Stichting Fietsmaatjes Amstelveen Vrijwilligersbeleid en –uitvoering
Stichting Fietsmaatjes Amstelveen Vrijwilligersbeleid en –uitvoering
Actief en verbindend
Versie 1.1
9 januari 2019
Inhoud
3. Verantwoordelijkheden op gebied van vrijwilligers 3
4.7 Vrijwilligersovereenkomst 5
5. Begeleiden, behouden en waarderen 5
5.4 Vrijwilligersbijeenkomsten 6
5.6 Problemen, ongewenst gedrag 6
1. Gedragscode vrijwilligers 8
2. Vrijwilligersovereenkomst 8
1. Inleiding
Stichting Fietsmaatjes Amstelveen is een jonge organisatie van onbezoldigde vrijwilligers.
Het concept Fietsmaatjes is ontwikkeld in de gemeente Teylingen en wordt nu in meerdere gemeentes uitgerold. Dit betekent dat Fietsmaatjes Amstelveen veel kan leren van andere Fietsmaatjes. Een belangrijk onderdeel daarvan is een goede organisatie van hoe er met vrijwilligers wordt omgegaan. Hoe goede vrijwilligers te vinden en te binden?
In dit vrijwilligersbeleid en –uitvoering staat beschreven hoe we op bekwame wijze een plezierige omgang met vrijwilligers voor ons zien. De hulpmiddelen daarvoor staan in de bijlagen beschreven.
Het vrijwilligersbeleid en –uitvoering is goedgekeurd door het ‘Team’ bestaande uit de drie bestuursleden en overige actieve vrijwilligers die organisatorisch aktief zijn.
Zeker in de beginperiode van het bestaan van Fietsmaatjes Amstelveen is nodig het vrijwilligersbeleid en -uitvoering regelmatig te toetsen op correctheid en bruikbaarheid. Het bestuur draagt hiervoor zorg.
2. Uitgangspunten
Missie: het in Amstelveen mogelijk maken dat mensen die niet meer zelfstandig kunnen of willen fietsen, periodiek kunnen fietsen met een fietsmaatje op een duofiets.
Visie: in alle wijken van Amstelveen de mogelijkheid bieden aan mensen en hun kwetsbare medemens om samen te genieten door te fietsen op een duofiets met trapondersteuning.
1. Als organisatie van vrijwilligers stelt Xxxxxxxxxxxx Amstelveen zich stimulerend, faciliterend en luisterend op.
2. Fietsmaatjes Amstelveen richt zich op het creëren van een veilige, respectvolle, menselijke, ontspannen, actieve en gezellige sfeer.
3. De vrijwilligers van Fietsmaatjes Amstelveen activeren en ondersteunen kwetsbare passagiers (gasten) op de duo fietsen. De mogelijkheden, wensen en kenmerken van de gast worden zo goed mogelijk afgestemd op de mogelijkheden, wensen en interesses van de vrijwilliger.
4. Vergroting van de leefbaarheid van en verbinding in de Amstelveense wijken door actief bewegen en erop uit te gaan. Hierdoor wordt de kans op sociaal isolement verminderd en kwaliteit van leven versterkt.
3. Verantwoordelijkheden op gebied van vrijwilligers
3.1. Vrijwilliger
De vrijwilliger draagt zorg voor de gast, komt afspraken na en handelt binnen de gedragscode en volgens procedures.
3.2 Gast
De gast maakt wensen kenbaar en komt afspraken na.
3.3. Coördinator(en)
De coördinator (per wijk) zorgt voor aanname, matching en introductie van vrijwilligers en gasten en helpt bij het oplossen van eventuele problemen.
3.4 Proefrit organisator
De proefrit organisator zorgt voor instructie over het gebruik van de fiets en bepaalt of een vrijwilliger verantwoord fietst.
3.5 Technisch beheerder
De technisch beheerder zorgt voor het veilig en gebruiksklaar zijn van de fiets.
3.6 Vertrouwenspersoon
Bij ongewenst gedrag kan een gast of vrijwilliger advies en/of ondersteuning vragen van de extern vertrouwenspersoon.
3.7 Team
Het Team bestaat uit actieve vrijwilligers die samen de organisatie van Fiesmaatjes Amstelveen vormgeven en de uitvoering ter hand nemen.
