Accord de coopération “Représentants économique” Cooperation Agreement “Economic representatives”
“Economische vertegenwoordigers”
Accord de coopération “Représentants économique” Cooperation Agreement “Economic representatives”
Samenwerkingsakkoord van 17 juni 1994 tussen de federale staat, het Vlaamse gewest, het Waalse gewest en het Brussels hoofdstedelijk gewest betreffende de gewestelijke economische en handelsattachés en de modaliteiten op het vlak van de handelspromotie
(BS 26 oktober 1994)
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Dies ist eine inoffizielle Veröffentlichung von Gesetzgebung. Rechtlich verbindlich ist nur die offizielle Bekanntmachung im Belgischen Staatsblatt
This is an unofficial publication of legislation. Only the official publication in the Belgian State Gazette is legally binding.
INHOUD
SAMENWERKINGSAKKOORD ‘ECONOMISCHE VERTEGENWOORDIGERS’ 4
Authentieke tekst in het Nederlands 4
Officiële toelichting in het Nederlands 11
ACCORD DE COOPÉRATION ‘REPRÉSENTANTS ÉCONOMIQUES’ 16
Texte authéntique en français 16
Développements officiels en français 23
COOPERATION AGREEMENT ‘ECONOMIC REPRESENTATIVES’ 28
Unauthentic English translation 28
SAMENWERKINGSAKKOORD ‘ECONOMISCHE VERTEGENWOORDIGERS’
Authentieke tekst in het Nederlands
Samenwerkingsakkoord van 17 juni 1994 tussen de federale Staat, het Vlaamse Gewest, het Waalse Gewest en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest betreffende de gewestelijke economische en handelsattachés en de modaliteiten op het vlak van de handelspromotie (BS 26 oktober 1994)
Gelet op de artikelen 1, 3, 33, 35, 39 en 167 van de Grondwet;
Gelet op de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, gewijzigd door de wet van 8 augustus 1988, de Bijzondere wet van 16 januari 1989 betreffende financiering van de Gemeenschappen en de Gewesten, de bijzondere wet van 5 mei 1993 betreffende de internationale betrekkingen van de Gemeenschappen en de Gewesten en de bijzondere wet van 16 juli 1993 tot vervollediging van de federale staatsstructuur, inzonderheid de artikelen 6, §1, VI, 30, 88, 92bis, §1;
Gelet op de bijzondere wet van 12 januari 1989 met betrekking tot de Brusselse Instellingen, gewijzigd door de bijzondere wet van 5 mei 1993 betreffende de internationale betrekkingen van de Gemeenschappen en de Gewesten en de bijzondere wet van 16 juli 1993 tot vervollediging van de federale staatsstructuur, meer bepaald de artikelen 4, 40 en 42;
Gelet op de Verdragen van Wenen van 18 april 1961 en van 24 april 1963 inzake het diplomatiek en consulair verkeer;
Overwegende dat de Gewesten beschikken over economische en handelsattachés in functie in het buitenland;
Overwegende de wens van de drie Gewesten om de gewestelijke economische en handelsattachés in de diplomatieke en consulaire posten van de federale Staat te huisvesten, en de noodzaak om hun aanwezigheid in deze zendingen te regelen;
Overwegende het belang te komen tot concrete afspraken tussen de rechtstreeks betrokken federale en gewestelijke instanties teneinde elk van hen toe te laten hun bevoegdheden naar best vermogen uit te oefenen;
INLEIDENDE BEPALING
Artikel 1. Onderhavig samenwerkingsakkoord wordt in een geest van federale loyauteit en wederzijdse samenwerking uitgevoerd tussen de federale en gewestelijke overheden in België en in de Belgische diplomatieke en consulaire zendingen in het buitenland.
HOOFDSTUK I. – Gewestelijke economische en handelsattachés
I. Huisvesting en statuut van de economische en handelsattachés
Art. 2. Op vraag van het betrokken Gewest, en in overleg met de andere partijen, worden de gewestelijke economische en handelsattachés, hierna genoemd economische en handelsattachés, gehuisvest in de Belgische diplomatieke en consulaire zendingen in het buitenland.
Art. 3. 1. Behoudens bezwaar van de ontvangststaat worden de economische en handelsattachés van Belgische nationaliteit opgenomen op de diplomatieke of consulaire lijst van de zending. Zij hebben evenwaardige rechten en plichten als deze die de ontvangststaat voorziet voor de leden van diplomatieke of consulaire zendingen met een vergelijkbare graad en functie.
2. De economische en handelsattachés worden door het hoofd van de zending aan de overheid van de ontvangststaat officieel voorgesteld als leden van de diplomatieke of consulaire zending in hoedanigheid van "Economische en Handelsattaché voor het ... Gewest".
Art. 4. In hun contacten gebruiken de economische en handelsattachés de titel waaronder zij officieel werden voorgesteld.
Art. 5. 1. De economische en handelsattachés hebben hun burelen in de kanselarijen voor zover hiertoe ruimte beschikbaar is.
2. Indien bijkomende ruimte vereist is, maken de burelen die door het Gewest worden aangekocht of gehuurd, met het akkoord van de overheden van de ontvangststaat deel uit van de betrokken diplomatieke of consulaire zendingen.
3. Op vraag van het betrokken Gewest, en mits de voorafgaandelijke en uitdrukkelijke instemming van de ontvangststaat, kunnen de burelen van de economische en handelsattachés die deel uitmaken van een Belgische diplomatieke of consulaire zending, in een andere stad worden opgericht dan de stad waar voormelde zending gevestigd is.
4. De burelen van de economische en handelsattachés, met inbegrip van deze die buiten de kanselarijen gelegen zijn, worden aangeduid door een naambord dat aan de ingang wordt bevestigd. Het vermeldt "Ambassade van België of Consulaat-Generaal van België – Dienst van de Economische en Handelsattaché voor het ... Gewest".
5. De vlag van het Gewest kan naast de nationale vlag gehesen worden, mits het akkoord van de ontvangststaat. De plaatselijke regels en gebruiken stellen de voorwaarden vast waarbinnen de bevlagging is toegestaan.
Art. 6. De economische en handelsattachés in de zendingen beschikken over een eigen infrastructuur, waaronder afzonderlijke telefoon- en telefaxlijnen en fotokopieertoestellen.
II. Uitoefening van de functies
Art. 7. 1. De economische en handelsattachés worden uitsluitend door de Gewesten aangeduid.
2. Zij oefenen hun functies uit overeenkomstig de bevoegdheden die worden opgesomd in artikel 6 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen gewijzigd door de wet van 8 augustus 1988 en door de bijzondere wet van 16 juli 1993 tot vervollediging van de federale staatsstructuur.
3. Hun aanduiding gebeurt door een officiële kennisgevingsbrief van het betrokken Gewest aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken, dat op zijn beurt de betrokken diplomatieke of consulaire zending inlicht.
Art. 8. 1. De taken en opdrachten van de economische en handelsattachés worden hun opgedragen door de gewestelijke overheden, tegenover wie ze verantwoordelijk zijn, en aan wie ze rekenschap moeten geven.
2. De economische en handelsattachés handelen autonoom in al hun contacten met hun werkgever, de bedrijven en groeperingen alsook met de diensten voor de buitenlandse handel.
3. De contacten en de correspondentie met de officiële overheden van de ontvangststaat, met inbegrip van de diensten van buitenlandse handel, die er van afhangen, gebeuren in overleg met het hoofd van de zending.
Art. 9. 1. De economische en handelsattaché kan de hulp en de samenwerking vragen van het hoofd van de zending indien een officiële tussenkomst noodzakelijk of nuttig lijkt voor de verwezenlijking van diens taken.
2. In de mate dat het federaal of gewestelijk personeelsbestand en de beschikbare middelen dit mogelijk maken:
2.1. geeft het hoofd van de zending gevolg aan de door het Gewest ingediende vragen om bijstand bij de voorbereiding van officiële promotiezendingen;
2.2. kan het hoofd van de zending mits het voorafgaandelijk akkoord van het Gewest, voor de algemene taken van de federale vertegenwoordiging, beroep doen op de samenwerking van de economische en handelsattaché;
2.3. geeft het hoofd van de zending, in de rechtsgebieden waar geen enkele economische en handelsattaché activiteiten uitoefent, gevolg aan de vragen om bijstand die een Gewest tot hem richt inhoudende algemene taken van bevordering van economische en handelsbelangen.
3. De economische en handelsattaché beschikt over alle dossiers van de zending betreffende de bedrijven uit zijn Gewest of het Gewest waarvoor hij optreedt.
4. De specifieke vragen die ter plaatse aan de zending worden gericht, worden overgemaakt aan de betrokken economische en handelsattaché. In die zendingen waar geen enkele economisch en handelsattaché werd aangeduid, worden deze specifieke vragen rechtstreeks overgemaakt aan de gewestelijke diensten van buitenlandse handel.
5. De niet-specifieke vragen die ter plaatse aan de zending worden gericht, worden overgemaakt aan de BDBH en aan alle economische en handelsattachés die van de zending afhangen.
Op die zendingen waar er geen enkele economische en handelsattaché werd aangeduid, worden deze niet-specifieke vragen doorgezonden naar de BDBH die deze zonder verwijl verspreidt onder de Gewesten.
6. De economische en handelsattaché wordt betrokken bij de interne coördinatie van de zending, zowel voor de economische en handelszaken, als, desgevallend, voor het algemeen kader van de bilaterale betrekkingen tussen België en de ontvangststaat.
III. Diplomatiek gezag van het hoofd van de zending
Art. 10. 1. Onverminderd de bepalingen van artikel 7 oefent het hoofd van de zending zijn leidinggevende en coördinerende functie uit tav de leden van de diplomatieke of consulaire zending. Te dien einde houdt de economische en handelsattaché hem op de hoogte van diens activiteiten. Het hoofd van de zending waakt over het vertrouwelijk karakter van de informatie die hem uit hoofde hiervan werd gegeven door de economische en handelsattaché.
2. Zowel binnen de diplomatieke of consulaire zending als naar buiten uit handelen de economische en handelsattachés onder het diplomatiek gezag van het hoofd van de zending. In hun persoonlijk en professioneel gedrag moeten zij de diplomatieke regels en gebruiken eerbiedigen. In alle omstandigheden dient de economische en handelsattaché net zoals de andere leden van de zending blijk te geven van onberispelijk gedrag.
3. De economische en handelsattachés zijn zoals de andere leden van het diplomatieke of consulaire personeel onderworpen aan de zwijgplicht. Iedere openbare verklaring van hun kant, in het bijzonder t.o.v. de pers, vereist het voorafgaandelijke akkoord van de bevoegde gewestelijke instanties, in overleg met het hoofd van de zending.
4. Betwistingen tussen de leden van de diplomatieke of consulaire zending over de toepassing van het diplomatiek statuut en betreffende de professionele activiteiten of het persoonlijk gedrag van de economische en handelsattachés worden in overleg behandeld tussen de rechtstreeks betrokken partijen, in de in artikel 22 voorziene werkgroep.
