PRIVACYVERKLARING VOLVO CAR LEASE ZAKELIJK
PRIVACYVERKLARING VOLVO CAR LEASE ZAKELIJK
versie 2021-06
Volvo Car Lease en privacy
Axus Nederland B.V. handelend onder de naam Volvo Car Lease (hierna: ‘wij’ of ‘Volvo Car Lease’) is aanbieder van mobiliteitsdiensten, waaronder operationele lease van voertuigen. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van onze zakelijke klanten en leaserijders (hierna: ‘u’).
Wij respecteren uw privacy. Daarom verwerken wij uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG), overige geldende wetgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming en deze privacyverklaring.
Wie is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Volvo Car Lease is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Onze contactgegevens zijn:
Volvo Car Lease Xxxxxxx 000
0000 XX Xxxxxxxxx
Tel. x00 (0)00 000 00 00
E-mail: xxxxxxx-xx@xxxxxxxxxxxxx.xx
U kunt onze functionaris gegevensbescherming bereiken via: xx-xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.
Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Deze privacyverklaring is van belang voor iedereen van wie wij persoonsgegevens kunnen verwerken in het kader van onze (bedrijfs-)activiteiten, waaronder in ieder geval, maar niet beperkt tot:
• bestuurders, gevolmachtigde vertegenwoordigers en contactpersonen van onze huidige, voormalige of toekomstige contractspartijen en/of zakenpartners; en
• bestuurders van onze lease voertuigen.
Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?
Wij kunnen op verschillende manieren informatie over u verzamelen waaronder (maar niet beperkt tot):
• Rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u ons uw persoonsgegevens verstrekt door contact met ons op te nemen of wanneer u een leasevoertuig van uw werkgever verstrekt krijgt;
• Van derden, bijvoorbeeld wanneer wij uw contactgegevens verkrijgen van uw werkgever of dealers;
• Via formulieren op de website Volvo Car Lease Zakelijk, via ons Volvo Car Lease portal of ons Dealerquoter portaal; en
• Anderszins, bijvoorbeeld via de website van uw bedrijf of uit openbare bronnen zoals het handelsregister.
Welke persoonsgegevens verwerken wij en voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens? De rechtsgronden die wij voor onze verwerkingsactiviteiten gebruiken zijn de volgende:
1) Om uitvoering te kunnen geven aan een (lease)overeenkomst;
2) Omdat wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben, zoals de voorkoming van fraude en diefstal, het voeren van juridische procedures, om transacties, (her)financieringen, reorganisaties, fusies en/of splitsingen te kunnen voorbereiden en uitvoeren, en om marketing- en promotieactiviteiten te verrichten;
3) Om te voldoen aan een wettelijke verplichting; en/of
4) Omdat u daar toestemming voor heeft gegeven.
Waar de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming heeft u te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken (door contact met ons op te nemen via de contactgegevens hierboven). Het intrekken van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de eerder gegeven toestemming vóórdat deze was ingetrokken.
In de tabel hieronder kunt u zien welke verwerkingen wij op welke grondslag baseren (de nummers in de meest rechtse kolom corresponderen met de nummers van de grondslagen hierboven).
Wanneer wij voornemens zijn uw persoonsgegevens verder te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor uw persoonsgegevens zijn verzameld en zoals hieronder weergegeven, verstrekken wij u vóór die verdere verwerking informatie over het andere doel en alle relevante verdere informatie die wordt voorschreven in de AVG.
Wanneer u besluit uw persoonsgegevens (die wij nodig hebben om een wettelijke of contractuele verplichting uit te voeren) niet aan ons te verstrekken, kan dit tot gevolg hebben dat wij bepaalde diensten niet kunnen leveren, of dat de overeenkomst met u niet goed kan worden uitgevoerd. Alle gevolgen daarvan komen voor uw rekening.
Activiteit | Persoonsgegeven(s) | Doeleinden | Rechtsgrondslag |
KYC en Financieel Acceptatie- beleid | • Identificatiegegevens, zoals uw naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, e- mailadres, en gegevens met betrekking tot uw identiteitsbewijs. Dit geldt zowel voor bestuurders van de onderneming als de individuele bestuurders van onze voertuigen. • Financiële bedrijfsgegevens en documenten van het bedrijf waar de (toekomstige) leaserijder werkzaam is die nodig zijn voor de beoordeling of de zakelijke klant voldoende draagkracht heeft voor de betaling van de leasetermijnen. Bij de beoordeling van uw kredietwaardigheid kunnen wij gebruik maken van risicoprofielen. Gegevens over eenmanszaken en VOF’s kwalificeren wij als persoonsgegevens in de zin van de AVG. | Wij verwerken uw persoonsgegevens om te beoordelen of wij met u een (lease)overeenkomst kunnen aangaan. Dit doen wij op basis van het Volvo Car Lease Know Your Customer- en acceptatiebeleid (KYC). Bedrijfsmatige financiële gegevens van de werkgever kunnen worden getoetst aan de hand van gegevens bij de Kamer van Koophandel en gegevens die bekend zijn bij handelsinformatiebureaus. In aanvulling screenen wij onze klanten tegen internationale sanctielijsten in overeenstemming met ons KYC-beleid en internationale wettelijke verplichtingen als onderdeel van een bank. | 2: ons gerechtvaardigde belang bestaat daaruit dat wij willen weten met wie wij een (lease)overeenkomst sluiten, om de continuïteit van onze bedrijfsvoering te kunnen waarborgen en om ons in rechte te kunnen verdedigen en/of wij onze rechtspositie (later) willen kunnen (laten) vaststellen, mocht dit nodig blijken. 3: de wettelijke verplichtingen die op ons rusten als onderdeel van een bank om onze klanten te identificeren en om kredietwaardigheid te beoordelen. |
