INHOUD:
INHOUD:
OMSCHRIJVING INFRASTRUCTUUR WEEKEND OMSCHRIJVING INFRASTRUCTUUR BIVAK JULI-AUGUSTUS
1. Reservatie, Huurcontract & Betalingen
1A. Betalingsmodaliteiten voor weekends en bivakken in juli - augustus WEEKENDVERHURING:
BIVAK JULI-AUGUSTUS:
1B. Ontbinding huurovereenkomst 1C. Annulatie
C.1 Door de huurder
C.2. Door de verhuurder 1D. Het contract geeft recht op
2. Gebruik van de lokalen en het terrein
2A. Ingebruikneming 2B. tijdens verblijf 2C. Ontruiming
3. Brandveiligheid
3A. Gebodsbepalingen:
3B. Verbodsbepalingen:
4. Verantwoordelijkheid - Aansprakelijkheid - Verzekering- schade
-------------------------------------------------------------------------------------------- OMSCHRIJVING INFRASTRUCTUUR WEEKEND
Het heem omvat een verwarmde keuken met voldoende RVS werkbladen, 2 grote elektrische vuren, 1
elektrisch vuur met 4 kookplaten en oven, 2 grote koelkasten, 1 diepvriezer, kasten met kook- en eetgerief voor 90 personen, 1 afwastafel met dubbele bak, 1 afwastafel voor grote potten en 2 keukentafels. Een grote verwarmde refter (120 m2) met 20 klaptafels, 40 klapbanken en 25 stoelen. Verwarmde sanitaire ruimte met wasbakken, 10 douches + 1 aparte douchecabine, 4 toiletten met 2 lavabo’s. 4 verwarmde slaapzalen met totaal 48 bedden en een EHBO-lokaal met 2 bedden.
Afgesloten terrein (100 are) met mogelijkheid tot plaatsen van tenten (35 are) en een toegankelijk bos.
OMSCHRIJVING INFRASTRUCTUUR BIVAK JULI-AUGUSTUS
Het heem omvat een keuken met voldoende werkbladen in RVS, 2 grote elektrische vuren, 1 elektrisch vuur met 4 kookplaten en oven, 2 grote koelkasten, 1 diepvriezer, kasten met kook- en eetgerief voor 90 personen, 1 afwastafel met dubbele bak, 1 afwastafel voor grote potten en 2 keukentafels. Een grote refter (120 m2) met 20 klaptafels, 40 klapbanken en 25 stoelen. Sanitaire ruimten met 5 binnen – en 10 buitenwasbakken, 10 douches + 1 aparte douchecabine, extra waterkraan voor warm/koud, 8 toiletten met 4 lavabo’s. 4 slaapzalen met totaal 48 bedden, 5 dag – of slaaplokalen en een EHBO-lokaal met 2 bedden. Afgesloten terrein (100 are) met mogelijkheid tot plaatsen van tenten (35 are) en een toegankelijk bos.
1. Optie, Reservatie, Huurcontract & Betalingen
- De lokalen en het terrein worden uitsluitend verhuurd aan erkende jeugdorganisaties ( - 31 jaar)
- Afspraken welke niet vermeld zijn in dit huishoudelijk zijn enkel bindend indien deze vermeld zijn in de schriftelijke overeenkomst.
- Optie op verhuring is slechts 2 weken geldig en telefonische reservaties zijn nooit bindend
- Enkel na ontvangst van alle noodzakelijke gegevens nodig voor het opstellen van de huurovereenkomst zal een schriftelijke huurovereenkomst worden opgesteld en verstuurd naar de aanvrager.
- De huurovereenkomst wordt enkel van kracht na de ontvangst van de door de aanvrager ondertekende huurovereenkomst binnen de 14 dagen na de opstelling ervan en de betaling van het voorschot zoals vermeld onder 1A van dit reglement.
