Reglement met betrekking tot de toekenning van subsidies aan organisatoren van evenementen die evenementenbussen inzetten
directie Ruimte dienst Mobiliteit
Reglement met betrekking tot de toekenning van subsidies aan organisatoren van evenementen die evenementenbussen inzetten
Provincieraad van 13 november 2013
Artikel 1 – Definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° geregeld vervoer: stads- of streekvervoer van personen met een bepaalde regelmaat en op een bepaald traject, waarbij op vooraf vastgestelde halteplaatsen reizigers mogen worden opgenomen of afgezet, en dit ongeacht de tractiewijze van de aangewende vervoermiddelen. Dit vervoer is voor iedereen toegankelijk, ongeacht, in voorkomend geval, de verplichting om de reis te boeken;
2° bijzondere vorm van geregeld vervoer: geregeld vervoer van bepaalde categorieën reizigers met uitsluiting van andere reizigers, met een bepaalde regelmaat en op een bepaald traject, waarbij op vooraf vastgestelde halteplaatsen reizigers mogen worden opgenomen of afgezet. De bijzondere vormen van geregeld vervoer omvatten onder meer:
a) vervoer van werknemers van en naar het werk;
b) vervoer van scholieren en studenten van en naar hun onderwijsinstellingen;
c) vervoer van militairen en hun gezinnen van en naar hun plaats van legering;
3° ongeregeld vervoer: gemeenschappelijk vervoer van personen dat geen geregeld vervoer of geen bijzondere vorm van geregeld vervoer is;
4° evenementenvervoer: vervoer van en naar een publieke gebeurtenis met een sterk mobiliteitsgenererend effect;
Is geen evenementenvervoer in de zin van dit reglement: versterkingsritten van geregeld vervoer door de VVM georganiseerd, voor zover deze niet afwijken van de trajecten, de dienstregeling en/of de halteplaatsen die met het geregeld vervoer van de VVM worden aangeboden;
./...
5° versterkingsrit: rit, uitgevoerd om tegemoet te komen aan de vraag naar meer vervoermogelijkheden met inzet van extra materieel langs een bepaald traject van geregeld vervoer, naar aanleiding van een toevallige of een geplande verhoging van de vervoersvraag;
6° evenement: publieke gebeurtenis of geheel van publieke gebeurtenissen op een vooraf bepaalde locatie, binnen of buiten, met een sterk mobiliteitsgenererend effect. Zijn geen evenementen in de zin van dit reglement: betogingen en protestacties;
7° evenementenbus: autobus of autocar voor het vervoer van reizigers op het grondgebied van de Provincie Oost-Vlaanderen van en naar het evenement in het kader van evenementenvervoer;
8° traject: reisweg die de evenementenbus aflegt;
9° halteplaats: stopplaats langs het traject waar de evenementenbus reizigers opneemt en/of afzet;
10° reiziger: bezoeker van het evenement die gebruik maakt van een evenementenbus;
11° VVM: het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaamse Vervoermaatschappij – De Lijn, opgericht bij Decreet van 31 juli 1990 en met zetel te Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx;
12° vzw VRA: de vzw Vlaamse Raad van Autobus- en Autocarondernemers en van Reisorganisatoren, met zetel te Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx;
13° vervoerder: natuurlijke persoon of rechtspersoon die het evenementenvervoer organiseert.
Artikel 2 – Voorwerp
Binnen de perken van de daartoe op het budget van de Provincie Oost- Vlaanderen goedgekeurde delen van kredieten en de daartoe in de subsidielijst opgenomen ramingen en overeenkomstig de bepalingen van dit reglement kan de deputatie subsidies toekennen aan organisatoren van mobiliteitsgenererende evenementen op het grondgebied van de Provincie Oost-Vlaanderen die hiertoe duurzaam en collectief vervoer organiseren.
./...
