Praktijkwijzer opdrachten

Praktijkwijzer opdrachten

Secretaresse / Managementassistent-directiesecretaresse

Werkwijze:

De voorbeeldopdrachten bieden ondersteuning bij het uitvoeren van de verschillende werkzaamheden. Ze kunnen ideeën bieden ten aanzien van het uitvoeren van het werk dat gedaan moet worden, maar kunnen ook geraadpleegd worden indien de student extra of andere taken uit wil voeren.

Samen met de student kan de praktijkopleider de voorbeeldopdrachten uiteraard ook raadplegen om opdrachten te selecteren die uitgevoerd kunnen worden bij het leerbedrijf. Dit kan voor de start van de bpv bij het maken van de activiteitenplanning, maar ook gedurende de bpv periode. De praktijkopleider kan ook verwijzen naar de praktijkopdrachten indien er even geen werk is dat de student uit kan voeren. Hij zal hiervoor samen met de student naar de voorbeeldopdrachten kunnen kijken om geschikte taken uit te selecteren.

Voert taken rondom informatiemanagement uit

Informatiemanagement

Controle over het opmaken, ontvangen, gebruiken en wijzigen en versturen van documenten. Deze documenten worden vastgelegd en onderhouden in een archief.

Profiel

Secretaresse Managementassistent/directiesecretaresse

Mbo-niveau 3 en 4

B1-K1-W1 Zorgt voor de schriftelijke informatie uitwisseling

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Schriftelijke informatie uitwisseling op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Een bijgewerkt postregistratiesysteem of postboek voor inkomende en uitgaande post.

• Een informeel e-mailbericht met als bijlage een gescand document.

• Een verdeling van de post in postvak(ken) of postmap(pen).

• Een uitgewerkt circulatieformulier bij een ontvangen tijdschrift.

• Een formele zakelijke brief (uitnodiging, bevestiging, offerte-aanvraag).

• Een rappellijst met acties.

• Gefrankeerde brieven, kaarten, postpakketten, mailings.

• Een bijgewerkt digitaal of papieren archief.

Opdrachten:

Je verwerkt, behandelt en bewaakt de post en e-mails. Je verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten, zodat kan worden ingeschat wie de e-mails en post kan afhandelen. Je distribueert documenten naar de belanghebbenden.

• Maak onderscheid tussen vertrouwelijke, persoonlijke en overige post en open de post volgens de regels van het bedrijf. Voorziet de post van juiste gegevens, zoals een datumstempel.

• Registreer de inkomende post in het inkomende postboek of postregistratiesysteem naar:

a. belangrijkheid.

b. betrokken medewerkers.

• Maak een scan of een kopie van een inkomend poststuk.

• Verdeel de post binnen het bedrijf in de juiste postmappen of postbakjes over de juiste medewerkers.

• Gebruik een circulatieformulier bij het verspreiden van een tijdschrift.

• Open e-mails en de bijgevoegde documenten volgens de regels van het bedrijf.

• Stuur e-mails door naar de juiste medewerkers met gebruik van cc en bcc.

• Registreer belangrijke e-mail in het postboek of postregistratiesysteem.

Je zorgt voor een reactie op de ontvangen post en e-mails. Je verwerkt teksten op basis van concepten, instructies of eigen aantekeningen.

• Maak een opzet voor een informele e-mail. Werk een brief uit met behulp van een voorbeeldbrief.

• Verzamel ontbrekende gegevens voor brief of e-mail, zoals het adres of het e-mailadres.

• Overleg met je leidinggevende over de inhoud van een formele brief.

• Maak een opzet voor een formele zakelijke brief.

Je controleert of de teksten voldoen aan de huisregels, aan de officiële spellingregels, de feitelijke inhoud en of de tekst is afgestemd op doel en doelgroep. Je past de tekst zo nodig aan.

• Bepaal de inhoud (wat) en de doelgroep (voor wie) van een brief of e-mail. Controleer een brief of e-mail op typ-, taal- en spelfouten.

• Leg een gemaakte brief of e-mail voor aan je leidinggevende.

• Maak aantekeningen over de aanpassingen die in een brief of e-mail doorgevoerd moeten worden.

• Verwerk verbeterpunten in een brief of e-mail.

Je bewaakt de voortgang en afhandeling van de correspondentie, zoals mailings, brieven, offertes, begeleidend schrijven, e-mails en vakbladen.

• Controleer de correspondentie op de juistheid van n.a.w. - gegevens (naam, adres en woonplaats).

• Check of de juiste bijlagen bij de brief of e-mail aanwezig zijn.

• Houd een rappellijst bij van de inkomende correspondentie om na te gaan wie er binnen het bedrijf moet reageren.

