Bestek:

Xxxxxx S&L/DA/2018/013 1/114

Bestek:

Openbare procedure voor de aankoop van een volledige databankserveroplossing DB2 LUW

Met Europese bekendmaking

Xxxxxx S&L/DA/2018/013

Ultieme datum voor indiening van de offertes: 30 juli 2018 om 10.30

uur

A. ALGEMENE AFWIJKINGEN 5

B. ALGEMENE BEPALINGEN 5

B1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT 5

B2. DUUR VAN DE OVEREENKOMST 7

B3. AANBESTEDENDE OVERHEID - AANVULLENDE INFORMATIE 7

B4. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT 8

B4.1. Wetgeving 8

B4.2. Opdrachtdocumenten 9

B5. ARTIFICIËLE BEPERKING VAN DE CONCURRENTIE - BELANGENCONFLICTEN - NALEVING VAN MILIEU-, SOCIAAL EN ARBEIDSRECHT 9

B5.1. Kunstmatig beperken van de mededinging 9

B5.2. Belangenconflict - draaisysteem 9

B5.3 Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht 10

B6 VRAGEN / ANTWOORDEN 10

C. GUNNING 11

C1. RECHT EN WIJZE VAN INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES 11

C1.1. Recht op, en wijze van indiening van de offertes 11

C1.1.1. Offertes die via elektronische middelen worden ingediend 11

C1.1.2. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte 12

C1.2 Indiening van de offertes 13

C2 OFFERTES 13

C2.1. In de offerte te vermelden gegevens 13

C2.2. Geldigheidsduur van de offerte 15

C3. PRIJZEN 15

C4. TOEGANGSRECHT – KWALITATIEVE SELECTIE – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA 15

C4.1.1. Uitsluitingsgronden 16

C4.1.2. Kwalitatieve selectie 19

C4.2. Regelmatigheid van de offertes 20

C4.3. Gunningscriteria 20

D. UITVOERING 28

D1. LEIDEND AMBTENAAR 28

D2. PRIJSHERZIENING 28

D2.1. Principes en berekening 28

D2.2. Aanvraag 29

D2.3. Heffing die een weerslag heeft op het bedrag van de opdracht 29

D2.4. Onverwachte omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer 29

D2.5. Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer 30

D2.6. Vergoedingen voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering 30

D3. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER 30

D4. OPLEVERING VAN DE LEVERINGEN EN PRESTATIES 31

D4.1. Opvolging van de goede uitvoering 31

D4.2. Levering van het materieel 31

D4.3. Technische oplevering 31

D4.4. Voorlopige oplevering 32

D4.5. Garantie 32

D4.6. Onderhoud 33

D4.7. Definitieve oplevering 33

D4.8. Opleveringskosten 33

D5. BORGTOCHT 33

D5.1. Borgtochtstelling 33

D5.2. Vrijgave van de borgtocht 35

D6. UITVOERING VAN DE DIENSTEN 35

D6.1. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd 35

D6.2. Clausule betreffende de technologische evolutie 37

D6.3. Uitvoeringstermijn 37

D6.4. Personeel van de opdrachtnemer 38

D6.5. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener 40

D6.5.1. Vertrouwelijkheid en bijzondere verbintenissen wat betreft de ontvangen informatie 40

D.6.5.2. Eigendom 41

D.6.5.3. Overdraagbaarheid 42

D6.6. Uitvoeringsmodaliteiten 42

D6.7. Uitvoeringsclausule 43

D6.8. Praktische modaliteiten van de uitvoering van opdracht 44

D7. Statistische gegevens 45

D8. E-Catalogue 45

D9. FACTURERING EN BETALING 46

D10.GESCHILLEN 47

D11. BOETES EN STRAFFEN 47

D11.1. Straffen 47

D11.2. Boetes 48

D11.3. Aanrekening van de boeten en straffen 48

D11.4. Ambtshalve maatregelen 48

E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 50

1. ALGEMENE BESCHRIJVING 50

2. DOEL VAN DE OPDRACHT 50

VISIE 50

2.1.1. Platform 51

2.1.2. Diensten 51

Projectfase 51

Operationeel beheer 52

Support & Ondersteuning 53

2.1.3. SLA 53

3. HUIDIGE SITUATIE 54

FOD Financiën 54

3.1.1. Hardware 54

3.1.1.1. Productie 54

3.1.1.2. Niet-productie 55

3.1.1.3. Opmerkingen voor alle omgevingen 56

3.1.1.4. Back-up/Restore 57

3.1.1.5. Overzichtsschema 60

3.1.1.6. Connectiviteit tussen sites 61

3.1.2. Software 61

3.1.2.1. Systeem 61

3.1.2.2. DB2 en bijbehorende software 62

3.1.3. Samenvatting voor de FOD Financiën 63

3.2. Andere instellingen 67

4. GEWENSTE SITUATIE 71

4.1 Architectuur 72

4.1.1. Xxxxxxxxxxxxx 00

4.1.2. Prestaties – Performantie 73

4.1.3. High Availability 74

4.1.4. Backup – Restore 75

Definities 75

Scope van deze opdracht betreffende de back-up/restore 76

4.1.5. G-Cloud 77

4.1.6. BOM 77

Beheer van het platform 78

Toegangsbeheer 78

Monitoring en Alert Management 78

Technische en fysieke kenmerken 79

Duurzaamheid 80

Licenties betreffende het platform 81

5. ONDERSTEUNING 82

Reactieve ondersteuning 82

Proactieve ondersteuning 82

5.2.1. Proactief door monitoring 82

5.2.2. Proactief door anticipatie 82

Interactiviteit 83

6. DIENSTEN 84

Projectfase 84

6.1.1. Ondersteunende diensten 85

6.1.1.1. Kick-off 85

6.1.1.2. Project steering 85

6.1.1.3. Project closure meeting 86

6.1.2. Technische diensten 86

6.1.2.1. Architectuur 86

6.1.2.2. Installatie & Configuratie 86

6.1.2.2.1. Hardware 87

6.1.2.2.2. Software 87

6.1.2.3. Testing 87

6.1.2.4. Migratie 87

6.1.2.5. Opleidingen en kennisoverdracht 89

Diensten in verband met het operationele beheer 90

6.2.1. Maandelijkse opvolgingsvergaderingen (SLA meetings) 90

6.2.2. Operationeel beheer 91

6.2.3. Architectuurdiensten 92

7. SLA 93

SLA betreffende de projectwerking 93

SLA betreffende de beschikbaarheid en de prestaties en SLA betreffende het oplossen van incidenten 94

SLA betreffende de interventietijd op componenten 96

SLA betreffende de back-up / restore 97

SLA betreffende de diensten 98

7.5.1. Sysadmins/DBA’s 98

7.5.2. Architecten 98

F. BIJLAGEN 100

VERPLICHTE BIJLAGE 1a - OFFERTEFORMULIER 101

BIJLAGE 1B: VASTE INRICHTING 105

VERPLICHTE BIJLAGE 2 – MODELLEN VAN PRIJSTABELLEN 107

VERPLICHTE BIJLAGE 3 - MODEL VOOR DE REFERENTIES 110

VERPLICHTE BIJLAGE 4 TECHNISCHE FICHE DATACENTERS

INFORMATIEVE BIJLAGE 1: INDICATIEVE LIJST VAN DE DATABANKEN VAN DE FOD FINANCIËN 112

INFORMATIEVE BIJLAGE 2: VOORBEELDEN VAN BEHEERSCRIPTS 113

TECHNISCHE BIJLAGE 1: TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN VAN DE DATACENTERS 114

FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën

Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen

North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Xxxxxx XX-laan 33

1030 BRUSSEL

BESTEK nr. S&L/DA/2018/013

OPENBARE PROCEDURE VOOR DE AANKOOP VAN EEN VOLLEDIG DATABANKSERVERPLATFORM DB2 LUW

A. ALGEMENE AFWIJKINGEN

BELANGRIJK

In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek wordt afgeweken van:

-

-

artikel 154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht

B. ALGEMENE BEPALINGEN

B1. Voorwerp en aard van de opdracht

Deze opdracht beoogt de vernieuwing en de modernisering van de databankserverinfrastructuur IBM DB2 LUW van de FOD Financiën.

De meeste kritieke applicaties van de FOD Financiën gebruiken de software IBM DB2 LUW als databankbeheersoftware. Deze DB2-software werd jaren geleden op de platformen geïnstalleerd, die gekend zijn onder de naam ATLAS Storage en ATLAS Processing (zie technische beschrijvingen in het technische deel van dit bestek).

In de loop van de jaren is gebleken dat:

• de componenten van deze infrastructuur geleidelijk hun grenzen hebben bereikt en moeten worden vernieuwd;

• er steeds meer onverenigbaarheden bestaan tussen de DB2-software en het OS van het platform ATLAS, namelijk Solaris. De meest recente versie van DB2 Advanced Enterprise Edition 11.1. wordt niet meer ondersteund op Solaris, waardoor de FOD Financiën zijn DB2- platform niet verder kan ontwikkelen.

Door de combinatie van deze 2 factoren (noodzaak om te vernieuwen en wil om DB2 verder te kunnen laten evolueren) heeft de FOD Financiën beslist om een overheidsopdracht te publiceren,

om een nieuw toepassingsgericht en geoptimaliseerd platform voor DB2 LUW te kunnen aanschaffen, teneinde de functionaliteiten van het product zo goed mogelijk te kunnen benutten.

Bij de opstelling van zijn antwoord op dit bestek dient de inschrijver steeds rekening te houden met de volgende elementen:

• De FOD Financiën wil geen "bouwstenen" kopen en ook niet de rol van integrator spelen door ze te assembleren.

• De FOD Financiën wil zich een oplossing voor DB2 LUW aanschaffen, namelijk een toepassingsgericht platform, een infrastructuur voor DB2 LUW die een oplossing vormt en dient te beschikken over de volgende kenmerken: coherentie, performantie en betrouwbaarheid.

Daarom zal de FOD Financiën via dit bestek op zoek gaan naar een partner die hem niet enkel kan bijstaan bij de uitvoering van de oplossing, maar die ook de enige en volledige verantwoordelijkheid zal dragen voor wat betreft deze aspecten, vandaar de keuze voor één enkel perceel.

Om de bovenvermelde doelstellingen inzake coherentie, performantie, betrouwbaarheid en verantwoordelijkheid in de context van een databankserverinfrastructuur/-platform DB2 te garanderen, wordt de levering van processing en storage hardware, configuratie en optimalisering van de oplossing in een beheerbare databankserveroptiek DB2 LUW, de migraties en de ondersteuning verenigd in een bestek met één perceel. De inschrijver die het platform zal leveren (processing + storage), dient met andere woorden ook een geoptimaliseerde architectuur van zijn oplossing te implementeren voor een gebruik als databankserver DB2 LUW en de huidige DB2- omgevingen van de FOD Financiën naar dit nieuwe platform te migreren. Hij dient zodoende aan te tonen dat zijn oplossing in de omgeving van de FOD Financiën kan dienen als DB2-databankserver. Rekening houdend met het aantal door de FOD Financiën beheerde databanken dient de inschrijver ook toe te zien op het beheer en de ontwikkelingen (managability) van de volledige oplossing op lange termijn.

De FOD Financiën wil via deze opdracht een volledige oplossing voor DB2 aanschaffen, wat betekent dat de ondersteuning en het onderhoud van de DB2-producten en de bijbehorende software ook moeten zijn inbegrepen, aangezien een infrastructuur voor DB2 zonder DB2 geen enkele zin heeft. De leverancier zal dus de ondersteuning en het onderhoud voor DB2 en de bijbehorende software voor de ondersteuning en het onderhoud van DB2 en de bijbehorende software voorstellen volgens de in dit bestek beschreven modaliteiten.

Opgelet: "de huidige DB2-omgevingen van de FOD Financiën naar dit nieuwe platform migreren" houdt niet enkel de migratie van de databanken in, maar ook de migratie van alle bijbehorende beheer-, monitoringscripts, ….

De gekozen procedure is die van de openbare procedure met Europese bekendmaking.

Deze opdracht is een gemengde opdracht (artikel 2, 6° van het koninklijk besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).

Met name een opdracht tegen globale prijs (artikel 2, 3° van het koninklijk besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren) en een opdracht tegen prijslijst (artikel 2, 4° van het koninklijk besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).

Deze opdracht omvat de levering van een oplossing voor DB2, namelijk :

- Platform : Databankserver(s) DB2 + opslag + connectiviteit (met inbegrip van de gelinkte basissoftware) + spoedbackup, met de nodige support voor hardware en software voor de volledige duur van de opdracht.

- Services :

o Migratieproject : installatie en configuratie van de nieuwe omgeving met de migratie van de workloads.

o Services met betrekking tot het beheer van het platform en DB2

Er wordt een verplichte optie gevraagd, met name de platformUpgrades X1,5 en X2

De inschrijvers vermelden de prijs voor de verplichte optie in het offerteformulier op straffe van nietigheid van de offerte.

BELANGRIJK

De aanbestedende overheid is nooit verplicht om een optie te bestellen, noch bij de sluiting, noch tijdens de uitvoering van de opdracht.

Vrije Varianten en opties anders dan de verplichte, zijn niet toegelaten.

BELANGRIJK

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen en eventueel te besluiten de andere op te nemen in één of meer nieuwe opdrachten, die desnoods op een andere wijze zullen worden gegund.

B2. Duur van de overeenkomst

De overeenkomst vangt aan op de eerste dag die volgt op de datum van de verzending van de kennisgeving van de gunning van de opdracht aan de opdrachtnemer.

Deze overeenkomst wordt gesloten voor een duur van 7 jaar vanaf de voorlopige oplevering van X1.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om van rechtswege en zonder schadevergoeding voor de dienstverlener, aan het einde van het vijfde en zesde contractjaar, de overeenkomst op het einde van het contractjaar geheel of gedeeltelijk te beëindigen, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij minstens 3 maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar bij aangetekend schrijven wordt gedaan.

De partij die het opzeggen van het contract moet ondergaan, kan geen schadevergoeding eisen.

B3. Aanbestedende overheid - Aanvullende informatie

De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door de minister van Financiën.

Bijkomende informatie omtrent de procedure en de inhoud van de opdracht kan worden bekomen bij de Afdeling Aankopen, op het e-mailadres xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx met vermelding van de referentie S&L/DA/2018/013 en de benaming "Info DB2 LUW"

In het kader van deze opdracht treedt de FOD Financiën op als aankoopcentrale, conform artikel 2, 6°, a) van de wet van 17 juni 2016 betreffende overheidsopdrachten.

De FOD Financiën is belast met het gunnen en het sluiten van deze opdracht teneinde te voorzien in zijn eigen behoeften evenals in die van andere FOD’sen van andere aanbestedende overheden die hierna worden vermeld:

• de federale administraties en andere diensten van de staat,

• de Kamer en de Senaat,

• het Rekenhof,

• het Grondwettelijk Hof en de Raad van State,

• de speciale korpsen van de staat,

• de geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus,

• De federale publiekrechtelijke rechtspersonen.

Alleen de aanbestedende overheden hierboven aangeduid door hun naam of door verwijzing naar een categorie, mogen bestellingen plaatsen op basis van deze opdracht.

De leidende dienst is de FOD Financiën.

De leidende dienst is het bevoorrechte contact voor elke belangrijke briefwisseling betreffende de opdracht.

De opdracht bepaalt het wettelijke, financiële, technische en administratieve kader dat de relaties tussen de begunstigde partijen en de opdrachtnemer(s) regelt tijdens de geldigheidsduur.

Bijgevolg dient er, elke keer wanneer er melding wordt gemaakt van de "FOD Financiën" in deze tekst, daadwerkelijk "FOD Financiën" te worden gelezen voor alles wat de gunning betreft of eraan voorafgaat, of "FOD Financiën of de andere aanbestedende overheden die hierboven worden aangeduid" voor alles wat de uitvoering betreft (namelijk alle punten in deel “D. Uitvoering”) van het dit bestek.

Het sluiten van de opdracht geeft de opdrachtnemer geen enkel exclusiviteitsrecht. De FOD Financiën kan, zelfs gedurende de geldigheidsperiode van de opdracht, prestaties identiek met of analoog aan deze beschreven in dit bestek, door andere ondernemers of door zijn eigen diensten laten uitvoeren. In dat geval kan de opdrachtnemer geen schadevergoeding eisen.

B4. Documenten van toepassing op de opdracht

B4.1. Wetgeving

- De richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten;

- de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;

- Het koninklijk besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in klassieke sectoren

- Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels

- De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten

- Het algemeen reglement voor de arbeidsbescherming (ARAB) en de codex over het welzijn op het werk

- De wet van 4 augustus 1996 inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk

- Het algemeen reglement op de elektrische installaties (AREI)

- De milieuwetgeving van het betrokken gewest

- De wet van 11 december 2016 houdende diverse bepalingen inzake detachering van werknemers

- Alle wijzigingen aan de hierboven genoemde wetten en besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes

B4.2. Opdrachtdocumenten

- De in het Bulletin der Aanbestedingen of het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde aankondigingen of rechtzettingen van opdrachten die betrekking hebben op deze opdracht, maken er integraal deel van uit. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opstellen van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden.

- Huidig bestek nr. S&L/DA/2018/013

- De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer

B5. Artificiële beperking van de concurrentie - Belangenconflicten - Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht.

B5.1. Kunstmatig beperken van de mededinging

De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het artikel 5 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten dat stelt dat de inschrijvers worden verzocht om geen handelingen te stellen, geen overeenkomsten te sluiten of geen afspraken te maken die de normale mededingingsvoorwaarden kunnen vertekenen.

B5.2. Belangenconflict - draaisysteem

De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de artikels 6 en 69, lid 1 , 5° en 6° van de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten en op artikel 51 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren met betrekking tot de situaties waarin er een belangenconflict kan optreden bij de plaatsing en uitvoering van de opdracht en dit om elke concurrentievervalsing te vermijden en de gelijkheid van behandeling van alle inschrijvers te verzekeren.

In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie ('revolving doors') zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën, binnen 2 jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Xxxxxxxxx, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de plaatsingsprocedure, evenals voor de verrichting van bepaalde opdrachten in het kader van de uitvoering van deze opdracht.

De bovenstaande bepaling is echter enkel van toepassing voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun activiteiten in het kader van deze opdracht.

Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van de wetgeving en de regelgeving inzake overheidsopdrachten.

B5.3 Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht

De ondernemers zijn ertoe gehouden alle toepasselijke verplichtingen op het gebied van het milieu- sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het Europees Unierecht, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of uit hoofde van de in bijlage II van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht, na te leven en te doen naleven door elke persoon die handelt als onderaannemer in welke fase ook, en door elke persoon die personeel ter beschikking stelt voor de uitvoering van de huidige opdracht.

B6. Vragen / antwoorden.

De kandidaat-inschrijvers worden verzocht om hun vragen aan de aanbestedende overheid per e- mail te sturen naar het volgende adres : xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx

Enkel de vragen die de aanbestedende overheid ten laatste op 28/06/2018 om 10.00 uur heeft ontvangen, zullen worden behandeld. Als onderwerp van de e-mail vermeldt de inschrijver “INFO DB2 Luw”.

De aanbestedende overheid heeft beslist om op de website van de FOD Financiën, xxxx://xxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/, in de rubriek "Overheidsopdrachten", de antwoorden te publiceren op de vragen die de kandidaat-inschrijvers hebben gesteld.

De aanvullende inlichtingen over de opdrachtdocumenten of het beschrijvend document worden, voor zover daarom tijdig is verzocht, door de aanbestedende overheid meegedeeld uiterlijk zes dagen vóór de uiterste datum voor ontvangst van de offertes.

Als er geen vragen worden gesteld tijdens de voorgeschreven termijn, zal er niets gepubliceerd worden.

C. GUNNING

C1. Recht en wijze van indiening en opening van de offertes

C1.1. Recht op, en wijze van indiening van de offertes

De aandacht wordt gevestigd op het feit dat een inschrijver slechts één offerte kan indienen per opdracht.

Iedere deelnemer aan een groepering van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver.

Deelnemers aan een groepering van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten onder hen iemand aanduiden die de groepering zal vertegenwoordigen ten aanzien van de aanbestedende overheid.

Bij toepassing van artikel 14 van de wet 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, moet het elektronisch verzenden en ontvangen van de offertes uitgevoerd worden met elektronische communicatiemiddelen.

C1.1.1.   Offertes die via elektronische middelen worden ingediend

De aanbestedende overheid verplicht tot het gebruik van elektronische middelen op straffe van nietigheid van de offerte.

De communicatie en de informatie-uitwisseling tussen de opdrachtnemer en de ondernemers, met inbegrip van de elektronische indiening en ontvangst van de offertes, dienen, in alle fasen van de plaatsingsprocedure, met behulp van elektronische communicatiemiddelen te worden gedaan.

De elektronische offertes moeten worden verstuurd via de e-tendering-website xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/, die de naleving van de voorwaarden opgenomen in artikel 14, § 6 en § 7 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten garandeert.

Het indieningsrapport met betrekking tot de offerte, de bijlagen en het uniform Europees aanbestedingsdossier (UEA) moet worden voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening (artikel 43 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).

Aangezien het verzenden van een offerte via e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 14 § 7 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten voldoet, wordt het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen.

Door het loutere feit van de indiening van zijn offerte via elektronische communicatiemiddelen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens van zijn offerte worden opgeslagen worden door documentontvangstsysteem.

Meer informatie kan worden gevonden op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of worden verkregen via het telefoonnummer x00 (0)0 000 00 00 van de helpdesk van de dienst e-procurement.

BELANGRIJK

1. Aan de inschrijver wordt aanbevolen om zich uiterlijk de werkdag vóór de opening van de offertes aan te melden teneinde contact te kunnen opnemen met de helpdesk van de dienst e-procurement om eventuele problemen op het vlak van toegang tot de site xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ op te lossen.

2 Men moet er rekening mee houden dat het via elektronische weg ingediende bestand niet groter mag zijn dan 350 MB.

BELANGRIJK

1) De gekwalificeerde elektronische handtekening(en) moet(en) uitgaan van de persoon of personen die gemachtigd is/zijn om de inschrijver te verbinden.

2 Bij de ondertekening van het verslag van de indiening van de offerte door de gemachtigd ambtenaar, vermeldt deze laatste duidelijk zijn lastgever(s). De lasthebber voegt de authentieke elektronische akte of de onderhandse akte die hem zijn machten toekent, of een gescand afschrift van de volmacht. De lasthebber verwijst, desgevallend, naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin het uittreksel van de betreffende akte werd gepubliceerd, met vermelding van de betreffende bladzijde en/of passage.

In het kader van de machtiging om een vennootschap in een NV te verbinden, vestigt de aanbestedende overheid de aandacht van de inschrijver op de rechtspraak met betrekking tot het begrip dagelijks beheer:

- het arrest van het Hof van Cassatie van 26 februari 2009 (A.R. F.07.0043F., Arr. Cass. 2009, 660), waarin de handelingen van het dagelijks bestuur worden beschouwd als handelingen "die de dagelijkse behoeften van de vennootschap niet overschrijden of handelingen die zowel wegens hun geringe belang als wegens de noodzaak van een snelle oplossing de tussenkomst van de raad van bestuur niet rechtvaardigen"

- de rechtspraak van de Raad van State, waarin wordt gesteld dat de ondertekening van een offerte niet als een handeling van dagelijks bestuur kan worden beschouwd (Raad van State, 3 augustus 1984, nr. 24.605; Raad van State, 12 januari 2010, nr. 199.434, evenals nrs. 227.654 en 228.781)

- het arrest van de Raad van State van 6 augustus 2015 waarin wordt geconcludeerd dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de dagelijkse bestuurder is beperkt tot het dagelijks bestuur en dat de in de statuten opgenomen bepaling die voorziet in een uitbreiding van de bevoegdheden inzake dagelijks bestuur, moet worden beperkt tot de wettelijke draagwijdte van het dagelijks bestuur; Dat de statutaire bepalingen, en meer bepaald de ondertekening door de tweede bestuurder of een overdracht van de bevoegdheid van de tweede bestuurder aan een derde, zouden moeten zijn toegepast (Raad van State, 6 augustus 2015, nr. 232.024)

C1.1.2.   Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte

Wanneer een inschrijver een reeds verstuurde of ingediende offerte wil wijzigen of intrekken, moet dit gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van artikel 91 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.

Wanneer het verslag van de indiening van de offerte dat naar aanleiding van de wijzigingen of de intrekking werd opgesteld, niet voorzien is van een gekwalificeerde elektronische handtekening, wordt de wijziging of intrekking automatisch als nietig beschouwd. Deze nietigheid heeft enkel betrekking op de wijzigingen of intrekking en niet op de offerte zelf.

C1.2. Indiening van de offertes

De ultieme datum voor de indiening van de offertes op het platform werd vastgelegd op 30 juli 2018 om 10u30.

C2. Offertes

C2.1. In de offerte te vermelden gegevens

De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het als bijlage toegevoegde offerteformulier te gebruiken. In dat verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 18 april 2017, waarin het volgende is vastgelegd: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dat niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier."

De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.

Door het indienen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs indien ze in de een of andere bijlage bij zijn offerte zouden zijn opgenomen.

De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag worden bekendgemaakt door de aanbestedende overheid.

De volgende inlichtingen moeten in de offerte worden vermeld: A. Offerteformulier

- De naam en contactgegevens van de contactpersoon in het bedrijf van de inschrijver.

- de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent;

- het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers);

- het inschrijvingsnummer bij de RSZ

- het nummer en de naam van de bankrekening van de inschrijver bij een financiële instelling waarop de betaling van de opdracht moet worden uitgevoerd;

- de namen, de voornamen, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel

- alle elementen en documenten die nodig zijn om de offertes te kunnen beoordelen

B. De inventaris van de prijzen

- de eenheidsprijzen in letters en cijfers van de gevraagde diensten/leveringen in dit bestek (excl. btw);

- het bedrag van de btw;

- de eenheidsprijzen in letters en cijfers van de gevraagde diensten/leveringen in dit bestek (incl. btw);

Moet integraal en volledig worden ingevuld op straffe van de nietigheid van de offerte volgens de in de Exceltabellen en in bijlage 2 opgenomen modellen en instructies

C. Uniform Europees aanbestedingsdocument (UEA) VERPLICHT

Met betrekking tot het deel IV van het UEA, wordt er gevraagd aan de economische operatoren ondernemers om precieze informatie op te geven bij het invullen van de secties A tot D. Voor het UEA, consulteer de site xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx/xxxxxx?xxxxxxx

D. Technisch gedeelte

Het voorstel dient voor het antwoord de structuur van deel E. "Technische voorschriften" te volgen. De inschrijver dient verplicht elk gunningscriterium te beschrijven volgens de structuur van de gunningscriteria en het deel E “Technische voorschriften”.