5. De problemen van disciplinaire aard maken het voorwerp uit van een gepaste regelingsprocedure.
IV. Activiteitenzone
Art. 11. 1. De economische en handelsattachés oefenen hun taken uit binnen de grenzen van de activiteitenzone die overeenstemt met het rechtsgebied van de zending waarvan zij afhangen. Het federale Ministerie van Buitenlandse Zaken licht voorafgaandelijk de Gewesten in over elke wijziging van het rechtsgebied van de diplomatieke en consulaire zendingen.
2. Deze activiteitenzone kan uitgebreid worden voor zover de politieke en diplomatieke toestand dit toelaat en mits het akkoord van de bevoegde overheid van het of de betrokken land(en).
3. In dit laatste geval zullen de functies van economische en handelsattaché uitgeoefend worden onder het diplomatiek gezag van het betrokken hoofd van de zending, en met eerbiediging van zijn leidinggevende en coördinerende functie.
V. Tenlastename van de onkosten
Art. 12. 1. De kosten voortvloeiend uit de aanwezigheid van de economische en handelsattachés in de diplomatieke en consulaire zendingen, worden ten laste genomen door het Gewest waarvan de economische en handelsattachés afhangen, en volgens de hierna vermelde regels.
2.1. Wanneer de federale Staat eigenaar is van de kanselarij, zal het betrokken Gewest een symbolische huurprijs betalen (1 BF per jaar) voor de bezetting van de burelen.
Wanneer de federale Staat de kanselarij huurt, zal het betrokken Gewest een huurprijs betalen voor de netto bezette oppervlakte.
2.2. De Gewesten die over burelen beschikken in de kanselarijen, dragen een deel van de algemene onkosten a rato van de netto bezette oppervlakte.
Zij komen tussen in de algemene werkingskosten (water, elektriciteit, onderhoudswerken ...) a rato van de door de handelssectie netto bezette oppervlakte van de burelen, in verhouding tot de netto bezette oppervlakte van de andere burelen.
2.3. De Gewesten dragen de verantwoordelijkheid voor de inrichting en het onderhoud van de hun toegewezen lokalen.
Hieruit volgt dat binnenschilder- en behangwerken, de aanschaf of de vervanging van vloerbekleding, de aanpassingswerken in functie van de specifieke noden van de handelsdienst, de aankoop van roerende goederen, ten laste vallen van de Gewesten. De inrichtings- of aanpassingswerken dienen voorafgaandelijk de goedkeuring te krijgen van de federale overheid. De herstellingskosten van door het handelspersoneel of door bezoekers veroorzaakte schade, vallen ten laste van de Gewesten.
2.4. In geval van renovatie van de kanselarij zal telkenmale een aparte regeling worden nagestreefd.
3. Ingeval bijkomende oppervlakte zou vereist zijn, draagt het betrokken Gewest hiervoor de onkosten.
4. De betrokken Gewesten dragen zelf de onkosten voor hun eigen mailing, telefax en telefoon.
5. De bijdragen in de algemene onkosten gebeuren ter plaatse door middel van een voorafgaandelijke periodieke storting aan de betrokken zendingen, door middel van een werkingsfonds opgericht door de Gewesten.
6. Het Gewest draagt volledig de specifieke kosten van de dienstreizen die door de leden van de diplomatieke of consulaire zending op zijn vraag worden gemaakt. Het federale Ministerie van Buitenlandse Zaken moet nochtans voorafgaandelijk zijn toelating geven voor deze dienstreizen.
7. Het federale Ministerie draagt volledig de specifieke kosten van de dienstreizen die door de economische en handelsattachés op zijn vraag worden gemaakt. Het betrokken Gewest moet nochtans zijn toelating geven voor deze dienstreizen.
VI. Andere administratieve bepalingen
Art. 13. 1. De economische en handelsattachés gebruiken voor hun briefwisseling briefpapier met de hoofding van de zending waarvan zij afhangen, waarop behalve hun titel, ook de naam van het Gewest waarvan zij afhangen of waarvoor zij werken, mag voorkomen.
2. De aanwerving van hulppersoneel voor de handelsdienst is ten laste van het betrokken Gewest. Zij zal gebeuren na raadpleging van het federale Ministerie van Buitenlandse Zaken over de vragen die betrekking hebben op het plaatselijk toe te kennen statuut.
3. De veiligheidsregels inzake het personeel in de diplomatieke en consulaire zendingen zijn zonder uitzondering van toepassing op het volledige personeel van deze zending.
Na de aanduiding van de economische en handelsattaché dient het betrokken Gewest bij de Nationale Veiligheidsoverheid een aanvraag in voor een veiligheidsonderzoek.
De resultaten ervan worden tegelijkertijd meegedeeld aan het betrokken Gewest en aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
Art. 14. 1. De diplomatieke en consulaire zendingen in het buitenland sturen rechtstreeks een kopie van hun economische en handelsrapporten naar de BDBH en de Gewesten.
2. In de rechtsgebieden waar geen enkele economische en handelsattaché activiteiten uitoefent, richt het Gewest de vragen voor punctuele tussenkomsten voor de groeperingen en de bedrijven, rechtstreeks aan het hoofd van de zending.
3. In de rechtsgebieden waar geen enkele economische en handelsattaché activiteiten uitoefent, richt het Gewest de vragen voor marktonderzoeken rechtstreeks aan het hoofd van de zending, met kennisgeving aan de BDBH. Het hoofd van de zending zal er gevolg aan geven in de mate dat het personeelsbestand en de middelen dit mogelijk maken.
HOOFDSTUK II. – Samenwerking van de Staat en de Gewesten inzake gegevens- en informatiebestanden
Art. 15. 1. De Belgische Dienst voor de Buitenlandse Handel (BDBH), verantwoordelijk voor het verzamelen, het behandelen en de spreiding van gegevens en informatie over de buitenlandse markten stelt een centraal gegevens- en informatiebestand over de buitenlandse markten (handelswetgevingen, douanereglementeringen, normen, handelsstatistieken, zakenvoorstellen, aanbestedingen, grote projecten, ed) en zijn andere bestanden op een rechtstreekse en kosteloze wijze toegankelijk voor de Gewesten.
Over elke wijziging die een weerslag heeft op het invoeren in de bestanden en op de rechtstreekse aansluiting van de Gewesten, moet overleg gepleegd worden.
2. De Gewesten voeden geregeld en op een gestructureerde manier, door toedoen van hun economische en handelsattachés, de gegevensbank waarvan sprake in artikel 15.1.
3. De BDBH beantwoordt de rechtstreeks aan hem gestelde vragen van federaties en bedrijven over het in artikel 15.1. bedoelde centraal gegevens- en informatiebestand, met kennisgeving aan de Gewesten.
Art. 16. De Gewesten behandelen de vragen voor marktonderzoek en de tussenkomsten voor federaties en bedrijven.
Art. 17. De Gewesten verlenen hun medewerking aan het bijwerken van een exporteursbestand van de BDBH.
Art. 18. De BDBH publiceert, op grond van het in artikel 19.2. bedoelde overleg, de door de Gewesten bekendgemaakte acties en de door de Gewesten verstrekte studies, artikelen en informatie over de industriële structuur en het technologisch potentieel van de ondernemingen binnen hun Gewest.
HOOFDSTUK III. – Samenwerking van de Staat en de Gewesten inzake exportbevorderende acties
Art. 19. 1. Ieder jaar, in de maand april, plegen de federale overheid en de Gewesten overleg om hun actieprogramma's voor het volgende jaar op te stellen en optimaal op elkaar af te stemmen, met eerbiediging van de bijzondere wet van 16 juli 1993 tot vervollediging van de federale staatsstructuur en van de voorbereidende werken daartoe.
2. Vóór 31 juli delen de BDBH en de gewestelijke diensten voor de buitenlandse handel elkaar hun actieprogramma's mee met het oog op een gezamenlijke publicatie ervan door de BDBH.
3. De BDBH en de gewestelijke diensten voor de buitenlandse handel komen om de drie maand samen om hun respectieve actieprogramma's te coördineren en de uitvoering ervan te actualiseren.
4. De leidende ambtenaren van de vier betrokken diensten komen iedere maand samen om een goede algemene verstandhouding, gebaseerd op wederzijds vertrouwen, in de hand te werken.
Art. 20. 1. In de mate dat het personeelsbestand en de middelen het toelaten, stellen de regionale diensten hun economische en handelsattachés ter beschikking van de BDBH voor de voorbereiding en de uitvoering van de acties van de Dienst waarover, conform de onder artikel 19 afgesproken procedure, overleg werd gepleegd. De specifieke kosten eigen aan de actie vallen ten laste van de BDBH.
2. Bij de terugkeer in audiëntie van de economische en handelsattachés wordt een halve dag voorbehouden voor de BDBH voor contacten met de algemene directie en de andere betrokken diensten van de BDBH. De verblijfsduur van de economische en handelsattachés kan verlengd worden op aanvraag en ten laste van de BDBH, mits voorafgaandelijke goedkeuring van de betrokken gewestelijke dienst.
HOOFDSTUK IV. – Samenwerking van de Staat en de Gewesten inzake de gemengde commissies
Art. 21. 1. In oktober wordt na overleg tussen de bij dit akkoord betrokken partijen de kalender opgemaakt van de gemengde commissies voor economische en industriële samenwerking voor het komende jaar.
2. Over latere wijzigingen van de kalender, op vraag van het betrokken land of op voorstel van een van de bij dit akkoord betrokken partijen, wordt eveneens overleg gepleegd.
3. De werkzaamheden van de gemengde commissies voor economische en industriële samenwerking worden voorbereid, geleid en gecoördineerd onder leiding van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en Buitenlandse Handel.
Onder voorbehoud van wat voorafgaat, handelen de vertegenwoordigers van de verschillende bij dit akkoord betrokken partijen, tijdens de gemengde commissie, op voet van gelijkheid, voor de aangelegenheden die hen betreffen.
4. De notulen van de werkzaamheden van de gemengde commissies worden ondertekend door de vertegenwoordigers van iedere bij dit akkoord betrokken partij die aan de gemengde commissie hebben deelgenomen.
5. Voor wat de talen betreft waarin de notulen worden opgesteld, gelden de regelingen die op federaal vlak van toepassing zijn.
HOOFDSTUK V. – Slotbepalingen
Art. 22. 1. Een werkgroep, waar eveneens de vertegenwoordigers van de Gewestministers bevoegd voor de Buitenlandse Handel deel van uitmaken, onderzoekt op regelmatige tijdstippen de uitvoering van onderhavig samenwerkingsakkoord en brengt desgevallend verslag uit aan de Interministeriële Conferentie "Buitenlands Beleid" (ICBB).
Wanneer de ICBB materies behandelt van onderhavig akkoord, worden de Gewestministers bevoegd voor Buitenlandse Handel, uitgenodigd.