• Herinner de medewerkers aan uit te voeren acties.

• Frankeer de uitgaande post (brief, pakket, kaart, mailing).

Je registreert het product en archiveert het.

• Maak een kopie of een scan van de uitgaande post of e-mails voor het archief en registreer die documenten.

• Leg in het uitgaande postboek of in het postregistratiesysteem vast welke brieven zijn verstuurd.

• Xxxx uit hoe brieven en e-mails worden gearchiveerd.

• Ga na in welke gevallen een brief in een persoonlijk archief, een afdelingsarchief of een centraal archief wordt geplaatst.

• Plaats de brieven in het juiste (digitale) archief.

B1-K1-W2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Mondelinge informatie-uitwisseling op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Een belnotitie Aantekeningen van een of meer inkomende telefoongesprekken.

• Het voeren van een of meer uitgaande telefoongesprekken.

• Een takenlijst waarop duidelijk staat aangegeven welke taken en werkzaamheden belangrijk zijn en door wie die taken afgehandeld moeten worden.

• Een telefoon-/belscript.

Opdrachten:

Je voert (telefoon)gesprekken.

• Maak aantekeningen van de belangrijkste functies van de telefoon.

• Stel een tekst op die je gebruikt bij een uitgaand telefoongesprek.

• Voer een inkomend telefoongesprek met behulp van een script, een tekst die je helpt bij het voeren van een gesprek.

• Ga na welke afspraken er zijn met betrekking tot doorverbinden.

• Maak een belnotitie van een inkomend telefoongesprek door aandachtig te luisteren, vragen te stellen en de boodschap te herhalen.

• Plan een telefonisch overleg voor een collega.

Je coördineert de informatiestromen van en naar de leidinggevende en voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp.

• Geef de aantekeningen van een belnotitie door aan leidinggevende of medewerker.

• Verwerk de inhoud van een gevoerd (telefoon)gesprek op papier of maak een e-mail voor leidinggevende of medewerker over de te ondernemen acties.

• Plan een werkoverleg voor je leidinggevende en medewerkers over een bepaald onderwerp.

• Neem deel aan een werkoverleg of werkbespreking.

• Xxxxxx informatie uit met leidinggevende en medewerkers en leg de afspraken vast.

Je beoordeelt de urgentie van verzoeken van in- en externe relaties en cliënten. Je bepaalt of en naar wie moet worden doorverwezen.

Je handelt zelf overige (telefoon)gesprekken af.

• Maak een lijst die inzicht geeft in de belangrijkheid van de verzoeken van interne en externe klanten. Beschrijf wie een verzoek moet afhandelen: je leidinggevende, een collega of xxxxxxx.

• Noteer welke (telefoon)gesprekken je zelf kunt afhandelen.

• Verzamel informatie over wie je wilt spreken en met welk doel, ter voorbereiding op een (telefoon)gesprek.

• Schrijf een e-mail voor een interne en externe klant om te reageren op een verzoek.

B1-K1-W3 Onderhoudt het relatienetwerk

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Relatienetwerk op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Een aangepaste of gewijzigde database.

• Een database met nieuwe velden of nieuwe kolommen.

• Een print van een aantal rapporten met verschillende selecties van de relaties in de database.

• Een database die up-to-date is.

Opdrachten:

Je investeert actief in het opbouwen van goede werk- en klantrelaties. Je onderhoudt contact met het relatienetwerk van de leidinggevende(n) en actualiseert deze door tijdig te muteren.

• Bestudeer de relatiedatabase die het bedrijf heeft.

• Bekijk de websites van de relaties en geef aan wat je daarvan vindt.

• Maak een database met relaties, indien de database nog niet aanwezig is.

• Houd de informatie in de relatiedatabase up-to-date.

• Neem contact op met de relaties en controleer de gegevens van het relatiebestand door te informeren naar mogelijk gewijzigde gegevens, adreswijziging, telefoonnummerwijziging.

• Vraag aan relaties of zij akkoord gaan met gebruikmaking van hun mailadres voor toezending van bijvoorbeeld een jaarverslag.

Je legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relatiebestand en geeft aan hoe de relaties met elkaar verbonden zijn.

• Voeg nieuwe relaties toe aan de database die binnen de organisatie gebruikt wordt.

• Maak in de database selectievelden aan per relatie, op branche, op plaatsnaam.

• Voeg een nieuw veld toe aan de bestaande database (nummer Kamer van Koophandel; branche; bankgegevens).

• Leg gegevens in het relatiebestand vast, bijvoorbeeld plaatsnaam, branche of provincie.

• Draai een aantal rapportages uit een relatiedatabase uit.

