Ondernemingsplan
(Definitieve naam en logo worden later bepaald)
Ondernemingsplan
8 juni 2021
Gastvrije accommodatie met multifunctionele ruimten – van en voor iedereen, die functioneert als spil in het sociale, culturele, sportieve, educatieve, maatschappelijke, ondernemende netwerk van het lokale (verenigings-)leven, met ontmoeting, verbinding en ontplooiing in het vizier.
Initiatiefnemer Vereniging Nieuwersluis Bestaat
Aanleiding
De gemeente Stichtse Vecht creëert met haar ‘Strategische Koers dorpshuizen en wijkcentra met multifunctionele ruimten, als spil in het netwerk van het lokale (Verenigings-)leven’ door een jaarlijkse subsidie de mogelijkheid voor een dorpshuis in Nieuwersluis. Nieuwersluis is een actieve dorpsgemeenschap, waarbij al veel activiteiten, o.a. het Fort Nieuwersluis, zijn georganiseerd. De nieuwe strategische koers van de Gemeente geeft ons de mogelijkheid nu een echt Dorpshuis in Nieuwersluis te creëren, waarbij lopende activiteiten een extra impuls krijgen en vele nieuwe een het daglicht kunnen gaan zien.
Subsidie van de Gemeente Stichtse Vecht
Deze plannen voor het dorpshuis in Nieuwersluis zijn dan ook alleen mogelijk door de gemeentelijke nieuwe strategische koers. Graag willen wij de status ‘dorpshuis’ krijgen en de daarbij horende subsidie van €15.000 aanvragen. De belangrijkste argumenten hiervoor zijn:
a. Nieuwersluis is een apart dorp en geen wijk, zonder kerk, scholen of winkels en dus weinig gelegenheid elkaar te ontmoeten
b. We kunnen geen gebruik maken van een gemeentelijke accommodatie om elkaar te ontmoeten en moeten hiervoor dus een locatie huren
c. Er is wel behoefte en er zijn initiatieven om een groot aantal actviteiten te organiseren en accommoderen.
Gestreefd zal worden om zoveel mogelijk de directe kosten te dekken met de opbrengsten van de dorpshuisactiviteit. Waar nodig, mogelijk en gewenst zullen hiervoor separaat activiteiten-subsidies aangevraagd worden.
Nieuwersluis (voor wie het nog niet kent)
Volgens Wikipedia is Nieuwersluis met haar 490 inwoners, een kleine plaats centraal gelegen binnen de gemeente Stichtse Vecht in de Nederlandse provincie Utrecht. Het ligt halverwege Loenen en Breukelen. Nieuwersluis is gebouwd rondom een sluis tussen de rivier de Vecht en de Angstel. Bijzonder zijn de 8 buitenplaatsen in Nieuwersluis, Weeresteyn, Rupelmonde, Sterreschans, Middelhoek, Vreedenhoff, Ouderhoek, Huntum en Vijferhof en natuurlijk het Waterlinie Fort Nieuwersluis in eigendom van Natuurmonumenten.
Wij de initiatiefnemer van het dorpshuis zijn de Vereniging Nieuwersluis Bestaat en behartigen de belangen van de inwoners en zijn de dorpsraad Nieuwersluis bij de gemeente Stichtse Vecht.
Het idee
Het idee is een stichting Dorpshuis Nieuwersluis op te richten die zich toelegt op het faciliteren van activiteiten voor met name de inwoners van Nieuwersluis. De locatie is bij voorkeur een ruimte binnen het Fort Nieuwersluis. Het stichtingsbestuur initieert, ondersteunt, organiseert en faciliteert deze activiteiten. Daar waar mogelijk wordt
deelnemers een bijdrage in de kosten gevraagd om zo het positieve effect van de subsidie te maximaliseren.
