PRIVACYVERKLARING VAN STICHTING E.S.V.V. HAJRAA BUITENTOERNOOI
PRIVACYVERKLARING VAN STICHTING E.S.V.V. HAJRAA BUITENTOERNOOI
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Stichting E.S.V.V. Hajraa Buiternooi - hierna te noemen: het Hajraa Buitentoernooi - verwerkt van haar deelnemers en andere bezoekers (hierna te noemen: bezoekers).
Indien u bezoeker bent van het Hajraa Buitentoernooi, of om een andere reden persoonsgegevens aan het Hajraa Buitentoernooi verstrekt, geeft u het Hajraa Buitentoernooi uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met deze privacyverklaring te verwerken.
In deze privacyverklaring vindt u welke gegevens het Hajraa Buitentoernooi verzamelt, voor welk doel het Hajraa Buitentoernooi dit doet, welke gegevens met welke derden gedeeld worden, wat uw rechten zijn, de door het Hajraa Buitentoernooi getroffen beveiligingsmaatregelen en de plichten van het Hajraa Buitentoernooi.
1. Verantwoordelijke
Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
Stichting E.S.V.V. Hajraa Buitentoernooi, gevestigd te Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 0 (0000 XX Xxxxxxxxx), ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 41092484.
Het Hajraa Buitentoernooi is bereikbaar via xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx. Telefoonnummers van de 1e wedstrijdsecretaris en voorzitter zijn te vinden op de website xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx/.
2. Welke gegevens verwerkt het Hajraa Buitentoernooi en voor welk doel
2.1. In het kader van uw deelname of bezoek aan het Hajraa Buitentoernooi worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
2.1.1. Via Event Espresso1:
2.1.1.1. Voor- en achternaam, geboortedatum
2.1.1.2. Adresgegevens: straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, land
2.1.1.3. Teamnaam, clubnaam
2.1.1.4. Telefoonnummer, e-mailadres
2.1.2. Via Mollie (gelinkt d.m.v. Pronamic Pay)2 worden uw betaalgegevens verkregen:
2.1.2.1. Indien u betaalt met iDEAL: IBAN nummer, BIC nummer
2.1.2.2. Indien u betaalt met creditcard: laatste 4 cijfers creditcard, kaart label
1 Event Espresso is de plugin die gebruikt wordt om alle inschrijvingen te verwerken.
2 Mollie Payments is de verwerker van de online betalingen die aan het Hajraa Buitentoernooi gedaan worden. Deze is geïntegreerd door middel van de plugin Pronamic Pay.
2.1.3. Beeldmateriaal dat gedurende het Hajraa Buitentoernooi gemaakt wordt
2.2. Het Hajraa Buitentoernooi verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
2.2.1. Uw voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt door het Hajraa Buitentoernooi voor contact over de deelname, de eventuele opzegging hiervan of voor het bereiken over mogelijke problemen omtrent de inschrijving.
2.2.2. Uw voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over huidige en/of de eerstvolgende editie van het Hajraa Buitentoernooi.
2.2.3. Uw voor- en achternaam, IBAN en BIC nummer (wanneer betaald met iDEAL) of laatste 4 cijfers van uw creditcard en creditcard label (wanneer betaald via creditcard) worden gebruikt om betalingen van de deelname, producten en afgenomen diensten af te wikkelen.
2.2.4. Uw voor- en achternaam, geboortedatum, adresgegevens, telefoonnummer, e- mailadres, team- en clubnaam en betaalgegevens worden gebruikt voor aan- en afmelden t.b.v. certificeringen van derden zoals beschreven in sub 3, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van de van u verkregen informatie.
2.2.5. Een selectie van het beeldmateriaal dat tijdens het Hajraa Buitentoernooi wordt gemaakt3, kan gebruikt worden ter promotie en kan gedeeld worden onder de leden van E.S.V.V. Hajraa, toekomstige deelnemers en deelnemers uit voorgaande edities, door middel van promotiemateriaal (e.g. stickers, posters, flyers, banners en vlaggen), het verenigingsblad van E.S.V.V. Hajraa (de Tsjak!), het wedstrijd programma boekje van het Hajraa Buitentoernooi, via de website (xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/) en de in sub 3 genoemde sociale media.
2.2.6 De teamnaam en clubnaam wordt bij de wedstrijdwagen op het Hajraa Buitentoernooi gebruikt voor het maken van de poule indeling en de aanmelding te verwerken van het desbetreffende team voor de wedstrijden van die dag.
2.3. Uw gegevens worden bewaard om u na uw deelname te informeren over de opeenvolgende edities.
3. Derden
Uw gegevens worden als volgt gedeeld met derden.
