HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Ontmoetingscentrum De Eng Voorthuizen
Begripsbepaling. In dit reglement wordt verstaan onder “De Eng” het ontmoetingscentrum/ dorpshuis, eigendom van de Gemeente Barneveld en geëxploiteerd door de exploitant.
Exploitant: Sebto Beheer, gevestigd te Barneveld ingeschreven bij de Kamer van Koophandel dossiernummer 08190396. Sebto Beheer is de exploitant van De Eng en is eindverantwoordelijke in zake.
Beheerder: Het personeel of de beheerder in dienst van de exploitant. Vrijwilliger: Gastheren of gastvrouwen die zijn aangesteld door de exploitant. Gebouw: Ontmoetingscentrum/ dorpshuis De Eng.
1. ALGEMEEN
Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op alle gebruiksovereenkomsten en geldt voor alle gebruikers, bezoekers en vrijwilligers van De Eng. In dit reglement spreken we verder van ‘gebruikers’.
2. GEBRUIK
2.1 Gebouw gerelateerde activiteiten
In De Eng zijn tal van activiteiten mogelijk. Naast de vaste activiteiten van de bibliotheek, muziekschool, welzijn en de jeugdsoos beschikken wij over kegelbanen, podium met grote zaal en diverse ruimtes waar clubs en verenigingen gebruik van kunnen maken. Een overzicht hiervan vindt u op onze website.
Ook bieden wij ruimtes voor vergaderingen, bijeenkomsten, seminars, workshops, trouwerijen, jubilea en feesten & partijen, desgewenst met volledige aankleding en catering.
Ook is er een mogelijkheid het gehele pand af te nemen voor grootschalige evenementen.
2.2 De ontmoetingsruimte
Deze centrale ruimte is bedoeld als ‘Huiskamer’. Iedereen is vrij hier een kop koffie te komen drinken, een boek uit de bibliotheek te lezen of elkaar zonder geplande activiteit te ontmoeten als deze geopend is omdat er andere activiteiten in De Eng plaatsvinden en er een beheerder aanwezig is.
Het is de bezoeker niet toegestaan ruimten te betreden die in gebruik zijn bij andere gebruikers(groepen) of die door andere groepen zijn gehuurd.
2.4 Ruimtes & inventaris
Gebruikers gaan zorgvuldig om met de ruimtes en de inventaris. Zij zorgen dat dit na gebruik verzorgd en opgeruimd wordt achtergelaten. Spullen en materialen van de huurder mogen alleen tijdens de gehuurde periode in de ruimte worden geplaatst.
Het is zonder schriftelijke toestemming van de exploitant niet toegestaan enige verandering of toevoeging aan de gehuurde ruimte, inrichting of buitenkant van het pand aan te brengen. Als gebruiker brengen we u de kosten in rekening om e.e.a. in de oorspronkelijke staat terug te brengen.
2.5 Publiceren nieuws en ophangen posters
Het is niet toegestaan posters, materialen (van kinderen) op de wanden aan te brengen zowel in de eigen ruimte als in overige ruimtes. Het gebruik van plakband is in het gehele gebouw niet toegestaan.
Nieuws en aankondigingen van activiteiten binnen het gebouw kunnen wij tonen op onze narrowcasting schermen. De content kan digitaal aangeleverd worden via xxxx@XxXxx.xx
2.5 Hinder/overlast
Het spreekt voor zich dat gebruikers proberen zo weinig mogelijk hinder of overlast voor anderen te veroorzaken. Dat geldt zowel richting andere gebruikers als omwonenden, zowel binnen de accommodatie als op het buitenterrein. Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het gedrag van deelnemers aan de door hun georganiseerde activiteiten.
2.6 Alcoholgebruik
Alcoholgebruik is uitsluitend toegestaan op momenten dat de bar geopend is. Er wordt geen alcohol geschonken aan personen onder de 18 jaar. Het vragen van een ID aan de jeugdigen bij het verstrekken van alcoholhoudende dranken behoort tot de mogelijkheden.
