Huishoudelijk Reglement Coöperatie ValleiEnergie U.A.
Huishoudelijk Reglement Coöperatie ValleiEnergie U.A.
Dit huishoudelijk reglement sluit aan op de statuten van de Coöperatie ValleiEnergie U.A. die zijn vastgelegd in de Akte van Statutenwijziging van 13 december 2017. Het reglement stelt nadere regels voor de inrichting en het functioneren van de Coöperatie ValleiEnergie U.A .
De Algemene Ledenververgadering (verder ALV te noemen) heeft dit Huishoudelijk Reglement Coöperatie ValleiEnergie U.A. (hierna te noemen ValleiEnergie) vastgesteld op 23 juni 2021.
Voor de Algemene Ledenvergadering
1. Bestuursbesluiten en ALV
a. Besluiten waarbij goedkeuring van de ALV altijd noodzakelijk is
i. Het sluiten van overeenkomsten waarbij ValleiEnergie en/of haar dochter coöperaties
c.q. ValleiEnergie Advies en Projecten B.V.:
x. xxxx staat of zich hoofdelijk als medeschuldenares verbindt;
b. zich sterk maakt voor een derde;
c. zich tot zekerheidsstelling verbindt voor een schuld van een derde.
ii. Het afsluiten van overeenkomsten die niet voorzien zijn in de goedgekeurde jaarlijkse investeringsbegroting.
iii. Het afsluiten van overeenkomsten waarvan de som een waarde heeft groter dan 20% van de investeringsbegroting van ValleiEnergie en voor investeringen van meer dan
€ 500.000.
iv. Het overschrijden van een investeringsbegroting met meer dan 20% van het benoemde project of budget met een maximum van € 75.000.
v. Het aangaan van nieuwe projecten (niet voorzien in de vastgestelde begroting en het jaarplan) waarbij de som van alle nieuwe risico’s hoger is dan € 250.000.
vi. Bij de punten iv en iv van dit artikel 1 geldt dat de financiering hiervan nooit ten laste mag komen van geoormerkte gelden voor bestaande gelden.
b. Besluiten zonder goedkeuring van de ALV
De ALV moet projectplannen met begroting en bijbehorende financiële dekking goedkeuren. In de voorfase hiervan neemt het bestuur van ValleiEnergie al besluiten over projectplannen. In verband met de voortgang van projecten is het niet altijd mogelijk deze besluiten voor te leggen aan de ALV. Dit komt omdat de ALV niet frequent genoeg vergadert. Om voldoende snelheid in projecten te kunnen maken, is het op grond van art 8.3 van de statuten mogelijk om in het Huishoudelijk Reglement bestuursbesluiten uit te zonderen van goedkeuring door de ALV. De volgende besluiten/overeenkomsten hebben geen goedkeuring nodig van de ALV.
i. Het sluiten van intentieovereenkomsten met dak- en grondeigenaren voor Financiele opwekprojecten voor duurzame energie.
ii. Het maken van afspraken in een opstalovereenkomst met een dak/grondeigenaar over onder andere:
o het vestigen van recht van opstal;
o het verstrekken van vergoedingen voor het gebruik van dak(en) en/of grond (en);
o het beheer en onderhoud van in gebruik te nemen dak(en) en/of grond(en) voor duurzame opwekinstallaties met toebehoren.
iii. Het aangaan van verplichtingen ter verkrijging van vergunning(en) voor opwekprojecten voor duurzame energie waaraan leges en/of borgstellingen verbonden zijn.
iv. Het doen van voorinvesteringen voor opwekprojecten. Hierbij gaat het onder andere om het verstrekken van opdrachten voor het uitvoeren van bijvoorbeeld technische onderzoeken en studies i.v.m. het opstellen van schetsplannen en aanvragen van vergunning(en). In dergelijke gevallen wordt in de eerste plaats gebruik gemaakt van het eigen ontwikkelingsfonds. Als dat niet kan, wordt gebruik gemaakt van risicodragende externe leningen uit revolverende fondsen.
v. Het uitvoeren van activiteiten om subsidies te verkrijgen voor opwekprojecten voor duurzame energie.
vi. Het oprichten van een B.V. of satelliet-coöperatie voor projecten die te groot zijn om binnen de coöperatie te vallen, ter bescherming van de coöperatie zelf en haar leden.
