Procuratieregeling Kropman B.V.
Procuratieregeling Kropman B.V.
Het bestuur van de onderneming wordt door de statuten opgedragen aan een of meer bestuurders. De bestuurders worden door de AVA benoemd.
De bestuurder is vertegenwoordigingsbevoegd en mag overeenkomsten aangaan met andere partijen of andere rechtshandelingen verrichten. Aan die bevoegdheid zijn naar aard en omvang grenzen gesteld waarboven Eiffage Energiesystemen B.V. als aandeelhouder haar goedkeuring dient te verlenen.
Binnen een grote organisatie is het nagenoeg niet meer mogelijk om alle overeenkomsten uitsluitend door de bestuurder te laten ondertekenen. Daarom wordt middels deze procuratieregeling aan anderen binnen de organisatie volmacht verleend om de onderneming te vertegenwoordigen. De bestuurder blijft echter verantwoordelijk en aansprakelijk voor alle rechtshandelingen van de onderneming.
In dit document worden de bevoegdheden van de bestuurder en de overige functionarissen beschreven. Alle artikelverwijzingen betreffen bepalingen van de statuten van Xxxxxxx B.V. (hierna: “Kropman”).
Elke vertegenwoordigingsbevoegdheid in deze regeling strekt zich uitsluitend uit tot Kropman. Op geen enkele wijze is een functionaris bevoegd om namens andere onderdelen van Eiffage Energiesystemen B.V. of haar aandeelhouders rechtshandelingen te verrichten.
Deze regeling wordt aangeduid als “Procuratieregeling Kropman B.V. versie februari 2024” en vervangt al eerdere regelingen. De procuratieregeling wordt opgenomen in het handelsregister en treedt in werking op de dag van inschrijving.
Nijmegen, 20 februari 2024
Kropman B.V.
Statutair bestuurder
Eiffage Energiesystemen B.V. De heer ing. X. Xxxxxxxxxx
Inhoudsopgave
Aansprakelijkheid en vrijwaring 3
Betalingen en het overmaken van gelden 3
Geheimhoudingsovereenkomsten 3
D. Businessline Kropman Contamination Control 10
E. Businessline Ontwerp & Techniek 11
Bijlage 1: Overzicht procuratieregeling Kropman B.V 12
Aansprakelijkheid en vrijwaring
De contractuele aansprakelijkheid van alsook de vrijwaring door Xxxxxxx dient in elke overeenkomst met een opdrachtgever te worden beperkt tot een bedrag van ten hoogste
€ 3.000.000,-. Hogere beperkingen moeten worden afgestemd met de Legal Director. Alleen de algemeen directeur kan goedkeuring geven aan een overeenkomst zonder beperking van de aansprakelijkheid.
Betalingen en het overmaken van gelden
De bevoegdheid tot het doen van betalingen en het overmaken van gelden berust uitsluitend bij de algemeen directeur en wordt uitgevoerd door de controller.
Boetes en kortingen op overschrijdingen van (op-)levertermijnen dienen in een redelijke verhouding te staan tot de aard en omvang van de opdracht. Boetes en kortingen bij incidenten van meer dan
€ 5.000,- behoeven de voorafgaande goedkeuring van de algemeen directeur. Boetes en kortingen moeten in totale omvang in redelijkheid zijn gemaximeerd.
De bevoegdheid om duurovereenkomsten aan te gaan is gerelateerd aan de hoogte van de redelijke totale omzetverwachting over de initiële looptijd van de overeenkomst. De mogelijkheid van aanvullende opdrachten op basis van de overeenkomst en verlengingen hoeven daarbij niet meegeteld te worden, tenzij een verlenging eenzijdig door de opdrachtgever kan worden opgedragen dan wel daarmee de waarde van de omzetverwachting van de overeenkomst aanmerkelijk wordt overstegen.
Geheimhoudingsovereenkomsten die gerelateerd kunnen worden aan een (mogelijke) overeenkomst, mogen getekend worden door de functionaris die ook die nadere overeenkomst mag tekenen. Indien de geheimhoudingsovereenkomst een boete bevat geldt het voorschrift Boetes en kortingen op pagina 3.
Een mandaat tot inkoop is uitsluitend een mandaat om goedkeuring aan de Afdeling Inkoop te geven voor de verwerving van zaken, goederen of diensten. Het is geen zelfstandige bevoegdheid tot inkoop daarvan. De algemeen directeur heeft wel een volledige bevoegdheid.
De mandatering in deze regeling wordt ook opgenomen in de inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. De Legal Director beheert de inschrijving en alle wijzigingen daarvan.
Een overeenkomst op basis waarvan nadere opdrachten aan meerdere bedrijfsonderdelen kunnen worden verstrekt, dient te worden ondertekend door de functionaris die bevoegd is om Kropman voor de volledige reikwijdte van de overeenkomst te vertegenwoordigen.
