlener een schadevergoeding van 15.000 Euro per overtreding betalen aan de Opdrachtgever, onder voorbehoud van de Opdrachtgever om een hogere schadevergoeding te vorderen indien de werkelijk geleden schade voormeld bedrag overtreft.
Eventuele vragen aangaande deze RFP kunnen schriftelijk ingediend worden bij Xxxxxx Xxxxxxxx en Xxxx Xxxxxxx, Projectleiders bij VIL, op het volgende e-mail adressen: Xxxxxx.Xxxxxxxx@xxx.xx en xxxx.xxxxxxx@xxx.xx .
Aanbieders dienen hun offerte in volgens de procedure beschreven in hoofdstuk
‘Offerte Aanvraag’ van deze RFP.
De offertes worden geëvalueerd door een commissie met vertegenwoordigers van VIL. Belangrijke criteria bij de evaluatie zijn (in willekeurige volgorde):
• Kwaliteit van het voorgestelde projectteam:
o Bewezen kennis/ervaring (zie algemene vereisten)
o Goed analytisch en synthetisch vermogen
• Aangetoonde relevante expertise en ervaring (cfr. meegeleverde referenties)
• Budget per POC
• Wijze waarop eventuele bijkomende vragen van VIL worden beantwoord
• Visie op het project en de voorgestelde projectaanpak
• Beschikbaarheid voor de uitvoering van de opdracht, rekening houdend met de gestelde oplevertermijn.
Gelet op de beperkte waarde van de opdracht, beneden 135.000 Euro, excl. BTW, en rekening houdende met (art. 42, §1, 1° a) Wet Overheidsopdrachten 17 juni 2016, art. 90, 1° juncto 11, eerste lid, 2° KB Plaatsing klassieke sectoren 18 april 2017), wordt onderliggende RFP gegund op basis van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Ten laatste op de opgegeven datum van stap 4 zal VIL trachten de gunning bekend maken.
De publicatie van deze offerteaanvraag houdt geen enkele gunningsverplichting in voor VIL. VIL behoudt zich het recht voor om binnen deze opdracht delen te gunnen.
Aangezien VIL COOCK-projecten in grote mate gefinancierd worden vanuit de gereserveerde clustermiddelen wordt de Aanbieder geacht lid te zijn, dan wel bereid te zijn lid te worden van VIL tijdens de duurtijd van het project. Meer info over hoe lid te worden: xxxxx://xxx.xx/xxxx-xxx/xxx-xxxxx/xxxxxxxxxxxx/ - deel toegetreden leden.
Alle geschillen dienen bij voorkeur in der minne geregeld te worden. Mocht dit niet mogelijk blijken, dan ressorteren de eventueel uit deze overeenkomst voortvloeiende geschillen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbank van Antwerpen.
VIL vzw Xxxxxxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxxx
Xxxxxx Xxxxxxxx, Projectleider Xxxx Xxxxxxx, Projectleider
Xxxxxx.Xxxxxxxx@xxx.xx xxxx.xxxxxxx@xxx.xx
x00 0 000 00 00 / x00 000 00 00 00 x00 0 000 00 00 / x00 000 000 000