Sluiten van en uitvoering geven aan een | • Identificatiegegevens, zoals uw naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, | Wij verwerken uw gegevens om met u een (lease)overeenkomst te sluiten en daaraan uitvoering te geven. | 1: in het kader van de uitvoering van de (lease)overeenkomst die met |
(lease-) overeenkomst | telefoonnummer, e- mailadres, gegevens met betrekking tot uw identiteitsbewijs. Dit geldt zowel voor bestuurders van de onderneming als de individuele bestuurders van onze voertuigen. • Gegevens met betrekking tot de (lease)overeenkomst en het voertuig, zoals kenteken, merk, model, versie, classificatie, leasetermijn en boekwaarde van het voertuig, locatiegegevens, onderhouds- en schadegegevens, verzekeringsgegevens, tankgegevens en boetes, contracts- en debiteurennummer. | u of uw werkgever is overeenkomen. 2: ons gerechtvaardigde belang bestaat daaruit dat wij ons in rechte willen kunnen verdedigen en/of wij onze rechtspositie (later) willen kunnen (laten) vaststellen mocht dit nodig blijken. | |
Financiering of transacties | • Identificatiegegevens, zoals uw naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, e- mailadres, gegevens met betrekking tot uw identiteitsbewijs. Dit geldt zowel voor bestuurders van de onderneming als de individuele bestuurders van onze voertuigen. • Financiële bedrijfsgegevens en documenten van het bedrijf waar de (toekomstige) leaserijder werkzaam is die nodig zijn voor de beoordeling of de zakelijke klant voldoende draagkracht heeft voor de betaling van de leasetermijnen. • Gegevens met betrekking tot de (lease)overeenkomst en het voertuig, zoals kenteken, merk, model, versie, classificatie, leasetermijn en boekwaarde van het voertuig, locatiegegevens, onderhouds- en schadegegevens, | Wij verwerken uw gegevens in het kader van een transactie, (her)financiering, reorganisatie, fusie en/of splitsing, bijvoorbeeld wanneer wij een deel van ons wagenpark of de financiering daarvan onderbrengen bij een andere partij zoals Axus Finance NL B.V. In het kader van (her)financiering kunnen wij bijvoorbeeld de vorderingen die wij op u hebben onder de met u gesloten leaseovereenkomst(en) overdragen aan een derde partij. Voor meer informatie hieromtrent verwijzen wij naar de paragraaf “Delen wij uw persoonsgegevens met derden?” hieronder. | 2: ons gerechtvaardigde belang bestaat daaruit dat wij ons wagenpark moeten (kunnen) (her)financieren (en/of bedrijfsmatig een ander belang hebben bij een (her)financiering, reorganisatie, fusie en/of splitsing van ons bedrijf. |
verzekeringsgegevens, tankgegevens en boetes, contracts- en debiteurennummer. | |||
Algemene bedrijfsvoering | • Identificatiegegevens, zoals uw naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, e- mailadres. Dit geldt zowel voor bestuurders van de onderneming als de individuele bestuurders van onze voertuigen. • Gegevens met betrekking tot de (lease)overeenkomst en het voertuig, zoals kenteken, merk, model, versie, classificatie, leasetermijn en boekwaarde van het voertuig, locatiegegevens, onderhouds- en schadegegevens, verzekeringsgegevens, tankgegevens en boetes, contracts- en debiteurennummer. | Wij verwerken uw persoonsgegevens in het kader van (mogelijke) juridische procedures, fraude en ander onderzoek en/of het meewerken met verzoeken van toezichthouders. Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegeven om te voldoen aan wettelijke bewaar, administratie en belastingverplichtingen. | 2: ons gerechtvaardigde belang bestaat daaruit dat wij willen weten met wie wij een (lease)overeenkomst sluiten en ons in rechte willen kunnen verdedigen en/of wij onze rechtspositie (later) willen kunnen (laten) vaststellen, mocht dit nodig blijken. 3: de wettelijke verplichtingen om onze klanten te identificeren en onderzoek te doen naar fraude en ander onderzoek en/of het meewerken met verzoeken van toezichthouders en om te voldoen aan wettelijke bewaar, administratie en belastingverplichtingen. |
Facturatie | • Contactgegevens, zoals uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e- mailadres en gegevens over uw bedrijf of het bedrijf waar u werkzaam bent. • Financiële bedrijfsgegevens, zoals bankrekeningnummer, uitstaande bedragen, betalingstermijnen, achterstanden. • Gegevens met betrekking tot de (lease)overeenkomst, zoals klantnummer en contractnummer. • Voertuiggegevens, zoals kenteken, schadegegevens, tankgegevens en andere gegevens die relevant zijn voor de specificatie van de factuur. | Wij verwerken persoonsgegevens voor facturatie en betalingsdoeleinden (automatische incasso). | 1: in het kader van de uitvoering van de (lease)overeenkomst die met u of uw werkgever is overeenkomen. 2: ons gerechtvaardigde belang bestaat daaruit dat wij uitstaande facturen willen incasseren en opvolging geven aan de betaling. 3: de wettelijke verplichtingen te voldoen aan onze bewaar, administratie en belastingverplichtingen met betrekking tot facturen. |
Contact onderhouden | • Contactgegevens, zoals uw naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, | Om contact met u te onderhouden (bijvoorbeeld per post, e-mail, telefonisch en via onze Volvo Car | 1: in het kader van de uitvoering van de (lease)overeenkomst die met |
