OVERZICHT VAN DE BELANGRIJKSTE SAMENWERKINGSREGELS TUSSEN HET CAB, DE NIET- ZELFSTANDIGE SCHRIJFTOLK IN ONDERWIJS EN DE CONTACTPERSOON IN DE ONDERWIJSINSTELLING
Vlaams Communicatie Assistentie Bureau voor Doven, vzw
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxxxxx
🖅 xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx - xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
Ondernemingsnummer : 445491009
🕾 09/228 28 08 *🖷 09/228 18 14 *🖁0473/92 33 11 * Nood 🖁 0476/22 91 75
OVERZICHT VAN DE BELANGRIJKSTE SAMENWERKINGSREGELS TUSSEN HET CAB, DE NIET-ZELFSTANDIGE SCHRIJFTOLK IN ONDERWIJS EN DE CONTACTPERSOON IN DE ONDERWIJSINSTELLING
Schooljaar 2019-2020
versie oktober 2019
Inleiding
Begin 2017 werd de samenwerking met de zelfstandige schrijftolken opgenomen in de reeds bestaande inventaris samenwerkingsregels CAB en freelance tolken. Deze inventaris is een officieel (door het Intersectoraal Overleg goedgekeurd) document.
Deze bundel omvat enkel de informatie die van toepassing is voor de schrijftolken die niet onder het zelfstandig statuut werken en de scholen waarin zij actief zijn als schrijftolk.
Inhoudsopgave
1 DEFINITIES VAN “TOLKOPDRACHTEN”
3
1.1 Een live tolkopdracht van schrijftolk 3
1.3 Niet vergoedbare tolkopdrachten of andere taken 3
3
2.1 Activeringsvoorwaarwaarden van de schrijftolk in onderwijs 3
2.2 Activeringsprocedure van (niet-zelfstandige) schrijftolken in onderwijs bij het CAB 4
3 RICHTLIJNEN VAN AGODI I.V.M. SCHRIJFTOLKUREN
4
4 UITVOERING VAN PRESTATIES ALS SCHRIJFTOLK IN ONDERWIJS
5
4.2 Het invullen en bewaren van de maandstaten 5
4.4 Berekening van het uurhonorarium van de schrijftolken 7
4.4.1 Het honorarium en de reiskost 7
5 UITBETALING VAN DE PRESTATIES VAN DE NIET-ZELFSTANDIGE SCHRIJFTOLKEN
9
9
10
1 Definities van “tolkopdrachten”
1.1 Een live tolkopdracht van schrijftolk
Hierbij zijn altijd minstens 3 partijen fysiek in dezelfde ruimte aanwezig: de dove gebruiker die de tolkuren inzet, de horende gesprekspartner en de tolk.
De schrijftolk noteert alles wat gezegd wordt volledig in de geschreven taal.
1.2 “Uitgesteld tolken”
Wegens de schaarste aan tolken is het mogelijk dat geen live tolk kan uitgestuurd worden naar de onderwijsinstelling. Soms wordt dan wel eens de vraag gesteld of een schrijftolk achteraf een in de les vertoond filmpje zonder ondertitels mag vertalen (deze voorbeeldenlijst is niet limitatief). Een dergelijke prestatie kan enkel experimenteel toegelaten worden. Dit betekent dat voor de aanvang van een dergelijke prestatie uitdrukkelijk toestemming moet verkregen worden van AGODI.
1.3 Niet vergoedbare tolkopdrachten of andere taken
Tolkuren van gebruikers zijn strikt persoonlijk
Tolkprestaties die worden uitgevoerd waarbij gebruiker A niet aanwezig is en waarbij A de rechthebbende is van het pakket tolkuren, zijn niet vergoedbaar met de tolkuren van A.
Taken die eventueel aan tolken gevraagd worden en die verschillend zijn van de definities onder 1.1. Tolkuren kunnen niet kunnen gebruikt worden om tolken te vergoeden die bijvoorbeeld:
❖ les VGT geven
❖ een geschreven verslag maken van een vergadering waarin ST wordt gebruikt
❖ geschreven tekst verduidelijken/vertalen voor dove gebruikers
❖ tijd uittrekken om zich voor te bereiden bij tolkopdrachten Deze voorbeeldenlijst is niet limitatief.
2 Activering van de tolk
2.1 Activeringsvoorwaarwaarden van de schrijftolk in onderwijs
Om als ST te kunnen optreden moet de tolk minimaal in het bezit zijn van een A1-diploma of van een bachelordiploma.
