ALGEMENE VOORWAARDEN
ALGEMENE VOORWAARDEN
1. Wie en wat
Organisator: ArFiCo Surgical BV (hierna: ArFiCo) met zetel te 0000 XXXXXX, Xxxxxxxxxx 0 en ingeschreven in de KBO onder het nummer 0727.538.206 (e-mail: xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx; tel: 09.246.74.51). ArFiCo organiseert Symposia in de medische sector.
Deelnemer: elke onderneming in de medische sector die zich wenst in te schrijven dan wel heeft ingeschreven voor een door ArFiCo georganiseerd Symposium volgens de hierna bepaalde voorwaarden. De door ArFiCo georganiseerde Symposia zijn in principe bedoeld voor professionelen (ondernemingen) in de medische sector, met uitsluiting van Consumenten (particulieren).
Symposium: elke door ArFiCo georganiseerde wetenschappelijke samenkomst, congres of conferentie, zowel fysiek als digitaal, waarop presentaties, lezingen en uiteenzettingen worden gegeven, verdere beeldvorming wordt verschaft en/of een uitwisseling van ideeën plaatsvindt binnen de medische sector.
2. Toepassing
2.1. De Deelnemer verklaart uitdrukkelijk, voorafgaand aan zijn inschrijving, kennis te hebben genomen van deze Algemene Voorwaarden.
2.2. Alle rechtsverhoudingen (Overeenkomsten) tussen ArFiCo en de Deelnemer in het kader van de deelname aan Symposia georganiseerd door ArFiCo, worden beheerst door deze Algemene Voorwaarden, met uitsluiting van de eigen voorwaarden van de Deelnemer. Afwijkingen van de Algemene Voorwaarden zijn enkel mogelijk na uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van XxXxXx.
2.3. Alle Overeenkomsten tussen Partijen (inclusief deze Algemene Voorwaarden) worden bewust aangegaan door de Partijen, met kennis van zaken en zonder enige onderlinge afhankelijkheid. Partijen erkennen uitdrukkelijk dat tussen hen een evenwichtige rechtsverhouding tot stand is gekomen in het licht van de algemene economie van de Overeenkomst(en), de geldende handelsgebruiken en de specifieke diensten waarop de Overeenkomsten betrekking hebben.
3. Inschrijving
3.1. Behoudens andersluidend schriftelijk akkoord, worden telefonische inschrijvingen niet aanvaard en verloopt de registratie voor de Symposia via het invullen van een inschrijvingsformulier op de website (xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx). De Deelnemer krijgt vervolgens een melding dat de inschrijving succesvol is geregistreerd.
3.2. Er kan slechts worden ingeschreven binnen de door ArFiCo vooropgestelde en gecommuniceerde deadlines. Als bij ontvangst van het inschrijvingsformulier het maximum aantal deelnemers reeds is bereikt, wordt de Deelnemer hiervan op de hoogte gesteld. In dit geval kan de Deelnemer worden opgenomen op de wachtlijst.
3.3. De Deelnemer is gehouden alle correcte gegevens, welke ArFiCo nodig heeft voor het organiseren van het Symposium, tijdig en in de gewenste vorm aan te leveren. De Deelnemer is verantwoordelijk voor de verstrekte gegevens.
3.4. Na een succesvolle registratie krijgt de Deelnemer een e-mail met de bevestiging van de registratie en een verzoek om betaling, met in bijlage een factuur met toepassing van de BTW. Vanaf de ontvangst van dit e- mailbericht gelden de annuleringsvoorwaarden zoals bepaald in artikel 6. De bevestigingsmail bevat tevens een link om online te betalen. De Deelnemer kan het inschrijvingsgeld naar eigen keuze betalen per bankover- schrijving of via één de online betaalmodules.
3.5. De inschrijving is pas definitief bij ontvangst van de volledige betaling. De Deelnemer ontvangt een bevestiging van zijn betaling.
4. Betaling
De Deelnemer ontvangt de factuur na registratie, zoals is bepaald in artikel 3.4. De betaling dient te gebeuren binnen de 30 dagen na de factuurdatum en in ieder geval uiterlijk de dag vòòr aanvang van het Symposium. Bij gebrek aan tijdige betaling, wordt het de registratie met het verzoek tot inschrijving automatisch als geannuleerd beschouwd. Hier- voor gelden de annuleringsvoorwaarden bepaald in artikel 6.
5. Tickets en programma
5.1. Behoudens andersluidend akkoord, is een ticket op naam en kan het dus niet worden doorgegeven.
5.2. Indien een Deelnemer evenwel zelf niet aanwezig kan zijn, kan hij tot 8 dagen voor het Symposium per e-mail een collega ter vervanging voordragen en dient hij onverwijld en in ieder geval uiterlijk de dag vòòr aanvang van het Symposium diens inschrijvingsgegevens over te maken. De overdracht van het ticket is slechts definitief bij bevestiging per e-mail door XxXxXx, die deze bevestiging onverwijld na ontvangst van de e-mail verstuurt. ArFiCo kan niet worden betrokken in, noch aansprakelijk worden gesteld in gebeurlijke geschillen omtrent de onderlinge terugvordering en betaling van het ticket tussen de Deelnemer en diens vervanger (aangeduide collega).