2. De samenstelling van de werkgroep staat in functie van de aard van de gestelde vragen en van de belanghebbende Partijen.
3. De werkgroep wordt ertoe gemachtigd de leidende principes vast te leggen die voor de regeling van eventuele regelmatig terugkerende problemen noodzakelijk zouden zijn.
Art. 23. Onderhavig samenwerkingsakkoord heft de "Afspraak Staat-Gewesten omtrent de coördinatie van de activiteiten inzake buitenlandse handel" van 9 oktober 1990 en de "Afspraak met betrekking tot de overdracht van nationale handelsattachés aan de Gewesten" van 30 juni 1991 op.
Art. 24. Onderhavig samenwerkingsakkoord is van kracht vanaf 1 januari 1994.
Het wordt voor onbepaalde duur gesloten.
De bepalingen van onderhavig samenwerkingsakkoord kunnen worden herzien op vraag van één van de contracterende partijen. Een vraag voor herziening wordt binnen de drie maanden onderzocht in de Interministeriële Conferentie "Buitenlands Beleid" (ICBB).
Gedaan te Brussel, op 17 juni 1994, in één origineel, in de Nederlandse en Franse taal.
Officiële toelichting in het Nederlands
De Grondwetswijziging en de bijzondere en gewone wetten van 5 mei 1993 betreffende de internationale betrekkingen van de Gemeenschappen en de Gewesten alsmede de bijzondere wet van 16 juli 1993 tot vervollediging van de federale staatsstructuur, impliceren een aanpassing van het afzet- en uitvoerbeleid aan de nieuwe staatsstructuur.
Voormelde bijzondere wet van 16 juli 1993 bepaalt inderdaad enerzijds dat het afzet- en uitvoerbeleid geregionaliseerd is, en anderzijds dat deze regionalisering wordt uitgevoerd onverminderd de federale bevoegdheid om waarborgen te verstrekken tegen export-, import- en investeringsrisico's, om een beleid van coördinatie en samenwerking te voeren, en om een beleid van bevordering te voeren in overleg met de Gewesten en, met het oog op een maximale efficiëntie, bij voorkeur via in artikel 92bis, § 1, bedoelde samenwerkingsakkoorden met één of meerdere Gewesten. Anderzijds bepaalt de Toelichting bij voormelde bijzondere wet van 16 juli 1993 dat inzake het beleid van bevordering dient te worden aangestipt dat alle handelsattachés zullen worden geregionaliseerd in overleg met de Gewesten. Dit dient te gebeuren op een geografisch gefaseerde wijze, teneinde via het overleg en de samenwerkingsakkoorden een maximale efficiëntie en coördinatie te bereiken. De Gewesten kunnen immers door middel van samenwerkingsakkoorden beslissen gemeenschappelijke handelsattachés te hebben of om de deeltijdse terbeschikkingstelling van bepaalde attachés te voorzien.
Onderhavig samenwerkingsakkoord beoogt het concretiseren van overlegmodaliteiten en samenwerking inzake gegevens- en informatiebestanden, de voorbereiding van gemengde commissies en de exportbevorderende acties. Het beoogt eveneens de modaliteiten betreffende de regionalisering van de handelsattachés vast te leggen.
De integrale regionalisering van de economische en handelsattachés, van kracht vanaf 1 januari 1994, werd uitgewerkt in overleg tussen de federale Staat en de Gewesten enerzijds en tussen de Gewesten onderling anderzijds. Dit laatste overleg werd geconcretiseerd door het afsluiten op 31 december 1993 van een samenwerkingsakkoord tussen het Vlaamse Gewest, het Waalse Gewest en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest betreffende de handelsattachés.
Onderhavig samenwerkingsakkoord legt de modaliteiten vast voor de uitoefening van de functies van de economische en handelsattachés, zoals overeengekomen tussen de federale Staat en de Gewesten.
De tekst van onderhavig samenwerkingsakkoord werd voorbereid in een ad hoc werkgroep, samengesteld uit vertegenwoordigers van de federale overheid (Buitenlandse Zaken en Buitenlandse Handel) en van de gewestelijke overheden. Deze werkgroep werd voorgezeten door het Kabinet van de federale Minister van Buitenlandse Zaken.
Inleidende bepaling
Een inleidende bepaling specificeert dat het samenwerkingsakkoord wordt uitgevoerd in een geest van federale loyauteit en wederzijdse samenwerking tussen de federale en gewestelijke overheden in België en in de diplomatieke en consulaire zendingen in het buitenland.
HOOFDSTUK I. - Economische en handelsattachés.
1. Onderbrenging en statuut van de economische en handelsattachés.
Overeenkomstig de artikelen 2 en 3, dragen de economische en handelsattachés die op vraag van de Gewesten in een Belgische diplomatieke of consulaire zending worden ondergebracht, de titel van "Economische en Handelsattaché voor het ... Gewest", worden zij in deze hoedanigheid officieel voorgesteld aan de overheden van de ontvangststaat, en worden zij, behoudens
bezwaar van de ontvangststaat, ingeschreven op de diplomatieke of consulaire lijst van de zending.
Artikel 4 specifieert dat enkel voormelde titel mag gebruikt worden in de contacten van de gewestelijke economische en handelsattachés.
Het gebruik van deze titel houdt, wegens het deel uitmaken van de economische en handelsattachés van een Belgische diplomatieke of consulaire zending, de gelijktijdige vermelding in van de betrokken zending.
Artikel 5 omschrijft nader de modaliteiten voor het onderbrengen van de burelen van de economische en handelsattachés in de posten, dwz al dan niet in de kanselarijen, in functie van de voor dat doel beschikbare ruimte. Indien geen ruimte beschikbaar is, worden de burelen die door het Gewest worden gekocht of gehuurd, op vraag van het betrokken Gewest en mits het akkoord van de ontvangststaat, aanzien als deel van de betrokken post, en onderhavig samenwerkingsakkoord is dientengevolge hierop van toepassing.
De burelen van de economische en handelsattachés worden aangeduid met een naambord dat behalve de naam van de betrokken zending ook de Dienst van de Economische en Handelsattaché voor het betrokken Gewest vermeldt.
Het inrichten van burelen buiten de stad waar de betrokken diplomatieke of consulaire zending is gevestigd, moet als uitzonderlijk worden beschouwd. Zij zou in alle geval het voorafgaandelijke en uitdrukkelijke akkoord van de ontvangststaat vereisen.
De vlag van het Gewest kan naast de nationale vlag worden gehesen, mits het akkoord van de ontvangststaat. De plaatselijke regels en gebruiken stellen de voorwaarden vast waarbinnen de bevlagging is toegestaan.
2. Uitoefening van de functies.
Artikel 7 specificeert dat de economische en handelsattachés uitsluitend worden aangeduid door de Gewesten, die deze aanduidingen officieel meedelen aan het federale Ministerie van Buitenlandse Zaken.
De uitgeoefende functies zijn in overeenstemming met de bevoegdheden die door voormelde wetten in het kader van de federale staatsstructuur aan de Gewesten werden toegekend.
Artikel 8 bepaalt dat de economische en handelsattachés autonoom handelen in hun contacten met de bedrijven en de federaties en in hun contacten met hun werkgever. De contacten met de officiële overheden van de ontvangststaat gebeuren in overleg met het hoofd van de zending.
Artikel 9 omschrijft nader de modaliteiten voor onderlinge bijstand tussen de economische en handelsattaché en het hoofd van de zending, in een geest van samenwerking en wederkerigheid tussen de gefedereerde entiteiten en de federale overheid, en in de mate van de beschikbare mogelijkheden en het personeelsbestand.
3. Diplomatiek gezag van het hoofd van de zending.
Artikel 10 licht de rol toe van het hoofd van de zending.
Deze laatste oefent zijn leidinggevende en coördinerende functies uit t.o.v. de leden van de diplomatieke of consulaire zending, waaronder de economische en handelsattachés
De leidinggevende en coördinerende rol van het hoofd van de zending wordt uitgeoefend onverminderd de autonome uitoefening ten gronde van de functies van de economische en handelsattaché, overeenkomstig de door de wet aan de Gewesten toegekende bevoegdheden, en houdt in dat het hoofd van de zending geïnformeerd wordt over de activiteiten van de economische en handelsattachés.
Anderzijds impliceert het diplomatiek gezag van het hoofd van de zending dat hij waakt over de naleving door allen van de diplomatieke regels en gebruiken.
4. Activiteitenzone.
Zoals artikel 11 bepaalt, vormen de Belgische diplomatieke en consulaire zendingen in het buitenland en het hen toegekende rechtsgebied het institutionele en functionele kader van de activiteitenzones van de economische en handelsattachés.
Het federale Ministerie van Buitenlandse Zaken licht de Gewesten voorafgaandelijk in over de wijzigingen aan voormelde rechtsgebieden.
Op vraag van de Gewesten kan het federale Ministerie van Buitenlandse Zaken de activiteitenzones, die overeenstemmen met voormelde rechtsgebieden, uitbreiden, maar slechts binnen de perken van de bestaande politieke en diplomatieke context, en mits het akkoord van de bevoegde overheden van het of de betrokken landen.
In dit laatste geval, worden de taken van de economische en handelsattaché uitgeoefend onder het diplomatiek gezag van het betrokken hoofd van de zending en met respect van zijn leidinggevende en coördinerende functie.
5. Tenlastename van de onkosten.
Krachtens het algemeen principe van artikel 12, volgens hetwelk het Gewest de onkosten draagt die voortvloeien uit de aanwezigheid van zijn economische en handelsattachés in de diplomatieke en consulaire zendingen, wordt een onderscheid doorgevoerd tussen drie soorten van onkosten ten laste van het Gewest, te weten, een deelname aan de door de Staat betaalde huur, een evenredig deel in de algemene onkosten a rato van de netto bezette oppervlakte, en een ten laste name van de inrichting en onderhoud van de hen toegewezen lokalen.
Ingeval de federale Staat de kanselarij huurt, kan de deelname in de huurkosten gebeuren onder de vorm van afzonderlijke subcontracten.
Ingeval de federale Staat een renovatie van de gebouwen van de kanselarij overweegt, ongeacht het feit of deze in eigendom of in huur zijn, zal telkenmale een afzonderlijke regeling worden nagestreefd met het of de Gewest(en), dat (die) hierover voorafgaandelijk zal (zullen) worden ingelicht, na overleg over de onkostenverdeling.
Algemeen gesteld zullen de onkosten die door een partij worden gemaakt op vraag van een andere partij, ten laste vallen van de vragende partij, mits voorafgaandelijke toestemming van de andere partij.
6. Andere administratieve bepalingen.
Gezien de onderbrenging van de economische en handelsattachés in de kanselarijen van de diplomatieke en consulaire zendingen, en de nauwe samenwerking tussen de federale Staat en de Gewesten in voormelde zendingen, werden in artikel 13 een zeker aantal praktische en administratieve bepalingen in verschillende domeinen vastgelegd, zoals de modaliteiten van aanwerving van hulppersoneel, de modaliteiten inzake het op alle leden van toepassing zijnde veiligheidsonderzoek, en de modaliteiten inzake het gebruik van briefpapier met hoofding van de diplomatieke of consulaire zending.
