Algemene voorwaarden voor evenementen bij Space Expo

Algemene voorwaarden voor evenementen bij Space Expo

Stichting Noordwijk Space Expo, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41167163

1 Algemene bepalingen: Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1.1 Algemene Voorwaarden: de onderhavige algemene voorwaarden van Space Expo Noordwijk voor reserveringen en evenementen bij Space Expo;

1.2 Opdrachtnemer: Stichting Noordwijk Space Expo;

1.3 Opdrachtgever: de natuurlijke- of rechtspersoon die Space Expo opdracht geeft om een bijeenkomst of anderszins activiteiten te verrichten ten behoeve van deze persoon.

1.4 Derde(n): de natuurlijke- of rechtspersonen die op de een of andere wijze, direct of indirect, bij de organisatie van het evenement.

1.5 Functionaris(sen): alle natuurlijke personen die werkzaam zijn in en om Space Expo in dienst en/of in opdracht van Space Expo Noordwijk;

1.6 Goederen: alle goederen, daaronder begrepen gelden, geldwaarden en geldwaardige papieren;

1.7 Partijen: Opdrachtgever en Space Expo Noordwijk gezamenlijk;

1.8 Space Expo Noordwijk: de Stichting ”Stichting Noordwijk Space Expo”, statutair gevestigd te Noordwijk (Zuid-Holland), ingeschreven onder nummer 41167163 in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, alsmede de aan Space Expo Noordwijk gelieerde entiteiten en/of de door Space Expo Noordwijk (eventueel) ingeschakelde Derde(n);

1.9 Space Expo: de voor de reservering of het evenement opengestelde ruimten in en rondom de gebouwen, terreinen, velden, etc. van Space Expo Noordwijk;

2 Toepasselijkheid Algemene Voorwaarden

2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding van en op iedere overeenkomst die tot stand komt tussen Space Expo Noordwijk en Opdrachtgever. Deze voorwaarden hebben eveneens betrekking en zijn van toepassing op alle handelingen die ter uitvoering van bedoelde overeenkomst worden verricht en op alle natuurlijke personen en/of rechtspersonen waarvan Space Expo in het kader van haar doelstelling gebruik maakt.

2.2 De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk uitgesloten. Indien de algemene voorwaarden van Space Expo Noordwijk en Opdrachtgever toch naast elkaar van toepassing zijn, geldt dat bij eventuele strijdige bepalingen de Algemene Voorwaarden van Space Expo Noordwijk prevaleren.

2.3 Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen en voor zover Space Expo Noordwijk daarbij vertegenwoordigd wordt door een daartoe krachtens de statuten van Space Expo Noordwijk bevoegde bestuurder dan wel anderszins door Space Expo Noordwijk aangewezen bevoegde personen.

2.4 Indien één of meerdere bepalingen in deze Algemene Voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden, blijven de overige bepalingen van deze Algemene Voorwaarden onverkort van toepassing.

2.5 Space Expo Noordwijk behoudt zich het recht voor om deze Algemene Voorwaarden tussentijds eenzijdig te wijzigen. De gewijzigde versie is van toepassing zodra Space Expo Noordwijk een kopie van die gewijzigde Algemene Voorwaarden per e-mail en/of per post

1

heeft verstuurd naar het bij haar bekende e-mailadres en/of postadres van Opdrachtgever. Op aanbiedingen, overeenkomsten en overige rechtsbetrekkingen die nadien tot stand komen alsmede in die situaties waarin verschillende versies van deze Algemene Voorwaarden van toepassing geacht kunnen worden, is steeds de jongste versie van de Algemene Voorwaarden van toepassing.

3 Offerte, informatie en inschakeling derden

3.1 Alle aanbiedingen, prijsopgaven, kostenbegrotingen e.d. van Opdrachtnemer zijn geheel vrijblijvend, tenzij Opdrachtnemer schriftelijk anders heeft aangegeven.

3.2 Alle door Opdrachtnemer verstrekte informatie en/of specificaties gelden steeds bij benadering, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is aangegeven.

3.3 Opdrachtnemer is gerechtigd voor de uitvoering van de opdracht derden in te schakelen.

3.4 Indien een aanbieding e.d. van Opdrachtnemer niet binnen 14 dagen (of, voor zover daarvan sprake is, de in die aanbieding e.d. expliciet aangegeven – andersluidende – periode) door een schriftelijke opdracht of een opdracht per e-mail is gevolgd en door Opdrachtnemer is bevestigd, is hij vervallen.

