Functie: KSA/International Associations & The Association Place Type contract: Vervangingscontract (jan 2024 – jun 2024)
Functie: KSA/International Associations & The Association Place Type contract: Vervangingscontract (jan 2024 – jun 2024)
Fulltime: 38u
(Geen freelancecontract mogelijk)
Wie zijn wij?
Xxxxx.xxxxxxxx is een Instelling van Openbaar Nut die gesubsidieerd wordt door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en die 180 medewerkers telt.
Xxxxx.xxxxxxxx is het promotie- en communicatiebureau voor toerisme en cultuur van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Het bureau richt zich op zijn inwoners, op Belgen en op bezoekers uit het buitenland. Het is bedoeld om het imago van Brussel als hoofdstad van 500 miljoen Europeanen uit te dragen en te versterken.
Onze missie: we make you love Brussels!
Xxxxx.xxxxxxxx geeft de stad energie en creëert unieke ervaringen voor zowel de inwoners als de bezoekers.
Functiebeschrijving
Valt onder de Manager Business Services die rapporteert aan de Strategy & International Development Director.
Taak
Het plannen, implementeren en ontwikkelen van projecten rond de 'International Association' community zodat deze bijdragen aan de reputatie van Brussel en de commerciële ontwikkeling van de bestemming met het oog op de groei van de activiteiten die er plaatsvinden (aanvragen voor congressen in volle expansie, omvang en/of impact van alle soorten evenementen en vestigingen van internationale verenigingen), het opzetten van The Association Place
Verantwoordelijkheden en activiteiten
Het beheersen, identificeren, vertegenwoordigen en onderhouden van
contacten met internationale verenigingen, het verzamelen van noden en het begrijpen van de subtiliteiten van de sector
• De belangrijkste spelers in internationale verenigingen (behoeften, verwachtingen) en potentiële evenementen in deze sectoren identificeren
• Zich positioneren als een bron, eerste aanspreekpunt en expert voor deze doelgroepen/sectoren, nauwe banden met hen ontwikkelen, contacten onderhouden om hen aan te moedigen om bijeenkomsten, evenementen of de vestiging van hoofdkantoren van internationale verenigingen in de regio aan te trekken.
• Deze doelgroepen/sectoren voortdurend in de gaten houden om doelgroepen te identificeren, leads te genereren (voor The Association Place, lokale gastheren, potentiële evenementen), zorgen voor de overdracht van contactgegevens van leads en/of gekwalificeerde informatie over evenementen en/of leads introduceren bij het
team van prospectors en accounts tijdens de verbindingsfase (overdracht aan het salesteam).
• De strategie en belangrijkste indicatoren van xxxxx.xxxxxxxx in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest overbrengen aan deze doelgroepen/sectoren en deskundig advies geven over de implementatie van mogelijke benaderingen, kansen of ontwikkelingen.
• andere organisaties identificeren (bijv. organisaties van openbaar belang, federaties, beroepsverenigingen, partners, enz.) die verbonden zijn met deze doelgroepen/sectoren en nuttige bruggen bouwen en partnerschapsovereenkomsten met hen sluiten.
• Deze doelgroepen/sectoren informeren over elk initiatief (van xxxxx.xxxxxxxx of elke andere organisatie) dat tot doel heeft hun activiteiten te begeleiden, op te leiden, te ondersteunen, te ontwikkelen, te financieren of te co-financieren.
• De behoeften van deze doelgroepen/sectoren intern rapporteren
• Zorgen voor een goede communicatie door de informatie met betrekking tot deze doelgroepen/sectoren bij te werken in alle tools van xxxxx.xxxxxxxx (communicatie, backoffice, CRM, enz.), door te antwoorden op interne en externe vragen/verzoeken (partners, andere organisaties) en door inhoud te leveren voor antwoorden op officiële, parlementaire of politieke vragen.
Ontwikkelen van de strategie voor projecten/acties voor internationale verenigingen, opzetten van nieuwe projecten met partners
• Deze doelgroepen/sectoren verenigen, mobiliseren en animeren met het oog op de ontwikkeling van synergiën tussen hen, zijn projecten/acties en die van het Convention & Association Bureau. Dit omvat het ontwikkelen van de legacy met het oog op het verbeteren van de impact van evenementen (economisch, sociaal en cultureel) die in Brussel worden gehouden.
• Een strategie bepalen voor de promotie van, communicatie met en ondersteuning van deze doelgroepen/sectoren, die een aanvulling vormt op en afgestemd is op de strategie voor de projecten van het Convention & Association Bureau en de andere diensten van xxxxx.xxxxxxxx.
• Deze strategie omzetten in een actieplan: ontwikkeling van producten, diensten of ervaringen, opleidingen, communicatietools en -acties, campagnes, evenementen of andere middelen voor zichtbaarheid.
Planning, uitvoering, beheer en monitoring van projecten/acties
• De doelstellingen en KPI's voor deze projecten/acties bepalen
• Zijn actieplan uitvoeren en uitrollen in overeenstemming met zijn missie, doelstellingen, vastgestelde strategie, projecten/activiteiten, KPI's en budgetten (of het project/budget waaraan het rapporteert, indien van toepassing) in samenwerking met de andere afdelingen.
