Algemene Voorwaarden

Algemene Voorwaarden

Algemene Voorwaarden van SecuDoc, versie 2019-1 (april 2019).

Bij SecuDoc (de achterliggende organisatie PowerAssist B.V. en de bedrijfsactiviteiten die bij SecuDoc horen, vanaf nu SecuDoc genoemd) hechten wij veel waarde aan uw belangen, waaronder transparante communicatie naar u toe met betrekking tot de dataopslag en onze verantwoordelijkheden naar u toe. Onze Algemene Voorwaarden hebben wij daarom zo kort en helder mogelijk opgesteld met daarbij ook uw belangen in het achterhoofd. Onze beloftes en garanties met betrekking tot dataopslag en beveiliging vindt u in ons Privacystatement, de meest recente versie vindt u altijd op:

xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxx

1 Toepasselijkheid SecuDoc- voorwaarden

1.1 Deze Algemene Voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, offertes en rechtshandelingen tussen u en SecuDoc. Ook wanneer u op een andere wijze gebruik maakt van onze diensten, bij voorbeeld als proefabonnee, partner (wederverkoper) etc., gelden deze voorwaarden. Bedenkt u ook steeds, dat u gebruik maakt van een systeem waarop u enkel een gebruiksrecht hebt, of toegang verkrijgt (SaaS). U wordt dus geen eigenaar van het achterliggende systeem. Meer daarover hieronder onder artikel 6.

1.2 Indien een bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van deze Algemene Voorwaarden onverminderd van kracht blijven. SecuDoc en u zullen in dat geval

in overleg treden met het doel nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige dan wel vernietigde bepalingen in acht wordt genomen.

2 Aanbiedingen

2.1 Alle aanbiedingen en andere uitingen van SecuDoc zijn vrijblijvend, tenzij door SecuDoc schriftelijk anders is aangegeven.

2.2 U staat in voor de juistheid en volledigheid van de door of namens hem aan SecuDoc verstrekte gegevens waarop SecuDoc zijn aanbieding baseert, omdat de aanbieding anders nadien moet worden bijgesteld aan de feitelijke situatie. Dat is voor alle partijen vaak vervelend.

3 Prijs en betaling

3.1 Alle prijzen zijn exclusief omzetbelasting (btw) en andere heffingen welke van overheidswege zijn of worden opgelegd. Tenzij anders overeengekomen, zijn alle prijzen steeds in euro’s en dient u alle betalingen in euro’s te voldoen.

3.2 Abonnementsprijzen, abonnementsspecificaties (bijv. aantal gebruikers, opslagruimte) en betalingscondities kunnen na aangaan van de overeenkomst worden gewijzigd. Wijzigingen die in uw belang zijn (bijv. extra functies of een toename in opslagcapaciteit zonder prijsverhoging) mogen zonder voorafgaande communicatie vanuit SecuDoc worden doorgevoerd. Wijzigingen die mogelijk een negatieve impact voor u hebben (zoals een afname in functies, nieuwe functionele limitaties of een verhoging van de abonnementskosten) worden minimaal 3 maanden voorafgaand aan de wijziging gecommuniceerd, waarbij u altijd de mogelijkheid heeft de wijziging te accepteren of, wanneer de wijzigingen voor u onbedoelde nadelen op zou leveren waarop wij niet hebben gerekend, om de Overeenkomst op te zeggen (met inachtneming van het overeengekomen opzegtermijn).

3.3 Alle door SecuDoc afgegeven voorcalculaties en begrotingen hebben alleen een indicatief karakter. Met andere woorden: u kunt een dergelijke voorcalculatie zien als een praatstuk waarlangs uiteindelijk tot een definitief plan wordt gekomen. Dat betekent dus

dat aan een door SecuDoc afgegeven voorcalculatie of begroting geen rechten of verwachtingen kunnen worden ontleend.

3.4 De in rekening gebrachte bedragen zijn wij met u overeengekomen en zult u moeten betalen zonder recht tot opschorting of verrekening. De betalingstermijn staat steeds vermeld op de factuur.