Een overeenkomst moet op basis van het Nederlands recht worden aangegaan. Buitenlands recht kan alleen worden overeengekomen na beoordeling door de Legal Director en goedkeuring van de algemeen directeur.
Een volmacht in deze regeling wordt toegekend door de toewijzing van een project of contract aan een functionaris in het administratieve systeem van Kropman. Op verzoek van een externe partij wordt hiervan een afzonderlijke verklaring verstrekt.
Voor nadere informatie kunt u contact opnemen met de Legal Director.
Het bestuur van de onderneming is op grond van artikel 17 lid 1 bevoegd de vennootschap te vertegenwoordigen. De grenzen van die vertegenwoordigingsbevoegdheid zijn vastgesteld in artikel 16 lid 6. Binnen de haar gestelde bestuursbevoegdheden verleent het bestuur volmacht aan de functionarissen binnen de volgende bedrijfsonderdelen:
A. Directie en staffuncties
B. Businessline Projects
C. Businessline Services
D. Businessline Kropman Contamination Control
E. Businessline Ontwerp & Techniek
Binnen deze bedrijfsonderdelen zijn specifieke procuratiehouders aangewezen die zijn gevolmachtigd met inachtneming van de voorwaarden zoals die hierna zijn weergegeven. In bijlage 1 op pagina 11 zijn de namen van de werknemers en hun bevoegdheden weergegeven, zoals zij ook zijn opgenomen in het handelsregister.
Daarnaast kan het bestuur afzonderlijke en individuele volmachten aan medewerkers verstrekken met een bevoegdheid om Kropman in specifieke omstandigheden te vertegenwoordigen, zoals bij inschrijvingen en ondertekeningen.
De volgende functionarissen hebben een beperkte volmacht tot het verrichten van rechtshandelingen voor:
Directie
Algemeen directeur | |||
Verkoop: | € 15.000.000,- | Inkoop: | € 15.000.000,- |
Garantie: | € 100.000,- | Lease (huur): | € 75.000,- |
Financiering: | € 100.000,- | Software: | € 25.000,- |
Onderhoud: | € 100.000,- | Overig: | |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen; ▪ aangaan of ontbinden arbeidsovereenkomsten; ▪ (des-) investeringen tot € 10.000,-; ▪ overeenkomsten voor de lease of huur van bedrijfswagens; ▪ aanschaf van mobiele communicatieapparatuur en alle ICT-aankopen; ▪ aangaan van studieovereenkomsten voor werknemers; ▪ procedures opstarten en schikkingen aangaan. | |||
Financiële zaken
Controller | |||
Verkoop: | € 250.000,- | Inkoop: | € 50.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen; ▪ overeenkomsten voor de lease of huur van bedrijfswagens. | |||
Gebouwautomatisering
Director Gebouwautomatisering | |||
Verkoop: | € 500.000,- | Inkoop: | € 50.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen; ▪ opdrachten verstrekken met BLD of Director Business Transformation & Procurement tot € 1.000.000,-. | |||
Inkoop
Director Business Transformation & Procurement | |||
Verkoop: | € 0,- | Inkoop: | € 250.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen; ▪ opdrachten verstrekken met BLD of Director Gebouwautomatisering tot € 1.000.000,-; ▪ hoger uitsluitend met de algemeen directeur. | |||
Inkoop coördinator | |||
Verkoop: | € 0,- | Inkoop: | € 100.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. | |||
De Director Business Transformation & Procurement kan daarbij zijn eigen bevoegdheid submandateren aan:
- Inkoop coördinator voor het verstrekken van opdrachten tot een bedrag van € 250.000,- met taakstelling bij afwezigheid van de Director Business Transformation & Procurement samen met een BLD of hoger;
- Inkoper A voor het verstrekken van opdrachten tot een bedrag van € 100.000,- met taakstelling;
- Inkoper B voor het verstrekken van opdrachten tot een bedrag van € 50.000,- met taakstelling;
- Inkoper A, Inkoper B en Inkoper C voor het verstrekken van opdrachten tot een bedrag van € 10.000,- zonder taakstelling.