Artikel 3 – Aanvraagcriteria
Om in aanmerking te komen voor subsidie moet aan de volgende criteria zijn voldaan:
1° de organisator is ofwel:
- een gemeente in de Provincie Oost-Vlaanderen;
- een interlokale vereniging van gemeenten in de Provincie Oost-Vlaanderen;
- een rechtspersoon met zetel in de Provincie Oost-Vlaanderen, met uitzondering van deze met een winstoogmerk;
- een feitelijke vereniging waarvan de hoofdverantwoordelijke woont in de Provincie Oost-Vlaanderen, met uitzondering van deze met een winstoogmerk.
Natuurlijke personen met winstoogmerk komen niet in aanmerking;
2° per kalenderjaar kan slechts 1 aanvraag per evenement worden ingediend.
3° het evenement vindt plaats op het grondgebied van de Provincie Oost- Vlaanderen.
Artikel 4 – Aanvraagprocedure
De aanvraag van de subsidie moet minstens 16 weken vóór het evenement via de daartoe bestemde formulieren, op te vragen via het mailadres xxxxxxxxxx@xxxx-xxxxxxxxxx.xx, worden ingediend bij de deputatie van de Provincie Oost-Vlaanderen, p.a. dienst Mobiliteit, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx of via mail worden verzonden naar xxxxxxxxxx@xxxx-xxxxxxxxxx.xx. De datum van de poststempel, van het ontvangstbewijs of van de mail geldt als bewijs van de datum van indiening of verzending.
Indien de organisator reeds zelf een kandidaat-vervoerder aanbrengt of reeds zelf een voorstel van mobiliteitsplan, waarvan een model is opgenomen in Bijlage 2 van dit reglement, heeft ingevuld, wordt deze termijn verminderd tot minstens 8 weken. Indien de organisator is onderworpen aan de wetgeving overheidsopdrachten, moet hij deze wetgeving respecteren bij de keuze van zijn kandidaat-vervoerder.
Het aanvraagdossier moet minstens volgende stukken bevatten:
1° een ingevuld aanvraagformulier, waarvan een model is opgenomen in Bijlage 1 van dit reglement;
2° een ingevuld voorstel van mobiliteitsplan.
Ten laatste 10 werkdagen na de ontvangst van het aanvraagdossier wordt de organisator per mail meegedeeld of zijn aanvraagdossier al dan niet volledig is en of dit al dan niet correct werd ingediend of verzonden. Eventueel moet de organisator op verzoek via mail alle bijkomende informatie verstrekken en alle
./...
bijkomende stukken voorleggen, noodzakelijk voor de beoordeling van zijn aanvraag. De deputatie wijst de aanvraag af als onontvankelijk indien de organisator niet binnen de 10 werkdagen passend gevolg geeft aan dit verzoek.
Artikel 5 – Subsidiecriteria
Om in aanmerking te komen voor subsidie moet aan de volgende criteria zijn voldaan:
1° op het evenement worden minimum 2.500 bezoekers verwacht;
2° het organiseren van het evenementenvervoer levert een extra bijdrage aan het verduurzamen van de mobiliteit van en naar de locatie van het evenement. Dit evenementenvervoer zet, samen met andere mobiliteitsmaatregelen, aan tot het minder gebruiken van de auto van en naar de locatie van het evenement;
3° er worden kosten gemaakt, verbonden aan de inzet van de evenementenbussen.
Artikel 6 – Beslissingsprocedure
De aanvragen van de subsidie worden op voorhand beoordeeld en geselecteerd door de dienst Mobiliteit van de Provincie Oost-Vlaanderen. Deze dienst hanteert hierbij de subsidiecriteria van artikel 5.
