REGLEMENT VAN DE BEURS VAN LIBRAMONT 2022
REGLEMENT VAN DE BEURS VAN LIBRAMONT 2022
ART. 1 : EVENEMENT
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx (coöperatieve vennootschap erkend als sociale onderneming), hierna het « Comité » genoemd, organiseert op 29, 30, 31 juli en 1 augustus 2022 in Libramont de 86ste tentoonstelling van landbouw-, tuinbouw-, bosbouw- en civieltechnisch materieel, evenals de evenementen van de secties « Landbouwvoorlichting », « Bosbouwvoorlichting » (hout- en bossector), « Agrovoeding », en een programma van fokkerijwedstrijden en paardenshows, hierna in zijn geheel « de Beurs » genoemd.
Dit reglement dat voortvloeit uit de ethiek van de Beurs en haar voortdurende streven om aan de exposanten en toeschouwers in alle opzichten een hoogstaande organisatie aan te bieden, zal strikt worden toegepast.
Alle onderstaande prijzen zijn excl. BTW 21%, behalve ticketing BTW 6%.
ART. 2 : DEELNEMINGSAANVRAAG – REGLEMENT – PRAKTISCHE INFORMATIE
De deelnemingsaanvraag wordt automatisch naar de exposanten van de vorige editie gestuurd, evenals naar elke kandidaat-exposant die het aanvraagt.
Alle verplichtingen en technische mogelijkheden in verband met de deelname aan de Beurs kunnen worden geraadpleegd en/of gedownload op de officiële website van de beurs (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx).
ART. 3 : STANDS : SITUATIE – BESTEMMING – HUURPRIJS
De exposanten kunnen een stand reserveren in openlucht, op het beursterrein en in verschillende hallen en lokalen van Libramont Exhibition & Congress.
3.1. Stands in openlucht
Deze stands zijn voorbehouden aan exposanten van landbouw-, bosbouw-, tuinbouw- en civieltechnisch materieel, landbouwproducten in de ruime zin, met inbegrip van de paardenfokkerij, van producten uit de hout- en bossector, evenals van streekproducten. Deze laatste worden verkocht onder de algemene benaming « Ardenne Joyeuse ».
a) Landbouw-, bosbouw-, tuinbouw- en civieltechnisch materieel, producten voor de landbouw en paardenfokkerij, producten uit de hout- en bossector
Standoppervlakte | Prijs per m² (naakte oppervlakte) | Aantal inbegrepen exposantenbadges |
van 24 (minimum oppervlakte) tot 36 m² | 31 € | 2 |
van 37 tot 50 m² | 27 € | 3 |
van 51 tot 75 m² | 25 € | 4 |
van 76 tot 100 m² | 23 € | 5 |
van 101 tot 250 m² | 21 € | 6 |
van 251 tot 299 m² | 20 € | 7 |
van 300 tot 650 m² | 19 € | 8 |
van 651 tot 1000 m² | 18 € | 9 |
> 1000 m² | 17 € | 10 |
Toeslag voor stand op hoek : 180 €/hoek
Toeslag voor Demo Green – groene zones (demonstratiezone opgenomen in de stand en niet meer dan 50% van de totale oppervlakte van de stand) : huurprijs van de m² vermeerderd met een forfaitair bedrag van 500 € voor de duur van de Beurs. Onder voorbehoud van aanvaarding door het Organisatiecomité van de Beurs op basis van een gedetailleerde plattegrond van de stand en van de demonstratiezone. Zie Art. 16 van dit reglement.
Voor elke onvolledige gehuurde m² wordt een volle m² in rekening gebracht.
De oppervlakte die zal worden gefactureerd stemt overeen met de werkelijk toegekende oppervlakte en kan verschillen van de oorspronkelijk gewenste oppervlakte.
Voor elke stand met een bijkomende verdieping zal de huurprijs per m² met 50% worden verhoogd, en dit op basis van de oppervlakte van de verdieping.
Voor elke stand die zich aan de rand van de wedstrijdringen, de Grote Ring, de Rue des Aubépines of tegenover één van de ingangen (Porte des Jardins, Porte de la Ville, Porte du Cheval de Trait, Porte des Concours) bevindt, zal de huurprijs met 5 €/m² worden vermeerderd.
Toeslag voor zichtbaarheid in de hoogte (hoger dan 4 meter), uitgezonderd vlaggen : 1.000 €
b) Streekproducten – Ardenne Joyeuse
Overdekte module van 10 m² in de zone Ardenne Joyeuse : 365 € per module.
Deze stands zijn voorbehouden aan de 3 categorieën van exposanten die worden genoemd in de onderstaande tabel en die zich verbinden tot de naleving van het charter « Verbintenis van de producenten van Ardenne Joyeuse », dat beschikbaar is op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.
Ik ben land- of tuinbouwer / die mijn eigen producten verkoop of vereniging van landbouwers / tuinbouwers, coöperatie, … . (min. 80% van de basisproducten afkomstig van de eigen boerderij) | Ik ben verwerker van grondstoffen van geïdentificeerde Belgische boerderijen en ik verkoop op mijn stand uitsluitend producten afkomstig uit mijn verwerking. (min. 80% van de basisproducten afkomstig van geïdentificeerde Belgische boerderijen, behalve bier, min. 25% mout van Belgische gerst) | Ik ben verwerker van grondstoffen van diverse oorsprongen en ik verkoop op mijn stand uitsluitend producten afkomstig uit mijn verwerking. (onder voorbehoud van beschikbare plaatsen) |
Een beperkt aantal stands binnen Ardenne Joyeuse, met als hoofddoel de promotie van landbouwproducten, wordt voorbehouden aan ambachtelijke Belgische brouwerijen waarvan de totale productie (alle bieren) niet groter is dan
10.000 hl en die rechtstreeks worden vertegenwoordigd door het productiebedrijf.
3.2. Overdekte stands - hallen
a) Hal 1
Een deel van de benedenverdieping van Hal 1 is voorbehouden aan instellingen uit de tertiaire sector, zoals banken, verzekeringen, professionele pers, onderwijs, ingenieurs- en adviesbureaus.
De huurprijs bedraagt 70 € m², naakte oppervlakte Toeslag voor een stand op een hoek : 180 €/hoek
Toeslag voor zichtbaarheid in de hoogte (meer dan 3 meter hoog) : 1.000 €
Toeslag voor gebruik van de bevestigingspunten: 50 €/bevestigingspunt, toe te voegen aan het forfait voor zichtbaarheid in de hoogte.
De stands op de benedenverdieping worden verhuurd zonder inrichting. De inrichting kan gebeuren door een standenbouwer naar keuze van de exposant.
In een ander gedeelte van de benedenverdieping van Hal 1 komt de pool dierlijke gezondheid, gewijd aan hygiëne en gezondheid van dieren, met inbegrip van diergeneeskundige producten, de pool melk, gewijd aan de melkketen (materieel, producten en diensten, gaande van de oogst tot de verwerking), evenals de pool smart farming. Deze polen zijn uitgerust met een gemeenschappelijke onthaalruimte, waar de drankbediening door de organisatie wordt uitgevoerd. De consumpties worden doorgerekend tegen kostprijs.
In deze zone bestaan twee categorieën van stands :
Categorie | Huurprijs naakte oppervlakte | Prijs voor de inrichting / details |
Gold | 70 € / m² | Xxxxxxx-xx-xx-xxxx 000 €/m² uitgerust met tapijt uit natuurvezels, wanden van octanorm, elektrische aansluiting 1 x 16 A, verlichting (1 spot per 4m2), basismeubilair (1 tafel, 1 desk, 2 stoelen, 1 display voor documenten), identificatiebord van de stand, 1m² visueel voor 12m² stand, gemeenschappelijke boodschap, toegang tot een stockeerplaats |
Silver | 70 € / m² | enkel tapijt uit natuurvezels + wanden : 50 €/m² |
In de pool dierlijke gezondheid en smart farming, is de GOLD inrichting verplicht. In de pool melk is de inrichting facultatief.