• Beheren van projecten/acties van identificatie tot eindbeoordeling (identificatie, ontwerp, planning, uitvoering, monitoring, afsluiting, beoordeling)
• Stelt multifunctionele teams samen voor zijn/haar projecten/acties (in samenwerking met de betrokken managers), plant en verdeelt het werk binnen deze teams en zorgt ervoor dat de informatie die nodig is voor een soepel verloop van de projecten/acties binnen deze teams wordt verspreid
• Informatie- en overlegvergaderingen organiseren en plannen met de verschillende partijen die betrokken zijn bij de projecten/acties (projectteams, betrokken managers, stakeholders, enz.)
• De voortgang van projecten/acties bewaken, ervoor zorgen dat planningen worden nageleefd en dat ze worden ingezet in lijn met de strategie (overeengekomen met de afdeling Marketingstrategie)
• Technische, financiële en administratieve rapporten schrijven over de voortgang van projecten/acties
• Bewaakt en zorgt ervoor dat de verschillende deliverables bijdragen aan de algehele prestaties van het project en bewaakt de oplossing van eventuele problemen
• Ervoor zorgen dat de N+1 de verschillende deliverables goedkeurt die zijn gedefinieerd voor elke belangrijke fase van de projecten/acties, en indien nodig problemen escaleren.
• Organiseren van debriefings met cross-functionele teams op basis van het afsluitende rapport
• Projecten en actieplannen corrigeren en aanpassen in het licht van onvoorziene omstandigheden, marktontwikkelingen of eerdere ervaringen
• Analyseren van de resultaten en bepalen van de verbeteringen die moeten worden aangebracht in de procedures, voortgang en/of organisatie van toekomstige projecten/acties
• Toezien op de begroting van de projecten/acties (prognoses en realisatie, begrotingskader en aankoopproces), ervoor zorgen dat de teams zich aan de begroting houden en de interne diensten op de hoogte stellen van eventuele begrotingsproblemen.
• Nota's en subsidieaanvragen opstellen in het kader van fondsenwerving voor partners of antwoorden op parlementaire vragen met het oog op indiening bij de CODIR (voor de overheid).
Administratieve Betrokkenheid bij andere projecten/acties zodra deze betrekking hebben op haar doelen/sectoren
• Strategisch advies en begeleiding bieden bij alle campagnes, communicatie- initiatieven, evenementen, projecten en acties van leden van het team van het Convention and Association Bureau en andere afdelingen (evenementen, communicatie en media, internationale ontwikkeling, enz.
Toezicht houden op de implementatie van de strategie en het bedrijfsmodel van The Association Place als expert
• Een strategie en bedrijfsmodel voorstellen aan het externe bureau
• De sector van de verenigingen uitleggen aan het agentschap, kennis, documenten en achtergrond over het onderwerp delen
• De partners van de internationale verenigingen betrekken om hun mening te krijgen en hun behoeften te bepalen (interviews, crashtests)
• Regelmatig contact onderhouden met het bureau
• Het project uitvoeren
• Toezicht houden op de projectcoördinator
• Dagelijkse beslissingen nemen over de website, juridisch, logistiek en boekhouding
• Spocs onder de aandacht brengen bij de afdelingen van Visit Brussels
• Meewerken aan de aanwerving van personeel (receptionist, receptie) en hen aansturen
• Processen en procedures opstellen
• Communiceren over het project
• Geld in het laatje brengen
Profiel
• Minimaal een bachelordiploma
• Minimaal 7 jaar ervaring in de sector International Associations
• Talen: uitstekende kennis van FR, NL en EN (gesproken en geschreven)
• Goede kennis van Office 365-suite en CRM
• Ervaring met het beheer van meerdere administratieve taken en/of projectmanagement
• Pedagogische en didactische technieken voor het leiden en federeren van netwerken
• Kennis van internationale verenigingen en hun geschiedenis, belangrijke politieke, publieke, commerciële en associatieve spelers en politieke instellingen
• Kennis van public relations en verkoop
• Kennis van financiën en budgetbeheer
• Kennis van aanbestedingsprocedures (overheidsopdrachten, enz.)
• Teamgeest en cross-functionele aanpak (nauw samenwerken met andere afdelingen om initiatieven te implementeren)
• Proactief en in staat om zelfstandig te werken
• Goed kunnen luisteren en communiceren
• Autonomie en reactievermogen
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen
• Goed prioriteiten kunnen stellen en pragmatisch kunnen werken
Wat bieden we aan?
• Vervangingscontract (jan 2024-jun 2024) voltijds (38 uur)
• Een marktconform salaris en een eindejaarspremie (na 6 maanden anciënniteit)
• 5 extra vakantiedagen tussen Kerstmis en Nieuwjaar (bedrijfsvakantie) en 3 dagen extralegaal verlof per jaar (na 6 maanden anciënniteit)
• Een inclusieve werkplek waar er plaats is voor iedereen ongeacht leeftijd, religie, gender, geaardheid, cultuur …
• Een flexibel uurrooster en uitgebreide telewerkmogelijkheden (naargelang de functie)
• Bedrijfscomputer en gsm-abonnement
• Vele opleidings- en ontplooiingskansen
• Een MIVB-abonnement (BRUPASS) en woon-werkvergoeding voor het openbaar vervoer
• Fietsers ontvangen een fietsvergoeding
• Maaltijdcheques van € 8 per dag
• Een groepsverzekering
• Je werkt in een prestigieus gebouw, gelegen in één van de mooiste wijken van Brussel
• De werkplek is zeer vlot bereikbaar met het openbaar vervoer: trein, metro, tram en bus op minder dan 10 minuten loopafstand
Contact:
Stuur je kandidatuur (cv & motivatiebrief) vóór 31/12/2023 naar xxxxx@xxxxx.xxxxxxxx
xxxxx.xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0-0