De inschrijver zal voor de uitwerking van zijn voorstel de volgorde van de punten van het bestek naleven. In de hoofding van elk antwoord zal hij het nummer en de titel van het punt vermelden waarop zijn antwoord betrekking heeft.

Verplichte bijlagen

Verplichte bijlage 1: offerteformulier

Verplichte bijlage 2: prijstabellen en instructies om ze in te vullen Verplichte bijlage 3: recente gelijkaardige projectreferenties

Verplichte bijlage 4: Technische documentatie omtrent de omschrijving van de toestellen (vb : technische voorschriften van de datacenters)

Specifieke facultatieve bijlagen

De inschrijver mag bij zijn offerte technische documenten voegen (geen reclamebrochures!). Ze zullen worden beschouwd als specifieke bijlagen en mogen in het Engels worden opgemaakt indien er geen vertaling van zou bestaan in de taal van de offerte. Andere talen zijn niet toegelaten. De inschrijver zal deze bijlagen als volgt indelen: A, B, C, …

Er wordt gevraagd om het aantal aangeboden bestanden tot een minimum te herleiden. Zo kunnen bv. afzonderlijke bestanden worden gegroepeerd tot grotere documenten voor eenzelfde technisch domein. Het is tevens belangrijk dat door middel van een nummering een duidelijke volgorde van de bestanden wordt aangegeven, zodat de structuur van de offerte duidelijk blijft. Daarnaast wordt gevraagd dat binnen elk bestand de pagina’s van een ononderbroken nummering worden voorzien.

BELANGRIJK

1) De aanbestedende overheid nodigt de kandidaten uit om de offerte, de bijlagen en het UEA in te dienen in één bestand;

C2.2. Geldigheidsduur van de offerte

De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, die aanvangt op de dag na de dag van de opening van de offertes.

C3. Prijzen

Alle in het offerteformulier vermelde prijzen zijn verplicht uitgedrukt in euro.

De onderhavige opdracht is een gemengde opdracht (koninklijk besluit van 18 april 2017, artikel 2, 6°). 2 Ofwel zijn de forfaitaire prijzen globaal (koninklijk besluit van 18 april 2017, artikel 2, 3 ofwel

met prijslijst (koninklijk besluit van 18 april 2017, artikel 2, 4°).

De inschrijver wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten te hebben meegerekend. In de prijs is begrepen:

Over het algemeen

1°. het administratief beheer en het secretariaat;

2°. de verplaatsings-, transport- en verzekeringskosten,

3°. de kost voor de documentatie betreffende de diensten en eventueel vereist door de aanbestedende overheid;

4°. de levering van documenten of stukken in verband met de uitvoering van de diensten; 5°. de verpakkingen, en de verwijdering hiervan;

6°. de opleiding over het gebruik ;

7°. De maatregelen die opgelegd worden door de wetgeving inzake veiligheid van de werknemers bij de uitvoering van hun werk

8°. de opleveringskosten.

Deze lijst is opgegeven ter indicatie en niet beperkend.

Tijdens de hele duur van het contract verbindt de inschrijver er zich toe om, behoudens prijsherziening, de gevraagde diensten aan te rekenen tegen de in de inventaris van de eenheidsprijzen ingevulde prijzen zonder toeslag.

Er dient verplicht gebruik te worden gemaakt van het model van verplichte bijlage 1 Offerteformulier en verplichte bijlage 2- Model prijstabellen. Er zal geen rekening worden gehouden met de prijzen die elders worden vermeld.

C4. Toegangsrecht – Kwalitatieve selectie – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria

C4.1. Uitsluitingsgronden en kwalitatieve selectie

De inschrijvers worden beoordeeld op basis van het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie zoals hierna vermeld.

De aanbestedende overheid gaat, na verificatie of er geen uitsluitingsgronden zijn en of de selectiecriteria op basis van het UEA werden nageleefd, over tot controle van de offertes. De offertes

worden beoordeeld op basis van xxxxxxxxxxxxxxxx vermeld in punt 4.3 van het luik “C. Gunning” van dit bestek zonder een grondig onderzoek van het ontbreken van uitsluitingsgronden en van het naleven van de uitsluitingsgronden. De aanbestedende overheid zal echter controleren of er geen fiscale en sociale schulden zijn overeenkomstig artikel 68 van de wet van 17 juni 2016 betreffende overheidsopdrachten.

Vooraleer de opdracht te gunnen, eist de aanbestedende overheid van de inschrijver aan wie hij besloten heeft om de opdracht te gunnen, dat hij bewijsstukken voorlegt (certificaten, aangiftes, referenties en ander bewijsmateriaal) indien het niet mogelijk is om in een nationale databank in een lidstaat, die gratis toegankelijk is, de certificaten of relevante informatie rechtstreeks te verkrijgen.

De toepassing van de impliciete verklaring geldt enkel voor de documenten of certificaten met betrekking tot de uitsluitingsgronden die gratis toegankelijk zijn voor de aanbestedende overheid door middel van een nationale databank in een lidstaat.

Voor de elementen die niet onder de impliciete verklaring vallen, kunnen de inschrijvers die dit wensen, reeds bij hun offerte alle vereiste documenten en attesten voegen om aan te tonen dat ze zich niet in een uitsluitingstoestand bevinden.

Voor wat de selectiecriteria betreft, kunnen de inschrijvers die dit wensen, reeds bij hun offerte alle vereiste documenten en attesten voegen om aan te tonen dat ze voldoen aan de vereisten van die criteria.

C4.1.1. Uitsluitingsgronden

De loutere indiening van de offerte vormt een impliciete verklaring op eer dat de inschrijver zich niet in een van de hieronder vermelde gevallen van uitsluiting bevindt.

Wanneer de inschrijver zich in een van de uitsluitingsgevallen bevindt en hij overeenkomstig artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten corrigerende maatregelen naar voren schuift, slaat de impliciete verklaring niet op elementen die betrekking hebben op de betreffende uitsluitingsgrond. In dat geval legt de inschrijver de schriftelijke beschrijving van de genomen maatregelen voor.

Eerste uitsluitingsgrond

Overeenkomstig artikel 67 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en artikel 61 van het koninklijk besluit van 17 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, wordt uitgesloten, in eender welke fase van de aanbestedingsprocedure, de inschrijver die het voorwerp heeft uitgemaakt van een veroordeling bij een in kracht van gewijsde getreden gerechtelijk vonnis voor een van de volgende inbreuken:

1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis, van het Strafwetboek of in artikel 2 van Kaderbesluit 2008/841/JBZ van de Raad van 24 oktober 2008 ter bestrijding van georganiseerde criminaliteit;

2° omkoping als bedoeld in de artikelen 246 en 250 van het Strafwetboek, in artikel 3 van de Overeenkomst ter bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten van de Europese Unie betrokken zijn en in artikel 2.1 van Kaderbesluit 2003/568/JBZ van de Raad van 22 juli 2003 inzake de bestrijding van corruptie in de privésector;

3° fraude, zoals bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;

4° terroristisch misdrijf of strafbaar feit in verband met terroristische activiteiten als bedoeld in de artikelen 137 van het Strafwetboek of in de zin van respectievelijk de artikelen 1 en 3 van Kaderbesluit 2002/475/JBZ van de Raad van 3 juni 2002, dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit als bedoeld in artikel 4 van genoemd kaderbesluit;

5° witwassen van geld of financiering van terrorisme als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme of in de zin van artikel 1 van Richtlijn 2005/60/EG van het Europees Parlement en de Raad van 26 oktober 2005 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;

6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel als bedoeld in artikel 433quinquies van het Strafwetboek of in artikel 2 van de richtlijn 2011/36/EU van het Europees Parlement en van de Raad inzake de voorkoming en bestrijding van mensenhandel en de bescherming van slachtoffers daarvan en ter vervanging van het kaderbesluit 2002/629/XXX xxx xx Xxxx;

7° tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in ons land verblijven in de zin van artikel 35/7 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers of in de zin van de wet van 30 april 1999 betreffende de tewerkstelling van buitenlandse werknemers.

Tweede uitsluitingsgrond

Overeenkomstig artikel 68 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en artikel 62 van het koninklijk besluit van 17 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, wordt de inschrijver, in eender welke fase van de aanbestedingsprocedure, die zijn verplichtingen betreffende de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid niet nakomt, uitgesloten van de opdracht, behalve wanneer deze inschrijver:

1° geen schuld van bijdragen heeft die meer dan 3.000 euro bedraagt;

2° voor deze schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft;

3° wanneer hij kan aantonen dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn. Deze schuldvordering zijn minstens gelijk aan het bedrag waarvoor hij achterstallige betalingen van sociale schulden heeft. Dit laatste bedrag wordt afgetrokken van het bedrag van 3.000 euro.

Elke inschrijver zal de kans worden geboden om in de loop van de plaatsingsprocedure zijn verplichtingen na te komen ten opzichte van de sociale verplichtingen nadat ze een eerste maal heeft vastgesteld dat de inschrijver op dit vlak niet voldeed aan de eisen.

Vanaf deze vaststelling, geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden. Deze termijn gaat in de dag die volgt op de kennisgeving.

Derde uitsluitingsgrond

Overeenkomstig artikel 68 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en artikel 63 van het koninklijk besluit van 17 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de

klassieke sectoren, wordt uitgesloten, in eender welke fase van de aanbestedingsprocedure, de inschrijver die zijn verplichtingen betreffende de betaling van de fiscale schulden niet nakomt, behalve wanneer deze inschrijver: wordt de inschrijver, in eender welke fase van de aanbestedingsprocedure, die zijn verplichtingen betreffende de betaling van de fiscale schulden niet nakomt, uitgesloten van de opdracht, behalve wanneer deze inschrijver:

1° geen schuld van bijdragen heeft die meer dan 3.000 euro bedraagt;

2° voor deze schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft;

3° wanneer hij kan aantonen dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn. Deze schuldvordering bedragen minstens een bedrag gelijk aan het bedrag waarvoor hij achterstallige betalingen van sociale schulden heeft. Dit laatste bedrag wordt afgetrokken van het bedrag van 3000 euro.

Elke inschrijver zal de kans worden geboden om in de loop van de plaatsingsprocedure zijn verplichtingen na te komen ten opzichte van de fiscale verplichtingen nadat ze een eerste maal heeft vastgesteld dat de inschrijver op dit vlak niet voldeed aan de eisen.

Vanaf deze vaststelling, geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden. Deze termijn gaat in de dag die volgt op de kennisgeving.

Vierde uitsluitingsgrond

Overeenkomstig artikel 69 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die:

1° indien de aanbestedende overheid met elk passend middel aantoont dat de inschrijver de in artikel 7 van voornoemde wet genoemde toepasselijke verplichtingen op het vlak van het milieu-

, sociaal en arbeidsrecht, heeft geschonden;

2° wanneer de inschrijver in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp vormt van een procedure voor vereffening of gerechtelijke reorganisatie, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;

3° wanneer de aanbestedende overheid kan aantonen, met elk passend middel, dat de inschrijver in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;

4° wanneer de aanbestedende overheid over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat de inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging in de zin van artikel 5, lid 2 van voornoemde wet;

5° wanneer een belangenconflict in de zin van artikel 6 van voornoemde wet niet effectief kan worden verholpen met andere minder ingrijpende maatregelen;

6° wanneer zich wegens de eerdere betrokkenheid van de inschrijvers bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging als heeft voorgedaan die niet met minder ingrijpende maatregelen kan worden verholpen;

7° wanneer de inschrijver blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijke verplichting die hem te beurt viel tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst en dit geleid heeft tot het nemen van een ambtshalve maatregel, schadevergoedingen of een andere vergelijkbare sanctie;

8° wanneer de inschrijver zich ernstig schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, die informatie heeft achtergehouden, of niet in staat is de vereiste bewijsstukken over te leggen;

9° wanneer de inschrijver heeft getracht om het besluitvormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning.

C4.1.2. Kwalitatieve selectie

Selectiecriteria betreffende de economische en financiële draagkracht (artikel 67 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren)

Om een inschrijving voor de opdracht te kunnen indienen, moet de inschrijver:

in de loop van elk van de drie laatste boekjaren een jaaromzet met betrekking tot de leveringen en diensten voor deze opdracht hebben gerealiseerd die minstens gelijk is aan:

levering van een oplossing voor een databankplatform + diensten: € 10.000.000

Die financiële draagkracht zal worden beoordeeld op basis van de bij de Nationale Bank van België ingediende goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren. Inschrijvers die hun goedgekeurde jaarrekeningen hebben ingediend bij de Nationale Bank van België, moeten deze niet bij hun offerte voegen. De aanbestedende overheid kan die documenten immers zelf raadplegen via het e-loket van de federale overheid.

Inschrijvers die hun goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben ingediend, moeten deze bij hun offerte voegen. Die verplichting geldt ook voor recent goedgekeurde jaarrekeningen die nog niet werden ingediend bij de Nationale Bank van België omdat de toegestane wettelijke indieningstermijn nog niet is verstreken. Voor eenmansbedrijven volstaat een door een IAB-consulent of bedrijfsrevisor opgesteld document met opgave van de activa en passiva. Dat document moet conform zijn verklaard door, al naargelang het geval, een erkende IAB-consulent of de bedrijfsrevisor. Het document moet de recente financiële situatie weergeven (van maximaal 6 maanden geleden, te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes). Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een door de IAB-consulent of bedrijfsrevisor conform verklaarde tussentijdse balans.

Buitenlandse ondernemingen moeten bij hun offerte ook de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming voegen. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans die conform werd verklaard door de boekhouder of bedrijfsrevisor, of door de persoon of instelling die deze taak op zich neemt in het betreffende land.

Inschrijvers die het wensen, kunnen bij hun offerte reeds alle documenten en attesten voegen die nodig zijn om aan te tonen dat ze voldoen aan de volgens dit criterium geldende vereisten.

Selectiecriteria betreffende de technische en beroepsbekwaamheid (artikel 68 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren)

De inschrijver voegt bij zijn offerte minstens 3 referenties van diensten die werden uitgevoerd in de loop van de voorbije 3 jaar en aan de volgende cumulatieve voorwaarden voldoen (verplichte bijlage 3):

- in verband met informaticaopdrachten waarvan de inhoud gelijkaardig is aan die van deze opdracht (databankservers)

- betreffende een omvangrijke databankomgeving zowel wat het aantal betreft als op het vlak van de grootte

- waarbij bij voorkeur DB2 Enterprise Edition (LUW) wordt uitgevoerd

- van minimum € 250.000 euro per jaar

- met een beoordeling van de klant voor wie de dienst werd uitgevoerd

Deze referenties worden bovendien gestaafd door:

- met betrekking tot de openbare referenties: van een getuigschrift van goede uitvoering dat is opgesteld of medeondertekend door de desbetreffende overheid

- met betrekking tot de private referenties: een verklaring op erewoord van de kandidaat waaruit blijkt dat deze referenties naar behoren zijn uitgevoerd, in overeenstemming met de bovenvermelde eisen.

Selectiecriteria betreffende de technische en beroepsbekwaamheid (artikel 68 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren)

een verklaring waarin wordt aangegeven dat het jaarlijkse gemiddelde personeelsbestand van de aannemer minstens 30 personen telt tijdens de voorbije 3 jaar voor wat betreft de profielen die verband houden met deze opdracht.

C4.2. Regelmatigheid van de offertes

Overeenkomstig artikel 76 § 1 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, controleert de aanbestedende overheid de regelmatigheid van de offertes.

Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.

C4.3. Gunningscriteria

Om te bepalen welke offerte economisch gezien de meest voordelige is, worden de regelmatige offertes van de inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst.

Die criteria worden gewogen om te komen tot een eindrangschikking.

Lijst van de gunningscriteria

Deze opdracht wordt toegekend aan de inschrijver die de interessantste offerte heeft ingediend en deze elementen weet te staven tijdens zijn presentatie, rekening houdend met:

Opdracht: platform + bijbehorende diensten + migratiediensten + bijstand en onderhoud DB2

1. Prijs			40%
2. Optimalisatie van de Oplossing*		30%
• Flexibeler beheer - uitbreidbaarheid	20%
• Verminderen benodigde resources voor beheer	20%
• ZERO-downtime update/upgrade	15%
• Efficiëntie backup	15%
• Verhogen van veiligheid van gegevens en platform	15%
• Disaster Recovery	15%
3. Project*		25%
• Aanpak	50%
• Mijlpalen	50%
4. Diensten*		25%
• Aanpak van onderhoud & support	40%
• DB2-beheer ondersteuning*	30%
• Platformbeheer ondersteuning*	30%
5. Coherentie van de architectuur*		20%
TOTAAL Technisch		100%	60%
Eindscore			100%

BELANGRIJK

Om in aanmerking te komen voor de gunning van de opdracht, moet de inschrijver een score van minstens 60% behalen voor de gunningscriteria en sub-criteria dewelke hierboven met een “*” zijn aangeduid!

1. Prijs

Het criterium "prijs" wordt als volgt afgewogen:

P = punten toegekend aan het criterium "prijs" in de bovenstaande tabel

P = 40 * minimumprijs / offerteprijs

waarbij:

offerteprijs = platformprijs + dienstenprijs

minimumprijs = de offerteprijs van de goedkoopste offerte van de regelmatige offertes De prijzen worden uitgedrukt incl. btw.

De prijs zal worden berekend volgens het onderstaande scenario:

Platformprijs = P_X1+ (6xMA_X1) + P_X1,5+ (4xMA_X1,5) +P_X2+ (2xMA_X2)

P_X1 : de prijs voor het eerste platform X1 : hardware & software, onderhoud tijdens projectfase en projectkost

MA_X1 : Prijs voor jaarlijks onderhoud voor platform X1

PO X1

FACTURATIE P_X1, MA_X1 (JAAR1)

FACTURATIE MA_X1 (JAAR3)

FACTURATIE MA_X1 (JAAR5)

EINDE CONTRACT

01/10/2018 01/10/2019 01/10/2020 01/10/2021 01/10/2022 01/10/2023 01/10/2024 01/10/2025

EINDE PROJECT : PV VOORLOPIGE OPLEVERING X1

FACTURATIE MA_X1

FACTURATIE MA_X1 (JAAR4)

FACTURATIE MA_X1 (JAAR6)

KICKOFF PROJECT (JAAR2)

P_X1,5 : de prijs voor de eerste uitbreiding van X1 tot X1,5 op de derde verjaardag na de voorlopige oplevering van X1 voor hardware & software, support en projectkost

FACTUUR P_X1.5

MA_X1,5 : Prijs voor jaarlijks onderhoud voor de uitbreiding X1,5

PO X1

PV OPLEVERING X1.5

FACTUUR MA_X1.5 JAAR 2

PO X1.5

EINDE ONDERHOUD MA_X1.5

FACTUUR MA_X1.5 JAAR 4

FACTUUR MA_X1.5 JAAR 1

FACTUUR MA_X1.5 JAAR 3

P_X2 : de prijs voor de tweede uitbreiding van X1,5 tot X2 op de vijfde verjaardag na de voorlopige oplevering van X1 voor hardware & software, support en projectkost.

MA_X2 : Prijs voor jaarlijks onderhoud voor de uitbreiding X2

EINDE ONDERHOUD X2

PO X1

PO X1.5

PO X2

FACTUUR MA_X2 FACTUUR MA_X2

FACTUUR P_X2

PV VOORLOPIGE OPLEVERING X2

Dienstenprijs = 350 x dagprijs opleiding + 1.540 x dagprijs DBA profiel + 1.540 x dagprijs sysadmin profiel + 210 x dagprijs Architect

De prijsberekening van de uitbreidingen en dienstenprijs (profielen & opleidingen) is louter indicatief ter afweging van de verschillende offertes en geeft voor de opdrachtgever een beeld van de huidige en toekomstige configuraties en hun impact op de prijzen tijdens de duur van het project. Niets garandeert dat deze uitbreidingen en/of diensten deels of volledig zullen besteld worden! Mogelijk wordt er bij een upgrade slechts 1 component uitgebreid (bvb. Storage)

In de bovenstaande schema’s wordt uitgegaan van een fictieve gunningsdatum die bij toeval op 01/10/2018 is bepaald. De effectieve gunningsdatum zullen de datums zijn die op de officiële documenten zijn vermeld (PO, pv van oplevering, gunningsbrief,…)

TECHNISCH GEDEELTE

Beoordeling: De boordelingscriteria zullen door de jury met volgende cijfers worden beoordeeld naargelang hun offerte een oplossing biedt voor de probleemstelling.

10 Uitstekend

8 Goed

6 Aanvaardbaar

3 Zwak

0 Niet te beoordelen

2. Optimalisatie van de Technische Oplossing

• Flexibeler beheer – uitbreidbaarheid

De mate waarin de oplossing geoptimaliseerd is voor een omgeving met +1000 databanken. De flexibiliteit voor het aanmaken, migreren, verplaatsen van instanties, db, vm’s, storage,…

Deze optimalisaties houden rekening met een logische (virtuele) structuur welke zorgt voor een beter overzicht.

Toe te passen scores:

10 Uitstekend

8 Goed

6 Aanvaardbaar

3 Zwak

0 Niet te beoordelen

• Verminderen van de benodigde resources voor beheer

Evaluatie van gebruikte technieken en principes die de werklast voor de beheerders van het platform en DB2 zullen verminderen, alsook de commitment om deze te implementeren.

Toe te passen scores:

10 Uitstekend

8 Goed

6 Aanvaardbaar

3 Zwak

0 Niet te beoordelen

• ZERO-downtime update/upgrade

De mate waarin de architectuur rekening houdt met de impact van updates allerhande (OS, hardware, db2,…) om een maximale beschikbaarheid te blijven behouden zonder impact voor de gerelateerde toepassingen die gebruik maken van DB2 (applicatieservers, BI, Filenet,…) Toe te passen scores:

10 Uitstekend

8 Goed

6 Aanvaardbaar

3 Zwak

0 Niet te beoordelen

• Efficiëntie van de backup/restore

Werking van de spoedbackup alsook de integratie met de bestaande backupplatformen voor de planning, uitvoering en opvolging van backups en restores.

Toe te passen scores:

10 Uitstekend

8 Goed

6 Aanvaardbaar

3 Zwak

0 Niet te beoordelen

• Verhogen van veiligheid van gegevens en platform

RBAC en mate van auditing van toegang op systeem, DB2 en data. Toe te passen scores:

10 Uitstekend

8 Goed

6 Aanvaardbaar

3 Zwak

0 Niet te beoordelen

• Disaster Recovery

Hoe gemakkelijk is een disaster recovery uit te voeren met de voorgestelde architectuur bij het uitvallen van een datacenter alsook de failback naar een normale situatie bij het opnieuw beschikbaar zijn van dat datacenter.

Toe te passen scores:

10 Uitstekend

8 Goed

6 Aanvaardbaar

3 Zwak

0 Niet te beoordelen

3. Project

• Aanpak:

Dit criterium evalueert de aanpak vooropgesteld door de inschrijver en de extra garanties die dit kan geven op het tijdig welslagen van het migratieproject, transparante overgang naar het operationele beheer, de interactie met de interne teams van de opdrachtgever.

Toe te passen scores:

10 Uitstekend

8 Goed

6 Aanvaardbaar

3 Zwak

0 Niet te beoordelen

• Mijlpalen:

Dit criterium evalueert de migratieplanning en de bijhorende mijlpalen. De inschrijver heeft de flexibiliteit om de aparte mijlpalen in het bestek als een indicatie te zien en deze te verbeteren met eigen mijlpalen. Een kortere uitvoeringstermijn kan ook leiden tot een hogere score, doch deze eigen opgelegde tijd zal getoetst worden aan de SLA! De maximale termijn voor het ganse project is 12 maanden!

Toe te passen scores:

10 Uitstekend

8 Goed

6 Aanvaardbaar

3 Zwak

0 Niet te beoordelen

4. Diensten

• Aanpak onderhoud (hardware en software):

Dit criterium evalueert hoe de inschrijver het proactief en reactief onderhoud van de voorgestelde componenten zal leveren. Onder de noemer componenten wordt zowel hardware als software verstaan. Elk type onderhoud dient minstens in functie te staan van het kunnen leveren van de SLA en het respecteren van de interne processen van de FOD Financiën en/of zijn G-cloud partners.

Toe te passen scores:

10 Uitstekend

8 Goed

6 Aanvaardbaar

3 Zwak

0 Niet te beoordelen

• Platformbeheer ondersteuning:

Dit criterium heeft betrekking op de ervaring van de leverancier met het voorgestelde platform binnen organisaties van vergelijkbare grootte aan deze van de FOD Financiën.

Dit criterium zal worden beoordeeld op basis van relevante referenties alsook de insteek van de opdrachtgever welke meerwaarde de door hem geboden profielen zullen bieden aan het interne personeel van de FOD Financiën om insourcing van kennis te garanderen.

Toe te passen scores:

10 Uitstekend

8 Goed

6 Aanvaardbaar

3 Zwak

0 Niet te beoordelen

• DB2beheer ondersteuning:

Dit criterium heeft betrekking op de ervaring van de leverancier met de voorgestelde DB2 oplossing en binnen organismen van vergelijkbare grootte van deze van de FOD Financiën.

Dit criterium zal worden beoordeeld op basis van relevante referenties alsook de insteek van de opdrachtgever welke meerwaarde de door hem geboden profielen zullen bieden aan het interne personeel van de FOD Financiën om insourcing van kennis te garanderen.

Toe te passen scores:

10 Uitstekend

8 Goed

6 Aanvaardbaar

3 Zwak

0 Niet te beoordelen

5. Coherentie van de Architectuur

De mate waarin de verschillende architectuurcomponenten op elkaar zijn afgestemd alsook de mate waarin de oplossing zich zal gedragen als een best-practice omgeving voor het hosten van DB2 databanken.

Toe te passen scores:

10 Uitstekend

8 Goed

6 Aanvaardbaar

3 Zwak

0 Niet te beoordelen

6. Eindscore

De eindscore wordt aan elke offerte toegekend door de behaalde punten voor de hierboven vermelde criteria met het passende gewicht in de evaluatiecriteria op te tellen. De kandidaat met de hoogste score is de laureaat.