4 Privacy, gegevensverwerking en beveiliging

4.1 SecuDoc vindt het van belang om u proactief en ongevraagd te informeren over de wijze waarop SecuDoc zich conformeert aan geldende privacywetgeving. SecuDoc zal steeds deugdelijke verwerkersovereenkomsten willen overeenkomen met Verantwoordelijken (van persoonsgegevens). Ook zal SecuDoc u en derden steeds blijven informeren over haar privacy- en cookiebeleid op haar website. SecuDoc gaat er steeds vanuit dat ook u onvoorwaardelijk voldoet aan dergelijke regelgeving. We moeten het als het ware samen verzekeren aan derden dat wij compliant zijn op dit gebied. U dient bijvoorbeeld een geldige rechtsgrond te bezitten om persoonsgegevens in voorkomende gevallen door ons te laten verwerken. Wanneer u daarover twijfelt dan bent u verplicht dit aan ons te melden zodat we behulpzaam kunnen zijn bij het vinden van oplossingen.

4.2 Ingeval u niet aan uw verplichtingen voldoet op privacy-gebied dan kunt u - maar ook wij - daarvoor aansprakelijk worden gehouden. Om die reden vrijwaart u SecuDoc voor aanspraken van personen van wie persoonsgegevens zijn geregistreerd of worden verwerkt in het kader van een persoonsregistratie die door u wordt gehouden of waarvoor u op grond van de wet anderszins verantwoordelijk bent. Dat geldt vanzelfsprekend weer niet wanneer u kunt bewijzen dat de feiten die aan de aanspraak ten grondslag liggen uitsluitend aan SecuDoc toegerekend moeten worden.

5 Voorbehoud van eigendom en rechten, zaaksvorming en opschorting

5.1 Alle betalingen dienen tijdig aan ons te worden verricht. Wij moeten kunnen rekenen op uw tijdige betalingen zodat wij onze diensten en dienstverlening kunnen blijven (door)ontwikkelen. Wanneer er onverhoopt niet tijdig door u betaald wordt en wij niet tot redelijke afspraken kunnen komen, dan geldt dat wij gerechtigd zijn om u geen toegang meer te verlenen tot onze (SaaS-)oplossingen en/of de door ons gehoste systemen. Eventueel aan u geleverde zaken blijven ook eigendom van SecuDoc totdat alle bedragen die u aan SecuDoc verschuldigd bent volledig zijn voldaan.

6 Rechten van intellectuele eigendom

6.1 Indien SecuDoc bereid is zich te verbinden tot overdracht van een recht van intellectuele eigendom, kan dat alleen schriftelijk en uitdrukkelijk worden gegaan. Indien wij schriftelijk overeenkomen dat een recht van intellectuele eigendom ten aanzien van specifiek voor u ontwikkelde programmatuur, website(s), databestanden, apparatuur of andere materialen, over zal gaan op u, tast dit het recht of de mogelijkheid van SecuDoc niet aan om de aan die ontwikkeling ten grondslag liggende onderdelen, algemene beginselen, ideeën, ontwerpen, algoritmen, documentatie, werken, programmeertalen, protocollen, standaarden en dergelijke, zonder enige beperking voor andere doeleinden te gebruiken en/of te exploiteren, hetzij voor onszelf hetzij voor derden. Evenmin tast de overdracht van een recht van intellectuele eigendom het recht van SecuDoc aan om ten behoeve van zichzelf of een derde ontwikkelingen te doen die soortgelijk of ontleend zijn aan die welke ten behoeve van U zijn of worden gedaan. Wij vinden het van belang dit nog eens extra duidelijk naar u te communiceren omdat wij het van belang vinden dat onze ideeën en creativiteit (en daarmee innovatie) niet beperkt worden. Een onbeteugelde creatieve vrijheid in het ontwikkelen van diensten en producten is ook de grondslag van onze huidige samenwerking met u.

