psychologen
psychologen
Privacy verklaring
Cliënten en/of ouder(s)/verzorger(s) geven bij het tekenen van het behandelplan ook akkoord voor onze privacy verklaring en worden daarbij geacht op de hoogte te zijn van hoe wij persoonsgegevens verwerken en welke informatie met wie gedeeld wordt.
1. Algemeen
Behalve de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), zijn de WGBO (Wet op de Geneeskundige Behandeling Overeenkomst) en de beroepscode van de NVO (Nederlandse Vereniging van Opvoedkundigen) en het NIP (Nederlands Instituut voor Psychologen) van toepassing op de zorg in onze praktijk. Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens vastleggen.
2. Omschrijving persoonsgegevens
• naam, adres, woonplaats van de cliënt;
• geboortedatum en Burgerservicenummer van de cliënt;
• telefoonnummer(s) en e-mailadres van de cliënt;
• naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen) van de ouder(s)/verzorger(s);
• naam en adresgegevens van de huisarts/ medisch specialist;
• school/opleiding van (minderjarige) cliënt;
• mogelijke strafrechtelijke gegevens;
• ondertoezichtstelling.
3. Dossierplicht
Bovengenoemde wetten verplichten psychologen om een dossier aan te leggen van cliënten die in behandeling zijn. In dit dossier worden gegevens vastgelegd die nodig zijn om verantwoorde zorg te bieden en/of zorgvuldig onderzoek te doen.
Een cliënt bij PIT Psychologen verstrekt zelf zijn eigen persoonsgegevens of die van het kind aan ons. Dit kan bijvoorbeeld tijdens een gesprek, via e-mail of telefonisch. Ook kan het voorkomen dat PIT Psychologen gegevens verkrijgt via derden in het kader van de start van een hulpverleningstraject (bv. de huisarts of wijkteam van de gemeente).
N.B. persoonlijke werkaantekeningen van de psycholoog maken geen deel uit van het dossier.
4. Bewaartermijn
De bewaartermijn voor dossiers is 20 jaar, gerekend vanaf het jaar dat de behandeling is afgerond. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling.
5. Beroepsgeheim
Als psychologen en orthopedagogen hebben wij een beroepsgeheim. Dat betekent dat wij alleen met schriftelijke toestemming van de cliënt en/of ouder(s)/verzorger(s) met derden over de cliënt spreken. Bij de intake geeft de cliënt toestemming voor het verstrekken van minimale gegevens aan de verwijzende huisarts.
Uitgezonderd hierop zijn de gegevens die wij minimaal moeten delen met de financier van het traject. Hierbij valt te denken aan persoonsgegevens, gegevens van de verwijzer en evaluatie indicatoren ter controle en verbetering van de dienstverlening.
Alleen in bijzondere gevallen geeft de wet ons het recht om ook zonder toestemming van cliënt en/of ouder(s)/verzorger(s) informatie aan derden te verstrekken. In dergelijke gevallen zoeken wij als regel eerst contact met cliënt en/of ouder(s)/verzorger(s) om deze informatieverstrekking te bespreken.
6. Minderjarigen
Bij (wilsbekwame) kinderen jonger dan 12 jaar oefenen de gezaghebbende ouder(s)/verzorger(s) zijn rechten uit. Wanneer een jongere tussen 12 en 16 jaar oud is, kunnen de jongere en zijn gezaghebbende ouder(s)/verzorger(s) samen zijn rechten uitoefenen.
Vanaf 16 jaar oefent een jongere zijn rechten zelfstandig uit.
Is een kind door verstandelijke beperking, een psychische stoornis of om andere redenen niet in staat zijn rechten uit te oefenen of de gevolgen daarvan te overzien, dan oefenen zijn gezaghebbende ouder(s)/verzorger(s) zijn rechten namens hem uit.
Ouder(s)/verzorger(s) hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling. Een uitzondering wordt gevormd wanneer de hulpverlener oordeelt dat de uitoefening van bepaalde cliëntenrechten indruist tegen het cliëntbelang.
7. Wijze van informeren
Cliënten worden op de volgende wijze geïnformeerd over gegevensbeheer en -bescherming:
• via onze behandelingsovereenkomst;
• schriftelijk op onze website.
8. Wie hebben inzage in cliëntgegevens
Ouder(s)/verzorger(s) met gezag of de voogd als hun kind nog geen 16 jaar is. Als hun kind 16 jaar of ouder is, dan heeft de ouder(s)/verzorger(s) voor xxxxxx toestemming van het kind nodig.
Een kind van 12 jaar of ouder als het zijn eigen belangen goed kan inschatten.
De betreffende behandelaar is de enige die toegang heeft tot inhoudelijke dossiergegevens. Vanuit de beroepscode is er een beroepsgeheim (zie informatie hierboven).
Verder heeft de administratieve medewerker die beschikkingsaanvragen en declaraties voor de gemeenten verzorgt een beperkte toegang tot persoonsgegevens (te weten naam, adres,
woonplaats, Burgerservicenummer, geboortedatum, naam huisarts, datum intake, datum afsluiting behandeling).
Casuïstiek kan anoniem en onherkenbaar worden besproken met collega’s/ in intervisiegroepen.
Er zijn situaties waarin externe betrokkenen soms persoonsgegevens kunnen inzien. U kunt hierbij denken aan: de leverancier van het programma van de digitale cliënten dossiers; de accountant die de jaarverantwoording verzorgt.
Er worden aparte verwerkersovereenkomsten met externe betrokkenen afgesloten.
9. Aanpassingen of vernietiging van cliëntgegevens
In geval van verkeerd opgenomen gegevens (bv. geboortedatum, gegevens school of verloop eerdere hulpverlening) kan de cliënt schriftelijk om een aanpassing vragen.
Subjectieve informatie, zoals de mening van een hulpverlener, kan niet worden aangepast in het dossier. Wel kan het eigen standpunt van de cliënt of ouder(s)/verzorger(s) worden toegevoegd aan het dossier.
De cliënt of ouder(s)/verzorger(s) kan schriftelijk vragen om gegevens uit het dossier te vernietigen. De hulpverlener beslist wanneer dit kan (dit is bv. niet mogelijk wanneer de gegevens in het belang van een ander belanghebbend persoon bewaard moeten worden).
10. Beveiliging van persoonsgegevens
• Papieren cliëntendossiers worden in afgesloten kasten bewaard.
• Digitale cliëntendossiers worden beveiligd door wachtwoorden.
• Regelmatig worden back-ups gemaakt van cliëntenbestanden.
• Betreffende software wordt optimaal beveiligd.
• Mailverkeer betreffende cliënten wordt versleuteld verstuurd via ZIVVER, een email programma dat voldoet aan de zogenaamde NTA7516 normering.
11. Omgang met datalekken
Als er bij een datalek persoonsgegevens verloren zijn gegaan ofwel onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens niet is uit te sluiten, wordt dit gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.