Wat dit laatste punt betreft, zal een uniformiteit nagestreefd worden voor het geheel van de diplomatieke en consulaire zendingen op basis van een met de Gewesten gezamenlijk overeengekomen grafisch ontwerp.
Artikel 14 omschrijft nader de regels inzake de modaliteiten van uitwisseling en toesturen van economische en handelsinformatie.
HOOFDSTUK II. - Samenwerking van de Staat en de Gewesten inzake gegevens- en informatiebestanden.
1. Hoofdstuk II, artikel 15, bevestigt het behoud van een centrale gegevensbank bij de BDBH die alle gegevens en informatie bevat over buitenlandse markten (handelswetgevingen, douanereglementeringen, normen, handelsstatistieken, zakenvoorstellen, aanbestedingen, grote projecten enz ...).
De huidige praktijk wordt bijgevolg bevestigd:
- de diplomatieke en consulaire zendingen voeden op een gestructureerde wijze de gegevensbank;
- in de posten waar een economische en handelsattaché toegevoegd is, komt die taak hoofdzakelijk zijn diensten toe (indien er meerdere economische en handelsattachés zijn, verdelen zij het werk);
- de gegevensbank is kosteloos en rechtstreeks toegankelijk voor de Gewesten; de federaties en de uitvoerders hebben er toegang toe, onder de voorwaarden bepaald door de Raad van Bestuur van de Belgische Dienst van de Buitenlandse Handel, waarin de Gewesten vertegenwoordigd zijn.
Het is duidelijk dat over elke wijziging aan het gegevensbestand of aan zijn werking die een weerslag zou kunnen hebben op de Gewesten, voorafgaandelijk overleg moet worden gepleegd.
2. De vragen voor marktonderzoek en voor tussenkomst vanwege de federaties en de bedrijven worden behandeld door de Gewesten (artikel 16).
Zoals in het verleden beheert de BDBH een exporteursbestand, aan de bijwerking waarvan de Gewesten hun medewerking verlenen (artikel 17).
De Dienst verspreidt verder op grond van het in artikel 19.2 bedoelde overleg de algemene informatie betreffende de overwogen acties, en betreffende het industriële en technologische potentieel enz ... (artikel 18).
3. Anderzijds blijft het diplomatieke en consulaire personeel bevoegd om adviezen te verstrekken over dossiers van het federale "Fonds van Buitenlandse Handel", om de laureaten van de Prijs van de Minister van Buitenlandse Handel te superviseren en om tussenkomsten te doen met het oog op een regeling in der minne van handelsgeschillen.
HOOFDSTUK III. - Samenwerking van de Staat en de Gewesten inzake exportbevorderende acties.
1. Artikel 19 legt de wil vast voor een hechte samenwerking tussen de federale overheid en de Gewesten voor de uitwerking van op elkaar afgestemde jaarlijkse actieprogramma's.
De modaliteiten en de kalender voor dit overleg zijn omschreven. Met het oog op de actualisering van de actieprogramma's, is er regelmatig contact. Deze actieprogramma's kunnen door de Dienst gezamenlijk gepubliceerd worden (artikel 19).
2. In de mate dat het personeelsbestand en de middelen het toelaten, aanvaarden de Gewesten dat hun economische en handelsattachés ter plaatse samenwerken bij de uitvoering van de acties van de BDBH waarover, volgens de modaliteiten bepaald in artikel 19, voorafgaandelijk overleg werd gepleegd. De specifieke kosten, eigen aan de actie, vallen ten laste van de Dienst (artikel 20.1).
Bij de terugkeer in audiëntie in België, zullen de economische en handelsattachés ten minste voor een halve dag ter beschikking staan van de diensten van de BDBH. Een verlengde verblijfsduur, mits voorafgaandelijke goedkeuring van de betrokken gewestelijke dienst, valt ten laste van de BDBH (artikel 20.2).
De Gewesten zullen verder de economische en handelsattachés in contact brengen met de Kamer van Koophandel van Luxemburg, in functie van de markten die de Luxemburgse bedrijven interesseren.
HOOFDSTUK IV. - Samenwerking van de Staat en de Gewesten inzake de gemengde commissies.
Dit hoofdstuk bevestigt in zijn artikel 21 de bestaande praktijk inzake de aanwezigheid van de Gewesten bij de werkzaamheden van de gemengde economische en industriële commissies, en bepaalt de modaliteiten voor hun samenwerking.
Op initiatief van de Administratie Buitenlandse Handel zal over de jaarlijkse kalender en zijn wijzigingen overleg worden gepleegd. De vertegenwoordigers van de federale overheid, die de werkzaamheden leiden, en de Gewesten spreken op voet van gelijkheid voor de vragen die hen betreffen, en zij tekenen de notulen.
HOOFDSTUK V. - Slotbepalingen.
Artikel 22 voorziet de oprichting van een werkgroep, waarvan eveneens de vertegenwoordigers van de Gewestministers die de buitenlandse handel onder hun bevoegdheden hebben, deel uitmaken. Deze werkgroep dient op regelmatige tijdstippen de uitvoering van de bepalingen van het samenwerkingsakkoord na te gaan en, indien het geval zich voordoet, verslag uit te brengen aan de Interministeriële Conferentie "Buitenlands Beleid". Deze zal hierover beraadslagen, in aanwezigheid van de Gewestministers die de buitenlandse handel onder hun bevoegdheden hebben.
De samenstelling van de werkgroep zal gebeuren in functie van de belanghebbende partijen en de aard van de gestelde vragen.
Artikel 23 stelt anderzijds dat onderhavig samenwerkingsakkoord zowel de "Afspraak Staat- Gewesten omtrent de coördinatie van de activiteiten inzake buitenlandse handel" van 9 oktober 1990 als de "Afspraak met betrekking tot de overdracht van nationale handelsattachés aan de Gewesten" van 30 juni 1991 opheft.
In toepassing van artikel 24 is het samenwerkingsakkoord van kracht vanaf 1 januari 1994, is het voor onbepaalde duur afgesloten en kunnen zijn bepalingen tijdens een ad hoc-onderzoek in de Interministeriële Conferentie "Buitenlands Beleid" worden herzien.
ACCORD DE COOPÉRATION ‘REPRÉSENTANTS ÉCONOMIQUES’
Accord de coopération du 17 juin 1994 entre x'Xxxx xxxxxxx, xx Xxxxxx xxxxxxxx, xx Xxxxxx xxxxxxxx xx xx Xxxxxx xx Xxxxxxxxx-Xxxxxxxx relatif aux attachés économiques et commerciaux régionaux et aux modalités de promotion des exportations (MB 26 octobre 1994)
Vu xxx xxxxxxxx 0xx, 0, 00, 00, 00 xx 000 xx xx Xxxxxxxxxxxx;
Vu la loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles, modifiée par xx xxx xx 0 xxxx 0000, xx xxx spéciale du 16 janvier 1989 relative au financement des Communautés et des Régions, la loi spéciale du 5 mai 1993 sur les relations internationales des Communautés et des Régions et la loi spéciale du 16 juillet 1993 visant à achever la structure fédérale de l'Etat, notamment les articles 6, § 1er, VI, 30, 88, 92bis, § 1er;
Vu la loi spéciale du 12 janvier 1989, relative aux Institutions bruxelloises, modifiée par la loi spéciale du 5 mai 1993 sur les relations internationales des Communautés et des Régions et la loi spéciale du 16 juillet 1993 visant à achever la structure fédérale de l'Etat, notamment les articles 4, 40 et 42;
Vu les Conventions de Vienne du 18 avril 1961 et du 24 avril 1963 sur les relations diplomatiques et consulaires;
Considérant que les Régions disposent d'attachés économiques et commerciaux en fonction à l'étranger;
Considérant le souhait des trois Régions de localiser les attachés économiques et commerciaux régionaux dans les missions diplomatiques et consulaires de l'Etat fédéral, et la nécessité de régler leur présence au sein de ces missions;
Considérant l'intérêt de parvenir à une entente concrète entre les instances fédérale et régionales directement concernées, en vue de permettre à chacune d'elles d'exercer au mieux ses compétences;
DISPOSITION PRELIMINAIRE
Article 1. Le présent accord de coopération s'applique dans un esprit de loyauté fédérale et de coopération réciproque entre les pouvoirs fédéraux et régionaux en Belgique ainsi que dans les postes diplomatiques et consulaires belges à l'étranger.
CHAPITRE I. - Attachés économiques et commerciaux régionaux
I. Localisation et statut des attachés économiques et commerciaux.
Art. 2. A la demande de la Région concernée, et en concertation avec les parties contractantes, les attachés économiques et commerciaux régionaux, ci-après dénommés attachés économiques et commerciaux, sont localisés xx xxxx xxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx xxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxx à l'étranger.
Art. 3. 1. Sauf objection du pays d'accueil, les attachés économiques et commerciaux de nationalité belge sont inscrits sur la liste diplomatique ou consulaire du poste. Ils jouissent des droits et obligations équivalent à ceux que l'Etat d'accueil octroie aux membres de missions diplomatiques et consulaires de rang et fonctions comparables.
2. Les attachés économiques et commerciaux sont présentés officiellement par le chef de mission aux autorités du pays d'accueil comme membres de la mission diplomatique ou consulaire, en qualité "d'attaché économique et commercial pour la Région ...".
Art. 4. Dans leurs contacts, les attachés économiques et commerciaux utilisent le titre sous lequel ils ont été présentés officiellement
Art. 5. 1. Les attachés économiques et commerciaux ont leurs bureaux dans les chancelleries, dans la mesure de la disponibilité d'espaces à cet effet.
2. Dans les cas où des espaces supplémentaires seraient requis, les bureaux achetés ou loués par la Région font partie, avec l'accord des autorités du pays d'accueil, de la mission diplomatique ou consulaire concernée.
3. A la demande de la Région concernée et moyennant le consentement préalable et explicite du pays d'accueil, les bureaux des attachés économiques et commerciaux faisant partie d'une mission diplomatique ou consulaire belge peuvent être établis dans une autre localité que celle de cette mission.
4. Les bureaux des attachés économiques et commerciaux, y compris ceux situés en dehors des chancelleries, sont identifiés par une plaque placée à l'entrée et mentionnant: "Ambassade de Belgique ou Consulat Général de Belgique – Bureau de l'attaché économique et commercial pour la Région …".
5. Le drapeau régional peut être arboré aux côtés du drapeau national moyennant l'accord du pays d'accueil. Les règles et usages locaux déterminent les conditions dans lesquelles le pavoisement est autorisé.
Art. 6. Les attachés économiques et commerciaux dans les missions disposent d'infrastructures propres telles que, notamment, des lignes distinctes de télécopieurs et de téléphone et des appareils de photocopie.
II. Exercice des fonctions.
Art. 7. 1. Les attachés économiques et commerciaux sont exclusivement désignés par les Régions.
