DUURZAAM INKOPEN VAN ADVIESDIENSTEN
DUURZAAM INKOPEN VAN ADVIESDIENSTEN
2
INHOUDSOPGAVE
1.1 Belang van duurzaam inkopen van adviesdiensten 3
3. Inkopen van een duurzaam advies 5
3.2 Aandachtspunten bij het inkopen van een
4. Inkopen bij een duurzaam adviesbureau 8
4.2 Aandachtspunten voor het inkopen bij een duurzaam adviesbureau 8
3
1. INLEIDING
Opdrachtgevers hebben steeds vaker de wens om klimaatneutraal en circulair inkopen een plek te geven bij de inkoop van adviesdiensten. Dit is nog relatief onontgonnen terrein. In juni 2019 hebben PIANOo en Rijkswaterstaat een leernetwerk adviesdiensten gewijd aan dit onderwerp. Op verzoek van dit leernetwerk heeft PIANOo een beknopte handreiking laten opstellen, die getoetst is door een klankbordgroep van leden uit het leernetwerk.
Met deze handreiking willen we opdrachtgevers laten zien hoe ze duurzaamheid een plek kunnen geven bij opdrachten binnen de categorie adviesdiensten.
In het eerste deel hebben we een definitie uitgewerkt voor het duurzaam inkopen van een advies en van een adviseur. Vervolgens gaan we in op de mogelijkheden om duurzaamheid toe te passen bij de inkoop van adviesdiensten.
Deze handreiking is opgesteld voor (publieke) opdrachtgevers in diverse sectoren. De aanbevelingen zijn toepasbaar voor iedereen die te maken heeft met de inkoop van adviesdiensten.
1.1 Belang van duurzaam inkopen van adviesdiensten De totale overheid in Nederland besteedt jaarlijks zo’n 73 miljard euro aan. Voor de Rijksoverheid is dit in totaal € 10 tot € 12 miljard aan rijksbrede inkopen1. Van de Rijksinkopen heeft € 1 miljard betrekking op het inkopen van adviesdiensten. Het kan hierbij gaan om uiteenlopende vormen van dienstverlening.
De diensten die ministeries, waterschappen en gemeenten inkopen binnen de categorie Advies en Onderzoek, hebben met name betrekking op dienstverlening van ingenieurs en zakelijke dienstverlening (juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging). Hierin zijn ook de inkoopadviezen die voorafgaan aan een aanbestedingsproces opgenomen.
Deze handreiking geeft suggesties hoe een opdrachtgever bij de inkoop van adviesdiensten kan sturen op de bijdrage van de adviseur en het adviesbureau aan maatschappelijke doelstellingen. Dit draagt bij aan de doelstellingen van het Klimaatakkoord en de transitie naar een circulaire economie.
De bijdrage van een adviseur aan deze doelstellingen kan betrekking hebben op:
1. Met kennis bijdragen aan de maatschappelijke doelstellingen van de opdrachtgever;
2. Het verduurzamen van de bedrijfsvoering van de dienstverlener, het adviesbureau.
1 Rapport “Transitie te koop?” oktober 2018
4
2. DEFINITIE
Deze handreiking concentreert zich op de adviesdiensten die een adviseur van een adviesbureau op opdrachtbasis uitvoert. In deze handreiking onderscheiden we twee vormen van duurzaam inkopen van adviesdiensten:
Inkopen van duurzaam advies:
Hieronder verstaan we de inkoop van een advies waarbij de adviseur met zijn kennis inhoudelijk bijdraagt aan de maatschappelijke doelstellingen van de opdrachtgever.
Inkopen bij een duurzaam adviesbureau:
Hieronder verstaan we dat de adviseur rekening houdt met de milieu- impact van het uitvoeren van de opdracht en daarmee dus zicht heeft op de duurzaamheid van de bedrijfsvoering van het adviesbureau.
