ALGEMENE AANKOOP- EN BETALINGSVOORWAARDEN
<.. image(Une image contenant texte, Police, symbole, logo Description générée automatiquement) removed ..>
ALGEMENE AANKOOP- EN BETALINGSVOORWAARDEN
Deze algemene voorwaarden verbinden enerzijds contractueel het gemeentebestuur van Anderlecht, hierna de “koper” genoemd (BTW nummer 0206.582.284, gelegen Xxxxxxxxxx xx0 xx 0000 Xxxxxxxxxx) zijds elke natuurlijke persoon of rechtspersoon, die als opdrachtnemer wordt aangesteld door het college van burgemeester en schepenen en die de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de bestelling opneemt, hierna de “verkoper” genoemd.
Zij worden gezamenlijk de partijen genoemd.
Tenzij de partijen schriftelijk anders hebben bepaald, zijn alle overheidsopdrachten van de koper onderworpen aan deze voorwaarden.
Deze clausules zijn van toepassing op overheidsopdrachten voor diensten, leveringen en werken.
Algemene administratieve contractuele bepalingen van de opdracht
De volgende regels zijn van toepassing op de koper en verkoper: wet van 17 juni 2016, het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, en het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten maar, wat het besluit van 14 januari 2013 betreft, alleen voor de bepalingen die uitdrukkelijk in dit document zijn opgenomen.
Bijzondere contractuele clausules van de opdracht
Artikel 1 – Bestelling
Op straffe van nietigheid moet elke bestelling worden voorafgegaan door een kennisgevingsbrief en/of officiële bestelbon uitgaande van het college van burgemeester en schepenen, behalve in de specifieke gevallen van een overeenkomst.
In geval van een bestelling via een online aankoopplatform, worden het bestelbonnummer en het definitieve vastleggingsnummer in opmerkingen/diversen meegedeeld door de koper die online de bestelling uitvoert.(deze 3 elementen vormen onze unieke referte, bv. 920 / 3153 / 11212). Deze unieke referte is de enige link tussen de bestelling en de factuur. Deze unieke referte moet opgenomen worden in alle communicatie in het kader van het dossier.
Artikel 2 - Facturatie
Er kan geen factuur worden opgesteld zonder een voorafgaand officieel schriftelijk bestelling van de koper. Zonder inkooporder kan er geen factuur worden uitgereikt.
Deze regel moet strikt worden toegepast. De facturatie gebeurt in één exemplaar en moet de op het bestelformulier vermelde informatie duidelijk vermelden (rechterbovenhoek).
NB : voor bepaalde specifieke overeenkomsten is onze unieke referentie beperkt tot alleen het nummer van het definitieve vastleggingsnummer; bijvoorbeeld: ED 1234).
Op straffe van nietigheid moeten alle facturen verplicht worden verzonden via elektronisch
(XML-formaat - Mercurius):
Overeenkomstig het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022 tot vaststelling van de voorwaarden voor de verplichting voor ondernemers tot elektronische facturering bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten, worden alleen elektronische facturen door de aanbestedende overheid aanvaard.
De koper vereist deze elektronische factureringsmethode ook voor bestellingen van minder dan
€ 3.000 exclusief btw.
De door de opdrachtnemer opgestuurde facturen moeten dus in UBL-XML-formaat via het Peppolnetwerk aan de aanbestedende overheid worden bezorgd.
Meer informatie over de elektronische factuur en over hoe u een elektronische factuur moet opsturen vindt u op de website : xxxxx://xxxx.xxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-0- 2/?lang=nl
Onverminderd artikel 14/2 van de wet van 17/6/16, de elektronische factuur bevat minimaal de volgende kernelementen:
1° proces- en factuurkenmerken: factuurnummer en specificatienummer of opdrachtdocumentnummer, indien van toepassing ;
2° factuurperiode: factuurdatum
3° informatie over de verkoper: de naam, het adres van de administratieve of maatschappelijke zetel en het btw-nummer);
4° informatie over de koper: naam en adres van het hoofdkantoor en btw-nummer;
5° informatie over de fiscaal vertegenwoordiger van de verkoper, naam en adres van het hoofdkantoor en btw-nummer);
6° verwijzing naar de overeenkomst (n° van de bestelbon);
7° leverings/diensten/werken-details;
8° betalingsinstructies;
9° informatie over kortingen of toeslagen;
10° informatie over de factuurposten; 11° totalen op de factuur; 12° uitsplitsing van de btw per tarief.
In geval van niet-naleving van de wettelijke verplichting om elektronisch te factureren, zal de Administratie systematisch de facturen weigeren die in een ander formaat worden verzonden en zal de betalingstermijn van de factuur niet beginnen te lopen tot de niet-naleving hersteld is.
De verkoper is onderworpen aan de wetten en besluiten betreffende de overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten en de btw-wetgeving.