3.8 Bestuur
Het bestuur draagt eindverantwoordelijkheid voor het vrijwilligersbeleid en –uitvoering. Het bestuur is verantwoordelijk voor een goede klachtenprocedure en besluitvorming bij klachten.
4. Binnenhalen
4.1 Werving
Doelgroep:
We richten ons op een vrijwilligersbestand van enthousiaste vrijwilligers die graag willen fietsen in de buurt op een duo-fiets met doorgaans kwetsbare gasten. Vrijwilligers hebben verschillende achtergronden: veel of minder vaak willen fietsen, jong of oud, verspreiding van woonachtigheid/actief willen zijn over de Amstelveense wijken, etc.
Wervingskanalen:
Diverse wervingskanalen voor nieuwe vrijwilligers worden gebruikt:
- persoonlijke contacten van actieve Fietsmaatjes Amstelveen vrijwilligers;
- netwerk van Amstelveense zorg- en welzijnsmedewerkers;
- vrijwilligers vacaturebank Amstelland;
- free publicity in lokale kranten en websites;
- op stands, beurzen e.d.;
- Fietsmaatjes Amstelveen website;
- de duofiets zelf, met een bord achterop de fiets met logo en website
4.2 Aanmelding
Geïnteresseerde vrijwilligers kunnen zich telefonisch, persoonlijk, via de website of per e-mail aanmelden bij de coördinator (Bij meerdere: in de betreffende wijk). De coördinator zal een korte toelichting over de werkwijze van Xxxxxxxxxxxx Amstelveen geven.
4.3 Instructie en proefrit
De instructie voor het verantwoord rijden op een duofiets met trapondersteuning en de proefrit wordt geregeld door de proefrit organisator (kan ook de coördinator zijn). Indien dit voor de potentiële vrijwilliger en proefrit organisator bevredigend verloopt, wordt dit aan de coördinator doorgegeven die vervolgens een intakegesprek regelt.
4.4 Intakegesprek
De coördinator heeft een intakegesprek met de potentiële vrijwilliger. In geval van meerdere fietsen in meerdere wijken, is er per wijk minimaal één coördinator.
Het intakegesprek vindt plaats bij de vrijwilliger thuis. De volgende zaken komen aan bod:
- achtergrond, kwaliteiten, verwachtingen van de vrijwilliger en affiniteit met Fietsmaatjes Amstelveen;
- verwachtingen, werkwijze en waarden (inclusief gedragscode) van Fietsmaatjes Amstelveen;
- aanvraag van een VOG van de vrijwilliger (DigiD noodzakelijk);
- gelijkwaardigheid bij de verdeling van de kosten die tijdens een rit gemaakt kunnen worden ( bijv. kopje koffie, glaasje fris etc.)
- meegeven en (zo mogelijk op website) laten invullen van intakeformulier (inclusief pasfoto);
- instructie over het gebruik van het planningsrooster en logboek, gastenkaart, privacyreglement, gebruiksinstructie duofiets, handelen bij calamiteiten en toezenden vrijwilligerspas. Toelichting op de te maken vrijwilligersovereenkomst.
4.5 VOG-aanvraag
De coördinator vult het online formulier voor de gratis VOG in. De vrijwilliger ontvangt vervolgens een e-mail met daarin een link om de VOG-aanvraag met het invullen van DigiD definitief te maken. Bij goedkeuring ontvangt de vrijwilliger binnen acht weken de VOG en stuurt deze naar /overhandigt deze aan de coördinator.
4.6 Matching
Tijdens het goedkeuringsproces van de VOG-aanvraag zoekt de coördinator een geschikte gast bij de vrijwilliger. Wanneer de VOG is ontvangen, worden de vrijwilliger en gast gebeld dat een geschikt fietsmaatje is gevonden en een korte persoonsbeschrijving gegeven. De coördinator mailt of appt de vrijwilliger om gegevens van de gast door te geven. De vrijwilliger belt de gast om een eerste fietsafspraak te maken.
4.7 Vrijwilligersovereenkomst
De coördinator stuurt de ingevulde vrijwilligersovereenkomst naar de vrijwilliger. Deze ondertekent en retourneert de overeenkomst. Een onderdeel van het ondertekenen van de vrijwilligersovereenkomst is ook dat de vrijwilliger akkoord gaat met de gedragscode en het privacyreglement.
