Algemene Voorwaarden Zaalreserveringen
Algemene Voorwaarden Zaalreserveringen
Bepalingen en regels verhuur zalen Universiteit Utrecht.
Ten behoeve van de huur van faciliteiten en diensten door partijen in de locaties van de Universiteit Utrecht. Deze bepalingen en regels gaan in op 1 juni 2021 en zijn van toepassing op alle huurovereenkomsten die op of na 1 juli 2021 zijn gesloten.
1. Gegevens verhuurder
Definities:
Verhuurder: de Universiteit Utrecht.
Huurder: de interne klant (die beschikt over een SAP of WBS nummer van de Universiteit Utrecht) of de externe klant die van verhuurder een zaalruimte huurt met daarbij faciliteiten en/of diensten.
De feitelijke contacten tussen verhuurder en huurder en de totstandkoming van de verhuring vallen onder de verantwoordelijkheid van het Facilitair Service Centrum van de Universiteit Utrecht (hierna FSC genoemd). Voor de huur van een zaal met faciliteiten en diensten van de Universiteit Utrecht, kan de klant zich wenden tot het FSC Meldpunt. Het FSC Meldpunt is bereikbaar via telefoonnummer (030) 253 9595 op werkdagen tussen 08.00 en 16.30 uur.
2. Totstandkoming van de overeenkomst
De overeenkomst komt tot stand door een aanbod van Verhuurder en aanvaarding daarvan door de Huurder waarna de schriftelijke afspraken door beide partijen worden ondertekend.
3. Huurprijs
De huurprijs voor zaalhuur met faciliteiten en/of diensten wordt door Verhuurder vastgesteld op basis van de tarieven van het kalenderjaar waarin de huurovereenkomst is gesloten. Huurder wordt een intern tarief in rekening gebracht indien Huurder beschikt over een SAP of WBS ordernummer van de Universiteit Utrecht en deze aan Verhuurder overlegt bij het aanvragen van de zaal. In alle andere gevallen wordt Huurder een extern tarief in rekening gebracht. Indien op verzoek van Xxxxxxx, als aanpassing van de huurovereenkomst, aanvullende faciliteiten en diensten met Verhuurder worden overeengekomen, gelden voor de bepaling van de huurprijs voor die aanvullende faciliteiten en diensten de tarieven van het kalenderjaar waarin de huurovereenkomst wordt aangepast. Als indicatie van de huurprijs van faciliteiten en diensten waarvan Xxxxxxx en Verhuurder zijn overeengekomen dat levering plaats vindt in een kalenderjaar waarvoor door Verhuurder nog geen tarieven zijn vastgesteld, hanteert Verhuurder een algemene indexering van 5% per jaar op de laatst vastgestelde tarieven van het kalenderjaar waarin de huurovereenkomst wordt opgesteld. Zodra door Verhuurder de tarieven van het kalenderjaar waarin het evenement plaatsvindt zijn vastgesteld, vindt een consolidering plaats van de door Verhuurder aan Huurder te leveren faciliteiten en diensten tegen die laatstgenoemde tarieven.
4. Betaling
De betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na de datum van de factuur. Indien Huurder na ingebrekestelling nalatig blijft de vordering te voldoen, kan de vordering uit handen worden gegeven, in welk geval Huurder naast het verschuldigde totale bedrag (incl. de wettelijke rente) tevens gehouden zal zijn tot volledige vergoeding van buitengerechtelijke en eventueel gerechtelijke kosten in verband met de inning van het bedrag. De facturering vindt achteraf plaats.
5. Duur verhuur
Voor externe klanten vindt verhuur plaats per dagdeel. Onder een dagdeel wordt verstaan: de ochtend van 08.30 tot 12.30 uur, de middag van 13.00 tot 17.00 uur en de avond van 17.30 tot 21.30 uur. Voor interne klanten vindt verhuur plaats in blokken van 2 uur. Personeelskosten worden berekend per uur en op basis van nacalculatie. Deze personeelskosten zijn te vinden in het tarievenoverzicht op de website.
6. Inbegrepen service
Bij gebruik binnen de reguliere openstelling, zijn bij de huurprijs inbegrepen: schoonmaak, verwarming, het gebruik van de aanwezige vaste apparatuur en een korte uitleg over het gebruik van de apparatuur bij de opstart van het evenement.
7. Niet inbegrepen service (waaronder catering)
Bij gebruik van de ruimten buiten de reguliere openstelling en op zaterdagen zullen bovenop de huurprijs in rekening worden gebracht: kosten voor bewaking, beveiliging, audiovisuele assistentie en extra schoonmaak.
Indien Huurder restauratieve voorzieningen wenst, dient Huurder zelfstandig afspraken te maken met de vaste cateraar in het Educatorium. Let op: bij annulering van de reservering van de zaal dient Huurder ook de catering te annuleren. De cateraar heeft eigen annuleringsvoorwaarden.
8. Aanvullende faciliteiten
Aanvullingen ten opzichte van de originele huurovereenkomst worden per e-mail doorgegeven. Zodra de aanvulling is bevestigd door Verhuurder maakt deze onderdeel uit van de huurovereenkomst. Bij aanvullingen waarbij het totaalbedrag van de huurovereenkomst ten opzichte van de originele huurovereenkomst aanzienlijk afwijkt, ontvangt de Huurder een nieuwe huurovereenkomst. De nieuwe huurovereenkomst vervangt het eerder ondertekende exemplaar.