Missie
Gastvrije accommodatie met multifunctionele ruimten – van en voor iedereen, die functioneert als spil in het sociale, culturele, sportieve, educatieve, maatschappelijke, ondernemende netwerk van het lokale (verenigings-)leven, met ontmoeting, verbinding en ontplooiing in het vizier.
Het versterken van de onderlinge band (cohesie) is de overkoepelende missie, door met en voor elkaar activiteiten te organiseren.
Toets van de gemeentelijke criteria
In de notitie ‘Strategische Koers dorpshuizen en wijkcentra van de gemeente zijn de volgende criteria opgenomen ten aanzien van de uitstraling en het functioneren van dorpshuizen en wijkcentra.
Criteria Dorpshuis Nieuwersluis | |
• Openbaar gebouw | |
• Ontmoetings- en activiteitenplek van en voor iedereen | |
• Xxxxxxxxxxxxx, vriendelijk en gastvrij | |
• Toegankelijk voor de gehele gemeenschap | |
• Bevordert de sociale cohesie | |
• Biedt onderdak aan welzijnsinstellingen en verenigingen | |
• Is in de programmering en bezetting minimaal 60% gericht op sociaal culturele activiteiten | |
• Heeft multifunctionele ruimten voor een breed scala aan activiteiten en functies | |
• Is behoeftevolgend in de programmering | |
Criteria Dorpshuis Nieuwersluis | |
• Beheer en exploitatie door een stichtingsbestuur (vrijwilligers) dat statutair heeft vastgelegd dat het algehele dorpsbelang wordt gediend | |
• Dagelijks beheer door vrijwilligers en/of professioneel (met pachtconstructie) | |
• Biedt in de programmering en bezetting ruimte voor maximaal 40% commercieel ondernemerschap (feesten, partijen e.a.) | |
De activiteiten
De hieronder aangegeven activiteiten zijn nu nog de uitkomst van een diverse brainstormsessies en zeker nog geen realiteit laat staan dat de lijst nu al volledig is. Maar voor de meesten activiteiten zijn al wel redelijk ver uitgewerkte plannen, en inwoners gevonden die de activiteiten verder willen uitwerken. Het versterken van de onderlinge band (cohesie) is de overkoepelende missie, door waar al deze activiteiten onder vallen.
Extra aandacht willen we geven aan:
a. Activiteiten voor alle inwoners
b. Senioren en kinderen
c. Cultuur en historische activiteiten
d. Sport en beweging
e. Organiseren van burenhulp
f. Stimuleren van allerlei clubjes
Wekelijkse activiteiten
• Wekelijkse koffie-ochtend voor senioren
• Bridgeclub
• Hak-Club, beeldhouwen
• Toneelclub
• Zangclub
• Yogaclub
Maandelijkse activiteiten
• Buurt What’s Hap (maandelijks eten op het Fort)
• Maandelijkse vergaderingen van het bestuur van Nieuwersluis Bestaat
Kwartaalse activiteiten
• Rondleiding – geschiedenis van Nieuwerluis – voor met name nieuwe bewoners en andere belangstellenden
• Activiteiten voor kinderen, speurtocht, rondleiding door Natuurmonumenten
• NIJC, de Nieuwersluizer IJs Club (in oprichting)
Jaarlijkse activiteiten
• Jaarlijkse ALV en BBQ van Nieuwersluis Bestaat
Continue en/of ad hoc activiteiten
• De Mini-bibliotheek
• Xxxxxxxxx, voor transport naar arts of ziekenhuis of incidentele werkzaamheden thuis
• Koningsdag-ontbijt voor het hele dorp
• Buiten Bios voor bijvoorbeeld voetbalwedstrijden of het songfestival
• Informatieavonden voor de inwoners van Nieuwersluis
Per activiteit zal een vrijwilliger (of groep van vrijwilligers) verantwoordelijk zijn, die zorgen voor de organisatie maar ook voor de werving van de deelnemers. Alle activiteiten komen in een gemeenschappelijke agenda die ook via internet in te zien zal zijn.