De overgangsmaatregelen in verband met de toegelaten statuten van ST in het schooljaar 2017- 2018, wordt in 2019-2020 behouden:
Voor het secundair onderwijs, basisonderwijs, volwassenenonderwijs:
❖ “Nieuwe” schrijftolken ( = schrijftolken die eerder geen schrijftolkopdracht hebben uitgevoerd binnen onderwijs): zij nemen automatisch het nieuwe statuut (zelfstandige statuut) aan
❖ “Oude” schrijftolken ( = schrijftolken die eerder een schrijftolkopdracht hebben uitgevoerd binnen onderwijs in een statuut dat nog geen zelfstandige statuut was): zij mogen, indien zij dat wensen, voorlopig nog verder werken vanuit dit vorig statuut.
Voor het hoger onderwijs geldt nog steeds een aparte uitzonderingsmaatregel: zowel oude als nieuwe schrijftolken mogen, indien zij dat wensen, nog kiezen voor een “oud” statuut.
2.2 Activeringsprocedure van (niet-zelfstandige) schrijftolken in onderwijs bij het CAB
❖ De scholen bezorgen aan het CAB via de inlichtingenfiche de naam, het mailadres en GSM nr van de schrijftolken die verder werken onder het vorige statuut.
❖ Schrijftolken die in de vorige schooljaren reeds tolkten in onderwijs, kunnen zelf melden aan het CAB dat ze dit schooljaar opnieuw wensen te tolken onder het vorig statuut. Deze tolken bezorgen spoedig aan het CAB hun mailadres en GSM nr en de na(a)m(en) van de leerling(en) voor wie ze zullen tolken.
❖ Indien de schrijftolk vorig(e) ja(a)r(en) reeds tolkte onder het “oude statuut”, heeft het CAB of AGODI reeds een kopij van het vereiste diploma. Indien hij in het hoger onderwijs voor het eerst onder het “niet zelfstandige statuut” tolkt, bezorgt tolk of school aan het CAB een kopij van het vereiste diploma van A1, bachelor of graduaat.
❖ Op vraag van AGODI (Min. van Onderwijs) moet het huidig statuut van de niet-zelfstandige schrijftolk kenbaar gemaakt worden aan het CAB en een door de schrijftolk ondertekende engagementsverklaring moet aan het CAB bezorgd worden. Voorbeelden van omschrijving van statuut: studentenjob, bediendencontract, vrijwilliger, contract voor bepaald werk, leerkracht, etc.
3 Richtlijnen van AGODI i.v.m. schrijftolkuren
XXXXX heeft zelf ook een aantal instructies: lees de richtlijnen van AGODI bij gebruik van tolkuren.
4 Uitvoering van prestaties als schrijftolk in onderwijs
Terminologie:
❖ Wanneer in deze tekst verder gemakshalve het woord “leerling” wordt gebruikt, dan worden hiermee in feite tegelijk bedoeld: leerling (kleuter/lager/secundair onderwijs), student (hogeschool/universiteit) of cursist (volwassenenonderwijs). Is dit niet zo, dan wordt dat in de tekst gespecificeerd.
❖ Wanneer in deze tekst verder gemakshalve het woord “school” wordt gebruikt, dan worden hiermee in feite bedoeld: kleuterschool, lagere school, secundaire school, hogeschool, universiteit of opleidingscentrum. Is dit niet zo, dan wordt dit in de tekst gespecificeerd.
❖ De “contactpersoon” van de onderwijsinstelling is de persoon in de onderwijsinstelling die verantwoordelijk is voor de organisatie en de controle van het tolkgebeuren in de instelling. Deze contactpersoon vraagt de tolken aan bij het CAB, en last ook desgevallend de tolken af. De contactpersoon kan volmacht geven aan een andere persoon van de instelling of aan de betrokken dove student/cursist om tolken aan te vragen of af te gelasten. In dat laatste geval moet de contactpersoon dit vooraf schriftelijk laten weten aan het CAB. Gemakshalve wordt
verder in deze tekst de term “contactpersoon” gebruikt, ook al kan het gaan om een gevolmachtigde van de contactpersoon.
4.1 Toekenning
Niet-zelfstandige schrijftolken maken afspraken over vaste tolkopdrachten rechtstreeks met de contactpersoon op school.
De schrijftolk krijgt een login voor de webapplicatie en heeft enkel toegang tot de tolkaanvragen die gelinkt zijn aan de onderwijsinstelling die hem betaalt. De schrijftolk accepteert de opdrachten die hij kan tolken en de student of contactpersoon kan nadien de tolk toekennen.