2. Ils exercent leurs fonctions conformément aux compétences énoncées à l'article 6 de la loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles, modifiée xxx xx xxx xx 0 xxxx 0000 xx xxx xx xxx spéciale du 16 juillet 1993 visant à achever la structure fédérale de l'Etat.
3. Leur désignation fait l'objet d'une notification officielle de la Région concernée au Ministre des Affaires étrangères qui en informe à son tour la mission diplomatique ou consulaire intéressée..
Art. 8. 1. Les tâches et missions des attachés économiques et commerciaux sont attribuées par leurs autorités régionales, vis-à-vis desquelles ils sont responsables et auxquelles ils doivent rendre compte.
2. Dans tous les contacts avec leur employeur, les entreprises et les groupements ainsi qu'avec les organismes du commerce extérieur, les attachés économiques et commerciaux agissent de manière autonome.
3. Les contacts et la correspondance avec les autorités officielles de l'Etat d'accueil, y compris les organismes du commerce extérieur qui en dépendent, s'effectuent en concertation avec le chef de mission.
Art. 9. 1. L'attaché économique et commercial peut demander l'aide et la coopération du chef de mission, au cas où une intervention au niveau officiel se révélerait nécessaire ou utile pour la réalisation de ses tâches.
2. Dans la mesure où les effectifs fédéraux ou régionaux et les moyens disponibles le permettent:
2.1. Le chef de mission donne suite à la demande d'assistance, introduite par la Région, en vue de préparer des missions officielles de promotion commerciale.
2.2. Le chef de mission est habilité, moyennant l'accord préalable de la Région, à s'assurer de la collaboration de l'attaché économique et commercial pour l'assister dans l'exécution des tâches générales de la représentation fédérale.
2.3. Le chef de mission, dans la juridiction duquel aucun attaché économique et commercial n'exerce ses activités, donne suite à la demande d'assistance qui lui est adressée par la Région pour des tâches de portée générale destinées à promouvoir ses intérêts économiques et commerciaux.
3. L'attaché économique et commercial dispose de tous les dossiers du poste concernant les entreprises de sa Région ou de la Région pour laquelle il agit.
4. Les questions spécifiques adressées localement au poste sont transmises à l'attaché économique et commercial concerné. Lorsqu'aucun attaché économique et commercial n'y est désigné, ces questions spécifiques sont adressées directement au service régional du commerce extérieur.
5. Les questions non spécifiques adressées localement au poste sont transmises à l'OBCE ainsi qu'à tous les attachés économiques et commerciaux relevant du poste.
Lorsqu'aucun attaché économique et commercial n'y est désigné, ces questions non spécifiques sont diffusées sans délai par l'OBCE auprès des Régions.
6. L'attaché économique et commercial est associé à la coordination interne du poste, tant pour ce qui est des affaires économiques et commerciales que, le cas échéant, du cadre général des relations bilatérales entre la Belgique et le pays d'accueil.
III. Autorité diplomatique du chef de mission.
Art. 10. 1. Sans préjudice des dispositions prévues à l'article 7, le chef de mission exerce ses fonctions de direction et de coordination à l'égard des membres faisant partie de la mission diplomatique ou consulaire. A cette fin l'attaché économique et commercial le tient informé de ses activités. Le chef de mission veille au respect du caractère confidentiel des informations qui lui sont transmises à ce titre par l'attaché économique et commercial.
2. Tant à l'intérieur de la mission que vis-à-vis de l'extérieur, les attachés économiques et commerciaux agissent sous l'autorité diplomatique du chef de mission. Ils sont tenus de respecter dans leur comportement personnel et professionnel les règles et usages en matière de relations diplomatiques. En toute circonstance, l'attaché économique et commercial fera preuve, comme les autres membres de la mission, d'une conduite irréprochable.
3. Les attachés économiques et commerciaux sont soumis au même devoir de réserve que les autres membres du personnel diplomatique ou consulaire. Toute déclaration publique de leur part, notamment à l'égard de la presse, nécessite l'accord préalable de l'autorité régionale compétente, en concertation avec le chef de mission.
4. Les conflits entre membres de la mission diplomatique ou consulaire, liés à l'application du statut diplomatique et touchant aux activités professionnelles ou au comportement personnel des attachés économiques et commerciaux, sont traités en concertation entre les parties contractantes directement concernées, au sein du groupe de travail prévu à l'article 22.
5. Les problèmes revêtant un caractère disciplinaire font l'objet d'une procédure de règlement appropriée.
IV. Zones d'activité.
Art. 11. 1. Les attachés économiques et commerciaux exercent leurs fonctions dans les limites de la zone d'activité correspondant à la juridiction de la mission dont ils relèvent.
Xx Xxxxxxxxx xxxxxxx xxx Xxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxx Xxxxxxx de toute modification affectant les juridictions des missions diplomatiques ou consulaires.
2. L'étendue de cette zone d'activité peut être élargie, pour autant que la situation politique et diplomatique le permette, et moyennant l'accord des autorités compétentes du ou des pays concernés.
3. Dans ce dernier cas, les fonctions d'attaché économique et commercial s'exercent sous l'autorité diplomatique du chef de mission concerné et dans le respect de ses fonctions de direction et de coordination.
V. Prise en charge des frais.
Art. 12. 1. Les frais découlant de la présence d'attachés économiques et commerciaux au sein des missions diplomatiques et consulaires sont supportés par la Région dont les attachés économiques et commerciaux dépendent, suivant les règles ci-après.
2.1. Xxxxxxx x'Xxxx xxxxxxx xxx xxxxxxxxxxxx xx xx xxxxxxxxxxxx, xx Xxxxxx concernée paiera un loyer symbolique (1 FB par an) pour l'occupation des bureaux.
Xxxxxxx x'Xxxx xxxxxxx xxx xxxxxxxxx xx xx xxxxxxxxxxxx, xx Xxxxxx concernée paiera un loyer pour la superficie nette occupée;
2.2. Les Régions bénéficiant de bureaux dans les chancelleries prennent en charge une quote- part des frais généraux proportionnelle à la surface nette occupée.
Elles participent au prorata de la superficie nette occupée par la section commerciale, par rapport à la surface nette occupée des autres bureaux, aux dépenses de fonctionnement (eau, électricité, travaux d'entretien ...).
2.3. Les Régions assument la responsabilité des aménagements et de l'entretien des locaux qui leur sont attribués.
Il s'ensuit que les travaux de peinture intérieure et de tapisserie, la fourniture ou le remplacement du revêtement du sol, les travaux d'adaptation en fonction des besoins spécifiques des missions commerciales, l'achat de biens meubles, sont à charge des Régions. Les travaux d'aménagement ou d'adaptation doivent recevoir préalablement l'approbation de l'autorité fédérale. Les frais de réparation résultant des dommages occasionnés par le personnel commercial ou par les visiteurs sont à charge des Régions.
2.4. En cas de rénovation de la chancellerie, un règlement séparé sera à chaque fois recherché.
3. Dans les cas où des espaces supplémentaires seraient requis, la Région concernée en supporte les frais.
4. Les Régions prennent en charge les frais relatifs à leurs propres messageries, télécopieurs et téléphones.
5. Les contributions aux frais généraux s'effectuent sur place, par le versement périodique d'avances aux postes concernés, à partir du fonds de roulement constitué par la Région.
6. La Région supporte intégralement les frais spécifique aux voyages de service qu'à sa demande des membres de la mission diplomatique ou consulaire seraient amenés à effectuer. Ces voyages de service restent néanmoins soumis à l'autorisation préalable du Xxxxxxxxx xxxxxxx xxx Xxxxxxxx xxxxxxxxxx.
0. Xx Xxxxxxxxx xxxxxxx xxx Xxxxxxxx xxxxxxxxxx supporte intégralement les frais spécifiques aux voyages de service qu'à sa demande les attachés économiques et commerciaux seraient appelés à effectuer, moyennant l'autorisation préalable de la Région concernée.
VI. Autres dispositions administratives.
Art. 13. 1. Les attachés économiques et commerciaux font usage pour leur correspondance du papier à en-tête de la mission dont ils relèvent, sur lequel pourra figurer, outre leur titre, le nom de la Région dont ils dépendent ou pour laquelle ils travaillent.
2. Le recrutement du personnel auxiliaire commercial est à charge de la Région concernée. Il se fait après consultation du Ministère fédéral des Affaires étrangères en ce qui concerne le statut qui lui est accordé localement.
3. Les règles en matière de sécurité relatives au personnel dans les postes diplomatiques et consulaires s'appliquent sans exception à l'ensemble de celui-ci.
Après désignation de l'attaché économique et commercial, la Région concernée introduit auprès de l'Autorité nationale de Sécurité une demande d'enquête de sécurité.
Les résultats en sont communiqués conjointement à la Région intéressée et au Ministère des Affaires étrangères.
Art. 14. 1. Les postes diplomatiques et consulaires à l'étranger font parvenir directement une copie de leurs rapports économiques et commerciaux à l'OBCE et aux Régions.
2. La Région adresse directement au chef de mission, dans la juridiction duquel aucun attaché économique et commercial n'exerce ses activités, les demandes d'interventions ponctuelles pour les fédérations et les entreprises.
3. La Région adresse directement au chef de mission, dans la juridiction duquel aucun attaché économique et commercial n'exerce ses activités, les demandes d'enquête de marché, avec copie de cette information à l'OBCE. Le chef de mission y donne suite dans la mesure où ses effectifs et moyens le permettent.
CHAPITRE II. - Coopération entre l'Etat et les Régions en matière de fichiers de données et d'informations
Art. 15. 1. L'Office belge du commerce extérieur (OBCE), responsable de la collecte, du traitement et de la diffusion de données et d'informations sur les marchés extérieurs, met gratuitement et de manière directe à la disposition des Régions un fichier central de données et d'informations sur les marchés étrangers (législations commerciales, règlements douaniers, normes, statistiques commerciales, propositions d'affaires, adjudications, grands projets, etc ...) ainsi que ses autres fichiers.
Toute modification qui a des implications quant à l'alimentation et la connexion directe des Régions, fera l'objet d'une concertation.
2. Les Régions approvisionnent régulièrement et de façon structurée, par l'intermédiaire de leurs attachés économiques et commerciaux, la banque de données visée à l'article 15.1.
3. L'OBCE répond aux questions qui lui sont directement posées par les fédérations et les entreprises concernant le fichier central de données et d'informations visé à l'article 15.1., avec information aux Régions.
Art. 16. Les Régions traitent les demandes d'enquête de marché et les interventions pour les fédérations et les entreprises.
Art. 17. Les Régions apportent leur concours à la mise à jour d'un fichier des exportateurs de l'OBCE.
Art. 18. L'OBCE publie, sur base de la concertation visée à l'article 19.2. les actions annoncées par les Régions ainsi que les études, articles et informations fournis par la Région sur la structure industrielle et le potentiel technologique des entreprises de la Région.