3.5 Opdrachtnemer behoudt zich zelfs na aanvaarding van de aanbieding door Opdrachtgever het recht voor de bij haar gedane bestelling of geplaatste opdracht vormvrij te herroepen. Een dergelijke herroeping zal onverwijld na de ontvangst door Opdrachtnemer van de aanvaarding geschieden.

4 Verplichtingen Opdrachtgever

4.1 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zal Opdrachtgever voor eigen kosten zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen op de plek waar de opdracht wordt uitgevoerd (waaronder doch niet beperkt tot de veiligheid voor artiesten, medewerkers en bezoekers). Indien reeds afspraken zijn gemaakt over vorenbedoelde maatregelen, is Opdrachtnemer niettemin gerechtigd om op ieder gewenst moment aanvullende eisen te stellen, wanneer gewijzigde omstandigheden daartoe lopen.

4.2 Opdrachtgever verplicht zich ertoe om alle risico’s die samenhangen met de uitvoering van de opdracht, waaronder tevens worden begrepen de werkzaamheden en/of het handelen en/of het nalaten van door haar ingeschakelde derden, voor zover mogelijk te verzekeren. In ieder geval is Opdrachtgever verplicht om een reguliere AVB-verzekering te sluiten en, indien van toepassing, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Voorts verplicht Opdrachtgever zich om ervoor zorg te dragen dat onder de hiervoor genoemde verzekeringen zijn meeverzekerd de door Opdrachtnemer bij de uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde medewerk(st)er(s) en de door Opdrachtnemer ter beschikking gestelde zaken. Opdrachtgever is verplicht om afschriften van de polissen van voornoemde verzekeringen op eerste verzoek aan Opdrachtnemer te verstrekken.

4.3 Opdrachtgever is gehouden alle informatie waarvan zij weet dan wel waarvan zij behoorde te weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, tijdig aan Opdrachtnemer te verstrekken. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door haar verstrekte informatie.

4.4 Opdrachtgever heeft geen aanspraak op enige vorm van schadevergoeding, indien (a) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden en Opdrachtnemer de

2

opdracht geheel of gedeeltelijk geen doorgang laat vinden (waartoe Opdrachtnemer gerechtigd is) en/of (b) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden, Opdrachtnemer Opdrachtgever daarop schriftelijk heeft gewezen en Opdrachtgever desondanks de opdracht wenst te laten doorgaan.

4.5 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de afdracht van de vergoedingen wegens het gebruik van intellectuele eigendomsrechten van derden (waaronder doch niet beperkt tot Bumarechten).

4.6 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is Opdrachtgever verantwoordelijk voor de vereiste toestemming van derden en/of vergunningen, alsmede onderzoek hiernaar.

4.7 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het naleven van de gedragscode van Opdrachtnemer en het handelen en nalaten van de door haar ingeschakelde en/of uitgenodigde derden die bij de opdracht zijn betrokken, zoals bezoeker van een evenement.

4.8 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor eventuele fiscale consequenties en/of betaling (van naheffingen) ten gevolge van de Werkkostenregeling (WKR). Opdrachtgever vrijwaart en stelt Opdrachtnemer volledig schadeloos aangaande aanspraken van derden die Opdrachtgever daaromtrent ontvangt.

5 Aansprakelijkheid Opdrachtnemer

5.1 Opdrachtnemer is gerechtigd bij de uitvoering van de opdracht derden in te schakelen.

5.2 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat zij is uitgegaan van door of namens Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige informatie.

5.3 Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk voor schade (i) indien deze schade valt onder de dekking van haar aansprakelijkheidsverzekering en wel tot het bedrag dat door haar verzekering wordt uitgekeerd te vermeerderen met het eigen risico dan wel (ii) indien er sprake is van opzet of grove schuld van haar of een van haar leidinggevenden.

5.4 Indien er (i) geen sprake is van opzet of grove schuld dan wel (ii) de verzekering niet uitkeert, en er toch sprake is van aansprakelijkheid van Opdrachtnemer, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot enkel directe schade (waarbij aansprakelijkheid voor indirecte schade uitdrukkelijk wordt uitgesloten) met een maximum van € 25.000,-.

5.5 Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor schade veroorzaakt door (een tekortkoming of onrechtmatig handelen/nalaten van) uitvoerende dienstverleners en/of toeleveranciers, waaronder tevens begrepen het personeel van die dienstverleners en/of toeleveranciers, die Opdrachtnemer in verband met of ten behoeve van de uitvoering van – een onderdeel van – de overeenkomst heeft ingeschakeld.