Het bestek betreffende overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten of elk opdrachtdocument is van toepassing op algemene contractuele bepalingen die niet in deze algemene aankoop- en betalingsvoorwaarden zijn opgenomen. Dit bestek of elk opdrachtdocument heeft voorrang op dit document en is derhalve van toepassing, tenzij anders is bepaald.
Door zijn aanbod in te dienen, de algemene verkoopvoorwaarden van de verkoper zijn niet van toepassing op of gelden niet tegen de koper.
Artikel 3 - Totstandkoming van de overeenkomst
In toepassing van artikel 236 §3 van de Nieuwe gemeentewet, is het College van Burgemeester en Schepenen bevoegd als leidend ambtenaar.
In het algemeen zal elke wijziging van de voorwaarden van de bestelling slechts als aanvaard worden beschouwd indien deze het voorwerp uitmaakt van een voorafgaand schriftelijk en ondertekend akkoord van de koper.
Artikel 4 - Juridische situatie van de verkoper
Door het indienen van een bod verklaart de verkoper dat hij geen belasting- of socialezekerheidsschulden heeft en dat hij zich niet in een situatie van faillissement of een andere soortgelijke juridische situatie (gerechtelijke reorganisatie of andere) bev indt.
De volgende documenten zijn beschikbaar via elektronische weg en de koper vraagt zelf deze inlichtingen: - Het attest van aangifte en van betaling van de sociale zekerheidsbijdragen van de RSZ;
- De juridische situatie (niet-faillissement, collectieve schuldenregeling of soortgelijke situatie) bij de KBO;
- Het attest fiscale schulden (FOD Financiën);
De koper behoudt zich het recht voor geen inschrijver te selecteren die een fiscale of sociale schuld heeft van meer dan 3.000 euro, exclusief BTW, en die niet kan aantonen dat hij een aflossingsplan bij de bevoegde instantie heeft.
Artikel 5 – Prijzen
Alle kosten en uitgaven (transport, lossen, verzekering, ontvangstkosten, enz.)in verband met de geplaatste bestelling zijn voor rekening van de verkoper. Tenzij anders overeengekomen, wordt de verpakking verworven door de koper zonder dat de verkoper aanspraak kan maken op de waarde ervan.
Na aanvaarding van het aanbod door de koper is geen prijsherziening meer toegestaan. Er wordt geen voorschot verleend.
Artikel 6 - Levering en overdracht van risico's- plaats van uitvoering
Ongeacht de herkomst en de verkoopsvoorwaarden, moet de levering plaatsvinden in de magazijnen van de koper of op de door de koper aangewezen plaats. De eigendoms- en risico- overdracht vindt plaats zodra de koper de schriftelijk aanvaarding heeft gedaan.
Bij overeenkomsten voor werken en diensten moet de verkoper de bestelling ook uitvoeren op de door de koper aangegeven locatie.
Het niet-naleven van de termijn, zelfs gedeeltelijk, voor de uitvoering brengt de toepassing mede van boetes voor
laattijdige uitvoering overeenkomstig artikel 86§1, 123§1 en 154§1 van het K.B. van 14 januari 2013.
Artikel 7 – Termijn voor de uitvoering van de bestelling
De doorlooptijden die op de bestelbon of een ander opdrachtdocument zijn vermeld, zijn van toepassing.
Aangezien de levering/diensten/werken in de magazijnen van de koper of op de aangewezen plaats moet plaatsvinden, worden de termijnen slechts geacht te zijn nageleefd indien de het voorwerp van de bestelling binnen de overeengekomen termijnen op de aangewezen plaats wordt geleverd.
Artikel 8 - Controle en aanvaarding
De koper beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van volledige of gedeeltelijke voltooiing van de diensten/leveringen/werken om de aanvaardingsformaliteiten te verrichten en de verkoper van het resultaat schriftelijk op de hoogte te brengen.
De verificatietermijn gaat niet in zo lang de koper niet in het bezit is van de factuur.
Indien de diensten/ leveringen/werken vóór of na de datum van uitvoering van de bestelling worden voltooid, stelt de verkoper de koper daarvan schriftelijk in kennis en verzoekt hij om aanvaarding. In dat geval gaat de controleperiode van dertig dagen in op de datum van ontvangst van het verzoek van de verkoper.
De verklaring (of afleveringsbon) die als ontvangstbewijs door een gemeentelijk personeelslid wordt afgegeven, heeft slechts betrekking op het aantal geleverde pakketten en de zichtbare schade die deze kunnen hebben geleden. Een als ontvangstbewijs gegeven verklaring geldt niet als ontvangstbewijs in de zin van dit artikel. Alle defecte artikelen, zelfs als het defect alleen verschijnt bij gebruik binnen 2 (twee) maanden, worden geweigerd en moeten worden vervangen, op kosten van de verkoper.
Artikel 9 – Betalingen
Er geldt een maximumtermijn van 30 (dertig) kalenderdagen voor de voorafgaande controle. De betaling vindt plaats binnen 30 (dertig) kalenderdagen na de datum waarop de verificatieformaliteiten (van de laatste levering, indien de levering in meerdere keren heeft plaatsgevonden) zijn vervuld.