Organisatie
Voor de organisatie richten we een nieuwe stichting ‘Dorpshuis Nieuwersluis’ op met een bestuur bestaande uit vijf-leden, Xxxxxx een persoon uit het bestuur van Nieuwersluis Bestaat en een persoon van de organisatie die het Fort uitbaat. Daarnaast drie leden uit Nieuwersluis, waarbij er ook naar wordt gestreefd gekeken dat geografisch alle delen van Nieuwersluis zoveel mogelijk vertegenwoordigd zijn en waarbij ook gelet wordt op de koppeling met ieders affiniteit m.b.t. de sociale, culturele, sportieve, educatieve en maatschappelijke aandachtsgebieden. Waar mogelijk en gewenst zullen activiteiten van de stichting worden uitbesteed aan de uitbater van het Fort die hiervoor, een van tevoren overeengekomen, vergoeding in rekening brengt.
Jaarlijks legt de Stichting van het Dorpshuis Nieuwersluis aan de Gemeente Stichtse Vecht en het bestuur van de Vereniging Nieuwersluis Bestaat verantwoording af over de uitgevoerde activiteiten en de bestede gelden. Als deze verantwoording daar aanleiding toe geeft, kan uiteindelijk het bestuur van de Vereniging Nieuwersluis Bestaat vragen stellen en in het uiterste geval het bestuur van de stichting Dorpshuis Nieuwersluis ontbinden.
1ste Bestuur de stichting Dorpshuis de Stoute Soldaat
x. Xxxx Xxxxxx, vertegenwoordiger van de vereniging Nieuwersluis Bestaat
x. Xxxxxxx Xxxxx, vertegenwoordiger van het Fort Nieuwersluis
x. Xxxxxxx xxx Xxxxxx
x. Xxxxxxx xx Xxxxx
x. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx
Samenwerking met de uitbater Fort (besproken en enthousiast)
Het Dorpshuis en de uitbater van het Fort zijn twee verschillende organisaties, ieder met zijn eigen doelen en belangen. Maar de potentiële synergie is enorm. Juist omdat deze samenwerking essentieel is, is het belangrijk deze heel goed organiseren, te beschrijven en
vooral al van tevoren de juiste escalatie-processen vast te stellen. Bij de uitwerking van de plannen zal hier extra aandacht gegeven worden. Deze samenwerking zal worden vastgelegd in de vorm van een SLA (Service Level Agreement) met de volgende uitgangspunten.
a. Jaarlijks wordt een activiteitenplan en activiteitenagenda opgesteld en afgestemd met de uitbater van het Fort. Minimaal maandelijks vindt er nadere afstemming over de agenda plaats tussen de stichting en de uitbater van het Fort en worden er zo nodig wijzigingen doorgevoerd.
b. Jaarlijks wordt ook een financiële begroting overeengekomen waarbij de volgende 3 elementen zijn uitgewerkt:
1. Beheerdersfunctie, het eerste aanspreekpunt voor alle activiteiten, verantwoordelijk voor het in goede banen begeleiden van de activiteiten, regelen van opening en sluiting, etc..
2. Huur van de accommodatie.
3. Vergoeding voor de beheerkosten van de stichting, de financiële administratie en andere vaste kosten.
4. Hoe om te gaan met de beheerdervergoeding en huur bij over en of onderbezetting ten opzichte van de begroting.
c. Maandelijks stuurt de uitbater van het Fort een gespecificeerde rekening naar de stichting die deze na controle en goedkeuring binnen 14 dagen betaalt.
d. Als onderling er een conflict ontstaat, financieel of planning technisch, bijvoorbeeld een agendaprobleem met een commerciële activiteit, of elk ander type conflict, wordt in eerste instantie getracht dit in onderling overleg op te lossen. Als dit niet lukt beslissen de twee bestuursleden – namens de uitbater en namens de Vereniging Nieuwersluis Bestaat – dit, in onderling overleg.