Speciale technieken (geluidsinstallatie, televisie, keuken, …) zijn niet begrepen in de prijs van de inrichting.
De stands op de mezzanine (hoogte 3m maximum) zijn voorbehouden aan de Sentier Des Saveurs (prioritair zijn de streekproducten “Coq de Cristal”), evenals internationale promotieorganisaties zoals de ambassades, groeperingen van internationale producenten, … .
Deze stands worden geleverd met scheidingswanden, tapijt uit natuurvezels, verlichting (2 spots per 10m²) en 1 elektrische aansluiting 16 A, een identificatiefronton van de exposant voor de prijs van 65 €/m² (35 €/m² voor het verhuur van de oppervlakte + 30 €/m² voor de inrichting); diensten zoals wateraansluiting, wi-fi,… worden geleverd tegen betaling en moeten worden besteld met de gepaste bestelbonnen.
b) Hal 2 – overdekte open ruimte (op niveau 0 van het Libramont Exhibition & Congress gebouw)
Hal 2 is voorbehouden aan tentoongestelde dieren, instellingen op het gebied van dierengenetica en begeleiding van fokkerijen, met uitzondering van organisaties gelinkt aan de zuivelindustrie.
De huurprijs bedraagt 52 €/m², naakte oppervlakte Toeslag voor stand op hoek : 180 €/hoek
De inrichting kan gebeuren door een standenbouwer naar keuze van de exposant.
De prijs voor een standplaats voor dieren is vastgelegd op 220 € per dier (frame inbegrepen) voor de Belgische herd- books en aan 375 € per frame, als supplement op de huur van de oppervlakte voor andere bedrijven (in functie van de beschikbare ruimte).
c) Hal 3 (gelegen op niveau 1 van het Libramont Exhibition & Congress gebouw)
Deze hal is voorbehouden aan instellingen en bedrijven van algemeen nut, onderwijs, ingenieurs- en adviesbureaus en aan bedrijven uit de private sector die een verband hebben met het jaarthema.
Omwille van de samenhang van de thematentoonstelling, worden deze stands opgebouwd door een exclusieve standenbouwer, wiens gegevens vermeld zijn in het officiële deelnemingsformulier. De aanvaarding van de kandidatuur voor een stand in Hal 3 (thematentoonstelling) zal gebeuren door het Organisatiecomité, op basis van de activiteit beschrijving op het officieel deelnemingsformulier en afhankelijk van de beschikbare plaatsen en het thema van het jaar.
Er bestaat één categorie van stands in Hal 3 :
Categorie | Details van de inrichting | Prijs voor de huur van de oppervlakte | Prijs voor de inrichting |
Diamant | gepersonaliseerde stands met hoge meerwaarde, gebouwd met wanden van grote hoogte en versterkte verlichting | 72 € / m² | 216 € / m² |
De stands worden sleutel op de deur geleverd (inclusief scheidingswanden, tapijt uit natuurvezels, verlichting, meubilair, water- en elektriciteitsaansluiting, ...) op basis van de gepersonaliseerde briefing van onze standenbouwer.
Speciale technieken (geluidsinstallatie, televisie, keuken, ...) zijn niet in de prijs begrepen.
De prijs omvat voorts de digitale druk (bestand te ontvangen van de exposant) en wel als volgt :
1m² digiprint voor 8 m² stand
STAND Diamant
d) Hal 4 (vroeger Beurshal)
Deze hal wordt voorbehouden aan niet-landbouwkundige producten.
De stands worden zonder inrichting en wandpanelen geleverd. Ze zijn allemaal 3 m diep en hebben een frontale breedte van 4 m, met uitzondering van de stands tegen de wand van de hal. Deze laatste zijn 2 of 5 m diep en hebben een frontale breedte van 5 m.
Standoppervlakte | Prijs per m² (naakte oppervlakte |
< 75 m² | 72 € |
> of = 75 m² | 68 € |
De prijs van de hoekstands wordt verhoogd met 180 €/hoek.
3.3. Demonstratieplaatsen Demo Forest, Demo Grasland (buiten het beursterrein)
De tarieven voor Demo Forest en Demo Grasland, die plaatsvinden buiten het beursterrein (om de 4 jaar voederoogstmachines, om de 2 jaar bosbouwmachines (2022, 2024…) worden vermeld in het desbetreffende deelnemingsformulier.
Dit document en een specifiek bestek kunnen op verzoek worden bekomen op het algemeen secretariaat of worden gedownload op xxx.xxxxxxxxxx.xxx voor Demo Forest en op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx voor Demo Grasland.
3.4. Zichtbaarheid
Alle reclamestructuren voor de standen die zich buiten bevinden, die zichtbaar zijn in de hoogte zoals een « toren », een ballon of elke andere structuur (uitgezonderd vlaggen) met een hoogte van meer dan 4 meter boven de grond, moeten ter goedkeuring worden voorgelegd aan het Organisatiecomité en worden gecontroleerd door een erkende onderneming (bv. Vinçotte). Voor deze zichtbaarheid zal een forfaitair bedrag van 1.000 € worden aangerekend (zonder de kosten voor de goedkeuring door een erkende instelling zoals bv. Vinçotte, die eveneens ten laste zijn van de exposant en rechtstreeks gefactureerd door de erkende onderneming).
Voor de standen binnen de hallen, met een zichtbare structuur van meer dan 3m hoog vanaf de grond wordt een bijkomend forfait van 1.000 € gefactureerd vermeerderd met een bedrag van 50 € per gebruikt bevestigingspunt.
Deze installatie wordt door het Organisatiecomité ter goedkeuring voorgelegd aan de erkende onderneming (bv. Vinçotte). De kosten van deze certificatie zijn eveneens ten koste van de exposant en rechtstreeks gefactureerd door de erkende onderneming.
De exposant die een hoek-, kop-, L-vormige of eilandstand wordt toegewezen, stemt ermee in de gevels van zijn stand aan het gangpad niet te verdelen met massieve panelen over een breedte van meer dan 5 meter.
ART. 4: KANDIDATUREN EN STANDRESERVERING
Exposanten die wensen deel te nemen aan de Beurs en/of de demonstraties, moeten hun deelnemingsaanvraag online invullen en verzenden.
Het versturen van de deelnemingsaanvraag geeft de kandidaat-exposant geen enkel recht op deelname aan de Beurs en/of de demonstraties indien de kandidatuur niet schriftelijk wordt goedgekeurd door het Organisatiecomité volgens de in artikel 5 « Aanvaarding van de standreservering » bepaalde procedure. Het Comité beslist zelfstandig om een kandidatuur te aanvaarden of te weigeren zonder zijn beslissing te moeten rechtvaardigen.
De deelnemingsaanvraag zal door het Organisatiecomité pas worden geregistreerd en onderzocht nadat de kandidaat- exposant - als blijk van de oprechtheid van zijn kandidatuur - voor de Beurs een bedrag heeft betaald dat overeenstemt met 50% van de huurkosten voor de stand die hij wenst te reserveren, verhoogd met de vaste verplichte kosten die in artikel 25 van het Reglement worden uiteengezet.
Om de kandidaat-exposant toe te laten deze betaling uit te voeren, zal hem na ontvangst van zijn deelnemingsaanvraag een factuur worden toegestuurd, met voor de Beurs de vermelding « Waarborg omzetbaar in voorschot op de huurprijs van de stand bij aanvaarding van de deelnemingsaanvraag. Deze factuur heeft een louter boekhoudkundige functie, en de uitgifte en de betaling ervan geven de kandidaat geen enkel verworven recht op deelname aan de Beurs.
Deze factuur moet binnen de 10 dagen factuurdatum betaald worden.
