Inleiding
Samenwerkingsovereenkomst gemeente en Buha BV
Gemeente Doetinchem (opdrachtgever) en Buha BV (opdrachtnemer)
Versie : december 2016
Inleiding
In het kader van de organisatieontwikkeling gD2020 kiest de gemeente Doetinchem voor verbonden uitvoering. Hierbij worden uitvoerende organisatieonderdelen op afstand geplaatst. Door meer ruimte te geven aan de uitvoering beoogt de gemeente verdere kwaliteits-en efficiencyverbeteringen in de publieke dienstverlening door te voeren (“excellente uitvoering”).
Onderdeel van de organisatievisie is de verzelfstandiging van de huidige afdeling Buha. Op 1 januari 2017 dient Buha BV (werktitel) operationeel te zijn. Door de verzelfstandiging ontstaat een nieuwe relatie tussen de gemeente en Buha BV. De gemeente wordt eigenaar (aandeelhouder) en opdrachtgever van Buha BV. Belangrijk instrument in de opdrachtgever-opdrachtnemer (OGON) relatie is een samenwerkingsovereenkomst waarin afspraken over de dienstverlening worden vastgelegd. Deze notitie beschrijft de inhoud van de samenwerkingsovereenkomst.
De samenwerkingsovereenkomst bestaat uit twee delen:
A. Algemeen Kader (onbepaalde tijd).
Hierin staan de algemene afspraken over onder meer de opdrachtbeschrijving, wederzijdse rolverdeling en verantwoordelijkheden, overleg- en rapportagestructuur, evaluatie en bijsturing.
B. Dienstverleningsafspraken (telkens voor een periode van 4 jaar).
In dit deel staan de specifieke kwaliteits- en prijsafspraken over de aan Buha BV opgedragen diensten.
A. Algemeen kader
Uitgangspunten: samen naar nog betere dienstverlening
• Deze overeenkomst maakt onderdeel uit van een groeitraject, waarin beide partijen moeten “leren en wennen” in de rol als opdrachtgever en opdrachtnemer. Beide partijen hechten eraan om de dienstverleningsafspraken en de samenwerkingsrelatie periodiek te evalueren, zodat tijdig kan worden bijgestuurd indien nodig.
• Doelstelling voor beide partijen is om inwoners en bezoekers van Doetinchem een schone, hele en veilige openbare ruimte aan te bieden tegen een zo laag mogelijk tarief.
• In de uitvoering en bij beleidsontwikkeling en inrichtingsprojecten in de openbare ruimte werken gemeente en Buha BV actief samen.
• Ontzorging en vertrouwen is de basis voor de dienstverlening. De afspraken worden op hoofdlijnen en meerjarig vastgelegd. De meerjarige scope maakt het makkelijker en beter mogelijk om tussentijds te kunnen bijsturen in beleid of uitvoering.
• Binnen de samenwerking worden zakelijke afspraken gemaakt, waarbij “eenvoud, “praktisch” en “transparant” sleutelwoorden zijn. Het vastleggen van afspraken is geen doel op zich, maar moeten prikkelen tot verdere kwaliteits-of efficiencyverbeteringen.
Opdrachtomschrijving: huidige takenpakket als basis
• Het huidige takenpakket van Buha vormt de basis voor het dienstenpakket dat Buha BV in opdracht van de gemeente uitvoert. In deel B wordt het werkpakket van Buha BV beschreven. De opdracht aan Buha BV is voor onbepaalde tijd en het dienstenpakket wordt exclusief aan Buha BV opgedragen.
• Wat betreft de indeling van het dienstenpakket wordt om praktische en bedrijfsvoeringredenen aangesloten bij de structuur en indeling van de gemeentebegroting.
• Buha BV voert de opgedragen diensten conform overeengekomen prijs- en kwaliteitsafspraken uit.
• Over het inschakelen van gemeentelijke organisatieonderdelen (ingenieursbureau, grondzaken) door Buha BV zijn afspraken gemaakt.
Deze afspraken zijn: Als Buha BV expertise nodig heeft die bij de kernorganisatie aanwezig is (bv bij ingenieursbureau, grondzaken etc.) dan schakelt Buha BV hiervoor de kernorganisatie in. En andersom geldt hetzelfde. Als de kernorganisatie expertise nodig heeft die bij Buha BV aanwezig is, schakelt de kernorganisatie Buha BV in. Over de voorwaarden waaronder en eventuele wijze van verrekening worden in onderling overleg nadere afspraken gemaakt.
• Buha BV ontzorgt de gemeente en voert de opgedragen diensten binnen de afgesproken kwaliteitsniveaus en beschikbare budgetten servicegericht, proactief en flexibel uit. De afgesproken kwaliteit is daarbij leidend, als er bijvoorbeeld door seizoeninvloeden meer werk moet worden gedaan om dit niveau te bereiken dan voert Buha BV deze werkzaamheden in beginsel direct uit. De hiermee gemoeide uitvoeringskosten worden in eerste instantie zoveel mogelijk gedekt uit het beschikbare budget binnen het betreffende domein (zie deel B werkpakket). Mocht daar onvoldoende ruimte zijn dan treedt Buha BV met de gemeente in overleg over de wijze van uitvoering en/of financiële dekking van de werkzaamheden.