5.6 Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden, uit welke hoofde dan ook, die Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer heeft dienen binnen 12 maanden na het moment waarop Opdrachtgever hiermee bekend werd of redelijkerwijze had kunnen zijn, schriftelijk door Opdrachtnemer te zijn ontvangen, bij gebreke waarvan deze komen te vervallen.

5.7 Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden (waaronder doch niet beperkt tot deelnemers en bezoekers), die in verband met de uitvoering van de opdracht schade lijden.

5.8 Eventuele door opdrachtnemer verstrekte adviezen zijn altijd vrijblijvend en opvolging daarvan komt voor rekening en risico van Opdrachtgever.

3

5.9 Opdrachtgever is niet aansprakelijk voor de opkomst van de deelnemers van het betreffende evenement.

5.10 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade aan goederen die door Opdrachtgever aan haar ter beschikking zijn gesteld. Opdrachtgever zal voor een deugdelijke verzekering zorg dragen.

6 Overmacht

Omstandigheden welke niet aan Opdrachtnemer te wijten zijn, welke van dien aard zijn dat naleving van de overeenkomst redelijkerwijze niet meer of niet meer in volle omvang gevergd kan worden (zoals doch niet beperkt tot extreem weer, intrekking van een of meerdere vergunningen, nationale rouw en pandemie) geeft haar het recht de opdracht geheel of gedeeltelijk te ontbinden en/of de uitvoering daarvan op te schorten zonder enige verplichting tot schadevergoeding. Opdrachtnemer behoudt in dat geval haar recht op vergoeding (waaronder doch niet beperkt tot kosten voor door haar ingeschakelde derden).

Opdrachtnemer adviseert Opdrachtgever zich tegen deze risico’s te verzekeren.

7 Bepalingen omtrent COVID-19

7.1 Zolang maatregelen vanuit de overheid vanwege COVID-19 van toepassing zijn zal Opdrachtnemer al het mogelijke in het werk stellen om het event binnen de richtlijnen van het RIVM te laten plaatsvinden. Toch blijft opdrachtgever eindverantwoordelijk voor het naleven van haar gasten van deze RIVM richtlijnen. Opdrachtnemer kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor COVID-19 gevolgen opgelopen tijdens het evenement.

7.2 Opdrachtnemer communiceert het dan geldende protocol met Opdrachtgever. Opdrachtgever communiceert vooraf over de maatregelen aan de deelnemers, waarin alle gezondheidsregels worden besproken.

7.3 Eventuele boetes voortkomend uit het niet naleven van RIVM richtlijnen zullen voor rekening van de opdrachtgever zijn, tenzij dit aan opzet of grove schuld van Opdrachtnemer te wijten valt.

7.4 In het geval dat het evenement geen doorgang kan vinden als gevolg van COVID-19, biedt Opdrachtnemer de volgende mogelijkheden aan:

– Verplaatsen van het evenement binnen 1 jaar. Afhankelijk van de voorwaarden van betrokken leveranciers kunnen verplaatsingskosten van toepassing zijn die zullen worden doorbelast aan de opdrachtgever.

– Voucher, ter waarde van het geboekte arrangement, dat binnen 1 jaar gebruikt dient te worden. Afhankelijk van de voorwaarden van betrokken leveranciers kunnen verplaatsingskosten van toepassing zijn.

– Annulering van het arrangement tegen de op dat moment werkelijk gemaakte kosten.

7.5 Mocht opdrachtgever het arrangement willen annuleren terwijl deze, volgens de richtlijnen, wel zou kunnen doorgaan, dan zullen de gebruikelijke annuleringsvoorwaarden gelden, zie hiervoor artikel 8 van onze algemene voorwaarden.

8 Prijs, betaling en annulering

8.1 De overeengekomen prijs (opdrachtsom) is exclusief BTW en eventuele andere heffingen van overheidswege, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4

8.2 Wijzigingen waaronder meerkosten in de oorspronkelijke opdracht van welke aard ook, door of namens Opdrachtgever aangebracht, die hogere kosten veroorzaken dan waarop bij de prijsopgave kon worden gerekend, worden de door de Opdrachtnemer aan Opdrachtgever extra in rekening gebracht.