Indien de betaling niet binnen deze termijn is verricht, behoudt het Organisatiecomité zich discretionair het recht voor om aan te nemen dat de kandidaat-exposant afziet van zijn deelnemingsaanvraag, aangezien er geen gevolg aan werd gegeven. De kandidaat-exposant kan de niet-betaling van de factuur niet inroepen om te bevestigen dat hij afziet van zijn deelnemingsaanvraag.
Door het versturen van zijn deelnemingsaanvraag naar het Organisatiecomité onderwerpt de kandidaat-exposant zich aan het reglement van de Beurs en/of het reglement van de demonstraties, waarvan hij verklaart grondig kennis te hebben genomen en waarmee hij zonder voorbehoud instemt.
ART. 5: AANVAARDING VAN DE DEELNEMINGSAANVRAAG
Het Organisatiecomité onderzoekt de deelnemingsaanvragen op basis van de volgorde waarin ze toekomen op het secretariaat van Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx. Exposanten van de vorige editie die hun dossier vóór 30/03/2022 terugsturen en die de garantie binnen de 10 dagen na ontvangst van de faktuur hebben betaald, krijgen voorrang.
Indien mocht blijken dat het Comité te kampen heeft met een gebrek aan tentoonstellingsruimte, behoudt het zich het recht om een andere voorrangsregeling toe te passen, waarbij voor elk productengamma van één bepaald merk slechts één exposant wordt aanvaard. In dergelijk geval wordt eerst voorrang gegeven aan de fabrikant, vervolgens aan de door de fabrikant aangestelde invoerder of verdeler, en tot slot, bij gebrek aan aanwijzing, aan de exposant die als eerste zijn deelnemingsaanvraag heeft ingediend.
Voor streekproducten (Ardenne Joyeuse) wordt, indien het Comité te kampen heeft met een gebrek aan tentoonstellingsruimte, voorrang verleend aan de landbouwer/tuinbouwer die zijn eigen producten verkoopt (min. 80% van de basisproducten afkomstig van de eigen boerderij).
De aanvaarding van de deelname van de kandidaat-exposant aan de Beurs zal pas als effectief worden beschouwd wanneer hij van het Organisatiecomité de officiële en schriftelijke bevestiging heeft ontvangen, vergezeld van het plan van de ligging van de stand die hem wordt toegekend.
Naast deze goedkeuring zal het Organisatiecomité de factuur met het saldo van de huurprijs, vermeerderd met de kosten, naar de exposant sturen.
Het Organisatiecomité brengt de kandidaat-exposanten zo snel mogelijk op de hoogte van de aanvaarding of de weigering van hun kandidatuur. Bij weigering betaalt het Organisatiecomité het gestorte bedrag terug binnen 8 dagen na de kennisgeving van de weigering.
Wanneer de deelnemingsaanvraag wordt ingetrokken vóór de aanvaarding door het Organisatiecomité, zal deze aan de kandidaat-exposant het bedrag terugbetalen dat hij betaalde na de ontvangst van de in artikel 4 bedoelde factuur, na aftrek van 100 € voor de dossierkosten.
ART. 6 : KORTINGEN OF TOESLAGEN
Een korting van 5% op de huurprijs per m² zal worden toegekend aan de exposanten die vóór 1 juli 2022 als coöperant in de klasse “gereedschap en dienstverlening” van Libramont Coopéralia zijn ingeschreven en op voorwaarde dat zij de in artikel 4 bedoelde factuur en de saldofacturen (voor alle bestelde prestaties) hebben betaald binnen de 10 dagen factuurdatum. Dit artikel geldt niet voor andere demonstraties buiten het terrein.
Het versturen van de creditnota betreffende de korting en de bijbehorende terugbetaling zullen vóór het einde van de maand september verricht worden.
Het Organisatiecomité behoudt zich het recht om de huurprijzen van de stands met 25% te verhogen voor elke aanvraag tot kandidaatstelling of wijziging die ze na 1 juni ontvangt.
Voor elke wijziging van de facturatiegegevens na de uitgifte van een of meerdere facturen behoudt het Organisatiecomité zich het recht om de dossierkosten te verdubbelen.
ART. 7 : TENTOONGESTELDE MACHINES EN PRODUCTEN OP HET BEURSTERREIN
Op het beursterrein mogen uitsluitend machines en producten worden getoond die betrekking hebben op landbouw, tuinbouw, park en tuin, hout- en bossector, burgerlijke bouwkunde en agrovoeding.
Enkel het materieel en de producten die vermeld zijn op de formulieren voor aanvraag tot deelname en in overeenstemming zijn met de bepalingen van dit reglement, kunnen worden tentoongesteld en in de e-catalogus worden opgenomen.
Wat het materieel betreft, verbindt de exposant zich er formeel en onherroepelijk toe om enkel nieuw materieel tentoon te stellen, dat afkomstig is van het officiële (Belgische of buitenlandse) distributienetwerk en waarbij hij voor de distributie ervan door de fabrikant of de officiële (Belgische of buitenlandse) invoerder erkend en/of aangesteld is als verkoper.
Voorrang zal worden gegeven aan de onderneming die een merk vertegenwoordigt op Belgisch grondgebied.
De tentoonstelling en het te koop stellen van herbouwd of tweedehands materieel zijn dus formeel verboden, zowel reëel op de stand als onder de vorm van documentatie.
Alle tentoongestelde machines of producten moeten in overeenstemming zijn met de geldende wetten en reglementeringen.
Elke exposant aanvaardt uitdrukkelijk dat elke tentoongestelde machine en/of product dat niet overeenstemt met de bepalingen van dit reglement, op bevel van de commissaris van het park kan worden verwijderd op kosten en voor risico van eerstgenoemde, en dit zonder dat hij zich ertegen kan verzetten.
De exposant die een inbreuk pleegt op de bepalingen van onderhavig reglement, zal bovendien worden bestraft met een forfaitaire boete van 750 € per overtreding, onverminderd een eventuele latere vordering voor de bevoegde Rechtbank als zou blijken dat de forfaitaire boete Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx onvoldoende vergoedt.
ART. 8 : INTUITU PERSONAE
De toelating als exposant is persoonlijk, niet overdraagbaar en onvervreemdbaar. Zonder voorafgaand en schriftelijk akkoord van het Organisatiecomité mag de exposant in geen geval een deel of het geheel van zijn plaats afstaan, onderverhuren, uitlenen of overdragen, noch gratis noch tegen betaling. Elke overtreding van deze bepaling zal uit hoofde van de exposant wiens kandidatuur aanvaard is, de betaling van een schadevergoeding aan het Comité meebrengen ten bedrage van het dubbele van de integrale huurprijs van de stand. Bovendien kan het Comité beslissen om de stand onmiddellijk te sluiten.
Als meerdere exposanten zich op dezelfde stand bevinden, moeten ze elk de beschrijving van hun activiteit en de lijst van hun producten verstrekken door het juiste on line aanvraagformulier in te vullen genaamd "activiteit, producten en merken". Onrechtstreekse exposanten en vertegenwoordigde firma’s moeten daarenboven op het deelnemingsaanvraag van de hoofdexposant worden vermeld. Er mogen uitsluitend materieel en producten worden tentoongesteld die werden vermeld op het deelnemingsformulier dat de naam “Activiteiten, producten en merken” draagt, en als basisdocument dient voor de verzekering en voor de opstelling van de e-catalogus.
ART. 9 : BETALINGEN
De factuur die overeenkomstig artikel 4 van het reglement wordt opgesteld, moet worden betaald binnen de 10 dagen factuurdatum.
De voor het saldo opgestelde factuur moet worden betaald binnen de 10 dagen factuurdatum.
Deze factuur omvat voor rekening van de exposant het saldo van de huurprijs van de stand, vermeerderd met eventuele andere kosten.
Bij niet-betaling van de factuur op de vervaldag en in elk geval uiterlijk op 30 juni (uiterste datum), heeft het Organisatiecomité het recht om de huurovereenkomst bij eenvoudig aangetekend schrijven te annuleren. In dat geval blijft elk door de exposant betaald bedrag door Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx verworven bij wijze van forfaitaire schadeloosstelling.