Rolverdeling en verantwoordelijkheden: samenwerken vanuit verschillende posities
• Gemeente en Buha BV zijn gelijkwaardige partners met een verschillende verantwoordelijkheid. De Gemeente is verantwoordelijk voor het beleid en ontwikkeling van de openbare ruimte en stelt de opdracht aan Buha BV vast.
• Buha BV voert taken in het beheer van de openbare ruimte uit en zorgt daarmee voor een schone, hele en veilige buitenruimte. Tevens ondersteunt en adviseert Buha BV de gemeente bij de opdrachtformulering, beleids- en projectontwikkeling en uitvoering van diverse gemeentelijke taken (zie deel B voor een verdere toelichting).
• De gemeente en Buha BV voorzien elkaar tijdig van informatie over actuele ontwikkelingen en (wijzigingen in) areaalgegevens en wisselen in bredere zin kennis- en informatie uit die relevant is voor een goede taakuitoefening richting inwoners van en bedrijven in Doetinchem.
• Buha BV zorgt voor een transparante, adequate en tijdige informatievoorziening over de uitvoering van het dienstenpakket richting gemeente, zodat de gemeente haar opdrachtgeversrol goed kan invullen.
• Beide partijen werken samen bij beleidsontwikkeling en projectontwikkeling en –uitvoering in de openbare ruimte. Over de rol- en taakverdeling en onderlinge afstemming daarbij zijn nadere werkafspraken gemaakt (zie bijlage 1).
Beleidscyclus: focus op realisatie maatschappelijke doelen
• Het beleid van de gemeente is uitgangspunt voor deze samenwerkingsovereenkomst. Gemeente en Buha BV stellen gezamenlijk een werkplanning op voor nieuw te ontwikkelen of te actualiseren beleid op werkvelden van Buha BV. De eerste versie van de beleidskalender is in bijlage 2 opgenomen. Deze kalender wordt in onderling overleg jaarlijks geactualiseerd.
• De doelen en ambities van de gemeente worden vertaald in een meerjarige opgave voor Buha BV en geconcretiseerd naar tussendoelen en jaarlijkse speerpunten. Voor elke dienst wordt de “stuurinformatie” in een handzame en overzichtelijke dienstenkaart vastgelegd. Een overzicht met belangrijke areaalgegevens (de nulsituatie anno 2016) is in bijlage 3 toegevoegd.
• In een jaarlijkse monitor legt Buha BV verantwoording af over de bijdrage van de uitvoering aan de realisatie van de doelen en ambities van de gemeente. Daarbij komen zowel doelen voor de
xxxxxxx als voor de korte termijn aan bod. De opzet van deze monitor wordt in onderling overleg bepaald.
Overleg- en rapportagestructuur: doelmatig en effectief
• De gemeente en Buha BV spreken af elkaar actief te informeren over de voortgang van de dienstverlening en over beleidsmatige en andere ontwikkelingen die voor de samenwerking relevant zijn.
• De samenwerking wordt gefaciliteerd door een effectieve en efficiënte overlegstructuur:
o De gemeente en Buha BV stemmen met elkaar af wie vanuit beide organisaties de accounthouders binnen de samenwerkingsovereenkomst zijn.
o Regulier overleg over de samenwerkingsovereenkomst vindt op operationeel, management en bestuurlijk niveau plaats. Partijen maken in onderling overleg nadere afspraken over de invulling van deze overleggen en wie vanuit beide organisaties in deze overleggen participeren.
o Naast regulier overleg in het kader van de samenwerkingsovereenkomst worden er op het niveau van diverse vakdisciplines vakgroepoverleggen (bv. groen, parkeren, duurzaamheid etc.) georganiseerd tussen medewerkers van gemeente en Buha BV.
o Binnen gemeentelijke projecten vindt vertegenwoordiging van BUHA plaats ten behoeve van een goede voorbereiding op de uitvoering. De inzet van BUHA is hier integraal voor haar taken, d.w.z. dat alle disciplines van BUHA zijn vertegenwoordigd in de projectgroep in één persoon. Ditzelfde geldt voor projecten van BUHA, waarbij een gemeentelijke vertegenwoordiging aanwezig is, tenzij anders afgesproken.
o Over verschillende disciplines heen vindt er periodiek een inhoudelijk afstemmingsoverleg plaats waarin planning en voortgang van onderhouds-, beheer-, herinrichtings- en revitaliseringsprojecten in de openbare ruimte wordt besproken (COR). De aanpak en bemensing van het COR in de nieuwe situatie zal hiervoor nog tegen het licht worden gehouden.
• Ten behoeve van de reguliere overleggen stelt Buha BV heldere voortgangsrapportages op, waarin gerapporteerd wordt over de in de dienstenkaarten opgenomen prestaties en speerpunten.