B1-K1-W4 Voert administratieve taken uit

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Administratieve taken op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Ingevulde verlofaanvragen, Ingevulde ziek- en herstelmeldingen

• Up-to-date-systeem van aan- en afwezigheid

• Up-to-date-systeem van ziek- en herstelmelding

• Rapport voor het jaarverslag

Opdrachten:

Je verwerkt en registreert gegevens in een systeem voor gegevensbeheer. Je registreert verlofaanvragen en je verzorgt de aan- en afwezigheidadministratie. Je registreert en verzorgt de ziek- en herstelmeldingen.

• Bestudeer het aanwezige systeem voor aan- en afwezigheidregistratie. Maak aantekeningen voor het afhandelen van een registratie van aan- en afwezigheid.

• Verwerk verlofaanvragen volgens de procedure van het bedrijf.

• Bestudeer het aanwezige systeem voor ziek- en herstelmeldingen.

• Registreer ziek- en herstelmeldingen volgens de procedure van het bedrijf.

• Beschrijf of en op welke manier discreet (gepast) wordt omgegaan met de gegevens.

Je maakt periodiek of op verzoek rapporten en/of overzichten uit het systeem voor de leidinggevende(n) en/of als input voor het jaarplan of sociaal jaarverslag.

• Verzamel alle ingekomen verlofaanvragen.

• Maak een overzicht van alle verlofaanvragen van een of meer medewerkers.

• Verwerk een aantal verlofaanvragen in het systeem van het bedrijf.

• Noteer ziek- en herstelmeldingen die binnenkomen.

• Maak een rapport van alle ziek- en herstelmeldingen van een of meer medewerkers over een aantal maanden.

• Overleg met je leidinggevende welke informatie hij/zij nodig heeft voor het jaarverslag.

• Maak een rapport voor het jaarverslag van het bedrijf.

B1-K1-W5 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Archief op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Een bijgewerkt digitaal archief.

• Een bijgewerkt papieren archief, onderverdeeld naar persoonlijk archief, afdelingsarchief en centraal archief.

• Een opgeschoond archief.

• Documenten die volgens archiefplan of archiefstructuur op de juiste wijze zijn gecodeerd.

• Documenten die volgens archiefplan of archiefstructuur op de juiste wijze zijn opgeborgen.

• Een uitgewerkt archiefplan of uitgewerkte archiefstructuur.

Opdrachten:

Je onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief

• Informeer welke procedure binnen het bedrijf voor archiveren wordt gehanteerd.

• Selecteer digitale documenten om te archiveren en print deze.

• Scan papieren documenten voor het digitale archief indien gewenst.

• Verwijder dubbele archiefstukken, notities en reclamemateriaal.

• Xxxxx onderscheid aan in persoonlijk archief, afdelingsarchief en centraal archief.

• Voorzie documenten van een juiste codering of documentnaam.

• Orden en archiveer de documenten volgens het aanwezige archiefplan of de aanwezige archiefstructuur.

• Maak een archiefplan of archiefstructuur voor de stukken die het bedrijf wil behouden.

Voert taken rondom planning en organisatie uit

Planning en organisatie

Op juiste wijze doelen en prioriteiten bepalen, benodigde acties, mensen, tijd of middelen inzetten.

Profiel

Secretaresse Managementassistent/directiesecretaresse

Mbo-niveau 3 en 4

B1-K2-W1 Beheert agenda

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Agenda op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Een volledige en up-to-date agenda van jou en je leidinggevende(n)

• Een takenlijst met uitstaande werkzaamheden.

• Een up-to-date relatiedossier.

• Een mail met afspraken /informatie voor of na een afspraak.

• Een overzicht met afgevinkte taken en afspraken.

Opdrachten:

Je regelt en noteert afspraken van en voor de leidinggevende(n), van zowel interne als externe werkrelaties.

• Maak een afspraak voor een werkoverleg voor jou en je leidinggevende.

• Verwerk een afspraak in het (digitale) agendasysteem van jou en je leidinggevende.

• Zet een terugkerende afspraak in het (digitale) agendasysteem.

• Zorg ervoor dat alle verjaardagen van de medewerkers in de agenda van jou en je leidinggevende zijn verwerkt.

• Plan een afspraak met een klant en je leidinggevende op het kantoor van je leidinggevende.

• Regel een bezoek voor je leidinggevende aan een klant op locatie en zet deze in de agenda, je houdt rekening met de reistijd.

Je synchroniseert de agenda’s en stemt agenda’s onderling af. Je bewaakt de afspraken en je verzet ze indien nodig.

• Leg de agenda van je leidinggevende naast jouw agenda en zorg ervoor dat de agenda’s overeenstemmen.