De toegepaste vertragingsrente is de wettelijke rente voor betalingsachterstand bij handelstransacties.
Artikel 10 – Waarborg- Verzekering
Een als gebrekkig erkende levering of gedeelte ervan zal voor de koper kosteloos worden vervangen. In het geval van opdrachten voor werken laat de aanbestedende dienst bij de voorlopige oplevering het gehele werk door de aannemer uitvoeren.
De garantieperiode voor elk contract bedraagt ten minste één jaar. De garantieperiode gaat in op de datum van aanvaarding.
De uitrusting die nodig is voor de uitvoering van de opdracht wordt door de verkoper op eigen kosten verzekerd.
Artikel 11: Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de koper
Voor zover nodig wordt verduidelijkt dat het voortduren, verergeren of hervatten van de coronavirusepidemie (Covid 19) en het voortduren en verergeren van het conflict tussen Rusland en Oekraïne geen onvoorzienbare omstandigheden vormen voor de opdrachtnemer in de zin van deze bepaling. De koper erkent dat de prijs is vastgesteld met inachtneming van de huidige economische en geopolitieke situatie en van alle tot op heden bekende financiële en logistieke beperkingen in verband met Covid-19 en de tot op heden bekende geopolitieke situatie
De verkoper neemt alle nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat de bestelling in alle opzichten perfect wordt uitgevoerd.
Indien de overeenkomst wegens onvoorziene omstandigheden niet kan worden uitgevoerd, komen de verkoper en de koper overeen de uitvoering van de overeenkomst uit te stellen. Indien de uitvoering van de opdracht volledig onmogelijk wordt gemaakt, zijn de verkoper en de koper van hun contractuele verplichtingen ontslagen.
De uit de opdracht voortvloeiende opdracht wordt van rechtswege ontbonden (zonder schadevergoeding) zodra de onvoorziene omstandigheden door de koper ter kennis van de gekozen inschrijver zijn gebracht.
De aanbestedende overheid stelt de verkoper hiervan onverwijld schriftelijk in kennis.
Indien de onvoorziene omstandigheden zich echter tijdens de uitvoering van de opdracht voordoen, betaalt de koper de verkoper voor het reeds uitgevoerde deel van de opdracht tegen overlegging van bewijsstukken. In geval van annulering van de opdracht tijdens de uitvoering wordt geen vergoeding betaald.
Artikel 12: Niet uitvoeren
In geval van niet-uitvoering stelt de koper de verkoper schriftelijk in kennis van de vastgestelde tekortkomingen.
Er is sprake van tekortkoming :
-wanneer de opdracht niet wordt uitgevoerd onder de in het bestek vastgestelde voorwaarden;
-te allen tijde, wanneer de opdracht niet zodanig wordt voortgezet dat hij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid;
-wanneer hij de door de koper geldig gegeven schriftelijke bevelen niet opvolgt
De verkoper is verplicht zijn tekortkomingen onverwijld te verhelpen. Hij kan zijn verweer binnen vijf werkdagen na de datum van verzending van het rapport van de koper over de tekortkomingen schriftelijk aan de koper voorleggen. Na deze termijn wordt zijn stilzwijgen beschouwd als een erkenning van de vastgestelde tekortkomingen. Indien de verkoper na het verstrijken van de termijn van vijf werkdagen om zijn verweer te voeren, inactief is gebleven of verweer heeft gevoerd dat de koper ongerechtvaardigd acht, kan de koper overgaan tot de maatregel van eenzijdige ontbinding en niet-betaling.
Artikel 13: GDPR en confidentialiteit
De informatie waarvan de verkoper en zijn onderaannemers in het kader van de uitvoering van deze opdracht kennis krijgen, mag in geen geval aan derden worden meegedeeld zonder schriftelijke toestemming van de aanbesteder.
De informatie die de koper in het kader van de opdracht ter beschikking stelt van de verkoper mag niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
De verkoper moet alle nodige maatregelen nemen om de vertrouwelijkheid te waarborgen van de informatie en resultaten die hem ter beschikking worden gesteld en waartoe zijn onderaannemers toegang kunnen hebben.
In toepassing van §3 van artikel 18 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 neemt de verkoper de vertrouwelijkheidsverplichtingen die hij voor de uitvoering van deze opdracht moet naleven op in zijn opdrachten met onderaannemers.
Beeldrechten moeten worden gerespecteerd door de verkoper.
Artikel 14: Ongeldigheid en wijzigingen
De ongeldigheid van een clausule van deze algemene voorwaarden heeft geen invloed op de geldigheid van de overige bepalingen.
De voorwaarden zoals gepubliceerd op de website van de koper kunnen eenzijdig worden gewijzigd door de koper.
Artikel 15 - Bevoegdheid
In geval van een geschil is het Belgisch recht van toepassing. Alle geschillen die voortvloeien uit de opdracht worden voorgelegd aan de voor de Rechtbanken van Brussel, die exclusief bevoegd zijn.