• Buha BV rapporteert halfjaarlijks (2 x per jaar) aan de gemeente over de uitvoering van de opgedragen taken. De half-jaarrapportage verschijnt voor 1 september, de jaarrapportage (de prestatiemonitor) voor 1 maart.
Evaluatie en bijsturing: op zoek naar continue verbetering
• Buha BV en gemeente streven naar een continue verbetering van kwaliteit van dienstverlening. In onderling overleg wordt een efficiënte monitoringsystematiek opgezet (waarin ook onderdelen als gezamenlijke schouw, klantenpanels e.d. opgenomen kunnen worden). Daarnaast wordt eens in de vier jaar een evaluatie uitgevoerd naar het functioneren van de samenwerking en kwaliteit van de dienstverlening.
• Buha BV participeert in landelijke benchmarks m.b.t de BOR en –reinigingstaken en neemt de resultaten hiervan op in de jaarrapportages.
• De gemeente en Buha BV kunnen samen of individueel een deskundigenonderzoek laten uitvoeren naar de kwaliteit, marktconformiteit of andere aspecten van de dienstverlening. In alle gevallen vindt er voorafgaand aan opdrachtverlening overleg plaats tussen gemeente en Buha BV over doel en aanpak van het onderzoek.
• Indien de uitvoering van een dienst door Buha BV niet voldoet aan de afgesproken kwaliteitseisen zullen partijen daarover met elkaar in overleg treden. In eerste instantie in het operationeel overleg en als dat niet tot verbetering leidt in het management en vervolgens bestuurlijk overleg (escalatiemodel).
Vergoedingen en wijze van betaling: transparant en zakelijk
• De gemeente betaalt een vergoeding voor de door Buha BV verleende diensten zoals omschreven in deel B van deze overeenkomst.
• De vergoedingen in het eerste jaar zijn gebaseerd op de meerjarenbegroting van de afdeling BUHA, inclusief efficiencytaakstelling en de bijbehorende investeringsplanning.
• In de navolgende jaren wordt door Buha BV voorafgaand aan elk kalenderjaar een voorstel gemaakt met daarin de te vergoeden (jaar)bedragen per domein en taakveld. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt in:
o reguliere werkzaamheden.
o investeringen in maatschappelijke kapitaalgoederen.
• De vergoedingen van de reguliere werkzaamheden hebben in principe een hard karakter. Bijstelling van de vergoeding is (alleen) aan de orde bij:
o wijzigingen van of aanvullingen op de opdracht.
o wijzigingen in areaalgegevens (o.m. wijzigingen in aantal huisaansluitingen, aantal of oppervlakte van te onderhouden objecten en elementen. De uitgangssituatie ten aanzien van de areaalgegevens is in bijlage 3 opgenomen.
o wijzigingen in loon- en prijspeil.
o calamiteiten die niet waren voorzien en die redelijkerwijs niet tot de reguliere bedrijfsvoeringrisico’s behoren.
• Als bijstelling van de opdracht leidt tot frictie- en desintegratiekosten dan worden deze kosten door de gemeente vergoed.
• Bij investeringen in maatschappelijke kapitaalgoederen wordt er een opdracht verstrekt door de gemeente aan Buha BV. Buha BV krijgt de opdracht om de investeringen te realiseren.
o Bij afronding van de investering vindt er een nacalculatie plaats en worden de werkelijke gemaakte kosten vergoed door de gemeente. Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen in gezamenlijk overleg – als zij constateren dat de opdracht en de beschikbare middelen voldoende zijn onderbouwd - anders besluiten en overgaan tot voorcalculatie (winst en risico bij Buha BV).
o Tussentijds wordt de stand van zaken toegelicht tijdens reguliere verantwoordings- momenten. Bij dreigende substantiële afwijkingen (financieel en inhoudelijk) wordt de opdrachtgever direct geïnformeerd.
o Bij het opstellen van de jaarrekening van Buha BV controleert de accountant de rechtmatigheid van de geboekte kosten op investeringen.
• Buha BV heeft de ruimte om een eigen buffer op te bouwen om bedrijfsvoeringsrisico’s op te kunnen vangen. De omvang van deze buffer wordt door de aandeelhouder bepaald.
• Buha BV stelt voorafgaand aan elk aar een liquiditeitsprognose op. Op basis van deze prognose vindt bevoorschotting van de werkzaamheden door de gemeente plaats.
Verdiepende afspraken bij areaaluitbreiding
• Bij nieuw beleid en projecten worden de beheer- en onderhoudskosten zo vroeg als mogelijk door de gemeente in samenspraak met Buha BV inzichtelijk gemaakt. Dit geldt ook voor Regiekamerinitiatieven.
• De gemeente zorgt ervoor dat alle kosten van areaaluitbreiding jaarlijks bij besluitvorming over de betreffende projecten worden meegenomen. De budgetten in de gemeentebegroting vanwege deze areaaluitbreiding worden vervolgens betrokken bij de budgetafspraken met Buha BV.