D. UITVOERING

D1. Leidend ambtenaar

Alleen de leidende ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) is bevoegd voor het toezicht op en de controle over de opdracht. De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.

De leidend ambtenaar is : Xxxx Xxxxxxxxxxxxx, Directeur van de Stafdienst ICT.

D2. Prijsherziening

D2.1. Principes en berekening

Overeenkomstig artikel 38/7 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voorziet deze opdracht een prijsherzieningsbepaling.

Voor de gevraagde diensten kan een prijsherziening enkel toegepast worden voor schommelingen van de lonen en sociale lasten van de medewerkers van de dienstverlener. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de dienstverlener.

Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast:

formule : Pr = Po * [(Sr*0,8)/So + 0,2]

So = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat.

Sr = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat.

Prijsverhogingen worden door de aanbestedende overheid enkel ontvankelijk verklaard voor zover de bewijsstukken voor de verhoging toegevoegd zijn – namelijk de referteloonkost van de Agoria- index van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat en op het moment van de aanvraag van prijsherziening.

Informatie over de Agoria-index kan geraadpleegd worden op: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/ .

D2.2. Aanvraag

Ieder verzoek om prijsherziening dient per aangetekend schrijven te worden gericht aan de FOD Financiën, Stafdienst Begroting en Beheerscontrole, Afdeling Vastleggingen, Koning Xxxxxx XX-laan 33 – Toren B22 - bus 781, 1030 Brussel.

Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast. De prijsherziening kan ingaan op:

• de verjaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum per aangetekend schrijven heeft verzonden en mits een voorafgaand expliciet en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de handelingen die effectief na de verjaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn;

• de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer verjaardagen heeft laten voorbijgaan en mits een voorafgaand expliciet en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de handelingen die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn;

• OPGELET : de opdrachtnemer moet ieder jaar een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende verjaardag zullen worden gepresteerd.

D2.3. Heffing die een weerslag heeft op het bedrag van de opdracht

Overeenkomstig artikel 38/8 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een prijsherzieningsbepaling voor de herziening van de prijzen die voortvloeien uit een wijziging van de heffingen in België die een weerslag hebben op het bedrag van de opdracht.

Een dergelijke prijsherziening is enkel mogelijk tegen de volgende voorwaarden: 1° de prijsherziening volgt op een wijziging van de heffingen in België;

2° de heffingen hebben een weerslag op het bedrag van de opdracht;

3° de wijziging treedt in voege na de tiende dag voorafgaand op de uiterst vastgelegde datum voor de ontvangst van de offertes;

4° deze heffingen zijn niet rechtstreeks of onrechtstreeks verwerkt in de prijsherzieningsformule beoogd in “D2. "Prijsherziening".

D2.4. Onverwachte omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer

Overeenkomstig de artikelen 38/9 en 38/10 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een herzieningsbepaling voor de herziening van de opdracht wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht verstoord werd ten koste of ten bate van de opdrachtnemer door eender welke omstandigheid die volledig losstaat van de aanbesteder.

De draagwijdte van het door de opdrachtnemer geleden nadeel of voordeel wordt enkel beoordeeld op basis van onderdelen die eigen zijn aan de huidige opdracht.

Dit nadeel of voordeel moet minstens vijftien procent bedragen van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht.

D2.5. Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer

Overeenkomstig artikel 38/1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een herzieningsclausule voor de herziening van de opdrachtvoorwaarden wanneer de opdrachtnemer of de aanbestedende overheid een vertraging of een nadeel heeft opgelopen door nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook die het aan de andere partij ten laste legt.

De herziening kan bestaan uit een of meerdere van volgende maatregelen:

1° de herziening van de contractuele bepalingen, met inbegrip van de verlenging of vermindering van de uitvoeringstermijnen;

2° de schadevergoeding;

3° de opzegging van de opdracht.

D2.6. Vergoedingen voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering

Overeenkomstig artikel 38/12 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot vaststelling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een herzieningsbepaling in geval van schorsingen op bevel van de aanbestedende overheid in de volgende cumulatieve voorwaarden:

1° de schorsing overschrijdt in totaal een twintigste van de uitvoeringstermijn en minstens 10 werkdagen of 15 kalenderdagen volgens dat de termijn wordt uitgedrukt in werkdagen of in kalenderdagen.

2° de schorsing is niet te wijten aan slechte weersomstandigheden;

3° de schorsing vindt plaats binnen de uitvoeringstermijn van de opdracht.

In dat geval kan de opdrachtnemer een schadevergoeding krijgen die is vastgelegd op 25 euro per werkdag / kalenderdag voor de schorsingen op bevel van de aanbestedende overheid.

D3. Aansprakelijkheid van de dienstverlener

De dienstverlener draagt de volledige aansprakelijkheid voor fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, in het bijzonder in de studies, de rekeningen, de plannen of in alle andere door hem verstrekte documenten tijdens de uitvoering van de opdracht.

De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen schadevergoedingen die deze aan derden verschuldigd is op grond van een vertraging bij de uitvoering van de diensten of het in gebreke blijven van de dienstverlener.

De opdrachtnemer garandeert dat alle diensten die uitgevoerd worden in het kader van het contract uitgevoerd zullen worden door personeel dat voldoende gevormd en competent is, door het respecteren van de termijnen en de voorziene budgetten. De opdrachtnemer heeft dus een resultaatverbintenis.

D4. Oplevering van de leveringen en prestaties

D4.1. Opvolging van de goede uitvoering

De FOD Financiën heeft het recht om een permanent toezicht uit te oefenen op de diensten en leveringen die worden verricht door het team dat is belast met de uitvoering van de opdracht. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van de supervisietaken.

De plannen, specificaties, dossiers, enz. die in het kader van deze opdracht worden opgesteld door het personeel van de opdrachtnemers, met inbegrip van de gehanteerde normen, moeten door de aanbestedende overheid worden goedgekeurd vóór de uitvoering.

In het geval van opmerkingen moeten de desbetreffende documenten vóór de uitvoering naar behoren worden gecorrigeerd. De opdrachtnemer moet ervoor zorgen dat de gevolgen van de eventuele vertraging die eruit voortvloeit worden beperkt.

De opdrachtnemer kan zich niet beroepen op deze controle om zich te onttrekken aan zijn verantwoordelijkheid wanneer de diensten worden geweigerd omwille van bepaalde gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit.

Indien er tijdens de uitvoering van de diensten afwijkingen worden vastgesteld, zullen die onmiddellijk worden gemeld aan de opdrachtnemer en indien nodig worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is dan verplicht om de niet-conform uitgevoerde diensten te herbeginnen.

Wanneer de diensten zijn uitgevoerd, zal worden overgegaan tot de evaluatie van de kwaliteit en de conformiteit ervan. Er zal vervolgens een proces-verbaal van deze evaluatie worden opgemaakt, waarvan het originele exemplaar zal worden overhandigd aan de dienstverlener. De diensten die niet op een correcte wijze zijn uitgevoerd en/of de leveringen die niet op conforme wijze zijn verricht, moeten worden overgedaan.

D4.2. Levering van het materieel

Deze stap komt overeen met de fysieke levering van de oplossing en wordt opgevolgd vanaf de installatie van dit materiaal. Het materiaal zal geleverd worden door de opdrachtnemer in de lokalen van de FOD Financiën volgens de voorschriften gegeven door de FOD Financiën.

D4.3. Technische oplevering

De technische oplevering komt overeen met de oplevering van de oplossing buiten DB2. Het gaat erom de goede werking van de oplossing te valideren op het vlak van de technische oplossing (server, storage, materiaal, ….). Deze technische oplevering is voorafgaand aan de migratie van de databank DB2. De diensten van operationeel beheer starten eveneens na de technische oplevering.

D4.4. Voorlopige oplevering

De voorlopige oplevering komt overeen met de oplevering van de oplossing na de projectfase.

Na de projectfase zal de opdrachtnemer aantonen dat hij de oplossing heeft geïmplementeerd conform de afspraken in bestek, offerte, bestelbon en architectuurdocumenten. Deze controles maken deel uit van de projectfase en tellen mee voor de SLA. De FOD Financiën kan een eigen of onafhankelijk controleorgaan inschakelen bij twijfel.

Na afloop van de kwalificatietests worden de resultaten meegedeeld aan de dienstverlener en wordt een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht, naargelang van het geval, opgesteld.

Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan het prestatievermogen en/of de functiemogelijkheden die in het bestek worden gevraagd en/of die in de offerte en in eventuele aanvullende documenten worden aangekondigd, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om voor eigen rekening de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van het materiaal en/of de software te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de voorlopige oplevering af te kondigen. Na deze termijn behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om de vertragingsboetes toe te passen. In deze veronderstelling moeten alle opleveringstests opnieuw worden uitgevoerd, nadat de opdrachtnemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd.

Indien de controlewerkzaamheden niet succesvol blijken te zijn binnen de vooropgestelde termijnen, kan de FOD Financiën:

- ofwel de ambtshalve opgelegde maatregelen toepassen die voorzien worden in artikel 47 van het KB van 14 januari 2013, dat de algemene uitvoeringsregels bepaalt voor de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken;

- ofwel bijzondere schikkingen treffen met de opdrachtnemer.

Voor de voorziene uitbreidingen zal de voorlopige oplevering gebeuren na volledige installatie, configuratie en ingebruikname van de bestelde producten.

Operationele diensten

De voorlopige oplevering komt overeen met de goedkeuring door de FOD Financiën van de prestaties die aanleiding geven tot maandelijkse facturatie van deze diensten. De betaling van de factuur van deze prestaties hangt dus af van de voorlopige oplevering van deze. De goedgekeurde timesheet vervangt de pv van oplevering voor de diensten.

D4.5. Garantie

Het aantal voor de garantie voorgestelde jaren bedraagt minstens 1 jaar en loopt vanaf de voorlopige oplevering.

Tijdens de garantieperiode moeten alle onverwachte gedragingen die niet beantwoorden aan de beschrijving, binnen de voorziene termijnen worden gecorrigeerd. De opdrachtnemer is ook verantwoordelijk voor het gedrag van het informaticasysteem, alsook voor de inhoud van de databank(-en) en de coherentie ervan in termen van hun migratie. De SLA dient te blijven gerespecteerd bij reparatie/vervanging van de component in gebreke.

D4.6. Onderhoud

Het onderhoud heeft betrekking op het materiaal, en de software (uitwisseling, reparaties, evoluties, upgrades, patches,…).

D4.7. Definitieve oplevering

De definitieve oplevering wordt afgekondigd op verzoek van de leverancier, na het verstrijken van de garantieperiode voor de laatste uitgevoerde prestatie, voor zover de FOD Financiën tijdens deze periode geen klachten heeft geformuleerd aangaande de goede werking.

De definitieve oplevering zal worden opgetekend in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 dagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat machtigt tot oplevering.

D4.8. Opleveringskosten

Alle opleveringskosten, met inbegrip van de eventuele verplaatsings- en verblijfskosten van de afgevaardigden van de aanbestedende overheid, zijn ten laste van de opdrachtnemer.

D5. Borgtocht

In toepassing van artikel 9, paragraaf 4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek wordt afgeweken van artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en meer in het bijzonder voor wat de aanpassing van het bedrag van de borgtocht betreft op basis van een forfaitair bedrag, omwille van het meerjarige karakter van de opdracht, van de mogelijkheid om deze elk jaar te beëindigen en van de abnormale meerkost die de opdrachtnemer zou moeten dragen indien het bedrag dat in overweging moet worden genomen, het totaalbedrag van de opdracht berekend voor de looptijd van 7 jaar zou zijn.

De borgtocht wordt vastgesteld op 100.000 euro.

In geval van de toekomstige uitbreidingen wordt een borgtocht van 2% van de opdracht gevraagd van de bestelde uitbreiding.

D5.1. Borgtochtstelling

In overeenstemming met de wettelijke en reglementaire bepalingen kan de borgtocht in speciën, in publieke fondsen of in de vorm van een gezamenlijke borgtocht worden gesteld.

De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg die wordt toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en de controle op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die is toegelaten tot tak 15.

De dienstverlener moet, binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld:

1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Bpost- bankrekening van de Deposito- en Consignatiekas [Bpost-bankrekeningnummer XX00 0000 0000 0000 (IBAN) XXXXXXXX (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult genoemd;

2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, worden deze fondsen voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas neergelegd in handen van de Rijkskassier bij de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een soortgelijke openbare instelling;

3° wanneer de borgtocht wordt gedekt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4° wanneer de borgtocht een bankgarantie betreft, wordt de akte van verbintenis van de krediet- of verzekeringsinstelling voorgelegd.

Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door voorlegging aan de aanbesteder van:

1° hetzij het ontvangstbewijs van deponering vanwege de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;

3° hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Deze documenten, die worden ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en de verwijzing naar de opdrachtdocumenten, evenals de naam, de voornamen en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel die van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde", naargelang het geval.

De hierboven vermelde termijn van 30 kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden vastgelegd.

Het origineel van het bewijs van de borgstelling moet naar het volgende adres worden verstuurd:

Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Begrotings- en Beheerscontrole - Afdeling Vastleggingen

Ter attentie van Mevrouw XXXXXXX Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx XX-laan 33, postbus 781 – Blok B22 1030 BRUSSEL

BELANGRIJK: het nummer van de bestelbon (4500XXXXXX) (indien gekend) en het referentienummer van het bestek moeten op het bewijs van de borgstelling worden vermeld.

D5.2. Vrijgave van de borgtocht

De borgtocht wordt vrijgegeven volgens de bepalingen van artikel 33 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, op voorwaarde dat de geleverde diensten definitief werden opgeleverd, dit wil zeggen op het einde van de opdracht, wanneer er geen klachten waren door de FOD Financiën wat betreft de goede werking tijdens deze periode.

D6. Uitvoering van de diensten

D6.1. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd

De uitvoering van de diensten

De opdracht zal voornamelijk worden uitgevoerd in de lokalen de Stafdienst ICT, North Galaxy, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, 0000 Xxxxxxx. Indien er gedurende bepaalde periodes op andere locaties zou moeten worden gewerkt, worden de verplaatsingskosten in principe niet terugbetaald door de FOD Financiën. Een deel van de opdracht kan in overeenskomst met FOD financiën ook worden gepresteerd in de lokalen van de opdrachtnemer, indien deze werkzaamheden niet elders kunnen worden gepresteerd of indien de FOD Financiën daar een specifiek voordeel uit haalt.

Met het oog op een optimale samenwerking met de personeelsleden van de FOD Financiën moet het personeel van de opdrachtnemer dat prestaties uitvoert in de gebouwen van de FOD Financiën, zoveel mogelijk hetzelfde werkschema aanhouden als de collega’s van Financiën. Onder normale kantooruren worden verstaan alle werkdagen van maandag tot vrijdag, van 9.00 tot 17.00 uur, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. 2 november, 15 november, de periode tussen Xxxxxxxx en nieuwjaar alsook de eerste werkdag van het jaar worden door de FOD Financiën als feestdagen beschouwd. Er worden ook verplichte "bruggen" voorzien die elk jaar zullen worden meegedeeld. Het is echter niet uitgesloten dat er uitzonderlijke prestaties dienen te worden uitgevoerd buiten de werkperiodes.

De administratie mag de toegang tot de lokalen ontzeggen aan personeelsleden van de aannemer die door hun gedrag onvoldoende waarborgen bieden.

Leveringen

Leveringen en installatie

De opdrachtnemer moet aan de FOD Financiën alle noodzakelijke inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de leveringen.

Er kan geen enkele levering worden uitgevoerd zonder dat de geadresseerde diensten minstens 4 werkdagen vóór de datum van verzending van de goederen of van installatie van de software schriftelijk op de hoogte werd gebracht, behoudens tegenbericht van de aanbestedende overheid.

De uitrusting (hardware en software) zal door de opdrachtnemer worden geleverd en geïnstalleerd in overeenstemming met een gedetailleerde kalender die in gezamenlijk overleg dient te worden bepaald na de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De lokalen voor de installatie zullen door de FOD Financiën worden klaargemaakt in overeenstemming met de voorschriften die worden

beschreven in de door de opdrachtnemer overhandigde offerte qua stroom, oppervlakte en connectiviteit. De inschrijver dient in zijn offerte wel rekening te houden met de technische kenmerken en beperkingen van het datacenter en de bestaande situatie.

Van de levering tot de installatie, de aansluiting en de opstart is de opdrachtnemer verantwoordelijk voor het verwijderen en afvoeren van het verpakkingsmateriaal.

6.1.1. Kick-offmeeting of opstartvergadering

Tijdens deze "kick-offmeeting" moet de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) in staat zijn om zich ervan te verzekeren dat de opdrachtnemer alle nodige maatregelen getroffen heeft om de bestelde prestaties te plannen, op te starten en uit te voeren.

Tijdens deze vergadering verschaft de opdrachtnemer de nodige verduidelijkingen en vestigt hij de aandacht van de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) op de prestaties die in dit stadium van het verloop van het contract nog niet duidelijk zijn vastgelegd of gepland en de door de opdrachtnemer voorziene acties om hieraan te verhelpen.

Als het contract vereist dat de opdrachtgever een planning van de prestaties verstrekt, zal de kick- offmeeting benut worden om de verwachtingen van de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) met betrekking tot de inhoud van deze planning, te verduidelijken.

Als deze planning reeds voor de kick-offmeeting ter beschikking werd gesteld van de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n), wordt de planning voor de vergadering nagezien en is er tijdens die vergadering mogelijkheid om opmerkingen te formuleren en van gedachte te wisselen met betrekking tot de planning.

Indien nodig zal deze vergadering ook benut worden om op een gestructureerde en doelgerichte manier de inhoud van alle contractuele documenten (bestelbrief, offerte, bestek, documentatie waarnaar het bestek verwijst) te overlopen om zich ervan te verzekeren dat, na afloop van deze vergadering, alle voorwaarden van het contract en hun draagwijdte op dezelfde manier door beide partijen (Bestuur en opdrachtnemer) worden begrepen en geïnterpreteerd.

De kick-offmeeting wordt zo vroeg mogelijk na de betekening van het contract georganiseerd om binnen de kortste keren de noodzakelijke acties te kunnen nemen.

De te voorziene activiteiten in het kader van een "kick-offmeeting" worden hierna in opeenvolgende stappen beschreven zodat dit de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigden in staat stelt om op eender welk ogenblik het proces stil te leggen, van zodra hij zich rekenschap geeft van het feit dat de organisatie van een "kick-offmeeting" geen toegevoegde waarde meer heeft.

Deze vergadering vindt plaats in de kantoren van de FOD Financiën en wordt georganiseerd op basis van een tussen beide partijen overeengekomen agenda.

De leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigden zullen het volgende aan de opdrachtnemer overmaken:

− de lijst van de nog te verduidelijken vragen en punten;

− de thema's die tijdens de vergadering aan bod moeten komen;

− bepaalde modaliteiten, indien nodig.

De opdrachtnemer moet minstens 3 kalenderdagen voor de vergadering over deze informatie kunnen beschikken.

De kick-offmeeting vormt het voorwerp van een officieel verslag dat door de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) wordt opgesteld en door de opdrachtnemer wordt ondertekend.

Dit verslag bevat de thema's en vragen die tijdens deze kick-offmeeting werden behandeld.

Het aantal deelnemers moet zowel langs de zijde van de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) als van de opdrachtnemer tot het strikt noodzakelijke beperkt blijven.

6.1.3. Beoordeling van de uitgevoerde diensten

Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld door middel van een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is gehouden de niet conform uitgevoerde diensten opnieuw uit te voeren.

D6.2. Clausule betreffende de technologische evolutie

Indien er zich voor het verstrijken van de leveringstermijn een meer geavanceerde technologische evolutie zou voordoen op het gebied van software/hardware, hetzij inzake prestatievermogen, hetzij inzake functiemogelijkheden, zonder dat de prijs hierdoor zou worden verhoogd, is de opdrachtnemer verplicht om de aanbestedende overheid hiervan op de hoogte te brengen en een dergelijke vervanging voor te stellen. In dat geval staat het de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden.

Voor alle elementen van het type software in verband met het platform, zoals OS, firmware, BIOS, beheer- en/of monitoringtools, drivers, … evenals voor alle vervolgsoftware van de DB2-producten en de bijbehorende software die deel uitmaken van de opdracht, omvat het onderhoud van de software alle upgrades, met inbegrip van de door de opdrachtnemer als "major" aangeduide upgrades. Dit heeft betrekking op het volledige softwareaanbod (basissoftware en uitbreidingen). De FOD Financiën zal als enige gemachtigd zijn om te beslissen of een upgrade al dan niet - geheel of gedeeltelijk - wordt uitgevoerd. Verschillende versies moeten kunnen worden samengebruikt voor het geval dat sommige applicaties enkel zijn gecertificeerd op bepaalde versies van de software. Bij wijziging van de packaging (groepering van verschillende gezamenlijk verkochte software) van het softwareaanbod van de inschrijver zal die nieuwe packaging niet aan de FOD Financiën worden opgelegd indien dat zou betekenen dat de FOD niet meer over de functionaliteiten van de oude packaging kan beschikken. Daarnaast zal geen prijsverhoging worden opgelegd aan de FOD Financiën op grond van het feit dat de nieuwe packaging nieuwe functionaliteiten bevat die niet van belang zijn voor de FOD Financiën.

D6.3. Uitvoeringstermijn

De inschrijver zal ervoor zorgen dat hij de installatie-, uitvoerings- en migratietijden, evenals de downtime zoveel mogelijk beperkt. In dit stadium schat de FOD Financiën de duur voor de implementatie van en de migratie naar het nieuwe platform op 1 jaar.

De ondersteuning en het onderhoud van de licenties van de DB2- en aanverwante producten verlopen op 31 maart van elk jaar. Voor CDC is dit niet van toepassing daar geen SnS beschikbaar is. De opdrachtnemer dient in te staan voor de ondersteuning en het onderhoud van de licenties van de DB2- en aanverwante producten vanaf de volgende vervaltermijn van de lopende onderhoudsperiode.

Voor de terbeschikking stelling van de diensten voor het beheer dient de opdrachtnemer de diensten van de sysadmins, architecten en DBA's te kunnen garanderen vanaf de gunning van de opdracht. De effectieve datum van inwerkingtreding zal echter door de FOD Financiën in overleg met de opdrachtnemer worden vastgelegd.

D6.4. Personeel van de opdrachtnemer

Voor deze opdracht zal de opdrachtnemer een projectleider aanduiden (in het kader van PMfin1 ook omschreven als "externe projectcoördinator”) die hem zal vertegenwoordigen in zijn contacten met de FOD Financiën.

Het personeel van de opdrachtnemer dat zal worden ingezet om de opdracht uit te voeren, moet:

• over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde oplossing of vergelijkbare oplossingen;

• in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te begrijpen die door beide partijen in het kader van deze opdracht worden gebruikt of geproduceerd, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans.

• Over voldoende mondelinge en schriftelijke kennis beschikken om te kunnen communiceren in het Nederlands of in het Frans, en indien mogelijk in beide talen door elkaar.

De inschrijver mag een beroep doen op personeel dat niet in staat is om in het Nederlands of het Frans te communiceren voor bepaalde expertisetaken indien hij niet over een identiek profiel beschikt dat in staat is om in het Nederlands of het Frans te communiceren. Dit mag echter enkel - bij wijze van uitzondering - worden gedaan voor expertisefuncties. In dat geval moet de deskundige in staat zijn om zowel mondeling als schriftelijk in het Engels te communiceren. De inschrijver moet echter garanderen dat andere leden van zijn personeel in staat zijn om desgevallend de vertalingen Engels- Frans en/of Engels-Nederlands te doen.

Bovendien moet de projectleider in staat zijn om:

• in het Nederlands of het Frans te communiceren.

Het personeel van de opdrachtnemer moet voldoen aan alle wettelijke bepalingen die in België gelden aangaande immigratie en werkvergunning. De opdrachtnemer zal de FOD Financiën vrijwaren tegen alle schade van welke aard ook die de FOD Financiën zou kunnen lijden doordat de opdrachtnemer of zijn personeelsleden de wettelijke bepalingen ter zake niet naleven.

De opdrachtnemer moet beschikken over voldoende personeel met de nodige en geschikte kennis voor de uitvoering van de taken. Het betrokken personeel moet eveneens over voldoende kennis beschikken over de in het kader van dit project gebruikte tools. De opdrachtnemers moeten in staat zijn om onmiddellijk tegemoet te komen aan de behoeften die ingevolge de gunning van de opdracht zullen ontstaan.

Het door de opdrachtnemer ter beschikking gestelde projectteam moet voldoende groot zijn om de aan hem toevertrouwde opdrachten uit te voeren.

Het personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de opdracht, moet hetzelfde zijn als het in de offerte voorgestelde personeel. Desgevallend zal het personeel dat ter beschikking wordt gesteld

1 unieke projectmethodologie van de FOD Financiën gebaseerd op de internationaal erkende methodologie Prince2

voor de uitvoering een gelijkwaardig niveau en gelijkwaardige ervaring bezitten. Bij het niet respecteren, zal de FOD Financiën straffen opleggen zoals voorzien in punt D11.

De FOD Financiën moet instemmen met de samenstelling van het voor het project voorgestelde team.

De opdrachtnemer garandeert voor de volledige duur van de opdracht de standvastigheid van de personen die worden belast met de uitvoering van deze opdracht. Tijdens de uitvoering zal de opdrachtnemer geen enkele wijziging in de samenstelling van het projectteam aanbrengen zonder de voorafgaande toestemming van de FOD Financiën.

Als de FOD Financiën zou vinden dat een personeelslid van de opdrachtnemer niet geschikt is, kan hij er de vervanging van vragen.

Het personeel van de inschrijver verbindt zich ertoe om de deontologische ICT-code van de FOD Financiën na te leven.

De opdrachtnemer vervangt onmiddellijk alle personeelsleden die, volgens de aanbestedende overheid, de goede uitvoering van de opdracht belemmeren wegens hun onbekwaamheid, hun slechte wil of hun algemeen gekend wangedrag (artikel 16 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013).

In het geval van het vertrek van een personeelslid wegens dwingende reden of na het uitdrukkelijke verzoek om vervanging van een personeelslid van de opdrachtnemer door de FOD Financiën zal de verandering binnen 10 werkdagen gebeuren zonder kosten vanaf de kennisgeving van het incident.