6.2 Alle rechten van intellectuele eigendom op de op grond van de overeenkomst ontwikkelde of aan u ter beschikking gestelde programmatuur, websites, databestanden, apparatuur of andere materialen zoals analyses, ontwerpen, documentatie, rapporten, offertes, evenals voorbereidend materiaal daarvan, berusten uitsluitend bij SecuDoc, onze licentiegevers of onze toeleveranciers. U verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten die bij deze Algemene Voorwaarden en de wet uitdrukkelijk zijn toegekend. Een aan u toekomend recht tot gebruik is niet- exclusief, niet overdraagbaar aan derden en niet sub-licentieerbaar zonder toestemming van SecuDoc.

6.3 Als SecuDoc vrijwaren wij u tegen elke rechtsvordering van een derde welke gebaseerd is op de bewering dat door SecuDoc uitsluitend zelf ontwikkelde programmatuur, websites, databestanden, apparatuur of andere materialen inbreuk maken op een recht van intellectuele eigendom van die derde, onder de voorwaarde dat u SecuDoc onverwijld schriftelijk informeert over het bestaan en de inhoud van de rechtsvordering en de afhandeling van de zaak, waaronder het treffen van eventuele schikkingen, geheel overlaat aan SecuDoc. Indien in rechte onherroepelijk vaststaat dat de door SecuDoc zelf ontwikkelde programmatuur, websites, databestanden, apparatuur of andere materialen inbreuk maken op enig aan een derde toebehorend recht van intellectuele eigendom of indien naar

het oordeel van SecuDoc een gerede kans bestaat dat een zodanige inbreuk zich voordoet, zal SecuDoc, indien mogelijk, zorg dragen dat u het geleverde, of functioneel gelijkwaardige andere programmatuur, websites, databestanden, apparatuur of materialen,. kan blijven gebruiken. Wij nemen in dat soort theoretische gevallen volledige verantwoordelijkheid (om u in een situatie te brengen waarin u zo min mogelijk in de bedrijfsvoering gestoord wordt, zoals hierboven al uitgelegd) en gelijktijdig sluiten wij iedere andere of verdergaande vrijwaringsverplichting van SecuDoc uit.

6.4 Indien u onze diensten en producten gebruikt garandeert u dat geen rechten van derden zich verzetten tegen beschikbaarstelling aan SecuDoc van beeldmateriaal, tekst, muziek, video, sleutels, persoonsgegevens, logo’s, hyperlinks, software, databestanden of andere materialen. Met andere woorden, u bent voor het materiaal dat u ons aanbiedt en/of upload (door uzelf, gebruikers van uw account én externen die aan een door u verstuurd uploadverzoek voldoen) verantwoordelijk en juridisch aansprakelijk. Daarnaast heeft SecuDoc het recht om - indien mogelijk - (illegaal) materiaal of materiaal waarvan dit redelijkerwijs wordt vermoed illegaal te zijn (volgens derden), te blokkeren of te verwijderen. In dat soort gevallen vrijwaart u SecuDoc dus ook tegen elke aanspraak van een derde die gebaseerd is op de bewering dat zodanig beschikbaar stellen, gebruik, bewerken,

installeren of incorporeren inbreuk maakt op enig recht van die derde.

6.5 Indien een partij wiens (kosteloze of betaalde) licentie gebruikt wordt voor een van uw (maatwerk)toepassingen (bijvoorbeeld een implementatie van Google Maps) voorwaarden stelt die niet zijn voorzien, dan verplicht u zich ervoor te kiezen om aan die gewijzigde voorwaarden te voldoen (dat kan betekenen dat u bijvoorbeeld een licentie fee zal moeten afdragen). Indien die gewijzigde omstandigheid gevolgen heeft voor het ontwerp of de (ombouw) werkzaamheden aan de toepassing, dan zullen die kosten eveneens aan u moeten worden doorberekend.