• Een jaar na overdracht van beheer en onderhoud van afgesloten projecten naar Buha BV wordt geëvalueerd of de vergoeding voor beheer en onderhoud passend is.
Looptijd en opzegging: continuïteit en duidelijkheid voor langere termijn
• De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt op 1 januari 2017 in werking.
• Onderkend wordt dat gemeente en Buha BV tijd en ruimte nodig hebben om de gewenste verzakelijking en efficiencywinst te kunnen realiseren. Een eerste fundamentele evaluatie van het functioneren en presteren van de samenwerking vindt niet eerder dan 4 jaar na oprichting van Buha BV plaats.
• Er kan door één van de partijen –na de genoemde termijn in het vorige artikel - worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van twee jaar. Opzegging van de overeenkomst kan pas worden geëffectueerd als de gemeente en Buha BV overeenstemming hebben over de financiële, personele en andere gevolgen daarvan.
• Wijzigen van afspraken: jaarlijks wordt tussen gemeente en Buha BV overlegd (in het managementoverleg) of en hoe de dienstverleningsafspraken moeten worden aangepast.
• Terughalen of toevoegen van diensten: De gemeente kan besluiten om bepaalde diensten terug te halen uit de dienstverlening of om diensten toe te voegen aan het werkpakket van Buha BV. De beëindiging van een specifieke dienst, dan wel het toevoegen ervan, kan pas worden geëffectueerd als de gemeente en Buha BV overeenstemming hebben over de financiële, personele en andere gevolgen daarvan.
Juridische bepalingen: helderheid en zekerheid voor beide partijen
• Buha BV zal schade die het gevolg is van de uitvoering van aan haar opgedragen werkzaamheden herstellen en zal zich daartoe afdoende verzekeren.
• Het is voor Buha BV of de gemeente niet mogelijk om rechten en verplichtingen voortvloeiend uit deze overeenkomst zonder voorafgaande toestemming geheel of gedeeltelijk aan andere bedrijven of organisaties over te dragen.
B. Dienstverleningsafspraken
In onderstaande tabel staat het werkpakket van Buha BV. Dit werkpakket bestaat uit ruim 35 diensten, die geclusterd zijn naar 9 hoofdgroepen (domeinen). De dienstenindeling volgt zoveel mogelijk de huidige begrotingsmethodiek en landelijke CBS-indeling; op die manier kan de gemeente eenvoudig en efficiënt blijven voldoen aan de informatiebehoefte over gemeentebegrotingen op landelijk niveau. Elke dienst is of wordt uitgewerkt in een dienstenkaart, waarin de opdracht voor Buha BV is geformuleerd en prijs- en kwaliteitsafspraken worden gemaakt.
Het werkpakket van Buha BV
Domein / hoofdgroep | Dienst |
A. Afval / Grondstofbeheer (7.3 afval) | A1a. Inzameling grondstoffen (gft, OPK, glas, PMD, kunststof) A1b. Inzameling huishoudelijk restafval A1c. Inzameling grof huishoudelijk restafval A2a. Brengen GHA/Afvalbrengstation A2b. Brengen GHA/Kringloopbedrijf A3. Inzameling bedrijfsafval A4. Huisuitzettingen en transport |
B. Wegen (2.1 verkeer en vervoer) | B1. Beheer en onderhoud wegen B2. Openbare verlichting B3. Civieltechnische kunstwerken B4. Verkeersregelinstallaties B5. Beheer en onderhoud straatmeubilair B6. Kabels en leidingen B7.Straatreiniging en afvalbakken B8. Gladheidsbestrijding |
C. Wijk- en groenbeheer ( 5.7 openbaar groen en recreatie) | C1. Wijkbeheer C2. Onderhoud en beheer openbaar groen, natuur en landschap C3. Spelen |
D. Riolering en watervoorziening (7.2 Riolering) | D1. Beheer en onderhoud riolering D2. Machinaal kolken reinigen |
E. Begraafplaatsen (7.5 begraven) | E1. Beheer/exploitatie begraafplaatsen |
F. Beheer en exploitatie Accommodaties (diverse taakvelden) | F1. Beheer en exploitatie binnensport - sporthalbeheer F2. Xxxxxx en onderhoud buitensport F3. Beheer en exploitatie vastgoed F4. Beheer en exploitatie tijdelijk vastgoed F5. Makelpunt F6. Monumentensubsidie F7. Projectleiding / begeleiden van nieuwbouw, verbouw, renovatie, restauratie en sloopprojecten F8. Verhuur verkoop gronden F9. Kermis exploitatie |
G. Parkeren (2.2 parkeren) | G1. Gereguleerd parkeren en onderhoud G2. Vergunningverlening parkeren |
H. Handhaving (1.2 Openbare orde en veiligheid) | H1. Handhaving openbare ruimte H2. Toezicht (stadswachten) |
I. Algemeen | I1. Meldpunt I2. Wijkbedrijf I3. Aanschaf en onderhoud van gemeentelijke voertuigen |
Dienstenkaarten
Per domein worden de dienstverleningsafspraken in een vast format uitgewerkt. Voor elke dienst wordt het volgende aangegeven:
• de opdrachtomschrijving. Hierin wordt omschreven wat de dienst inhoudt, wat er wel en niet onder valt, en met wie/welke partijen verder moet worden samengewerkt.