• Markeer in je agenda of maak een overzicht op welke dagen afspraken gepland mogen worden en op welke dagen niet.

• Zet een meldingswaarschuwing bij belangrijke afspraken die je in outlook plant, zodat je je leidinggevende tijdig attent kunt maken op een afspraak. Houd hierbij rekening met de eventuele reistijd.

• Annuleer een afspraak via een e-mail op verzoek van je leidinggevende.

• Wijzig telefonisch een afspraak op verzoek van je leidinggevende en zoek een passende nieuwe datum en tijdstip.

• Zet een gewijzigde afspraak in de agenda van je leidinggevende.

Je herinnert de leidinggevende(n) op gezette tijden aan de to-do’s. Je bereidt afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan. Je beheert de agenda van de leidinggevende(n) en jouw eigen agenda.

• Bekijk de agenda van je leidinggevende dagelijks en bespreek wat er gedaan moet worden.

• Maak een takenlijst voor je leidinggevende en voor jezelf.

• Geef je leidinggevende een dossier met relevante informatie voor aanvang van een afspraak.

• Maak een dossier van een nieuwe relatie en houd deze up-to-date.

• Stuur een e-mail met relevante informatie voor en na een afspraak.

• Maak een print van jouw agenda en van je leidinggevenden en vink af wanneer een afspraak of taak is afgehandeld.

B1-K2-W2 Organiseert bijeenkomsten

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Bijeenkomsten op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Een overzicht van de verschillende bijeenkomsten en het doel ervan.

• Het gewijzigde draaiboek of checklist van een bijeenkomst.

• Een nieuw draaiboek voor een bijeenkomst.

• Een checklist met taken op de dag zelf van een bijeenkomst.

• Reservering van een interne ruimte.

• Offerte aanvraag voor een externe locatie.

• Reservering van een externe accommodatie.

• Reservering van een ruimte met koffie, thee en water.

• Een agenda voor een bijeenkomst.

• Een uitnodiging voor een bijeenkomst naar alle deelnemers.

• Een accommodatie met bijbehorende middelen.

• Een mailbericht met verzoek om agendapunten.

Opdrachten:

Je informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst (kleinschalige bijeenkomsten zoals vergaderingen, jubilea, open dagen en trainingen). Je gebruikt bij de organisatie van een bijeenkomst een planning/draaiboek of checklist.

• Zoek op internet op welke soort bijeenkomsten er worden onderscheiden.

• Maak een lijst met bijeenkomsten bij je stagebedrijf en noteer het doel van de bijeenkomst.

• Informeer of er een draaiboek of checklist is van een bijeenkomst en print deze.

• Werk aan de hand van een bestaand draaiboek een nieuwe versie van een draaiboek uit. Denk aan voor, tijdens en na.

• Xxxx een nieuw draaiboek op voor een interne bijeenkomst.

• Maak een checklist met taken waaraan je moet denken op de dag van een bijeenkomst zelf.

Je selecteert een interne of een externe locatie, het totaal aantal genodigden en zoekt uit of er speciale vereisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Je informeert naar de kosten van de zaal, mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering, elektronische voorzieningen etc.

• Maak een overzicht met voorwaarden waaraan een locatie voor een overleg of een bijeenkomst moet voldoen.

• Zoek een geschikte locatie aan de hand van het aantal deelnemers voor een volgende bijeenkomst en noteer de gegevens.

• Stel een presentielijst op van de deelnemers aan een bijeenkomst.

• Maak een reservering voor een vergaderruimte binnen je organisatie. Houd rekening met het aantal deelnemers, zaalopstelling, gewenste apparatuur en catering.

• Vraag twee offertes aan voor een accommodatie op locatie. Houd rekening met het aantal deelnemers, zaalopstelling, gewenste apparatuur en catering.

• Vergelijk de kosten van twee verschillende accommodaties en zet ze in een Excelsheet.

Je overlegt met je leidinggevende(n) over de locatie en je reserveert de ruimte in een zaalreserveringssysteem of volgt een procedure hiervoor. Je voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren en je bevestigt de reservering.

• Zet een aantal mogelijkheden voor een locatie van een bijeenkomst op papier en overleg met je leidinggevende.

• Zoek een vergaderruimte binnen de organisatie en kijk naar de beschikbaarheid.

• Zet tenminste 5 aandachtspunten op papier voor het bevestigen van een accommodatie.

• Reserveer de ruimte in een zaalreserveringssysteem, in Outlook of volgens een systeem dat wordt gebruikt.

• Zoek voor een overleg of bijeenkomst een externe locatie en vraag per mail een offerte aan.

• Reserveer een externe locatie voor een bijeenkomst met een brief.