Financiële Verplichtingen | door | Weekend | Bivak |
Betaling Voorschot | Huurder | Bij huurovereenkomst | Bij huurovereenkomst |
Betaling Waarborg | Huurder | Bij aankomst | Voor aankomst |
Betaling Overnachtingen | Huurder | Bij vertrek | Voor aankomst |
Verrekening onkosten | Verhuurder | Bij vertrek | Na vertrek |
Verrekening voorschot | Verhuurder | Bij vertrek | Na vertrek |
Verrekening waarborg | Verhuurder | Na vertrek | Na vertrek |
Terugstorten | Verhuurder | Xxx 2 weken na vertrek | Xxx 3 weken na vertrek |
1A. Betalingsmodaliteiten voor weekends en bivakken in juli - augustus OVERZICHT financiële verplichtingen voor weekend en bivak:
WEEKENDVERHURING:
Voorschot € 50,00 voor weekend verhuur, welke nadien bij de afrekening zal afgetrokken worden van het verschuldigde bedrag.
Dit voorschot moet binnen de 14 dagen na het afsluiten van de huurovereenkomst worden gestort op rekening met IBAN XX00 0000 0000 0000 BIC: XXXXXXXX van VZW Chiro- en Vakantieheem Sint-Aubertus met vermelding van de groepsnaam en datum van het weekend.
Waarborg € 100 contant te betalen bij aankomst. Deze waarborg zal ten laatste 14 dagen na vertrek worden teruggestort.
De volledig ingevulde aanwezigheidslijst en de waarborg moeten in het bezit zijn van onze verhuurverantwoordelijke alvorens er toegang tot de verhuring kan verleend worden.
Nota : Onze aanwezigheidslijst is verplicht te gebruiken en te downloaden van onze website xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/
€ 2,50 per persoon en per overnachting.
Minimaal bedrag weekendverhuur € 150,00 per weekend + € 75,00 per extra nacht. Wordt berekend op basis van de volledig ingevulde aanwezigheidslijst.
Elektriciteitsverbruik zal aangerekend worden aan € 0,4/ KWh, gasverbruik aan € 4,30/ m³.
Forfaitair bedrag voor waterverbruik aan € 3,00 /dag
De vermelde energieprijzen zijn indicatief en zullen berekend worden aan de energieprijzen geldend tijdens de verhuurperiode.
De afrekening wordt door de verantwoordelijke verhuring op het einde van de verhuring samen met de groepsverantwoordelijke van de huurders opgesteld en vòòr vertrek contant afgerekend aan de verantwoordelijke.
BIVAK JULI-AUGUSTUS:
Financiële verrichtingen uitsluitend via bankverrichtingen. Wij aanvaarden geen cash geld.
Voorschot € 250,00 voor bivak verhuur, welke bij de eindafrekening zal verrekend worden.
Dit voorschot moet binnen de 14 dagen na het afsluiten van de huurovereenkomst worden gestort op rekening met IBAN XX00 0000 0000 0000 BIC: XXXXXXXX van VZW Chiro- en Vakantieheem Sint-Aubertus met vermelding van de groepsnaam en datum van het bivak.
Waarborg € 750,00 en het Kampgeld € ……. moeten voor de start van het kamp worden gestort op rekening met IBAN XX00 0000 0000 0000 BIC: XXXXXXXX van VZW Chiro- en Vakantieheem Sint-Aubertus met vermelding van de groepsnaam en datum van het bivak.
Kampgeld = de overnachtingen worden door onze kampverantwoordelijke voor aankomst berekend op basis van de ingestuurde aanwezigheidslijst.
Deze moet ten minste 1 week voor aankomst in het bezit zijn van onze kampverantwoordelijke. Onze aanwezigheidslijst is verplicht te gebruiken en te downloaden van onze website xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/
Basistarief voor de berekening van het kampgeld =€ 3,50 per persoon en per overnachting. ( vanaf 2026 = € 4,00 per persoon en per overnachting )
- Verhuring enkel mogelijk per huurperiode van 10 dagen.
- Overnachtingen per persoon worden steeds verrekend voor de gehele huurperiode van de groep.
In uitzondering en enkel na akkoord door onze verhuurverantwoordelijke, kan er per persoon verrekend worden vanaf de dag van aankomst tot de dag van vertrek.