5. Begeleiden, behouden en waarderen
5.1 Fietsplanning
De gasten (of hun mantelzorgers/familie) en vrijwilligers kunnen beiden hun fietsplanning in het planningsrooster aangeven. De coördinator heeft in de directe uitvoering daarvan geen rol. Bij aanvang kan de coördinator een rol spelen, maar het is de bedoeling dat deze zich snel uit het planningsproces terugtrekt.
5.2 Contact na proefperiode
De coördinator heeft na ca. 1 maand (na één of enkele fietstochten) met de vrijwilliger contact over de eerste indrukken aan de hand van evaluatieformulier. Aandachtspunten komen zonodig aan bod en worden aangepakt.
5.3 Ander fietsmaatje?
Zowel de vrijwilliger als de gast kunnen aangeven dat een ander fietsmaatje gewenst is. Dit kan na korte of langere tijd zijn en om een veelheid van redenenen. De coördinator inventariseert de wensen en mogelijkheden, bespreekt deze met beiden en komt met oplossingen.
5.4 Vrijwilligersbijeenkomsten
Tweemaal per jaar worden vrijwilligers uitgenodigd voor een vrijwilligersbijeenkomst. Deze bijeenkomsten hebben zowel een saamhorigheids-/gezelligheids- als een educatieve doelstelling. Daarnaast kunnen ad hoc en op verzoek bijeenkomsten worden gehouden om af te stemmen, koffie te drinken, etc.
5.5 Waardering
Waardering voor de bijdrage van de vrijwilliger komt op verschillende manieren tot uitdrukking:
- op de vrijwilliger aangepaste wijze van communicatie (digitaal, post, persoonlijk);
- de vrijwilliger voelt zich persoonlijk en als groep gehoord en serieus genomen;
- de saamhorigheid van gasten en vrijwilligers wordt versterkt via communicatie, bijeenkomsten, persoonlijk contact;
- er wordt voldoende aandacht besteed aan tijdige informatieverstrekking, training en mee kunnen denken over de werkwijze van Xxxxxxxxxxxx Amstelveen;
- de aanwezigheid van het bestuur en Team bij (vrijwilligers-)bijeenkomsten;
- de technische faciliteiten als de fiets en de IT-systemen zijn in orde;
- de verzekering is in orde;
- de vrijwilliger kan om een getuigschrift of referentie vragen.
5.6 Problemen, ongewenst gedrag
Ondanks de voorzorgsmaatregelen kan het voorkomen dat er (gedrags-)problemen ontstaan. De coördinator heeft hierbij de rol om deze te helpen oplossen. De ervaringen van gast en vrijwilliger worden aangehoord. Afhankelijk van aard en ernst van de problematiek, worden maatregelen getroffen. Daarbij zijn de gedragscode en het privacyreglement leidraad voor handelen.
De vrijwilliger en/of gast kan er eventueel voor kiezen het vraagstuk voor te leggen aan de vertrouwenspersoon (zie bijlage 4) of een klacht in te dienen bij het bestuur (zie bijlage 5).
6. Beëindigen
Fietsmaatjes Xxxxxxxxxx doet haar best om de relatie met haar vrijwilligers voor de lange termijn te bestendigen. Desondanks kan het voorkomen dat de vrijwilligersovereenkomst mondeling of schriftelijk wordt beëindigd, op initiatief van de vrijwilliger of van Fietsmaatjes Amstelveen. In principe wordt een opzegtermijn van een maand aangehouden, tenzij duidelijke redenen zich daartegen verzetten.
In geval van een serieuze wetsovertreding (te bepalen door bestuur) wordt door het bestuur aangifte gedaan bij de politie.
Eindgesprek:
Het is belangrijk om een beëindiging zorgvuldig te laten verlopen en om gast, vrijwilliger, coördinator en eventuele andere belanghebbenden de kans te geven zich uit te spreken over de afgelopen periode. Deze gesprekken vormen een belangrijk leermoment in de ontwikkeling van Fietsmaatjes Amstelveen. Desgewenst wordt de vrijwilliger een getuigschrift of referentie gegeven.