5.3. Indien een Deelnemer niet aanwezig kan zijn op het Symposium en niet tijdig een vervanger heeft aangeduid, wordt toepassing gemaakt van de regels voor annulering overeenkomstig Artikel 6.
5.4. Het Programma is zoals meegedeeld in de communicatie (website, flyers, edm.). ArFiCo heeft dit Programma opgesteld in samenspraak met andere partijen en engageert zich om dit naar best vermogen te realiseren, doch dit Programma is niet bindend en indicatief. De Deelnemer erkent dat ArFiCo het recht heeft het Programma te wijzigen op niet-essentiële punten indien daar geldige redenen voor bestaan, zoals onder meer maar niet uitsluitend, de wijziging van een spreker, van bepaalde modaliteiten van het Programma die omwille van objectieve en externe redenen niet meer relevant en/of haalbaar zijn of als dusdanig worden voorgesteld door de betrokken spreker.
6. Annulering door de Deelnemer
6.3. De Deelnemer beschikt eveneens over een kosteloos annuleringsrecht ingeval het Symposium door XxXxXx wordt verplaatst wegens overmacht overeenkomstig Artikel 7.3, mits de Deelnemer binnen de 7 werkdagen na kennisname van de verplaatsing van het Symposium zijn intentie om te annuleren te kennen geeft.
6.4. Gelet op de organisatie van het Symposium en de nodige voorbereidende maatregelen en reservaties hiervoor, dient tijdig te worden geannuleerd. Xxxxxxx xxx xxxxxxxxxx omwille van een andere reden dan vermeld in artikel 6.2 of 6.3, dan wel indien niet aan de voorwaarden is voldaan voor een kosteloos opzegrecht, gelden de volgende voorwaarden:
a. Bij annulering meer dan 30 dagen voor de aanvang van het Symposium, krijgt de Deelnemer 90% van het inschrijvingsgeld terugbetaald, 10% van het inschrijvingsgeld wordt ingehouden om de administratieve kosten te dekken.
b. Bij annulering minder dan 30 dagen voor de aanvang van het Symposium heeft de Deelnemer geen recht op restitutie van het inschrijvingsgeld.
c. In geval de Deelnemer na aanvang van het Symposium tussentijds beëindigt of anderszins niet aan het Symposium deelneemt, heeft de Deelnemer evenmin recht op restitutie van het inschrijvingsgeld.
6.6. De gebeurlijke terugbetaling naar aanleiding van een annulering, gebeurt binnen de 30 dagen na annulering op dezelfde betaalwijze als werd gehanteerd door de Deelnemer bij de inschrijving.
6.7. Indien, in afwijking van het doelpubliek bepaald in artikel 1, de Deelnemer toch een consument is die deelneemt aan het Symposium voor vrijetijdsdoeleinden, wordt de annulering eveneens beheerst door hetgeen bepaald in artikelen 6.1 tot en met 6.5. De Consument- Deelnemer beschikt niet over het herroepingsrecht van 14 dagen waarin artikel VI.47 WER voorziet, gezien de
Overeenkomst betrekking heeft op de reservatie van tickets voor een vooraf bepaalde datum (VI.53, 12° WER).
7. Afgelasting door XxXxXx wegens overmacht
7.1. Onder overmacht wordt onder meer, doch niet uitsluitend, begrepen: bevelen van de overheid; gehele of gedeeltelijke werkstakingen, ziekte en ongeval van de bij het Symposium betrokken personen die handelen namens of vanwege ArFiCo zonder dat in een adequate en gelijkwaardige vervanging kan worden voorzien op korte termijn; brand; noodweer; storingen aan en verlies van nodige apparatuur en hulpmiddelen.
7.2. Indien een overmachtssituatie de organisatie of de voortzetting van het Symposium op het vooropgestelde tijdstip en de overeengekomen locatie geheel dan wel gedeeltelijk onmogelijk maakt, heeft ArFiCo het recht om het Symposium geheel dan wel gedeeltelijk af te gelasten of te verplaatsen, zonder dat de Deelnemer recht heeft op een schadevergoeding.
7.4. Ingeval van (gedeeltelijke) afgelasting van het Symposium, brengt ArFiCo de Deelnemers onverwijld na kennisname van de overmachtssituatie op de hoogte. ArFiCo zal het eventuele positieve saldo na aftrek van de definitief gemaakte kosten voor het betrokken Symposium, aan de Deelnemer restitueren binnen de 30 dagen na de kennisgeving van de (gedeeltelijke) afgelasting van het Symposium. ArFiCo is niet gehouden het afgelaste Symposium opnieuw te organiseren.