e. Elk half jaar vindt er een check plaats van de begroting met de werkelijkheid waarna aanpassingen kunnen worden doorgevoerd. Jaarlijks wordt een eindafrekening opgesteld en de samenwerking gevalideerd welke door het bestuur van de stichting wordt vastgesteld.
f. Elk jaar kunnen de SLA afspraken in goed onderling overleg worden aangepast. Wanneer een van de partijen de overeenkomst wil ontbinden moet dit minimaal 12 maanden van tevoren aangekondigd worden of anders in goed onderling overleg.
g. De stichting kan de afspraken met de uitbater per direct ontbinden als de Gemeente Stichtse Vecht beslist haar jaarlijkse subsidie in te trekken en c.q. te verminderen.
h. Op de agenda van de maandelijkse bestuursvergadering van de Vereniging Nieuwersluis Bestaat is het Dorpshuis een vast agendapunt. De vertegenwoordiger die zowel in het bestuur van de Vereniging Nieuwersluis Bestaat en het Dorpshuis zit, houdt het bestuur van de Vereniging Nieuwersluis Bestaat op de hoogte van de activiteiten en ontwikkelingen.
Samenwerking met de PI
Voor de organisatie en uitvoering zal de uitbater van het Fort zoveel mogelijk gedetineerden van de PI als personeel inzetten. De PI heeft hiervoor een resocialisatieprogramma voor haar gedetineerden. Het Dorpshuis Nieuwersluis ziet het ook als een taak hier waar mogelijk aan mee te werken. Samen met het management van de PI zullen deze plannen verder worden uitgewerkt. Dit past ook binnen de sociale, culturele, educatieve en maatschappelijke opdracht die de Stichting Dorpshuis zichzelf geeft.
Financieel
CONCEPT BEGROTING 2021 & 2022 | 2021 8 maanden | 2022 |
Inkomsten dorpshuis actviteiten | € 7.256 | € 15.674 |
Directe kosten van de dorpshuis actviteiten | € 6.616 | € 14.114 |
Exploitatie resultaat | € 640 | € 1.560 |
Huur ruimte in Fort Nieuwersluis | € 6.000 | € 9.000 |
Vergoeding voor de uitvoering van de beheerders-functie | € 2.000 | € 3.000 |
Opstartkosten, oprichting stichting, website ontwikkeling, eenmalige bankkosten, etc.. | € 2.500 | € 0 |
Jaarlijkse kosten voor administratie, website, kantoorartikelen, verzekering etc. | € 1.500 | € 1.500 |
Kosten voor xxxxxx, koffiesetmachine, ijskast, etc.. | € 1.500 | € 1.500 |
Overige kosten die niet toe te wijzen zijn aan een actviteit | € 1.500 | € 1.500 |
Indirecte kosten | € 15.000 | € 16.500 |
Jaarlijkse subsidie Gemeente Stichtse Vecht | € 15.000 | € 15.000 |
Saldo overschot + of te kort -/- | € 640 | € 60 |
Vervolgstappen
1. (14 dec) Idee akkoord door het bestuur van de Nieuwerluis Bestaat (afgerond)
2. (21 dec) 1ste versie van het ondernemersplan Dorpshuis Nieuwersluis (afgerond)
3. (27 dec) vergadering met de kandidaten voor het bestuur van de stichting Dorpshuis (afgerond)