Manager mobiliteit | |||
Verkoop: | € 0,- | Inkoop: | € 50.000,- |
Nadere toelichting: ▪ overeenkomsten voor de lease of huur van bedrijfswagens. | |||
ICT
ICT Director | |||
Verkoop: | € 0,- | Inkoop: | € 50.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. | |||
Juridische Zaken
Legal Director | |||
Verkoop: | € 0,- | Inkoop: | € 0,- |
Nadere toelichting: ▪ het doen van opgaves in de inschrijving van de vennootschap in het handelsregister; ▪ bevoegd om de vennootschap te vertegenwoordigen in geschillen en procedures. | |||
Personeel & Organisatie
HR Director | |||
Verkoop: | € 0,- | Inkoop: | € 0,- |
Nadere toelichting: ▪ arbeidsovereenkomsten en andere overeenkomsten voor de inzet van personeel. | |||
Tenderbureau
Hoofd Aanbestedingen | |||
Verkoop: | € 0,- | Inkoop: | € 0,- |
Nadere toelichting: ▪ bevoegd om de vennootschap te vertegenwoordigen in aanbestedingen. | |||
Manager Tenderbureau Services | |||
Verkoop: | € 0,- | Inkoop: | € 0,- |
Nadere toelichting: ▪ bevoegd om de vennootschap te vertegenwoordigen in aanbestedingen. | |||
Businessline Director | |||
Verkoop: | € 2.500.000,- | Inkoop: | € 50.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. ▪ opdrachten verstrekken met Director Business Transformation & Procurement of Inkoop coördinator tot € 1.000.000,-; ▪ (des-) investeringen tot € 10.000,- voor zover geen onderdeel van goedgekeurde investeringsplan; ▪ procedures opstarten en schikkingen aangaan inclusief de bijbehorende juridische en procedurele kosten tot € 50.000,-. | |||
Sales Director | |||
Verkoop: | € 2.500.000,- | Inkoop: | € 50.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. | |||
Director Operations | |||
Verkoop: | € 2.500.000,- | Inkoop: | € 50.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. | |||
Manager Landelijke Projecten | |||
Verkoop: | € 500.000,- | Inkoop: | € 50.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. | |||
Manager Gebouwautomatisering | |||
Verkoop: | € 250.000,- | Inkoop: | € 25.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. | |||
Projectmanager | |||
Verkoop: | € 250.000,- | Inkoop: | € 25.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. ▪ uitsluitend na verleende volmacht van Manager Landelijke Projecten of hoger.1 | |||
Projectleider | |||
Verkoop: | € 50.000,- | Inkoop: | € 15.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen; ▪ uitsluitend na verleende volmacht van Vestigingsmanager, Manager Landelijke Projecten of hoger. | |||
Businessline Director | |||
Verkoop: | € 2.500.000,- | Inkoop: | € 50.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. ▪ opdrachten verstrekken met Director Business Transformation & Procurement of Inkoop coördinator tot € 1.000.000,-; ▪ (des-) investeringen tot € 10.000,- voor zover geen onderdeel van goedgekeurde investeringsplan; ▪ procedures opstarten en schikkingen aangaan inclusief de bijbehorende juridische en procedurele kosten tot € 50.000,-. | |||
Vestigingsdirecteur | |||
Verkoop: | € 1.000.000,- | Inkoop: | € 50.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. | |||
Manager Services / Manager Projecten / Contractmanager | |||
Verkoop: | € 100.000,- | Inkoop: | € 25.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen; ▪ uitsluitend na verleende volmacht van Vestigingsmanager of hoger.2 | |||
Contractbeheerder | |||
Verkoop: | € 50.000,- | Inkoop: | € 15.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. ▪ uitsluitend na verleende volmacht van Manager Services, Contractmanager of hoger. | |||
Projectleider Services / Projecten | |||
Verkoop: | € 50.000,- | Inkoop: | € 15.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. ▪ uitsluitend na verleende volmacht van Manager Services, Manager Projecten, Contractmanager of hoger. | |||
Service Engineer / Monteur | |||
Verkoop: | € 0,- | Inkoop: | € 1.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen; ▪ uitsluitend na verleende volmacht van Contractbeheerder, Projectleider of hoger. | |||
D. Businessline Kropman Contamination Control
Businessline Director | |||
Verkoop: | € 2.500.000,- | Inkoop: | € 50.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. ▪ opdrachten verstrekken met Director Business Transformation & Procurement of Inkoop coördinator tot € 1.000.000,-; ▪ (des-) investeringen tot € 10.000,- voor zover geen onderdeel van goedgekeurde investeringsplan; ▪ procedures opstarten en schikkingen aangaan inclusief de bijbehorende juridische en procedurele kosten tot € 50.000,-. | |||
Vestigingsdirecteur | |||
Verkoop: | € 1.000.000,- | Inkoop: | € 50.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. | |||
Vestigingsdirecteur Prefabricage | |||
Verkoop: | € 1.000.000,- | Inkoop: | € 50.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. | |||
Technisch Manager | |||
Verkoop: | € 500.000,- | Inkoop: | € 50.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. | |||
Projectleider | |||
Verkoop: | € 50.000,- | Inkoop: | € 15.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. ▪ uitsluitend na verleende volmacht van Vestigingsmanager, Technisch Manager of hoger; 3 | |||
E. Businessline Ontwerp & Techniek
Businessline Director | |||
Verkoop: | € 2.500.000,- | Inkoop: | € 50.000,- |
Nadere toelichting: ▪ binnen de normale bedrijfs- en functie-uitoefening tot deze bedragen. ▪ opdrachten verstrekken met Director Business Transformation & Procurement of Inkoop coördinator tot € 1.000.000,-; ▪ (des-) investeringen tot € 10.000,- voor zover geen onderdeel van goedgekeurde investeringsplan; ▪ procedures opstarten en schikkingen aangaan inclusief de bijbehorende juridische en procedurele kosten tot € 50.000,-. | |||