2.7 Roken
Roken raden wij natuurlijk ten zeerste af. Mocht u toch een sigaret of sigaar op willen steken dan is dit alleen toegestaan buiten op het terras aan de voorzijde van het gebouw. In het gehele gebouw geldt een rookverbod. Elke andere vorm van roken is niet toegestaan in- en rondom het gebouw. Ook een E- sigaret mag binnen niet worden gebruikt.
2.8 Open vuur
Open vuur in de vorm van kaarsen of een vuurkorf is niet toegestaan binnen en rondom het gebouw, tenzij er expliciet schriftelijk toestemming is gegeven door de beheerder.
2.9 Huisdieren
Huisdieren zijn niet toegestaan. Uitzondering op deze regel is de hulp- of geleidehond welke herkenbaar dient te zijn doormiddel van een hesje.
2.10 Parkeren
Fietsers dienen gebruik te maken van de fietsenstalling. Het plaatsen van fietsen tegen de buitengevel en onder de luifel van de entree is niet toegestaan.
Om zoveel mogelijk auto’ s op het terrein te kunnen plaatsen dient u uw auto in de aangegeven vakken of het gras te parkeren zowel aan de voorkant als aan de linkerzijkant van De Eng. Bij een volle parkeerplaats verzoeken wij u gebruik te maken van de parkeermogelijkheden elders in de wijk of de aanwijzingen te volgen van de ingezette Verkeersregelaars tijdens grote evenementen.
2.11 Beheerders of vrijwilligers
Beheerders en vrijwilligers zijn een belangrijke schakel in de organisatie van het gehuurde. Gebruikers dienen de aanwijzingen van een beheerder of vrijwilliger dan ook stipt op te volgen. Het niet opvolgen van deze aanwijzingen kan weigering van de toegang tot de accommodatie voor kortere of langere tijd tot gevolg hebben. Een besluit daartoe wordt door de exploitant genomen.
3. TARIEVEN & RESERVERINGEN
3.1 Tarieven consumpties
De tarieven van de consumpties in algemene ruimtes worden vastgesteld door de exploitant.
De actuele prijslijst hangt achter de bar en is online te vinden op onze website: xxxxx://xxx.Xx Xxx.xx
3.2. Gebruikstarieven
Voor het reserveren van een ruimte gelden de voorwaarden als beschreven bij 2.1.
Een actueel overzicht van alle beschikbare ruimtes met bijhorende tarieven vindt u op onze website onder: xxxxx://xxx.XxXxx.xx/xxxxxxxx
De zaaltarieven zijn inclusief het gebruik van internet en WIFI, energie, water, schoonmaak en BTW.
3.3 Gebruik gehele accommodatie (o.a. voor evenementen)
Bij het gebruik van de gehele accommodatie wordt afhankelijk van het tijdstip en type evenement door de exploitant een prijsvoorstel gedaan. (zie ook 3.10 - Evenementen)
3.4 Dagdelen
Als dagdelen hanteren wij 4 aaneengesloten uren tussen 8:00 en 23:00 uur.
3.5 Bergruimtes
Bergruimte in De Eng zijn slechts beperkt beschikbaar. Bergruimtes worden enkel in gebruik gegeven aan de vaste gebruikers. Het eventueel doorverhuren van opslagruimte is niet toegestaan.
3.6 Vaste reserveringen
Vaste reserveringen worden van clubs en verenigingen vooraf voor een jaar/ een seizoen vastgesteld. Bij de jaarlijkse vaststelling kan de reservering herzien worden in nauw overleg met de betrokken gebruikers. Tussentijds kunnen wensen t.a.v. de reservering via de beheerders kenbaar gemaakt worden. De exploitant is en blijft eindverantwoordelijk voor de totale exploitatie en dus ook voor het vaststellen van de reserveringen.
3.7 Eenmalige reserveringen
Voor het reserveren van ruimtes kunt u contact opnemen met de beheerders van De Eng, bij voorkeur per mail via xxxx@XxXxx.xx of via telefoonnummer 088 – 030 32 30
3.8 Opties
Het is mogelijk een optionele reservering aan te vragen bij de beheerder. Deze optie wordt indien er geen nieuwe verzoeken binnen komen kosteloos tot maximaal twee weken voor de beoogde datum voor u vastgehouden.