- Er worden altijd minimaal 350 overnachtingen verrekend per kamp = € 1225,00 (vanaf 2026 = € 1400,00)
- Nadat er voor 750 overnachtingen aan € 3,5 ( per persoon werd verrekend, worden de extra overnachtingen verrekend aan € 1,75 per persoon en per overnachting.( vanaf 2026 = €2,0)
De volledig ingevulde aanwezigheidslijst en het bewijs van storting voor de Waarborg en het Kampgeld moeten in het bezit zijn van onze kampverantwoordelijke alvorens er toegang tot het terrein kan verleend worden.
De meterstanden, de hoeveelheid afval en eventueel verlies of schade worden de laatste dag van de verhuring genoteerd
Elektriciteitsverbruik zal aangerekend worden aan € 0,40 / KWh, gasverbruik aan € 4,30/ m³,
waterverbruik aan € 4,70/m³.
De vermelde energieprijzen zijn indicatief en zullen berekend worden aan de energieprijzen geldend tijdens de verhuurperiode.
De eindafrekening gebeurt ten laatste 3 weken na vertrek:
De totale onkosten volgens het huishoudelijk reglement worden afgehouden van de ontvangen som van de waarborg ( € 750,00)+ het bivakvoorschot ( € 250,00 ) en het restant wordt ten laatste 3 weken na het vertrek teruggestort.
1B. Ontbinding huurovereenkomst
- Bij ontstentenis van betaling van het voorschot wordt de verhuring als niet bestaande beschouwd.
- Bij oneigenlijk gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan waarvoor gehuurd leidt tot het verbreken van het contract.
- Bij het verbreken van het contract heeft de huurder geen recht meer op het betreden van het terrein en de lokalen, behalve voor de ontruiming.
1C. Annulatie
C.1 Door de huurder:
Een annulatie dient schriftelijk in kennis gesteld te worden.
Gedane betalingen blijven bij annulatie verworven. In geval dat overmacht kan aangetoond worden of indien op die bepaalde periode terug kan verhuurd worden met dezelfde capaciteit, kan het bedrag worden teruggestort.
C.2. Door de verhuurder.
Indien de verhuurder door overmacht de gehuurde ruimten niet ter beschikking kan stellen, zal hiervoor geen schadevergoeding kunnen worden geëist.
Enkel de betaalde gelden zullen worden terugbetaald.
1D. Het contract geeft recht op:
- Het gebruik van de beschreven ruimten en terrein tijdens de overeengekomen huurperiode.
- De algemene verlichting, verwarming en het normaal onderhoud van de gebruikte lokalen en terrein.
2. Gebruik van de lokalen en het terrein
2A. Ingebruikneming
- De terreinen en lokalen zijn voor weekend verhuring beschikbaar vanaf vrijdag 16.00 uur. Voor een bivakverhuring kunnen de terreinen en lokalen betreden worden vanaf 14.00 uur.
- Bij bivakverhuring moet dit ten laatste 10 dagen voor aankomst als evenement “kamp jeugdbeweging” gemeld worden bij de gemeente met vermelding van de verantwoordelijken, aantal leden en begeleiders, activiteiten zoals kampvuur, nachtspel, gebruik speelterreinen(bossen) en meerdaagse uitstappen. De formulieren hiervoor kunnen opgevraagd worden bij de verhuurverantwoordelijke en moeten ingevuld verstuurd worden naar xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx en xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx
- Bij aankomst worden volgende formulieren gebruikt:
1. Verhuurcontract
2. Aankomstformulier voor Weekend of Bivak
3. Aanwezigheidslijst.
4. Inventarislijst voor Weekend of Bivak
- Voor aankomst moet -verplicht i.v.m. de brandveiligheid - per persoon de naam, geboortedatum, verblijfperiode en slaapplaats in de lokalen of in tenten vermeld zijn op onze aanwezigheidslijst. Onze aanwezigheidslijst is verplicht te gebruiken en te downloaden van onze website xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/
Deze lijst zal tevens door de verhuurverantwoordelijke als basis gebruikt worden voor de verrekening van het aantal overnachtingen
- Om toegang te krijgen tot het terrein moet de huurder in het bezit zijn van een ondertekend contract, de volledig ingevulde aanwezigheidslijst en de betalingsbewijzen volgens de betalingsmodaliteiten vermeld onder 1A.