telefoonnummer en e- mailadres. • Gegevens met betrekking tot de (lease)overeenkomst en het voertuig, zoals kenteken, merk, model, versie, classificatie, leasetermijn en boekwaarde van het voertuig, locatiegegevens, onderhouds- en schadegegevens, verzekeringsgegevens, tankgegevens en boetes, contracts- en debiteurennummer. • Aanvullende gegevens die u met ons deelt wanneer u met ons correspondeert en gesprekken telefonisch met ons voert. | Lease portal en onze relatie met u te beheren. De inhoud van telefoongesprekken wordt opgenomen en gebruikt voor training- en kwaliteitsdoeleinden. Wij gebruiken uw gegevens ook voor het versturen van serviceberichten, zoals winterbandenwissel, APK reminders, boeteaanzeggingen en klanttevredenheidsenquêtes en nieuwsbrieven als u zich daarvoor heeft opgegeven. | u of uw werkgever is overeenkomen. 2: ons gerechtvaardigde belang bestaat daaruit dat wij contact met u willen onderhouden en u met uw vragen willen kunnen helpen. | |
RDW Registratie | • Voertuiggegevens, zoals Voertuig Identificatie Nummer (VIN), ook wel chassisnummer, merk, voertuigcategorie, voertuigbeschrijving, bouwjaar, brandstof(fen), maximum constructiesnelheid, GV- kenteken. | Om een voertuig te registreren in het kentekenregister van de Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW). | 3: de wettelijke verplichting om de auto’s te (laten) registreren. |
Onderhoud | • Contactgegevens, zoals uw naam, telefoonnummer en e-mailadres. • Gegevens met betrekking tot de (lease)overeenkomst/ voertuiggegevens, zoals kenteken, onderhouds- en schadegegevens en verzekeringsgegevens. | Om onderhoud, reparatie en schadeherstel aan het voertuig te laten verrichten. | 1: in het kader van de uitvoering van de (lease)overeenkomst die met u of uw werkgever is overeenkomen. |
Keuring | • Contactgegevens, zoals uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e- mailadres. • Gegevens met betrekking tot de (lease)overeenkomst/ voertuiggegevens, zoals kenteken, onderhouds- en schadegegevens en verzekeringsgegevens. • Gegevens over de keuring zelf, zoals datum keuring, | Om het voertuig te laten keuren, bijvoorbeeld voor de APK en om u te ondersteunen in dit proces. | 3: de wettelijke verplichting om de auto’s te (laten) keuren. |
uitkomst, uitvoerder, datum afmelden. | |||
Verzekeren en claims- afhandeling | • Contactgegevens, zoals uw naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en e- mailadres. • Gegevens met betrekking tot de (lease)overeenkomst en het voertuig, zoals kenteken, merk, model, versie, classificatie, leasetermijn en boekwaarde van het voertuig, locatiegegevens, onderhouds- en schadegegevens, verzekeringsgegevens, tankgegevens en boetes, contracts- en debiteurennummer. • Gegevens in verband met een mogelijke tegenclaim en de toedracht van het ongeval. | Om verzekeringen af te sluiten en te beheren en om (tegen)claims af te handelen. | 1: in het kader van de uitvoering van de (lease)overeenkomst die met u of uw werkgever is overeenkomen. 3: de wettelijke verplichting om de auto’s te verzekeren. |
Nood en pechhulp | • Contactgegevens, zoals uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e- mailadres. • Gegevens met betrekking tot de (lease)overeenkomst en het voertuig, zoals kenteken, merk, model, versie, classificatie, locatiegegevens, onderhouds- en schadegegevens, verzekeringsgegevens, contracts- en debiteurennummer. • Gegevens met betrekking tot de nood-of pechsituatie, zoals de locatie, de aard van het incident, de betrokken personen of voertuigen. | Om nood- of pechhulp te (laten) verlenen. | 1: in het kader van de uitvoering van de (lease)overeenkomst die met u of uw werkgever is overeenkomen. |
Vervangend vervoer | • Contactgegevens, zoals uw naam, telefoonnummer en e-mailadres. • Gegevens met betrekking tot de (lease)overeenkomst en het voertuig, zoals kenteken, merk, model, versie, classificatie, | Om vervangend vervoer ter beschikking te stellen. | 1: in het kader van de uitvoering van de (lease)overeenkomst die met u of uw werkgever is overeenkomen. |
locatiegegevens, contracts- en debiteurennummer. • Gegevens met betrekking tot het vervangend vervoer, zoals kenteken, categorie voertuig en locatiegegevens. | |||
Tankpas | • Contactgegevens, zoals uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e- mailadres. • Gegevens met betrekking tot de (lease)overeenkomst, zoals kenteken, voertuiggegevens en tankgegevens. | Om een tankpas van onze leverancier aan u ter beschikking te stellen en de betalingen die daarmee zijn gedaan af te handelen. Om u een tankpas toe te sturen wordt uw persoonlijk adres gedeeld met de leverancier van tankpassen, die deze gegevens eenmalig gebruikt en daarna vernietigt. | 1: in het kader van de uitvoering van de (lease)overeenkomst die met u of uw werkgever is overeenkomen. |
Boetes | • Contactgegevens, zoals uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e- mailadres. • Gegevens met betrekking tot de (lease)overeenkomst, zoals contractnummer, klantnummer en kenteken. • Voertuiggegevens, zoals kenteken, schadegegevens, locatiegegevens en verzekeringsgegevens. • Gegevens met betrekking tot de boetes (hoogte, locatie, type overtreding). | Om zorg te dragen voor de betaling en/of afhandeling van boetes. In bepaalde gevallen sturen wij de boete door naar onze contractant (de werkgever van de bestuurder). Voor meer informatie over de door de contractant ontvangen informatie verzoeken wij u contact op te nemen met die partij. | 1: in het kader van de uitvoering van de (lease)overeenkomst die met u of uw werkgever is overeenkomen. 2: ons gerechtvaardigde belang bestaat daaruit dat wij u willen bijstaan in het afhandelen van boetes (of een boete op u willen verhalen) en ons in rechte willen kunnen verdedigen en/of wij onze rechtspositie (later) willen kunnen (laten) vaststellen, mocht dit nodig blijken. |