CHAPITRE III. - Coopération entre l'Etat et les Régions en matière d'actions destinées à promouvoir l'exportation
Art. 19. 1. Xxxxxx xxxxx xx xxxx x'xxxxx x'xxxxxxxx xxxxxxxx xx xxx Xxxxxxx se concertent en vue de l'élaboration et d'un ajustement optimal de leurs plans d'action pour l'année suivante dans le respect de la loi spéciale du 16 juillet 1993 visant à achever la structure fédérale de l'Etat et de ses travaux préparatoires.
2. Avant le 31 juillet, l'OBCE et les services régionaux du Commerce extérieur se communiquent leurs plans d'action en vue de leur publication conjointe par l'OBCE.
3. L'OBCE et les services régionaux du Commerce extérieur se réunissent trimestriellement en vue de coordonner et de mettre à jour l'exécution de leurs programmes d'actions respectifs.
4. Les fonctionnaires dirigeants des quatre services concernés se réunissent chaque mois afin de promouvoir un climat de bonne entente générale sur base de rapports de confiance.
Art. 20. 1. Dans la mesure où les effectifs et les moyens le permettent, les services régionaux mettent à la disposition de l'OBCE leurs attachés économiques et commerciaux pour la préparation et la mise en œuvre des actions de l'Office qui ont été concertées suivant la procédure reprise à l'article 19. Les coûts spécifiques propres à l'action sont à charge de l'OBCE.
2. Lors du retour en audience des attachés économiques et commerciaux, une demi-journée est réservée à l'OBCE en vue de contacts avec la direction générale et les autres services concernés de l'OBCE. Toute prolongation de la durée du séjour des attachés économiques et commerciaux, demandée par l'OBCE, est à charge de celui-ci, moyennant approbation préalable du service régional concerné.
CHAPITRE IV. - Coopération entre l'Etat et les Régions en matière de commissions mixtes
Art. 21. 1. Le calendrier des commissions mixtes de coopération économique et industrielle pour l'année suivante est établi dès le mois d'octobre, après concertation entre les parties au présent accord.
2. Les modifications ultérieures à ce calendrier, à la demande soit du pays intéressé soit d'une des parties au présent accord, sont également soumises à la concertation.
3. Les travaux des commissions mixtes de coopération économique et industrielle sont préparés, conduits et coordonnés sous la direction du Ministère des Affaires étrangères et du Commerce extérieur.
Sous réserve de ce qui précède, les représentants des diverses parties au présent accord s'expriment, en commission mixte, sur pied d'égalité pour les questions qui les concernent.
4. Les procès-verbaux des travaux des commissions mixtes sont signés par les représentants de chacune des parties au présent accord, qui y ont pris part.
5. X'xxxxxx xxx xxxxxxx xxxx xx xxxxxxxxx xx xxxxxx-xxxxxxx xxx xxxx xxx xxx xxxxxx usuelles en vigueur au niveau fédéral.
CHAPITRE V. - Dispositions finales
Art. 22. 1. Un groupe de travail, qui comprend également les représentants des Ministres régionaux ayant le Commerce extérieur dans leurs attributions, examine à intervalles réguliers la mise en œuvre des dispositions du présent accord de coopération et, le cas échéant, fait rapport à la Conférence interministérielle de politique étrangère (CIPE).
Lorsque la CIPE traite de matières relevant du présent accord, les Ministres régionaux ayant le Commerce extérieur dans leurs attributions y sont invités.
2. La composition du groupe de travail est fonction des parties intéressées et de la nature des questions soulevées.
3. Ce groupe de travail est habilité à établir les principes directeurs que pourrait nécessiter le règlement d'éventuels problèmes récurrents.
Art. 23. Le présent accord de coopération abroge "l'Arrangement en xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxx xxx xxxxxxxxx xx xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxx x'Xxxx xx xxx Xxxxxxx" du 9 octobre 1990 ainsi que "l'Arrangement pour le transfert d'attachés commerciaux nationaux aux Régions" du 30 juin 1991.
Art. 24. Le présent accord de coopération produit ses effets à la date du 1er janvier 1994.
Il est conclu pour une durée indéterminée.
Les dispositions du présent accord de coopération peuvent être revues à la requête de toute partie contractante. Toute requête de révision est examinée endéans les trois mois au sein de la Conférence interministérielle "Politique étrangère" (CIPE).
Fait à Bruxelles, le 17 juin 1994, en un original, en langues française et néerlandaise.
Développements officiels en français
La révision de la Constitution, les xxxx xxxxxxxx xx xxxxxxxxx xx 0 xxx 0000 xxx xxx relations internationales des Communautés et des Régions, ainsi que la loi spéciale du 16 juillet 1993 visant à achever la structure fédérale de l'Etat, impliquent une adaptation de la politique des débouchés et des exportations aux nouvelles structures de l'Etat.
La loi spéciale du 16 juillet 1993 dispose en effet d'une part que la politique des débouchés et des exportations est régionalisée et d'autre part que cette régionalisation s'effectue sans préjudice de la compétence fédérale d'octroyer des garanties contre les risques à l'exportation, à l'importation et à l'investissement, de mener une politique de coordination et de coopération, et de mener une politique de promotion en concertation avec les Régions et, par souci d'efficacité maximale, de préférence par le biais d'accords de coopération visés à l'article 92bis, § 1er, avec une ou plusieurs Régions. Par ailleurs, les développements de la loi précitée du 16 juillet 1993 stipulent qu'en matière de politique de promotion, il y a lieu de signaler que tous les attachés commerciaux seront régionalisés en concertation avec les Régions. Cela doit se faire de manière géographiquement phasée, afin de réaliser par le biais de la concertation et des accords de coopération une efficacité et une coordination maximales. Les Régions peuvent en effet décider, par le biais d'accords de coopération, d'avoir des attachés commerciaux communs ou d'organiser la mise à disposition d'une partie du temps de certains attachés.
Le présent accord de coopération vise à concrétiser les modalités de coordination et la coopération dans des domaines tels que la tenue des fichiers de données et d'informations, la préparation de commissions mixtes, et les actions destinées à promouvoir l'exportation. Il vise également à arrêter les modalités relatives à la régionalisation des attachés commerciaux.
La régionalisation intégrale des attachés économiques et commerciaux, effective dès le 1er janvier 0000, x'xxx xxxxxx xx xxxxxxxxxxxx xxxxx x'Xxxx xxxxxxx xx xxx Xxxxxxx d'une part, et suite à une concertation interrégionale d'autre part, telle que concrétisée par la conclusion, le 31 décembre 1993, d'un accord de coopération xxxxx xx Xxxxxx xxxxxxxx, xx Xxxxxx xxxxxxxx xx xx Xxxxxx xx Xxxxxxxxx-Xxxxxxxx concernant les attachés commerciaux. Le présent accord de coopération établit les modalités relatives à l'exercice des fonctions des attachés économiques et commerciaux régionalisés, telles que convenues entre l'Etat fédéral et les Régions.
Xx xxxxx xx xxxxxxx xxxxxx xx xxxxxxxxxxx x xxx xxxxxxx xx sein d'un groupe de travail ad hoc, composé de représentants de l'autorité fédérale (Affaires étrangères et Commerce extérieur) et des autorités régionales. Ledit groupe de travail fut présidé par le Cabinet du Ministre fédéral des Affaires étrangères.
COMMENTAIRES DES ARTICLES.
Disposition préliminaire.
Une disposition préliminaire précise que l'accord de coopération s'applique dans un esprit de loyauté fédérale et de coopération réciproque entre les pouvoirs fédéraux et régionaux en Belgique ainsi que dans les missions diplomatiques et consulaires belges à l'étranger.
CHAPITRE I. - Attachés économiques et commerciaux.
1. Localisation et statut des attachés économiques et commerciaux.
Conformément aux articles 2 et 3, les attachés économiques et commerciaux régionaux localisés à la demande de la Région concernée au sein des représentations diplomatiques et consulaires belges, portent le titre d'" attaché économique et commercial pour la Région ... ", sont présentés officiellement en cette qualité auprès des autorités du pays d'accueil, et sont, sauf objection du pays d'accueil, inscrits sur la liste diplomatique ou consulaire du poste.
L'article 4 précise que seul le titre officiel précité peut être utilisé dans les contacts des attachés économiques et commerciaux.
Cette utilisation, du fait de l'appartenance de l'attaché économique et commercial à une mission diplomatique ou consulaire de Belgique, implique nécessairement la mention conjointe du poste concerné.
L'article 5 précise les modalités de localisation des bureaux des attachés économiques et commerciaux dans les postes, c-à-d à l'intérieur on non des chancelleries, en fonction des espaces disponibles a cet effet. En cas de pénurie d'espace, les bureaux achetés ou loués par la Région sont considérés, à la demande de celle-ci, et moyennant l'accord du pays d'accueil, comme faisant partie du poste concerné, et relèvent dès lors de l'application du présent accord.
Les bureaux des attachés économiques et commerciaux sont identifiés par une plaque mentionnant, outre le poste diplomatique ou consulaire, le bureau de l'attaché économique et commercial pour la Région concernée.
Une localisation des bureaux dans une ville autre que celle de la mission diplomatique ou consulaire concernée est à considérer comme exceptionnelle et nécessiterait en tout état de cause le consentement préalable et explicite du pays d'accueil.
Le drapeau régional peut être arboré aux côtés du drapeau national moyennant l'accord du pays d'accueil. Les règles et usages locaux déterminent les conditions dans lesquelles le pavoisement est autorisé.
2. Exercice des fonctions.
L'article 7 précise que les attachés économiques et commerciaux sont désignés exclusivement par les Régions, qui notifient ces désignations au Ministère fédéral des Affaires étrangères.
Les fonctions exercées sont conformes aux compétences octroyées par les lois précitées aux Régions dans le cadre de la structure fédérale de l'Etat.
L'article 8 établit que les attachés économiques et commerciaux agissent de manière autonome dans leurs contacts avec les entreprises et fédérations ainsi qu'avec leur employeur, et que les contacts avec les autorités officielles de l'Etat d'accueil s'effectuent en concertation avec le chef de mission.
L'article 9 précise les modalités d'assistance mutuelle entre l'attaché économique et commercial et le chef de mission, dans un esprit de coopération et de réciprocité entre les entités fédérées et l'autorité fédérale, et dans la mesure des moyens matériels et humains disponibles.
3. Autorité diplomatique du chef de mission.
L'article 10 précise le rôle du chef de mission.
Ce dernier exerce ses fonctions de direction et de coordination à l'égard des membres faisant partie de la mission diplomatique ou consulaire, dont notamment les attachés économiques et commerciaux.
Le rôle de direction et de coordination du chef de mission - s'exerce sans préjudice de l'exercice autonome quant au fond des fonctions des attachés économiques et commerciaux, correspondant aux compétences attribuées par la loi aux Régions, et implique que le chef de mission soit tenu informé des activités des attachés économiques et commerciaux.