- Bij aankomst worden de contacttelefoonnummers van de verantwoordelijke verhuring en groepsverantwoordelijke huurder uitgewisseld.
- Een documentatiemap met info over de omgeving, telefoonnummers voor de lokale hulpdiensten, nuttige contactgegevens, huishoudelijk reglement, instructies brandveiligheid, enz. zal afgegeven worden aan de groepsverantwoordelijke van de huurder.
- Het huishoudelijk reglement zal bij aankomst ter kennisgeving afgegeven worden aan de groepsverantwoordelijke van de huurder. De huurder wordt geacht de inhoud te kennen en te respecteren.
- De huurder zal bij aankomst de inventarislijst nakijken en voor akkoord ondertekend overhandigen aan de verantwoordelijke verhuring.
- Samen met de groepsverantwoordelijke van de huurder zal de verantwoordelijke verhuring de
elektriciteitsteller, gasteller en bij bivakken ook de waterteller noteren. De actuele prijzen voor energie en afval zijn vermeld op het aankomstformulier.
- Na ondertekening van het aankomstformulier door de huurder en de verantwoordelijke verhuring wordt één sleutel van de buitendeuren ( is ook geschikt voor de noodpoort) overhandigd aan de huurders. De sleutel wordt bewaard op de daarvoor voorziene plaats.
Bij verlies zullen de kosten aangerekend worden voor vernieuwing.
- De verantwoordelijke verhuring geeft bij aankomst van een bivak één sleutel van de binnendeuren en ook één sleutel van de brievenbus aan de poort voor de huurders.
Post niet bedoeld voor de huurders, wordt overhandigd aan de verantwoordelijke verhuring.
Postadres : Chiro – en vakantieheem St. Aubertus
Xxxxxxxxxxx 000 X-0000 Xxxxxxxxxx
- De werking en plaats van de vuilbakken en het gesorteerd afval zal door de verantwoordelijke verhuring aan de groepverantwoordelijke van de huurder medegedeeld worden.
Restafval moet steeds proper in een plastiek afvalzak in de vuilcontainer gedeponeerd worden. Bij weekendverhuring wordt een forfaitaire kost van 10,00 Euro voor afval aangerekend.
Bij bivakken wordt 1 vuilcontainers ( 1100 liter) voor restafval ter beschikking gesteld aan 110,00 Euro/kamp. Deze moet op donderdagavond buiten de poort geplaatst worden en na lediging op vrijdag terug binnen geplaatst.
Zakken voor PMD – afval kunnen aangekocht worden aan 0,25 Euro/stuk.
Gerecycleerd afval moet tijdens bivakken onder begeleiding van de verantwoordelijke verhuring door de huurder zelf naar het naastgelegen containerpark gebracht worden.
- De werking van de verwarmingen, alsook het gebruik van alle elektrische toestellen en de
brandmeldingscentrale, zullen met de groepsverantwoordelijke van de huurder overlopen worden.
- Alle lokalen en het terrein zullen op de dag van aankomst in goede en nette staat ter beschikking worden gesteld.
2B. Tijdens verblijf
- Toiletpapier en afwasmiddelen moeten steeds voorzien worden door de huurders.
- Bij gebruik van de bedden zal de huurder zelf voldoende hoeslakens meebrengen en verplicht gebruiken.
- Er is geen vaste telefoon aanwezig in de lokalen. Voor telefonisch contact in de verhuring moet de huurder zelf zorgen.
- Het is absoluut verboden te roken in de gebouwen. Indien geconstateerd wordt dat er gerookt is geweest zal de waarborg ingehouden worden.
- Het is verboden de ramen, deuren, wanden, muren, panelen, vloeren te benagelen, te beplakken, te beschilderen of te bekladden. Daarenboven mogen zij van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden. In de grote zaal mogen enkel op de daarvoor voorziene planken tegen het plafond, benageld worden of voorzien worden van ophangsystemen.