Niet eens met de beëindiging:
Wanneer de relatie tussen Xxxxxxxxxxxx Amstelveen en de vrijwilliger ernstig is verstoord, zal de overeenkomst beëindigd worden door de coördinator. Een vrijwilliger kan dit betwisten via het bestuur. In deze situatie heeft het bestuur de beslissingsbevoegdheid, na hoor en wederhoor toegepast te hebben. De betrokken vrijwilliger kan desgewenst een klacht indienen bij het bestuur.
BIJLAGES
1. Gedragscode vrijwilligers
1. De vrijwilliger draagt zorg voor een omgeving, een sfeer en gedrag waarbij de gast zich veilig en gerespecteerd voelt.
2. De vrijwilliger zal een zekere mate van afstand respecteren en dringt niet verder door in het privéleven van de gast dan functioneel noodzakelijk is.
3. De vrijwilliger mag (met) de gast niet op zodanige wijze spreken en/of aanraken, dat deze woorden of aanraking naar redelijke verwachting als kwetsend en/of seksueel van aard ervaren zal worden.
4. De vrijwilliger heeft de plicht de gast naar vermogen te beschermen tegen vormen van ongelijkwaardige behandeling en grensoverschrijdend gedrag en zal er actief op toezien dat de gedragscode door iedereen die bij de gast is betrokken, wordt nageleefd.
5. Indien de vrijwilliger gedrag signaleert dat niet in overeenstemming is met deze gedragscode en bij vermoedens van (seksueel) grensoverschrijdend gedrag, is hij verplicht hiervan melding te maken bij de coördinator.
6. De vrijwilliger kan zich eventueel wenden tot de extern vertrouwenspersoon van Fietsmaatjes Amstelveen (zie bijlage 4: Vertrouwenspersoon).
7. De vrijwilliger krijgt of geeft geen (im)materiële vergoedingen die niet in de rede zijn.
8. Soms zijn er situaties waar de gedragscode niet (direct of indirect) in voorziet. Ook kan er twijfel zijn over de toelaatbaarheid van bepaalde gedragingen. Het ligt dan binnen de verantwoordelijkheid van de vrijwilliger om in de geest van de gedragscode te handelen én zo nodig daarover in contact te treden met de coördinator.
2. Vrijwilligersovereenkomst
Stichting Fietsmaatjes Amstelveen, vertegenwoordigd door Xxxxxxx Xxx, secretaris en coördinator, hierna te noemen: ‘FMA’
en de heer/mevrouw [naam vrijwilliger], hierna te noemen: ‘vrijwilliger’
gaan de volgende samenwerking aan:
1. Activiteiten
De vrijwilliger zet zich in voor de volgende rol en taken taken: [beschrijving]
De vrijwilligersrol en -taken worden onbezoldigd verricht.
De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de taken die hij/zij op zich genomen heeft.
Het is wenselijk dat er continuïteit is in de werkzaamheden van de vrijwilliger. De vrijwilliger stelt de coördinator en de gast in geval van ziekte of verhindering zo spoedig mogelijk op de hoogte. De coördinator regelt eventuele vervanging.
De vrijwilliger handelt gedurende het verrichten van werkzaamheden voor of namens het (vrijwilligers-)beleid van Xxxxxxxxxxxx Amstelveen.
2. Aanvang en einde van de overeenkomst
De vrijwilliger is m.i.v. [datum] bereid zich voor FMA in te zetten.
De overeenkomst wordt beëindigd door opzegging van één van beide partijen waarbij een opzegtermijn van een maand in acht genomen dient te worden in verband met het overdragen van de betreffende activiteiten.
3. Proefperiode
FMA hanteert een proefperiode van een maand om van beide kanten te zien hoe de samenwerking bevalt. Aan het eind van de proefperiode wordt een evaluatief (telefoon-)gesprek gehouden op initiatief van de coördinator.
4. Instructie, begeleiding, informatie en training
De vrijwilliger heeft recht op heldere instructie, begeleiding, regelmatige informatie, training en vrijwilligersbijeenkomsten. In de bijeenkomsten kunnen groepsgewijze vraagstukken aan bod komen. De individuele begeleiding vindt plaats door de coördinator.