Indien het Organisatiecomité de huurovereenkomst niet annuleert, zal de op de vervaldag niet betaalde factuur automatisch en zonder ingebrekestelling worden verhoogd met een wettelijke rentevoet, vermeerderd met 3%, evenals met een forfaitaire en niet te verlagen toeslag van 10%.
ART. 10 : ONTBINDING / ANNULERING VAN DE HUUROVEREENKOMST EN/OF DIENSTEN
Elk verzoek tot ontbinding van de huurovereenkomst en/of diensten dat uitgaat van de exposant na aanvaarding van zijn kandidatuur, moet per aangetekend schrijven worden meegedeeld aan het Organisatiecomité.
Bij ontbinding vóór 1 juni zal aan de exposant een som van 25% van de huurprijs van de standplaats, vermeerderd met de dossierkosten, worden aangerekend.
Bij ontbinding vanaf 1 juni inbegrepen is het volledige bedrag van de huurprijs van de standplaats, vermeerderd met de bijkomende kosten, inclusief diensten (wateraansluitingen, elektriciteit, ingangen, huisvesting, ...), door de exposant verschuldigd en/of blijft door de Beurs verworven.
Deze vergoedingen zijn verschuldigd, ook al verhuurt het Organisatiecomité de stand(s) die het voorwerp uitmaakt (uitmaken) van de ontbinding, aan een andere exposant.
Het Comité kan geenszins aansprakelijk worden gesteld wanneer het evenement als gevolg van overmacht moet worden uitgesteld, afgelast of vroegtijdig afgesloten. Als overmacht worden beschouwd: oorlog, epidemie, opstand, staking, manifestatie, brand, ontploffing en elke andere situatie buiten de wil van de organisatoren.
In dat geval hebben de exposanten van wie de kandidatuur werd aanvaard, geen recht op een schadevergoeding, maar uitsluitend op de terugbetaling van de gestorte bedragen, na aftrek van de door het Comité gedane organisatiekosten, en dit naar rata van hun deelname.
BIJZONDERE BEPALING COVID-19 : indien het Organisatiecomité de Beurs vóór 1 juni omwille van verplichte beperkingen zou moeten annuleren, zal het volledige inschrijvingsbedrag dat door de exposant reeds werd betaald worden teruggestort of naar de volgende editie worden verschoven, naar keuze van de exposant.
Indien de Beurs na 1 juni zou worden geannuleerd, hebben de exposanten van wie de kandidatuur werd aanvaard, geen recht op een schadevergoeding, maar uitsluitend op de terugbetaling van de gestorte bedragen, na aftrek van de door het Comité gedane organisatiekosten, en dit naar rata van hun deelname.
ART. 11 : WIJZIGING VAN HET DIENSTENCONTRACT
Elk verzoek tot wijziging van het dienstencontract op initiatief van de exposant (wateraansluiting, elektriciteit, huisvesting, ...) moet schriftelijk aan het Organisatiecomité worden meegedeeld.
ART. 12 : INGEBRUIKNAME VAN DE STANDS – OPGEPAST : op 21/07 zal de site niet toegankelijk zijn !
PLANNING OPBOUW | PLANNING AFBOUW | ||
Opbouw van de tenten | Afbouw van de tenten | ||
van 11/07 tot 15/07 van 18/07 tot 20/07 en op 22/07 op 25 en 26/07 | van 7u30 tot 18u30 van 7u30 tot 18u30 van 7u30 tot 18u30 | op dinsdag 02/08 van 03/08 tot 05/08 van 08/08 tot 11/08 | VERBODEN van 7u30 tot 18u30 van 7u30 tot 18u30 |
Opbouw buitenstanden | Afbouw buitenstanden | ||
van 18/07 tot 20/07/07 op 22/07 op 27/07 en 28/07 vanaf 27/07, toegang verboden voor de vrachtwagens van +7,5 T | van 7u30 tot 18u30 van 7u30 tot 18u30 van 7u30 tot 21u30 | Op 01/08 (vrachtwagens van max. 7,5 T) Opgepast : verplaatsing van dieren van Xxx 2 en Ferme Enchantée naar de wedstrijdringen, van 18u30 tot 20u. Op 02/08 (voertuigen van max. 7,5 T) van 03/08 tot 05/08 (alle tonnages) | van 19u30 tot 22u, BEHALVE S2 Porte des Concours vanaf 20u van 7u30 tot 18u30 |
Opbouw xxxxxxxxxxxxx (Xxxxxx 0, 0, 0, 0) xx Xxxxxxx Joyeuse | Afbouw xxxxxxxxxxxxx (Xxxxxx 0, 0, 0, 0) xx Xxxxxxx Joyeuse | ||
op 25/07 en 26/07 op 27/07 en 28/07 vanaf 27/07, toegang verboden voor de vrachtwagens van + 7,5 T | van 7u30 tot 18u30 van 7u30 tot 21u30 | op 01/08 op 01/08 : enkel Hallen 1 & 2 voor de standenbouwers van 02/08 tot 05/08 | van 19u30 tot 22u vanaf 22u heel de nacht van 7u30 tot 18u30 |
Vóór het lossen van goederen en/of vóór de opbouw van standen/tenten op het beursterrein, worden de standenbouwers gevraagd contact op te nemen met de parkcommissarissen via het algemene secretariaat van de beurs (x00(0)00 00 00 00), zodat ze de nauwkeurigheid van de locatie bevestigen en ervoor zorgen dat de afmetingen worden gerespecteerd.
In Hal 4 (vroeger Beurshal) zijn de stands voor de exposanten toegankelijk vanaf maandag 25 juli 2022 om 7u30.
De stands voor machines, materieel en producten op het beursterrein zijn toegankelijk vanaf maandag 18 juli 2022 om 7u30. Alle inrichtingswerken moeten tegen donderdag 28 juli om 21u30 voltooid zijn. Elke stand die op donderdag 28 juli 2022 om 18 uur niet door de exposant in gebruik is genomen, mag aan een derde worden verhuurd, onverminderd het recht van het Organisatiecomité om van de in gebreke zijnde exposant de betaling te eisen van de volledige huurprijs, vermeerderd met de bijkomende kosten.
De landbouwbedrijven die buiten tentoonstellen en die het wensen, mogen vóór 18 juli 2022 met de opbouw van hun stand beginnen indien zij daar schriftelijk de toelating voor vragen vóór 1 juli door de gewenste datum te vermelden. Binnen 48 uur zal hen worden meegedeeld vanaf wanneer de standplaats ter beschikking wordt gesteld.
De afmeting van de tenten moet kleiner zijn dan de gehuurde stand (bv. voor een tent van 5m x 5m, een stand voorzien van 6m x 6m).
De waterputdeksels moeten vrij blijven.
De opbouwers van tenten en standenbouwers moeten het bestek ondertekenen en strikt naleven. Dit bestek is verkrijgbaar bij het algemeen secretariaat van de Beurs en op de site xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx. Het regelt de instructies voor de opbouw, de toegang tot het terrein... De opbouwers zijn zelf verantwoordelijk voor hun werken, zowel ten aanzien van hun aangestelden als van derden. Het bestek moet beschouwd worden als het overzicht van de bepalingen en de voorzorgsmaatregelen die elke opbouwer op het beursterrein ten minste in acht moet nemen.
De niet-naleving van het bestek kan de uitsluiting van de leverancier tot gevolg hebben, en dit zonder dat de exposant die een overeenkomst met hem heeft gesloten, aanspraak kan maken op een schadevergoeding.
Ter herinnering, de snelheid op het beursterrein is beperkt tot 15 km/u. ART. 13 : DUUR VAN DE BEURS
De Beurs loopt van vrijdag 29 juli tot maandag 1 augustus van 9u tot 18u30. De toegangsdeuren zijn vanaf 18u gesloten voor het publiek.