2. Voorafgaand aan de algemene ledenvergadering
a) Ieder lid kan voorstellen indienen voor de agenda of over agendapunten tot twee weken voor de aanvang van de ledenvergadering.
b) Voorstellen moeten zijn ondertekend door ten minste vijf leden. De ALV beslist, op voorstel van het bestuur, op welke manier zij de voorstellen wil behandelen.
c) Het bestuur roept de ALV bijeen volgens artikel 12.3 van de statuten. Het bestuur maakt voor de uitnodiging en de verspreiding van vergaderstukken zoveel mogelijk gebruik van elektronische middelen (mail, website, digitale nieuwsbrieven en andere digitale middelen). Alleen op een nadrukkelijk en gemotiveerd verzoek van individuele leden worden uitnodiging en vergaderstukken fysiek toegezonden.
d) Volgens artikel 12.3 van de statuten wordt de uitnodiging van de ALV minimaal 14 dagen voor de vergaderdatum verspreid. De agenda van de ALV en vergaderstukken zijn minimaal 7 dagen voor de vergaderdatum van de ALV te downloaden.
3. Vergaderorde
a) De voorzitter van het bestuur leidt de algemene vergaderingen. Bij zijn/haar afwezigheid neemt een andere aanwezige bestuurder deze rol over.
b) Als er geen bestuurders aanwezig zijn, voorziet de vergadering zelf in haar leiding.
c) De voorzitter van de ALV draagt zorg voor heldere besluitvorming door de leden van de ALV.
d) Als de stemmen staken, zorgt de voorzitter ervoor dat de ALV via een nieuw proces een besluit neemt. Dit kan leiden tot een nieuwe stemming.
e) De secretaris van het bestuur of een door de voorzitter aangewezen persoon maakt notulen van hetgeen in de ALV is besproken en besloten.
f) De ALV stelt de notulen zoals bedoeld in lid e, in dezelfde of de eerstvolgende algemene vergadering vast. De voorzitter en de secretaris ondertekenen vervolgens deze door de ALV vastgestelde notulen.
g) De kas(controle)commissie: ieder jaar benoemt de ALV uit haar midden leden van de kas(controle)commissie voor een periode van twee jaar. Elk jaar wordt maximaal één
nieuw lid gekozen zodat de continuïteit van ervaring en kennis is geborgd. De maximale zittingstermijn voor elk commissielid is twee jaar.
Voor de leden
4. Lidmaatschap
a) In aansluiting op artikel 4.1 van de statuten stelt ValleiEnergie geen nadere eisen aan het lidmaatschap.
5. Contributie
a) Door toetreding tot ValleiEnergie verplicht ieder lid zich tot het betalen van de vastgestelde jaarlijkse contributie. De ALV stelt jaarlijks, op voordracht van het bestuur, de hoogte van de contributie vast. Elk lid krijgt hiervan digitaal bericht, met opgaaf van het te betalen bedrag en de betaaltermijn. De betaling moet in één keer worden voldaan.
b) De contributie kan worden betaald in een andere vorm dan geld. Het bestuur maakt afspraken met het lid/de leden over de alternatieve betaalvorm. Deze afspraken worden schriftelijk of digitaal vastgelegd en gearchiveerd.
c) Als na het verstrijken van de betaaltermijn geen betaling van de contributie is ontvangen, krijgt het lid een herinnering met het verzoek om alsnog binnen 14 dagen de contributie te betalen. Als betaling van de contributie opnieuw uitblijft, is dat een zelfstandige grond voor ontzetting van het lid.
6. Participaties
a) Leden kunnen investeren in de ontwikkeling van ValleiEnergie. De condities waaronder dit gebeurt, zijn gedefinieerd in het participatiereglement.
b) Leden kunnen investeren in de ontwikkeling van specifiek benoemde projecten. De condities voor deze investeringen worden per project bepaald.
c) Iedere participant wordt lid van ValleiEnergie.
d) Niet-leden kunnen niet investeren in de ontwikkeling van projecten of ValleiEnergie.
e) Leden van een satelliet-coöperatie of participanten van een BV zijn automatisch lid van ValleiEnergie.