7 Medewerkingsverplichtingen

7.1 Partijen erkennen dat het succes op het gebied van informatie- en communicatietechnologie in de regel afhankelijk is van een juiste en tijdige onderlinge samenwerking tussen u en SecuDoc. Om een behoorlijke uitvoering van de overeenkomst door SecuDoc mogelijk te maken zult u SecuDoc steeds tijdig alle door SecuDoc nuttig, nodig en wenselijk geachte gegevens inlichtingen verschaffen en alle medewerking verlenen en vice versa. Indien u in het kader van het verlenen van medewerking aan de uitvoering van de overeenkomst eigen personeel en/of hulppersonen inzet, zullen deze personen beschikken over de noodzakelijke kennis, deskundigheid en ervaring.

8 Leveringstermijnen

8.1 Alle door SecuDoc genoemde of overeengekomen (leverings)termijnen en (oplever)data zijn naar beste weten vastgesteld op grond van de gegevens die bij ons bij het aangaan van de overeenkomst bekend waren. Door SecuDoc genoemde of tussen partijen overeengekomen tussentijdse (oplever)data, gelden steeds als streefdata, binden SecuDoc niet en hebben steeds slechts een indicatief karakter. SecuDoc spant zich er redelijkerwijs voor in uiterste (leverings)termijnen en uiterste (oplever)data zoveel mogelijk in acht te nemen. SecuDoc is niet gebonden aan een al dan niet uiterste (leverings)termijn of (oplever)datum die vanwege buiten zijn macht gelegen omstandigheden die zich na het aangaan van de overeenkomst hebben voorgedaan, niet meer gehaald kan worden. Ook is SecuDoc niet gebonden aan een al dan niet uiterste (oplever)datum of (leverings)termijn als partijen een wijziging van de inhoud of omvang van de overeenkomst (meerwerk, wijziging van specificaties, etc.) of een wijziging van de aanpak van de uitvoering van de overeenkomst zijn overeengekomen. Indien overschrijding van enige termijn dreigt, zullen we samen in overleg treden om de gevolgen van de overschrijding voor de verdere planning te bespreken.

8.2 De enkele overschrijding van een door SecuDoc genoemde of tussen partijen overeengekomen al dan niet

uiterste (leverings)termijn of (oplever)datum brengt SecuDoc niet in verzuim. In alle gevallen – ook dus ingeval partijen schriftelijk en uitdrukkelijk een uiterste (leverings)termijn of (oplever)datum zijn overeengekomen – komt SecuDoc wegens tijdsoverschrijding eerst in verzuim nadat u ons schriftelijk in gebreke hebt gesteld. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten van de actuele tekortkomingen, zodat wij in de gelegenheid komen daarop adequaat te reageren.

9 Ontbinding en opzegging van de overeenkomst

9.1 Aan elk der partijen komt de bevoegdheid tot ontbinding van de overeenkomst wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst slechts toe indien de andere partij, steeds in alle gevallen na een zo gedetailleerd mogelijke schriftelijke ingebrekestelling waarbij een redelijke termijn gesteld wordt voor zuivering van de tekortkoming, toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van wezenlijke verplichtingen uit de overeenkomst. Dat geldt voor u en dat geldt ook voor ons. Betalingsverplichtingen die door u niet tijdig worden nagekomen gelden steeds als wezenlijke verplichtingen uit de overeenkomst.

9.2 Wij vinden het van belang dat wij met u een overeenkomst sluiten voor een periode die voor u passend is; ook komen wij daarbij redelijke opzegtermijnen overeen. De continuïteit van onze overeenkomst is voor u en voor ons van groot belang. Om die reden heeft u geen recht om een overeenkomst van dienstverlening of van opdracht die voor een bepaalde tijd is aangegaan, tussentijds op te zeggen.

9.3 Elk der partijen kan de overeenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk schriftelijk opzeggen indien de wederpartij – al dan niet voorlopig – surseance van betaling wordt verleend of, indien ten aanzien van de andere partij faillissement wordt aangevraagd.

10 Overmacht

10.1 Indien een overmacht situatie langer dan negentig dagen duurt, heeft elk der partijen het recht om de overeenkomst schriftelijk te ontbinden. Hetgeen reeds op grond van de overeenkomst gepresteerd is, wordt in dat geval naar verhouding afgerekend, zonder dat partijen elkaar overigens iets verschuldigd zullen zijn.