• bijdrage aan beleidsdoelen. Welke beleidsdoelen zijn van toepassing en welke SMART- (tussen)doelen kunnen daarvan worden afgeleid?
• kwaliteitseisen en monitoring. Hier wordt beschreven welke kwaliteitseisen (zoveel mogelijk functioneel geformuleerd) van toepassing zijn en hoe prestaties gemeten gaan worden.
• speerpunten. Hier worden de speerpuntactiviteiten voor het komende jaar opgenomen, met resultaatomschrijving.
• specifieke aandachtspunten. Vermeld wordt of en zo ja welke bijzonderheden van toepassing zijn.
• budget. De beschikbare budgetten voor de komende jaren, inclusief investeringsbedragen worden aangegeven. Een totaaloverzicht met de dienstbudgetten is in bijlage opgenomen.
De dienstenkaarten samen vormen een handzaam overzicht waarin de kernafspraken over kwaliteit en prijs per domein en dienst zichtbaar zijn. De scope van 4 of 5 jaar zorgt ervoor dat een goede afstemming op het gemeentelijk beleid mogelijk is. De tussendoelen maken het mogelijk om tussentijds te kunnen beoordelen of er bijsturing moet plaatsvinden of niet. Als bijvoorbeeld blijkt dat er een intensivering nodig is om de lange termijn doelen uit het gemeentelijk beleid weer binnen bereik te brengen dan kan de concrete invulling hiervan in de speerpunten voor het komende jaar worden aangegeven.
Algemene service
Buha BV verricht diverse ondersteunende werkzaamheden voor de gemeentelijke kernorganisatie, die niet direct onder één dienst vallen, maar die verweven zijn met meerdere diensten in het werkpakket van Buha BV. Deze ondersteunende werkzaamheden maken nadrukkelijk onderdeel uit van de opdracht aan Buha BV. Deze “servicedienstverlening” betreft onder meer:
• Ondersteunende werkzaamheden voor parkmanagementorganisaties/bedrijfsleven inzake het beheer van bedrijventerreinen (incidenten, groenvoorziening, parkeren).
• Organisatorische en uitvoerende werkzaamheden ten behoeve van evenementen (4 mei, veteranendag), festiviteiten op feestdagen en door de gemeente georganiseerde representatieve activiteiten.
• Advisering en ondersteuning bij handhaving openbare orde en crisisbeheersing.
• Ondersteuning bij technische uitvoering van verkiezingen (plaatsing van borden e.d.)
• Technische ondersteuning en advisering bij het verlenen van vergunningen op grond van de APV, Woningwet (bouwvergunningen) en bijzondere wetten.
• Technische advisering en ondersteuning van de Regiekamer bij stedelijke projecten (advisering over ruimtelijke inpassing / inrichtingsplannen), begeleiding werkzaamheden bij inrichting openbaar gebied, overname van beheer na woonrijp maken).
Bijlage 1 Taakafbakening en werkafspraken Taakafbakening
• Vanuit de gemeentelijke kernorganisatie is er één afdeling verantwoordelijk voor het opdrachtgeverschap en account richting Buha BV. Deze rol wordt gepositioneerd binnen R&S. BPU en Buha BV onderhouden wel intensieve werkrelaties (en die moeten vooral ook behouden blijven!), maar zaken die in het kader van de OGON-relatie moeten worden geregeld lopen via de lijn R&S – Buha BV.
• De regie-organisatie is compact en stuurt op hoofdlijnen. Binnen R&S zitten, naast de regisseurs, een aantal strategisch beleidsadviseurs (voor overkoepelend beleid en contacten met belangrijke stakeholders) en mogelijk enkele projectleiders (van een beperkt aantal complexe, bestuurlijk gevoelige projecten).
• Buha BV is verantwoordelijk voor het beheer en krijgt als professionele organisatie ruime handelingsvrijheid over het Hoe van de uitvoering. Daarnaast blijft Buha BV ook op het gebied van beleid- en projectuitvoering samenwerkingspartner van de gemeente.
• R&S, BPU en Buha BV hebben elkaar nodig om beleid en uitvoering goed op elkaar af te stemmen. Dat doen we via de systematiek van de “Big 8”. Investeren in samenwerking is daarbij belangrijk. Grote valkuil is dat de verzelfstandiging leidt tot een doorschieten in formele rollen en verantwoordelijkheden. Dat moet worden voorkomen.
