Statuten Interlokale Vereniging Stedenband Lievegem/Deinze/KeMoPoDi
Statuten Interlokale Vereniging Stedenband Lievegem/Deinze/KeMoPoDi
Tussen de ondergetekenden:
de gemeente Zomergem, vertegenwoordigd door:
Xxxx Xxxxxxxx, burgemeester Xxxx Xx Xxxx, Algemeen directeur
de Stad Deinze, vertegenwoordigd door:
Xxx Xxxxxxxxx, burgemeester Xxxxxxxxx Xx Xxxxxxx, Algemeen directeur
wordt overeengekomen wat volgt:
VOORAFGAAND
Sinds 1 december 2010 bestaat er een intergemeentelijk samenwerkingsverband met de gemeenten Lovendegem, Waarschoot, Zomergem en Nevele op vlak van Zuidwerking(Stedenband) en Noordwerking.
Sinds 1 december 2016 gebeurt de intergemeentelijke samenwerking in de vorm van de Interlokale Vereniging Lokaal Mondiaal Beleid LoWaZoNe (IV LMB LoWaZoNe). Op basis van de statuten eindigt dit samenwerkingsverband op 31 december 2019. De fusiegemeenten Lievegem en Deinze willen dit samenwerkingsverband voor de Zuidwerking verderzetten met als doelstelling te evolueren naar een sterkere samenwerking met het oog op bestuurskrachtversterking van de stedenbandgemeenten Keur Moussa, Pout en Diender (samen KeMoPoDi) in Senegal
I. BENAMING, ZETEL, DUUR
Artikel 1 – Naam
De interlokale vereniging draagt als naam “Interlokale Vereniging Stedenband Lievegem/Deinze/KeMoPoDi”, afgekort ‘IV’. Zij wordt beheerst door de bepalingen van het decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017 over de intergemeentelijke samenwerking, en door deze statuten.
Artikel 2 - Definities
Definities:
1. Beherende gemeente: de gemeente of stad waar de zetel van de vereniging gevestigd is en die de IV vertegenwoordigt. De beherende gemeente kan eigen personeel inzetten ten behoeve van het samenwerkingsverband.
2. Interlokale vereniging: een samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid tussen verschillende gemeenten om een project van gemeentelijk belang te verwezenlijken.
3. Beheerscomité: vertegenwoordigers van de deelnemende gemeentebesturen belast met het beheer van de interlokale vereniging.
4. Stedenbandraad: raad met als doelstelling concrete samenwerking met alle betrokken Stedenbandactoren van Lievegem, Deinze en KeMoPoDi te bewerkstelligen. Deze werkgroep is samengesteld uit mensen met betrokkenheid(onder andere vertegenwoordigers van scholen), interesse en expertise, uit Lievegem en Deinze.
Artikel 3 – Beherende gemeente
Stad Deinze treedt op als beherende gemeente. De zetel van de vereniging is gevestigd in het Dienstencentrum Leiespiegel van de beherende gemeente, Xxxxxxxxxxx 0 , 0000 Xxxxxx.
Artikel 4 - Doel
De vereniging heeft als doel de samenwerking rond onderwijs, milieu, gezondheid en gender met de stedenbandgemeenten Keur Moussa, Pout en Diender (samen KeMoPoDi) in Senegal, lettend op het memorandum voor samenwerking tussen LoWaZoNe en KeMoPoDi van 11 maart 2011, verder te zetten met nadruk op een sterkere samenwerking en bestuurskrachtversterking.
Het gaat om een gezamenlijke dienstverlening van de deelnemende gemeenten die uitvoering geeft aan het programma zoals bepaald door het beheerscomité, in nauwe samenwerking met de Stedenbandraad.
Artikel 5 - Duurtijd
De interlokale vereniging wordt opgericht met ingang van 1 januari 2020 voor een periode van onbepaalde duur.
II. Lidmaatschap
Artikel 6 - Leden
De stichtende leden van de Interlokale Vereniging Stedenband Lievegem/Deinze/KeMoPoDi zijn de gemeenten Lievegem en Deinze.
Artikel 7 – Financiële inbreng
Het lidmaatschap verplicht een deelnemende gemeente tot:
1) Het betalen van de jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage. Volgens het officiële bevolkingsaantal op 1 januari van het kalenderjaar voorafgaand aan het werkjaar bedraagt deze bijdrage:
o Deinze: 0,24 euro per inwoner
o Lievegem: 0,12 euro per inwoner
2) Het jaarlijks doorstorten van de door de deelnemende gemeenten ontvangen (in het gemeentefonds geïncorporeerde) sectorale subsidie ‘gemeentelijke ontwikkelings- samenwerking’:
o Deinze: 9.236,25 euro (de volledig ontvangen sectorale subsidie)
o Lievegem: 13.854,38 euro (1/2e van de ontvangen sectorale subsidie)
De bijdragen worden binnen het eerste kwartaal van het boekjaar gestort op het rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 van de beherende gemeente.