8.3 Opdrachtgever dient de details van de bijeenkomst uiterlijk 10 dagen voor het evenement aan te leveren. Hieronder worden o.a. maar niet uitsluitend verstaan verzoeken voor gebruik van de faciliteiten van Space Expo door derden, zoals AV materialen, kleedruimte of benodigde elektriciteit;

8.4 Wanneer Opdrachtgever zelf een externe cateraar verzorgt, hanteert Opdrachtnemer een commissie percentage van 15% over de totale factuur voor het gebruik van de faciliteiten, diensten en personele begeleiding. Cateraars verplichten zich de door hun gebruikte ruimtes in dezelfde staat achter te laten als waarin deze zijn aangetroffen. Mocht dit na inspectie door Opdrachtnemer niet, of niet afdoende zijn gebeurd dan zullen er extra schoonmaakkosten worden doorberekend aan Opdrachtgever.

8.5 Als de Opdrachtnemer het aanbod van de opdrachtgever aanvaardt, xxxxx de opdrachtnemer, na de retourontvangst van de ondertekende kopie van het bevestigingsformulier, een factuur van tenminste 75% van het totaalbedrag. Deze factuur dient te worden voldaan uiterlijk 5 werkdagen voordat het evenement plaatsvindt. Indien dit niet het geval is kan de opdrachtgever de toegang ontzegd worden.

8.6 Opdrachtgever is op ieder moment op eerste verzoek van Opdrachtnemer verplicht zekerheid te stellen voor de voldoening van al hetgeen door haar is verschuldigd.

8.7 Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, dient betaling te geschieden binnen de betalingstermijn zoals vermeld op de factuur. De betalingstermijn is een fatale termijn. Opdrachtgever is niet gerechtigd enige betaling op te schorten dan wel te verrekenen.

8.8 Indien binnen de betalingstermijn geen betaling heeft plaatsgevonden, is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Zij is dan de wettelijke handelsrente verschuldigd (waarbij geldt dat een gedeelte van de maand als een hele maand wordt aangemerkt) alsmede de wettelijk buitengerechtelijke incassokosten.

8.9 Opdrachtgever is gerechtigd de opdracht enkel schriftelijk te annuleren. Opdrachtgever dient dan de navolgende kosten aan Opdrachtnemer te voldoen, in geval van annulering:

a) in de periode tot 9 maanden voor het aanvangsmoment, 30% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt);

b) in de periode liggend tussen 9 en 6 maanden voor het aanvangsmoment, 50% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt);

c) in de periode liggend tussen 6 en 3 maanden voor het aanvangsmoment, 65% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt);

d) in de periode liggend tussen 3 en 2 maanden voor het aanvangsmoment, 75% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt);

e) in de periode liggend tussen 2 en 1 maanden voor het aanvangsmoment, 85% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt) en

f) in de periode liggend tussen 1 maand voor het aanvangsmoment en het aanvangsmoment zelf, 100% van de volledige opdrachtsom (zoals die op het moment van annuleren geldt). De opdrachtsom bedraagt de in de overeenkomst opgenomen opdrachtsom vermeerderd met daarna overeengekomen mutaties.

8.10 Van een annulering is niet alleen sprake wanneer de bijeenkomst geheel of gedeeltelijk vervalt. Er is ook sprake van een annulering en bovenstaande wanneer het aantal deelnemers meer dan 10% negatief afwijkt van het gereserveerde aantal bij de definitieve boeking.

5

8.11 Tot tien werkdagen voor het evenement kan het definitief aantal deelnemers worden doorgegeven met een maximale afwijking van 10% naar beneden. Dit aantal geldt dan als definitief aantal voor de eindfactuur. Bij vermindering van het aantal deelnemers (met een maximale afwijking van 10%) zal het variabele kostendeel op de eindfactuur in mindering worden gebracht. Indien het aantal deelnemers op de dag van uitvoering hoger ligt dan het doorgegeven aantal zal dit worden nagefactureerd tegen de afgesproken prijs per persoon.

8.12 Indien op het moment van annulering de schade van Opdrachtnemer hoger is dan de annuleringsvergoeding zoals opgenomen in artikel 7.5 in deze algemene voorwaarden, dan dient Opdrachtgever dit hogere bedrag aan Opdrachtnemer te vergoeden.

