CONCEPT/VOORSTEL
CONCEPT/VOORSTEL
Samenwerkingsovereenkomst energietransitie Drenthe onderdeel Warmtetransitie
30 mei 2023
Partijen deelnemend aan de samenwerkingsovereenkomst warmtetransitie op alfabetische volgorde:
1. De gemeente …., ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder ….., handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d….. 2023
2. De gemeente …., ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder ….., handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d….. 2023
3. Etc
4. De Vereniging Drentse gemeenten, gevestigd te..., ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de secretaris, handelend ten uitvoer van het bestuur van de VDG d.d. …. 2023.
5. De provincie Drenthe, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de gedeputeerde…, de heer , handelend ter uitvoering van het besluit van Gedeputeerde Staten d.d….. 2023, verder te noemen: ‘de provincie’.
Gemeenten gezamenlijk aangeduid als “de gemeenten”
Partijen gezamenlijk te noemen “Partijen”.
In aanmerking nemende dat:
a. Partijen gemeenschappelijke doelstellingen hebben die voortkomen uit het Klimaatakkoord van 2019, Nationaal Programma Regionale Energie Strategie (NP RES) en de Regionale Energie Strategie 1.0 Regio Drenthe (RES), waaronder het realiseren van de klimaatdoelen en de energietransitie waarbij deze samenwerking zich het meest richt op de realisatie van warmtetransitieplannen in dorpen, wijken en straten.
b. De uitvoering van de onder a. genoemde plannen aanzienlijke personele en organisatorische consequenties heeft voor alle Partijen;
c. Onderzoek van de raad voor het openbaar bestuur (ROB) uitwijst dat partijen een grote personele opgave hebben als het aankomt op de uitvoering van het klimaatakkoord ten behoeve van de energietransitie;
d. Partijen het door de XXX xxxxxxxxxx beeld onderschrijven;
e. De uitvoering van de onder a genoemde plannen een publiek belang betreft dat door Partijen behartigd wordt, althans moet worden;
f. Partijen belang stellen bij het op zo kort mogelijke termijn behalen van de doelen uit het klimaatakkoord;
g. Partijen al enkele jaren een krapte op de arbeidsmarkt ervaren, waardoor er veel verloop is en bestaande en de benodigde nieuwe vacatures zeer moeilijk in te vullen zijn, ervaring en kennis verdwijnt en de slagkracht van de ambtelijke organisatie vermindert;
h. Hierdoor bij partijen te weinig ambtenaren beschikbaar zijn, dan wel kunnen worden aangetrokken, om de publieke taak van de warmtetransitie op beleidsmatig, strategisch en uitvoerend vlak duurzaam waar te kunnen maken.
i. Met de samenwerking beoogd wordt om specifieke specialismen, kennis en kunde te behouden ten behoeve van de aangesloten Partijen, waardoor zij zowel gezamenlijk als ieder afzonderlijk hun taken efficiënter en doelmatiger kunnen uitvoeren, en ook efficiënter diensten van externe marktpartijen kunnen inkopen;
j. Partijen gezien de urgentie van de warmtetransitie, de samenwerking eerst op basis van deze overeenkomst wensen aan te gaan onder nadere opdrachtverstrekking voor een onderzoek naar de mogelijkheden, de wenselijkheid en noodzakelijkheid van een meer substantiële samenwerking, met inachtneming van bovenstaande;
k. In het verlengde van voorgaande maakt een onderzoek naar de toekomstige vormgeving van deze samenwerking nadrukkelijk onderdeel uit van deze samenwerking;
l. Om voorgaande redenen wensen Partijen een team van specialisten samen te stellen (hierna genoemd ‘flexteam’);
m. Partijen nadrukkelijk niet beogen publiekrechtelijke bevoegdheden aan elkaar dan wel het Flexteam te attribueren, te delegeren, te mandateren of anderszins over te dragen;
Partijen komen overeen als volgt:
Artikel 1 Begripsbepalingen
Ambtskring van gemeentesecretarissen (afgekort “Ambtskring”): Overleg waarin alle secretarissen van de Drentse gemeenten en de provincie secretaris vertegenwoordigd zijn.
Flexteam: Een uitvoerend ondersteuningsteam dat Partijen voorziet in uitvoeringscapaciteit, ondersteuning en kennis bij de verschillende plannen en programma’s ter uitvoering van de energietransitie en het realiseren van doelstellingen uit het klimaatakkoord.
ROB: Raad voor het openbaar bestuur
PHO EKM: Het overleg van portefeuillehouders vanuit de VDG op het gebied van Energie, Klimaat en Milieu.
Uitvoeringsplan: plan dat de werkzaamheden en werkafspraken omvat om gezamenlijk de warmtetransitie vorm te geven met medewerking van een speciaal daarvoor ingesteld flexteam.