4. (1 jan) Conceptversie Ondernemingsplan Dorpshuis Nieuwersluis bij de Gemeente Stichtse Vecht (afgerond)
5. (17 feb) Definitieve versie Ondernemingsplan Dorpshuis Nieuwersluis bij de Gemeente Stichtse Vecht (afgerond)
6. (1 mrt) Positief advies en Xxxxxxxxxx Xxxxxxx, Projectleider Ontwikkeling
7. (15 mrt) Positief besluit van de Wethouder
8. (1 apr) Oprichting Stichting Dorpshuis Nieuwerluis, opening bankrekening
9. (1 mei) Ontvangst 1ste subsidie
Bijlage 1: Directe Opbrengsten & kosten Dorpsactiviteiten
DIRECTE Opbrengsten & kosten Dorpshuis actviviteiten | Directe Opbrengsten | Directe kosten | Aantal deel- nemers | Aantal keer per jaar | Kosten / deel- nemer | Bijdrage / deel- nemer | Directe Opbrengsten | Directe kosten | Aantal deel- nemers | Aantal keer per jaar | Kosten / deel- nemer | Bijdrage / deel- nemer |
Buurt What’s Hap (maandelijks eten op het Fort) | € 4.000 | € 3.000 | 40 | 5 | € 15 | € 20 | € 8.000 | € 6.000 | 40 | 10 | € 15 | € 20 |
Wekelijkse koffie-ochtend voor senioren | € 250 | € 250 | 8 | 25 | € 1 | € 1 | € 800 | € 800 | 16 | 40 | € 1 | € 1 |
De Mini-bibliotheek | € 0 | € 0 | 20 | 1 | € 0 | € 0 | € 0 | € 0 | 40 | 1 | € 0 | € 0 |
Toneelclub | € 100 | € 100 | 5 | 20 | € 1 | € 1 | € 400 | € 400 | 10 | 40 | € 1 | € 1 |
Zangclub | € 160 | € 160 | 8 | 20 | € 1 | € 1 | € 560 | € 560 | 14 | 40 | € 1 | € 1 |
Buiten Bios | € 750 | € 600 | 50 | 3 | € 4 | € 5 | € 1.250 | € 1.000 | 50 | 5 | € 4 | € 5 |
Werkplek voor ZZPers en thuiswerkers | € 800 | € 640 | 4 | 20 | € 8 | € 10 | € 2.000 | € 1.600 | 4 | 50 | € 8 | € 10 |
Rondleiding – geschiedenis van Xxxxxxxxxxx (nieuwe inwoners) | € 0 | € 120 | 6 | 2 | € 10 | € 0 | € 0 | € 240 | 6 | 4 | € 10 | € 0 |
Activiteiten voor kinderen | € 0 | € 300 | 15 | 2 | € 10 | € 0 | € 0 | € 600 | 15 | 4 | € 10 | € 0 |
Jaarlijkse BBQ en ALV van Nieuwersluis Bestaat | € 500 | € 750 | 50 | 1 | € 15 | € 10 | € 500 | € 750 | 50 | 1 | € 15 | € 10 |
Maandelijkse vergaderingen bestuur van Nieuwersluis Bestaat | € 0 | € 0 | 5 | 6 | € 0 | € 0 | € 0 | € 0 | 5 | 10 | € 0 | € 0 |
NIJC, de Nieuwersluizer IJs Club (in oprichting) | € 24 | € 24 | 6 | 4 | € 1 | € 1 | € 100 | € 100 | 25 | 4 | € 1 | € 1 |
Hak-Club, beeldhouwen op het Fort | € 120 | € 120 | 6 | 20 | € 1 | € 1 | € 400 | € 400 | 10 | 40 | € 1 | € 1 |
Bridgeclub | € 160 | € 160 | 8 | 20 | € 1 | € 1 | € 480 | € 480 | 12 | 40 | € 1 | € 1 |
Yogaclub / trimclib | € 192 | € 192 | 8 | 24 | € 1 | € 1 | € 384 | € 384 | 16 | 24 | € 1 | € 1 |
Overige actviteiten nog in te plannen | € 200 | € 200 | 20 | 10 | € 1 | € 1 | € 800 | € 800 | 20 | 40 | € 1 | € 1 |
Directe Opbrengsten & kosten | € 7.256 | € 6.616 | € 15.674 | € 14.114 | ||||||||
Bijlage 2: Voorgestelde vergoedingenstructuur met uitbater Fort
De voorgestelde vergoedingenstructuur kent de volgende elementen:
1. Vaste maandelijkse vergoeding voor huur en beheer van €300 in 2021 en €150 voor 2020 en daarna.
2. Variabele vergoeding voor huur per dagdeel van €25
3. Variabele vergoeding voor beheer per dagdeel van €10
4. Koffie en thee met selfservice – inkoopsprijs
5. Bestellingen met services prijzen conform prijslijst Fort Xxxxxxxxxxxx
000 |
€ 150 |
€ 25 |
€ 10 |
€ 1.800 |
€ 7.350 |
€ 2.940 |
€ 12.090 |
6. Voor specifieke activiteiten kunnen onderling andere afspraken over de prijzen van consumpties gemaakt worden
DIRECTE Opbrengsten & kosten Dorpshuis actviviteiten | 2021 Dagdelen | 2021 Huur | 2022 Beheer | 2022 Dagdelen | 2022 Huur | 2022 Beheer | |
Buurt What’s Hap (maandelijks eten op het Fort) | 5 | € 190 | € 63 | 10 | € 306 | € 102 | |
Wekelijkse koffie-ochtend voor senioren | 25 | € 949 | € 316 | 40 | € 1.224 | € 408 | |
De Mini-bibliotheek | € 0 | € 0 | € 0 | € 0 | |||
Toneelclub | 20 | € 759 | € 253 | 40 | € 1.224 | € 408 | |
Zangclub | 20 | € 759 | € 253 | 40 | € 1.224 | € 408 | |
Buiten Bios | 3 | € 114 | € 38 | 5 | € 153 | € 51 | |
Werkplek voor ZZPers en thuiswerkers | € 0 | € 0 | € 0 | € 0 | |||
Rondleiding – geschiedenis van Xxxxxxxxxxx (nieuwe inwoners) | € 0 | € 0 | € 0 | € 0 | |||
Activiteiten voor kinderen | € 0 | € 0 | € 0 | € 0 | |||
Jaarlijkse BBQ en ALV van Nieuwersluis Bestaat | 1 | € 38 | € 13 | 1 | € 31 | € 10 | |
Maandelijkse vergaderingen bestuur van Nieuwersluis Bestaat | 6 | € 228 | € 76 | 10 | € 306 | € 102 | |
NIJC, de Nieuwersluizer IJs Club (in oprichting) | 4 | € 152 | € 51 | 4 | € 122 | € 41 | |
Hak-Club, beeldhouwen op het Fort | 20 | € 759 | € 253 | 40 | € 1.224 | € 408 | |
Bridgeclub | 20 | € 759 | € 253 | 40 | € 1.224 | € 408 | |
Yogaclub / trimclib | 24 | € 911 | € 304 | 24 | € 735 | € 245 | |
Overige actviteiten nog in te plannen | 10 | € 380 | € 127 | 40 | € 1.224 | € 408 | |
158 € 6.000 | € 2.000 | 294 € 9.000 | € 3.000 | ||||
Gemiddelde kosten per dagdeel | € 38 | € 13 | Gemiddelde kosten per dagdeel | € 31 | € 10 | ||
Gem kosten per uur (dagdeel = 3 uur) | € 13 | € 4 | Gem kosten per uur (dagdeel = 3 uur) | € 10 | € 3 | ||
Aantal dagdelen | 158 | ||||||
Vaste vergoeding per maand | € 300 | ||||||
Variabele vergoeding huur per dagdeel | € 25 | ||||||
Variabele vergoeding beheer per dagdeel | € 10 | ||||||
Vaste vergoeding per jaar | € 2.400 | ||||||
Variabele vergoeding hhur per jaar | € 3.950 | ||||||
Variabele vergoeding beheer per jaar | € 1.580 | ||||||
Totale kosten | € 7.930 | ||||||