9 Beëindiging en ontbinding

9.1 Onverminderd de aan Opdrachtnemer verder toekomende rechten is Opdrachtnemer gerechtigd de overeenkomst zonder nadere ingebrekestelling geheel of gedeeltelijk door middel van een schriftelijke verklaring te ontbinden indien: – Opdrachtgever in verzuim is met de nakoming van een of meer verplichtingen uit de overeenkomst; – Opdrachtgever in staat van faillissement is verklaard, (voorlopige) surséance van betaling heeft aangevraagd, op hem/haar de toepassing van de wet Schuldsanering Natuurlijke personen van kracht is geworden, zijn bedrijf heeft stilgelegd of heeft geliquideerd, er beslag wordt gelegd op een aanzienlijk deel van zijn vermogen ofwel hij zijn bedrijf aan derden overdraagt.

9.2 In geval van ontbinding blijft het risico van reeds geleverde zaken bij Opdrachtgever. De zaken staan dan ter beschikking van Opdrachtnemer en dienen door deze te worden afgehaald.

9.3 Indien Opdrachtnemer (of een door haar ingeschakelde derde) op het moment van de ontbinding (waaronder in dit verband tevens wordt verstaan ontbinding en opschorting als hiervoor bedoeld in artikel 6) reeds prestaties ter uitvoering van de overeenkomst heeft verricht, zullen deze prestaties en de daarmee samenhangende op Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer rustende betalingsverplichting geen voorwerp van ongedaan making zijn. Bedragen die Opdrachtnemer voor de ontbinding heeft gefactureerd of bedragen die Opdrachtnemer na de ontbinding nog zal factureren in verband met hetgeen zij ter uitvoering van de overeenkomst voorafgaand aan die ontbinding reeds had verricht of geleverd, blijven derhalve onverminderd verschuldigd en worden op het moment van de ontbinding direct opeisbaar.

10 Intellectuele eigendomsrechten

10.1 Opdrachtnemer is dan wel wordt uitsluitend rechthebbende van alle bestaande en toekomstige rechten van intellectueel eigendom (waaronder doch niet beperkt tot het auteursrecht) die rusten op of voortvloeien uit werken (in welke vorm dan ook, waaronder doch niet beperkt tot uitgewerkte ideeën, voorstellen, designs en concepten) die Opdrachtnemer in het kader van de opdracht ontwikkelt en/of heeft (laten) ontwikkelen. Opdrachtgever verkrijgt hierop voor de duur van de opdracht een gebruiksrecht.

10.2 Opdrachtgever garandeert intellectueel eigendomsrechten van derden te respecteren. Indien Opdrachtnemer door handelen en/of nalaten van Opdrachtgever inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten van derden, zal Opdrachtgever Opdrachtnemer, de werknemers van Opdrachtnemer en/of door Opdrachtnemer ingeschakelde derden op het eerste verzoek vrijwaren.

6

10.3 Door het in het kader van de opdracht aan Opdrachtnemer ter beschikking stellen van materialen of werken, van welke aard dan ook, geeft Opdrachtgever onvoorwaardelijke toestemming aan Opdrachtnemer deze materialen en werken op welke wijze dan ook te gebruiken, voor zover dit voor een behoorlijke uitvoering van de opdracht redelijkerwijs vereist is.

10.4 Opdrachtgever en derden onderdeel uitmakend van de opdracht zijn gerechtigd geluid, foto- en/of beeldopnamen van de opdracht te maken, tenzij Opdrachtnemer uitdrukkelijk schriftelijk anders heeft bedongen. De geluid-, foto – en/of beeldopnamen mag Opdrachtgever en derden onderdeel uitmakend van de opdracht niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer worden gebruikt in interne en externe communicatie-uitingen.

10.5 Opdrachtgever zal eventuele rechten van derden op de in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst gebruikte objecten, materialen, werken, uitvoeringen, ideeën, voorstellen, concepten of methoden te allen tijde respecteren. Eventuele licentievergoedingen ter zake (verder) gebruik van deze objecten, materialen, werken, uitvoeringen, ideeën, voorstellen, concepten of methoden, inclusief maar niet beperkt tot vorderingen van collectieve

incasso-organisaties zoals BUMA/STEMRA en SENA, zijn niet bij het Honorarium inbegrepen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, en komen voor rekening van Opdrachtgever.

10.6 Opdrachtnemer is gerechtigd geluid, foto – en/of beeldopnamen van de opdracht te maken, tenzij Opdrachtgever uitdrukkelijk schriftelijk anders heeft bedongen. Geluid -, foto – en/of beeldopnamen van de opdracht mogen door Opdrachtnemer zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever worden gebruikt in interne en externe communicatie-uitingen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7