5
3. INKOPEN VAN EEN DUURZAAM ADVIES
Inkopen van een duurzaam advies is mogelijk bij allerlei soorten adviezen. Bijvoorbeeld adviezen die (op termijn) leiden tot een opdracht met milieu-impact. Of adviezen die een effect hebben op de bedrijfsvoering van de opdrachtgever. Categorieën waarbij het in ieder geval zinvol is om hierbij stil te staan zijn:
• ingenieursdiensten;
• facilitaire- en huisvestingsadviesdiensten;
• vastgoed- en installatieadviesdiensten;
• ICT-diensten;
• architectendiensten;
• inkoopadviesdiensten.
Het gaat dus om de categorieën waarbij het advies impact heeft op de maatschappelijke doelstellingen van de eigen organisatie en/of effect heeft op latere werkzaamheden met een duidelijke milieu-impact.
3.1 Overwegingen
Vooraf kunt u een aantal afwegingen maken waarmee u bepaalt of u duurzaamheid mee wilt nemen in het aanbestedingsproces bij de inkoop van een advies.
1. Heeft het advies betrekking op (het kernproces van) de eigen organisatie?
Voorbeelden hiervan zijn de aanleg van openbare ruimte en infrastructuur, de uitvoering van de WMO, of de eigen bedrijfsvoering.
2. Xxxxx (het beleid van) uw organisatie ruimte voor de opvolging van het advies?
Het inkopen van een duurzaam advies is alleen zinvol als u ook de ruimte heeft om dit advies op te volgen. Denk dus aan de kaders die u de adviseurs die de opdracht uitvoeren meegeeft bij het opstellen van het advies. Dit kunnen kaders zijn ten aanzien van bijvoorbeeld beleid, financiën en planning.
3.2 Aandachtspunten bij het inkopen van een duurzaam advies
1. Zie de adviesdiensten die u inkoopt als verlengstuk van uw organisatie. Geef de maatschappelijke doelstellingen van de organisatie dus nadrukkelijk een plek in de opdracht.
2. Vraag in de selectiecriteria naar de visie en ambitie van de opdrachtnemer ten aanzien van duurzaamheid en circulaire economie. U kunt dan bepalen in welke mate de visie van de partij past bij uw eigen ambitie als opdrachtgever.
3. Neem een minimale inspanning op duurzaamheid als eis op. U kunt bijvoorbeeld eisen dat er een levenscyclusanalyse wordt gedaan van een ontwerp, of u kunt expliciet eisen dat een
CO2-voetafdruk wordt meegewogen in het advies, als dit van toepassing is.
4. Neem de aangeboden duurzaamheidskennis op als kwalitatief gunningscriterium.
6
3.3 Voorbeelden
ORGANISATIE | GEMEENTE UTRECHT |
Onderwerp | Xxxxxxxxxxxxxxxx ingenieursproducten in de GWW sector |
Soort advies | Engineering & advisering voor de realisatie van infrastructurele werken. Bijvoorbeeld civieltechnisch ontwerp en advies, landschap- sontwerp en -advies, flora- en faunaonderzoeken, verkeerskundige analyses. |
Doelstelling | De gemeente wil invulling geven aan de raamovereenkomst waarbij duurzaamheid (met name CO2-reductie en vormgeven aan circulaire economie) integraal mee wordt genomen in projecten. |
Gunningscriteria | In een wensgroep ‘Duurzaamheid’ zijn twee wensen opgenomen: 1. Duurzaamheidsaanpak Van de inschrijver wordt een plan van aanpak “duurzaamheid en circulaire economie” gevraagd waarin de volgende vragen beantwoord worden: • Op welke wijze levert uw duurzaamheidsbeleid een positieve bijdrage aan de doelstellingen van de opdrachtgever? • Hoe deelt en borgt u uw kennis over duurzaamheid en circulaire economie met de gemeente in projecten, zodat kansen per project optimaal benut worden? • Welke specifieke expertise kunt u bieden waardoor u invulling kunt geven aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de gemeen- te in projecten? 