9. Beeldmateriaal en privacy
Bij gebruik van beeldmateriaal, bijvoorbeeld bij streaming of het maken van opnames, is de Xxxxxxx verantwoordelijk voor het voldoen aan de wettelijke regels, waaronder, maar niet uitsluitend, privacyregels en regels m.b.t. intellectuele eigendom.. Verhuurder is niet aansprakelijk voor eventuele gevolgen voortkomend uit (onwettelijk) gebruik van beeldmateriaal . Indien Verhuurder onverhoopt aansprakelijk wordt gesteld en verplicht wordt een schadeloosstelling, vergoeding of boete te betalen, als gevolg van het onwettelijk gebruik van beeldmateriaal of andere zaken, is Verhuurder gerechtigd deze te verhalen op Huurder.
10. Annulering
Xxxxxxx heeft de mogelijkheid om na een definitieve bevestiging (akkoord op de huurovereenkomst) de overeenkomst te annuleren. Deze annulering dient schriftelijk (per e-mail of per post), te worden doorgegeven aan het FSC Meldpunt / Evenementen. Xxxxxxx ontvangt een bevestiging per mail of per post van de coördinator Evenementen. Xxxxxxxxxxxxxxx geldt als bevestiging van de annulering. Bij annulering is de Huurder de onderstaande percentages van de totale huurprijs (zaalhuur inclusief kosten voor faciliteiten/diensten) verschuldigd, afhankelijk van het totaalbedrag van de huursom en het moment van de annulering ten opzichte van de datum waarop de zaalreservering betrekking heeft. De datum van het poststempel geldt als meldingsdatum van de annulering, indien deze per post geschiedt.
Bij een reservering met een totaal bedrag van € 200 of meer:
• Bij annulering meer dan 60 dagen voor de verhuurdatum is geen huursom verschuldigd.
• Bij annulering van 60 tot 30 dagen voor de verhuurdatum is 50% van de totale huursom
verschuldigd.
• Bij annulering van 30 dagen of minder dan 30 dagen voor de verhuurdatum is 75% van de totale huursom verschuldigd.
Bij een reservering met een totaal bedrag van onder de € 200:
• Bij annulering meer dan 14 dagen voor de verhuurdatum is 50% van de totale huursom verschuldigd.
• Bij annulering van 14 dagen of minder dan 14 dagen voor de verhuurdatum is 100% van totale
huursom verschuldigd.
11. Rechten frontoffice/afdeling Security
Voor elk gebouw geldt dat de frontoffice en/of afdeling Security van de UU verantwoordelijk zijn voor orde en een goede gang van zaken binnen dat gebouw. Zij zijn gerechtigd daartoe benodigde maatregelen te nemen. Huurder is verplicht hun eventuele aanwijzingen op te volgen. De frontoffice- en securitymedewerkers hebben, ook gedurende de huurperiode, juni 2018 het recht het gehuurde te betreden en te inspecteren.
12. Huisregels
Voor de Huurder zijn huisregels van toepassing. Deze staan op de website van de Universiteit Utrecht. xxxxx://xxx.xx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxx
13. Aansprakelijkheid bij schade of diefstal
Verhuurder is niet aansprakelijk voor schade door Huurder of zijn bezoekers geleden bij gebruik van de ruimte, tenzij deze schade is ontstaan door opzet of grove schuld dan wel grove nalatigheid van Verhuurder. Verhuurder is niet aansprakelijk voor schade aan of verlies van in het gebouw aanwezige eigendommen van Huurder of zijn bezoekers. Huurder dient de schade aan ruimte en apparatuur van Verhuurder die is ontstaan tijdens de periode dat hij deze in gebruik heeft en waarvoor hij redelijkerwijs aansprakelijk gesteld kan worden, te vergoeden.
14. Ontbinding van de overeenkomst
A. Verhuurder heeft het recht de huurovereenkomst in geval van faillissement of (voorlopige) surseance van betaling van Huurder, zonder ingebrekestelling, met onmiddellijke ingang tussentijds te ontbinden. In geval van deze ontbinding zijn alle resterende huurtermijnen direct opeisbaar.
B. Voorts is Verhuurder in de volgende situaties gerechtigd om deze overeenkomst te ontbinden zonder gerechtelijke tussenkomst en zonder dat er een verplichting ontstaat tot vergoeding van enige schade:
a. het niet nakomen door Xxxxxxx, na ingebrekestelling van een of meer wezenlijke verplichtingen uit hoofde van deze huurovereenkomst;
b. wangebruik door Xxxxxxx (of zijn bezoekers) van het gehuurde;
c. het verstrekken van onjuiste informatie of het onthouden van juiste informatie door Xxxxxxx aan Verhuurder
d. gegronde verdenking van mogelijke verstoring van de openbare orde, of het veroorzaken van overlast door Xxxxxxx (of gebruikers).
15. Overmacht
• Verhuurder is niet aansprakelijk voor niet, niet gehele of niet tijdige nakoming van zijn verplichtingen ten gevolge van overmacht (niet toerekenbare tekortkoming).
• Gedurende een situatie van overmacht zijn de uit de overeenkomst voortvloeiende leverings- en andere verplichtingen van Verhuurder opgeschort. Beide Partijen zijn als dan bevoegd de overeenkomst zonder gerechtelijke tussenkomst en zonder dat er een recht op schadevergoeding ontstaat te ontbinden (doch slechts voor het gedeelte dat niet is nagekomen ingevolgde artikel 14), indien de periode, waarin door overmacht de (gedeeltelijke) nakoming van een verplichting door Verhuurder belemmerd wordt, langer duurt dan twee maanden.
• Indien Verhuurder voor het intreden van overmacht al gedeeltelijk aan zijn verplichtingen heeft voldaan, of door het intreden van overmacht slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen zal kunnen voldoen, is hij gerechtigd het reeds geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is Huurder gebonden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijke overeenkomst.
16. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
Op deze overeenkomt is Nederlands recht van toepassing. Geschillen tussen partijen voortvloeiend uit deze overeenkomst zullen zoveel mogelijk door partijen in goed overleg worden beslecht.