Om op de hoogte te blijven van FMA-ontwikkelingen ontvangt de vrijwilliger, indien gewenst, regelmatig een nieuwsbrief. Tevens kan de vrijwilliger informatie krijgen via de FMA-website, via e-mails en op vrijwilligersbijeenkomsten.
De vrijwilliger kan na verloop van tijd de mogelijkheid geboden worden mee te doen aan trainingen.
5. Onkostenvergoeding
Indien onkosten moeten worden gemaakt, kan reiskostenvergoeding plaatsvinden op basis van openbaar vervoer 2e klas of autokilometers voor maximaal 19 ct per km). Akkoord voor het declareren daarvan dient voorafgaand aan de te maken kosten door een bestuurslid gegeven te worden. Het declareren van de onkosten gebeurt d.m.v. het FMA-declaratieformulier en wordt ingediend bij de penningmeester van FMA.
6. Verzekeringen
FMA heeft voor alle vrijwilligers een aansprakelijkheidsverzekering en een collectieve ongevallenverzekering afgesloten. Indien een beroep gedaan moet worden op een verzekering kan contact opgenomen worden met de penningmeester van het bestuur.
7. Klachten, conflicten, vertrouwenspersoon
In geval van onduidelijkheden, klachten of conflicten kan in eerste instantie contact opgenomen worden met de coördinator. Indien gewenst en na contact met de coördinator, kan contact opgenomen worden met de vertrouwenspersoon. Het bestuur is in laatste instantie beslissingsbevoegd. [Klachtenregeling?].
8. Privacy-/geheimhoudingsplicht
De vrijwilliger zal rekening houden met de privacy van de gast en privacygevoelige informatie van de gast of FMA geheimhouden, tenzij FMA toestemt in het bekendmaken van de informatie.
Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend te Amstelveen op [datum]
Namens Fietsmaatjes Amstelveen Namens de vrijwilliger
Xxxxxxx Xxx [naam]
Coördinator / secretaris FMA bestuur
De volgende bijlages maken deel uit van deze overeenkomst en worden met het tekenen van de vrijwilligersovereenkomst expliciet aanvaard:
- Gedragscode vrijwilligers Fietsmaatjes Amstelveen;
- Privacyreglement.
3. Privacyreglement
Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Stichting Fietsmaatjes Amstelveen (FMA) verwerkt van haar gasten of vrijwilligers / fietsmaatjes.
Indien u zich aanmeldt als gast of vrijwilliger / fietsmaatje bij FMA, geeft u uitdrukkelijk toestemming om FMA-persoonsgegevens in lijn met dit Privacybeleid te verwerken.
Wij adviseren u om het Privacybeleid door te lezen en te bewaren voor uw eigen administratie.
1. Verantwoordelijke
De verantwoordelijke functionaris gegevensbescherming (verwerking van de persoonsgegevens) is de secretaris van het FMA-bestuur, te bereiken onder xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx, KvK nummer 71775382 - Amstelveen, telefoon 06-13415516.
2. Welke gegevens verwerkt Fietsmaatjes Amstelveen en voor welk doel
2.1 In het kader van de aanmelding en de matching van gasten en vrijwilligers / fietsmaatje worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a) voor- en achternaam
b) adresgegevens
c) telefoonnummer, eventueel e-mailadres, bankrekeningnummer (gast) en een ander telefoonnummer in geval van nood
d) geslacht
e) geboortedatum (vrijwilliger / fietsmaatje)
f) informatie ten behoeve van de matching (onder andere aandachtspunten m.b.t. beperkingen, fitheid, gewenste afstanden en tijd, wensen t.a.v. fietsmaatje of gast, ophaaladres indien niet thuis)
2.2 FMA verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a) naam, adres, telefoonnummer en eventueel e-mailadres wordt gebruikt voor contact over de aanmelding en de eventuele opzegging daarvan, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van de van u verkregen informatie, voor contact over de matching tussen gast en fietsmaatje;
b) naam en e-mailadres om de regelmatig verschijnende e-mail nieuwsbrief met ontwikkelingen en plannen van FMA. Afmelding voor deze mailings is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing.
c) naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt voor betalingen voor ’10 rittenkaarten voor fietstochten’ (gast) of andere afgenomen diensten af te wikkelen.