Artikel 8 - Opzegmogelijkheid
De deelnemende gemeenten hebben jaarlijks de mogelijkheid om uit te treden op 1 januari. Deelnemende gemeenten die in dit geval wensen uit te treden moeten dit meedelen aan het beheerscomité voor 1 juli voorafgaand aan de uittredingsdatum.
Artikel 9 - Zitpenningen
Er worden geen zitpenningen toegekend aan de vertegenwoordigers in de organen van de IV.
III. Organen / structuur
1. Beheerscomité
Artikel 10 - Bevoegdheden
Tot de bevoegdheid van het beheerscomité behoren:
• het overleg over de wijze waarop deze overeenkomst wordt uitgevoerd;
• het formuleren van adviezen ten behoeve van de beherende gemeente;
• met behoud van artikel 22: het goedkeuren van het programma en het budget van de IV voor het volgende kalenderjaar;
• het goedkeuren van het jaarverslag;
• de vaststelling van de jaarrekening;
• het voorstellen van wijzigingen aan deze overeenkomst die ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeenteraden;
Artikel 11 – Samenstelling beheerscomité
De gemeenten worden als lid in het beheerscomité uitsluitend vertegenwoordigd door gemeenteraadsleden, de burgemeester of schepenen.
Alle deelnemende leden hebben recht op één mandaat van een lid van de meerderheid met stemrecht en op één mandaat zonder stemrecht van een lid van de oppositie.
Voor elk effectief lid wordt door de gemeenteraad een vervanger aangeduid met hetzelfde mandaat.
Het mandaat van een beheerder wordt beëindigd indien de respectievelijke raad die hij vertegenwoordigt zijn mandaat intrekt en in dezelfde raadsvergadering zijn opvolger aanduidt. Alle beheerders zijn van rechtswege ontslagnemend bij verlies van hun openbaar mandaat, uitgezonderd ingeval van algehele vernieuwing van de gemeenteraden. In voorkomend geval duiden de deelnemende gemeenten in de loop van het eerste semester volgend op het jaar van de verkiezingen de nieuwe beheerders aan. Het beheerscomité treedt aan bij het begin van het tweede semester of van zodra alle beheerders zijn aangesteld.
Artikel 12 – Vertegenwoordiging middenveld
De contactpersonen uit het middenveld zoals gedefinieerd in artikel 2 van de statuten worden uitgenodigd op de vergaderingen van het beheerscomité. Zij hebben geen stemrecht.
Artikel 13 – Werking beheerscomité
Het beheerscomité vergadert minstens 2 maal per kalenderjaar.
Het beheerscomité wordt door de voorzitter bijeengeroepen of op verzoek van twee leden. De leden van het beheerscomité worden ten minste 10 kalenderdagen voor de vergadering uitgenodigd. In spoedeisende gevallen kan deze termijn herleid worden tot 2 kalenderdagen voor de datum van de vergadering.
De vergaderingen van het beheerscomité zijn niet openbaar.
Het beheerscomité kan elke persoon wiens aanwezigheid het nuttig oordeelt, uitnodigen tot het bijwonen van de vergaderingen. Hun aanwezigheid wordt vermeld in de notulen. Deze personen hebben nooit stemrecht.
Het beheerscomité kan slechts geldig vergaderen als de twee deelnemende gemeenten vertegenwoordigd zijn.
Beslissingen worden genomen bij consensus. Als er geen consensus bereikt wordt, wordt het voorstel verworpen.
Artikel 14 – Voorzitter, ondervoorzitter en secretaris beheerscomité
Het beheerscomité duidt in zijn midden een voorzitter en een ondervoorzitter aan. De functie van secretaris van het beheerscomité wordt vervuld door het ter beschikking gestelde personeelslid.
Artikel 15 – Huishoudelijk reglement beheerscomité
Het beheerscomité stelt een huishoudelijk reglement op waarin bepalingen over de organisatie en de werkzaamheden van de vereniging worden opgenomen.
Artikel 16 – Informatieverstrekking
De gedetailleerde notulen en alle documenten waar in de notulen naar verwezen wordt, liggen ter inzage van de gemeenteraadsleden op het secretariaat van de aangesloten gemeenten, onverminderd de bepalingen inzake de openbaarheid van bestuur.
Artikel 17 – Evaluatie werking
Het beheerscomité evalueert jaarlijks de werking van de interlokale vereniging aan de hand van een jaarverslag.
De werking van de IV wordt ook jaarlijks geëvalueerd door de gemeenteraden van de deelnemende besturen aan de hand van het jaarverslag.
2. Stedenbandraad Artikel 18 – Samenstelling
De Stedenbandraad duidt onder haar leden een of twee vrijwilligers aan, bij voorkeur iemand uit Lievegem en iemand uit Deinze, die opereren als contactpersoon tussen de Stedenbandraad, de IV & het ter beschikking gestelde personeelslid.