Indien niet voor alle opdrachten een oplossing met de vaste tolk gevonden werd of de vaste tolk valt plots uit wegens ziekte en last zijn/haar toekenning af, kunnen andere schrijftolken de onopgeloste opdrachten opmerken en accepteren.
Vervolgens kan de student of contactpersoon de accepterende tolk zelf toekennen.
4.2 Het invullen en bewaren van de maandstaten
De maandstaat in Onderwijs is het document waarop het CAB zich baseert om de prestaties van tolken definitief te valideren (en achteraf te kunnen staven naar de overheden toe).
De tolk vult voor iedere leerling apart voor iedere schoolmaand zo’n maandstaat in.
Die maandstaat is vitaal, want hierop worden de dagelijkse prestaties door de tolken genoteerd en ondertekend door de leerkracht (of de student/cursist mits deze laatste ouder is dan 18 jaar).
De sector heeft in 2017 bij de overheden gepleit om de administratie te digitaliseren. Eén van de actiepunten was het digitaliseren van de maandstaten. Voorlopig blijven de overheden van mening dat er ondertekende originele maandstaten moeten blijven bestaan.
De onderwijsinstelling dient alle ingevulde maandstaten van de niet-zelfstandige schrijftolken te bewaren, in het bijzonder voor het geval er achteraf discussie/twijfel zou ontstaan over al dan niet uitgevoerde of gerechtigde betalingen voor prestaties.
De tolk geeft enkel nog zijn prestaties in op de applicatie. De overheden aanvaarden deze procedure op voorwaarde dat het CAB regelmatig een steekproef houdt bij elke actieve tolk, waarbij de onderwijsinstelling die de tolk uitbetaalt, de ondertekende bewijzen (maandstaten) moet kunnen voorleggen.
Verdere praktische informatie:
❖ Hoe lang moet de onderwijsinstelling de ondertekende bewijzen bewaren? 10 jaar (i.f.v. fiscaliteit)
❖ Het lijkt billijk dat de controles van het CAB een boekhoudkundig jaar niet overschrijden, met uitzondering van de maandstaten van december die in januari van het jaar daarop opgevraagd worden. Controles zullen in principe zo veel mogelijk doorgaan in het boekhoudkundig jaar zelf, want ook het CAB wenst een transparante ordelijke werkwijze.
Er zijn wel zeldzame situaties denkbaar waarbij het CAB door de overheid zou kunnen gedwongen worden om een of enkele jaren verder terug te gaan, nl. indien er duidelijke aanwijzingen zijn van meerdere gevallen van bv. valsheid in geschrifte.
❖ Er zijn aannemelijke situaties waarbij een onderwijsinstelling niet in de mogelijkheid is om de maandstaten tijdig voor te leggen, zoals bv. tijdens de vakantieperiode, wanneer de onderwijsinstelling gesloten is. In dat geval kan uitstel besproken worden.
Na het opvragen van de documenten heeft de onderwijsinstelling een maand tijd om de documenten te bezorgen aan het CAB. In zo’n aannemelijke situatie moet het CAB steeds een tolkvriendelijke ingesteldheid bewaren, dus wordt de termijn hier met een maand verlengd.
❖ Wat gebeurt er indien bij controle de onderwijsinstelling de documenten niet binnen de afgesproken tijd kan indienen?
Het bedrag dat overeenstemt met de prestaties die direct verband houden met de ontbrekende documenten, zal van de volgende uitbetaling afgehouden worden.
❖ Op welke manier kan de onderwijsinstelling bij controle opgevraagde documenten indienen? Een kopie van elke gevraagde maandstaat bezorgen.
4.3 Teamtolken
Indien gevraagd door de onderwijsinstelling/student, mogen 2 tolken samen de opdracht uitvoeren. Beide tolken worden elk betaald voor de gehele duur van de opdracht.
4.4 Berekening van het uurhonorarium van de schrijftolken
4.4.1 Het honorarium en de reiskost
Scholen die werken met tolken in een niet-zelfstandig statuut ontvangen € 31,72 (01/01/2019) per uur dat deze tolk presteert. Er wordt geen aparte vergoeding voor reiskosten voorzien.
In een streven naar maximale gelijkvormigheid op Vlaams niveau (Onderwijs, Welzijn, Werk) en administratieve vereenvoudiging voor zowel de tolken, het CAB als de onderwijsinstellingen en gebruikers, volgt AGODI (Min. Van Onderwijs) sinds 1 september 2015 de regelgeving van Xxxxxxx en Werk om met een afronding van de tolkprestaties per uur te werken. Elk begonnen uur wordt afgerond tot een volledig uur.