Marketing en white papers | • Contactgegevens, zoals uw naam, geslacht, e-mailadres, functietitel, bedrijfsnaam en of u of uw bedrijf klant bent van Volvo Car Lease. | Voor marketing en promotieactiviteiten en om u (of fleet managers) berichten in dat kader te versturen. Wij verwerken uw gegevens ook om op uw verzoek onze Whitepapers aan u aan te kunnen bieden. Wij bieden altijd een opt-out mogelijkheid voor direct marketing e-mails. | 2: ons gerechtvaardigde belang bestaat daaruit dat wij dat wij graag onze klanten behouden en nieuwe klanten verwerven. 4. toestemming wordt in die gevallen gevraagd waar u nog geen klant van ons bent. |
Audit | • Identificatiegegevens, zoals uw naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, e- mailadres. • Gegevens met betrekking tot de (lease)overeenkomst en het voertuig, zoals kenteken, | Voor rapportage en interne en externe auditdoeleinden. | 2: ons gerechtvaardigde belang bestaat daaruit dat wij interne rapportages willen uitvoeren naar ons klantbestand, onze IT- systemen, onze boekhouding of andere aspecten van onze dienstverlening. |
merk, model, versie, classificatie, leasetermijn en boekwaarde van het voertuig, locatiegegevens, onderhouds- en schadegegevens, verzekeringsgegevens, tankgegevens en boetes, contracts- en debiteurennummer. • Andere persoonsgegevens die voorkomen in onze IT- systemen (voor zover een audit betrekking heeft op de werking/veiligheid van onze IT-systemen). | 3: de wettelijke verplichting om accountantscontroles uit te laten voeren. |
Delen wij uw persoonsgegevens met derden?
Voor de uitvoering van een (lease)overeenkomst met u kunnen wij gebruik maken van de diensten van derden of kan het nodig zijn uw persoonsgegevens te verstrekken aan derde partijen. Voorbeelden hiervan zijn aan Volvo Car Lease gelieerde bedrijven, tankpasaanbieders, autodealers, garages, verzekeraars, claimsafhandelaars of (IT) dienstverleners. Om het mogelijk te maken dat u elektronisch uw aanvraag en het contract kan ondertekenen, worden uw gegevens met onze verwerker Evidos uitgewisseld.
In bepaalde gevallen (wanneer dat noodzakelijk en relevant is voor de hierboven omschreven doeleinden of wanneer wij wettelijk verplicht zijn om dit te doen) kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan financiële instellingen, (externe) adviseurs, (potentiële) kopers (bijvoorbeeld in het kader van transacties, (her)financieringen, reorganisaties, fusies en/of splitsingen) of aan bevoegde toezichthouders en autoriteiten. De persoonsgegevens die wij verstrekken aan (potentiële) kopers in het kader van (her)financieringen zijn in beginsel beperkt tot een beschrijving van uw voertuig (merk, model, versie, classificatie, leasetermijn en boekwaarde) en uw contracts- en debiteurennummer. Dit zijn gepseudonimiseerde gegevens (dat wil zeggen: gegevens waaruit de ontvangende partij niet direct kan afleiden wie u bent). Op het moment dat wij méér persoonsgegevens aan de ontvangende partij verstrekken (zoals uw naam, uw contact- of betaalgegevens) omdat dit noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van uw leaseovereenkomst(en), wordt u daarover altijd eerst separaat geïnformeerd.
Derden en aan ons gelieerde bedrijven die uw persoonsgegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken, doen dit uitsluitend voor doelen en onder voorwaarden die wij met hen hebben afgesproken. Deze afspraken leggen wij vast in verwerkersovereenkomsten. U kunt een lijst van categorieën van onze dienstverleners op verzoek ontvangen.
Kan het voorkomen dat uw persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt?
Het kan voorkomen dat uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Indien daarvan sprake is dan verzekeren wij ons ervan dat een afdoende beschermingsniveau van uw persoonsgegevens is gewaarborgd en dat de doorgifte alleen plaatsvindt overeenstemming met de eisen die de AVG daaraan stelt. Indien u meer informatie wilt ontvangen over de eventuele doorgifte van uw persoonsgegevens naar landen buiten de EER, welke passende waarborgen wij daarvoor hebben getroffen of een kopie van de passende waarborgen wenst te ontvangen kunt u contact opnemen met ons via xx-xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
De verzamelde persoonsgegevens zullen worden bewaard voor zolang dat noodzakelijk is om de aangegeven doeleinden na te streven en - waar van toepassing - zo lang als noodzakelijk om te voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen.
Als de (lease)overeenkomst met u eindigt dan bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijnen die voor ons gelden. In de regel is dit 7 jaar nadat de leaseovereenkomst is beëindigd. Voor zover er geen wettelijke bewaartermijn geldt, bewaren wij uw persoonsgegevens voor een periode van maximaal 5 jaar na beëindiging van de leaseovereenkomst (in verband met verjaringstermijnen en de uitvoering van post-contractuele afspraken). Wij kunnen uw persoonsgegevens langer bewaren indien dat nodig is om onze rechten af te dwingen of te verdedigen. Voor meer informatie over de specifieke bewaartermijnen die wij toepassen op uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de hierboven vermelde contactgegevens
Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Tot deze maatregelen behoren onder andere:
⋅ Bijgewerkte en up-to-date policies en werkinstructies en controle van de naleving daarop.