De Stedenbandraad geeft inhoudelijk advies aan de IV, werkt actief samen met de IV en KeMoPoDi, werkt mee nieuwe projectvoorstellen uit, helpt het draagvlak voor de Stedenbandsamenwerking te vergroten en helpt bij de organisatie van uitwisselingsreizen.
IV. Dagelijkse werking
Artikel 19
De beherende gemeente stelt eigen personeel ter beschikking van de IV conform art. 394 van het Decreet Lokaal Bestuur. De loonkost van het ter beschikking gestelde personeel wordt gedragen door de beschikbare middelen van de IV zoals vermeld in artikel 22.
Artikel 20
De dagelijkse werking van de IV bestaat uit – maar beperkt zich niet tot:
- Het voeren van de administratie.
- De voorbereiding en organisatie van de vergaderingen van het beheerscomité.
- Het verzamelen van informatie op basis waarvan het beheerscomité beslissingen kan nemen.
- De technische uitvoering van de beslissingen van het beheerscomité.
- het onderhouden van contacten met samenwerkende partners.
- het voorbereiden en realiseren van het programma
V. Financieel beheer en financiële controle
Artikel 21 – Boekhouding en procedures
De IV heeft geen rechtspersoonlijkheid waardoor alle rechtshandelingen die de IV stelt rechtshandelingen zijn van de beherende gemeente.
Hierdoor moeten de financiële transacties van de IV worden geïncorporeerd in de boekhouding en de beleidsrapporten (meerjarenplan, aanpassing meerjarenplan en jaarrekening) van de beherende gemeente.
De interne werking en te volgen procedures (dagelijks bestuur, visumplicht, interne kredietbewaking,…) zoals deze zijn vastgelegd voor de stad Deinze, zijn integraal van toepassing op de IV.
Artikel 22 – Beschikbare middelen
Het programma van de IV zoals bepaald door het beheerscomité wordt binnen de grenzen van de ter beschikking gestelde middelen uitgevoerd.
Deze grenzen worden bepaald door de kredieten zoals ze zijn opgenomen voor de IV in het meerjarenplan van de beherende gemeente.
Artikel 23 – Jaarrekening, jaarlijkse evaluatie en bestemming van het resultaat
Conform art. 395§2 van het Decreet Lokaal Bestuur stelt het beheerscomité de jaarrekening van de IV vast en legt ze, samen met het jaarverslag zoals vermeld in artikel 17, ter goedkeuring voor aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.
Het eventueel positief resultaat van de jaarrekening blijft in de IV en wordt aangewend voor de realisatie van de doelstellingen van de IV.
Artikel 24 - Inzagerecht
Elke deelnemende gemeente heeft het recht om de boekhouding en de jaarrekening van de IV te laten controleren door een door haar aan te duiden natuurlijke persoon of rechtspersoon.
VI. STATUTENWIJZIGING
Artikel 25
Het initiatief voor een wijziging van de statuten kan uitgaan van het beheerscomité of van één of meer van de leden van de interlokale vereniging, behoudens een wijziging van de lidmaatschapsbijdrage waarvoor het initiatief bij het beheerscomité ligt.
In het geval dat er een voorstel is voor een wijziging van de statuten, wordt er een ontwerptekst opgesteld door het ter beschikking gestelde personeelslid. De ontwerptekst wordt achtereenvolgens aan het beheerscomité en aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten ter goedkeuring voorgelegd.
Een wijziging van de statuten kan alleen goedgekeurd worden in consensus van het beheerscomité, en met goedkeuring van minstens twee derden van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.
VII. OPHEFFEN VAN DE VERENIGING
Artikel 26
Indien de IV opgeheven wordt om haar werking in een andere structuur met hetzelfde doel zoals bepaald in artikel 4 onder te brengen, worden de overblijvende financiële middelen en eigendommen ondergebracht binnen de nieuwe samenwerkingsstructuur.
Indien de Interlokale Vereniging Stedenband Lievegem/Deinze/KeMoPoDi wordt ontbonden zonder dat er een alternatieve samenwerkingsvorm met hetzelfde doel zoals bepaald in artikel 4 voor in de plaats komt, dan wordt het netto-actief verdeeld onder de deelnemende gemeenten overeenkomstig de volgende verdeelsleutel:
1) de jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage: volgens het officiële inwonersaantal op 1 januari van het kalenderjaar waarin tot ontbinding wordt beslist, en in verhouding tot de initiële bijdrage: 66,66% Deinze en 33,33% Lievegem
2) de doorgestorte sectorale subsidie ‘gemeentelijke ontwikkelingssamenwerking’: 40% Deinze en 60% Lievegem
Om het aandeel van 1) en 2) in de bovenstaande verdeelsleutel te bepalen, zal de verhouding van beide bedragen ten opzichte van elkaar worden genomen zoals ze voorkomen in de ontvangstenkredieten van het meerjarenplan van de stad Deinze, en dit voor het boekjaar waarin werd beslist tot ontbinding van de IV.