De exposanten verbinden zich ertoe gedurende 4 dagen aan de beurs deel te nemen, het opstellen van hun stand te hebben voltooid op donderdagavond 28 juli 2022 om 22u, en hun stand niet af te breken en het materieel niet weg te halen vóór maandag 1 augustus om 18u30. Indien bedrijven deze regeling niet naleven, zal hun deelname aan de drie volgende beurzen automatisch worden geweigerd, behalve in geval van overmacht.
De exposanten verbinden er zich toe
- de openings- en sluitingsuren van de Beurs nauwgezet na te leven :
- om een aanwezigheid op hun stand te garanderen tijdens de hele duur van de opening voor het publiek
- om geen enkele drank meer te serveren vanaf 15 min. vóór het sluitingsuur van de Beurs,
op straffe van een geldboete van 1.000 € exclusief BTW.
ART. 14 : ELECTRONISCHE EXPOSANTENLIJST, PLAN, PROGRAMMA, SOCIALE MEDIA EN WEBSITE
De e-catalogus, het plan, het programma, de sociale media (Facebook, Twitter, Instagram, Youtube) en de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx zijn de officiële communicatiemiddelen van het gebeuren.
Alle inlichtingen met betrekking tot de exposanten zijn in de e-catalogus van de Beurs in 4 talen opgenomen (Nederlands, Frans, Duits en Engels) : een alfabetische lijst van de exposanten en een lijst van de tentoongestelde producten en machines. Deze lijst kan worden geraadpleegd op de website van de beurs (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx).
De exposanten moeten in de deelnemingsaanvraag de beschrijving van hun activiteit (activiteit, produkten en merken) vermelden. Dit formulier waarin de activiteit van de exposant wordt beschreven, is verplicht. Het dient als basis voor de toewijzing van de stand in de geschikte zone en ook voor de vermelding van de gegevens in de e-catalogus. De exposanten moeten ons ook via e-mail (xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx).
Deze informatie moet samen met de deelnemingsaanvraag worden ingediend. Mocht het zo niet zijn, behoudt het Organisatiecomité het recht om de aanvraag voor toelating niet te overwegen.
De bezoekers kunnen ook gratis een exemplaar van het programma en het plan bekomen, ofwel in papieren versie op het beursterrein, of raadplegen op de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.
Om in deze publicaties te worden opgenomen moet een forfaitaire bijdrage van 200 € per exposant en per onrechtstreekse exposant worden betaald, ongeacht de oppervlakte van de stand, of het tentoongesteld materieel of product.
De exposanten die hun deelnemingsaanvraag toesturen na het vereiste termijn voor het publiceren van deze e- catalogus, namelijk na 15 juni, zijn deze forfaitaire bijdrage verschuldigd.
ART. 15 : ORDEDIENST VAN DE TENTOONSTELLING
Tijdens de volledige duur van de Beurs en tijdens de opbouw en het afbreken van de stands moeten de exposanten, hun aangestelden en/of onderaannemers zich, op straffe van uitsluiting, onderwerpen aan alle verplichtingen van dit reglement en van de wetten en openbare reglementen, en met name aan de instructies inzake hygiëne, veiligheid, bescherming tegen brand, personeelsbezetting, affichage van prijzen, handels-, douane- en accijnspraktijken...
Het geheel van deze verplichtingen wordt hierna « de Reglementen » genoemd.
De beambten van het Organisatiecomité en de overheidsadministraties hebben ten allen tijde het recht van toegang tot de stand van de exposant, om na te gaan of de Reglementen worden nageleefd.
Bij overtreding van de Reglementen door de exposant kan het Organisatiecomité elke wijziging die het opportuun acht, doen uitvoeren op kosten van de exposant.
Het Comité kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor verificaties, controles of wijzigingen die door zijn toedoen zijn uitgevoerd.
Een parkcommissaris en een commissaris voor de hallen zijn bevoegd om de naleving van de Reglementen te controleren; zij zullen in hun taken worden bijgestaan door adjunct-commissarissen.
Hij staat steeds ter beschikking van de exposanten, die zich tot hem kunnen wenden met vragen over de installatie, de opbouw en de afbouw van zijn stand. Zijn kantoor bevindt zich op het algemeen secretariaat.
De commissaris en de adjunct-commissarissen verzekeren er zich onder meer van dat het tentoongestelde materieel NIEUW is en volledig overeenstemt met de gegevens die worden vermeld op de aanvraag tot toelating onder de rubriek “Activiteiten, producten en merken”. Zij zijn bevoegd om het niet-conforme materieel van de stand te verwijderen op kosten en voor risico van de overtredende exposant, en om de demonstraties zo ordelijk mogelijk te laten verlopen.
Bij vaststelling van een inbreuk op de Reglementen stelt (stellen) de commissaris of de adjunct-commissarissen onmiddellijk een proces-verbaal van vaststelling van overtreding op, waarmee de exposant kan instemmen of waartegen hij zijn verweermiddelen kan doen gelden. Het proces-verbaal wordt onmiddellijk overgemaakt aan het Organisatiecomité, onverminderd de bevoegdheid van de commissaris om de nodige maatregelen te treffen.
ART. 16 : DEMONSTRATIES
In het algemeen is het verboden om tentoongestelde motoren en materieel in werking te stellen op het beursterrein van Libramont. Bovendien is het verboden om een microfoon te gebruiken om bezoekers te lokken op straffe van een geldboete van 750 € en/of een onmiddellijke sluiting van de stand.
Na voorafgaand akkoord van het Organisatiecomité mogen alle landbouw- en/of bosbouwbedrijven deelnemen aan de demonstraties die in het kader van de Beurs in Libramont of op een ander terrein worden gehouden.
Het is toegestaan om motoren en machines te laten werken op de daartoe bestemde piste (zone Genitec) of zones, op voorwaarde dat dit vooraf is aangevraagd door middel van het deelnemingsdocument en onder voorbehoud van aanvaarding door het Organisatiecomité, tegen de forfaitaire prijs van 400 € /voertuig voor de duur van de Beurs. Er wordt door het Organisatiecomité een commissaris aangesteld, die moet toezien op de naleving van de voorwaarden voor het betreden van de piste.
Het is toegestaan om in de Demo Green-zones materieel voor tuinen of groene zones te demonstreren. Alleen in deze zones kan een demonstratiezone worden opgenomen in de stand, onder voorbehoud van aanvaarding door het Organisatiecomité van de Beurs op basis van een gedetailleerde plattegrond van de stand en van de demonstratiezone. In deze zones wordt de huurprijs van de stand vermeerderd met een forfaitair bedrag van 500 € voor de duur van de beurs. De voor de demonstratie bestemde oppervlakte mag niet groter zijn dan 50% van de totale oppervlakte van de stand.
ART. 17 : GELUIDS-, GEUR- EN MILIEUOVERLAST
De exposant zal zich onthouden om geluids-, geur- en milieuoverlast te veroorzaken op het beursterrein.
Het is volstrekt verboden geluidsapparatuur te gebruiken om bezoekers te lokken met een microfoon. De commissaris is bevoegd om deze regel te doen naleven. Indien een exposant zijn bevelen niet opvolgt, kan de commissaris beslissen om de stroomtoevoer te onderbreken.
De exposanten die een stand hebben langs de animatieringen (Grote Ring, Genitec, wedstrijdringen, ...), aanvaarden de geluidshinder die zou kunnen worden veroorzaakt door de activiteiten die zich in deze ruimten afspelen.
ART. 18 : TOEGANGSBEWIJZEN EN TICKETS
Om toegang te hebben tot het evenement is een officieel toegangsbewijs vereist.