Je bespreekt de voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp en je verstuurt de uitnodiging met daarin alle informatie over de bijeenkomst.

• Stel een agenda op met onderwerpen en beschikbare tijd per item voor een vergadering of bijeenkomst.

• Voorzie een agenda van een onderwerp of titel, datum en de namen van de deelnemers.

• Bespreek een agenda voor een bijeenkomst met je leidinggevende en pas zo nodig aan.

• Maak een e-mailbericht waarin je deelnemers aan de vergadering of bijeenkomst vraagt om het sturen van in te brengen agendapunten.

• Stel een uitnodigingsmail voor een bijeenkomst op en voeg een agenda en bijbehorende stukken als bijlagen toe.

• Verstuur een uitnodiging voor een bijeenkomst per brief of e-mail met vermelding van een datum, tijdstip en locatie.

Je verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst check je of alles in orde is.

• Mail deelnemers aan een bijeenkomst de benodigde stukken ter voorbereiding.

• Maak een checklist waaraan de ruimte van de bijeenkomst moet voldoen.

• Print een checklist van een vergadering of bijeenkomst en vink af wat gedaan is.

• Controleer een locatie waar een bijeenkomst plaatsvindt een dag van te voren op zaalopstelling, apparatuur en overige wensen en noteer wat er nog gedaan moet worden.

• Neem telefonisch contact op met een verantwoordelijke als een computer of beameraansluiting niet werkt.

• Maak een print van de agenda en de andere benodigde stukken en leg deze klaar voor een vergadering of bijeenkomst.

B1-K2-W3 Maakt verslag en handelt vergaderzaken af

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Verslag op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Een lijst met verschillende overlegvormen.

• Een overzicht met voor- en nadelen van een actielijst.

• Een verslag met alle besproken agendapunten.

• Een actie- en besluitenlijst behorend bij een uitwerking van een vergadering.

• Een up-to-date (digitaal) archief met verslagen en actie- en besluitenlijsten.

• Een tijdspad ter voorbereiding en afwikkeling van een vergadering.

• Een mail aan deelnemers van een vergadering met goedgekeurd verslag.

Opdrachten:

Je gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of dat kan worden volstaan met een actie-/besluitenlijst. Je leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door.

• Zoek uit welke soort overlegvormen er binnen het bedrijf zijn en controleer of ze in de agenda staan.

• Stem met je leidinggevende af welke verslagvorm er wordt gebruikt ter voorbereiding op een eerstvolgende vergadering.

• Verzamel vorige verslagen en actie-/ besluitenlijst en lees goed door.

• Vraag agendapunten voor een volgend overleg en stel een agenda samen.

• Maak een Word bestand met de te bespreken agendapunten en noteer per punt wat er besproken wordt.

• Bespreek met je leidinggevende met welke zaken je nog meer rekening kunt houden en zet deze op papier.

Je maakt tijdens de vergadering aantekeningen op papier of je notuleert met een laptop en /of opnameapparatuur.

• Benoem voordelen en nadelen van aantekeningen maken op papier.

• Maak schriftelijke aantekeningen (pen en papier) van een overleg.

• Geef voordelen en nadelen aan bij het notuleren met een laptop.

• Notuleer een vergadering met behulp van een laptop.

• Maak een overzicht van opnameapparatuur die gebruikt kan worden bij een vergadering.

• Xxxxxxx bij een overleg met je leidinggevende een dictafoon of de appfunctie voor opname. Vraag vooraf toestemming aan je leidinggevende.

Je maakt na de vergadering een uitgebreid of beknopt verslag of een actie- en besluitenlijst op basis van de aantekeningen.

• Zet op papier wanneer je een uitgebreid verslag maakt en wanneer een beknopt verslag voldoet.

• Werk aantekeningen van een verslag uit op de computer conform de regels van het bedrijf en controleer op grammaticale , spel- en typfouten.

• Luister de opnames gemaakt bij een vergadering af en werk deze uit op de computer.

• Xxxx op internet een voorbeeld van een actie- en besluitenlijst.

• Geef voordelen en nadelen aan van een actielijst en een besluitenlijst.

• Maak een actie- en besluitenlijst bij een overleg.

Ter afhandeling zorg je ervoor dat de documenten worden gearchiveerd en dat de stukken en bijlagen tijdig aan de juiste personen worden gestuurd.

• Maak een tijdsplanning ter voorbereiding en afhandeling van een vergadering. Denk aan wanneer je een agenda verstuurt, hoeveel tijd je kwijt bent met notuleren, hoeveel tijd met uitwerken van notulen en controleren en wanneer je deelnemers het verslag stuurt.

• Print een door jou uitgewerkt conceptverslag en leg voor aan de voorzitter ter eindcontrole.