R&S | BPU | Buha BV | |
Kerntaken | Regievoering en contactmanagement Opstellen van omgevings- beleid Volgen van maatschappelijke ontwikkelingen, agenderen van vraagstukken Complexe, bestuurlijk gevoelige projecten (bijv. Iseldoks) Relatiemanagement met belangrijke stakeholders (bijv. Sité, Graafschap College) | Ruimtelijke ordening /bestemmingsplannen Uitvoering economische zaken Xxxxxxxxxxxx en toezicht bijzondere wetten Vergunningverlening WOZ/belastingen Geo-informatie en landmeten Reguliere ruimtelijke projecten Regiekamer Ingenieursbureau (o.m. Civiel & Verkeer, Atelier, Milieu, Groen) Uitvoering klimaat- /duurzaamheidsprogramma | Beheer van de openbare ruimte, inclusief begraafplaatsen, parkeren, handhaving openbare ruimte en accommodatiebeheer |
Beleid mbt openbare ruimte | Ambtelijk opdrachtgever- schap van alle beleidsnota’s Opstellen overkoepelend beleid (bijv. mobiliteitsvisie, duurzaamheidsplan) | Opstellen sectorbeleid* (bijv. accommodatiebeleid, parkeervisie) | Opstellen sectorbeleid* (bijv. GRP, grondstoffenplan) Opstellen operationeel beleid (bijv. beheerplannen, bomenplan, hondenplan) |
Inrichting openbare ruimte | Nvt | Nieuwontwerp Revitaliseringsprojecten – herontwerp (nieuwe functies/elementen) | Onderhoud Revitaliseringsprojecten – (zonder functieverandering in de openbare ruimte) |
* Met opstelling wordt hier “penvoering” bedoeld. De gemeente is in alle gevallen opdrachtgever en blijft verantwoordelijk voor vaststelling van al het beleid. Wie penvoerder is (gemeente of Buha BV) wordt in onderling overleg bepaald. Alle beleidstrajecten starten met een opdracht vanuit de kernorganisatie, de opdrachtformulering vindt in overleg met Buha BV plaats (zie bij werkafspraken hieronder).
Met bovenstaande taakverdeling wordt de kern helder aangegeven. Werkende weg kan per werkveld een verdere detaillering in de positionering of invulling van taken worden aangebracht.
Werkafspraken
• Op managementniveau worden afspraken gemaakt over wie de lead neemt bij een bepaald beleidstraject (met als spelregel: “waar zit het zwaartepunt van de kennis in het betreffende veld”) en hoe de rolverdeling en samenstelling van het projectteam wordt. Deze afspraken worden steevast voorafgaand aan de start van een traject gemaakt.
• In de reguliere management overleggen zal ook structureel een projectenlijst met lopende en nieuw op te starten projecten worden doorgenomen. Hierop komen alle nieuwontwerp, revitaliseringsprojecten en (groot) onderhoudsprojecten in de openbare ruimte te staan. Op basis van de lijst kan in het managementoverleg worden bepaald wie de lead neemt bij een
herinrichtingsproject (met als spelregel: “ligt het zwaartepunt bij herontwerp of verandert er in de functionaliteit niet of nauwelijks iets”), hoe de rolverdeling en samenstelling van de projectgroep wordt.
• Tijdens de uitvoeringsfase geldt vervolgens de afspraak dat elke ontwerpverandering in het Coördinatieoverleg Openbare Ruimte (COR) aan de orde wordt gesteld en besproken wordt tussen betrokkenen van de kernorganisatie en Buha BV.
• Zowel beleid als inrichtingsvraagstukken worden projectmatig opgepakt, waarbij in alle gevallen medewerkers van de kernorganisatie (meestal BPU) en Buha BV vertegenwoordigt zullen zijn. Als deze projectmatige manier van werken consequent wordt gevolgd legt dat een basis voor nog betere onderlinge samenwerking.
Bijlage 2 Beleidskalender
Onderstaande kalender, met voor de dienstverlening van Buha BV, relevant gemeentelijk beleid wordt elk jaar geactualiseerd. Bij opstelling van nieuw beleid worden de werkafspraken gevolgd zoals beschreven in bijlage 1.
Thema | Actueel beleidskader*? | Opstellen in 2017 |
Ruimte | Grotendeels, onder meer structuurvisie en aanvalsplan binnenstad | Kwaliteitshandboek openbare ruimte |
Groen / landschap | Deels, onder meer bomenbeheerplan en uitvoeringsprogramma groen 2016- 2019 | Groenbeleidsplan (stedelijk en wijkniveau) |
Wegen en verkeer | Deels, onder meer mobiliteitsvisie (in ontwikkeling), beleidsnota vri’s, beleidsplan openbare verlichting | Beleidsplan wegen Actualisering wegcategoriseringsplan |
Xxxxxxxx | Xx, parkeervisie Doetinchem 2016 is in ontwikkeling | |
Riolering | Ja, GRP 2016-2020 | |
Afval | Ja, Grondstoffenplan 2015-2019 | |
Accommodaties | Vastgoedfonds (beleidslijn vastgesteld in 2015) | |
Handhaving | handhavingsprogramma, parkeerverordening en evenementenbeleid aanwijzingsbesluit (regelt de aanwijzing van de plaats waar en het tijdstip waarop tegen betaling mag worden geparkeerd) parkeerbelastingverordening |
*Buha BV stelt daarnaast binnen alle thema’s voor verschillende diensten jaarlijks beheerplannen op. Deze beheerplannen hebben de status van operationeel beleid.