- Op het grasterrein mogen geen putten gegraven worden.
- Auto’s zijn enkel toegelaten op het verharde gedeelte van het terrein of op de parking buiten het terrein.
Het grasveld is geen parking
- Het is verboden rond te rijden met auto’s op het grasveld
- De grote zaal en de lokalen zijn ter beschikking van de huurder voor binnenactiviteiten, echter niet voor activiteiten die typisch buitenactiviteiten zijn, dus zeker geen balspelen e.d.
- Het aanwezige keukenmateriaal en meubilair zoals tafels, banken, bedden en matrassen, mogen niet gebruikt worden voor andere doeleinden dan waarvoor zij zijn bedoeld.
- Het betreden van de buitentrap en de daken van de opslagcontainers is ten strengste verboden.
- De huurder wordt geacht de geldende wetten in verband met geluidsoverlast te respecteren. De huurder wordt daarom geacht om zeker na 22.00 uur stil te zijn en bij gebruik van zware muziekinstallaties in open lucht, deze niet te richten naar de bewoonde zones in de omgeving.
- Het is verboden om over of door de omheining rond het terrein te kruipen
- BBQ is enkel toegestaan op het verhard gedeelte van het terrein. Niet op het grasveld
- 380 V aansluiting wordt enkel vrijgegeven na goedkeuring van de aangesloten verdeelkast.
- De huurder wordt geacht om op het terrein en daarbuiten de wetten i.v.m. de natuurbescherming te respecteren.
- De huurder is verplicht om de lokalen en het terrein af te sluiten bij afwezigheid.
- De huurder zal na melding en te allen tijde toegang tot de lokalen en het terrein verlenen aan de leden van de VZW Chiro- en vakantieheem Sint-Aubertus.
2C. Ontruiming
- De terreinen en lokalen moeten bij weekendverhuring verlaten worden ten laatste op zondag om
12.00 uur. Voor een bivakverhuring moeten de terreinen en lokalen verlaten worden ten laatste om
12.00 uur van de laatste verhuurdag.
- Bij vertrek worden volgende formulieren gebruikt:
1 Vertrekformulier van de huurovereenkomst Weekend of Bivak
2 Aanwezigheidslijst.
3 Inventarislijst voor Weekend of Bivak
- Bij vertrek, moet alles terug geplaatst worden op zijn oorspronkelijke plaats en moeten de lokalen en het terrein achtergelaten worden in opgekuiste toestand, uitgevoerd volgens de aanwezige opkuisinstructies of volgens de instructies gegeven door de verhuurverantwoordelijke. Poetsgerief is in het gebouw aanwezig in de bezemkast. Enkel bij kampenverhuur moeten de reinigingsmiddelen door de huurders zelf voorzien worden.
- Bij het niet naleven van de opkuisinstructies voor de lokalen en het terrein zal een boete aangerekend worden tot € 100,00 bij weekendverhuur en tot € 250,00 bij bivakken welke zal afgehouden worden van de waarborg.
- Samen met de groepsverantwoordelijke van de huurder zal de verantwoordelijke verhuring de eindstand van de elektriciteitsteller, gasteller en bij bivakken ook de waterteller noteren.
- Samen met de groepsverantwoordelijke van de huurder zal de verantwoordelijke verhuring de inventarislijst nakijken. Eventuele ontbrekende stukken zullen onmiddellijk aangerekend worden of afgehouden van de waarborg.
- Volgens de bepalingen onder punt 4 zal eventuele schade aan de gebouwen of het terrein en andere inbreuken volgens het huishoudelijk reglement vastgesteld worden en aangerekend worden.
- De afrekening wordt door de verantwoordelijke verhuring op het einde van de verhuring samen met de groepsverantwoordelijke van de huurders opgesteld volgens het daarvoor bestemde vertrekformulier en verrekend volgens de bepalingen onder 1A van dit reglement.
- Bij de ondertekening van het vertrekformulier door de huurder en de verantwoordelijke verhuring, ontvangt deze na de ontruiming de sleutels van de huurders.