De dienstverlener moet op elk moment kunnen bewijzen dat zijn personeel in orde is met de Belgische arbeids- en socialezekerheidswetgeving. Daarom moet de dienstverlener vóór de aanvang van de werkzaamheden aan de leidende ambtenaar of zijn afgevaardigde een kopie bezorgen van:

- de arbeidsovereenkomst,

- het bewijs van goed gedrag en zeden,

- de identiteitskaart,

- de arbeidskaart (voor buitenlandse werknemers)

De dienstverlener bezorgt de leidende ambtenaar of zijn afgevaardigde ten laatste op de eerste dag van de uitvoering van de overeenkomst een volledige lijst van de personeelsleden die hij zal inzetten voor de uitvoering van de overeenkomst. Deze lijst zal systematisch worden bijgewerkt bij elke wijziging in de samenstelling van het personeel, alsook de formaliteiten met betrekking tot het arbeidscontract, het bewijs van goed gedrag en zeden, de identiteitskaart en de arbeidskaart (voor buitenlandse werknemers).

Deze lijst moet minstens de volgende individuele inlichtingen te bevatten:

- de naam

- de voornaam

- de geboortedatum

- de functie

- de werkelijke of ermee gelijk gestelde prestaties per dag in het kader van de deze opdracht

- het type van arbeidsovereenkomst dat het personeel aan de aannemer bindt

- de naam van de werkgever van de werknemer

D6.5. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener

D6.5.1. Vertrouwelijkheid en bijzondere verbintenissen wat betreft de ontvangen informatie

Alle resultaten en verslagen die worden opgesteld door de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van deze opdracht, zijn eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of meegedeeld aan derden, behoudens de voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid.

De uitvoerder van de prestaties en zijn medewerkers zijn gebonden aan een zwijgplicht betreffende de informatie waarvan ze bij de uitvoering van deze opdracht kennis zullen nemen. Deze informatie mag in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid aan derden worden meegedeeld. Alle inlichtingen die aan het personeel van de opdrachtnemer worden verstrekt in het kader van de opdracht, alle documenten die eraan worden toevertrouwd en alle vergaderingen waaraan het deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd.

De desbetreffende informatie:

• kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager;

• kan mondeling aan de opdrachtnemer worden verstrekt, via een demonstratie en/of via overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de opdrachtnemer ter kennis worden gebracht ter gelegenheid van de uitvoering van deze opdracht of van een taak die hem in het kader van deze opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd;

• kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma’s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, alle vertrouwelijke informatie, van welke aard ook, die aan hem wordt meegedeeld of waarvan hij tijdens de uitvoering van zijn opdracht kennis neemt, vertrouwelijk te behandelen.

De opdrachtnemer staat borg voor de eerbiediging van de vertrouwelijkheid van deze gegevens door zijn personeel en zijn onderaannemers. Hij verbindt zich ertoe om geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, met inbegrip van eventuele filialen en andere ondernemingen die verbonden zijn met de opdrachtnemer. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van de onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht betrokken zijn, uitsluitend de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak in het kader van de deze opdracht.

De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën:

• waarvoor de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld;

• die, op het moment dat ze bekend was bij de FOD Financiën, reeds openbaar was;

• die, nadat ze bekend was bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de opdrachtnemer; of

• die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de opdrachtnemer.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om:

• alle of een deel van de informatie van de FOD Financiën niet te kopiëren, indien deze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld;

• anderzijds alle of een deel van de informatie van de FOD Financiën niet vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden opgelegd en voor zover dit noodzakelijk is.

Alle informatie die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer wordt toevertrouwd, blijft integraal eigendom van de FOD Financiën. Zelfs al heeft de opdrachtnemer deze informatie of een deel ervan gekopieerd of vastgelegd, dan nog blijft ze integraal eigendom van de FOD Financiën.

De FOD Financiën heeft het recht om, op elk moment, aan de opdrachtnemer te vragen om alle of een deel van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om bij het verstrijken van de uitvoering van de opdracht onverwijld aan de FOD Financiën alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie bevatten over de FOD Financiën en die aan de opdrachtnemer werden toevertrouwd met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën.

Alle informatie van de FOD Financiën blijft eigendom van de FOD Financiën.

Door informatie ter beschikking te stellen, verleent de FOD Financiën de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, noch expliciet noch impliciet, op octrooirechten, auteursrechten of andere intellectuele rechten.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de informatie van de FOD Financiën niet industrieel toe te passen of te gebruiken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van de deze opdracht of voor een taak die hem door de FOD Financiën in het kader van deze opdracht werd toevertrouwd.

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn als gevolg van het niet naleven door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die aan hem worden opgelegd op grond van dit artikel.

D.6.5.2. Eigendom

De studies, architecturen en ontwikkelingen die eventueel tot stand worden gebracht door de personeelsleden van de opdrachtnemer, en de bijbehorende documentatie, en in het algemeen elk document dat rechtstreeks of onrechtstreeks tijdens de uitvoering van deze overeenkomst wordt opgemaakt door de personeelsleden van de opdrachtnemer, alsook de daarmee verbonden intellectuele-eigendomsrechten, worden, op het moment van hun ontstaan, eigendom van de FOD Financiën.

Het personeel van de opdrachtnemer mag geen documenten meenemen die eigendom zijn van de FOD Financiën, behalve als dat nodig is voor de taak, wat onder meer het geval is bij verplaatsingen tussen de verschillende vestigingen van de FOD Financiën.

D.6.5.3. Overdraagbaarheid

De begunstigde zal aan een door de FOD Financiën erkende derde partij of de FOD Financiën alle informatie geven zodat de FOD Financiën alle handelingen kan uitvoeren die nodig zijn voor de goede werking of de evolutie van de oplossing of deze door een derde partij kan laten uitvoeren, indien de begunstigde of een van zijn onderaannemers in gebreke blijft (stopzetting van activiteiten of verbreking van het contract).

Aan het einde van het contract, ongeacht of dit afloopt of verbroken wordt, zal de begunstigde zijn medewerking verlenen aan de FOD Financiën, zodat de FOD Financiën of een derde partij de prestaties die in het kader van dit contract worden uitgevoerd zonder problemen kan voortzetten.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe vanaf het begin van de overdraagbaarheidsperiode alle nodige elementen voor de productie van de informatica en alle documenten die toebehoren aan de FOD Financiën terug te bezorgen aan de FOD Financiën. De methodes en de procedures die tijdens de prestaties worden ingevoerd, zijn eigendom van de FOD Financiën.

Daarom zal de opdrachtnemer, bij verbreking, aan de FOD Financiën een overgangsplan voorleggen dat uitvoerig de bepalingen en voorwaarden weergeeft in verband met de taken die dienen te gebeuren om de informatie te verstrekken die nodig is om de overgang te garanderen, met daarbij een tijdsschema van die taken.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om dit overgangsplan te laten opstellen door medewerkers die deel uitmaken van het team dat met deze overeenkomst is belast, zonder meerkosten voor de FOD Financiën.

De FOD Financiën is de enige intellectuele eigenaar van de oplossingen die worden ontwikkeld in het kader van dit project.

De opdrachtnemer wordt belast met alle handelingen in verband met de overdraagbaarheid. Deze omvatten met name:

• de terbeschikkingstelling van alle procedures die nodig zijn voor het beheer van het geleverde systeem,

• de terbeschikkingstelling van synthesedocumenten, balansen, verslagen van vergaderingen die het follow-updossier van deze zaak vormen,

• de opleiding van en informatieverstrekking aan de vertegenwoordigers van de nieuwe leverancier;

• de gegevensoverdracht.

D6.6. Uitvoeringsmodaliteiten

D6.6.1. Naleving van de toepasselijke wettelijke, reglementaire en conventionele bepalingen

In het kader van de uitvoering van deze opdracht leeft de aannemer de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake de openbare weg, hygiëne, arbeidsbescherming na, evenals de bepalingen van de collectieve, nationale, gewestelijke, lokale of bedrijfsovereenkomsten.

BELANGRIJK

Onderaanneming

1. Overeenkomstig artikel 12 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wordt er aan herinnerd dat de opdrachtnemer aansprakelijk blijft ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de

uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid heeft geen enkele contractuele band met die derden.

2. Overeenkomstig artikel 12/1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, bezorgt de opdrachtnemer, ten laatste bij aanvang van de uitvoering van de opdracht, de volgende informatie aan de aanbestedende overheid: de naam, contactgegevens en de wettelijke afgevaardigden van alle onderaannemers, ongeacht de mate van deelname aan de onderaannemingsketting en ongeacht hun plaats in die ketting, die deelnemen aan de dienstverlening, voor zover deze informatie in dit stadium gekend is. De opdrachtnemer is ook verplicht om de aanbestedende overheid in kennis te stellen van iedere verandering met betrekking tot deze informatie alsook de vereiste informatie voor iedere nieuwe onderaannemer die in een later stadium deelneemt aan deze dienstverlening. Deze informatie wordt geleverd in de vorm van een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

3. Overeenkomstig artikel 12/2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, controleert de aanbestedende overheid of er, in hoofde van de rechtstreekse onderaannemer(s) van de opdrachtnemer, uitsluitingsgronden bestaan in de zin van artikels 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. De aanbestedende overheid kan ook nagaan of er, verderop in de onderaannemingsketting, uitsluitingsgronden bestaan. De aanbestedende overheid vraagt aan de opdrachtnemer om de nodige maatregelen te treffen om de onderaannemer, waarvan uit de voornoemde controle gebleken is dat er een uitsluitingsgrond bestaat, te vervangen.

4. Overeenkomstig artikel 12 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, moeten de onderaannemers, ongeacht op welk niveau van de onderaannemingsketting hun interventie zich situeert en verhoudingsgewijs tot het deel van de opdracht dat ze uitvoeren, voldoen aan de minimumeisen inzake technische en beroepsbekwaamheid die door onderhavig bestek worden opgelegd.

D6.7. Uitvoeringsclausule

De inschrijver verbindt zich ertoe om, tot de volledige uitvoering van de opdracht, de volgende verdragen/overeenkomsten na te leven:

- Overeenkomst nr. 87 van de IAO betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht;

- Overeenkomst nr. 98 van de IAO betreffende de toepassing van de beginselen van het recht zich te organiseren en collectief te onderhandelen;

- Overeenkomst nr. 29 van de IAO betreffende de gedwongen of verplichte arbeid;

- Overeenkomst nr. 105 van de IAO betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid;

- Overeenkomst nr. 138 van de IAO betreffende de minimumleeftijd voor toelating tot het arbeidsproces;

- Overeenkomst nr. 111 van de IAO betreffende discriminatie in arbeid en beroep;

- Overeenkomst nr. 100 van de IAO betreffende gelijke beloning;

- Overeenkomst nr. 182 van de IAO over de ergste vormen van kinderarbeid;

- Verdrag van Wenen ter bescherming van de ozonlaag en het bijbehorende Protocol van Montreal betreffende stoffen die de ozonlaag afbreken;

- Verdrag van Bazel inzake de beheersing van de grensoverschrijdende overbrenging van gevaarlijke afvalstoffen en de verwijdering ervan (Verdrag van Bazel);

- Verdrag van Stockholm inzake persistente organische verontreinigende stoffen;

- Verdrag van Rotterdam van 10 september 1998 inzake de procedure met betrekking tot voorafgaande geïnformeerde toestemming ten aanzien van bepaalde gevaarlijke chemische

stoffen en pesticiden in de internationale handel (UNEP/FAO) (PIC-Verdrag), en de 3 regionale protocollen.

Het niet naleven van deze verbintenis wordt op grond van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.

D6.8. Praktische modaliteiten van de uitvoering van opdracht

Na te leven normen en standaarden in het kader van deze opdracht

De uitvoeringsteams die door de opdrachtnemer ter beschikking worden gesteld van de FOD Financiën, zullen de methoden en standaarden toepassen die door de FOD Financiën gespecificeerd of met zijn instemming zijn gekozen. Die standaarden hebben minstens betrekking op:

• de projectbeheermethode (analyse, aanvalsplan, vorderingsverslag, enz.),

• het bijhouden van de documentatie,

• de procedures om de kwaliteit te verzekeren,

• het gebruik van vooraf bepaalde hulpmiddelen om alle taken uit te voeren

Enkel de FOD Financiën is gemachtigd om de voor hem geldende standaarden en methodologieën te wijzigen, aan te vullen of goed te keuren. Indien de opdrachtnemer een nieuwe standaard dient te laten goedkeuren, moet hij hiervoor vooraf een aanvraag indienen en zich volledig schikken naar de beslissing van de FOD Financiën.

Technische middelen voorzien door de FOD Financiën

De opdrachtnemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.).

De FOD Financiën zal netwerkaanpassingen verrichten aan de werkposten van de personeelsleden van de opdrachtnemer om hen beter te laten functioneren binnen de infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD via de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur.

De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste werkposten tegen virussen en voor het beheer van die posten. Indien er andere softwareprogramma’s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dit gebruik, na aanvaarding door de leidende ambtenaar, onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik in de prijs van de prestaties zijn inbegrepen.

Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als tekortkomingen in de logistieke ondersteuning tot verstoring van de dienstverlening leiden, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemiddelen die worden beschreven in het punt "Bezwaren en geschillen" alvorens zijn toevlucht te nemen tot een rechtsgeding.

D7. Statistische gegevens

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe tijdens de uitvoering van de opdracht de gegevens te verzamelen betreffende de aankoop, verkoop, bestelling en facturering die hij heeft verzameld en bewaard in een of meer elektronische gegevensbanken.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe deze informatie per e-mail of via een website ter beschikking te stellen op schriftelijk verzoek van de aanbestedende dienst.

D8. E-Catalogue

De opdrachtnemer moet zijn offerte, de prijslijst en / of zijn catalogus beschikbaar stellen via de applicatie "e-catalogue". Het doel ervan is het beheren van catalogi en contractuele functionaliteiten, zoals bestellingen, in elektronische vorm voor de aanbestedende overheden waarnaar wordt verwezen in punt B. 3 Aanbestedende overheid - Aanvullende informatie bij dit bestek.

De opdrachtnemer zal zijn e-catalogus zo snel mogelijk invoeren op het platform "e-catalogue", aangezien dit gekoppeld is aan potentiële bestellingen, en dit binnen een maand na kennisgeving van de sluiting van het contract. Een e-Procurement helpdesk is beschikbaar om vragen te beantwoorden.

De opdrachtnemer kan een catalogus indienen in PDF, XLS, DOC-formaat, zodat deze beschikbaar kan worden gesteld aan de aanbestedende overheden als bedoeld in punt B. 3 Aanbestedende overheden - Aanvullende informatie in ongestructureerde vorm in het begin van het contract.

De belangrijkste acties die door de opdrachtnemer moeten worden ondernomen, zijn als volgt:

▪ Maak een catalogus volgens het opgelegde formaat:

Daartoe downloadt de contractant de "Catalogus-editor" die door de aanbestedende dienst kosteloos ter beschikking wordt gesteld op de website "e-Catalogue".

De opdrachtnemer zal de catalogus ontwikkelen vanuit deze "Catalogus-editor". Hij zal de catalogus in het systeem uploaden en ter goedkeuring door de aanbestedende overheid verzenden.

Deze e-catalogus moet worden ingevoerd uiterlijk 1 maand na de kennisgeving van de sluiting van het contract.

▪ Beheer van de bestellingen gegenereerd vanuit de elektronische catalogus:

Wanneer een bestelling in de catalogus is geplaatst, ontvangt de opdrachtnemer een kennisgeving per e-mail en kan hij dit bestelformulier bekijken en ook downloaden in pdf- formaat.

Na levering wordt een PV van oplevering gegenereerd. De opdrachtnemer kan deze bekijken en downloaden naar het systeem.

▪ Updaten van de catalogus:

Voor elke wijziging van de catalogus moet de opdrachtnemer de nieuwe versie van de catalogus uploaden naar het "e-catalogue" -platform en deze via dit platform ter goedkeuring voorleggen aan de aanbestedende dienst.

D9. Facturering en betaling

De facturen, te onderwerpen aan de BTW, moeten opgemaakt worden op naam van:

Federale Overheidsdienst FINANCIËN Centrale facturatiedienst

Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, xxx 000 - Xxxx X00 0000 XXXXXXX

De factuur kan ook in de vorm van een pdf-bestand worden gestuurd naar het volgende e-mailadres: xx.000@xxxxxx.xxx.xx. Let wel : elk pdf-bestand mag maar één factuur bevatten. Bovendien kan slechts één zending gebeuren (m.a.w. de factuur wordt per post OF per e-mail in pdf-formaat verstuurd, niet de beide).

Op de facturen moet de volgende vermelding staan: "Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op het rekeningnummer… op naam van… te … ."

Het bestelbonnummer (4500XXXXXX) en in voorkomend geval het contractnummer

5XXXXXXX) zullen systematisch op iedere factuur worden vermeld.

BELANGRIJK

De opdrachtnemer moet op zijn factuur duidelijk een gedetailleerde beschrijving van de effectief en correct uitgevoerde prestaties vermelden. De niet correct en/of niet volledig uitgevoerde prestaties mogen niet gefactureerd worden.

-de facturatie van het platform in zijn initiële configuratie alsook de initiële migratiediensten zal plaatsvinden na de voorlopige oplevering. Het pv van voorlopige oplevering zal bij de factuur worden bijgevoegd (P_X1). Het eerste jaar onderhoud van het platform zal na zijn voorlopige oplevering pro-actief kunnen worden gefactureerd.

- Jaarlijkse facturatie voor wat betreft het onderhoud. Het onderhoud wordt jaarlijks anticiperend gefactureerd vanaf de voorlopige oplevering. De operationele beheersdiensten worden maandelijks gefactureerd na de uitvoering van de prestaties. De betreffende timesheets dienen worden toegevoegd aan de factuur!

- Jaarlijkse facturatie voor wat betreft het onderhoud van de upgrades. Het onderhoud van de upgrades wordt anticiperend gefactureerd (Vanaf de oplevering)

- De facturatie van een upgrade zal plaatsvinden na de technische oplevering van deze upgrade.

- Het onderhoud tijdens de projectfase tot de voorlopige oplevering voor de configuratie X1 dient te worden voorzien door de inschrijver in P_X1.

- Het onderhoud kan pas aanvatten vanaf pv van voorlopige oplevering en kan niet retro-actief gefactureerd worden naar leveringsdatum of PO-datum!

De vereffeningsprocedure verloopt conform het reglement betreffende de Rijkscomptabiliteit.

De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en de dienstverlener in kennis te stellen van het resultaat daarvan.

De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn.

Wanneer de opdrachtdocumenten niet in een afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt de factuur als schuldvordering.

De factuur moet worden opgesteld in euro.

Alle betalingen gebeuren uitsluitend op het in het offerteformulier vermelde rekeningnummer. In geval van een wijziging van het rekeningnummer wordt gevraagd om:

• een aanvraag tot wijziging in te dienen, dat naar behoren is ondertekend door dezelfde persoon die de offerte heeft ondertekend. Als deze regel niet kan worden gevolgd, wordt gevraagd om het document (authentieke/onderhandse akte, nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad) toe te voegen dat aantoont dat de persoon gemachtigd is om deze aanvraag te ondertekenen;

• verplicht een bankattest bij te voegen dat aantoont dat de opdrachtnemende firma wel degelijk houder is van de vermelde bankrekening.

D10.Geschillen

Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.

De aanbestedende overheid kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke eis tot schadevergoeding van derden in dit verband.

D11. Boetes en straffen

In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek werd afgeweken van artikel 154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boeten omwille van het belang dat de Federale Overheidsdienst FINANCIËN hecht aan de naleving van de uitvoeringstermijnen.

In toepassing van artikel 9, paragraaf 4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, wordt de aandacht van de inschrijvers erop gevestigd dat in dit bestek werd afgeweken van het artikel 154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes en de straffen omwille van het belang dat de FOD Financiën hecht aan een zo snel mogelijke inproductiestelling binnen de kortst mogelijke termijn.

D11.1. Straffen

Voor iedere niet-uitgevoerde dienstverlening, wordt een forfaitaire straf van 1.250,00 EUR toegepast.

Rekening houdend dat de diensten gedeeltelijk geëvalueerd worden op basis van de CV’s en de profielen voorgesteld door de inschrijver, hecht de FOD Financiën een groot belang aan het respecteren van de opdrachtnemer van zijn verbintenissen die hij geformuleerd heeft als inschrijver. De inschrijver stelt een lijst van personen voor. Deze lijst zal beschouwd worden als een verbintenis van de inschrijver.

De FOD Financiën begrijpt dat door uitzonderlijke omstandigheden het mogelijk is dat de opdrachtnemer zijn verbintenissen niet volledig kan nakomen, in dit geval moeten de vervangen profielen ten minstens equivalent zijn en aan dezelfde financiële voorwaarden als het initiële profiel.

Bij het niet respecteren van de opdrachtnemer bij de samenstelling van het team dat ter beschikking wordt gesteld door de aanbestedende overheid in termen van ervaring en competenties ten opzichte van deze voorgesteld in de offerte geeft aanleiding tot een forfaitaire straf van 200,00 EUR per dag per persoon per tekortkoming.

Indien de opdrachtnemer treuzelt om tegemoet te komen aan de situatie en te voldoen aan zijn verplichtingen om aan de FOD Financiën profielen ter beschikking te stellen met een niveau, competentie en ervaring zoals voorgesteld in de offerte, kan de FOD Financiën na 45 kalenderdagen deze straf verhogen en deze brengen naar 400,00 EUR per dag per persoon per tekortkoming.

Elke dagelijkse rapportering die niet uitgevoerd wordt geeft aanleiding tot een forfaitaire straf van

100,00 EUR.

D11.2. Boetes

Voor alle diensten die niet binnen de door de aanbestedende overheid vastgelegde termijnen worden uitgevoerd, zal per inbreuk op deze termijnen en per kalenderdag van vertraging een forfaitaire boete van 500,00 euro van rechtswege van toepassing zijn wegens niet-uitvoering.

De boetes zijn van rechtswege verschuldigd, zonder enige formaliteit of kennisgeving.

D11.3. Aanrekening van de boeten en straffen

Het bedrag van de schadevergoedingen die de dienstverlener bij een niet-naleving van zijn SLA verschuldigd is, wordt uitdrukkelijk op de factuur vermeld en afgetrokken van het door de aanbestedende overheid te betalen bedrag.

BELANGRIJK

Ter herinnering: de inschrijver moet zich ertoe verbinden om in te stemmen met de voorgestelde SLA, waarvan de schadevergoedingen bij de door de aanbestedende overheid opgelegde straffen en boetes worden gevoegd.

Het bedrag van de door de dienstverlener verschuldigde schadevergoeding wordt voor elk item van de SLA bekomen door het eenheidsbedrag van de schadevergoeding te vermenigvuldigen met de afwijking van de norm uitgedrukt in de eenheid die voor dit item wordt gebruikt.

Het bedrag van de boetes en de straffen, evenals het bedrag van de schade, uitgaven of kosten die voortvloeien uit of moeten voortvloeien uit de toepassing van ambtshalve maatregelen, worden in de eerste plaats afgetrokken van de bedragen die om welke reden dan ook (facturen) verschuldigd zijn aan de opdrachtnemer, en daarna van de borgtocht.

D11.4. Ambtshalve maatregelen

Rekening houdend met het feit dat deze opdracht de implementatie van een voor de FOD Financiën cruciaal platform beoogt, eist deze laatste van de inschrijver dat hij zich houdt aan een resultaatsverbintenis.

Indien bij de tijdens de voorlopige oplevering uitgevoerde verificaties zou blijken dat deze oplevering niet kon worden toegekend door het feit dat de door de opdrachtnemer voorgestelde oplossing de technische vereisten niet zou kunnen naleven, dient de opdrachtnemer daar op zijn kosten een oplossing voor te vinden om de situatie recht te zetten.

Indien de opdrachtnemer niet voldoet aan de vastgestelde doelstellingen of zijn verplichtingen ter zake niet nakomt, behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om de maatregelen toe te passen die zijn vastgelegd in artikel 44 "In gebreke blijven en sancties" van het koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013, met inbegrip van artikel 47 "Ambtshalve maatregelen" van datzelfde besluit waarin het eenzijdig verbreken van de opdracht en het sluiten van één of meerdere opdrachten voor rekening zijn vastgelegd.

E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN

1. ALGEMENE BESCHRIJVING

De meeste kritieke applicaties van de FOD Financiën gebruiken de software IBM DB2 LUW als databankbeheersoftware. Deze DB2-software werd jaren geleden op de platformen geïnstalleerd, die gekend zijn onder de naam ATLAS Storage en ATLAS Processing.

In de loop van de jaren is gebleken dat:

• De componenten van deze infrastructuur geleidelijk hun grenzen hebben bereikt en moeten worden vernieuwd;

• Er steeds meer onverenigbaarheden ontstaan tussen de DB2-software en het platform ATLAS, waardoor de FOD Financiën de functionaliteiten van het product niet meer ten volle kan benutten, en het gebruik ervan zodoende wordt beperkt;

• De nieuwe versie DB2 Advanced Enterprise Edition 11.1 niet meer wordt ondersteund op Solaris;

• De DB2 omgeving niet mee is geëvolueerd met de organisatie.

Door de combinatie van deze factoren (noodzaak om te vernieuwen, wil om de functionaliteiten van het product DB2 LUW optimaal te kunnen gebruiken) heeft de FOD Financiën beslist om een overheidsopdracht te publiceren, om een nieuw op DB2 LUW gericht platform te kunnen aankopen, geoptimaliseerd aan de huidige en toekomstige behoeften, en zijn databases hiernaar gemigreerd te hebben. De FOD Financiën hecht ook veel belang aan de continuïteit van de diensten door zijn nazorg, zijnde monitoring, rapportering, incident opvolging en operationele ondersteuning. De werking van platform en diensten zullen getoetst worden aan een opgelegde SLA.

2. DOEL VAN DE OPDRACHT

VISIE

De FOD Financiën wil als einddoel zijn bestaande databanken operationeel hebben op een nieuw platform. Dit houdt in dat de inschrijver zowel een platform met bijhorende licenties aan FOD FIN voorstelt, alsook de optimalisaties, migraties, opvolging en nazorg tijdens de duur van de opdracht.

De nadruk ligt op de verbetering van:

• beschikbaarheid

• performantie

• veiligheid

• flexibeler beheer van platform & db2

• insourcing van kennis

Het doel van de FOD FIN is dus om een totaaloplossing voor DB2 aan te schaffen en geen "bouwstenen". FOD FIN wenst niet de rol van integrator te spelen door stukken te assembleren. FOD FIN wil dus een partner die hem niet enkel bijstaat bij de uitvoering van de oplossing, maar die ook de enige en volledige verantwoordelijkheid zal dragen voor wat betreft bovengenoemde aspecten.