2. CO2 Prestatieladder De inschrijver dient aan te geven welk ambitieniveau hij kiest voor deze opdracht. Het door de inschrijver aangeboden ambitieni- veau is inclusief de onderliggende niveaus. Bij het aanbieden van een ambitieniveau dient de opdrachtnemer uiterlijk een jaar (12 maanden) na gunning van de opdracht als volgt aan te tonen te voldoen aan het aangeboden ambitieniveau: • Door het indienen van een CO2-bewust certificaat in de zin van de CO2-prestatieladder. Naast dit certificaat verstrekt de aannemer voor het project een doorvertaling van de bedrijfsaanpak naar het project (bij voorkeur door middel van een eigen projectportfolio). |
Beoordeling | 15% weging wensgroep ‘Duurzaamheid’ EMVI-criteria: 1. Duurzaamheidsaanpak (10%) 2. CO2 Prestatieladder (5%) |
Resultaat | Het betrof een raamovereenkomst waarbij meerdere partijen zijn geselecteerd. De bureaus boden allemaal in vergelijkbare vorm een “duurzaamheidsscan” per project aan, waarbij zij pro actief de duurzaamheidskansen in beeld brengen. Zo houden zij ook de opdrachtgever scherp hierop. |
ORGANISATIE | PRORAIL, NS STATIONS |
Onderwerp | Het ontwerpen van gezonde, circulaire en energieneutrale stations |
Xxxxx advies | Ingenieurs- en architectendiensten |
Doelstelling | Beperken of voorkomen van negatieve effecten op klimaat, milieu en biodiversiteit. Uitgangspunten hierbij: • Minimaal gebruik van grondstoffen • Maximaal hergebruik van grondstoffen, producten en gebouwdelen • Minimale milieubelasting • Maximale waardecreatie voor natuur en samenleving, in alle schakels van ontwerp, bouw, beheer en onderhoud |
Gunningscriteria | In de EMVI-criteria wordt een visie op circulair ontwerpen beloond. • Het circulair ontwerp zelf wordt beoordeeld met punten. • Eisen aan circulair materiaalgebruik in het ontwerp. Dit zijn eisen die gaan over het materiaal zelf, maar ook over demontabel, losmaakbaar, multifunctioneel en flexibel bouwen. • Minimale scores uit de ‘stationsscan’ |
Beoordeling | Weging op basis van de EMVI-criteria: 1. Visie op circulair ontwerpen (ntb %) 2. Circulair ontwerp (ntb %) 3. Circulair materiaalgebruik (ntb %) 4. Minimale scores uit de ‘stationsscan’ (ntb %) |
Resultaat | ProRail neemt de uitgangspunten voor het circulair ontwerpen van stations op in de (aanbestedings)procedures. Hiervoor stelt ze een aantal gestandaardiseerde werkpakketten op. |
7
8
4. INKOPEN BIJ EEN DUURZAAM ADVIESBUREAU
Inkopen bij een duurzaam adviesbureau slaat op de wijze waarop de adviseur op een duurzame manier invulling geeft aan het tot stand komen van het advies. U vraagt dus naar een onderbouwing van duurzaamheidsaspecten van de werkzaamheden van de adviseur en daarmee ook naar de bedrijfsvoering van het adviesbureau.
4.1 Overwegingen
Vooraf kunt u een aantal afwegingen maken waarmee u bepaalt of u duurzaamheid in deze vorm wilt meenemen.
1. Wat is de milieu-impact van de adviesdienst?
Moet bijvoorbeeld voor de totstandkoming van het advies veel (internationaal) gereisd worden?
2. Hoe richt u het contractmanagement in?
Het uitvragen van bijvoorbeeld een CO2 voetafdruk heeft alleen toegevoegde waarde als u als opdrachtgever deze informatie ook echt opvraagt en benut.