8. Afgelasting wegens gebrek aan Deelnemers Onverminderd de toepassing van artikel 7, kan ArFiCo, bij onvoldoende inschrijvingen, het Symposium afgelasten tot ten laatste 7 dagen voor het Symposium. Er is sprake van “onvoldoende inschrijvingen” indien het laten doorgaan van het Symposium economisch niet langer verantwoord is, in het bijzonder indien minder dan 25% van het beoogde aantal deelnemers zich inschrijft. De Deelnemer wordt integraal terugbetaald binnen de 30 dagen na de kennisgeving van de afgelasting, op dezelfde betaalwijze als werd gehanteerd door de Deelnemer bij de inschrijving. De Deelnemer heeft geen recht op bijkomende schadevergoeding.
9. Aansprakelijkheid
9.1. ArFiCo behoudt zich het recht voor om een spreker te vervangen door een spreker met gelijkwaardige competenties, indien daartoe geldige redenen bestaan, zonder dat een (kosteloos) bijkomend annuleringsrecht noch een recht op schadevergoeding ontstaat in hoofde van de Deelnemer.
9.2. De sprekers en de informatie die wordt verstrekt tijdens de Symposia zijn op zorgvuldige wijze en naar best geweten gekozen en samengesteld. ArFiCo kan niet aansprakelijk worden gesteld voor gebeurlijke fouten of onvolledigheid in de verstrekte informatie door de sprekers. ArFiCo is evenmin aansprakelijk voor schade die voortvloeit
uit het verstrekken van verkeerde informatie door de Deelnemer/Xxxxxxxxx.
9.3. ArFiCo is niet aansprakelijk voor schade door ongevallen, ziekte of diefstal tijdens of in het kader van de Symposia.
9.4. De hierboven beschreven aansprakelijkheids- beperkingen zijn niet van toepassing ingeval van opzet of grove fout van ArFiCo en haar aangestelden of lasthebbers of ingeval dwingende (inter)nationale wet- of (beroeps)regelgeving dergelijke beperkingen niet toestaat.
10. Certificaten en evaluatie
10.1. ArFiCo zal voor al haar Symposia de nodige stappen ondernemen en tijdig en zorgvuldig een aanvraag indienen bij de bevoegde accrediteringsinstantie(s) met het oog op een certificaat van erkenning voor het toekennen van CME- credits (Contintuing Medical Education), maar kan niet aansprakelijk worden gehouden bij gebreke aan erkenning of toekenning van CME-credits.
10.2. Op de Symposia wordt aan de Deelnemers de mogelijkheid geboden om de organisatie, de sprekers en de inhoud van de Symposia te evalueren en feedback te geven door het invullen van een evaluatieformulier.
11. Privacy en beeldmateriaal
11.1. ArFiCo verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van de Deelnemer in overeenstemming met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens en enkel in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en met het oog op opvolging en klantmanagement (opvolging van de inschrijving, facturatie, profiling, het sturen van marketing en gepersonaliseerde reclame). Meer informatie omtrent het privacybeleid van ArFiCo is terug te vinden op xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxx- privacy/ ). De Deelnemer verklaart uitdrukkelijk de Privacyverklaring van ArFiCo te hebben geraadpleegd en doorgenomen voorafgaand aan zijn inschrijving.
11.2. Op de Symposia worden mogelijks beeld- en geluidsopnamen gemaakt. De Deelnemer krijgt voor aanvang van het Symposium de mogelijkheid om zijn toestemming te geven dan wel zich te verzetten tegen het 1) verschijnen in beeld- en geluidsopnamen en 2) de publicatie van die beelden en geluidsopnamen. De Deelnemer kan bij vragen en opmerkingen omtrent zijn beeltenis steeds terecht op: xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.
12. Gedrag
Tijdens het Symposium wordt van de Deelnemer een actieve luisterbereidheid verwacht en worden telefoon- en opnametoestellen niet toegelaten, tenzij dit anders wordt meegedeeld door XxXxXx. Indien een Deelnemer het Symposium verstoort, kan hij van verdere deelname worden uitgesloten, zonder dat de Deelnemer aanspraak kan maken op enige terugbetaling of schadevergoeding.
13. Klachten
Indien de Deelnemer klachten heeft, kan hij deze tot 30 dagen na het ontstaan van de klacht overmaken per e-mail op het e-mailadres xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx of telefonisch naar 09.246.74.51. Klachten schorten de betalingsverplichting van de Deelnemer niet op. ArFiCo beoordeelt de klacht en informeert de Xxxxxxxxx over het
ingenomen standpunt. De klachtenprocedure sluit niet uit dat de Deelnemer zich tot de rechter kan wenden.
14. Nietigheid
De eventuele nietigheid van een of meerdere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden heeft niet de nietigheid van de gehele Overeenkomst voor gevolg. De overige bepalingen blijven onverkort gelden. Indien een beding is aangetast met nietigheid, wordt dit vervangen door een bepaling die zo nauw mogelijk aansluit bij de bedoeling van de Partijen.
15. Toepasselijk recht
Alle geschillen met betrekking tot de geldigheid en de uitvoering van de Overeenkomst tussen Partijen worden beheerst door het Belgisch recht en worden uitsluitend berecht door de rechtbanken van het arrondissement Gent.