2.1.1. Platform

De FOD Financiën wil de functionaliteiten van DB2 maximaal benutten en niet worden beperkt door onverenigbaarheden tussen de DB2-software en het platform. De basisreferentie voor de DB2- software is de versie DB2 LUW Advanced Enterprise Edition 11.1.

Alle gebruikte servercomponenten waaruit DB2 Advanced Enterprise Edition bestaat moeten worden ondersteund. (oa:Data Server, Spatial Extender, Text SearchNet Search Extender, …) alsook CDC

Om van het begin tot het einde de coherentie van het geheel te garanderen, onder de unieke en volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver, zal het hardwareplatform zowel de processing- als de opslagcomponenten omvatten alsook de connectiviteit. Onder hardwareplatform moet worden verstaan de eigenlijke hardware en de aanverwante of nodige software voor het beheer en de werking van het platform (OS, consoles en managementtools, …).

De opdracht heeft betrekking op de levering van configuratie(s) voor de productie- en niet- productieomgevingen.

Daarnaast heeft ze ook betrekking op de levering van een spoedback-up/-restore oplossing2 voor de DB2-databanken.

2.1.2. Diensten

Projectfase

Architectuur van de oplossing

In de nieuwe architectuur moet de inschrijver verbeteringen voorstellen die de continuïteit van de dienst DB2 zullen verzekeren, de complexiteit verminderen, het beheer versoepelen, de toekomstige migraties transparanter maken, (licentie-)kosten optimaliseren, enz…

Daarnaast houdt de inschrijver niet alleen rekening met de huidige, maar ook met de toekomstige behoefte om mits een eventuele uitbreiding, te kunnen blijven voldoen aan de bijkomende vragen voor extra capaciteit. (scale-up/out)

Installatie, configuratie, testen en integratie van de oplossing

De voorgestelde architectuur zal geïnstalleerd, geconfigureerd en getest worden alvorens de eerste kritieke workloads mogen gemigreerd worden.

2 Zie p.75 “Gewenste situatie: Backup - Restore”

Optimalisatie

De inschrijver dient verbeteringsmechanismen voor te stellen en na goedkeuring uit te voeren tijdens de migratie.

Migratie

Migratie van de databanken en scripts betreffende de DB2-databanken van het huidige platform naar het nieuwe platform dienen uitgevoerd te worden. De migratie zal als afgerond worden beschouwd wanneer de gehele werking van de omgevingen van de DB2-databanken zal voldoen aan de voorgestelde architectuur uit de offerte van de opdrachtnemer.

De FOD Financiën wil een geoptimaliseerde migratie, wat betekent dat alle bestaande DB2- omgevingen dienen te worden gemigreerd naar het nieuwe platform en zonder functionaliteitsverlies werken. De migratie beperkt zich niet enkel tot de DB2-databanken, maar omvat ook alle bijbehorende elementen, zoals back-up, monitoring, authenticatiemechanismen (LDAP), beheertools (scripts), replicaties, technische jobs, … die ook operationeel dienen te zijn op het nieuwe platform.

Operationeel beheer

Het operationeel beheer binnen het hoofdstuk diensten slaat op het beheer welke op afroep zal gevraagd worden aan de opdrachtnemer. Dit beheer bestaat uit:

- Resources voor het vervullen van dagelijkse taken

- Resources voor specifieke opdrachten gerelateerd aan dit platform.

Beheer van het platform en van DB2:

Het dagelijkse beheer zal worden verzekerd door de interne teams van FOD Financiën met ondersteuning van de leverancier. Hiervoor kunnen meerdere types profielen in aanmerking komen naargelang de opdracht en technologie. We spreken over hardware, systeemsoftware en DB2.

Het beheer dient te worden geoptimaliseerd zodat er meer tijd vrijkomt voor waardevolle taken van systeembeheerders en DBA’s. De FOD Financiën ziet mogelijkheden in automatisering en vereenvoudiging.

Opleiding:

Opleidingen zullen vervat zitten in deze opdracht om de kennis te kunnen overdragen naar de interne medewerkers van de FOD Financiën. Opleiding betreft zowel de software als de hardware (Architectuur, gebruikte tools, enz…)

Monitoring:

De monitoring heeft als doel een zicht te geven voor de medewerkers van de FOD Financiën om proactief en reactief te kunnen reageren op alerts en events. Hier kan gewerkt worden o.a. rond het bijwerken van de monitoring tools of het finetunen van monitoring probes.

De inschrijver stelt een monitoring van de DB2 dienst en infrastructuur voor en laat deze integreren met de bestaande monitoring tools van FOD Financiën. (Dynatrace, HP BSM, Icinga) Alerts kunnen doorgestuurd worden naar Service Now ter integratie met de ticketing tools.

Naast real-time monitoring dient ook historische monitoring mogelijk te zijn waarbij de performantie en verbruik gegevens worden bewaard in een centrale repository. Dit moet toelaten om op basis van verschillende KPI’s een beeld te krijgen van de verschillende trends binnen de db2 databanken.

Rapportering

De inschrijver voorziet een maandelijkse rapportering qua beschikbaarheid en performantie van de DB2 dienst, de (openstaande) incidenten, de beschikbare capaciteiten, de openstaande aanvragen en de beschikbare saldi op de PO’s.

De oplossing moet gebruikt kunnen worden door andere federale overheidsdiensten.

Support & Ondersteuning

De support en ondersteuning op hardware en software ter herstelling of vervanging van een slecht werkende component.

2.1.2.3.1SLA

In dit bestek worden SLA’s opgelegd aan de inschrijvers opdat de FOD Financiën de garantie zal hebben dat er een minimaal dienstenniveau bereikt wordt. Er zijn SLA’s zie hoofdstuk 7 : SLA.

De inschrijver stelt voor hoe hij zijn geleverde services transparant maakt naar de FOD Financiën.

3. HUIDIGE SITUATIE

FOD Financiën

3.1.1. Hardware

De FOD Financiën maakt in de huidige omgeving een onderscheid tussen de productie- en niet- productieomgevingen.

3.1.1.1. Productie

De omgeving OLTP bestaat uit 2 machines Fujitsu SPARC M9000. De omgeving BI bestaat uit 1 machine Fujitsu SPARC M5000.

Naast deze productieworkloads zijn er ook workloads voor de opleidings- en referentieomgevingen (synchrone kopie van bepaalde productiedatabanken). Deze 3 workloads vallen samen onder de noemer "Production-like".

Zie ook het overzichtsschema in 3.1.1.5.

Gebruikte Servers

Operating systeem

Solaris 10, Filesysteem = ZFS

Processoren

De productieservers M9000 bestaan uit 32 CPU’s SPARC VII 2,52 GHz, 4 cores per CPU, 2 threads per core, wat betekent dat een M9000 tegelijk 256 threads kan uitvoeren.

Geheugen

Elk M9000-server beschikt over 1 TB RAM. Het geheugen wordt voor 85% gebruikt.

Virtualisatie

Er wordt gebruik gemaakt van de Solaris 10 zones. Elke M9000 is opgedeeld in lokale zones.

Storage

Per server bevinden er zich 8 redundante HBA’s van 4 Gbps Fiber Channel.

Hiermee is elke server via de Brocade SAN Directors aan de SAN EMC VMAX-1 gekoppeld. De Brocade SN-8000B SAN-directors kunnen een snelheid van 16 Gbps ondersteunen.

Op de VMAX bevinden zich de databanken.

De aan de server geleverde LUN’s zijn geformatteerd in ZFS.

Er wordt ook bijkomende ruimte toegekend voor elke DB-zone om beheer- en onderhoudstaken te kunnen uitvoeren. Deze werkruimten hebben gemiddeld een omvang van 2 TB per zone of zijn gelijk aan 1,5 keer de omvang van de grootste databank van de zone. Dit komt voor alle productiezones neer op +/- 30 TB. Bij uitzonderlijke taken moet ook worden voorzien in specifieke opslagruimte, die voor de productie wordt geraamd op 15 TB.

De gegevens van de productiedatabanken worden ook synchroon gerepliceerd naar een 2e datacenter van de FOD Financiën, dat zich tussen 5 en 20 km van het hoofddatacenter bevindt. De replicatie gebeurt op het niveau van zpools / ZFS via het mirroringmechanisme van ZFS (equivalent aan RAID1) via de SAN : 4x4Gbps.

Connectiviteit

Er zijn 4 LAN-verbindingen van 1 Gbps per server, die redundant zijn via LACP.

De op de Cisco Nexus 7000 gebaseerde backbone heeft een snelheid van 10 Gbps, wordt geüpgraded in 2018 naar 100Gbps.

De 2 datacenters van de FOD Financiën die zich tussen 5 en 20 km van het hoofddatacenter bevinden, staan met elkaar in verbinding via DWDM-uitrusting.

3.1.1.2. Niet-productie

De omgeving OLTP bestaat uit 2 machines Fujitsu SPARC M5000, één voor de ontwikkeling en één voor de acceptatie.

De omgeving BI bestaat uit 2 machines Fujitsu SPARC M5000, één voor de ontwikkeling en één voor de acceptatie.

De capaciteit van één M5000-server bedraagt naar schatting +/- ¼ van de capaciteit van één M9000- productieserver.

De totale capaciteit van de niet-productieomgeving vertegenwoordigt dus ongeveer ½ van de productieomgeving. Er wordt opgemerkt dat de acceptatieomgeving vandaag regelmatig overbelast is.

Zie ook het overzichtsschema in 3.1.1.5

Operating systeem

Solaris 10 , Filesysteem = ZFS

Processoren

De niet-productieservers M5000 bestaan uit 8 CPU’s SPARC VII 2,52 GHz, 4 cores per CPU, 2 threads per core, wat betekent dat één M5000 tegelijk 64 threads kan uitvoeren.

De CPU’s van de ontwikkelingsservers worden gemiddeld voor 20% belast, terwijl de CPU’s van de acceptatieserver gemiddeld voor 80% zijn belast. Als meerdere belangrijke taken gelijktijdig op hetzelfde moment moeten worden uitgevoerd in de acceptatieomgeving, beïnvloeden ze elkaar.

Geheugen

Elk M5000-server beschikt over 256 GB RAM.

Virtualisatie

Er wordt gebruikgemaakt van de Solaris 10 zones. Elke M5000 is opgedeeld in lokale zones.

De huidige indeling/groepering, zoals voorgesteld in het onderstaande schema, ligt niet vast. Ze zou moeten evolueren om de workloads beter in evenwicht te brengen/te scheiden. Er kunnen andere indelings-/groeperingscriteria worden gebruikt.

Storage

De gegevens van de niet-productieomgevingen worden niet gerepliceerd naar een 2e datacenter van de FOD Financiën.

De niet productiegegevens bevinden zich deels op een EMC Clariion CX4 en deels op hetzelfde SAN EMC VMAX-1 dat voor de productie wordt gebruikt. De verbinding met het SAN gebeurt op dezelfde manier als in productie.

De aan de server geleverde LUN’s worden geformatteerd in ZFS.

De toegekende ruimte voor de niet-productiedatabanken vertegenwoordigt ongeveer 100 TB.

Er wordt ook bijkomende ruimte toegekend voor elke DB-zone om beheer- en onderhoudstaken te kunnen uitvoeren. Deze werkruimten hebben gemiddeld een omvang van 2 TB per zone of zijn gelijk aan 1,5 keer de omvang van de grootste databank van de zone. Dit komt voor alle niet- productiezones neer op +/- 15 TB. Bij uitzonderlijke taken moet ook worden voorzien in specifieke opslagruimte, die wordt geraamd op 10 TB.

Connectiviteit

Er zijn 4 LAN-verbindingen van 1 Gbps per server, die redundant zijn via LACP.

De backbone gebaseerd op de Cisco Nexus 7000 heeft een snelheid van 10 Gbps (100 Gbps in 2018).

3.1.1.3. Opmerkingen voor alle omgevingen

Servers

Processoren

Over het algemeen wordt de CPU-capaciteit niet overbelast, behalve voor de acceptatieomgeving. Doch in een Disaster Recovery scenario is het momenteel niet aangewezen om elke productie workload binnen één datacenter te draaien.

Virtualisatie

De huidige indeling/groepering is het resultaat van historische evoluties. Ze moet niet worden beschouwd als een verplichting om de toekomstige architectuur te bepalen. De toekomstige architectuur moet zodanig worden uitgewerkt om het nieuwe platform te kunnen optimaliseren en

tegelijk de beheerbaarheid ervan in de tijd te kunnen garanderen. Er kunnen dus andere indelings-

/groeperingscriteria worden gebruikt. (beschikbaarheid, Business Units (pijlers), grootte, transacties,…)

DRP - HA

Op het niveau van de server en op het niveau van DB2 is geen enkel HA-mechanisme of clustering geïmplementeerd. Het mechanisme van DRP is gebaseerd op de replicatie van gegevens via ZFS (host based mirroring) tussen de 2 datacenters.

Het is ook niet mogelijk om de volledige belasting op een van de 2 sites over te nemen zonder bepaalde workloads te stoppen.

Storage

De totale toegekende ruimte voor de huidige databankservers van de FOD Financiën (dus niet enkel de data, maar de hele nodige ruimte, namelijk de data, de transaction logs, de werkruimten, de migraties, …) wordt geraamd op +/ 180 TB voor de production-like omgeving en op 125 TB voor de andere omgevingen, zijnde een totaal van +/- 300 TB.

Momenteel wordt er geen gebruik gemaakt van DB2-snapshots. Deze zitten dus niet omvat in de capaciteitsberekening.

3.1.1.4. Back-up/Restore

De back-upinfrastructuur van de FOD Financiën is vandaag opgebouwd rond Networker 9.1, VTL’s datadomain 890 & 7200 en SL3000 tape robot. In 2018 wordt de migratie voorzien naar Networker 9.2.

Per site (Noga-Soga) worden de globale Solaris zones eveneens gebruikt als Storage Networker Nodes waarlangs de te back-uppen gegevens (back-up gegevens en transaction logs) via het SAN worden verstuurd naar EMC Data Domain 7200. Zij maken gebruik van Virtual Tape Library’s (simulatie LTO1). De replicatie tussen de Data Domains per site gebeurt via het LAN. Er wordt ook een Taperobot Oracle SL3000 gebruikt voor de opslag van de back-ups op langere termijn.

Back-up van de databanken

De back-ups van de databanken zijn DB2-back-ups die worden geïnitieerd vanaf de scheduler Visual TOM.

Production & production like

Databanken

Er wordt alle dagen van de week (van maandag tot zaterdag) online een volledige back-up gemaakt naar de Data Domains. De retentieperiode van deze back-ups bedraagt 4 weken.

Elke week, op zondag, wordt een volledige back-up gemaakt met een retentieperiode van 6 maanden.

De back-ups worden gemaakt naar de Data Domains. De backups met een retentieperiode van 6 maanden worden vervolgens gedupliceerd naar de taperobot. Er wordt in 2018 een upgrade voorzien naar LTO7.

Transaction logs

De afgesloten transaction logs worden in twee exemplaren gearchiveerd: één op de schijf en één op de Data Domains (en vervolgens op de Taperobot SL3000).

De retentieperiode van de transaction logs bedraagt 6 maanden op tape (enkele dagen op schijf).

Non-production like

Ontwikkelomgeving

Databanken

Er wordt elke maandag, woensdag en vrijdag offline een volledige back-up gemaakt naar de Data Domains. De retentieperiode van deze back-ups bedraagt 4 weken.

Transaction logs

In DEV wordt op het niveau van DB2 gebruikgemaakt van "circular logging". Acceptatieomgeving

Databanken

Er wordt elke dinsdag, donderdag en zaterdag online een volledige back-up gemaakt naar de Data Domains. De retentieperiode van deze back-ups bedraagt 4 weken.

Transaction logs

De afgesloten transaction logs worden in twee exemplaren gearchiveerd: één op de schijf en één op de Data Domains (en vervolgens op de Taperobot SL3000).

De retentieperiode van de transaction logs bedraagt 4 maanden op tape (enkele dagen op schijf). Het aantal gegevens op Data Domain 7200 vóór deduplicatie en vóór replicatie bedraagt gemiddeld:

Noga	140 TB DB2 data	5T Logs
Soga	40 TB DB2 data	3T Logs

Restore van de databanken

De restores van de databanken worden geïnitieerd door de DBA's DB2, het gaat om een DB2-restore.

De restore van een back-up is gelukkig een erg uitzonderlijke operatie die slechts in extreme gevallen wordt uitgevoerd. De redirected restores operations (restore van een back-up naar een andere bestemming dan de oorspronkelijke) komen daarentegen erg vaak voor.

De duur van de restore of redirected restore van een databank hangt af van de grootte van de databank en kan erg lang zijn. In het geval van een effectieve restore van een productiedatabank kan de onbeschikbaarheid vele uren duren. De businessimpact kan dus aanzienlijk zijn.

Een van de hoofddoelstellingen van dit bestek bestaat erin om de RTO zoveel mogelijk te beperken. De noodzaak om de redirected restore vlot uit te voeren, mag echter niet worden opgeofferd.

Back-up van de systemen

De back-up van de systemen wordt uitgevoerd via de Networker agent die in de globale zone is geïnstalleerd. Deze agent heeft toegang tot alle bestanden/bestandssystemen van de globale zone en de lokale zones. Hij voert dus een klassieke back-up uit.

Restore van de systemen

De restore wordt door de systeembeheerders geïnitieerd vanaf de globale zone. De restore kan op verschillende niveaus worden uitgevoerd.

Het restoren van een bestand houdt geen bijzondere moeilijkheden in.

Indien er moet worden overgegaan tot de restore van een volledige machine (zone), moet er een onderscheid worden gemaakt tussen twee gevallen: een restore op dezelfde fysieke server of een restore op een andere server.

In het geval van een restore op dezelfde server kan de restore van de zone worden gelijkgesteld met een restore van bestanden aangezien de zpools en bestandssystemen al zijn gedefinieerd.

Indien de restore van de zone moet worden uitgevoerd op een andere hardware (server en/of SAN box), moeten er vooraf nieuwe zpools en bestandssystemen worden gecreëerd alvorens er kan worden overgegaan tot de restore.

(M5000 / 1)

Productiezone BI 1

Productiezone BI 2

M5000 / 3

Acceptatiezone OLTP 1

Acceptatiezone OLTP 2

Acceptatiezone OLTP 3

Technische zone OLTP 2

M5000 / 2

Ontwikkelzone OLTP 1

Ontwikkelzone OLTP 2

Ontwikkelzone OLTP 3

Technische zone OLTP 1

3.1.1.5. Overzichtsschema

M9000 / 1

Productiezone OLTP 1

Productiezone OLTP 2

Productiezone OLTP 3

Productiezone OLTP 4

Productiezone OLTP 5

M9000 / 2

Productiezone OLTP 6

Referentiezone 1

Opleidingszone 1

M5000 / 4

Ontwikkelzone BI 1

Ontwikkelzone BI 2

M5000 / 5

Acceptatiezone BI 1

Acceptatiezone BI 2

3.1.1.6. Connectiviteit tussen sites

Verbinding servers – netwerk

Rechtstreekse redundante ethernetverbindingen naar Nexus 7710 of de Nexus 7710 via top-of-rack switches Cisco 3850, 3750 of 2960 op basis van IP van 1-10Gbps

Netwerkverbinding tussen datacenters

2 DWDM verbingingen van 10 Gbps met een upgrade naar 100 GB in 2018. Per verbinding is er een 1x 10gbps, 4 x 1gbps et 4 x 4gbps FC beschikbaar.

Verbinding server - SAN

16 Gbps Fiber Channel, maar beperkt tot 4 Gbps door de huidige HBA SAN-verbinding tussen datacenters

4 en 8 Gbps Fiber Channel Verbinding server - back-up

16 Gbps Fiber Channel, maar beperkt tot 4 Gbps door de HBA.

De verbindingen zijn niet geïsoleerd van het SAN. Voor de back-up wordt er wel een aparte, dedicated HBA gebruikt, maar deze is geconnecteerd op dezelfde SAN.

Load Balancer

Citrix Netscaler

3.1.2. Software

3.1.2.1. Systeem

Monitoring & Service Management

Het gebruik van de systeemresources, de disks, het geheugen, de CPU's, de processen, … worden gemonitord door de software Icinga. De systemen worden gemonitord door Icinga via scripts op de lokale zones en via SNMP op de globale zones. De SNMP-monitoring is nauwelijks invasief (geen agent nodig en is dus erg geschikt voor een globale zone, een hypervisor of andere).

De DB2-monitoring wordt uitgevoerd op basis van scripts die DB2-commando's gebruiken en is ook gecentraliseerd in Icinga. Er wordt ook gebruik gemaakt van bepaalde interne monitoringfunctionaliteiten van DB2 (DB2 Health, …).

Authenticatie

De technische of menselijke gebruikers die toegang hebben tot de servers en databanken, worden gedefinieerd in een daarvoor bestemd technische LDAP dat verschilt van de LDAP voor bedrijven. De LDAP-authenticatie maakt gebruik van een lokaal caching mechanisme.

De authenticatie tijdens een verzoek om verbinding te krijgen tot DB2, gebeurt ook via het LDAP via een round-robin principe over de verschillende LDAP servers. Bij onbeschikbaarheid van één van deze servers levert dit momenteel een ongewenste vertraging op.

3.1.2.2. DB2 en bijbehorende software

Softwareversies die momenteel worden gebruikt

• DB2 LUW Advanced Enterprise Edition 10.5 en 9.7. De 9.7 is in afbouw.

• DB2 Advanced Recovery Feature, waarin de producten DB2 Recovery Expert 4.1 en OPTIM High Performance Unload 5.1 zijn opgenomen.

• IBM Infosphere Change Data Capture 10.2.1.

Types van omgevingen

Omgevingen van het type productie:

• Productie

• Opleiding: bevat enkele databanken die dienen om lessen te geven tijdens de ontwikkeling van nieuwe applicaties

• Referentie: bevat een kopie van bepaalde productiedatabanken voor rapportering, statistieken, extracties. Deze omgeving zal in de toekomst ook de bron zijn om het datawarehouse te ontwikkelen. Deze omgeving wordt aangestuurd via IBM Infosphere Change Data Capture 10.2.1.

Omgevingen van het type niet-productie:

• Ontwikkeling

• Acceptatie

• Test

• Technische omgevingen die uitsluitend mogen worden gebruikt door de DBA's en bestemd zijn voor interne voorbereidende werkzaamheden voor implementaties, tests van nieuwe functionaliteiten of debugging.

Aantal en volumetrie

+/- 975 databanken worden beheerd in deze uiteenlopende omgevingen. Hun grootte varieert van enkele MB tot meer dan 8 TB per databank. Deze gegevens worden gespiegeld op 2 sites voor wat de productie betreft.

De opsplitsing van deze databanken per omgeving ziet er als volgt uit:

Productie	221
Opleiding	34
Referentie	27
Ontwikkeling	291
Acceptatie/ Test	245
"Voorafgaande implementatie"	97
Andere	63

NB: Er dient te worden aan herinnerd dat de referentieomgeving een kopie van de productie dient te worden.

Gebruik van DB2

Naast de applicatieve databanken van het type OLTP (de meeste) zijn er ook databanken voor datawarehousing, de DataMining, evenals de boordtabellen van het management. De OLTP-applicaties zijn voornamelijk JAVA- / J2EE-applicaties. Een belangrijk kenmerk is dat deze databanken talrijke LOB's bevatten.

DB2 wordt ook door verschillende derde-softwareprogramma's (packages) gebruikt als repository voor hun gegevens.

OLTP	887
BI	91

3.1.3. Samenvatting voor de FOD Financiën

Opmerkingen en woordenschat voor de informatie betreffende de storage:

1. Productie = productie OLTP + BI

2. Referentie = de volledige of een deel van de databank die wordt gerepliceerd op DB-niveau

3. Production like = (productie +) opleiding + referentie

4. Production like wordt steeds gerepliceerd op het storageniveau (= "with replication"). De andere omgevingen worden niet gerepliceerd.

5. Data only = enkel de gegevens ↔ all file system = met inbegrip van de ruimten voor de transaction logs, de administratie, …

	FOD Financiën
Aantal datacenters (sites)	2
Operating systems	Solaris 10
Hypervisors	SOLARIS Zoning
CPU Platforms	Sparc
Totaal CPU Threads – PROD like	256 + 256 + 64
Totaal CPU Threads - NON PROD	64 + 64 + 64 + 64
CPU gemiddeld gebruik - PROD	25%
CPU gemiddeld gebruik - NON PROD	20%
CPU piekgebruik - PROD	60%
CPU piekgebruik - NON PROD	80%
Geheugen PROD like	1 TB + 1 TB + 256 GB
Geheugen NON PROD	256 GB + 256 GB + 256 GB + 256 GB
Aantal PVU	Sitelicentie

Storage	SAN (EMC)
Opslagprotocols	Fibre Channel
Bestandssystemen	ZFS
Netwerkprotocols	TCP/IP
DB2-edities	Advanced Enterprise Edition
DB2-versie	10.5 & 9.7
Aantal databankomgevingen	10+
Omgevingen	OLTP Productie Referentie Opleiding Acceptatie / Test Ontwikkeling Voorafgaande implementatie BI Productie Acceptatie / Test Ontwikkeling Technieken
Aantal databankservers	22 (Solaris Zones)
Aantal PRODUCTIE DB servers (prod + ref + opl)	8+1+1
Aantal PRODUCTIE stand-byservers	0
Aantal DB2-instanties	300
Aantal PRODUCTIE DB2-instanties	Productie: 73
Aantal PRODUCTIE like DB2-instanties	Productie: 73 Opleiding: 11 Referentie: 18
Aantal niet-PROD DB2-instanties	Acceptatie: 75 Ontwikkeling: 73 Integratie: 39 Andere: 11
Aantal databanken	978
Totale grootte van de databanken (data only) - zonder repl.	125 TB
Totale grootte van de databanken (all file system) - excl. repl.	137 TB
Aantal PRODUCTIEdatabanken	221

Totale grootte van de PRODUCTIEdatabanken (data only) - zonder repl.	61 TB
Totale grootte van de PRODUCTIEdatabanken (data only) - met repl.	122 TB
Totale grootte van de PRODUCTIEdatabanken (all file system) - zonder repl.	66 TB
Totale grootte van de PRODUCTIEdatabanken (all file system) - met repl.	132 TB
Aantal PRODUCTION like-databanken	282
Totale grootte van de PRODUCTION like- databanken (data only) - zonder repl.	Productie: 61 TB Opleiding: 610 GB Referentie: 17 TB
Totale grootte van de PRODUCTION like- databanken (data only) - met repl.	Productie: 122 TB Opleiding: 1,2 TB Referentie: 34 TB
Totale grootte van de PRODUCTION like- databanken (all file system) - zonder repl.	Productie: 66 TB Opleiding: 1 TB Referentie: 18 TB
Totale grootte van de PRODUCTION like- databanken (all file system) - met repl.	Productie: 132 TB Opleiding: 2 TB Referentie: 36 TB
Aantal niet-PROD databanken	696
Totale grootte van de niet-PROD databanken (data only)	Ontwikkeling: 18 TB Test: 25 TB Andere: 6 TB
Totale grootte van de niet-PROD databanken (all file system)	Ontwikkeling: 20 TB Test: 29 TB Andere: 6 TB
Back-upplatform	Networker 9.1
Back-uphardware	2 * M 5000 + 4 * Data Domain + 2 * SL3000
Back-upfrequentie	Prod: dagelijks Niet-prod: 3 x / week
Restore methode	DB2 restore
SLA	Best effort
RPO	0
RTO	Best effort
Datareplicatie	CDC
Clustersoftware met hoge beschikbaarheid	Geen

DBA-tools	Putty Scripts IBM Data Studio Squirrel
Monitoring	Icinga Scripts
Authentificatie	LDAP
Scheduler	VTOM

3.2. Andere instellingen

Tot dusver hebben de volgende instellingen interesse getoond in het gebruik van een gedeeld platform:

• de FOD Economie

• FEDRIS : Federaal Agentschap voor beroepsrisico’s (Fusie met het ex Fonds voor Arbeidsongevallen en het ex Fonds voor Beroepsziekten)

• de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid

• de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie

De specifieke kenmerken van hun huidige platformen worden weergegeven in de volgende tabel.