3. Wat is het volume van de opdracht?
Welke inspanning vraagt u van de adviseur/het adviesbureau en is dit in verhouding tot de opdracht.
4.2 Aandachtspunten voor het inkopen bij een duurzaam adviesbureau
1. U kunt vragen om de CO2 voetafdruk van de opdrachtnemer. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de “inkoopmethode voor selectie van milieubewuste opdrachtnemers”. Deze is te vinden op
de website van Stimular. U kunt het aanleveren van een CO2 voetafdruk opnemen als bijzondere contractvoorwaarde. Voor het daadwerkelijk berekenen van de voetafdruk zijn verschillende
tools beschikbaar. Hierbij kan bij de eis opgenomen worden dat de leverancier de scope 1 en scope 2 CO2 emissies die hij veroorzaakt zal moeten compenseren dan wel CO2 neutraal moet werken.
2. De CO2 Prestatieladder is een optie om toe te passen bij branches die hier al bekend mee zijn (zoals ingenieursdiensten);
3. U kunt een managementsysteem duurzaamheid als selectie- eis opnemen. Daarmee eist u dat een leverancier werkt met een managementsysteem waarmee hij de duurzaamheid van zijn bedrijfsvoering monitort. Toets eerst of de betreffende branche hier al aan toe is.
9
5. DRAAGVLAK
Essentieel bij het inkopen van een duurzaam advies dan wel bij het inkopen bij een duurzaam adviesbureau is dat er draagvlak is
binnen de eigen organisatie en bij de potentiële leveranciers. Er zijn verschillende manieren waarop u dit kunt bereiken.
Draagvlak binnen de eigen organisatie
Xxxxxx de interne opdrachtgever, maar ook andere interne stakeholders bij het inkoopproces. Inventariseer wat de maatschappelijke doelstellingen van de organisatie zijn en hoe deze vertaald kunnen worden in de opdracht. Zorg dat de relevante stakeholders binnen de organisatie bijdragen aan de formulering van de uitvraag.
Draagvlak bij potentiële leveranciers
Om draagvlak bij de potentiële leveranciers te creëren is het aan te raden om hen - te betrekken en te informeren over de op handen zijnde opdracht.
• Consulteer de markt in een vroeg stadium. Bespreek wat de beste manier is om als opdrachtgever de marktpartijen deelgenoot te maken van de maatschappelijke doelstellingen van de organisatie.
• Neem de tijd voor duurzaamheid tijdens de marktconsultatie. Toets uw voorstel om duurzaamheid in de opdracht op te nemen bij potentiële inschrijvers. Dat voorkomt dat de uitvraag niet aansluit bij de mogelijkheden van de markt.
• Maak tijd en ruimte voor duurzaamheid bij de uitvoering van de opdracht. Stimuleer dat er al in de fase van planvorming van een uiteindelijk op te leveren product of werk, ruimte is voor duurzaamheidsaspecten .
10
COLOFON
Dit is een uitgave van PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden.
Auteurs
Xxxx Xxxxxxxxx (PIANOo), Xxxx Xxxxxxxxxx (Leene Communicatie)
Met medewerking van
Xxxxxx xxx Xxxx (PIANOo), Xxxx Xxxxxxx (Waterschap Rivierenland), Xxxxxxx Xxxxxxxx (Stimular), Xxxxxxxxxx Xxxxx (Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat), Xxxxxx Xxxxxxxx (ProRail), Xxxxxx Xxxxx (gemeente Amsterdam), Freek Bots (ProRail), Xxxx Xxxxxxxxxx (SKAO), Xxxxxxxx Xxxxx-Xxxxxxxx (PIANOo)
Eindredactie
Xxxx xxx Xxxx (PIANOo)
Ontwerp en productie
Xerox | Osage
PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden Rijksdienst voor Ondernemend Nederland xxxx@xxxxxx.xx | xxx.xxxxxx.xx