Artikel 2 Doel van deze overeenkomst
Partijen beogen met het samenstellen van een Flexteam ambtelijk en bestuurlijk samen te werken zodat kennis en kunde op het gebied van de energietransitie wordt gebundeld en ten dienste van partijen wordt gesteld en ten gunste komt van alle inwoners in Drenthe. Met deze overeenkomst worden de rollen, taken en verantwoordelijkheden van partijen vastgelegd die de uitvoering van deze taken door de gezamenlijke overheden mogelijk maken.
Artikel 3 Samenwerking
1. Partijen verbinden zich samen te werken conform het Uitvoeringplan en bijbehorende begroting (bijlage 1 & 2).
2. Partijen onderzoeken gezamenlijk de toekomstige vormgeving van deze samenwerking. Dit onderzoek wordt opgeleverd binnen twaalf maanden na inwerkingtreding van deze overeenkomst.
Artikel 4 Looptijd
1. Deze overeenkomst treedt in werking een dag na ondertekening door Partijen en wordt aangegaan voor een periode van drie jaar.
2. Tussentijdse opzegging is niet mogelijk, tenzij Partijen unaniem instemmen met een verzoek tot tussentijdse opzegging, e.e.a. onverminderd eventuele wettelijke aanspraken op overmacht.
3. Deze samenwerkingsovereenkomst, het uitvoeringsplan en overige bijlagen kunnen met instemming van alle partijen worden gewijzigd.
4. Voortzetting van deze overeenkomst na afloop van de in lid 1 bedoelde periode door twee of meer partijen is slechts mogelijk na een daartoe strekkende schriftelijke verklaring van de betrokken partij(en). De verlenging van de overeenkomst wordt schriftelijk tussen partijen vastgelegd.
5. De keuze voor voortzetting als bedoeld in lid 3 wordt ten minste 12 maanden voor het einde van de overeenkomst schriftelijk kenbaar gemaakt aan de overige partijen.
6. Deze overeenkomst eindigt van rechtswege als partijen naar aanleiding van het in artikel 3 lid 2 bedoelde onderzoek unaniem besluiten de samenwerking overeenkomstig de conclusies/aanbevelingen van dat onderzoek voort te zetten.
Artikel 5 Autonomie van partijen
1. De samenwerking zoals bedoeld in deze overeenkomst staat niet in de weg aan samenwerking met andere gemeenten en ketenpartners etc. op het gebied van de warmtetransitie. Partijen hebben de mogelijkheid naast deze samenwerking ook andere initiatieven te nemen op het gebied van de warmtetransitie.
2. De autonomie en bevoegdheden van de deelnemende partijen zoals zij deze in het normaal maatschappelijk verkeer hebben, blijft onaangeroerd door deze samenwerking.
3. Partijen dragen geen publiekrechtelijke bevoegdheden aan elkaar over uit hoofde van deze overeenkomst.
Artikel 6 Financiën
1. De kosten van de samenwerking zijn opgenomen in de begroting behorende bij het Uitvoeringsplan.
2. De inzet van medewerkers (waaronder transitievergoedingen, WW-uitkeringen en kosten in geval van blijvende ongeschiktheid) worden gedragen door de deelnemende gemeenten en de provincie volgens de verdeelsleutel zoals vastgelegd in het Uitvoeringsplan.
3. Andere kosten dan de inzet van medewerkers, die specifiek ten behoeve van de samenwerking worden gemaakt, bijvoorbeeld kosten voor advies, ICT en communicatie, worden gedragen volgens de verdeelsleutel zoals vastgelegd in de begroting behorende bij het Uitvoeringsplan.
4. De via de verdeelsleutel bij te dragen gelden worden betaald aan en verrekend door de VDG.
5. Partijen spannen zich in de kosten te allen tijde inzichtelijk te hebben en deze informatie te delen met de deelnemende partijen ten behoeve van sturing en de P&C cyclus.
6. In het geval er middelen onbenut zijn of de samenwerking eerder wordt beëindigd, worden de middelen conform de verdeelsleutel terug geleverd aan partijen nadat de eindafrekening is opgemaakt en de laatste uitgaven zijn gefactureerd. Als de einddatum van de samenwerking vroeger in de tijd ligt dan de einddatum van de aangegane verplichtingen, worden deze kosten opgenomen in de eindafrekening. De voordelen van de dan nog bestaande rechten op diensten of producten, worden in overleg zo maatschappelijk
verantwoord mogelijk ingezet. Indien deze situatie zich voor doet, adviseert het PHO EKM over de inzet van deze resterende diensten of producten en nemen partijen een besluit.
7. Onvoorziene gebeurtenissen met (grote) financiële consequenties ten gevolge van de samenwerking zoals hier beschreven, worden door partijen gezamenlijk gedeeld conform de verdeelsleutel van de samenwerking. Zodra een dergelijk risico zich voordoet of zich voor dreigt te doen worden de gemeentesecretarissen onverwijld op de hoogte gebracht zodat zij advies kunnen uitbrengen aan het PHO EKM om eventuele besluiten voor partijen voor te bereiden.