A. Toegangsbewijzen voor de exposanten (toegang vanaf 7u30) :
1. In functie van de oppervlakte van de stand wordt een aantal exposantenbadges toegekend
Oppervlakte van de stand | Aantal gratis toegangen |
Tot 36m² | 2 |
Van 37 tot 50 m² | 3 |
Van 51 tot 75 m² | 4 |
Van 76 tot 100 m² | 5 |
Van 101 tot 250 m² | 6 |
Van 251 tot 299 m² | 7 |
Van 300 tot 650 m² | 8 |
Van 651 tot 1000 m² | 9 |
> 1000 m² | 10 |
Module Ardenne Joyeuse | 3 |
Co-exposant | 2 |
Runderstand | 2 |
2. Bijkomende toegangsbewijzen voor exposanten (exposantenbadge) : deze toegangsbewijzen zullen gefactureerd worden aan 20 € per stuk en zijn voorbehouden aan het standpersoneel. Om geldig te zijn moeten deze badges verplicht de naam van de exposant en het standnummer dragen. De exposanten moeten er dus voor zorgen dat elk van hun personeelsleden een toegangsbewijs (badge) heeft. Na 1 juni zal de prijs 25 € per stuk bedragen en vanaf 1 juli zal de prijs 31 € per stuk zijn.
Deze toegangsbewijzen zijn geldig gedurende de vier beursdagen en eveneens vereist tijdens de opbouw- en de afbouwperiode. Ze zullen gedurende de hele geldigheidsperiode zowel bij de ingang, als bij de uitgang worden gescand.
B. Toegangsbewijzen voor de leveranciers en bouwteams (toegang tot het beursterrein : zie art. 12) Toegangsbewijzen die enkel gedurende de opbouw- en afbouwperiodes geldig zijn, kunnen vanaf einde april online via het exposantenportaal op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx worden besteld. Om geldig te zijn moeten deze badges verplicht de naam van de exposant en het standnummer dragen. De exposanten moeten er dus voor zorgen dat elk van hun leveranciers en bouwteams een toegangsbewijs (badge) heeft. Deze toegangsbewijzen zijn gratis en enkel gedurende de opbouw- en de afbouwperiodes (niet tijdens de beursdagen) geldig. Ze zullen zowel bij de ingang, als bij de uitgang worden gescand.
C. Toegangsbewijzen voor de klanten (toegang vanaf 9u) :
1. Exposanten kunnen dagtickets voor hun klanten via het online exposantenportaal op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx bestellen.
2. Voorkeurstarieven :
- vóór 1 juni : 8 €. Dit tarief blijft tot 30 juni van toepassing voor exposanten die na 1 juni een bijkomende bestelling van maximum 20% van de eerste bestelling maken.
- vanaf 1 juni : 13 €, behalve indien het om een bijkomende bestelling gaat (zie hierboven)
- vanaf 1 juli : 15 €.
De minimale hoeveelheid per bestelling is 20 codes.
3. Alle bezoekerstickets kunnen uitsluitend on line via xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx worden besteld Alle bestellingen worden elektronisch afgeleverd aan de aanvrager.
4. In geen geval mogen toegangsbewijzen en / of -tickets worden doorverkocht.
5. Geen enkele bestelde en geleverde toegangsbewijs en / of -ticket zal worden gecrediteerd of teruggenomen.
6. De bezoeker zal ook zelf vanaf 15 juni on line op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx toegangstickets kunnen kopen.
ART. 19: OVERNACHTING
Alleen exposanten die over dieren waken en ingevolge een voorafgaande schriftelijke aanvraag, een speciale toelating hebben gekregen van het Organisatiecomité, mogen op de stand overnachten.
Het Organisatiecomité behoudt zich het recht om de toestemming in te trekken, voor ieder die het welzijn van de personen en de dieren niet zou respecteren.
ART. 20 : TOEGANG VAN AUTO’S EN ANDERE VOERTUIGEN
1° Parking
Drie speciale parkeerterreinen (Parking « EXPOSANTS ») staan ter beschikking van de exposanten voor de prijs van 32 € per voertuig (sticker op de voorruit) tot 1 juni. Na deze datum zal de prijs van 40 € worden aangerekend en vanaf 1 juli zal een parkeersticker 50 € kosten.
Er komen parkeerterreinen voor de bezoekers aan de afritten 26 en 25bis van de E411. Tijdens de 4 dagen van het evenement worden gratis pendelbussen ingezet.
2° Parkeren van voertuigen op de stand
Xxxxxxxx van voertuigen op de stand is niet toegelaten. 3° Bevoorrading van de stand
Een gratis transportdienst voor het vervoer van exposanten vanaf de exposantenparking naar de stand is voorzien ('s ochtends en 's avonds). Bevoorrading van de stand door middel van deze transportdienst is niet toegestaan.
De toelating om de stand te bevoorraden wordt vooral aan exposanten en leveranciers van voedingsmiddelen toegestaan en moeten op voorhand worden aangevraagd (speciale toegang voor dienstvoertuigen enkel tussen 7u en 9u). Geen enkel voertuig mag zich op het Beursterrein bevinden na 9u00. De voorwaarden worden bepaald in een heel strikt reglement (zie xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx of telefonisch op het algemeen secretariaat, vanaf 30 april).
De exposanten van Ardenne Joyeuse, Sentier des Saveurs en Hal 4 die voedingsmiddelen (bederfelijke waren) verkopen, kunnen ook hun stand 's avonds bevoorraden van 19u00 tot 20u30, op voorwaarde dat ze dit op voorhand hebben aangevraagd.
Het toelatingsbewijs om de stand te bevoorraden is enkel geldig voor personen die ook over een exposantenbadge of een speciale servicebadge beschikken. Beide Toegangsbewijzen zullen bij de ingang moeten worden getoond.
ART. 21 : ELEKTRICITEIT
Op het beursterrein wordt een elektrische aansluiting geleverd aan de exposanten die hun aanvraag hiertoe uiterlijk op 1 juni hebben ingediend. Deze elektrische aansluiting is van het alternatieve type : 400 volt driefasig of 230 volt enkelfasig. Het Comité behoudt zich het recht om de stroomtoevoer tijdelijk te onderbreken. De exposanten mogen zelf voor het aansluitingsmateriaal zorgen, op voorwaarde dat dit materiaal aan de goedkeuringsnormen voldoet.
Om strikte veiligheidsredenen zijn piraataansluitingen formeel verboden. De exposant die medeplichtig zou zijn loopt het risico dat zijn stroomtoevoer wordt afgesloten.
Voor stands in openlucht op het beursterrein moet in de veiligheidskit het volgende materieel voorhanden zijn : de aansluitingen moeten beschikken over een differentieelschakelaar van 30 mA. of maximaal 100 m.A., aangepaste bescherming op elk stopcontactcircuit, een aarding, een buigzame kabel van het type CTLB of CIMB of een vinylkabel van het type VTMB. De kabel moet voldoende lang zijn om aan te sluiten op het bestaande net.
Om de aansluiting vlot te laten verlopen, wordt elke exposant, die zijn installatie heeft voltooid, gevraagd om zich te registreren bij het kantoor ELEKTRICITEIT van de Beurs, voor de controle en aansluiting van de installatie.
Voor de stands in Hallen 1, 2, 3 en 4 van Libramont en onder tent gereserveerd door de organisator moet het materieel bestaan uit een aansluitingsdoos met ten minste één stopcontact. De aanrekening van een forfaitair recht waarin aansluiting en verbruik begrepen zijn, gebeurt door afzonderlijke facturatie.
De aansluitingen worden pas uitgevoerd na goedkeuring van de installaties door een erkende instelling. Bij een stroompanne en/of -onderbreking kan geen enkele schadevergoeding van het Comité worden geëist. Voor de inschrijvingen wordt verwezen naar het document voor het bestellen van diensten in het deelnemingsdossier.