D'autre part, il résulte de l'autorité diplomatique du chef de mission que ce dernier puisse veiller au respect par tous des règles et usages en matière de relations diplomatiques.
4. Zones d'activité.
Comme il est stipulé à l'article 11, le réseau des missions diplomatiques et consulaires de Belgique l'étranger, et les juridictions attribuées à ces missions, constituent l'encadrement institutionnel et fonctionnel des zones d'activités des attachés économiques et commerciaux.
Xx Xxxxxxxxx xxxxxxx xxx Xxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxx Xxxxxxx des modifications affectant les juridictions précitées.
A la demande des Régions, le Ministère fédéral des Affaires étrangères peut élargir les zones d'activités correspondant aux juridictions précitées, dans les limites du contexte politique et diplomatique existant et moyennant l'accord des autorités compétentes du ou des pays concernés.
Dans ce dernier cas, les fonctions d'attaché économique et commercial s'exercent sous l'autorité diplomatique du chef de mission concerné et dans le respect de ses fonctions de direction et de coordination.
5. Prise en charge des frais.
En vertu du principe général repris à l'article 12 selon lequel la Région supporte les frais découlant de la présence de ses attachés économiques et commerciaux au sein des missions diplomatiques et consulaires, une distinction est opérée entre trois types de frais à charge de la Région, à savoir une participation au loyer payé par l'Etat, une quote part des frais généraux proportionnelle à la surface nette occupée, et une prise en charge des aménagements intérieurs et de l'entretien des locaux attribués à la Région.
La participation au loyer dans le cas où l'Etat fédéral est locataire de la chancellerie peut prendre la forme de sous-contrats séparés.
Dans les cas où l'Etat fédéral envisage une rénovation des bâtiments de la chancellerie, que ceux-ci soient en propriété ou en location, un règlement séparé sera à chaque fois recherché avec la ou les Régions concernées, qui en seront informées préalablement, après concertation sur la répartition des frais.
D'une manière générale, les frais spécifiques engagés par une partie à la demande d'une autre partie seront supportés par la partie demanderesse, moyennant l'autorisation préalable de l'autre partie.
6. Autres dispositions administratives.
Du fait de la localisation des attachés économiques et commerciaux au sein des chancelleries des missions diplomatiques et consulaires, et en raison de la collaboration étroite entre l'Etat fédéral et les Régions au sein des missions précitées, un certain nombre de dispositions pratiques et administratives font l'objet d'une règlementation à l'article 13 dans des domaines variés tels notamment les modalités de recrutement du personnel auxiliaire commercial, les modalités relatives à l'enquête de sécurité applicable à l'ensemble du personnel, et les modalités d'usage du papier à lettre à en-tête de la mission diplomatique ou consulaire.
Sur ce dernier point, une uniformité sera recherchée pour l'ensemble des missions diplomatiques ou consulaires, sur base d'un projet graphique adopté en commun avec les Régions.
L'article 14 précise les règles relatives aux modalités d'échange et de transmission d'informations économiques et commerciales.
CHAPITRE II. - Coopération entre l'Etat et les Régions en matière de fichiers de données et d'informations.
1. Le chapitre II, article 15, confirme le maintien d'une banque de données centrale à l'OBCE, contenant toutes les données et informations sur les marchés étrangers (législations commerciales, règlements douaniers, normes statistiques commerciales, propositions d'affaires, adjudications, grands projets, etc ).
La pratique actuelle se trouve donc confirmée:
- les missions diplomatiques et consulaires approvisionnent de façon structurée la banque de données;
- dans les postes auprès desquels un attaché économique et commercial est affecté, ce travail incombe principalement à ses services (s'il y a plusieurs attachés économiques et commerciaux, ils se répartissent le travail);
- la banque de données est accessible gratuitement et de facon directe aux Régions; les fédérations et les exportateurs y ont accès aux conditions fixées par le Conseil d'Administration de l'Office belge du Commerce extérieur, xx xxxx xxxxxx xxx Xxxxxxx sont représentées.
Il est évident que toute modification à la conception de la banque de données ou à son mode de fonctionnement, qui aurait des implications pour les Régions, fera l'objet d'une concertation préalable.
2. Les demandes d'enquête de marché et les demandes d'interventions de xx xxxx xxx xxxxxxxxxxx xx xxx xxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxxx xxx xxx Xxxxxxx (article 16).
L'OBCE gère comme xxx xx xxxxx xx xxxxxxx xxx xxxxxxxxxxxx x xx xxxx x xxxx xxxxxx xxx Xxxxxxx prêtent leur concours (article 17).
L'Office continue à diffuser, en fonction de la concertation visée à l'article 19.2 les informations générales concernant les actions envisagées, et concernant le potentiel industriel et technologique, etc (article 18).
3. Par ailleurs, le personnel diplomatique et consulaire reste compétent pour formuler les avis sur les dossiers du "Fonds du Commerce extérieur" fédéral, pour superviser les lauréats du prix du Ministre du Commerce extérieur et pour effectuer des interventions en vue du règlement à x'xxxxxxx xxx xxxxxxx xxxxxxxxxxx.
XXXXXXXX XXX. - Xxxxxxxxxxx xxxxx x'Xxxx xx xxx Xxxxxxx en matière d'actions destinées à promouvoir l'exportation.
1. L'article 00 xxxxxxxx xx xxxxxxx x'xxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxx x'xxxxxxxx xxxxxxxx xx xxx Xxxxxxx en vue de l'élaboration de plans d'actions annuels et coordonnés.
Les modalités et le calendrier de cette concertation sont définis. Il y aura un contact régulier en vue de la mise à jour des plans d'actions. Ces plans d'actions peuvent être publiés conjointement par l'Office (article 19).
2. Xxxx xx xxxxxx xx xxx xxxxxxxxx xx xxx xxxxxx xx xxxxxxxxxx, xxx Xxxxxxx acceptent que leurs attachés économiques et commerciaux collaborent sur place à la mise en œuvre des actions de l'OBCE concertées au préalable selon les modalités de l'article 19, les coûts spécifiques de l'action étant à charge de l'Office (article 20.1).
A leur retour en audience en Belgique, les attachés économiques et commerciaux seront au moins une demi-journée à la disposition des services de l'OBCE. Une mise à disposition prolongée sera, avec l'accord préalable du service régional concerné, mise à charge de l'OBCE (article 20.2).
Les Régions continueront à mettre les attachés économiques et commerciaux en contact avec la Chambre de Commerce de Luxembourg, en fonction des marchés qui intéressent les sociétés luxembourgeoises.
CHAPITRE IV. - Coopération entre l'Etat et les Régions en matière de commissions mixtes.
Le chapitre confirme à l'article 21 la pratique existante en matière de présence des Régions aux travaux de commissions mixtes de coopération économique et industrielle et précise les modalités de leur coopération.
A l'initiative de l'Administration du Commerce extérieur, le calendrier annuel et ses modifications feront dorénavant l'objet d'une concertation. Les représentants de l'autorité fédérale, qui garde la direction des travaux, et des Régions, s'expriment, au cours de la
commission mixte, sur pied d'égalité pour les questions qui les concernent et signent le procès- verbal.
CHAPITRE V. - Dispositions finales.
L'article 22 prévoit la création d'un groupe de travail comprenant également les représentants des Ministres régionaux ayant le commerce extérieur dans leurs attributions, chargé, à intervalles réguliers, de l'examen de la mise en oeuvre des dispositions de l'accord de coopération et, le cas échéant, de faire rapport à la Conférence interministérielle de politique étrangère. Celle-ci en délibère en invitant les Ministres régionaux ayant le commerce extérieur dans leurs attributions.
La composition du groupe de travail sera établie en fonction des parties intéressées et de la nature des questions soulevées.
L'article 23 établit d'autre part que le présent accord abroge "l'Arrangement en xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxx xxx xxxxxxxxx xx xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxx x'Xxxx xx xxx Xxxxxxx" du 9 octobre 1990 ainsi que "l'Arrangement pour le transfert d'attachés commerciaux nationaux aux Régions" du 30 juin 1991.
En application de l'article 24, l'accord produit ses effets au 1er janvier 1994, est conclu pour une durée indéterminée et ses dispositions peuvent être revues lors d'un examen ad hoc au sein de la Conférence interministérielle de Politique étrangère.
COOPERATION AGREEMENT ‘ECONOMIC REPRESENTATIVES’
Unauthentic English translation
Cooperation agreement of 17 June 1994 between the Federal State, the Flemish Region, the Walloon Region and the Brussels Capital Region concerning regional economic and commercial attachés and export promotion procedures (Belgian Official Gazette of 26 October 1994)
PRELIMINARY PROVISION
Art. 1. This cooperation agreement shall be applied in a spirit of allegiance to the federation and mutual cooperation between the federal and regional authorities in Belgium, and. in Belgian diplomatic and consular missions abroad.
CHAPTER I. REGIONAL ECONOMIC AND COMMERCIAL ATTACHÉS
I. Location and status of economic and commercial attachés
Art. 2. If requested by the Region concerned, and in concertation with the contracting parties, Regional economic and commercial attachés, hereinafter called economic and commercial attachés shall be appointed to Belgium's diplomatic and consular representations abroad.
Art. 3. 1. Unless objected to by the receiving State, economic and commercial attachés of Belgian nationality shall be registered on the mission 's diplomatic and consular list. They shall have the same rights and obligations as those granted by the receiving State to members of diplomatic and consular missions of equivalent rank and function.
2. Economic and commercial attachés shall be officially presented by the head of the mission to the authorities of the receiving State as members of the diplomatic or consular mission as ''economic and commercial attaché for the … Region”.
Art. 4. In their contacts, the economic and commercial attachés shall use the title by which they were officially presented.
Art. 5. 1. Economic and commercial attachés shall have their offices in the chancellery, provided there is sufficient room for them to do so.
2. 1f additional room is required, the office space purchased or rented by the Region shall, with the assent of the receiving State authorities, form part of the diplomatic or consular mission concerned.
3. 1f requested by the Region concerned, and subject to the express prior consent of the receiving State, the offices of economic and commercial attachés which form part of a Belgian diplomatic or consular mission may be established elsewhere than in the premises of that mission.
4. The offices of economic and commercial attachés, including those located away from chancellery premises, shall be identified by a plate displayed at the entrance stating “Belgian Embassy or Belgian Consulate-General – Office of the economic and commercial attaché for the
…. Region”.
5. The regional standard may be displayed alongside the national flag with the assent of the receiving State. The flags shall be flown in accordance with local rules and practices.
Art. 6. Economic and commercial attachés in missions shall have their own facilities and amenities, such as in particular separate fax and telephone lines and photocopying equipment.
II. Performance of duties
Art. 7. 1. Only the Regions shall appoint economic and commercial attachés.
2. They shall perform their duties in accordance with the competences laid down in article 6 of the Special Institutional Reform Law of 8 August 1980 as amended by the Law of 8 August 1988 and the Federal State (Completion) Law of 16 July 1993.