In het geval van artikel 4, 1ste lid geeft de dienst de aanvragen die beantwoorden aan de subsidiecriteria van artikel 5 via mail door aan de VVM, dit overeenkomstig Hoofdstuk VI van het Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2002 betreffende het geregeld vervoer, de bijzondere vormen van geregeld vervoer, het vervoer voor eigen rekening en het ongeregeld vervoer en het Protocol van 1 juni 2004 in uitvoering van dit Hoofdstuk VI, afgesloten tussen de VVM, de vzw VRA, de Federale Minister van Mobiliteit en Sociale Economie en de Vlaamse Minister van Mobiliteit, Openbare Werken en Energie.
Van zodra bekend is wie de kandidaat-vervoerder is, hetzij een van de leden van de vzw VRA, hetzij de VVM, hetzij een door de VVM zelf gekozen vervoerder, komen vertegenwoordigers van de Provincie Oost-Vlaanderen, van de organisator en van de kandidaat-vervoerder bijeen om het aanbod van de kandidaat-vervoerder te bespreken.
Zodra er een akkoord is over dit aanbod wordt een overeenkomst opgemaakt, af te sluiten tussen de Provincie Oost-Vlaanderen, de organisator en de vervoerder. Deze overeenkomst moet minstens volgende gegevens bevatten:
./...
1° totaal aantal evenementenbussen dat zal worden ingezet;
2° de kosten, verbonden aan de inzet van de evenementenbussen zoals omschreven in artikel 5, 3°;
3° indien de organisator een interlokale vereniging is, moet een van de gemeenten zich opgeven als eindverantwoordelijke en contractspartij. Een model van deze overeenkomst is opgenomen in Bijlage 3 van dit reglement.
Indien er geen akkoord kan worden bereikt over het aanbod is de organisator vrij om de procedure stop te zetten of om het aanvraagdossier aan te passen. De organisator brengt de dienst Mobiliteit zo snel mogelijk per mail op de hoogte van zijn keuze:
1° indien de organisator beslist om de procedure stop te zetten, wordt deze beslissing meegedeeld aan de deputatie;
2° indien de organisator beslist om het aanvraagdossier aan te passen, moet hij zelf een kandidaat-vervoerder zoeken en wordt gehandeld zoals omschreven in het volgende lid.
In het geval van artikel 4, 2de lid wordt de offerte van de kandidaat-vervoerder, reeds goedgekeurd door de organisator, toegevoegd aan het aanvraagdossier. Vervolgens komen vertegenwoordigers van de Provincie Oost-Vlaanderen, van de organisator en van de kandidaat-vervoerder bijeen om de offerte van de kandidaat-vervoerder te bespreken en wordt gehandeld zoals omschreven in de 2 vorige leden.
In alle gevallen worden de geselecteerde aanvragen samen met het volledige aanvraagdossier (aanvraagformulier, mobiliteitsplan en overeenkomst) voorgelegd aan de deputatie, die beslist.
Artikel 7 – Bedrag van de subsidie en modaliteiten van uitbetaling
De kosten, verbonden aan de inzet van de evenementenbussen zoals omschreven in artikel 6, 4de lid, 2° en zoals opgenomen in de overeenkomst tussen de Provincie Oost-Vlaanderen, de organisator en de vervoerder worden verdeeld op basis van de volgende verdeelsleutel:
1° de Provincie Oost-Vlaanderen betaalt 60% van deze kosten, en dit met een absoluut maximum van 10.000 EUR per aanvraag;
2° de organisator betaalt de rest van deze kosten.
De deputatie kent aan de organisator een eenmalige subsidie toe ter grootte van de bijdrage van de Provincie Oost-Vlaanderen zoals omschreven in het vorige lid. Binnen de 60 dagen na het evenement wordt deze subsidie uitbetaald aan de organisator op basis van de bij de Provincie Oost-Vlaanderen in te dienen verantwoordingsstukken en op basis van het evaluatieformulier.
De organisator betaalt zijn aandeel in deze kosten volgens de modaliteiten van de vervoerder zoals bepaald in de overeenkomst.
./...
De organisator ziet er op toe dat de opbrengsten van het evenementenvervoer uit subsidies en reizigersontvangsten de kosten van het vervoer niet overstijgen.