Bijvoorbeeld:
❖ Je tolkt wekelijks het vak boekhouden van cursist X in een CVO opleiding. De lessen gaan door van 18u30 tot 22u. Er is geen officieel pauzemoment voorzien. Je tolkt 3,5 u, dus je zal 4u uitbetaald krijgen.
AGODI meldt verder:
❖ een volledig lesuur of een volledige lestijd wordt gelijkgesteld aan een tolkuur. Sedert 2015-2016 geldt daarnaast ook dat elk begonnen uur afgerond wordt tot een vol uur.
❖ Xxxxxx mogen naargelang de keuze van de leerling, student of cursist al dan niet mee opgegeven worden, maar een tolkopdracht van eenzelfde tolk bij eenzelfde leerling voor aaneengesloten lestijden, al dan niet onderbroken door een kleine pauze (speeltijd) wordt beschouwd als één tolkopdracht. De reële middagpauze in de school schort altijd de berekening van de tolkuren op. Dit betekent dat de voormiddagprestatie aan de middagpauze stopt en daar wordt afgerond. De namiddagprestatie begint na de middagpauze en wordt eveneens afgerond. Ook hier gelden de afrondingsregels per uur.
❖ Xxxxx een nieuwe tolk begint, start ook een nieuwe prestatie met eigen afronding.
❖ Bij het maken van de berekening geldt het begin- en einduur dat door de onderwijsinstelling/student wordt aangevraagd.
❖ De aanvrager bepaalt altijd zelf binnen welke tijdspanne de tolk nodig is, ook al komt dit niet overeen met de vakken of lesuren. De aangevraagde tijd primeert steeds en moet gerespecteerd worden.
❖ Bij het gebruik van de tolkuren waakt de school er steeds over dat een tolk niet tezelfdertijd een opdracht in het kader van het ondersteuningsbeleid uitvoert (vroegere GON-opdracht) en als tolk fungeert.
❖ Er mogen voortaan onderwijsuren ingezet worden voor activiteiten die geen deel uitmaken van het verplicht lesprogramma, maar wel door de school georganiseerd worden en kaderen binnen het lesprogramma, bv. een wijnproefavond voor een leerling in een opleiding horeca; bv. een bezoek aan een gebouw voor een student architectuur. Wanneer daarentegen de dove student in de studierichting architectuur zelf besluit om een modern nieuw gebouw te bezoeken, zonder dat zijn opleiding dit aanbiedt of vraagt, dan kunnen geen O- uren. Er is immers geen verband met de schoolorganisatie. Ook voor verplichte oudercontacten kunnen O- uren ingezet worden. Voor opendeurdagen, schoolfeesten, boekenbeurzen… kunnen echter geen O-uren ingezet worden.
❖ Bijna alle scholen organiseren jaarlijks verschillende uitstappen die soms een hele dag duren. Er werd bepaald dat voor extra muros - of andere activiteiten, afwijkend van een gewone lesweek (bv. schooluitstap, sportdag, etc.), tolken moeten kunnen doortolken, indien de leerling dit vraagt en dit haalbaar is voor de tolk. De betrokken school/ student/cursist/leerling(of ouder) dient in het oog te houden dat het totale aantal ingezette tolkuren tijdens het schooljaar het maximum vastgelegde aantal uren bepaald per lesniveau, niet overschrijdt. Wat betreft de berekening van het aantal tolkuren, wordt de regeling in Welzijn en Werk gevolgd. Daar bestaat namelijk de optie om aan te duiden: “De tolk moet aanwezig zijn tijdens de maaltijdpauze (de
tolk wordt doorbetaald)” of “De tolk moet niet aanwezig zijn tijdens de maaltijdpauze (de tolk wordt niet doorbetaald)”, waarbij de uren van de maaltijdpauze kunnen worden aangeduid. Twee voorbeelden:
⮚ De opdracht start om 09u00 in de voormiddag, er wordt verder getolkt onder de middag en de opdracht eindigt om 15u30.
Berekening: 09u00 tot 15u30 = prestatie wordt voor uitbetaling afgerond naar 7 tolkuren.
⮚ De opdracht loopt van 08u30 tot 12u00 en van 13u00 tot 15u40, wel met maaltijdpauze voorzien van 12u00 tot 13u00.
Naar analogie met Xxxxxxx en Werk betekent dit: reëel getolkte tijd voor de pauze + reëel getolkte tijd na de pauze; daarna afrondingsregel toepassen.