• Pas een gemaakt verslag na controle van de voorzitter aan.

• Mail een nagekeken verslag met eventuele bijlagen naar alle deelnemers van de betreffende vergadering.

• Archiveer verslagen en bijlagen volgens de regels in het bedrijf.

• Maak een digitale map aan waarin je alle verslagen opslaat.

B1-K2-W4 Ontvangt bezoekers

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Ontvangen op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Een ingevuld bezoekersregistratieformulier met te verwachten bezoek.

• Een aangevuld en up-to-date bezoekersregistratieformulier.

• Een lijst met gespreksonderwerpen.

• Bezoekers van de juiste informatie voorzien.

• Bezoekers verwijzen naar de juiste persoon.

• Bezoekers begeleiden naar de juiste persoon.

• Tevreden bezoeker op de juiste plek binnen de organisatie.

• Duidelijkheid wat te doen bij onverwacht bezoek.

Opdrachten:

Je ontvangt bezoekers/ relaties uit binnen- en buitenland, je informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en je voorziet hen van informatie.

• Xxxxxx je voor op het ontvangen van bezoek door te onderzoeken of er een protocol is hoe je bezoekers moet ontvangen. Beschrijf waar je bezoekers of relaties binnen het bedrijf vandaan komen.

• Maak onderscheid tussen binnenland en buitenland.

• Xxxx een lijst met de relaties die regelmatig op bezoek komen.

• Werk per week een overzicht uit met de te verwachten bezoekers en noteer voor wie het bezoek is en met welk doel.

• Verwelkom een relatie die aan de balie komt, spreek de relatie en bezoeker vriendelijk aan en geef hem informatie over zijn afspraak.

• Verzorg voor een bezoeker of relatie iets te drinken, neem zijn jas aan en laat de bezoeker wachten in de daarvoor bestemde ruimte.

Je schrijft de bezoekers in en je verwijst of je begeleidt de bezoekers naar de gewenste locatie en/ of de juiste persoon.

• Maak een bezoekersregistratieformulier of maak een print van een formulier dat al gebruikt wordt.

• Zet per dag de afspraken die bekend zijn op een presentie- of bezoekersregistratieformulier, vul aan wanneer nodig gedurende de dag.

• Benoem een vijftal gespreksonderwerpen die je kunt gebruiken bij het eerste contact van een bezoeker.

• Xxxxxxx een bezoeker bij aankomst in en bij vertrek uit volgens de gegevens van een registratieformulier.

• Neem telefonisch contact op met degene voor wie het bezoek is en begeleidt de bezoeker naar de ruimte waar het gesprek plaatsvindt.

• Zet voor jezelf op papier wat je kunt doen als een bezoeker zonder afspraak komt.

B1-K2-W5 Regelt reizen en accommodaties

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Reizen en accommodaties op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Een overzicht met afspraken ten aan zien van vluchtmaatschappijen en hotels.

• Een lijst met vaste afspraken ten aanzien van hotels en vliegtuigmaatschappijen.

• Een reservering van een vlucht of hotelreservering.

• Een reisschema met relevante gegevens.

• Beschrijving van verschil in Economy- en Businessclass.

• Overzicht met voorwaarden van vervoeren bagage.

Opdrachten:

Je regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodaties.

Je informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en de verblijfsmogelijkheid.

• Bespreek met je leidinggevende welke wensen er zijn ten aanzien van reizen en maak hiervan aantekeningen.

• Zoek uit of er binnen het bedrijf afspraken zijn ten aanzien van hotels of vluchtmaatschappijen en zet deze afspraken voor jezelf in een Word-document.

• Maak een voorstel met een aantal vluchtmogelijkheden en boek een vlucht.

• Boek een hotelkamer voor je leidinggevende in Nederland of buitenland.

• Zet alle reis- en hotelgegevens in een overzichtelijk reisschema.

• Onderzoek of er visum of andere documenten nodig zijn voor het reizen van je leidinggevende en zet deze op papier.

Je checkt de beschikbaarheid op basis van deze wensen. Daarnaast regel je het vervoer van de kantoorbagage, indien nodig.

• Kies voor een vlucht, datum waarop en maatschappij waarmee je leidinggevende gaat vliegen, maak een printscreen van de mogelijkheden en zet deze in Word.

• Benoem het verschil tussen vliegen in Economy- en Businessclass en de voor- en nadelen hiervan.

• Zet in een overzicht de kosten en voorwaarden van het vervoeren van ruimbagage van tenminste vijf maatschappijen.

• Bepaal samen met je leidinggevende een datum voor een of meerdere hotelovernachtingen en neem telefonisch contact op met het hotel om beschikbaarheid en wensen te controleren.