Voor werkgroepen
7. Werkwijze werkgroepen
a) Het bestuur van ValleiEnergie kan werkgroepen, projectgroepen en commissies instellen voor het organiseren en uitvoeren van werkzaamheden of projecten die bijdragen aan de realisering van de doelstellingen van ValleiEnergie. Xxxxx worden "werkgroepen" genoemd.
b) Het bestuur roept werkgroepen in het leven. Het bestuur treedt op als opdrachtgever voor de werkgroep die op zijn beurt verantwoording aflegt aan het bestuur.
c) Het bestuur bepaalt per geval hoe de samenstelling en omvang zijn van een werkgroep. De leden van een werkgroep kunnen ook niet-leden van ValleiEnergie zijn bijvoorbeeld vanwege hun specifieke kennis. Het bestuur kan een werkgroep met onmiddellijke ingang ontbinden of een individueel lid van de werkgroep van zijn taken ontheffen.
d) Iedere werkgroep benoemt uit zijn midden een voorzitter. De voorzitter bewaakt het goed functioneren van de werkgroep, verzorgt de contacten met het bestuur en de andere organen van ValleiEnergie en brengt verslag uit aan het bestuur over de activiteiten en resultaten van de werkgroep.
e) Werkroepen treden niet zelfstandig namens ValleiEnergie naar buiten, tenzij het bestuur hierover vooraf mondelinge of schriftelijke toestemming heeft gegeven.
f) Het bestuur doet verslag van de werkzaamheden van de groepen in zijn jaarverslag.
Voor de coöperatieraad
8. Werkwijze coöperatieraad
Volgens artikel 14 in de Statuten kan de ALV een coöperatieraad benoemen. De coöperatieraad heeft minimaal drie en maximaal zeven leden afkomstig uit de ALV. De leden van de coöperatieraad worden gekozen door de ALV na voordracht door het bestuur. De zittingstermijn is vier jaar en kan maximaal één maal worden verlengd.
De coöperatieraad heeft de volgende taken:
a) het houden van algemeen toezicht op het beleid van het bestuur;
b) het toezichthouden op het algemeen functioneren van het bestuur inclusief het functioneren van de individuele bestuursleden;
c) het toezichthouden op de algemene gang van zaken van ValleiEnergie, de bijbehorende besloten vennootschappen en dochtercoöperaties;
d) als consultatiepunt fungeren voor het bestuur in het proces van beleidsvoorbereiding.
9. Delegatie aan de coöperatieraad
De ALV kan de volgende taken en bevoegdheden delegeren:
a) de benoeming van een commissie van onderzoek van de jaarrekening;
b) het goedkeuren van een bestuursbesluit tot uitgifte van participaties;
c) het deelnemen aan, voor ValleiEnergie, risicovolle projecten of activiteiten waaronder begrepen:
o substantiële, rechtstreekse samenwerking met een andere onderneming of organisatie;
o het doen van investeringen die niet voorkomen in het meerjarenplan;
o het voeren van procedures in rechte.
10. Informatieverstrekking
Het bestuur verstrekt aan de coöperatieraad alle informatie die noodzakelijk is voor zijn functioneren.
11. Honorarium
De leden van de coöperatieraad ontvangen geen honorarium, tenzij de ALV anders bepaalt.
Voor de Financiële Commissie
12. Taken financiële commissie
Het bestuur kan een financiële commissie ter benoeming voordragen aan de ALV om het bestuur bij te staan in financiële zaken. De commissie moet met haar zwaarwegende adviezen bijdragen aan het zo goed mogelijk te laten functioneren van ValleiEnergie als speler op de markt voor duurzame energie en energietransitie. De taken van de financiële commissie zijn:
a) gevraagd en ongevraagd advies geven aan bestuur, coöperatieraad en ALV over onder meer investeringen, financiële risico’s en de verslaggeving hierover;
b) het beoordelen van contractuele verplichtingen met een waarde groter dan € 50.000;
c) het beoordelen van kwaliteit, risico’s en rendement van mogelijke investeringen in
projecten van ValleiEnergie;
d) bijdragen aan en bevorderen van de bredere oordeelsvorming van ValleiEnergie over het financiële toezicht op deelnemingen en dochterondernemingen.