	FOD Economie	FAO	FBZ	KSZ
Aantal databank- omgevingen	4	3	3	6
Omgevingen	Production Accept Test/Develop- ment Archive	Production Accept Test/Develop- ment	Production Accept Develop- ment	Production Legal Logging Accept Test Development Ilots Development
Aantal PVU	~700 (?)	300	100	800
SLA	Best effort	7 AM tot 7 PM (online) 24/7 (batch)	100,00%	99,9% wettelijk verplicht 100% verwacht de hele tijd
RPO				0
RTO
Interne DBA FTE	1,5	0,8	2	1
Externe DBA FTE	0	0,5	0	1
Aantal databanken	195	27	7	60
Totale grootte van de databanken - zonder repl.	4176 GB	3,1 TB	81 GB	3,6 TB (zonder repl)
Totale grootte van de transaction logs
Aantal PRODUCTIE- databanken	35	7	2	14

Totale grootte van de PRODUCTIE- databanken	2444 GB	1375 GB	31 GB	2,3 TB (zonder repl)
Totale grootte van de GEREPLI- CEERDE PROD databanken				565 GiB (volledige repl. weldra verwacht)
Aantal niet-PROD databanken	160	20	5	~46
Totale grootte van de niet-PROD databanken	1732 GB	1610 GB	50 GB	387 GB
Totale grootte van de GEREPLI- CEERDE non- PROD databanken				387 GB
Aantal databankservers	13	3	3	8
Aantal PRODUCTIE DB servers	5	3	3	3 (2 PROD + 1 LEGALOG)
Aantal PRODUCTIE stand-byservers				1
Aantal DB2- instanties		3	3	8
Aantal PRODUCTIE DB2- instanties		3	1	3 (2 PROD + 1 LEGALOG)
Aantal niet-PROD DB2-instanties		n/a	2 (1 ACPT + 1 DEVL)	5 (2 ACPT + 2 TEST +1 DEV)
Aantal datacenters (sites)	2 (NG3, FIN)			2
Datareplicatie	HADR	PPRC (gedeeltelijke replicatie)	Sungard	HADR
Clustersoftware met hoge beschikbaarheid	geen	VMotion (cold HA)	Sungard	Tivoli System Automation
CPU Platforms	Intel	Mainframe (z10), Intel	Mainframe (z114-D01)	Power 7+, Intel

Totaal CPU Threads - PROD				8 / 16 (to be)
Totaal CPU Threads - NON PROD				ACPT: 8 / 16 (to be) DEV: 1
CPU gemiddeld gebruik - PROD
CPU gemiddeld gebruik - NON PROD
CPU piekgebruik - PROD
CPU piekgebruik - NON PROD
Geheugen
Hypervisors	VMWare	VM (Z10 IFL) VMWare	VSE zLinux	PowerVM RHEV KVM
Operating systems	SLES 11.3	SLES 10 en 11 Windows	SLES 11	RHEL 5 en 6
DB2-edities	AES (prod), Express-C	UDB		DB2 LUW ESE
DB2-versie	10,1	7.2, 8.1, 9.5 en 9.7	9,7	10,1
Storage	SAN (IBM/HITACHI)	SAN + DAS (IBM DS8700)	SAN (DS8800)	SAN: IBM DS4800 (on premise) + HP 3PAR (G-Cloud)
Opslagprotocols	Fibre Channel (?)	Fibre Channel, FICON		Fibre Channel 4 Gbps / 8 Gbps
Bestands- systemen				EXT3, EXT4
Netwerkprotocols	TCP/IP	HiperSocket, TCP/IP		TCP/IP
Back-upplatform	TSM		TSM	TSM + voortdurende migratie naar cG- Cloud BUaaS (back-up als een service)
Back-uphardware				IBM 3310 TL (LTO-3) DS4800 Disk Pools Legal Log on WORM tape

Back-upfrequentie
Restore methode
Restore type
DBA-tools	IBM Data Studio Squirrel DBVizualizer
Monitoring				Check_MK (Nagios) Scripts
Authentificatie				LDAP, SSSD

4. GEWENSTE SITUATIE

BELANGRIJK

Alle voorstellen die door de inschrijver in zijn offerte worden geformuleerd, moeten kunnen worden toegepast zonder verborgen kosten, d.w.z. zonder bijkomende kosten. Dit betekent dat elke uitvoering van een voorstel van de inschrijver in de prijs dient te zijn inbegrepen

Anders wordt de prijs van het voorstel als geïntegreerd en deel uitmakend van het voorstel van de inschrijver beschouwd.

Deze opmerking geldt zowel voor de hardware als voor de software van het platform alsook de migratiediensten.

Ze is ook van toepassing op de exploitatie, de functionaliteiten en de uitvoering van DB2 Advanced Enterprise Edition volgens de vereisten van dit bestek en voor alle aspecten (performantie, hoge beschikbaarheid, back-up, restore, …).

De inschrijver zal in het bijzonder bij de opstelling van zijn offerte rekening houden met dit aspect.

Herinnering: er mag geen enkele prijs in het technische antwoord worden vermeld; ze mogen uitsluitend in de Excelprijstabellen worden weergegeven. Zie ook "Verplichte bijlage 2: modellen van prijstabellen" om meer uitleg te krijgen over de manier waarop de prijstabellen moeten worden ingevuld.

BELANGRIJK: PRESENTATIE

De inschrijvers zullen worden uitgenodigd om hun offerte aan de FOD Financiën te komen voorstellen. Deze presentatie zal plaatsvinden in de fase van de beoordeling van de offertes. De FOD Financiën zal naar de inschrijvers een uitnodiging voor deze presentatie sturen met een voorafgaande kennisgeving van 2 weken. Deze presentatie moet zijn gebaseerd op en in overeenstemming zijn met hun schriftelijke offerte en mag geen varianten bevatten. Ze moet het voor de inschrijver mogelijk maken om zijn oplossing op een algemene manier voor te stellen en uit te leggen op welke manier hij tegemoetkomt aan de verschillende verzoeken. De presentatie moet de vereisten van dit bestek en de door hem gemaakte keuzes rechtvaardigen. De inschrijver zal erop toezien dat de presentatie alle

aspecten van het bestek dekt. De inschrijver zal 1,5 u hebben om de voordelen van zijn oplossing uit te leggen en daarna zal Financien 30 min hebben om verduidelijking op inschrijversantwoord te vragen.

De presentatie zal bijdragen tot de quotering van de offerte. Er is geen aparte quotering van de presentatie voorzien. In het evaluatierapport van de gunningscriteria zal rekening worden gehouden met de presentatie.

4.1 Architectuur

De inschrijver geeft een globale schematische weergave van de architectuur, een gedetailleerde weergave waar nodig met een omschrijving en een oplijsting van de gebruikte componenten. Deze architectuur houdt rekening met onderstaande factoren.

De oplossing zal moeten tegemoet komen aan de technische beperkingen van de datacenters, zoals beschreven in technische bijlage 1. De technische fiches en plannen van technische bijlage 4 – technische fiches datacenters zullen worden gebruikt.

4.1.1. Optimalisatie

De FOD Financiën wenst gebruik te maken van de migratie om de bestaande data-architectuur te optimaliseren. Voor de FOD Financiën betekent optimaliseren: beschikbaarheid garanderen, veiligheid verhogen, zero downtime patching, efficiënte monitoring en rapportering, automatisering, logisch opdelen per business entiteit, … Met als doel de dagelijkse werkingskost te verminderen door een lagere nood aan DBA’s en sysadmins voor het beheer van het platform.

Dimensionering en evolutiviteit

De aangegeven huidige3 capaciteit (processing, memory, storage) dient in eerste instantie minstens verdubbeld te worden teneinde een voldoende performant platform te kunnen aanbieden dat enige groei aankan. Daarnaast dienen nog 2 bijkomende uitbreidingen worden voorgesteld:

- X1 : namelijk de gewenste aanvangscapaciteit, de dubbele capaciteit als aanwezig op de DB2 platformen gebaseerd op de ATLAS-projecten dwz dat huidige toepassingen, prod, acc, dev,

… zullen in staat zijn om te draaien met huidige performantie op maar één van de 2 sites).

- X1,5 : Een eerste uitbreiding met de helft van de initieel voorgestelde capaciteiten tot 150% . Dit voor processor, memory en diskruimte met behoud of verbetering van de performantie.

- X2 : Een tweede uitbreiding met 50% bovenop de reeds uitgevoerde uitbreiding tot 200% van het initiële platform X1. Dit voor processor, memory en diskruimte met behoud of verbetering van de performantie.

Toekomstige uitbreidingen zullen mogelijk afwijken van deze vooropgestelde berekeningen zowel qua hoeveelheid als timing. Doch de FOD Financiën dient alle voorstellen gelijk af te wegen op zowel het initieel voorstel als toekomstige uitbreidingen. De responsetijden mogen niet toenemen na uitbreiding met bepaalde componenten. De FOD Financiën kan niet garanderen dat de uitbreidingen in de toekomst zullen gebeuren.

INITIËLE DIMENSIONERING BIJ AANVANG PROJECT SERVER

De inschrijver baseert de nieuwe en toekomstige omgevingen (X1, X1,5 en X2) op de omschrijving

van de bestaande infrastructuur voor alle omgevingen en houdt rekening met de opmerkingen over de huidige tekortkomingen.

STORAGE

De totale toegekende opslagcapaciteit voor de huidige databankservers van de FOD Financiën wordt geraamd op +/- 300 TB. Rekening houdend met de bijkomende behoeften van de systemen (swap, cache, bijkomende testomgevingen (DTAP), …) en de geplande evoluties voor het begin van het project raamt de FOD Financiën zijn opslagbehoeften op 750 TB (gedupliceerd op de 2 sites). Er

3 Zie Hoofdstuk 2 : Huidige situatie

wordt hier uitgegaan van 750 nuttige TB, d.w.z. die effectief kan worden gebruikt voor de opslag van gegevens.

CONNECTIVITEIT

De inschrijver baseert de nieuwe en toekomstige omgevingen (X1; X1,5 en X2) op de omschrijving van de bestaande infrastructuur en zorgt ervoor dat de nodige componenten aanwezig zijn voor de connectiviteit op de bestaande apparatuur van de FOD Financiën. Top-of-Rack switches, specifieke SAN-switchen, eventuele softwares,… dienen vermeld te worden met een respectievelijke prijs in de prijstabel.

EVOLUTIVITEIT

Gezien de looptijd van de opdracht, zullen de meeste componenten aan een bepaalde evolutie onderhevig zijn. Hiervoor zal in de loop van de opdracht de BOM (zie 4.1.6.) geüpdatet kunnen worden met componenten die de logische opvolger zijn van de initieel voorgestelde producten.

4.1.2. Prestaties – Performantie

Zoals hiervoor reeds werd aangegeven in punt "4.1.1. Initiële dimensionering", wil de FOD Financiën dat dit nieuwe platform in eerste instantie, dit wil zeggen in zijn configuratie "X1", een workload kan dragen van minstens het dubbele van degene die momenteel door het huidige platform wordt gedragen en dat er tegelijk responsetijden worden verzekerd die beter zijn dan de responsetijden van de applicaties op de ATLAS-platformen.

De inschrijver zal de prestaties vermelden waarvoor hij de garantie biedt dat ze met zijn oplossing zullen worden bereikt. De inschrijver zal ook de middelen vermelden die hij voorstelt om zijn maatstaven te meten. Zijn methodes en maatstaven zullen kunnen worden gebruikt in het kader van de voorlopige oplevering.

De prestaties zijn uiteraard een essentieel punt. Onder prestatie wordt hier verstaan de prestaties die verband houden met het volledige hardwareplatform in de specifieke context van het gebruik ervan als DB2-databankserver.

Dit betekent dat de prestatie van het platform niet beperkt is tot het loutere processing- of storageaspect. De FOD Financiën is niet op zoek naar de zuivere performantie van individuele componenten, maar wel naar de performantie van de globale DB2 databankoplossing (processing, opslag, OS, DB2, netwerk, spoedbackup, …) rekening houdend met de kenmerken van de FOD Financiën. Prestatieniveaus onder bepaalde voorwaarden die enkel kunnen worden ingevoerd in het kader van deze oplossing of buiten deze context, zijn zinloos.

BELANGRIJKE HERINNERING

Zoals vermeld in de bepalingen van het bestek, en onder meer in de delen over de voorlopige oplevering, zal de inschrijver, indien het initiële platform "X1" de verwachte prestatiedoelstellingen niet zou bereiken, door bijvoorbeeld een ontoereikende initiële dimensionering van het platform door de opdrachtnemer, dit op zijn kosten moeten verhelpen zonder dat er bijkomende kosten aan de FOD Financiën kunnen worden aangerekend. Dit heeft ook betrekking op de licenties en het onderhoud van de software als sommige ervan zouden zijn verbonden met elementen die zouden moeten worden geüpgraded om de

prestatiedoelstellingen te kunnen bereiken. Voor wat betreft het initiële platform met al zijn componenten, hardware en software zal de FOD Financiën enkel gebonden zijn door de prijzen van de prijstabellen voor de configuratie "X1".

De voorgestelde oplossing moet zowel voor het rekenvermogen als voor de opslag zodanig zijn gedimensioneerd dat de volledige last kan worden overgenomen in één datacenter (in het geval van een Disaster Scenario).

Prioritisering van workloads

De inschrijver zal beschrijven op welke manier zijn oplossing de workloads tegen andere workloads beschermt en vermijdt ongewenste neveneffecten voor elk aspect van zijn oplossing (processing, geheugen, opslag, netwerk, …).

De inschrijver is vrij om elke technologie voor te stellen die hij relevant acht om de prestaties van het toekomstige DB2-platform van de FOD Financiën te verbeteren en te optimaliseren.

OPTIMALISERING VAN DE WORKLOADS

De inschrijver geeft aan welke impact zijn verbeteringen, die voorgesteld zijn op het vlak van architectuur, zullen hebben op de werklast.

Het is dus aan de inschrijver om na te denken over de gulden middenweg tussen automatiseren van frequent uit te voeren taken en het manueel uitvoeren van sporadische manuele acties.

De opdrachtnemer zal elke voorgestelde optimalisatie implementeren teneinde de voorziene besparing van resources te bekomen, dit voor zowel systeem als databanken, alle taken in acht genomen : monitoring, backup, creatie van LUN’s, instanties, db’s met gebruikers en rechten,….

4.1.3. High Availability

Het doel is om de beschikbaarheid van de gegevens van de DB2-databanken te garanderen voor de applicaties.

High Availability / Disaster Recovery

De FOD Financiën vraagt een minimum beschikbaarheid van de databanken van 3 9’s, zijnde 99,9% per kalendermaand berekend, 24/7. (zie SLA).

De inschrijver stelt een architectuur op waarmee deze minimale beschikbaarheid kan worden bereikt, al dan niet gebruik makende van bijkomende software. Indien deze software of vormen van clustering idealiter een 3e site willen gebruiken dan dient de inschrijver dit te vermelden. De software dient deel uit te maken van de BOM en prijslijst.

De inschrijver zal uitleg geven over de mechanismen, technologieën … die hij voorstelt te implementeren om de beschikbaarheid en de continuïteit van de DB2-databankdienst te garanderen aan de gebruikers (personen en applicaties). Hij zal ook de gemaakte keuzes

rechtvaardigen door ze te motiveren. Hij zal uitleggen hoe het systeem zich zal gedragen in het geval van een verlies van een component (server, schijf, netwerk, …).

De realiteit en de haalbaarheid van de voorgestelde oplossing in termen van hoge beschikbaarheid zal worden getest. Dit zal deel uitmaken van de tests in verband met de oplevering van de oplossing.

ZERO DOWNTIME UPDATES EN UPGRADES

De inschrijver zal rekening houden met de installatie van updates en upgrades op verschillende niveaus (uitbreidingen hardware, BIOS, firmware, OS, drivers, monitoring- en/of beheerapplicatie, …) en zal vermelden in welke mate deze installatie al dan niet op transparante wijze kan worden uitgevoerd voor de eindgebruiker, dit wil zeggen zonder de DB2-dienst te onderbreken.

De inschrijver zal verduidelijken op welke manier de interventies zullen worden uitgevoerd en in welke mate de systeemteams en DBA betrokken zijn of worden ingezet tijdens de upgrades. Hij geeft ook de technische handelingen weer.

Downtimes door deze interventies zullen meegerekend worden in de SLA berekening gezien de uitdrukkelijke vraag voor « zero downtime updates en upgrades ».

Op uitdrukkelijke vraag van FOD Financiën kunnen er downtimes van databanken worden toegekend bij major releases van applicaties, major upgrades van DB2 versies of Disaster Recovery oefeningen.

4.1.4. Backup – Restore

De FOD Financiën verwacht van de inschrijver dat hij een backup-restore oplossing voorstelt voor DB2 die het voor de FOD mogelijk maakt om de databanken binnen een veel kortere tijd te herstellen voor een periode van minstens 3 werkdagen. (RPO=0 & RTO = binnen SLA). De FOD Financiën is het aan zijn klanten verplicht elke transactie te kunnen herstellen!

Definities

Er dient een onderscheid te worden gemaakt tussen de "spoedback-up", de back-up op lange termijn en de archiefback-up. Elk type backup moet kunnen hersteld worden naar een alternatieve locatie als “redirected restore”. De backups worden als volgt gedefinieerd:

Systeemback-up: de back-up van de systeemschijven waarop OS en de DB2 software is geïnstalleerd en geconfigureerd.

spoedback-up: het gaat om een recente back-up die zo snel mogelijk moet kunnen worden gerestored om een dienst te herstellen binnen SLA. De retentieperiode bedraagt minstens drie werkdagen.

back-up op lange termijn: back-up die meerdere weken, maanden wordt bewaard en tot aan een precieze RPO moet kunnen worden hersteld

archiefback-up: back-up die men op lang termijn wil bewaren (mijlpaal of beeld van een situatie op een welbepaald moment bijvoorbeeld)

Scope van deze opdracht betreffende de back-up/restore

In het kader van deze opdracht wordt aan de inschrijver gevraagd om een end-to-end oplossing voor te stellen om spoedback-ups en spoedrestores uit te voeren. Onder oplossing wordt verstaan alle nodige hardware- en softwarecomponenten, procedures en scripts. Deze componenten, in het bijzonder de opslagruimte, dienen in aanmerking te worden genomen naast degene die hiervoor worden beschreven voor het DB2-platform. Onder spoedbackup wordt verstaan een back-up die snel kan worden hersteld, zodat de SLA kan worden gegarandeerd. (RTO = binnen SLA)

De levering van een infrastructuur voor back-ups op lange termijn en archiefback-ups maakt geen deel uit van de scope van dit bestek. De opdrachtnemer dient er echter voor te zorgen dat zijn oplossing, naast de spoedbackups, de opslag van back-ups op een bijkomende infrastructuur mogelijk maakt, om de back-ups op langere termijn te kunnen bewaren. In eerste instantie zal de huidige infrastructuur, beschreven in §3 Huidige omgeving verder worden gebruikt. Het gebruik van een andere technologie kan op termijn worden overwogen. Het personeel van de opdrachtnemer zal met het personeel van de FOD Financiën of zijn partners moeten samenwerken om deze integraties uit te voeren.

Er dient systematisch geautomatiseerd een back-up genomen te worden van elke databank, op basis van de spoedbackup.

Het bovenstaande schema illustreert deze scope:

1. De FOD Financiën wil beschikken over de nodige capaciteit om spoedbackups te kunnen maken, waarvan de erg korte restoretijd het voornaamste kenmerk is. (voorwerp van de opdracht)

2. Daarnaast blijven back-ups op lange termijn absoluut noodzakelijk op de bestaande en eventuele toekomstige backupplatformen.

3. De FOD Financiën beschikt over een infrastructuur voor back-ups op lange termijn maar de inschrijver zal uitleggen hoe deze infrastructuur kan gebruikt worden om die back-ups te nemen en te restoren. Dit maakt ook deel uit van deze opdracht.

4.1.5. G-Cloud

DESIGN

De inschrijver geeft aan hoe verschillende overheidsdiensten hun workloads kunnen delen op 1 platform. Daarnaast wil de FOD Financiën dat de productie- en niet-productieomgevingen op een fysieke of logische manier worden gescheiden. Het moet bijvoorbeeld mogelijk zijn om een patching te testen of een belastingtest uit te voeren zonder dat dit een impact heeft op de productie of de andere omgevingen.

Het gedefinieerde project met infrastructuur X1 met optimalisatie van architectuur en migratie, omvatten enkel de DB2 workloads van de FOD Financiën.

Migraties van de DB2 workloads van andere overheidsdiensten naar deze oplossing dienen beschouwd te worden als een apart project. Dit project mag geen impact hebben op de reeds bestaande workloads van de FOD Financiën, noch een bijkomende migratie/verandering eisen van de bestaande workloads binnen dit platform.

De kosten dienen maximaal evenredig te zijn met de kosten bepaald voor het initiële project “X1” en de kosten voor de uitbreidingen X1,5 en X2.

4.1.6. BOM

BOM of Bill Of Materials is de opsomming van de gebruikte componenten (hardware & software !) voorgesteld in elkeen van de gevraagde configuraties X1; X1,5; X2.

Deze BOM kan op regelmatige basis bijgewerkt worden wanneer de componenten evolueren om beschikbaarheid te kunnen blijven garanderen zodat aan de scale-out/up behoeften kan blijven voldaan worden.

De inschrijver verbindt er zich toe dezelfde procentuele kortingen te voorzien op de listprices van de producten van dezelfde soort in de BOM. (in prijstabel vermelden korting inbegrepen), voor de ganse catalogus.

Deze componenten dienen ook terug te vinden zijn in de prijslijst. Indien een component gratis is, dient de prijs = 0 aangegeven te worden. Voor componenten die onafscheidelijk zijn van een andere component, dienen mee vermeld te worden bij die specifieke component.

De inschrijver zal er echter op toezien dat de TCO tijdens de gehele duur van de opdracht optimaal is voor de FOD Financiën en zijn partners.

BELANGRIJK: elke uitbreiding die in de toekomst door de FOD Financiën of één van zijn partners wordt gevraagd, zal worden beschouwd als een bruto-uitbreiding. Dit betekent dat als de FOD

Financiën zou willen overgaan tot een geheugentoename van 1 TB naar 1,5 TB, enkel de bijkomende capaciteit van 0,5 TB factureerbaar zal zijn. Dit geldt ook wanneer de FOD Financiën processoren zou willen toevoegen. In dat geval moet de inschrijver kunnen garanderen dat de nieuwe toe te voegen processoren compatibel zullen zijn met de bestaande processoren (voortbestaan). Anders zal de vervanging van de bestaande processors immers op de opdrachtnemer zijn kosten gebeuren.

Beheer van het platform

De oplossing moet een beheertool bevatten waarmee een visie en een gecentraliseerd beheer betreffende de systemen wordt mogelijk gemaakt.

Deze gecentraliseerde beheertool moet beschikken over een cockpit en dashboards die de toestand van de systemen weergeven.

Deze tool moet het ook mogelijk maken om een interactie met de systemen tot stand te brengen en administratieve taken uit te voeren (update, wijziging van de parameters, installatie, …) vanaf dit gecentraliseerde punt voor meerdere door de systeembeheerder geselecteerde servers.

Toegangsbeheer

De authenticatie voor de toegangen tot de servers en DB2-databanken wordt vandaag uitgevoerd via een specifieke LDAP gebaseerd op een Oracle Solaris product.

De inschrijver stelt een alternatief voor om deze toegangscontrole uit te voeren, mits migratie van de gegevens van de huidige LDAP welke compatibel is met DB2 en dezelfde functionaliteiten vervult.

De mogelijke platformen hiervoor beschikbaar bij de FOD Financiën zijn :

- Active Directory

- Red Hat IPA (Posix ondersteunend)

Monitoring en Alert Management

De FOD Financiën wil dat de oplossing op proactieve wijze wordt opgevolgd om te anticiperen op hardware-, systeem- en databankproblemen. Het moet mogelijk zijn om de opvolging, het beheer en de configuratie van de uitrusting te garanderen, de informatie te visualiseren en opvolgings- en/of evolutierapporten op te stellen, in het bijzonder met het oog op het toekomstgericht beheer van de infrastructuren.

De inschrijver zal vermelden welke elementen van zijn offerte op proactieve wijze kunnen worden gemonitord door zijn oplossing en zal verduidelijken op welke manier dit zal gebeuren.

Proactieve systeemmonitoring :

De inschrijver stelt een monitoring voor van de systemen en de individuele componenten dewelke een alarm genereren bij het falen van een (redundante) component of het overschrijden van belangrijke drempels (CPU, disk, memory).

Reactieve service monitoring :

De inschrijver voorziet een service monitoring van de beschikbaarheid en performantie van de DB2 service.