B1-K2-W6 Handelt facturen en declaraties af

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Facturen en declaraties op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Facturen voorzien van datumstempel en codering.

• Facturen die gecontroleerd zijn aan de hand van de bestelling ter voorbereiding op financiële administratie.

• Een volledig ingevuld declaratieformulier.

Opdrachten:

Je verzamelt en ordent financiële gegevens ten behoeve van facturen en declaraties (onkostendeclaraties van medewerkers, (reis)declaraties, kilometervergoedingen, offertes, nota’s en facturen).

• Vergelijk en controleer de binnenkomende facturen met de aantallen en bedragen van de geplaatste bestelling.

• Scan een factuur en mail deze naar de financiële administratie.

• Plaats de facturen in de juiste directory voor de financiële administratie of berg deze op in de juiste map.

• Maak een declaratieformulier compleet door de ontbrekende gegevens in te vullen.

• Controleer een ingevuld declaratieformulier en zorg ervoor dat gegevens zoals datum, naam en adres, projectnummers, soort onkosten en bedragen juist vermeld zijn.

Je verwerkt financiële gegevens in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële administratie.

• Stem af met de financiële afdeling hoe je facturen en declaraties dient aan te leveren en maak hiervan aantekeningen.

• Voorzie de facturen van een datumstempel en juiste codering ter voorbereiding op de verwerking door de financiële afdeling.

• Werk nauwkeurig en ga vertrouwelijk met de factuurgegevens en declaraties om.

• Stuur gecontroleerde facturen en declaraties aan de financiële administratie.

Assisteert bij het verzorgen van corporate informatie

Corporate informatie

Volledige en juiste informatie over het stagebedrijf of de onderneming.

Profiel

Managementassistent/directiesecretaresse

Mbo-niveau

4

P2-K1-W1 Ontwikkelt en beheert voorlichtings-, promotie- en/of pr-materiaal

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Voorlichtings-, promotie- en pr-materiaal op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen

• Een opsomming van de 5 p’s

• Een overzicht van tops en tips van de website van het bedrijf

• Een moodboard met ontwerp voor een folder voor het bedrijf

• Een nieuwsbrief, persbericht, Facebook- of Twitterbericht

• Een planning met tijdpad voor een nieuwe folder

• Een folder in een moderne vreemde taal

• Een goed ingericht persoonlijk archief met het binnen het bedrijf waar je werkt beschikbare promotiemateriaal

Opdrachten:

Je inventariseert en onderzoekt de behoeften/wensen ten aanzien van te ontwikkelen voorlichtings-, promotie- en/of pr-materiaal.

• Noteer wat je op internet kunt vinden over de vijf p’s die belangrijk zijn voor de marketing van een dienst of product.

• Maak een afspraak met degene die verantwoordelijk is voor het promotiemateriaal en noteer de huisstijlregels en richtlijnen voor het maken van promotiemateriaal.

• Stel een overzicht op waaruit duidelijk wordt welke promotiematerialen door welk bedrijf of welke afdeling worden aangeleverd.

• Xxxx vijf folders en brochures van het eigen bedrijf die gebruikt worden voor promotionele acties en voorzie deze van aantekeningen.

• Zoek vijf folders of brochures van concurrenten en vergelijk deze met folders binnen het bedrijf.

• Bekijk de website van het bedrijf en noteer vijf tops en vijf tips.

• Maak een overzicht van de nog te wensen pr-documenten, zoals folders en brochures.

Je trekt conclusies ten aanzien van de doelgroep en de boodschap, vat samen wat er gezegd is, formuleert ideeën voor het ontwerp en legt de (interne) opdrachtgever keuzes voor.

• Leg de opdrachtgever op papier twee ideeën voor voor folders die zich richten op een doelgroep van het bedrijf.

• Maak een moodboard waarop je een ontwerp van een folder vormgeeft.

• Stel een interne nieuwsbrief op voor alle medewerkers over producten of diensten die het bedrijf aanbiedt.

• Xxxx een persbericht op over een nieuw product of nieuwe dienst en bespreek dit bericht met de opdrachtgever.

• Maak een Twitter- of Facebookbericht over een actueel onderwerp binnen het bedrijf.

Je maakt een inschatting van de benodigde tijd voor het ontwikkelen van het voorlichtings-, promotie- en/of pr-materiaal en stemt zo nodig af met anderen.

• Maak een afspraak met een drukker die het promotiemateriaal vervaardigt om een goed beeld te krijgen van de benodigde tijd en zet deze informatie in een tijdpad.

• Geef in een planning aan om welke stappen het gaat en hoeveel tijd er nodig is voor het vervaardigen van een kleurenfolder.