Bijlage 3 Areaalgegevens (anno 2016)
Er is een gedetailleerde GIS-kaart beschikbaar, met daarin de spreiding van het te beheren areaal in Doetinchem. Hieronder is een overzicht opgenomen met daarin de belangrijkste areaalgegevens.
Totaaloverzicht beheerareaal | Aantal | Eenheid |
Groen bomen | 32.521 | stuks |
Groen / plantsoenen | 4.894.576 | m2 |
Speeltoestellen | 762 | stuks |
Lichtbeheer Lichtmasten | 13.346 | stuks |
Rioleringen rioleringsputten | 8.760 | stuks |
Rioleringstrengen | 366.460 | m |
IBA'S | 122 | stuks |
Riolering buitengebied | 175.689 | m |
Pompputten | 504 | stuks |
Duikers buitengebied | 545 | stuks |
Wegen Civieltechnische kunstwerken | 87 | stuks |
Wegverhardingen | 3.648.332 | m2 |
Accomodaties Woningen / gebouwen | 98 | stuks |
Gronden | 182 | stuks |
Overig parkeermeters | 68 | stuks |
Alvalbakken | 630 | stuks |
PRIS-masten | 75 | stuks |
VRI-installaties | 25 | stuks |
Bijlage 4 Financieel overzicht
Budgetten per domein en dienst
Domein /Dienst Begrote inkomsten Begrote uitgaven Bijdrage gD | ||||||
A. Afval / Grondstofbeheer | € | - | € | - | € | - |
A1a. Inzameling Grondstoffen (gft, OPK, glas, PMD, kuntstof) | € | 994.000,00 | € | 2.414.000,00 | € | 1.420.000,00 |
A1b. Inzameling huishoudelijk restafval | € | - | € | 1.933.000,00 | € | 1.933.000,00 |
A1c. Inzameling grof huishoudelijk restafval | € | 2.000,00 | € | 39.000,00 | € | 37.000,00 |
A2a. Brengen GHA/ Afvalbrengstation | € | 175.000,00 | € | 587.000,00 | € | 412.000,00 |
A2b Brengen GHA/ Kringloopbedrijf | € | - | € | 442.000,00 | € | 442.000,00 |
A3. Inzameling bedrijfsafval | € | 100.000,00 | € | 123.000,00 | € | 23.000,00 |
B. Wegen | € | - | € | - | € | - |
B1. Xxxxxx en onderhoud wegen | € | 63.000,00 | € | 3.346.000,00 | € | 3.283.000,00 |
B2. Openbare verlichting | € | 202.000,00 | € | 571.000,00 | € | 368.000,00 |
B3. Civieltechnische kunstwerken | € | 1.000,00 | € | 143.000,00 | € | 142.000,00 |
B4. Verkeersregelinstallaties | € | - | € | 165.000,00 | € | 165.000,00 |
B6. Kabels en leidingen | € | 53.000,00 | € | 134.000,00 | € | 81.000,00 |
B7. Straatreiniging en Afvalbakken | € | 22.000,00 | € | 883.000,00 | € | 861.000,00 |
B8. Gladheidsbestrijding | € | - | € | 403.000,00 | € | 403.000,00 |
C. Wijk- en groenbeheer | € | - | € | - | € | - |
C1. Wijkbeheer | € | 96.000,00 | € | 4.922.000,00 | € | 4.825.000,00 |
C3. Spelen | € | - | € | 269.000,00 | € | 269.000,00 |
D. Riolering en watervoorziening | € | - | € | - | € | - |
D1. Beheer en onderhoud riolering | € | 161.000,00 | € | 1.600.000,00 | € | 1.439.000,00 |
D2. Machinaal kolken en reinigen | € | - | € | 226.000,00 | € | 226.000,00 |
E. Begraafplaatsen | € | - | € | - | € | - |
E1. Beheer/exploitatie begraafplaatsen | € | 623.000,00 | € | 625.000,00 | € | 2.000,00 |
F. Beheer en exploitatie accommodaties | € | - | € | - | € | - |
F1. Beheer en exploitatie binnensport - sporthalbeheer | € | 93.000,00 | € | 1.052.000,00 | € | 959.000,00 |
F2. Xxxxxx en onderhoud buitensport | € | 54.000,00 | € | 570.000,00 | € | 516.000,00 |
F3. Beheer en exploitatie vastgoed | € | 78.000,00 | € | 1.107.000,00 | € | 1.029.000,00 |
F4. Beheer en exploitatie tijdelijk vastgoed | € | 6.000,00 | € | 139.000,00 | € | 133.000,00 |
F8. Verhuur verkoop gronden | € | - | € | 12.000,00 | € | 12.000,00 |
F9. Kermis exploitatie | € | - | € | 11.000,00 | € | 11.000,00 |
G. Parkeren | € | - | € | - | € | - |
G1. Gereguleerd parkeren en onderhoud (incl fiets) | € | - | € | 2.396.000,00 | € | 2.396.000,00 |