3.1. In Google Drive wordt ter opslag van gegevens omwille van de administratie van het Hajraa Buitentoernooi de volgende informatie gezet:
3.1.1. Voor- en achternaam, geboortedatum
3 Deze selectie beeldmateriaal betreft: de door de PR-coördinator van het Hajraa Buitentoernooi geselecteerd beeldmateriaal dat gedurende het Hajraa Buitentoernooi gemaakt is. Deze selectie wordt zo gemaakt dat naar beste inschatting van de PR-coördinator van het Hajraa Buitentoernooi de foto niet schadelijk is voor het imago van de gefotografeerde of het Hajraa Buitentoernooi
3.1.2. Adresgegevens: straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, land
3.1.3. Teamnaam, clubnaam
3.1.4. Telefoonnummer, e-mailadres
3.1.5. Betaalgegevens
3.1.6. Beeldmateriaal dat gedurende het Hajraa Buitentoernooi gemaakt wordt
3.2. In de database van de website xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/ (gehost door TransIP) wordt ter opslag van gegevens omwille van de administratie van het Hajraa Buitentoernooi de volgende informatie gezet:
3.2.1 Voor- en achternaam, geboortedatum
3.2.2. Adresgegevens: straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, land
3.2.3. Teamnaam, clubnaam
3.2.4. Telefoonnummer, e-mailadres,
3.2.5. Betaalgegevens
3.2.5. Een selectie van het beeldmateriaal dat gedurende het Hajraa Buitentoernooi gemaakt wordt3 (voor promotie doeleinden)
3.3. Alten ontvangt, voor het verwerken van de inschrijvingen en het laten functioneren van de Hajraa Buitentoernooi wedstrijd app, de volgende informatie:
3.3.1. Voor- en achternaam, geboortedatum
3.3.2. Adresgegevens: woonplaats
3.3.3. Teamnaam, clubnaam
3.4. In Google Mail en Mailchimp wordt ter benadering van (oud-)deelnemers de volgende informatie gezet:
3.4.1. Voor- en achternaam
3.4.2. E-mailadres
3.5. In Conscribo wordt ter controle van de boekhouding de volgende informatie gezet:
3.5.1. Voor- en achternaam
3.5.2. E-mailadres
3.5.3. Betaalgegevens
3.5.3.1 Indien u betaalt met creditcard: laatste 4 cijfers van de creditcard en het creditcard label
3.5.3.2 Indien u betaalt via IDEAL: IBAN nummer en BIC nummer
3.6. Met de drukker van het verenigingsblad van E.S.V.V. Hajraa (de Tsjak!) en de drukker van het wedstrijdboekje van het Hajraa Buitentoernooi wordt ter promotie de volgende informatie gedeeld:
3.6.1. Door de PR-coördinator van het Hajraa Buitentoernooi geselecteerd beeldmateriaal dat gedurende het Hajraa Buitentoernooi gemaakt is. Deze selectie wordt zo gemaakt dat naar beste inschatting van de PR-coördinator van het Hajraa Buitentoernooi de foto niet schadelijk is voor het imago van de gefotografeerde of het Hajraa Buitentoernooi.
3.7. Op de website xxxx://xxxx.xxxxxx.xx/ (gehost door TransIP) wordt ter promotie de volgende informatie gezet:
3.7.1. Door de PR-coördinator van het Hajraa Buitentoernooi geselecteerd beeldmateriaal dat gedurende het Hajraa Buitentoernooi gemaakt is. Deze selectie wordt zo gemaakt dat naar beste inschatting van de PR-coördinator van het Hajraa Buitentoernooi de foto niet schadelijk is voor het imago van de gefotografeerde of het Hajraa Buitentoernooi.
3.8. Op de Facebook pagina van het Hajraa Buitentoernooi wordt ter terugblik op voorgaande edities en ter promotie van aankomende/huidige edities, de volgende informatie gedeeld:
3.8.1. Door de PR-coördinator van het Hajraa Buitentoernooi geselecteerd beeldmateriaal dat gedurende het Hajraa Buitentoernooi gemaakt is. Deze selectie wordt zo gemaakt dat naar beste inschatting van de PR-coördinator van het Hajraa Buitentoernooi de foto niet schadelijk is voor het imago van de gefotografeerde of het Hajraa Buitentoernooi.
3.9. Op het Snapchat account van het Hajraa Buitentoernooi wordt ter terugblik op voorgaande edities en ter promotie van aankomende/huidige edities, de volgende informatie gedeeld:
3.9.1. Door de PR-coördinator van het Hajraa Buitentoernooi geselecteerd beeldmateriaal dat gedurende het Hajraa Buitentoernooi gemaakt is. Deze selectie wordt zo gemaakt dat naar beste inschatting van de PR-coördinator van het Hajraa Buitentoernooi de foto niet schadelijk is voor het imago van de gefotografeerde of het Hajraa Buitentoernooi.