2.3 Naam, e-mailadres en telefoonnummer wordt tot uiterlijk één jaar na afloop van de overeenkomst gebruikt om u te informeren over de ontwikkelingen van FMA.
Daarnaast worden statistische, geanonimiseerde en niet naar een persoon herleidbare gegevens gebruikt voor overleg met Xxxxxxxxxxxx.xx, Sportbedrijf Amstelveen, donateurs en sponsors en andere door het bestuur van FMA relevant geachte belanghebbenden.
Foto’s en overig beeldmateriaal kan op de FMA-website of in de FMA-nieuwsbrief geplaatst worden. Indien de (mogelijk) afgebeeldenen hierover voor expliciet bezwaar maken, zal dit niet worden gepubliceerd. Indien achteraf bezwaar, zal het beeldmateriaal verwijderd worden.
3. Bewaartermijnen
FMA verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de tijd dat u actief deelneemt aan de activiteiten van FMA, tot maximaal één jaar na uw laatste activiteit of zodra u expliciet aangeeft uitgeschreven te willen worden.
Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
4. Beveiligingsmaatregelen en bewerkers
4.1 Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft FMA passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.
4.2 Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt FMA gebruik van een zogenaamde bewerker. Met de bewerker hebben wij een bewerkersovereenkomst.
4.3 De vrijwilliger heeft geen toegang tot het gastregister. De vrijwilliger tekent voor vertrouwelijk behandelen van de persoonlijke gegevens van zijn / haar gast.
5. Inzagerecht, verwijdering en vragen of klachten
5.1 Via de secretaris van FMA kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. FMA zal uw verzoek in behandeling nemen en u binnen twee weken na ontvangst hierover informeren.
5.2 Indien u bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kunt u eveneens contact opnemen met de secretaris van het bestuur.
5.3 Indien u klachten hebt over de wijze waarop FMA uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u contact opnemen met de secretaris van het bestuur.
5.4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.
6. Wijzigingen
Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd. Eventuele wijzigingen worden via de FMA-website bekend gemaakt. Wij adviseren u om regelmatig het Privacybeleid te bekijken.
Vastgesteld door het bestuur van de Stichting Fietsmaatjes Amstelveen Amstelveen, 06-12-2018
4. Vertrouwenspersoon
Fietsmaatjes Amstelveen heeft een plezierige, ondersteunende en verstandige wijze van omgang met elkaar hoog in het vaandel staan.
Toch kan het voorkomen dat vrijwilligers of gasten van Fietsmaatjes Amstelveen (FMA) lastig worden gevallen met ongewenst gedrag of onjuiste behandeling. Te denken valt aan agressie en geweld, seksuele intimidatie/ongewenste intimiteiten, pesten, discriminatie.
Mocht een vrijwilliger of gast zich onheus behandeld voelen, is het de eerste stap om dit aan te geven aan de direct betrokken persoon.
Mocht dit niet mogelijk of wenselijk zijn dan kan men zich wenden tot de coördinator.
Mocht dit niet tot een bevredigende oplossing leiden of een niet wenselijke stap zijn, biedt FMA de mogelijkheid contact op te nemen met een vertrouwenspersoon.
Daarnaast is het mogelijk een klacht in te dienen bij het bestuur. Zie hiervoor onder 5. Klachtenprocedure.
De persoon die de rol van vertrouwenspersoon voor FMA opneemt is xxxxxxx Xxxxxx xx Xxxx. Zij is bereikbaar onder telefoonnummer 06-17772120 en e-mailadres xxx.xxxxxx@xxxxxx.xx
De rol/taak/bevoegdheid van de extern vertrouwenspersoon is:
- Het verzorgen van eerste opvang van FMA-gasten en vrijwilligers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben.
- Het nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is.
- Het slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals het indienen van een klacht bij het bestuur.
- Het desgewenst begeleiden, als de gast of vrijwilliger de zaak aan de orde wil stellen bij het de coördinator, de klachtencommissie of het bestuur.
- Het geven van advies over het voorkomen van en de aanpak van ongewenst gedrag.
- Het registreren van gevallen van ongewenst gedrag.
5. Klachtenprocedure
Fietsmaatjes Amstelveen heeft een plezierige, ondersteunende en verstandige wijze van omgang met elkaar hoog in het vaandel staan.