⋅ Scheiding van taken en rollen, zodat onze medewerkers alleen toegang hebben tot uw persoonsgegevens als dat voor hun functie en rol noodzakelijk is.
⋅ Het trainen van onze medewerkers.
⋅ Fysieke beveiliging van de locaties waar wij uw persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld toegangscontrole en camerabewaking).
⋅ IT-beveiligingsmaatregelen (bijvoorbeeld beveiligde servers, firewalls en encryptie).
Gebruik van cookies
De website Volvo Car Lease Zakelijk is in eigendom en beheer van Volvo Car Corporation AB en Volvo Car Nederland B.V., onze partner. De betreffende privacyverklaring kunt u raadplegen via Privacyverklaring Volvo Car Corporation en de betreffende cookiesverklaring kunt u hier lezen: Cookieverklaring Volvo Car Corporation. In onze Volvo Car Lease portal of ons portal Dealerquoter worden alleen functionele en beperkt analytische cookies geplaatst. Wij verwerken geen persoonsgegevens middels het plaatsen en uitlezen van deze cookies.
Welke rechten heeft u ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van u verwerken? De AVG kent u de volgende rechten toe:
⋅ Recht op inzage en rectificatie. Op grond van artikel 15 AVG heeft u het recht om persoonsgegevens die wij van u verwerken in te zien. Ook heeft u het recht op rectificatie als deze gegevens onjuist of onvolledig zijn. Indien u toegang heeft tot onze Volvo Car Lease portal dan kunt u dat in veel gevallen zelf doen.
⋅ Recht op wissen. Op grond van artikel 17 AVG heeft u onder omstandigheden het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen wanneer deze niet meer noodzakelijk zijn. Als wij een zwaarder wegend belang hebben om dat niet te doen of als wissen verboden is op grond van de wet dan zijn wij niet verplicht om aan uw verzoek gehoor te geven.
⋅ Recht op beperking van de verwerking. Op grond van artikel 18 AVG heeft u onder omstandigheden het recht om ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
⋅ Recht op dataportabiliteit. Op grond van artikel 20 AVG heeft u het recht om uw persoonsgegevens van ons te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en/of deze of door ons te laten overdragen aan een derde.
⋅ Recht op bezwaar tegen verwerking. Op grond van artikel 21 AVG heeft u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (waaronder in ieder geval begrepen direct marketing). Als wij een zwaarder wegend belang hebben om dat niet te doen of als wissen
verboden is op grond van de wet dan zijn wij niet verplicht om aan uw verzoek gehoor te geven.
⋅ Recht om niet onderworpen te worden aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit, waaronder profilering, waar rechtsgevolgen aan verbonden zijn. Artikel 22 AVG geeft u het recht om bezwaar te maken tegen geautomatiseerde besluitvorming waar voor u rechtsgevolgen aan verbonden zijn. In het kader van ons
acceptatieproces wordt een berekening automatisch gemaakt over uw kredietwaardigheid (van het bedrijf), waarbij er altijd een controle gedaan wordt door één van onze creditanalisten. Daardoor is er geen sprake van een ‘geautomatiseerde verwerking dat leidt tot een besluit’ in de zin van de AVG.
⋅ Recht op klachten indienen. Op grond van artikel 77 AVG heeft u het recht om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. De contactgegevens van de Autoriteit
Persoonsgegevens zijn Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00 (0000 XX) Xxx Xxxx; telefoonnr. 088 - 1805 250. Een klacht kan ook via internet worden ingediend: Klachtenformulier AP.
Uiteraard kunt u uw klacht altijd eerst aan ons voorleggen. Daarvoor kunt u terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming. U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen. Zodra wij uw verzoek hebben ontvangen, laten wij u weten wat het verdere verloop van de procedure is.
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.
Wijziging van deze privacyverklaring
Wij wijzen erop dat wij deze privacyverklaring kunnen wijzigen. In geval van materiële wijzigingen, zullen wij u een nieuwe versie van de privacyverklaring toesturen. U kunt de meest recente versie van deze privacyverklaring aanvragen via een mailtje aan xxxxxxx-xx@xxxxxxxxxxxxx.xx.
Deze privacyverklaring is voor het laatst in juni 2021 bijgewerkt.
PRIVACY NOTICE VOLVO CAR LEASE BUSINESS
version 2021-06
Volvo Car Lease and privacy
Axus Nederland B.V., trading under the name Volvo Car Lease (hereinafter: “we” or “Volvo Car Lease”) is a service provider of mobility services, among which the operational lease of vehicles. In this privacy statement we explain our practices regarding the use and processing of personal data of our business customers and lease drivers (hereinafter: “you”).
We respect your privacy, that is why we process your personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (hereinafter: “GDPR”), other applicable laws and regulations in the area of data protection and privacy and this privacy statement.
Who is the controller for the processing of your personal data?
Volvo Car Lease is the controller responsible for the processing of your personal data.
Our contact information is:
Volvo Car Lease
X.X. Xxx 000
0000 XX Xxxxxxxxx Xxx Xxxxxxxxxxx
Tel. x00 (0)00 000 00 00
E-mail: xxxxxxx-xx@xxxxxxxxxxxxx.xx
You can reach our Data Protection Officer via: xx-xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.
From whom do we process personal data?
This privacy statement is relevant for anyone from whom we may process personal data in the context of our (business) activities, including but not limited to:
• directors, authorised representatives, and contact persons of our current, former, or future contracting parties and/or business partners; and
• drivers of our lease vehicles.
How do we collect personal data?