3 Zie voor toepassing hiervan het onderdeel Volmacht in het hoofdstuk Algemene voorschriften op pagina 3.
Bijlage 1: Overzicht procuratieregeling Kropman B.V. 4
Onderdeel / functie | Naam: | Verkoop: | Inkoop: | |
A. Directie / staffuncties | ||||
Algemeen directeur | Xxxxxxxxxx, X. | € 15.000.000 | € 15.000.000 | |
Controller | Arrachart, W.C. | € 250.000 | € 50.000 | |
Director Gebouwautomatisering | Velden, J.A.J. van der | € 500.000 | € 50.000 | |
Director Business Transformation & Procurement | Tap, E.H.J.G. | € 0 | € 250.000 | |
Inkoop coördinator | Xxxxxxxxxxx, F.J.J. van | € 0 | € 100.000 | |
Manager mobiliteit | Xxxxxxxxxx, M.C.A. | € 0 | € 50.000 | |
ICT Director | Xxxxxxxxxx, D.C. | € 0 | € 50.000 | |
Legal Director | Grebenjak, A.M.W.K. | € 0 | € 0 | |
HR Director | Xxxxxxx, M.M.P. | € 0 | € 0 | |
Hoofd Aanbestedingen | Xxxxxx, H.W.M. | € 0 | € 0 | |
Manager Tenderbureau Services | Wijk, E.L. van | € 0 | € 0 | |
B. Businessline Projects | ||||
Businessline Director | Xxxxxx, P.J.L. van der | € 2.500.000 | € 50.000 | |
Sales Director | Water, X. van de | € 2.500.000 | € 50.000 | |
Director Operations | Xxxxxx, J.F.A. | € 2.500.000 | € 50.000 | |
Manager Landelijke Projecten | Campman, E.P.M. | € 500.000 | € 50.000 | |
Manager Gebouwautomatisering | Erné-Thoomes, Y.E.G. | € 250.000 | € 25.000 | |
Projectmanager | ● 5 | € 250.000 | € 25.000 | |
Projectleider | ● | € 50.000 | € 15.000 | |
C. Businessline Services | ||||
Businessline Director | Xxxxxx, L.J.C. van | € 2.500.000 | € 50.000 | |
Vestigingsdirecteur | Xxxxxxxx, W.R. | € 1.000.000 | € 50.000 | |
Xxxxxx, X. van | € 1.000.000 | € 50.000 | ||
Xxxxxxx, X. | € 1.000.000 | € 50.000 | ||
Xxxxxxxx, X.X. van | € 1.000.000 | € 50.000 | ||
Xxxx, R.A. de | € 1.000.000 | € 50.000 | ||
Xxxxx, X.X.X. van | € 1.000.000 | € 50.000 | ||
Settels, G.S. | € 1.000.000 | € 50.000 | ||
Xxxxxxxxx, X.X.X. | € 1.000.000 | € 50.000 | ||
Xxxxxxxxxx, F.J.R.J. | € 1.000.000 | € 50.000 | ||
Xxxxxxxx, M.J. | € 1.000.000 | € 50.000 | ||
Manager Services / Projecten | ● | € 100.000 | € 25.000 | |
Contractmanager | ● | € 100.000 | € 25.000 | |
Contractbeheerder | ● | € 50.000 | € 15.000 | |
Projectleider Services / Projecten | ● | € 50.000 | € 15.000 | |
Service Engineer / monteur | ● | € 0 | € 1.000 | |
D. Businessline Kropman Contamination Control | ||||
Businessline Director | Xxxxxx, K.C.M. | € 2.500.000 | € 50.000 | |
Vestigingsdirecteur Prefabricage | Koop, T. | € 1.000.000 | € 50.000 | |
Technisch Manager | Xxxxxxxx, F.W. | € 500.000 | € 50.000 | |
Projectleider | ● | € 50.000 | € 15.000 | |
E. Businessline Ontwerp & Techniek | ||||
Businessline Director | Xxxx, X. | € 2.500.000 | € 50.000 | |
4 Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Zie het hoofdstuk Volmachtverlening vanaf pagina 5 voor de volledige beschrijving van de bevoegdheid.
5 ‘● ‘ De namen van deze functionarissen worden niet opgenomen in het handelsregister.