Berekening:
08u30-12u00: tolkopdracht 12u00-13u00: pauze
13u00-15u40: tolkopdracht gaat verder Voormiddag: 08u30-12u00 = 03u30 Namiddag:13u00-15u40 = 2u40
Voormiddag + namiddag: 3u30 + 2u40 = 6u10 Prestatie wordt voor uitbetaling afgerond naar 07u00.
❖ Door de nieuwe afspraken kunnen studenten, cursisten en leerlingen nu soepeler tolken inzetten. Het Ministerie van onderwijs vraagt wel dat iedereen er op let dat niet meer tolkuren ingezet worden dan het maximum aantal lesuren in de studierichting. Bv. Een studierichting telt 1008 lesuren. Dat wil zeggen dat maximum 1008 tolkuren ingezet mogen worden. De gebruiker kan in dat voorbeeld wel voor een bepaald moeilijk vak 2 tolken in plaats van 1 tolk inzetten, maar hij moet opletten dat hij daardoor op het einde van het jaar niet het maximum overschrijdt.
4.4.2 “Uitgesteld” tolken
Zie hoofdstuk 1.2 .
Net zoals bij de live prestaties bevestigt de leerkracht of contactpersoon op de maandstaat dat de tolkopdracht is doorgegaan. De financiële verrekening van dit soort prestaties gebeurt op dezelfde manier als bij het live tolken.
5 Uitbetaling van de prestaties van de niet-zelfstandige schrijftolken
Vóór de vijfde dag van de volgende maand vult de tolk online zijn prestaties in.
Het CAB stort namens AGODI omstreeks de 8ste werkdag van de maand € 31,72 (honorarium per 01/01/2019) per getolkt uur aan de onderwijsinstelling. De school bezorgt de tolk een vergoeding voor het geleverde werk.
Rechtzettingen in de betaling, of prestaties die te laat online werden ingevuld, worden meegerekend in het eerstvolgende vaste betaalmoment.
Het overzicht van de door het CAB uitbetaalde tolkuren is raadpleegbaar in het overzicht
Uitbetalingen in de account van de tolk.
6 Webapplicatie
De niet-zelfstandige schrijftolk heeft vanaf het academiejaar 19-20 toegang tot de webapplicatie van het CAB.
Meer informatie over het praktisch gebruik van de webapplicatie: zie handleiding en quickstartgids.
De student of contactpersoon op school moet elke opdracht indienen op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. De niet-zelfstandige schrijftolk ziet alleen opdrachten die aan hem toegekend zijn en openstaande tolkopdrachten in de onderwijsinstelling waardoor de tolk vergoed wordt. Hij kan deze opdrachten accepteren en daarna kan de contactpersoon of student de tolk toekennen. Van zodra de opdracht voorbij is kan de tolk de online prestaties invullen. In principe wordt de uitbetaling aan de onderwijsinstelling geregeld op basis van deze ingevulde prestaties.
Wie xxxxxxxxxxxx.xx gebruikt, gaat akkoord met het privacybeleid en de “gebruiksvoorwaarden en vergoedbare prestaties”. Indien de school voor de tolk, die geen freelance statuut heeft, een andere vergoedingsvorm voorziet dan vooropgezet in de tekst “gebruiksvoorwaarden en vergoedbare prestaties”, dan vervalt de bepaling in punt 3.5. uit de tekst en betaalt het CAB de door AGODI vastgelegde uurvergoeding rechtstreeks uit aan de school. Onderwijsinstellingen die via mail of andere schriftelijke kanalen hun tolkaanvragen doorgeven aan het CAB, verklaren zich door deze handelingen eveneens akkoord met het privacy beleid en de “gebruiksvoorwaarden en vergoedbare prestaties” van het CAB.
7 Bereikbaarheid van het CAB
Voor gebruikers en derden is het CAB officieel open van 09.00 tot 12.00 en van 13.30 tot 17.00 (behalve op sluitingsdagen en in sommige vakantieperiodes: voor details zie xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx rubriek openingsuren en contact.
De tolken en contactpersonen daarentegen kunnen het CAB (buiten de voornoemde uitzonderingsdagen) onder de middag via SMS naar 0473/92.33.11 bereiken tot 12.30 en al vanaf 13.00, met de vraag om door de CAB bemiddelaar spoedig teruggebeld te worden.
Voor 08.30, tussen 12.30 en 13.00 of na 17.00, kan een tolk of contactpersoon uiteraard ook een bericht inspreken op het antwoordapparaat van 09/000.00.00. In zeer dringende noodgevallen is er buiten de kantooruren de noodlijn 0476/00.00.00.