We may collect information about you in a number of ways including (but not limited to):
• Directly from you, for example when you provide us with your personal data by contacting us or when you are provided with a lease vehicle by your employer;
• From third parties, for example when we obtain your contact details from your employer or from dealers;
• Through forms on the website Volvo Car Lease Business Lease, our Volvo Car Lease portal or our portal Dealerquoter; and
• Otherwise, for example, through your company's website or from public sources such as the trade register.
What personal data do we process and for what purposes do we process your personal data? The legal bases we use for our processing activities are as follows:
1) To be able to execute a (lease) agreement;
2) Because we have a legitimate interest in doing so, such as preventing fraud and theft, conducting legal proceedings, preparing and implementing transactions, (re)financing, reorganisations, mergers and/or demergers, and carrying out marketing and promotional activities;
3) To comply with a legal obligation; and/or
4) Because you have given your consent.
Where the processing of personal data is based on your consent, you have the right to withdraw your consent at any time (by contacting us using the contact details above). Withdrawing your consent does not affect the lawfulness of the processing based on the consent previously given before it was withdrawn.
In the table below, you can see which processing operations we base on which legal basis (the numbers in the rightmost column correspond to the numbers of the legal bases above).
Where we intend to further process your personal data for a purpose other than that for which your personal data has been collected and as set out below, we will provide you, prior to such further processing, with information about the other purpose and all relevant further information as required under the GDPR.
If you decide not to provide us with your personal data (which we need in order to fulfil a legal or contractual obligation), this may result in us not being able to provide certain services, or that the contract with you cannot be executed properly. You will bear all the consequences of this.
Activity | Personal data | Purposes | Legal basis |
KYC and Financial Acceptance Policy | • Identification data, such as your name, address, place of residence, gender, date of birth, telephone number, email address, and data relating to your identity card. This applies to both company drivers and individual drivers of our vehicles. • Financial data and documents from the company where the (future) lease driver works which are necessary for assessing whether the business customer has sufficient financial capacity to pay the lease instalments. When assessing your creditworthiness, we may use risk profiles. Data on sole proprietorships and general partnerships qualify as personal data in the sense of the GDPR. | We process your personal data to assess whether we can enter into a (lease) agreement with you. We do this on the basis of Volvo Car Lease's Know Your Customer and Acceptance Policy (KYC). Financial data of the employer may be checked with data held at the Chamber of Commerce and data known to trade information agencies. In addition, we screen our customers against international sanction lists in accordance with our KYC policy and international legal obligations as part of a bank. | 2: Our legitimate interest consists of wanting to know with whom we conclude a (lease) agreement, to be able to ensure the continuity of our business operations and to be able to defend ourselves in court and/or establish our legal position, should this prove necessary. 3: The legal obligations that rest on us as part of a bank to identify our customers and to assess creditworthiness. |
Concluding and executing a (lease) agreement | • Identification data, such as your name, address, place of residence, gender, date of birth, telephone number, email address, and data | We process your data in order to conclude a (lease) agreement with you and to execute such an agreement. | 1: in connection with the execution of the (lease) agreement that has been |
relating to your identity card. This applies to both company drivers and individual drivers of our vehicles. • Data relating to the (lease) agreement and the vehicle, such as vehicle registration number, brand, model, version, classification, lease term and book value of the vehicle, location data, maintenance and damage data, insurance data, tank data and fines, contract and debtor number. | agreed upon with you or your employer. 2: Our legitimate interest is to be able to defend ourselves in court and/or to establish our legal position, should this be necessary. | ||
Financing of transactions | • Identification data, such as your name, address, place of residence, gender, date of birth, telephone number, email address, and data relating to your identity card. This applies to both company drivers and individual drivers of our vehicles. • Financial data and documents from the company where the (future) lease driver works which are necessary for assessing whether the business customer has sufficient financial capacity to pay the lease instalments. • Data relating to the (lease) agreement and the vehicle, such as vehicle registration number, brand, model, version, classification, lease term and book value of the vehicle, location data, maintenance and damage data, insurance data, tank data and fines, contract and debtor number. | We process your data in the context of a transaction, (re)financing, reorganisation, merger and/or demerger, for example if we transfer part of our vehicle fleet or the financing thereof to another party such as Axus Finance NL B.V. In the context of (re)financing we may for example transfer the claims we have on you under the concluded lease agreement(s) to a third party. For more information on this, please see the section "Do we share your personal data with third parties?" below. | 2: Our legitimate interest is that we must (be able to) (re)finance our vehicle fleet and/or have another business interest in a (re)financing, reorganisation, merger and/or split of our company. |
General business operations | • Identification data, such as your name, address, place of residence, gender, date of birth, telephone number, email address, and data relating to your identity card. This applies to both company drivers and individual drivers of our vehicles. • Data relating Data relating to the (lease) agreement and the vehicle, such as vehicle registration | We process your personal data for the purpose of (possible) legal proceedings, fraud and other investigations and/or to cooperate with requests from supervisory authorities. In addition, we process your personal data in order to comply with statutory retention, administration and tax obligations. | 2: Our legitimate interest consists of wanting to know with whom we enter into a (lease) agreement and want to be able to defend ourselves in court and/or establish our legal position, should this prove necessary. 3: The legal obligations to identify our customers and to investigate fraud and |
number, brand, model, version, classification, lease term and book value of the vehicle, location data, maintenance and damage data, insurance data, tank data and fines, contract and debtor number. | other investigations and/or to cooperate with requests from supervisory authorities and to comply with legal filing, administration and tax obligations. | ||