G2. Vergunningverlening parkeren | € | - | € | 54.000,00 | € | 54.000,00 |
H. Handhaving | € | - | € | - | € | - |
H1. Handhaving openbare ruimte | € | - | € | 73.000,00 | € | 73.000,00 |
H2. Toezicht (stadswachten) | € | - | € | 200.000,00 | € | 200.000,00 |
I. Algemeen | € | - | € | - | € | - |
I5. Divers | € | 12.000,00 | € | - | € | -12.000,00 |
Totaal | € | 2.736.000,00 | € | 24.440.000,00 | € | 21.704.000,00 |
Overzicht lopende maatschappelijke investeringen
Lopende kredieten gD 'Maatschappelijke investeringen' | ||||||
Domein/ Dienst | Begroot | Reeds uitgegeven | Restant uit te geven | |||
B. Wegen | ||||||
B1. Beheer en onderhoud wegen | € | 20.000,00 | € | - | € | 20.000,00 |
B2. Openbare verlichting | € | 948.000,00 | € | 275.000,00 | € | 673.000,00 |
B3. Civieltechnische kunstwerken | € | 727.000,00 | € | 256.000,00 | € | 471.000,00 |
B4. Verkeersregelinstallaties | € | 103.000,00 | € | 10.000,00 | € | 93.000,00 |
D. Riolering en Watervoorziening | ||||||
D1. Beheer en onderhoud riolering | € | 5.660.000,00 | € | 2.318.000,00 | € | 3.342.000,00 |
F. Xxxxxx en exploitatie accommodaties | ||||||
F2. Xxxxxx, onderhoud en exploitatie buitensport | € | 6.022.000,00 | € | 3.779.000,00 | € | 2.243.000,00 |
F7. Projectleiding / begeleiden van nieuwbouw, | ||||||
verbouw, renovatie, restauratie en sloopprojecten | € | 850.000,00 | € | - | € | 850.000,00 |
Totaal | € | 14.330.000,00 | € | 6.639.000,00 | € | 7.691.000,00 |
* stand 10-10-2016
Overzicht nieuwe maatschappelijke investeringen
Kredieten 2017-2020 gD 'Maatschappelijke investeringen' | ||||||||
Domein/ Dienst | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | ||||
B. Wegen | ||||||||
B1. Beheer en onderhoud wegen | € | 730.000,00 | € | 730.000,00 | € | 730.000,00 | € | 730.000,00 |
B2. Openbare verlichting | € | 307.000,00 | € | 472.600,00 | € | 197.000,00 | € | 320.450,00 |
B3. Civieltechnische kunstwerken | € | 225.000,00 | € | 94.000,00 | € | 163.000,00 | € | 338.000,00 |
B4. Verkeersregelinstallaties | € | 180.000,00 | € | - | € | 150.000,00 | € | 125.000,00 |
D. Riolering en watervoorziening | ||||||||
D1. Beheer en onderhoud riolering | € | 2.491.000,00 | € | 2.704.000,00 | € | 2.043.000,00 | € | 1.918.000,00 |
F. Xxxxxx en exploitatie accommodaties | ||||||||
F2. Xxxxxx, onderhoud en exploitatie buitensport | € | 175.000,00 | € | 175.000,00 | € | 175.000,00 | € | 175.000,00 |
Totaal | € | 4.108.000,00 | € | 4.688.350,00 | € | 5.258.000,00 | € | 4.578.450,00 |
Voor een aantal dienstenkaarten is geen apart financieel overzicht beschikbaar. De bijdrage voor de betreffende taken zijn bij een andere dienst opgenomen. Hieronder wordt per dienstenkaart waarvoor de bijdrage niet apart inzichtelijk is gemaakt, aangegeven waar de kosten worden verantwoord.
Dienstenkaart | Verantwoording | Toelichting |
A4 huisuitzettingen en transport | A1c Grof huishoudelijk afval | De bedragen zijn marginaal , vandaar geen splitsing. |
B5 straatmeubilair | Diverse | Dit betreft budgetten op meerdere andere diensten. Op termijn begroting anders inrichten |
C2 Openbaar groen, natuur en landschappen | C1 Wijkbeheer | De budgetten voor natuur en landschap zijn per wijk verdeeld. |
F5 makelpunt | F3 Exploitatie vastgoed | De inzet op het makelpunt maakt onderdeel uit van de exploitatie vastgoed. |
F6 monumentensubsidies | F3 Exploitatie vastgoed | De inzet op monumentensubsidies maakt onderdeel uit van de exploitatie vastgoed. |
I Algemeen | Diverse | Het betreft ondersteunende werkzaamheden die aan alle producten worden toegerekend. |