13. Zwaarwegend advies
Het bestuur vraagt de ALV om een definitief standpunt als het de adviezen van de Financiële Commissie, ook na onderling overleg, niet overneemt.
14 Leden financiële commissie
De commissie bestaat uit ten minste twee en ten hoogste vijf leden die beschikken over de deskundigheid, kennis van en ervaring met/op het gebied van de taakstelling van de commissie. De voorzitter van de commissie komt voort uit de financiële commissie. Een bestuurder heeft het recht de vergaderingen bij te wonen. De financiële commissie kan de directeur/ het MT VEAP of deskundigen (VEAP) uitnodigen als agenda lid. Het bestuurslid en de directeur/het MT VEAP zijn geen lid van de financiële commissie en hebben geen stemrecht.
Het bestuur draagt leden van de financiële commissie voor. De ALV besluit over de benoeming en kan tot ontbinding van de commissie overgaan. De zittingstermijn bedraagt vier jaar en kan maximaal één maal worden verlengd.
Voor het bestuur (Aanvullend op artikel 9 van de statuten)
15. Bestuursreglement
Het bestuur past het vigerende bestuursreglement aan zodra dit het functioneren van het bestuur ten goede komt. Dit gebeurt op basis van eigen interne evaluaties of op voorstel van de coöperatieraad (indien ingesteld).
16. Voordracht nieuw bestuurslid
Het bestuur besluit tot voordracht van een nieuw bestuurslid aan de ALV nadat de coöperatieraad, indien ingesteld, daarover is gehoord.
17. Informatie aan coöperatieraad
Het bestuur stelt de coöperatieraad, indien ingesteld, in kennis van zijn besluiten.
18. Vertegenwoordiging door bestuursadviseurs
Het bestuur kan zich laten vertegenwoordigen door een of meer bestuursadviseurs. Eventuele machtigingen mogen niet in strijd zijn met de statuten of dit huishoudelijk reglement.
19. Vertegenwoordiging door directeur / MT
Het bestuur kan zich laten vertegenwoordigen door de directeur of het MT van ValleiEnergie Advies en Projecten B.V. Het bestuur stelt een directiereglement op, waarin onder andere de mandatering is geregeld. Dit directiereglement mag niet in strijd zijn met de statuten of dit huishoudelijk reglement.
20. Verlenging bestuurstermijn
Een bestuurstermijn (vier jaar) van ValleiEnergie kan ten hoogste éénmaal worden verlengd.
Voor de ValleiEnergie Advies en Projecten B.V. (hierna te noemen VEAP)
21. Inkomsten en uitgaven VEAP
In aanvulling op artikel 11.1 van de statuten zal het bestuur van ValleiEnergie duidelijkheid geven over de inkomsten en uitgaven van de VEAP in de jaarbegroting, zoals die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de ALV.
22. Mandaatregeling VEAP
Het bestuur van ValleiEnergie zal een mandaatregeling (in de statuten genoemd: directiereglement) voor de VEAP opstellen. Het doet dit in samenspraak met de coöperatieraad indien ingesteld. Hierin staan opdracht en verantwoordelijkheden omschreven. De ALV moet deze regeling vaststellen.
Integriteitbepalingen
23. Onverenigbaarheid rollen
a) Het lidmaatschap van het bestuur ValleiEnergie is onverenigbaar met het werknemerschap (project- of ondersteuningsbureau) of opdrachtnemersrol (als toeleverancier van zaken of diensten) van ValleiEnergie, tenzij de ALV hiervoor ontheffing heeft verleend.
b) Voor een (bestaand) lid van het bestuur ValleiEnergie eindigt het lidmaatschap met ingang van de dag dat de bovengenoemde relatie ontstaat.