Invoicing | • Contact details, such as your name, address, place of residence, telephone number and email address and details of your company or the company you work at. • Financial company data, such as bank account number, outstanding amounts, payment terms and payment arrears. • Data relating to the (lease) agreement, such as customer number and contract number. • Vehicle data, such as registration number, damage data, tank data and other data relevant to the specification of the invoice. | We process personal data for invoicing and payment purposes (direct debit) | 1: Within the framework of executing the (lease) agreement agreed upon with you or your employer. 2: Our legitimate interest is to collect outstanding invoices and to follow up payment. 3: to meet our legal obligations with regard to the filing, administration and taxation of invoices. |
Maintain contact | • Contact details, such as your name, address, place of residence, gender, date of birth, telephone number and email address. • Data relating to the (lease) agreement and the vehicle, such as vehicle registration number, brand, model, version, classification, lease term and book value of the vehicle, location data, maintenance and damage data, insurance data, tank data and fines, contract and debtor number. • Additional data that you share with us when corresponding with us and when having conversations with us by telephone. | To maintain contact with you (for example by mail, email, telephone and through our Volvo Car Lease portal and to manage our relationship with you. The content of telephone calls is recorded and used for training and quality purposes. We also use your data to send service messages, such as winter tyre change, MOT reminders, penalty notices and customer satisfaction surveys and newsletters if you have signed up for them. | 1: As part of the performance of the (lease) agreement that was concluded with you or your employer. 2: Our legitimate interest is to maintain contact with you and to be able to help you with your questions. |
RDW Registration | • Vehicle data, such as Vehicle Identification Number (VIN), also known as chassis number, brand, vehicle category, vehicle description, year of manufacture, fuel(s), maximum construction speed, GV registration number. | To register a vehicle in the licence plate registry of the National Vehicle Authority (RDW). | 3: The legal obligation to register the cars or have them registered. |
Maintenance | • Contact details, such as your name, telephone number and email address. • Data relating to the (lease) agreement/vehicle data, such as registration number, maintenance and damage data and insurance data. | To have maintenance, repair and damage repair done to the vehicle. | 1: Within the framework of the execution of the (lease) agreement agreed with you or your employer. |
Inspection | • Contact details, such as your name, address, place of residence, telephone number and email address. • Data relating to the (lease) agreement/vehicle, such as registration number, maintenance and damage data and insurance data. • Details of the inspection itself, such as date of inspection, outcome, operator, date of cancellation. | To have the vehicle tested, for example for the MOT, and to support you in this process. | 3: The legal obligation to have the cars tested. |
Insurance and claims handling | • Contact details, such as your name, address, place of residence, telephone number and email address. • Data relating to the (lease) agreement and the vehicle, such as registration number, brand, model, version, classification, lease term and book value of the vehicle, location data, maintenance and damage data, insurance data, tank data and fines, contract and debtor number. • Data relating to a possible counterclaim and the cause of the accident. | To conclude and manage insurance policies and to process (counter) claims. | 1: as part of the execution of the (lease) agreement concluded with you or your employer. 3: the legal obligation to insure the vehicles. |
Emergency and roadside assistance | • Contact details, such as your name, address, place of residence, telephone number and email address. • Data relating to the (lease) agreement and the vehicle, such as registration number, brand, model, version, classification, lease term and book value of the vehicle, location data, maintenance and damage data, | To provide emergency or roadside assistance. | 1: Within the framework of the execution of the (lease) agreement concluded with you or your employer. |
insurance data, tank data and fines, contract and debtor number. • Data relating to the emergency or roadside assistance situation, such as the location, nature of the incident, and the involved persons or vehicles | |||
Replacement vehicle | • Contact details, such as your name, telephone number and email address. • Data relating to the (lease) agreement and the vehicle, such as registration number, brand, model, version, classification, location data, contract and debtor number. • Data relating to the replacement vehicle, such as license plate number, vehicle category and location data. | To provide replacement transport. | 1: in connection with the execution of the (lease) agreement concluded with you or your employer. |
Fuel card | • Contact details, such as your name, address, place of residence, telephone number and email address. • Data relating to the (lease) agreement, such as vehicle registration number, vehicle data and tank data. | To provide you with a fuel card from our supplier and to process the payments made with it. In order to send you a fuel card, your personal address is shared with the fuel card supplier, who uses this data once and then destroys it. | 1: Within the framework of the execution of the (lease) agreement concluded with you or your employer. |
Fines | • Contact details, such as your name, address, place of residence, telephone number and email address. • Data relating to the (lease) agreement, such as contract number, customer number and vehicle registration number. • Vehicle data, such as license plate number, damage data, location data and insurance data. • Data relating to fines (amount, location, type of offence). | To ensure the payment and/or settlement of fines. In certain cases, we forward the fine to our contractor (the driver's employer). For more information on the information received by the contractor, please contact that party. | 1: in the framework of the execution of the (lease) agreement that was concluded with you or your employer. 2: Our legitimate interest is to assist you in handling fines (or to claim a fine from you) and to be able to defend ourselves in court and/or to be able to establish our legal position, should this be necessary. |
Marketing and white papers | • Contact details, such as your name, gender, email address, job title, company name and whether you or your company are a customer of Volvo Car Lease. | For marketing and promotional activities and to send you (or fleet managers) related messages. We also process your data to provide | 2. our legitimate interest is to retain our customers and acquire new ones. |
you with our Whitepapers at your request. We always offer an opt-out facility for direct marketing emails. | 4. consent is requested in those cases where you are not yet our customer. | ||
Audit | • Identification data, such as your name, address, place of residence, gender, date of birth, telephone number, email address. • Data relating to the (lease) agreement and the vehicle, such as registration number, brand, model, version, classification, lease term and book value of the vehicle, location data, maintenance and damage data, insurance data, tank data and fines, contract and debtor number. • Other personal data contained in our IT systems (insofar as an audit relates to the operation/security of our IT systems). | For reporting and internal and external audit purposes. | 2: Our legitimate interest is to carry out internal reporting on our customer base, our IT systems, our accounting or other aspects of our services. 3: The legal obligation to have audits carried out. |
Do we share your personal data with third parties?