De inschrijver kan deze monitoring gebruiken voor eigen doeleinden : Rapportering, Call-home functionaliteit voor proactieve en reactieve interventies,…

De inschrijver zal aantonen wat de geïntegreerde monitoringmogelijkheden zijn. Hij zal ook enkele relevante voorbeelden geven en zal de middelen vermelden die het mogelijk maken om toegang te krijgen tot deze monitoringgegevens. Daarnaast zal hij vermelden op welke manier, los van het gebruik van een specifiek product, op een open manier toegang kan worden verkregen tot de verschillende bronnen van monitoringgegevens en hoe men waarschuwingen kan ontvangen.

De inschrijver zal ook verduidelijken hoe zijn tools kunnen worden geïntegreerd in de bestaande monitoringtools van de FOD Financiën, voornamelijk Icinga en Dynatrace. Daarnaast zal de inschrijver ook aangeven op welke manier zijn tools zich kunnen integreren met de andere tools van de opdracht.

Een toegang in real time tot de monitoringgegevens, de historiek van de incidenten, de beschikbaarheidsrapporten, de naleving van de SLA is zeer wenselijk, evenals de mogelijkheid om op vraag of automatisch regelmatig rapporten te genereren.

Technische en fysieke kenmerken

TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN EN BEPERKINGEN

Er wordt aangeraden om bijzondere aandacht te besteden aan de beperkingen in termen van maximumgewicht, elektrisch vermogen, type van verbinding en afkoelingscapaciteit. De inschrijver zal rekening houden met de beperkingen van de informaticacentra van de FOD Financiën waar zijn oplossing zal worden geïnstalleerd. Deze technische gegevens betreffende de datacenters zijn opgenomen in technische bijlage 1 – technische voorschriften van de datacenters.

Om de capaciteit en de installatiemogelijkheden van de oplossing in de bestaande datacenters te kunnen beoordelen, dient een tabel met alle nodige parameters per rack en per toestel te worden ingevuld, dat deel moet uitmaken van de offerte (zie Verplichte Bijlage 4). Daarvoor zal de inschrijver verplicht gebruikmaken van de technische fiches en plannen volgens de modellen die zijn opgenomen in verplichte bijlage 4 - technische fiches datacenter, om alle maten en eenheden van de racks en het gebruikte materiaal te specificeren. Deze fiches zullen ook worden gebruikt tijdens de (voorbereidende) installatieprocedures.

LEVERINGEN EN VEREISTEN / TECHNISCHE AANBEVELINGEN

De opdrachtnemer zal alle elementen bezorgen die nodig zijn voor de implementatie van zijn oplossing (racks, kabels, connectiviteitselementen, connectoren, specifieke software, …) om een operationeel geheel voor te stellen dat werkt stand alone en voldoet aan de gevraagde functionaliteiten, ook al worden die niet expliciet vermeld.

De FOD Financiën zal van zijn kant alle elementen leveren die nodig zijn om de aansluiting op het netwerk van de FOD Financiën tot stand te brengen.

De inschrijver zal in zijn offerte verduidelijken wat zijn vereisten en/of aanbevelingen zijn voor de externe connectiviteit van zijn oplossing. Hij zal een onderscheid maken tussen de vereisten en de aanbevelingen.

Duurzaamheid

SUPPORTABILITY, ROADMAP EN INTER-OPERABILITY

De inschrijver zal een architectuur voorstellen, waarvoor hij de ondersteuning gedurende minstens de komende 7 jaar zal garanderen. Hij zal ook de gekende roadmap betreffende de ontwikkelingen van de producten geven voor de komende 3 jaar, met een prognose over 7 jaar. Hij zal er ook voor zorgen dat hij hier op doordachte wijze gebruikmaakt van termen als "end-of-sales", "end-of-service life", "end-of-support", … of andere termen die een impact zouden kunnen hebben op de dienstverlening.

De inschrijver dient ook te garanderen dat de aangebrachte aanpassingen aan de basisproducten, zoals ze doorgaans beschikbaar zijn, in het kader van het design, de ontwikkeling en de implementatie van de oplossing minstens gedurende dezelfde periode van 7 jaar ten laste zullen worden genomen. Het gaat hier bijvoorbeeld om patches, de ontwikkeling van extensies in verband met de ondersteuning van andere producten, nodige aanpassingen om te kunnen worden geïntegreerd in een bestaande omgeving of de interactie met andere platformen, enz.

Tijdens de looptijd van de overeenkomst zal de leverancier instaan voor de ondersteuning van zijn eigen API, formaten van gegevens en gebruikte protocollen, om de interoperabiliteit en de communicatie met andere componenten of andere platformen te garanderen. De inschrijver zal in staat zijn om de aanpassingen van zijn basisproducten te ondersteunen die verband houden met de ondersteuning van andere technologieën, of die nodig zijn om ze in een bestaande omgeving te integreren of voor de interactie met andere platformen tijdens de levensduur van het systeem.

De inschrijver verbindt zich ertoe om een "upgrade path" te leveren indien een functionaliteit die voor de behoeften van het platform werd ontwikkeld later beschikbaar zou zijn in het basisproduct of het open-source upstream project.

GREEN IT

De leverancier zal uitleggen op welke manier hij en zijn oplossing rekening houden met de aspecten inzake duurzame ontwikkeling en energie-efficiëntie.

REFERENTIES

Gelet op het strategische belang van het DB2-platform voor de FOD Financiën, wil de FOD Financiën in geen geval een bètatester van de voorgestelde oplossing of zijn componenten zijn. Aangezien DB2 een wijdverspreid databankplatform is, wil de FOD Financiën dat de leverancier in staat is om 3 gelijkaardige installaties / architecturen voor te stellen die in productie draaien. Deze realisaties zullen zoveel mogelijk vergelijkbaar zijn met de FOD Financiën en mogen niet ouder zijn dan 3 jaar.

Deze referenties worden beschreven door gebruik te maken van het bijgevoegde modeldocument (bijlage 3).

De FOD Financiën is zich ervan bewust dat het weinig vanzelfsprekend is dat alle referenties identiek alle componenten overnemen die de inschrijver heeft gekozen voor het platform dat hij aan de FOD Financiën voorstelt. De inschrijver zal ook voor elke referentie verduidelijken welke elementen identiek zijn, welke licht verschillen (en op welk vlak) of verschillen ten opzichte van de oplossing die hij aan de FOD Financiën voorstelt. Hij zal echter steeds voor ogen houden dat de FOD Financiën op zoek is naar een platform voor zijn DB2-databanken en dient ervoor te zorgen dat elke referentie betrekking heeft op de implementatie van een databank gerelateerde omgeving, bij voorkeur van een aanzienlijke omvang.

Licenties betreffende het platform

BELANGRIJK

De offerte van de inschrijver dient alle licenties of subscriptions te bevatten die nodig zijn voor de goede werking van zijn oplossing (OS, filesysteem, monitoring, HA, drivers, DB2 en DB2 gerelateerde producten die in dit bestek zijn genoemd…). Ze zullen in detail worden beschreven: licentie-eenheid (CPU, core, system, TB, vaste prijs, …), de initiële eenheidsprijs, de eenheidsprijs voor de ondersteuning en het jaarlijkse onderhoud (voor X1,5 en X2).

Indien de FOD Financiën voor sommige voorgestelde producten al over licenties zou beschikken, vraagt de FOD Financiën slechts uitbreiding van de bestaande licenties/subscriptions en het onderhoud tijdens de duur van de opdracht.

Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om een configuratie voor te stellen waarbij de FOD Financiën compliant is op het vlak van licensing en de nodige support erop krijgt. Indien er op het vlak van licenties tekortkomingen zijn door een foute inschatting van de opdrachtnemer, dan staat deze in voor de kosten van de regularisatie en eventuele boetes.

Indien een ander federaal contract beschikbaar is waarbij de prijzen voor eenzelfde softwaretitel (aankoop/subscriptie/onderhoud) voordeliger zijn dan deze aangeboden door de opdrachtnemer, dan kan de opdrachtnemer deze producten aanbieden aan dezelfde prijs, of dan laat hij deze producten bestellen door de opdrachtnemer bij de goedkoopste leverancier.

5. ONDERSTEUNING

De diensten voor ondersteuning zijn inbegrepen in de jaarlijkse supportprijzen van hardware en software en kunnen niet apart of bijkomend in rekening worden gebracht.

Reactieve ondersteuning

De inschrijver zal een ondersteuningsmodel voor zijn oplossing voorstellen dat een beschikbaarheid van de DB2-dienst van 99,9% beoogt, 24/7, 365 dagen per jaar.

Monitoringtools zullen gebruikt worden met automatische oproepfunctionaliteiten die het mogelijk maken om de opdrachtnemer te verwittigen indien er een onderdeel defect is.

Afhankelijk van de impact en het risico die voortvloeien uit het defect van een onderdeel, zal de opdrachtnemer tussenkomen om de beschikbaarheid van 99,9% te garanderen.

De inschrijver moet het bewijs leveren dat hij over een voldoende voorraad van onderdelen beschikt om elk defect dat zich voordoet op de oplossing te kunnen aanpakken en verhelpen.

De reactieve ondersteuning is zowel van toepassing op de hardwarecomponenten als op de software die verband houdt met de hardwarecomponenten, zoals BIOS, firmware, besturingssysteem (OS, drivers, …), elementen voor het hardwarebeheer, DB2-software,…

De inschrijver zorgt voor zijn integratie in de ITIL-processen van FOD Financiën, en meer bepaald de processen inzake Incident Management, Problem Management, Configuration Management, Change Management, Release Management.

De FOD Financiën eist dat de incidenten worden opgevolgd en opgelost, en dat de CMDB up-to-date wordt gehouden en maximale communicatie bij interventies, changes en releases.

Proactieve ondersteuning

Onder proactieve ondersteuning wordt elk type ondersteuning verstaan die bijdraagt aan het voorkomen van incidenten.

5.2.1. Proactief door monitoring

De DB2 omgeving dient alarmen te genereren wanneer er hardware of software fouten optreden (op redundante componenten) of bepaalde tresholds qua resourcegebruik overschreden worden. De opdrachtnemer of de medewerkers van de FOD Financiën kunnen dan optreden nog voor er zich effectief een incident voordoet op één of meerdere db’s.

5.2.2. Proactief door anticipatie

De verschillende componenten doorlopen een levenscyclus waarin nieuwe functionaliteiten worden ontwikkeld, bugs worden opgelost, veiligheidsgaten worden gedicht, prestaties worden verbeterd, ….

De inschrijver zal ervoor zorgen dat het aan de FOD Financiën geleverde platform compliant blijft op het vlak van de veiligheid en de essentiële updates ontvangt van de verschillende componenten en

softwareprogramma's die verbonden zijn aan deze componenten, waaronder BIOS, firmware, OS, drivers, agents, …

De inschrijver zal de patches eerst installeren in een "test labo" omgeving. De patchingcyclus dient ook rekening te houden met een fasering volgens het DTAP-principe.

De patching dient er ook voor te zorgen dat de impact op de beschikbaarheid van de DB2-diensten zoveel mogelijk wordt beperkt. Er dient ook steeds te worden voorzien in een rollback-procedure om bij problemen een rollback te kunnen uitvoeren.

De opdrachtnemer bespreekt tijdens de service meetings de resterende capaciteiten en de geschatte tijd waarbij de limieten van de systemen zullen worden bereikt.

De offerte zal de rechtstreekse ondersteuning van de meegeleverde besturingssystemen en softwares omvatten en zal aantonen dat de leverancier in staat is om op efficiënte wijze interacties aan te gaan met de upstream verkopers (bv. Red Hat, IBM, Microsoft, VMWare, EMC, …). De leverancier zal ervoor zorgen dat de optimaal zijn geconfigureerd om de capaciteiten en de functionaliteiten van het platform te kunnen gebruiken (bv. creatie van resourcepools, beheer van hardware events, communicatie met de hypervisors, …). In de offerte zal een gedocumenteerde referentie van een implementatie zijn opgenomen voor de voorgestelde installaties.

Interactiviteit

De FOD Financiën moet ook de mogelijkheid hebben om in interactie te treden met de producent en leverancier om tickets te kunnen openen bij een vastgestelde storing. Hij moet ook de voortgang van de behandeling van alle tickets kunnen opvolgen en op de hoogte gesteld worden bij het afsluiten van deze tickets.

De inschrijver stelt voor hoe de FOD Financiën of de andere overheidsdiensten ondersteuning krijgen op de hardware en software geleverd in het kader van deze opdracht.

Hiervoor dient één centraal nummer bereikbaar te zijn 24/7 om de manuele call intake te doen, daarnaast dient er een escalatieprocedure te zijn om bij incidenten met hoge impact een on-duty manager te kunnen inschakelen.

Service Operations bij FOD Financiën heeft zijn eigen on-duty manager die kan gecontacteerd worden buiten de diensturen.

Naast telefonische contacten is het nodig een webportaal te voorzien voor het aanmelden en opvolgen van tickets en aanvragen.

De inschrijver legt uit hoe hij de ondersteuning zal leveren: on-site, remote via gedeelde schermen,… Daarnaast legt de inschrijver ook uit hoe hij grote logbestanden zal kunnen analyseren en hoe deze moeten verstuurd worden.

6. DIENSTEN

BELANGRIJK

Voor de diensten kunnen de bestelde hoeveelheden anders zijn dan de hoeveelheden opgenomen in de vergelijking.

De vergelijking gaat uit van een vermoedelijk aantal mandagen ondersteuning om samen met de ambtenaren van de FOD Financiën het dagdagelijks beheer te doen van de platformen of op afroep expertise te bekomen voor de voorbereiding van grotere projecten zoals migraties naar nieuwere versies.

De FOD Financiën deelt de diensten in dit bestek op in 2 deliverables, enerzijds de diensten tijdens de projectfase tot en met de voorlopige oplevering, gevolgd door een operationele fase welke vooral operationeel beheer op afroep betreft en opleidingen.

De projectfase is de fase waarin de nieuwe dienst en de voorgestelde verbeteringen worden geïmplementeerd en gemigreerd. Zonder effectieve verhuis van de workloads zal de FOD Financiën niet in staat zijn deze nieuwe oplossing te gebruiken. De initiële projectfase is gelimiteerd in de tijd met een maximum van 12 maanden of één kalenderjaar. Zie ook SLA!

De tijden aangegeven bij de verschillende diensten zijn een goede leidraad voor het succesvol en tijdig kunnen afronden van de projectfase.

De Day-to-Day dienstverlening start vanaf de voorlopige oplevering, zijnde de migratie van de laatste database en de bevestiging tijdens de afsluitende vergadering “closure meeting”. Vanaf dan noemen we de services Day-2-Day services. De Day-2-Day services lopen tot einde contract.

Projectfase

Binnen de projectfase maken we een onderscheid tussen de technische diensten en de ondersteunende diensten.

De projectfase van X1 betreft de installatie, configuratie en migratie van de databanken en hun functionaliteiten. Tijdens deze projectfase garandeert de opdrachtnemer de goede werking van de componenten. Voor gemigreerde databanken naar de nieuwe productie-omgeving geldt de nieuwe SLA vanaf de migratie van de eerste databank. De inschrijver houdt rekening met de ondersteuning en de onderhoudskost van componenten tijdens de projectfase. Indien hij het nodig acht voorziet hij hiervoor en kost binnen de prijs P_X1.

Elke toekomstige uitbreiding van het platform zal worden aanzien als een project. Deze projecten zullen korter in tijd zijn, maar dienen de nodige actoren bijeen te brengen om de uitbreiding succesvol te maken. Voor de uitbreidingen (zoals X1,5 en X2 of andere uitbreidingen) kan geen projectkost in rekening worden gebracht. Er worden hierbij geen databanken of scripts gemigreerd. De opdrachtgever acht de prijs van de installatie en configuratie inbegrepen in de componenten van X1,5 en X2. X1,5

De uitvoering van het project gebeurt onder de supervisie en in samenwerking met FOD FIN. Na elke fase architectuur, installatie, configuratie, migratie zorgt de opdrachtnemer voor de nodige testen. De testresultaten worden voorgelegd aan de opdrachtgever.

Het plan van aanpak voor het project maakt deel uit van de gunningscriteria. De inschrijver dient hiervoor de nodige milestones in zijn offerte te vermelden dewelke hij zal respecteren bij de

uitvoering van het project. Hij geeft ook aan hoe hij deze zal verwezenlijken. Milestones die duidelijk zijn vastgelegd stellen FOD Financiën in staat tijdig in te grijpen voor de nodige deliverables op de bestaande omgeving (LDAP accounts, datacenter voorzieningen, backup integratie,…)

Ook al maakt dit bestek meermaals vermelding van een samenwerking met andere overheidsdiensten, het hier besproken initiële project omvat enkel de migratie van de databanken van de FOD Financiën.

De timings voor het begin van de migraties van de andere overheidsdiensten zijn nog niet gekend. Uitbreidingen voor andere overheidsdiensten zullen dus als een apart project worden beschouwd, doch moet deze nieuwe omgeving zo gebouwd zijn dat er enkel een tenant dient aan toegevoegd te worden en geen volledige heropbouw en migratie dient te gebeuren.

6.1.1. Ondersteunende diensten:

6.1.1.1. Kick-off

Binnen een termijn van maximaal 14 kalenderdagen, gerekend vanaf de gunning van de opdracht, moeten de opdrachtnemer en de Administratie verplicht hun eerste stuurvergadering houden, kick- offvergadering genoemd. Het hoofddoel van deze vergadering is om akte te nemen van de officiële start van het project.

Tijdens deze kick-offvergadering zullen de volgende punten worden aangekaart:

• de algemene planning

• de rollen en verantwoordelijkheden van de partijen

• de voorstelling van de voornaamste tussenkomende partijen

Een document dat door de aanbestedende overheid in twee exemplaren wordt opgesteld, bekrachtigt officieel de aanvang van het project zodra de kick-offvergadering heeft plaatsgevonden.

Tijdens deze kick-offmeeting zal de FOD Financiën ook de procedures en voorwaarden in verband met het gebruik van de datacenters bekendmaken, en meer bepaald de procedures en voorwaarden betreffende de levering en de installatie van het materieel en de toegangsprocedures.

6.1.1.2. Project steering

Er zullen regelmatig "project steerings" worden gehouden om het project op te volgen en in goede banen te leiden. Deze vergaderingen vinden één keer per maand plaats, maar het ritme kan worden aangepast naargelang de omstandigheden op aanvraag van elk van de betrokken partijen. Tijdens deze vergaderingen zullen alle aspecten betreffende het project worden opgevolgd.

Tijdens deze project steerings zal er melding worden gemaakt van vastgestelde problemen en zullen er oplossingen worden voorgesteld. Elk probleem dat het goede verloop van het project in de weg staat, zal worden besproken in de project steering groep.

Deze project steerings worden in projectmodus georganiseerd. Ze vinden plaats tot aan de voorlopige oplevering, d.w.z. tot dat alle databanken van alle omgevingen naar het nieuwe platform in de voorgestelde verbeterd architectuur zijn gemigreerd en geoptimaliseerd en tot dat de

dienstverleningsniveaus, zoals beschreven in punt 4.1. zijn bereikt en aangetoond, zowel in termen van performantie als op het vlak van de beschikbaarheid.

De opdrachtnemer zorgt voor een proces verbaal van elke vergadering. Indien er bezwaar is op dit p.v., dient dit binnen de 5 werkdagen bekend gemaakt te worden via mail.

6.1.1.3. Project closure meeting

Tijdens deze meeting wordt het project afgesloten nadat de verificatie is gebeurd dat de implementatie en migratie is afgerond volgens de verwachtingen in het bestek en de nadien besproken fine-tuning in de architectuurmeetings.

De vergadering wordt besloten door het ondertekenen van het Proces Verbaal van Voorlopige Oplevering.

6.1.2. Technische diensten

De FOD Financiën acht volgende technische diensten minstens nodig om de migratie van het databaseplatform tot een goed einde te brengen:

6.1.2.1. Architectuur

In het kader van zijn antwoord op deze opdracht (punt E4.1.) is de inschrijver verplicht om een technische architectuur voor te stellen in zijn offerte, deze te presenteren en te leveren. Deze beschrijving zal als vertrekpunt dienen om de voorgestelde configuratie tot in de details te verfijnen, om optimaal te kunnen tegemoetkomen aan de verwachtingen van de FOD Financiën.

In het begin van het project zal de inschrijver het architectuurdocument voorstellen dat hij van plan is om uit te voeren (configuratiedossier). Dit document zal alle nodige vereenvoudigde en gedetailleerde schema's bevatten, evenals de fasen van de installatie- en uitvoeringsprocedures. Het zal ook de aspecten in verband met de Disaster Recovery procedures bevatten. Dit document zal als basis dienen om samen met de FOD Financiën de architectuur- en uitvoeringsdetails te verfijnen. Het zal zowel de aspecten betreffende de systeemarchitectuur als die in verband met de DB2- architectuur bevatten. De opdrachtnemer legt de nadruk op de optimalisaties en verbeteringen die zijn aangebracht.

Na definitieve goedkeuring door de opdrachtgever zal kunnen gestart worden met het opzetten van het platform.

6.1.2.2. Installatie & Configuratie

In overleg met de aanbestedende overheid zal de inschrijver duidelijk de rollen van de systeemteams omschrijven, evenals de modaliteiten waarbinnen de teams kunnen worden ingezet. De teams moeten de installatie- en configuratiewerken op de voet volgen.

De inschrijver moet in staat zijn om rechtstreeks bijstand te verlenen voor de OS en andere hardware- of softwarecomponenten en aantonen dat hij bekwaam is om op efficiënte wijze in interactie te treden met de upstream leveranciers (bv. Red Hat, IBM, Microsoft, …).

6.1.2.2.1. Hardware

De opdrachtnemer zal de hardware installeren in de datacenters van de FOD Financiën. De aansluitingen op de andere uitrusting van de FOD Financiën worden gedaan in samenwerking met het personeel van de opdrachtnemer en de teams van de FOD Financiën. De uitvoering van de installatie van de diverse uitrusting moet in de projectprijs zijn inbegrepen. Indien er installatiekost is, dient deze post te worden ingevuld voor de uitbreidingen X1,5 en X2.

Van de levering tot de installatie, de aansluiting en de opstart is de opdrachtnemer verantwoordelijk voor het verwijderen en afvoeren van het verpakkingsmateriaal.

6.1.2.2.2. Software

INSTALLATIE EN INTEGRATIE

De opdrachtnemer zal de nodige software installeren opdat het platform operationeel is en voldoet aan de vereisten van dit bestek. Alvorens over te gaan tot de effectieve installaties, zal hij zijn plannen voorstellen aan de teams van de FOD Financiën die belast zijn met de goedkeuring ervan. De installaties zullen in overleg tussen de teams van de opdrachtnemer en de teams van de FOD Financiën worden uitgevoerd.

LICENTIES & SUBSCRIPTIONS (software & hardware)

De inschrijver voorziet alle licenties/subscriptions voor configuraties X1, X1,5 en X2 in de offerte. De opdrachtnemer draagt de verantwoordelijkheid voor de compliancy op het vlak van de licenties/subscriptions voor dit platform van de door hem geïnstalleerde software. Deze software dient minstens de opgelegde diensten uit dit bestek te kunnen leveren.Bij toekomstige bestellingen en uitbreidingen waakt de opdrachtnemer erover dat steeds de gepaste licenties worden aangeboden.

Bij het veranderen van een licentiemodel tijdens de duur van de opdracht, stelt de opdrachtnemer het voordeligste model voor, met de eventuele consequenties.

Het begrip licenties bevat OS, agents, hardware management tools,… en IBM DB2 en gerelateerde tools.

6.1.2.3. Testing

De geïnstalleerde configuratie zoals deze werd voorgesteld in het architectuurdocument wordt in elke fase getest. De redundantie, DR procedures, auto deployment scripts, technische procedures,… Hiervoor zal de inschrijver een eerst Acceptance Test Procedure voorstellen en laten valideren door Financien.

6.1.2.4. Migratie

De migratiediensten die hieronder worden beschreven, hebben betrekking op de FOD Financiën en zullen worden uitgevoerd met de optimalisaties die voorgesteld werden door de opdrachtnemer en zijn inbegrepen in de projectprijs. Indien van een alternatief gebruik gemaakt wordt, dienen de overbodige scripts niet meer gemigreerd te worden. Identieke diensten zullen later echter door een andere tenant kunnen worden gevraagd. In dat geval dient de inschrijver aan de tenant die dit heeft

gevraagd, een offerte te bezorgen voor de migratiediensten aan dezelfde voorwaarden dan degene die in deze offerte zijn opgenomen (zie prijstabellen van verplichte bijlage 2).

Databanken

De migratiediensten betreffende DB2 zijn in 3 groepen opgedeeld:

• migratie van de DB2-databanken naar het nieuwe platform

• optimalisatie van de DB2-databanken volgens de voorgestelde verbeteringen

• migratie van de infrastructuur CDC naar het nieuwe platform

• migratie van de scripts die worden gebruikt voor het beheer van databanken. Deze scripts zijn:

o ofwel louter technische scripts

o ofwel scripts met een businessconnotatie Deze scripts worden geschreven in .ksh en er zijn er ± 350.

Er bestaan ook enkele scripts in PERL. Enkele scripts zijn als voorbeeld terug te vinden in informatieve bijlage 2 (bestand scripts.tar).

Opmerking: Alle functionaliteiten van de bestaande scripts moeten beschikbaar zijn op het nieuwe platform. Dit kan worden uitgevoerd ofwel door het script zelf op het nieuwe platform te migreren, ofwel door een alternatief op het nieuwe platform.

De inschrijver zal ervoor zorgen dat hij de migratietijd en de downtime zoveel mogelijk beperkt. Er moeten in dat verband dus 2 aspecten in aanmerking worden genomen:

• de individuele migratietijd van elke databank en de geïnduceerde downtime

• de totale tijd die nodig is voor de migratie van alle databanken naar het nieuwe platform De opdrachtnemer heeft een resultaatsverbintenis.

BELANGRIJK: de systeemteams en DBA's zullen de migratiewerken op de voet volgen. Zij zullen ter ondersteuning kunnen meewerken aan deze migratiewerken (Op voorwaarde dat de aanbestedende overheid vooraf haar goedkeuring heeft gegeven). De opdrachtnemer blijft echter als enige verantwoordelijk voor de migratie en de goede uitvoering ervan. De ondersteuning die de teams van de aanbestedende overheid zouden bieden, kan in geen geval worden beschouwd als een overdracht (zelfs gedeeltelijk) van de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer voor wat de migratie betreft. De inschrijver zal in overleg met de aanbestedende overheid de rollen van de teams duidelijk omschrijven, evenals de modaliteiten betreffende de samenwerkingsmogelijkheden van de teams.