De aanvragen worden afgehandeld in volgorde van indiening en tot uitputting van het krediet.
Een subsidie, verleend op basis van dit reglement, mag worden gecumuleerd met een andere subsidie van de Provincie Oost-Vlaanderen of met een gelijkaardige subsidie van een andere overheid. In voorkomend geval worden de bedragen van deze andere subsidies uitdrukkelijk vermeld in het aanvraagformulier zoals omschreven in artikel 4, 4de lid, 1°. Indien het totaalbedrag van de subsidies van de Provincie Oost-Vlaanderen en van andere overheden hoger zou liggen dan de bijdrage van de Provincie Oost- Vlaanderen zoals omschreven in het 1ste lid, wordt de subsidie van de Provincie Oost-Vlaanderen op basis van dit reglement dienovereenkomstig verminderd.
Artikel 8 – Verbintenissen van de organisator
De organisator verbindt zich ertoe:
1° de administratie te voeren volgens de provinciale modelformulieren;
2° uiterlijk 2 weken vóór het evenement de inzet van de evenementenbussen en de bijhorende dienstregeling op een duidelijke wijze te communiceren naar de potentiële bezoekers van het evenement;
3° naar gelang van het geval de samenwerking met en/of het logo van de Provincie Oost-Vlaanderen op herkenbare wijze te vermelden en/of aan te brengen bij alle communicatie die wordt gevoerd met betrekking tot het evenement;
4° uiterlijk binnen de 60 dagen na het evenement een volledig ingevuld evaluatieformulier, waarvan een model is opgenomen in Bijlage 4 van dit reglement, te bezorgen aan de dienst Mobiliteit van de Provincie Oost- Vlaanderen op het mailadres xxxxxxxxxx@xxxx-xxxxxxxxxx.xx.
Artikel 9 – Exoneratieclausule
De Provincie Oost-Vlaanderen is niet aansprakelijk voor eventuele ongevallen. Zij is evenmin aansprakelijk voor verlies van, diefstal van of schade aan de goederen van de reizigers, de organisatoren en de vervoerders. Met betrekking tot deze goederen moeten de reizigers, de organisatoren en de vervoerders
./...
zelf instaan voor het afsluiten van een brand- en/of alle risico's-verzekering met afstand van verhaal tegenover de provincie. De provincie zal geenszins kunnen worden beschouwd als de bewaarder van deze goederen.
Artikel 10 – Controle en sancties
De Provincie Oost-Vlaanderen heeft het recht om de aanwending van de subsidies te (laten) controleren op basis van het Reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies. Dit reglement bevat, afhankelijk van het bedrag van de subsidie, de controlemechanismen en een opsomming van de stukken die in functie van de financiële controle minimaal moeten worden ingediend ter verantwoording van de subsidie.
Door de indiening van de aanvraag verklaart de organisator de bepalingen van dit reglement te aanvaarden en de stipte naleving ervan te waarborgen. Indien blijkt dat onjuiste gegevens werden opgenomen in de aanvraag van de subsidie of in de in te dienen stukken of indien blijkt dat dit reglement niet correct werd nageleefd, kan de deputatie, onverminderd het vorige lid, de toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen. Misbruik kan aanleiding geven tot uitsluiting van toekomstige subsidies van de Provincie Oost-Vlaanderen.
Artikel 11 – Betwistingen
De deputatie beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement.
Artikel 12 – Slotbepalingen
Het Reglement van 15 februari 2012 met betrekking tot de toekenning van subsidies aan organisatoren van evenementen die evenementenbussen inzetten wordt opgeheven.
Bij wijze van overgangsmaatregel worden aanvragen van de subsidie waarover de deputatie nog geen beslissing heeft genomen op de datum van inwerkingtreding van voorliggend reglement, verder afgehandeld volgens het vorige reglement.
Dit reglement treedt in werking op 1 december 2013.