For the execution of the (lease) agreement with you or your employer, we may use the services of third parties or it may be necessary to provide your personal data to third parties. Examples are companies affiliated with Volvo Car Lease, fuel card providers, car dealers, garages, insurers, claims handlers or (IT) service providers. To enable you to electronically sign your application and the contract, your data will be exchanged with our processor Evidos.
In certain cases (when necessary and relevant for the purposes described above or when we are legally obliged to do so) we may provide your personal data to financial institutions, (external) advisors, (potential) buyers (e.g. in connection with transactions, (re-)financings, reorganisations, mergers and/or demergers) or to competent supervisors and authorities.
The personal data that we provide to (potential) buyers in the context of (re)financing are in principle limited to a description of your vehicle (brand, model, version, classification, lease term and book value) and your contract and debtor number. These are pseudonymised data (i.e. data from which the receiving party cannot directly deduce who you are). If we provide more personal data to the receiving party (such as your name, contact or payment details) because it is necessary for the execution of your lease agreement(s), you will always be informed separately first.
Third parties and companies affiliated with us that process your personal data under our responsibility do so exclusively for purposes and under conditions that we have agreed with them. We record these agreements in processing agreements. You can receive a list of categories of our service providers on request.
Could your personal data be processed outside the EEA?
It is possible that your personal data will be processed outside of the European Economic Area (hereinafter: “EEA”). If this is the case, we will ensure that an adequate level of protection of your personal data is guaranteed and that the transfer only takes place in accordance with the requirements of the GDPR.
If you would like more information about the possible transfer of your personal data to countries outside the EEA, the appropriate safeguards we have put in place or to receive a copy of the appropriate safeguards, please contact us via fg- xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.
How long do we keep your personal data?
The collected personal data will be kept for as long as necessary to pursue the indicated purposes and - where applicable - as long as necessary to comply with applicable legal obligations. If the (lease) agreement with you ends, we will retain your personal data for the statutory retention period applicable to us. As a rule, this is 7 years after the lease agreement has ended. If no statutory retention period applies, we will keep your personal data for a maximum of 5 years after the lease agreement is terminated (in connection with limitation periods and the execution of post-contractual agreements). We may keep your personal data longer if this is necessary to enforce or defend our rights. For more information about the specific storage periods we apply to your personal data, please contact us via the contact details above.
How do we secure your personal data?
We have taken appropriate technical and organisational measures to protect your personal data against loss or any form of unlawful processing. These measures include:
• Maintained and up-to-date policies and work instructions and verification of compliance with them.
• Separation of tasks and roles, so that our employees only have access to your personal data if that is necessary for their function and role.
• Training of our employees.
• Physical security of the locations where we process your personal data (e.g. access control and camera surveillance).
• IT security measures (for example, secure servers, firewalls and encryption).
Use of cookies
The website Volvo Car Lease Business is owned and operated by Volvo Car Corporation AB en Volvo Car Nederland B.V., our partner. You can read the relevant data privacy policy here: Privacy Notice Volvo Car Corporation. You can read the cookie statement here: Cookie statement Volvo Car Corporation. In our Volvo Car Lease portal and our Dealerquoter portal only functional cookies and limited analytical cookies are used. We do not process personal data by placing and reading these cookies.
What rights do you have regarding the personal data we process? The GDPR grants you the following rights:
• Right of access and rectification. Pursuant to Article 15 of the GDPR, you have the right to access the personal data that we process about you. You also have the right to rectification if this data is incorrect or incomplete. If you have access to our Volvo Car Lease portal, you can do this yourself in many cases.
• Right to erasure. Under Article 17 of the GDPR, you have the right under certain circumstances to have your personal data deleted when processing thereof is no longer necessary. If we have an overriding interest in not deleting your personal data or if deletion is prohibited by law, we are not obliged to comply with your request.
• Right to restriction of processing. Under Article 18 of the GDPR, you have the right to request us to restrict the processing of your personal data under certain circumstances.
• Right to data portability. Pursuant to Article 20 of the GDPR, you have the right to receive your personal data from us in a structured, accessible and machine-readable form and/or to have them transferred by us to a third party.
• Right to object to processing. Pursuant to Article 21 of the GDPR, you have the right to object to the processing of your personal data if this processing is based on our legitimate interest (which at least includes direct marketing). If we have an overriding interest in not doing so or if deletion is prohibited by law, we will not be obliged to comply with
your request.
• Right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which will have legal consequences. Article 22 of the GDPR gives you the right to object to automated decision-making which has legal
consequences for you. As part of our underwriting process, a calculation is made automatically about your creditworthiness (or of the company you work for), whereby a check is always made by one of our credit analysts. Therefore, there is no 'automated processing leading to a decision' within the meaning of the GDPR.
• Right of complaint. Pursuant to Article 77 of the GDPR, you have the right to lodge a complaint with the Data Protection Authority about the way in which we process your personal data. The contact details of the Dutch Data Protection Authority are Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00 (0000 XX) Xxx Xxxxx; telephone number 088 - 0000 000. A complaint
can also be submitted via the Internet: Complaint Form Dutch Data Protection Authority.
Of course, you can always first submit your complaint to us. To do so, you can contact our Data Protection Officer. You can exercise your rights by contacting us. As soon as we have received your request, we will let you know the further course of the procedure.
Automated decision making
We do not make use of automated decision-making.
Amendment of this privacy notice
We point out that we can change this privacy statement. In case of material changes, we will send you a new version of the privacy statement. You can request the most recent version of this privacy statement by sending an e-mail to privacy- xx@xxxxxxxxxxxxx.xx.
This privacy statement was last updated in June 2021.