De FOD Financiën gaat uit van een gefaseerde migratie-aanpak. De migraties dienen te gebeuren volgens de change en release procedures van de opdrachtgever.

Dev

De development omgeving dient als eerste gemigreerd te worden naar het nieuwe platform. Hierbij wordt gekeken of de migratieprocedures in het algemeen werken en of de integraties met de application servers, authenticatieservers,… het doen zoals verwacht.

Test – Acc

Na development komt Test & Acceptatie aan de beurt. Dit is de finale test voor de productiedatabases.

Production Alike

Te beschouwen als productie omdat Production Alike de basis is voor datawarehouse.

Production

De inschrijver geeft aan of een migratie kan gebeuren zonder onbeschikbaarheid of vermindering in functionaliteit/performantie tot gevolg. Indien dit mogelijk is, dan is dit een heuse meerwaarde bij de evaluatie van de offerte.

De meeste applicaties hebben een impact voor 1 applicatie en 1 administratie. Bij migratie met nodige downtime is de impact beperkter dan bij databanken die cruciaal zijn voor alle applicaties. Voor algemene DB’s waarvoor een transparante migratie niet mogelijk is, dient een timeframe te worden voorzien buiten de kantooruren.

De inschrijver geeft aan in welke mate de migratie van de productie geconcentreerd kan worden in de tijd om de impact te minimaliseren, alsook buiten de kantooruren dient worden uitgevoerd.

6.1.2.5. Opleidingen en kennisoverdracht

De FOD Financiën wenst de dagdagelijkse taken omtrent het beheer van het voorgestelde platform te beheersen en te kunnen uitvoeren. De inschrijver stelt hiervoor zijn plan van aanpak voor, deze zal bestaan uit enkele opleidingsvormen zoals klassikale vormen en on-the-job coaching door de aanwezige sysadmins.

Certificatietrajecten dienen niet aangeboden te worden en zijn overbodig voor de kennis en vaardigheden voor het uitvoeren van de operationele taken alsook voor de kennis van een dergelijke specifiek platform. Bij het type opleiding geeft hij ook de doelgroep bij de opdrachtgever aan (vb. monitoring operator, storage admin, sysadmin, service manager, architect,…) Om de operationele taken zinvol te kunnen uitvoeren is het ook van belang dat de conceptuele kennis van de omgeving wordt doorgegeven door middel van documentatie en opleiding.

De inschrijver geeft aan welke manier van aanpak hij zal gebruiken om de kennisoverdracht te doen voor het voorgestelde platform. Hij zal hierbij ook de specifieke tijdstippen aangeven wanneer de kennisoverdracht zal gebeuren.

Opleidingen moeten in het Nederlands en in het Frans worden georganiseerd voor de personeelsleden van de FOD Financiën, en dat in teams van 1 tot maximaal 10 personen (te bepalen naargelang van de behoeften). In uitzonderlijke gevallen en mits akkoord van de opdrachtgever, kan een Engelstalige opleiding worden voorzien.

De offerte moet op uitdrukkelijke wijze de praktische modaliteiten van de opleidingen preciseren:

- een beschrijving van de inhoud van de opleiding en een exemplaar van de inhoudsopgave van de cursusnota’s in het Nederlands, het Frans of het Engels

- een beschrijving van de inhoud van het cursusmateriaal dat aan elke deelnemer wordt aangeboden (cursusnota’s, referentiehandleiding, cd, oplossingen, …); de cursusnota’s moeten bij voorkeur in de taal van de deelnemer zijn opgesteld

- een planning (aantal lesdagen, duur van de lesdagen, lesroosters, locatie)

Indien de opleidingen doorgaan in de lokalen van de opdrachtnemer zijn in de prijs van de opleidingen alle dranken tijdens de pauzes en de hele duur van de opleidingssessie inbegrepen, evenals de middagmaaltijd voor elke deelnemer.

Het opleidingsaanbod moet geldig blijven tijdens de hele duur van de opdracht.

Voor de vergelijking tussen de verschillende inschrijvers gaat de FOD Financiën uit van een totaliteit van 350 opleidingsdagen tijdens de duur van de opdracht. De FOD Financiën vraagt één dagprijs voor elke mogelijke opleiding gerelateerd aan dit platform (hardwarebeheer, OS, DB2, virtualisatielaag, …)

Wanneer opleidingen worden gegeven door een expert/consultant die wordt ingehuurd, dan zijn deze opleidingskosten niet cummuleerbaar met het dagtarief van de consultancyopdracht!

Diensten in verband met het operationele beheer

6.2.1. Maandelijkse opvolgingsvergaderingen (SLA meetings)

Zodra de nieuwe infrastructuur operationeel is, zullen er maandelijkse meetings worden georganiseerd om een regelmatige opvolging van het platform, zijn werking en zijn evoluties te kunnen garanderen.

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de opvolging van deze maandelijkse opvolgingsvergaderingen onder leiding van eenzelfde Senior Service Manager doorheen de opdracht. Deze opvolgingsvergaderingen zullen in de lokalen van de opdrachtnemer plaatsvinden.

De volgende punten zullen tijdens deze vergaderingen worden aangekaart (niet-exhaustief):

• onderzoek van de openstaande punten van de vorige vergadering

• open en gesloten incidenten van het voorbije kwartaal

• nagaan of de SLA's worden nageleefd

• gesprek over de voorgestelde of uitgevoerde veranderingen (met inbegrip van de bijwerking van de documentatie)

• capaciteiten (geheugen, processing, opslag, back-up, …)

• contractuele aspecten

• voorstelling van de technische ontwikkelingen

• bepaling van de actiepunten

• beschikbaarheid kredieten op bestelbon met betrekking tot diensten

• functioneren van de operationele profielen

• …

Aan het einde van elke vergadering zal de opdrachtnemer een verslag opstellen, dat hij binnen 5 werkdagen aan de deelnemers zal bezorgen per email.

Een toegang in real time tot de monitoringgegevens, de historiek van de incidenten, de beschikbaarheidsrapporten, de naleving van de SLA en een overzicht van de betalingen is zeer wenselijk, evenals de mogelijkheid om op vraag of automatisch regelmatig rapporten te genereren.

6.2.2. Operationeel beheer

De operationele diensten hebben zowel betrekking op de taken van de systeembeheerder en DBA dewelke aan het DB2-platform zijn gerelateerd.

Voor deze opdracht wil de opdrachtgever een beroep kunnen doen op profielen met minstens 5 jaar bewezen ervaring in de materie. Op vraag van de opdrachtgever zal de opdrachtnemer relevante cv’s van profielen voorstellen welke na positieve screening zullen geïnterviewd worden.

De inschrijver dient ervan uit te gaan dat senior system engineers en dba’s zullen besteld worden voor een duurtijd van minstens 1 jaar. Tijdens dat jaar werkt de VTE mee in de operationele teams van FODFIN aan taken die aan dit platform zijn gerelateerd.

De omzetting naar VTE (voltijdse equivalenten) op basis van de volgende formule gebeuren: 1 VTE = 220 dagen/jaar van 8 uur. De prijzen die voor deze diensten moeten worden gegeven, zijn prijzen per dag.

In de prijszetting houdt de inschrijver rekening met een deelname aan de wachtdiensten van FODFIN met een ratio van 1 week per 4 weken in een rotatieschema.

De opdrachtgever voorziet een correctiefactor die zal worden gebruikt voor de prestaties buiten de normale werkuren (tussen 19.00 en 7.00 uur) tijdens de week en voor prestaties op zaterdag en zondag. Deze correctiefactoren zullen geldig zijn voor alle types van operationele diensten.

- 19-7u : 150%

- Zaterdag : 150%

- Zondag : 200%

BELANGRIJK: deze correctiefactoren kunnen enkel worden toegepast op voorwaarde dat de beoogde prestaties voortvloeien uit een expliciete vraag van de opdrachtnemer.

Tijdens de maandelijkse opvolgingsvergaderingen zullen de prestaties van de kunnen worden besproken. Indien na 2 opeenvolgende opvolgingsvergaderingen blijkt dat een profiel niet voldoet, zal de opdrachtgever een vervanging van de resource eisen die beantwoordt aan de beschrijvingen uit het bestek.

Er is een SLA beschreven wat betreft de beschikbaarheid van deze profielen. Zie 7. SLA.

6.2.3. Architectuurdiensten

Er wordt aan de inschrijvers gevraagd hoe de FOD Financiën beroep kan doen op architectuurdiensten voor zowel DB2 als platform en infrastructuur en welke meerwaarde deze diensten kunnen betekenen in het verdere verloop van het project. Het plannen, coördineren en eventueel uitvoeren van grote migraties, grote veranderingen of oplossen van complexe problemen. In tegenstelling tot de diensten van operationeel beheer zijn de architectuurdiensten van tijdelijke aard en op afroep.

Indien zou blijken dat de complexe problemen niet te wijten zijn aan het gebruik door de opdrachtnemer maar enkel platform gerelateerd, dan zullen de kosten voor het oplossen van problemen of incidenten niet in rekening kunnen worden gebracht door de architectuurdiensten en zullen deze verhaald worden op het supportcontract.

Om aan dergelijke vragen te kunnen beantwoorden eist de FOD Financiën dat de voorgestelde architecten minstens 10 jaar relevante ervaring in de materie hebben en de hoogste certificaties in deze materie behaald hebben.

Voor de architectuurdiensten wordt 30 mandagen van 8 uur per jaar voorzien in de vergelijking voor de duur van de 7 jaar.

Er is een SLA beschreven wat betreft de beschikbaarheid van deze profielen alsook de uitvoering van hun taken. Zie 7. SLA.

7. SLA

De FOD Financiën wil een Service Level Agreement (SLA) vastleggen voor de volgende domeinen:

1. Projectwerking:

Installatie en implementatie van het platform alsook de migratie van de DB2-omgevingen en databanken. Deze SLA treedt in werking vanaf de gunning van de opdracht en loopt af aan het einde van de inproductiestelling van het laatste element.

2. Beschikbaarheid en prestaties van de databanken:

Deze SLA treedt in werking vanaf de ingebruikname van de eerste databank op het nieuwe platform en blijft geldig tijdens de hele duur van de opdracht.

3. Beheer van incidenten – interventietijd op componenten:

Deze SLA treedt in werking vanaf de gunning van de opdracht en blijft geldig tijdens de hele duur van de opdracht.

4. Back-up en restore:

Deze SLA treedt in werking vanaf het begin van de eerste inproductiestelling en blijft geldig tijdens de hele duur van de opdracht.

5. SLA betreffende de te leveren diensten: Toepasbaar doorheen de hele contractduur.

De FOD Financiën kan, indien hij dat wenst, de metingen van de SLA, op eigen kosten, laten controleren en uitvoeren door een onafhankelijk studiebureau.

SLA betreffende de projectwerking

Voor de inproductiestelling en de kwaliteit van de productie wordt door de FOD Financiën een resultaatsverbintenis gevraagd onder de voorwaarden die in dit bestek worden beschreven.

Volledig migratieproject van de oplossing

Doelstellingen
Definitie	Alle elementen van het platform werden geleverd, geïnstalleerd, geconfigureerd en zijn operationeel. De DB2-databanken en -scripts zijn gemigreerd en de DB2- omgeving werkt op de nieuwe infrastructuur zoals voorgesteld in het lastenboek en de architectuurdocumenten. Alle DB2-diensten van de FOD Financiën werken operationeel op het nieuwe platform en het oude platform is helemaal niet meer nodig voor DB2 workloads.
Meetwijze	Duurtijd van de opdracht in kalenderdagen vanaf de gunning van de opdracht.
Berekenings- formule	Duurtijd project – 365 kalenderdagen
Berekenings- periode	Vanaf de gunning van de opdracht tot de voorlopige oplevering = closure meeting
Te bereiken resultaat	Complete migratie en verbeteringen binnen één kalenderjaar
Boete / Straf	Verlaging van het te factureren bedrag bij de voorlopige oplevering in functie van de overschrijding. Dit bedrag zal worden berekend op basis van het (de) systeem (systemen) M9000 / M5000 /VMAX dat (die) de FOD Financiën actief moet

houden en waarvan deze laatste de opdracht niet kan stopzetten wegens vertragingen bij de inproductiestelling van het nieuwe platform en waarvoor hij het onderhoud nog voor zijn rekening moet nemen. Dit bedrag wordt vermeld onder de term "resterend onderhoud" in de onderstaande formule. Daar de FOD Financiën zijn onderhoud per jaar moet bestellen en betalen, zal de onderhoudsprijs van één jaar worden aangerekend bij overtreding.

Effectieve boete : de prijs van het resterende onderhoud

Indien de formule "aantal vastgelegde dagen - aantal effectieve dagen > 0”, is er geen bonus voorzien.

Als de opdrachtnemer kan aantonen dat de bijkomende dagen te wijten zijn aan tekortkomingen van de opdrachtgever, worden deze dagen afgetrokken van het aantal effectieve dagen. De opdrachtnemer dient tijdens elke stuurgroep aan te geven of er blokkerende factoren zijn bij de opdrachtgever en zoekt samen mee naar een oplossing om de opgelopen vertraging bij te benen. De verslagen van de stuurgroep moeten deze vertragingen vermelden.

Er werden in het hoofdstuk diensten richtlijnen gegeven qua mijlpalen voor de verschillende fases. Van deze mijlpalen kan worden afgeweken, de complete migratie dient te zijn voltooid binnen één kalenderjaar.

SLA betreffende de beschikbaarheid en de prestaties en SLA betreffende het oplossen van incidenten

De hoofddoelstelling van deze opdracht bestaat uit het leveren van een oplossing die de verwachte DB2-diensten kan verlenen en ondersteunen.

Deze opdracht zal ook kunnen worden gebruikt als aankoopcentrale voor individuele componenten. Wanneer die geen deel meer uitmaken van een globale oplossing, zal er een specifieke SLA worden toegepast.

De FOD Financiën wil een algemene hoge beschikbaarheidsgraad voor zijn informaticasystemen bekomen. Deze doelstelling is van toepassing op de architectuur die het voorwerp uitmaakt van dit bestek, en op de platformen die de bestaande infrastructuren gebruiken.

Definities betreffende de beschikbaarheid en de onbeschikbaarheden en performantie

De onbeschikbaarheid van de uitrusting wordt gekwalificeerd op basis van het al dan niet voorafgaande advies van onbeschikbaarheid:

de geplande onbeschikbaarheid, kan in 3 gevallen worden gevraagd door de opdrachtgever

• voor specifieke databanken tijdens releases van de applicatie

• voor major migraties voor het DB2-platform

• voor het algemene platform en bijhorende databanken tijdens een specifieke Disaster Recovery oefening waarbij de dienst onbeschikbaar is gemaakt.

de niet-geplande onbeschikbaarheid, wat betekent dat ze niet werd voorzien en het gevolg is van onvoorziene gebeurtenissen. De niet-geplande onbeschikbaarheid kan worden opgedeeld in verschillende categorieën:

• onbeschikbaarheid die voortvloeit uit oorzaken die niet te wijten zijn aan de informaticasystemen of het gebruik ervan

• onbeschikbaarheid die te wijten is aan een storing van de informaticasystemen (hardware en/of software) of het gebruik ervan

Definities van de impact van de incidenten

CRITICAL impact: severity 1 (incident dat als een blokkerende factor wordt beschouwd); volledige uitval van de dienst, een deel van of het volledige systeem werkt niet en leidt tot een aanzienlijke destabilisering van alle functionaliteiten voor één of meerdere IT-services. SLA 99,9% : zie tabel.

MAJOR impact: severity 2 (incident dat als een belemmering wordt beschouwd); onbeschikbaarheid met een sterke functionele impact (één of meerdere van de 24 belangrijkste IT-services van de FOD Financiën) of zonder functionele impact, maar met een sterke impact op de prestaties (major impact op de prestaties (responstijd ≥ 3 * de normale responstijd t.o.v. de baseline)). Het incident veroorzaakt een vertraging van de applicaties bij de gebruikers en moet worden aangepakt na het oplossen van een incident van categorie 1. SLA 99,9%: zie tabel.

MEDIUM impact: severity 3 (incident dat als storend wordt beschouwd); onbeschikbaarheid van een minder prioritaire applicatie of zonder functionele impact, maar met een beperkte impact op de performantie (beperkte impact op de prestaties (responstijd ≥ 5 * de normale responstijd t.o.v. de baseline)). Het incident heeft een beperkte impact op de productie en de gebruikers, maar voldoet niet aan de overeengekomen functionaliteiten. Het incident moet na het oplossen van incidenten van categorie 2 worden aangepakt. SLA 99,9%: zie tabel.

MINOR impact: severity 4 (incident dat als mogelijk hinderlijk wordt beschouwd); geen functionele impact en geen onmiddellijke reële impact op de prestaties, maar voldoet niet aan de overeengekomen functionaliteiten. Het incident is hinderlijk en/of houdt op termijn een risico in en moet worden aangepakt en verholpen. Het incident moet worden aangepast na het oplossen van incidenten van categorie 3. De opdrachtnemer moet binnen de Next Business Day een aanzet tot een oplossing geven en binnen de 5 dagen de effectieve oplossing geboden hebben. Indien de interventie- en oplossingstermijnen niet worden nageleefd, zal een vertragingsboete van € 100 worden aangerekend. Zie tabel.

De baseline: De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om minstens de huidige performantie te leveren, zelfs in Disaster Scenario waarbij elke “Productie of Production Alike” workload op 1 site wordt gedraaid (dus op halve capaciteit). De opdrachtnemer voorziet performantietesten na de migratie dewelke deel zullen uitmaken van de voorlopige oplevering. Dit noemen we de baseline en zal geldig blijven tijdens de ganse duur van de opdracht.

Disaster Recovery scenario: totale uitval van de dienst waarvoor geen enkele oplossing kan worden aangereikt om de normale dienst te herstellen en waarvoor het DR-scenario moet worden geactiveerd als workaround om de dienst tijdelijk te herstellen binnen de SLA.

Deze definities zijn enkel geldig voor de niet-geplande onbeschikbaarheden.

Definitie van de serviceperiode

De serviceperiode vangt aan in het begin van elke kalendermaand.

De nominale serviceperiode wordt vastgesteld op 1 maand.

Het beoogde prestatie- en beschikbaarheidsniveau bedraagt 99,9% gedurende een serviceperiode van 1 maand.

Het vertrekpunt van de onbeschikbaarheid van een service is het moment waarop de vereiste functionaliteit van een service tijdens de serviceperiode niet meer beschikbaar of gedegradeerd is.

Opmerkingen over de geplande onbeschikbaarheid:

Elke onderbreking van het systeem zal in overleg tussen de FOD Financiën en de inschrijver worden ingepland, met een kennisgevingstermijn van 1 maand. Deze termijn kan niet worden nageleefd in het geval van dringende interventies om een probleem op te lossen en het risico op een niet-geplande onbeschikbaarheid te verminderen.

De interventies zullen plaatsvinden in onderling overleg eventueel in dringende gevallen na overleg met de On Duty Manager van de opdrachtgever.

SLA en boetes in het geval van een incident en volgens hun impact

Indien de beschikbaarheid/performantie van één of meerdere DB’s niet gehaald wordt volgens de gevraagde 99,9% dan zal de boete berekend worden volgens onderstaande tabel.

BELANGRIJK

De “beschikbaarheid” zal enkel de cijfers geven waar de databanken bereikbaar zijn én beantwoorden met de performantie die gesteld is in de definities van de impact van incidenten.

Type van incident	Boete voor het niet respecteren van de beschikbaarheid/performantie volgens impact
CRITICAL	(100 – beschikbaarheid in XX,X%) * € 2.500
MAJOR	(100 – beschikbaarheid in XX,X%) * € 1.500
MEDIUM	(100 – beschikbaarheid in XX,X%) * € 500
MINOR	(Per dag vertraging) : € 100

Voorbeeld 1: Enkele databanken hadden een beschikbaarheid tijdens de voorbije maand van 97,4%. (MAJOR)

(100- 97,4) * 1500 € = 3900 €

Voorbeeld 2: De gehele omgeving was maar 98,2% beschikbaar. De incidenten waren van die aard dat alle databanken onbereikbaar waren. (CRITICAL)

(100-98,2) * 2500 € = 4500 €

Voorbeeld 3: De eindgebruikers klagen over trage applicaties welke te wijten zijn aan de performantie van de databanken. Deze performantie was 2% van de gemeten tijd onder de tolerantiegrenzen van 5 * de normale responstijden. (MEDIUM)

(100-98) * 500€ = 1000€

SLA betreffende de interventietijd op componenten

Dit contract kan gebruikt worden als opdrachtencentrale. In dat geval zal de SLA op de interventietijd op componenten van kracht worden volgens 4 scenario’s :

- Uitval van een component met impact : 4h hersteltijd 24/7 vanaf oproep

- Uitval van een redundante component zonder impact : NBD (Next Business Day) hersteltijd 9/5 vanaf oproep.

In het geval van niet respecteren van deze timings wordt een boete van €1000 opgelegd per nieuw aangevatte termijn. Bij impact zal er vanaf het 5e uur 1000€ boete worden gegeven, het 9e uur de volgende €1000,…

Zonder impact zal er €1000 per dag vertraging aangerekend worden. In dit geval wordt niet meer gewerkt met business days (werkdagen).

SLA betreffende de back-up / restore

De FOD Financiën vraagt een resultaatsverbintenis voor de back-up- en restoreoperaties vastgelegd in dit bestek.

De back-upinfrastructuur moet in staat zijn om:

• snel back-ups te maken, zonder impact op de performantie

• minstens 1 keer per dag een back-up van elke databank te maken

• back-ups van transactions logs te maken

• een productierestore in een RTO zo dicht mogelijk bij 0 en met een RPO van 0 te garanderen zodat de SLA beschikbaarheid kan gegarandeerd worden en geen enkele transactie verloren gaat.

• gemakkelijk redirected restores mogelijk te maken Individuele back-up/restore volgens spoedbackup

Doelstellingen
Definitie	Het kunnen garanderen van een reservekopie zonder verlies van één transactie en de mogelijkheid om deze terug te plaatsen zonder het overtreden van de beschikbaarheidsSLA. Dit zowel voor Directed als Redirected restores.
Berekenings- formule	RPO = 0; aantal gemiste transacties Beschikbaarheid : 60 minuten na aanvraag restore
Berekenings- periode	Tijdens de hele duur van de opdracht, maandelijkse SLA cijfers te garanderen.
Te bereiken resultaat	RPO =0
Boete / Straf	RTO 🡺 Zie boetes onbeschikbaarheid RPO = Altijd CRITICAL boete van €2500 per databank in overtreding.

Individuele back-up/restore volgens gewone backups, ouder dan 3 werkdagen

Doelstellingen
Definitie	Het kunnen garanderen van een reservekopie zonder verlies van één transactie en de mogelijkheid om deze terug te plaatsen tot op een bepaald tijdstip voor het verstrijken van de ‘Next Business Day’. Te aanzien als Redirected restores
Meetwijze	Hersteltijd
Berekenings- formule	Tijd vanaf aanvraag tot tijdstip van beschikbaarheid.
Berekenings- periode	Tijdens de hele duur van de opdracht
Te bereiken resultaat	Restores van lange termijnbackups van de bestaande backupomgeving kunnen garanderen voor het einde van de volgende werkdag waarbij de componenten van de voorgestelde oplossing niet de beperkende factor zijn.
Boete / Straf	€500 per inbreuk.

SLA betreffende de diensten

De inschrijver wordt uitgenodigd om in zijn offerte de maatregelen te beschrijven die hij zal nemen om de kwaliteit van de te leveren diensten te waarborgen, waaronder de kwaliteit op het niveau van de follow-up en de ondersteuning van het project.

De SLA’s dekken de beschikbaarheid en de competentie van het personeel.

7.5.1. Sysadmins/DBA’s

Wanneer de opdrachtgever een beroep wil doen op de resources die gevraagd worden in dit bestek, dienen de profielen met gevraagde competenties, binnen de 20 werkdagen beschikbaar te zijn.

Een nieuw profiel dient binnen de 10 werkdagen na aanvraag te worden voorgesteld aan de opdrachtgever via een c.v. en interview en kan pas beginnen na diens goedkeuring. Ten laatste 10 werkdagen na goedkeuring dient de aanvaarde kandidaat de opdracht aan te vatten.

Indien niet aan deze vraag kan worden voldaan, zal er een boete van € 100 worden toegepast per dag vertraging in de inschakeling van het personeelslid van de opdrachtnemer.

Als zou blijken dat de voorgestelde persoon niet geschikt is, kan de FOD Financiën vragen om zijn vervanging. In dat geval zal ook deze SLA van toepassing zijn.

7.5.2. Architecten

De opdrachten voor architecten zijn opdrachten op afroep en de opdracht zal 3-ledig zijn.

1. Vraagstelling

De opdrachtgever komt met een specifieke vraag waarbij opdrachtgever en opdrachtnemer, waaronder de architect die de opdracht zal begeleiden, rond de tafel gaan zitten en de opdracht, scope, timing,… zullen bespreken. De vraagstelling moet afgerond kunnen worden binnen de 2 weken na de schriftelijke aanvraag (email) door FOD Xxx bij de Service Manager van den opdrachtnemer.

2. Voorstel

De opdrachtnemer werkt het voorstel uit qua technische aanpak, tijdsduur, kost, kennisoverdracht,… en legt maximaal 2 weken later een SOW (Statement Of Work) voor.

3. Uitwerking

De opdrachtnemer start een ononderbroken opdracht ter implementatie van de SOW binnen de aanvangstijd, welke maximaal 1 maand na de vraagstelling mag gebeuren, tenzij anders gevraagd op uitdrukkelijke vraag van de opdrachtgever.

Per dag vertraging zal een boete van 100€ worden aangerekend.

De verschillende aanvragen en (vraagstelling – voorstelling – uitwerking) worden door de Service Manager van de opdrachtnemer bijgehouden en voorgelegd aan de FOD Financiën. Opleidingen

De gevraagde opleidingen dienen binnen de 6 weken na aanvraag te kunnen gevolgd worden door de medewerkers van de FOD Financiën. Zo niet wordt een boete van 100€/dag/persoon aangerekend.

BELANGRIJK

Deze offerteaanvraag kan in geen geval worden beschouwd als een verbintenis van de FOD Financiën, die zich het recht voorbehoudt om de opdracht niet te gunnen.

1030 BRUSSEL,

Xxxxx Xxx Xxxxxxxxxx Minister van Financiën