3.10. Op het Instagram account van het Hajraa Buitentoernooi wordt ter terugblik op voorgaande edities en ter promotie van aankomende/huidige edities, de volgende informatie gedeeld:
3.10.1. Door de PR-coördinator van het Hajraa Buitentoernooi geselecteerd beeldmateriaal dat gedurende het Hajraa Buitentoernooi gemaakt is. Deze selectie wordt zo gemaakt dat naar beste inschatting van de PR-coördinator van het Hajraa Buitentoernooi de foto niet schadelijk is voor het imago van de gefotografeerde of het Hajraa Buitentoernooi.
3.11. Met de vereniging E.S.V.V. Hajraa wordt ter promotie van de vereniging (via LinkedIn, Instagram en Facebook) de volgende informatie gedeeld:
3.11.1. Door de PR-coördinator van het Hajraa Buitentoernooi geselecteerd beeldmateriaal dat gedurende het Hajraa Buitentoernooi gemaakt is. Deze selectie wordt zo gemaakt dat naar beste inschatting van de PR-coördinator van het Hajraa Buitentoernooi de foto niet schadelijk is voor het imago van de gefotografeerde of het Hajraa Buitentoernooi.
4. Bewaartermijnen, inzagerecht, verwijdering, vragen en klachten
4.2. Via het Hajraa Buitentoernooi kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen, door dit te mailen naar xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx. Het Hajraa Buitentoernooi zal uw verzoek in behandeling nemen en u binnen een maand na ontvangst hierover informeren.
4.3. Indien u bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kunt u dit eveneens mailen naar xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.
4.4. Indien u klachten heeft over de wijze waarop het Hajraa Buitentoernooi uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u contact opnemen met het Hajraa Buitentoernooi door te mailen naar xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.
4.5. Eventuele andere vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring kunnen worden gericht aan het Hajraa Buitentoernooi door deze te mailen naar xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.
5. Beveiligingsmaatregelen en verwerkers
Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft het Hajraa Buitentoernooi passende technische en organisatorische maatregelen getroffen die hieronder zijn benoemd.
5.1. Alleen de noodzakelijke personen en bedrijven hebben toegang tot uw gegevens, dit onder toezicht van het Hajraa Buitentoernooi.
5.2. Alleen de noodzakelijke informatie wordt gedeeld met derden zoals beschreven in subsectie 3.
5.3. Beeldmateriaal kan worden verspreid via Facebook, via Snapchat, via Instagram, via de site xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/, in de nieuwsbrief, in het verenigingsblad van E.S.V.V. Hajraa (de Tsjak!) en in het wedstrijdboekje van het Hajraa Buitentoernooi (van de volgende edities) of gebruikt ter promotie (e.g. stickers, posters, flyers, banners en vlaggen). Indien u beeldmateriaal verwijderd wilt hebben, dient u dit expliciet aan te geven door dit te mailen naar xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.
6. Plichten
Het Hajraa Buitentoernooi verwerkt persoonsgegevens op grond van de uitvoering van de deelnameovereenkomst. De gegevens die gevraagd worden, zijn nodig om de producten en diensten van het Hajraa Buitentoernooi en het Hajraa Buitentoernooi zelf aan te bieden (zoals hierboven beschreven). Zonder deze gegevens kan het Hajraa Buitentoernooi haar producten, diensten en het toernooi zelf niet (volledig) aanbieden.
Het Hajraa Buitentoernooi behoudt zich het recht om gegevens openbaar te maken wanneer dit wettelijk vereist wordt of wanneer het Hajraa Buitentoernooi dit nodig acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van het Hajraa Buitentoernooi te beschermen. Daarbij wordt uw recht op privacy zoveel mogelijk gerespecteerd.
7. Wijzigingen
De organisatie mag de privacyvoorwaarden gedurende de looptijd van de overeenkomst wijzigen. Alle wijzigingen worden via de Algemene Ledenvergadering (ALV) van de organisatie van het Hajraa Buitentoernooi gecontroleerd, deze zullen pas van kracht gaan na goedkeuring van de ALV. In de eerstvolgende nieuwsbrief van het Hajraa Buitentoernooi zal benoemd worden dat er wijzigingen op dit beleid zijn doorgevoerd. De meest recente privacyverklaring is te vinden op xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/. De laatste wijziging is op 14 April 2021 doorgevoerd.