ART. 22: AANSPRAKELIJKHEID
De exposanten staan voor eigen risico en op eigen verantwoordelijkheid in voor de inrichting, het beheer en de animatie van hun stands. Zij nemen hiertoe alle nodige maatregelen. In geval van verzuim van de exposant kan het Comité op kosten van de exposant en zonder voorafgaande ingebrekestelling overgaan tot elke noodzakelijke bewarende maatregel (waaronder het reglement/verplichtingen t.o.v. Sabam).
Voor constructies en andere structuren die hoger zijn dan 4 meter in openlucht of hoger dan 3 meter binnen de hallen (reclametoren, stand, ...), zijn de exposanten verplicht om de structuur te laten controleren door een erkende beambte en hem de bouwplannen van deze structuur voor te leggen, ten einde een conformiteitsattest te ontvangen. Dit attest wordt zo snel mogelijk overgemaakt aan het secretariaat van de Beurs.
Indien het secretariaat 12 uur vóór de opening van de Beurs niet over dit attest beschikt en nadat de exposant hiervan op de hoogte werd gebracht, heeft de Commissaris van het tentoonstellingspark het recht om een beroep te doen op een erkende beambte. Alle kosten voor de goedkeuring of het conform maken van deze structuren zijn ten laste van de exposant. Niet-conforme structuren zullen worden afgebroken.
Bovendien moet de installatie van zo’n structuur, of het nu gaat om een « toren », een ballon of elke andere structuur, steeds ter goedkeuring worden voorgelegd aan het Organisatiecomité (Art. 3.4) ) en wordt hiervoor 1.000 € aangerekend.
ART. 23: VERZEKERINGEN
De exposanten zijn verplicht om hun burgerlijke aansprakelijkheid die voortvloeit uit hun deelname aan de Beurs en/of aan demonstraties buiten het beursterrein, te laten verzekeren via hun eigen verzekeraar burgerlijke aansprakelijkheid landbouw- of handelsonderneming. De verzekering dekt per schadegeval een minimaal bedrag van
1.250.000 € voor alle lichamelijke, materiële en immateriële gevolgschade samen.
Onverminderd deze verplichting heeft het Organisatiecomité van de Beurs eveneens een groepsverzekering burgerlijke aansprakelijkheid afgesloten, en dit voor de schade door ongeval aangericht aan een derde persoon tijdens de Beurs en tijdens de montage en demontage van de stands, met uitzondering van de schade aangebracht door motorvoertuigen, die onder het toepassingsgebied van de wet van 21/11/89 vallen. Deze groepsverzekering komt pas op de tweede plaats, dit wil zeggen na uitputting van de waarborgen van de verzekeringen burgerlijke aansprakelijkheid die de exposanten individueel hebben afgesloten.
De verzekering dekt per schadegeval tot een bedrag van 2.500.000 € voor alle lichamelijke, materiële en immateriële gevolgschade samen, met een franchise van € 125, per schade, in materiële en immateriële schade (dit bedrag blijft verschuldigd door de exposant), alleen in de volgende omstandigheden waarin een schade zich voordoet :
Franchise 10% van de schade met minimum 250 € en maximum 1.250 € voor schade veroorzaakt door brand, vuurzee, explosie, rook, water of schade aan het milieu.
Voor aansprakelijkheid na levering, franchise van 10% van de schade met minimum 250 € et maximum 1.250 €. Voor schade aan toevertrouwde zaken 10% franchise met minimum 125 € en maximum 1.250 €.
De exposanten verbinden zich er ook toe om de reële waarde van alle tentoongestelde goederen, de stand en het materieel te verzekeren.
Onverminderd deze verplichting heeft het Organisatiecomité van de Beurs overéénkomstig de bepaalde voorwaarden eveneens een schadeverzekering afgesloten die het materieel en de goederen (met uitsluiting van kledingstukken, persoonlijke bezittingen en levende dieren) dekt tegen verschillende risico’s zoals brand, bliksem, ontploffing, diefstal, vandalisme en waterschade.
Deze groepsverzekering komt pas op de tweede plaats, dit wil zeggen na uitputting van de waarborgen van de verschillende schadeverzekeringen die de exposanten individueel hebben afgesloten.
Deze goederen worden gedekt voor een eerste risico ten belope van 12.395 € met een franchise van 125 € per schadegeval (bedrag ten laste van de exposant).
Op uitdrukkelijk verzoek van de exposant kan hij zich indekken voor een hoger bedrag mits betaling van een aanvullende premie.
Het verzoek moet uiterlijk 2 weken voor het begin van de Beurs worden gericht aan het Organisatiecomité en aan Ofac+ per e-mail naar xxxxxxxxx@xxxx.xx
Deze groepsverzekeringen zijn verplicht voor alle exposanten. De premie voor de groepsverzekering is forfaitair vastgelegd op 100 € per stand. Deze som is als volgt verdeeld: een premie van 10 € voor de dekking van de Burgerlijke Aansprakelijkheid, en een premie van 90 € voor de schadeverzekering. Deze bedragen omvatten de belastingen en kosten.
De exposant vult het verzekeringsvoorstel in dat hem door het Organisatiecomité wordt toegestuurd, en het Organisatiecomité stuurt een voor echt verklaard afschrift terug nadat de deelname werd bevestigd.
De gedekte periode loopt van de woensdag die de opening van de Beurs voorafgaat om middernacht tot de dinsdag na de Beurs om middernacht voor het materieel dat op het beursterrein in Libramont wordt tentoongesteld. De verzekering wordt pas geldig als de exposant uiterlijk op 26 juli om 18u een gedetailleerde inventaris van de gedekte voorwerpen en hun waarde op het algemeen secretariaat van de Beurs heeft afgeleverd.
In geval van diefstal of kwaad opzet dient de exposant onmiddellijk aangifte te doen bij de Federale Politie (tel.
x00 (0)00 00 00 00) en vervolgens bij het Organisatiecomité (x00 (0)00 00 00 00) en/of Ofac+ (cf. nr. op de fiche van de schadeaangifteprocedure). Hij bezorgt de schadeaangifte binnen 24u aan Ofac+, ofwel door ze te overhandigen op de ad hoc stand op de Beurs, ofwel door ze via e-mail of met de post te versturen.
Voor de overige risico's (Burgerlijke aansprakelijkheid – schadeverzekering) moet de exposant bij het zich voordoen van een schadegeval het Organisatiecomité en/of Ofac+ op de hoogte brengen.
Het Organisatiecomite van de Beurs wijst elke aansprakelijkheid af voor ongevallen, diefstal of schade die tijdens de Beurs zouden voorvallen. De exposant ontslaat het Organisatiecomité van elke vorm van aansprakelijkheid en ziet uitdrukkelijk af van elk verhaal dat hij van rechtswege tegen de organisator of desgevallend tegen de eigenaar van de stand zou kunnen inroepen voor de schade veroorzaakt aan materieel of voorwerpen die zijn eigendom zijn.
Aan elke deelnemer wordt gevraagd om « klein materieel », zoals gereedschap, machines en diverse voorwerpen die gemakkelijk mee te nemen zijn, veilig weg te bergen. Als de parkcommissaris(sen) vaststelt (vaststellen) dat dit niet het geval is, kan de verzekeringsmaatschappij zich het recht voorbehouden om de betrokken exposant niet te verzekeren.
De franchise ten laste van de exposant bij diefstal buiten de openingsuren van de Beurs bedraagt 10% van het bedrag van de schade.
De exposant verklaart dat hij bij het Secretariaat van de Beurs kennis heeft genomen van de verzekeringsvoorwaarden die hij onderschrijft.
ART. 24 : ONDERHOUD VAN HET BEURSTERREIN
Een professionele onderhoudsdienst zal instaan voor het onderhoud en het schoonhouden van het beursterrein (en de officiële parkeerterreinen). Vuilniszakken zullen vóór en tijdens de Beurs worden uitgedeeld door de onderhoudsploeg. Tijdens de week van de opbouw zullen elke avond de volle vuilniszakken worden opgehaald die de exposant voor zijn stand zal geplaatst hebben. Twee minicontainerparken zullen toegankelijk zijn voor de exposanten.