Artikel 7 Algemene verplichtingen partijen
1. Partijen werken samen in onderling vertrouwen en handelen integer, doelmatig, rechtmatig en transparant.
2. Partijen informeren elkaar doorlopend, gevraagd en ongevraagd, volledig en tijdig over informatie die bijdraagt aan het doel van deze samenwerking, voor zover de informatie binnen de wettelijke kaders en deze overeenkomst kan worden gedeeld.
3. Partijen spannen zich maximaal in om al hetgeen te doen en na te laten, dat de samenwerking bevordert, respectievelijk belemmert.
4. Partijen verplichten zich, indien door enige oorzaak de samenwerking wordt vertraagd of verhinderd of de dreiging daartoe aanwezig is, onverwijld met elkaar in overleg te treden.
5. Partijen stellen voldoende ambtelijke capaciteit ter beschikking ter ondersteuning van het flexteam waaronder bijvoorbeeld medewerking van communicatie, financiën, vergunningverlening, inzet sociaal domein en ondersteuning van dorps- en wijkmanagers of contactpersonen.
6. Partijen richten een deugdelijke, inhoudelijke en financiële administratie in en houden dit in stand.
7. Partijen spannen zich in om hun taken uit te voeren conform het actuele uitvoeringsplan.
8. De taken van de gemeenten behelzen in ieder geval:
a. Zorgdragen voor een vast aanspreekpunt in de organisatie voor het flexteam;
b. Voeren van regie op de uitvoering van de lokale warmtetransitie;
c. Bepalen de strategie voor de desbetreffende gemeente voor de warmtetransitie.
9. De taken van de provincie behelzen in ieder geval:
a. De inzet als werkgever van het flexteam;
b. Het inrichten en in stand houden van een deugdelijke, inhoudelijke en financiële administratie;
c. Fungeert als eerste aanspreekpunt op het gebied van planning & control van het flexteam voor de andere Partijen;
d. Besluit tot in dienst nemen en inhuur van personeel op basis van de werkafspraken met Partijen en treedt als penvoerder op en als opdrachtgever waarbij de inkoopvoorwaarden en inkoopbeleid van de provincie uitgangspunt is.
Artikel 8 Overlegstructuur
1. Als er zaken spelen in de bedrijfsvoering of voor het flexteam als geheel, worden deze voor advies voorgelegd aan de coördinerend secretaris en de secretaris van de VDG, en indien nodig aan de gehele ambtskring van gemeentesecretarissen.
2. In het geval er maatschappelijke keuzes moeten worden gemaakt of het flexteam gevraagd wordt ingrijpend van richting of opzet te veranderen, wordt dit besproken in het PHO EKM. Eventuele wijzigingen die toe te passen zijn binnen de grenzen van deze overeenkomst kunnen worden toegepast, in het geval de wijzigingen groter zijn dan besluiten partijen.
Artikel 9 Beveiliging en geheimhouding vertrouwelijke informatie partijen
1. De Partijen en eenieder namens partijen betrokken bij de uitvoering van de warmtetransitie en het flexteam die daarbij de beschikking krijgen over gegevens waarvan het vertrouwelijke karakter bekend of redelijkerwijs vermoed kan worden en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift tot bekendmaking verplicht of uit de taak bij de uitvoering van deze regeling voortvloeit.
2. Partijen verbinden zich jegens elkaar om informatie die zij hebben ontvangen niet zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de verstrekkende partij door te verstrekken aan anderen dan de Partijen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift tot bekendmaking verplicht.
3. Partijen houden zich aan de voor hen geldende maatregelen ter beveiliging van gegevens en zetten zich in om de verwerking van gegevens tussen partijen goed en veilig te laten verlopen conform wet- en regelgeving.
Artikel 10 Evaluatie
Partijen evalueren de met deze overeenkomst beoogde samenwerking en de inhoud van deze overeenkomst van deze samenwerking voor het eerst in de tweede helft van 2024 en zoveel vaker als partijen besluiten.
Artikel 11 Beslechting van geschillen
1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Partijen spannen zich in geschillen zoveel mogelijk in onderling overleg op te lossen.
3. Alle geschillen welke tussen partijen mochten ontstaan, naar aanleiding van de onderhavige overeenkomst dan wel van nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten zijn of uit enige andere bestaande of toekomstige rechtsbetrekking worden beslecht door de rechtbank Noord-Nederland.
Artikel 12 Bijlagen
1. De bij deze overeenkomst behorende bijlagen maken integraal onderdeel uit van deze overeenkomst. De bijlagen zijn: (1) Uitvoeringsplan, (2) de bij het Uitvoeringsplan behorende begroting.
2. In geval in één of meer bijlagen afgeweken wordt van hetgeen in de overeenkomst tussen Partijen is overeengekomen, prevaleert hetgeen in de overeenkomst is overeengekomen.