3. Brandveiligheid
3A. Gebodsbepalingen:
- Bij aankomst moet de aanwezigheidslijst met namen, geboortedatums, verblijfperiode en slaapplaats in de lokalen of in tenten aan de verhuurder overhandigd worden.
- Kampvuur mag enkel op de voorziene aangelegde plaats
- Kampvuur moet opgegeven zijn bij de gemeente voor de start van het kamp.
- Enkel een klein kampvuur is toegelaten op de voorziene aangelegde plaats.
- Kampvuur is enkel toegelaten wanneer de natuurbrandthermometer op Groen of Geel staat.
- Indien buiten wordt gerookt wordt een zandemmer voorzien als asbak.
- De huurder kent het correct gebruik van de gas- en elektrische verwarmingstoestellen.
- De huurder weet de plaats en het gebruik van de gaskraan, de elektriciteitshoofdschakelaar, de blusdeken, de blusapparaten en de brandmeldingscentrale.
- Binnenvuilnisbakken worden na elke binnenactiviteit leeggemaakt in de vuilcontainers buiten.
- Xxxx xxxxxxx ( karton, banden, enz.… ) tegen de gevels van het gebouw plaatsen.
- De huurder kent het stappenplan bij brand, dat aanwezig is in de documentatiemap.
- Bij brand steeds de sirenes starten in het gebouw.
- Bij activering van de brandmeldingscentrale wordt automatisch de verhuurverantwoordelijke verwittigd. Deze moet dus steeds op de hoogte gebracht worden over de reden van de activering
- De huurder kent de vluchtroutes en de verzamelplaats bij brand.
3B. Verbodsbepalingen:
- Absoluut rookverbod en het maken van vuur in de gebouwen. Indien geconstateerd wordt dat er gerookt is geweest zal de waarborg ingehouden worden.
- Het is ten strengste verboden de nooduitgangen en de vluchtwegen in het gebouw en op het terrein te versperren.
- Het is dus verboden de wegen naar de (nood)poorten op het terrein te versperren.
- Bagage in de slaapzalen mogen de (nood)uitgangen niet versperren.
- Geen ontvlambare producten in de lokalen ( gasflessen, benzine, white-spirit, enz. )
- Er mogen geen brandbare producten gebruikt worden op minder dan 1 meter van een warmtebron.
- Kampvuur is verboden wanneer de natuurbrandthermometer op Orange of Rood staat.
4. Verantwoordelijkheid - Aansprakelijkheid - Verzekering- schade
- De huurder is zelf verantwoordelijk voor de activiteiten in de gehuurde infrastructuur. Deze activiteiten mogen niet in strijd zijn met de openbare orde en goede zeden.
- De burgerlijke aansprakelijkheid van de huurder ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van de verhuurder. De huurder dient zich hiervoor zelf te verzekeren.
- De verhuurder is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen.
- De verhuurder kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal en/of beschadiging van materiaal dat toebehoord aan de huurder.
- De huurder dient in alle omstandigheden de richtlijnen van de leden van de VZW Xxxxx – en Vakantieheem St Aubertus i.v.m. veiligheidsmaatregelen, (parkeren, kampvuur, rookverbod, enz.…) strikt na te leven en het huishoudelijk reglement te kennen en te respecteren.
- De huurder verklaart en erkent dat de infrastructuur en het materiaal dat ter beschikking wordt gesteld in prima staat verkeert bij aanvang van de activiteit.
- De huurder is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan het gebouw en de inboedel.
- Indien na de verhuring schade vastgesteld wordt, zal de huurder op het eerste verzoek van de verhuurder aanwezig zijn om tegensprekelijk de aard en omvang van de schade te bepalen. Indien de betrokkene niet aanwezig is, zullen aard en omvang van de schade door de verhuurder worden bepaald. Dergelijke eenzijdige vaststelling, de huurder behoorlijk uitgenodigd zijnde, zal als bindend worden beschouwd en de kosten voor herstelling en/of vervanging zal afgehouden worden van de waarborg.
Opgemaakt: Brasschaat, 18 juni 2022