11 Aansprakelijkheid van SecuDoc

11.1 De totale aansprakelijkheid van SecuDoc wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst of uit enige andere hoofde, daaronder uitdrukkelijk ook

begrepen iedere tekortkoming in de nakoming van een met u overeengekomen garantieverplichting, is beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag van de voor die overeenkomst bedongen prijs (excl. btw). Indien de overeenkomst hoofdzakelijk een duurovereenkomst is met een looptijd van meer dan één jaar, wordt de voor de overeenkomst bedongen prijs gesteld op het totaal van de vergoedingen (excl. btw) bedongen voor één jaar. In geen geval zal de totale aansprakelijkheid van SecuDoc voor directe schade, uit welke hoofde dan ook, meer bedragen dan het bedrag dat door de verzekeraar van SecuDoc zal worden vergoed (het eigen risico van SecuDoc daarvan uitgezonderd).

11.2 De aansprakelijkheid van SecuDoc voor schade door dood, lichamelijk letsel of wegens materiële beschadiging van zaken bedraagt totaal nimmer meer dan het door SecuDoc verzekerde bedrag.

11.3 De aansprakelijkheid van SecuDoc voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade als gevolg van aanspraken van u, schade verband houdende met het gebruik van door u aan SecuDoc voorgeschreven zaken, materialen of programmatuur van derden en schade verband houdende met de inschakeling van door u aan SecuDoc voorgeschreven toeleveranciers is overigens uitgesloten. Eveneens is uitgesloten de

aansprakelijkheid van SecuDoc wegens verminking, vernietiging of verlies van gegevens of documenten. SecuDoc is evenmin aansprakelijk voor enige vorm van schade die het gevolg is van een in opdracht van u uitgevoerde penetratietest van diens systemen of die het gevolg is van het in opdracht van u doelbewust trachten te omzeilen van diens beveiligingssystemen.

11.4 De uitsluitingen en beperkingen van de aansprakelijkheid van SecuDoc, zoals omschreven in de voorgaande leden van dit artikel, laten de overige uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid van SecuDoc uit hoofde deze Algemene Voorwaarden geheel onverlet.

11.5 De in deze voorwaarden bedoelde uitsluitingen en beperkingen komen te vervallen indien in rechte komt vast te staan dat de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van SecuDoc indien en voor zover in rechte komt vast te staan dat de verzekeraar op grond van die omstandigheden geen uitkering hoeft te doen.

11.6 Tenzij nakoming door SecuDoc blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van SecuDoc wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een overeenkomst slechts indien u SecuDoc onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn voor de zuivering van de tekortkoming wordt gesteld, en SecuDoc ook na die termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van zijn

verplichtingen. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat SecuDoc in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.

11.7 Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat u de schade zo spoedig mogelijk na het ontstaan daarvan schriftelijk bij SecuDoc meldt. Iedere vordering tot schadevergoeding tegen SecuDoc vervalt door het enkele verloop van zes maanden na het ontstaan van de vordering.

11.8 Partijen erkennen dat het actief en constructief deelnemen aan een ICT- Mediation een redelijke en passende maatregel is om dreigende schade te voorkomen of te beperken indien deze dreigende schade verband houdt met het niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomen van enige contractuele verplichting door SecuDoc. Wij spreken

bij deze graag met u af (forumbeding) om bij een gerezen geschil eerst constructief overleg te hebben en – wanneer dat niet tot het gewenste resultaat leidt – om samen actief, constructief en onvoorwaardelijk deel te nemen aan een ICT-Mediation overeenkomstig het ICT-Mediation Reglement van de Stichting Geschillenoplossing Automatisering, statutair gevestigd te Den Haag (xxx.xxxx.xxx en xxx.xxxx.xx), dan wel middels een mediation traject van een tussen partijen overeengekomen NFM- of CEDR-mediator.

11.9 Het bepaalde in dit artikel alsmede alle andere beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid genoemd in deze Algemene Voorwaarden gelden mede ten gunste van alle (rechts)personen waarvan SecuDoc zich bij de uitvoering van de overeenkomst bedient.