3.9 Annuleringen
Annulering van aangegane huurverplichtingen dienen schriftelijk te worden gedaan en per mail te worden gericht aan: xxxx@XxXxx.xx
▪ Annuleringen tot 1 maand voor de huurdatum worden zonder kosten gehonoreerd.
▪ Annuleringen binnen een maand voor huurdatum worden gehonoreerd onder aftrek van
administratiekosten van € 50,- per reservering.
▪ Annuleringen binnen een week voor huurdatum worden niet gehonoreerd, de ontvangen huursom wordt in dat geval niet geretourneerd.
3.10 Evenementen
Reserveert u een ruimte voor een evenement dan dient u zelf tijdig zorg te dragen voor het verkrijgen van eventueel noodzakelijke vergunningen. Organiseert u een evenement met een groot aantal bezoekers dan gebeurt altijd in overleg met de beheerders. Het is de gezamenlijke verantwoordelijkheid om alcoholgebruik door jongeren onder de 18 jaar te voorkomen. Bij het organiseren van een evenement moet vooraf duidelijk zijn dat al het mogelijke is gedaan om betrokken medewerkers en bezoekers goed te informeren betreffende alcoholgebruik door jongeren onder 18 jaar. Op de site xxx.xxx00.xx zijn de nodige voorlichtingsmaterialen te downloaden. Het vragen van een ID aan de jeugdigen bij het verstrekken van alcoholhoudende dranken behoort tot de mogelijkheden.
3.11 Verhuur aan derden
Het (gedeeltelijk) laten gebruiken van een gereserveerde ruimte of het doorverhuren aan derden, is zonder schriftelijke toestemming van de exploitant niet toegestaan.
4. ETEN & DRINKEN
4.1 Tarieven consumpties
De tarieven van de consumpties worden vastgesteld door de exploitant en zijn afgestemd op het beleid van de gemeente Barneveld. De actuele prijslijst is vindbaar op de narrowcastingschermen achter de bar en staat vermeld op de website: xxxxx://xxx.XxXxx.xx
4.1 Drankaanbod
Wij hebben een flinke keuze in dranken. Consumpties dienen via de bar of sportcafé te lopen.
4.2 Eigen eten en/of drinken
Het nuttigen van zelf meegebrachte eet- en/of drinkwaren zonder voorafgaande toestemming van de exploitant of de beheerder wordt niet gewaardeerd.
4.3 Catering
Het organiseren van een lunch of een andere vorm van catering door de gebruikers is niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming van de beheerder en/of de exploitant.
5. TECHNISCHE APPARATUUR
5.1 Lichtinstallatie podium
Uitgangspunt is dat bij uitvoeringen op het podium de basis lichtinstallatie zoveel mogelijk gebruikt wordt. Het gebruik van de apparatuur kan alleen plaatsvinden na overleg met de beheerder en hulp bij de bediening is op verzoek te organiseren.
5.2 Muziekinstallatie podium
Bij het gebruik van het Podium inclusief Grote zaal, is het gebruik van de geluidsinstallatie in het huur tarief inbegrepen. Het gebruik van de apparatuur kan alleen plaatsvinden na overleg met de beheerder en hulp bij de bediening is op verzoek te organiseren.
5.3 Geluidsinstallatie vergaderruimtes
Bij elke vergadering in de vergaderruimte kunt u beschikken over de geluidsinstallatie. De geluidsinstelling is via het bedieningspaneel te regelen en heeft een kleine meerprijs op het gehuurde. Houd u bij het inschakelen van muziek rekening met andere gebruikers. Voor deze ruimtes is er tevens een draadloze microfoon beschikbaar.
5.4 Mobiel LCD scherm
In alle vergaderzalen is het mogelijk een mobiel LCD scherm te plaatsen voor het afspelen van presentaties en heeft een kleine meerprijs op het gehuurde. Gebruik van deze apparatuur kan alleen plaatsvinden na overleg met de beheerder. Ondersteuning bij de bediening is op verzoek te organiseren.