Tijdens de Beurs moet de exposant zijn vuilnis elke avond in de daartoe bestemde vuilniszakken voor de stand plaatsen. Deze zullen worden opgehaald door de onderhoudsploeg. Aan de exposanten en hun onderaannemers wordt uitdrukkelijk gevraagd om deze regel na te leven. De tapijten moeten door de standhouders of huurders van tenten worden verwijderd. Het leggen van spaanders of stenen op een perceel moet door het Comité worden goedgekeurd en vereist het leggen van een worteldoek. Het herstel van het perceel is de plicht van de exposant zoniet zal de verwijdering ervan en/of de schoonmaak van het perceel aan de exposant worden gefactureerd. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het algemeen secretariaat.
Een forfaitair bedrag van 150 € zal per exposant worden aangerekend.
In dit verplichte forfait voor « onderhoud » is het schoonmaken van de stand zelf niet begrepen. De exposanten die een dagelijkse schoonmaak van hun stand wensen, kunnen deze dienst bekomen mits betaling van een bijkomend
forfaitair bedrag aan de door het Organisatiecomité aangestelde leveranciers, van wie de gegevens kunnen worden geraadpleegd op de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx of kunnen worden bekomen bij het algemeen secretariaat van de Beurs.
De brouwerijen en andere drankverwerkers die tentoonstellen in Ardenne Joyeuse, betalen daarbovenop een forfaitair bedrag van 500 € voor de ophaling van de glazen die door het Organisatiecomité verzorgd wordt.
Het is ten strengste verboden met voertuigen van de wegen af te wijken, op de grasperken te parkeren en de percelen te beschadigen of afval op deze achter te laten op overtreding tegen een boete van 750 € / op straffe van een boete van 750 € vermeerderd met de eventuele herstellingskosten van het perceel (in orde te brengen vóór 10 augustus) ten bedrage van :
Ophaling van het afval tegen 50€/uur + kosten van dumping
Herstel van het grasperk tegen de prijs van 10 €/m² of van een perceel met steentjes tegen 5€/m².
ART. 25 : VASTE EN VERPLICHTE KOSTEN (excl. BTW) | |
1. Dossierkosten (Art. 4) : | 100 € |
2. Vermelding in de e-catalogus (Art. 14) - logo met link naar uw website inbegrepen : | 200 € |
3. Verzekering : Alle risico's 90 € - burgerlijke aansprakelijkheid 10 € (Art.23) : | 100 € |
4. Onderhoud van het beursterrein : | 150 € |
Elke co-exposant of onrechtstreekse exposant dient eveneens een bedrag van 650 € voor vaste en verplichte kosten te betalen.
ART. 26 : VEILIGHEIDSDIENST
Om de veiligheid van exposanten en bezoekers te verhogen, werd een coördinatie van het geheel van de veiligheidsdiensten uitgewerkt. De exposant verbindt zich tot het strikt naleven van de richtlijnen die op de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx door de verschillende hulpdiensten worden beschreven.
Het gebruik van barbecue en gas op de stands is strikt verboden, behalve in de eet- en drinkruimten, en na toestemming van de regionale brandbestrijdingsdienst. Elke exposant is verplicht om het Organisatiecomité in te lichten over het gebruik van gas op zijn stand, ook al gaat het slechts om een erg kleine hoeveelheid.
ART. 27 : EXCLUSIEVE DRANKENLEVERANCIER
La Brasserie Maziers wordt de exclusieve leverancier van dranken en tapmaterieel. De partnermerken BOFFERDING, SPA en BRU zijn exclusieve merken.
ART. 28 : DIVERSE BEPALINGEN
Het tentoonstellingsterrein wordt elke dag gesloten en moet om 18u30 ontruimd zijn. De bewakingsdienst die door het Organisatiecomité wordt ingezet tijdens de nachten van maandag 25 juli tot woensdag 3 augustus van 18u30 tot 8u, is een voorzorgsmaatregel die geenzins de aansprakelijkheid van het Comité verbindt.
De Beurs zal op vrijdag 29 juli om 9u officieel worden geopend door het Comité. De exposanten worden verzocht zich op dat moment op hun stand te bevinden.
Het Comité is bevoegd voor alle vragen en problemen die tijdens de Beurs kunnen rijzen en die niet in dit programma zijn vastgelegd. Het zal als enige hierover oordelen. Elk probleem waarmee een exposant tijdens de Beurs te maken kan krijgen, moet na vaststelling onmiddellijk worden gemeld aan de commissarissen van het tentoonstellingspark via het algemene secretariaat.
Marktkramers mogen het beursterrein enkel betreden met de toestemming van het Organisatiecomité. Zij moeten ten allen tijde hun vergunning kunnen tonen.
Onderhavig reglement verbiedt leuren en collectes in de wandelgangen, aan de ingangen en op de parkeerterreinen van de Beurs, behoudens uitdrukkelijke en schriftelijke andersluidende vermelding door het Comité. Ook pamfletten mogen op bovenvernoemde plaatsen niet worden uitgedeeld. Het is eveneens strikt verboden om buiten de stands een beroep te doen op « sandwichmen » of andere « promoboys ».
Het is verboden om op het beursterrein producten, drank of eetwaren te verkopen of te koop aan te bieden zonder uitdrukkelijke toestemming van het Organisatiecomité. Deze toestemming zal vergezeld zijn van de facturatie van een forfaitaire prijs « verkoop levensmiddelen », voor een module van 10 tot 12m² en volgens de categorie van de exposant, als volgt :
A. in Ardenne Joyeuse/En terre bio, land-/tuinbouwer die zijn eigen producten verkoopt: 125 €
B. in Ardenne Joyeuse/En terre bio – verwerkers die producten van Belgische boerderijen verwerken: 500 €
C. in Ardenne Joyeuse – verwerkers die producten van niet-geïdentificeerde herkomst verwerken: 1.000 €
D. in Ardenne Joyeuse – per extra module 1.000 €, behalve in categorie A = 125 €
E. Hal 4 – verwerker die producten van niet-geïdentificeerde herkomst verwerkt, handelaar, wederverkoper: 500 € Gratis degustatie en uitdeling van stalen zijn evenwel toegelaten.
Voor de gratis uitdeling van dranken is de voorafgaande toestemming van het Comité vereist. Het Comité neemt alleen akte van het feit en is in geen geval aansprakelijk. Het is de exposanten tevens verboden om kleine gezelschapsdieren te verkopen of te verloten.
Honden en andere huisdieren moeten aan de leiband worden gehouden.
ART. 29 : NALEVING VAN DE REGLEMENTEN
De exposant verbindt zich formeel tot het naleven van alle clausules van dit reglement en alle richtlijnen die worden vermeld op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx en/of die hem later schriftelijk worden meegedeeld. Deze clausules moeten strikt worden uitgevoerd en kunnen niet gewoon als comminatoir worden beschouwd.
ART. 30 : GESCHILLEN
Bij geschillen zijn enkel de rechtbanken van NEUFCHATEAU bevoegd voor het beslechten van betwistingen met betrekking tot de interpretatie van de reglementaire bepalingen en de bijzondere richtlijnen voor de organisatie van de Beurs door het Comité.
ART. 31 : KEUZE VAN WOONPLAATS
Door hun inschrijving zullen de exposanten tijdens de volledige duur van de Beurs voor Landbouw, Bosbouw en Agrovoeding van Libramont alsook tijdens de montage en demontage voor alle formaliteiten aangaande hun deelname hun speciale woonplaats kiezen op de stand, waar aldus alle kennisgevingen geldig kunnen toekomen.
xx. Xxxxxxx Xxxxx | Jean-Xxxxxxxx Xxxxxxx | Xxxxx Xxxxxxxx |
Manager | Voorzitter | Voorzitter van de Commissie |
Machines en Producten |