Onkostenvergoeding
24. Xxxx vergoedingen en goedkeuring kosten
a) Onkosten die door bestuursleden, vrijwilligers en medewerkers worden gemaakt voor ValleiEnergie, zoals telefoonkosten, reiskosten, kantoorkosten, worden op declaratiebasis vergoed. Dit gebeurt alleen als dit past binnen de goedgekeurde jaarbegroting en de directeur VEAP / het MT VEAP of de penningmeester van het bestuur dit vooraf schriftelijk heeft goedgekeurd.
b) Overige kosten, zoals de deelname aan studiedagen en conferenties worden vergoed als zij direct of indirect voor de coöperatie van betekenis zijn. Deelname moet vooraf schriftelijk zijn goedgekeurd door de directeur VEAP of de penningmeester van het bestuur.
c) Xxxxxxxxxxx voor vergoeding van onkosten die niet begroot zijn, kan alleen na besluitvorming door het bestuur. Hierbij maakt het bestuur een afweging over het belang van de voorgestelde activiteit in relatie tot de ontwikkeling van ValleiEnergie.
d) Bij reizen voor ValleiEnergie wordt de voorkeur gegeven aan het openbaar vervoer. Als het reizen per openbaar vervoer ondoelmatig is voor de bedrijfsvoering, worden de
reiskosten voor € 0,19 per km vergoed. Daarbij wordt uitgegaan van de kortste
reisafstand volgens de ANWB-routeplanner.
e) Declaraties worden door de penningmeester goedgekeurd en betaalbaar gesteld.
Declaratie-afspraken bestuursleden
25. Vergoedingen bestuursleden
Bestuursleden kunnen uitsluitend voor onderstaande taken een vergoeding krijgen. Zij kunnen daar op vrijwillige basis ook van afzien.
a) vacatiegelden voor aanwezigheid bij geagendeerde bestuursvergaderingen en bijeenkomsten waarbij het bestuurslid ValleiEnergie formeel vertegenwoordigt. Niet in aanmerking komen de XXX xxx XxxxxxXxxxxxx of samenwerkingspartners of algemene (voorlichtings) bijeenkomsten;
b) voor ValleiEnergie declarabele uren in het kader van overheidsprogramma’s, zoals de
participatiecoalitie, de Regionale Energie Strategie en vergelijkbare overheidsprogramma’s.
Privacy
26. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
De Algemene Verordening Gegevensbescherming bevat strenge algemene regels met betrekking tot persoonsgegevens. ValleiEnergie handelt volgens de AVG. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de ledenadministratie, (elektronische) mailing, social media, bij het verspreiden van beeldmateriaal. Ook het publiceren en/of verstrekken/ter beschikking stellen van NAW en andere contactgegevens van personen kan alleen met expliciete toestemming vooraf van de persoon of personen in kwestie.
Slot
27. Wijzigingen Huishoudelijk Reglement
a) Wijzigingen in het huishoudelijk regelement kunnen uitsluitend worden aangebracht bij besluit van de ALV. Het bestuur moet over een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement helder communiceren met de ALV leden en de wijziging duidelijk agenderen.
b) De secretaris zorgt ervoor dat een wijzigingsvoorstel van het huishoudelijk reglement wordt meegezonden met de agenda voor de ALV waarin het wijzigingsvoorstel zal worden behandeld. In het wijzigingsvoorstel zijn de voorgestelde wijzigingen woordelijk opgenomen.
c) Het doen van voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement is voorbehouden aan het bestuur na instemming van de coöperatieraad (als deze is ingesteld). Voorstellen tot wijziging kunnen ook worden gedaan op voordracht van minimaal 5 leden van de ALV. Leden moeten de voorstellen ten minste 14 dagen vóór de eerstkomende ALV bij voorkeur digitaal indienen bij het bestuur.
d) Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft een gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
28 Als het huishoudelijk reglement niet voorziet
Het bestuur beslist in alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, tenzij de ALV daarover statutair moet beslissen.
De algemene ledenvergadering van de Coöperatie ValleiEnergie U.A., datum 23 juni 2021 ,
De voorzitter, De vicevoorzitter,
C. B. Donker xxx