5.5 Gebruik AV-apparatuur en toebehoren
De Eng beschikt over een uitgebreide set kabels, microfoons, beamers en lampen. Deze worden uitgeleend onder voorwaarde dat ze in zelfde staat terugbezorgd worden als voor het uitlenen. Hiervoor kan een borg of huur gevraagd worden. Vooraf worden duidelijke afspraken met de beheerder gemaakt over wat er geleend en gebruikt wordt. Via een afvinklijst wordt dit na afloop gecontroleerd.
5.6 Wifi en internet
Xxx Xxxx en internet kan kosteloos gebruik worden gemaakt tijden het huren van een ruimte en wordt alleen gebruikt voor werkzaamheden die direct verband houden met het werk van de gebruiker. Niet naleven hiervan leidt tot het niet meer gebruik kunnen maken van het netwerk.
6. SLEUTELGEBRUIK
6.1 Vaste gebruikers
Vaste gebruikers ontvangen een geregistreerde tag/ pas die als toegang dient voor de De Eng en een eventuele bergruimte. Hiervoor wordt per gebruiker een sleutelcontract opgesteld waarin de rechten en plichten zijn vastgelegd. De vaste gebruiker dient een tweetal personen aan te wijzen die fungeren als verantwoordelijke contactpersonen richting de exploitant.
6.2 Incidentele gebruikers
Na uw reservering zorgt de beheerder dat de gereserveerde ruimtes ook daadwerkelijk toegankelijk zijn. Bij het reserveren van een ruimte worden zo nodig nadere afspraken gemaakt over het openen en sluiten van de accommodatie. In de praktijk is er altijd een beheerder aanwezig.
7. AANSPRAKELIJKHEID
7.1 Persoonlijke schade
De exploitant gaat ervan uit dat u goed op uw spullen past. De Eng is op geen enkele wijze aansprakelijk voor diefstal, vermissing van, of schade aan goederen van gebruikers.
7.2 Foto- en video-opnames
Binnen De Eng is een CCTV actief waar voor uw en onze veiligheid video-opnames worden gemaakt in de diverse binnen- en buitenruimtes. Het openbaar maken van foto- en/ of video opnamen is zonder kennisgeving aan de gebruikers en overleg met de exploitant niet toegestaan.
7.3 Schade gebouw & inventaris
De schade die is toegebracht aan het gebouw en inventaris door een gebruiker of door de aanwezige personen bij door hem georganiseerde activiteit in het gebouw, zullen worden verhaald op deze gebruiker.
7.4 Openbare orde
Bij verstoring van de openbare orde, veiligheid of zedelijkheid door het gebruik van alcoholhoudende drank, zal er geen alcoholhoudende drank (meer) worden verstrekt. Personen die in kennelijke staat van dronkenschap verkeren, zal geen alcoholhoudende drank meer worden verstrekt en zij zullen direct uit het pand worden verwijderd.
Het bezit, gebruik of verhandelen van drugs en/of hallucinerende middelen is verboden. Bij constatering hiervan, zijn wij verplicht de politie in te schakelen.
Personen die agressief, discriminerend en/of aanstootgevend gedrag vertonen, zullen hierop door een verantwoordelijke worden aangesproken. Bij herhaling van bedoeld gedrag, zal verwijdering uit het gehuurde volgen.
Het veroorzaken van geluidsoverlast bij het verlaten van het gebouw dient zoveel mogelijk te worden voorkomen. Houd rekening met de omwonenden.
8.1 Wijziging reglement
Dit huishoudelijk reglement kan ten aller tijde zonder voorafgaande kennisgeving worden aangepast. Een actuele versie van het huishoudelijk reglement van De Eng is beschikbaar op onze website via: xxxxx://xxx.XxXxx.xx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx
8.2 Klachten
Heeft uw klachten over het gebruik van de accommodatie, de voorzieningen, of klachten/conflicten met beheerders, vrijwilligers of gebruikers? U kunt deze per email gericht aan xxxx@XxXxx.xx of schriftelijk indienen bij de exploitant, Xxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxx.
SLOTBEPALING
In alle gevallen waarin de wet en dit huishoudelijk reglement niet voorziet beslist de exploitant.