3. The Region concerned shall give official notice of their appointment to the Minister for Foreign Affairs, who shall in turn inform the diplomatic or consular mission concerned.
Art. 8. 1. The tasks and duties of economic and commercial attachés shall be assigned to them by their Regional authorities to whom they are responsible and accountable.
2. The economic and commercial attachés shall act independently in all their contacts with their employer, companies, groups and foreign trade agencies.
3. Contacts and correspondence with the official authorities of the receiving State, including its foreign trade agencies, shall take place in concertation with the head of the mission.
Art. 9. 1. The economic and commercial attaché may request the assistance and cooperation of the head of the mission should official intervention prove necessary or helpful in carrying out his duties.
2. Federal or regional staff and available resources permitting:
2.1. The head of mission shall take action on the request of assistance made by the Region to prepare official trade promotion missions.
2.2. The head of mission is authorized, with the prior agreement of the Region, to secure the economic and commercial attaché’s cooperation in assisting with the performance of his general duties of representing the federation.
2.3. The head of mission for an area in which no economic and commercial attaché has duties to perform shall take action on a request for assistance made to him by the Region for general tasks to promote its economic and commercial interests.
3. The economic and commercial attaché shall have access to all the mission’s records on undertakings in his Region or the Region for which he is acting.
4. Specific matters addressed locally to the mission shall be transmitted to the economic and commercial attaché concerned. Where no economic and commercial attaché has been appointed, such specific matters shall be addressed directly to the regional foreign trade service.
5. Non-specific enquiries addressed locally to the mission shall be transmitted to the BOET (Belgian Office for External Trade) and to all economic and commercial attachés attached to the mission.
Where not economic and commercial attaché has been appointed, the BOET shall immediately disseminate such non-specific enquiries to the Regions.
6. The economic and commercial attaché shall be involved in the internal coordination of the mission both as regards economic and commercial affairs and, if needs be, the general framework of bilateral relations between Belgium and the receiving State.
III. The head of mission’s diplomatic authority.
Art. 10. 1. Without prejudice to the provisions of Article 7, the head of mission shall have the powers of control and coordination over the members of the diplomatic or consular mission. To that end, the economic and commercial attaché shall keep him informed of his activities. The head of mission shall ensure that the information conveyed to him in that capacity by the economic and commercial attaché is treated as confidential.
2. The economic and commercial attachés shall act under the diplomatic authority of the head of mission both inside and in their dealings outside the mission. They shall conduct themselves personally and professionally in accordance with the rules and practices of diplomatic relations. The conduct of the economic and commercial attaché shall at all times be seen to be beyond reproach in the same way as other members of the mission.
3. The economic and commercial attachés shall have the same duty of discretion as the other members of the diplomatic or consular staff. They shall make no public statement, particularly to the press, which has not first been agreed with the competent regional authority in concertation with the head of mission.
4. Disputes between members of the diplomatic or consular mission connected with the application of diplomatic status and relating to the professional activities or personal conduct of economic and commercial attachés shall be dealt with by concertation between the contracting parties directly concerned within the working party provided for in Article 22.
5. Problems of a disciplinary nature shall be dealt with by an appropriate procedure.
IV. Operating districts
Art. 11. 1. Economic and commercial attachés shall carry out their duties within the operating district which is within the jurisdiction of the mission to which they are assigned.
The Federal Minister for Foreign Affairs shall inform the Regions beforehand of any change to the jurisdictions of diplomatic or consular missions.
2. The extent of the operating district may be extended if the political and diplomatic situation so allows and with the agreement of the competent authorities of the country or countries concerned.
3. In the latter case, the economic and commercial attaché shall carry out his functions under the diplomatic authority of the head of mission concerned, and subject to his functions of control and coordination.
V. Accountability for expenses
Art. 12. 1. The expenses incurred by the presence of economic and commercial attachés within diplomatic and consular missions shall be borne by the Region under whose direction they fall in accordance with the following rules.
2.1. If the Federal State owns the chancellery premises, the Region concerned shall pay a peppercorn rent (1BF per year) for the office space occupied.
If the Federal State rents the chancellery premises, the Region concerned shall pay rent for the net floor space occupied.
2.2. Regions with office space in chancelleries shall pay a percentage share of the overheads proportional to the net floor space occupied.
They shall contribute to running expenses (water, electricity, upkeep,...) in the proportion which the net floor space occupied by the commercial section bears to the net floor space occupied by other offices.
2.3. The Regions shall be responsible for the appointments and upkeep of the premises assigned to them.
Accordingly, the Regions shall be responsible for interim paintwork and wallpapering, the provision and replacement of floor coverings, adaptations required for the specific needs of trade missions, and the purchase of furniture. Internal rearrangements and adaptations must be approved beforehand by the Federal authorities. The cost of repairs incurred by damage caused by commercial staff or visitors shall be borne by the Regions.
2.4. A separate arrangement shall be made whenever refurbishments are made to the chancellery.
3. If extra space is required, the Region concerned shall bear the cost.
4. The Regions shall pay their own message handling, fax and telephone expenses.
5. The contributions to overheads shall be paid locally by the payment of periodic advances to the missions concerned out of funds constituted by the Region.
6. The Region shall bear the full amount of the specific costs of any official duty travel carried out by members of the diplomatic or consular mission at its request. Nevertheless, such official duty travel shall remain subject to prior authorization by the Federal Ministry of Foreign Affairs.
7. The Federal Ministry of Foreign Affairs shall bear the full amount of the specific costs of any official duty travel carried out by economic and commercial attachés at its request with the prior authorization of the Region concerned.
VI. Other administrative provisions
Art. 13. 1. Economic and commercial attachés shall use the letterhead paper of the mission to which they are attached for their correspondence, on which their official title and the name of the Region under whose authority they fall or for which they work may also be shown.
2. Recruitment of ancillary commercial staff shall be the responsibility of the Region concerned after consulting the Federal Ministry of Foreign Affairs on their local employment status.
3. The rules on security of members of diplomatic and consular staff shall apply to all such personnel without exception.
After appointing the economic and commercial attaché, the Region concerned shall submit a positive vetting request to the National Security Authority.
The results of the vetting shall be communicated both to the Region concerned and the Ministry of Foreign Affairs.
Art. 14. 1. Diplomatic and consular missions abroad shall send a copy of their economic and commercial reports directly to the BOET and the Regions.
2. In jurisdictions in which no economic and commercial attaché is carrying on activities, the Region shall make its requests for ad hoc actions towards federations and companies directly to the head of mission.
3. In jurisdictions in which no economic and commercial attaché is carrying on activities, the Region shall make its requests for market surveys directly to the head of mission, sending a copy of the information to the BOET. The head of mission shall take action on the request, staff and resources permitting.
CHAPTER II. COOPERATION BETWEEN THE STATE AND THE REGIONS ON DATA AND INFORMATION FILES
Art. 15. 1. The BOET (Belgian Office for Extern al Trade), which is responsible for the collection, processing and dissemination of data and information on foreign markets, shall make available to the Regions, directly and free of charge, a central file of data and information on foreign markets (business legislation, tariff regulations, standards, trade returns, business propositions, invitations to tender, large-scale projects, etc.) together with its other files.
Forma] consultations will be held on any change with implications for the provision of information and direct connection of the Regions.
2. The Regions will add structured information to the database referred to in Article 15.1. at regular intervals via their economic and commercial attachés.
3. The BOET will reply to enquiries put directly to it by federations and businesses concerning the database referred to in Article 15.1., and inform the Regions.
Art. 16. The Regions shall handle requests for market surveys and interventions for federations and businesses.
Art. 17. The Regions shall help the BOET keep an exporter file updated.
Art. 18. In line with the consultations referred to in Article 19.2., the OBCE shall publish the activities announced by the Regions, together with studies, articles and information supplied by the Region on its industrial structure and the technological potential of its businesses.
CHAPTER III. COOPERATION BETWEEN THE STATE AND REGIONS ON EXPORT PROMOTION ACTIVITIES
Art. 19. 1. The federal authorities and the Regions shall consult each April to plan and optimize their activities for the coming year in compliance with the Federal State (Completion) Law of 16 July 1993 and its preparatory works.
2. The BOET and the Regional Foreign Trade Services shall communicate their planned activities to one another before 31 July in order for the BOET to publish them jointly.
3. The BOET and the Regional Foreign Trade Services shall meet quarterly to coordinate and update the implementation of their respective planned activities.
4. The senior officials of the four services concerned shall meet monthly to foster a climate of general good understanding based on relationships of trust.
Art. 20. 1. Staff and resources permitting, the Regional Services shall make their economic and commercial attachés available to the BOET to prepare and implement BOET activities on which concerted agreement has been reached through tl1e procedure laid down in article 19. The specific costs inherent in the activity shall be born by the BOET.
2. On their return, economic and commercial attachés shall set aside a half-day for the BOET for contacts with its senior management and the other BOET services concerned. The BOET shall pay the cost of any extension of service of economic and commercial attachés requested by it with the prior approval of the Regional Service concerned.
CHAPTER IV. COOPERATI0N BETWEEN THE STATE AND REGIONS ON JOINT COMMITTEES
Art. 21. 1. The timetable of meetings of joint economic and industrial cooperation committees for the following year shall be drawn up in October after concertation between the
parties to this agreement.
2. Any subsequent changes to the timetable requested either by the country concerned or by any party to this agreement shall likewise be subject to concertation.
3. The work of the joint economic and industrial cooperation committees shall be prepared, conducted and coordinated under the administrative leadership of the Ministry of Foreign Affairs and Foreign Trade.
Subject to the foregoing, the representatives of the different parties to this agreement shall have equal standing in the joint committees on matters which concern them.
4. The minutes of joint committee meetings shall be signed by the representatives of every party to this agreement who took part in them.
5. The use of languages in writing the minutes shall be governed by the normal rules prevailing in federal matters.
CHAPTER V. CONCLUDING PROVISIONS
Art. 22. 1. A working party, which shall also include representatives of the Regional Ministers with responsibility for foreign trade, shall review the implementation of the provisions of this cooperation agreement at regular intervals and, if needs be, report to the Inter-Ministerial Conference on Foreign Policy (ICFP).
When matters connected with this agreement are before the ICFP, the Regional Ministers with responsibility for foreign trade shall be invited to attend.
2. TI1e composition of the working party shall be determined by reference to the parties concerned and the type of issue raised.
3. The working party shall have power to lay down guidelines which may be needed to solve certain recurrent problems.
Art. 23. This cooperation agreement repeals the "Arrangement between the State and the Regions on coordination of foreign trade activities" of 9 October 1990 and the "Arrangement for the transfer of national commercial attachés to the Regions" of 30 June 1991.
Art. 24. This agreement enters into force on 1 January 1994.
It is concluded without duration of time.
The provisions of this cooperation agreement may be reviewed at the instance of any contracting party. The Inter-Ministerial Conference on Foreign Policy (ICFP) shall consider an application for review within three months.
Done in Brussels, this 17 June 1994, in one original in the Dutch and French languages.