Toch kan het gebeuren dat vrijwilligers of gasten van Fietsmaatjes Amstelveen (FMA) zijn lastig gevallen met ongewenst gedrag of onjuiste behandeling. Te denken valt aan agressie en geweld, seksuele intimidatie/ongewenste intimiteiten, pesten, discriminatie.
Tevens kan het voorkomen dat de werkwijze van FMA tot wrevel leidt.
Mocht een vrijwilliger of gast zich onheus behandeld voelen of wrevel over werkwijze hebben, is het de eerste stap om dit aan te geven aan de direct betrokken persoon.
Mocht dit niet mogelijk of wenselijk zijn dan kan men zich wenden tot de coördinator. Bij ongewenst gedrag en onjuiste behandeling eventueel bij de externe vertrouwenspersoon. Zie hiervoor de procedure onder 4. Vertrouwenspersoon.
Mocht dit alles niet tot een bevredigende oplossing leiden bestaat de mogelijkheid een klacht in te dienen bij het bestuur.
Onderstaand de klachtenprocedure:
- Klachten dienen schriftelijk of per e-mail ingediend te worden.
- Klachten worden gericht aan de voorzitter van het bestuur van FMA. De drie bestuursleden van FMA hebben de rol van Klachtencommissie.
- De voorzitter van het bestuur van FMA zal een ontvangstbevestiging sturen, waarin o.a. wordt aangegeven hoe de aanpak zal zijn.
- De voorzitter van het bestuur van FMA zal zelf de kwestie opnemen en zonodig in de kwestie relevante/betrokken personen betrekken. De gang van zaken wordt op alle merites beoordeeld. De indiener van de klacht wordt gehoord. De voorzitter van het bestuur van FMA neemt een besluit.
- Het besluit wordt met toelichting binnen 3 weken na ontvangst van de klacht meegedeeld aan de klager.
- Het aantal klachten van het afgelopen jaar zal worden vermeld in het jaarverslag / jaarbericht.
6. Calamiteitenplan
1.
2.
3.
ZORG, voor zover mogelijk, ALTIJD EERST VOOR JE GAST.
LAAT HEM OF HAAR NOOIT ALLEEN BLIJF VOORAL RUSTIG !!!
XXXXXXX XXXXXXX
1. Xxxxx eerst je zelf en/of je gast in veiligheid indien mogelijk.
2. Bel 112
3. Bepaal: Politie – Ambulance – Brandweer.
4. Geef door:
o jouw naam
o aard van ongeval (hoeveel gewonden en de ernst hiervan)
o plaats van het ongeval (straat plus huisnummer, gebouw of locatie)
o indien niet meer op plaats ongeval: plaats waar je nu bent
o jouw mobiele telefoonnummer
5. Pak gastenkaart uit tas (achterbakje van de fiets)
6. Bel de coördinator 06 .....
KLEIN ONGEVAL
1. Zorg eerst voor je gast.
2. Pak gastenkaart uit tas (achterbakje van de fiets)
3. Bel coördinator 06 .....
4. Geef door:
o jouw naam
o naam gast
o plaats en aard van gebeurtenis
o indien niet meer op plaats ongeval: plaats waar je nu bent
o jouw mobiele telefoonnummer
5. Vraag om instructies
6. Volg instructies
FIETS DEFECT
1. Bel de coördinator of technische man/vrouw.
Meld wie je bent en de naam van de gast.
2. Geef aan dat je fietspech hebt en waar je staat.
3. Bel een Taxi.
4. Geef door:
o jouw mobiele telefoonnummer
o plaats, straat, kruispunt waar je staat.
o bel fietshandel van Rietschoten.
o meld het probleem en waar je staat (locatie, straat plus huisnummer, gebouw.)
5. Zet de fiets op slot en haal alle bescheiden uit de fiets en neem deze mee naar de Fietsenstalling en berg die op in de kast.
6. Meld je na afloop af bij de coördinator of technische man/vrouw af.
1.
2.
3.
ZORG, voor zover mogelijk, ALTIJD EERST VOOR JE GAST.
LAAT HEM OF HAAR NOOIT ALLEEN BLIJF VOORAL RUSTIG !!!