• Stel een checklist op voor het maken van een maandelijkse nieuwsbrief en bespreek deze met je leidinggevende.

• Zoek een krant op internet en noteer de aanleverdatum voor het plaatsen van een advertentie van 1/8 pagina in de zaterdageditie.

Je ontwikkelt materiaal (zo nodig in een moderne vreemde taal) op basis van de gemaakte afspraken ten aanzien van de oplevering, de vorm en de inhoud.

• Verzamel teksten die je kunt gebruiken voor het schrijven van een nieuwe folder.

• Schrijf een tekst voor een nieuwe folder in overleg met je opdrachtgever.

• Vertaal een folder van het bedrijf van het Nederlands naar een moderne vreemde taal die in het bedrijf gebruikt wordt.

• Zet de laatste bedrijfsbrochure van het bedrijf waar je werkt in pdf-formaat.

Je draagt zorg voor de archivering van bestaand en ontwikkeld voorlichtings-, promotie- en pr- materiaal.

• Zorg dat je weet waar het promotiemateriaal wordt opgeslagen en maak een overzicht van de aantallen aanwezige folders en brochures.

• Leg in je persoonlijk archief een kleine voorraad aan van folder- en brochuremateriaal.

• Leg een map aan waarin bestaand voorlichtings-, promotie- en pr-materiaal is gearchiveerd als naslagwerk.

• Maak een digitale mappenstructuur aan met verschillende rubrieken, zoals folders, nieuwsbrieven, persberichten en plaats materialen in de juiste mappen.

P2-K1-W2 Redigeert aangeleverde teksten

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Teksten redigeren op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Taalkundig en inhoudelijk correcte teksten

• Een gecorrigeerde concepttekst/ drukproef

• Een herschreven tekst die aansluit op doel of doelgroep

• Een aangepast persbericht

• Terugkoppeling over doorgevoerde wijzigingen naar schrijver

• Notitie met aandachtspunten voor het schrijven van teksten

Opdrachten:

Je redigeert conceptteksten en eventuele drukproeven van collega’s. Je controleert of de aangeleverde teksten voldoen aan de huisregels/ huisstijl en aan de officiële spellingsregels.

• Controleer een proefdruk of proeftekst van een collega op inhoud en huisstijlregels en maak aantekeningen ter verbetering.

• Haal taal- en spelfouten uit een concepttekst.

• Herschrijf een tekst die niet geheel voldoet voor het doel of doelgroep.

• Maak een bestaand persbericht gereed voor hergebruik.

Je controleert of de feitelijke inhoud van een aangeleverde tekst juist is en of de tekst is afgestemd op doel en doelgroep. Zo nodig pas je de tekst aan. Je koppelt je bevindingen terug naar de schrijver.

• Controleer van een aantal teksten of de boodschap duidelijk is en of deze afgestemd is op de klant.

• Pas een tweetal teksten aan van folders die je hebt ontvangen en geef aan welke aanpassingen en wijzigingen zijn aangebracht.

• Noteer tips voor het schrijven van teksten.

• Stuur een e-mail met tips voor het schrijven van een Twitterbericht.

P2-K1-W3 Geeft informatie over de organisatie door aan derden

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Informatie doorgeven op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Een telefoonscript

• Een spiekarchief met de meest belangrijke vragen en antwoorden

• Slogans die betrekking hebben op diensten of producten van het bedrijf

• Conceptteksten ten behoeve van publicaties, pers- en nieuwsberichten

• Up-to-date kalender met verjaardagen en andere speciale gelegenheden

• Een nieuwsbrief voor nieuwe medewerkers

• Programma voor een rondleiding binnen het bedrijf, in het Nederlands en het Engels

Opdrachten:

Je beantwoordt standaardvragen (mondeling en schriftelijk, en ook in de moderne vreemde taal) van derden, waaronder publieksgroepen, en schakelt collega's in om de overige vragen te beantwoorden.

• Beantwoord zelfstandig een inkomende mail door een mail met antwoord te sturen.

• Xxxx antwoord op algemene vragen die je persoonlijk en per telefoon worden gesteld en leg een spiekarchief aan met de meest voorkomende vragen.

• Behandel een verzoek in het Engels door een mail met een reactie te sturen.

• Maak een telefoonscript in het Nederlands voor een uitgaand telefoongesprek.

• Overleg met collega’s welke informatie je kunt geven op een vraag die je nog niet hebt behandeld en noteer het antwoord.

• Stuur een onbeantwoorde vraag ter behandeling door naar een van de medewerkers.

Je ondersteunt de leidinggevende bij het opstellen en verspreiden van voorlichtingsmateriaal, zoals informatie, publicaties en pers- en nieuwsberichten.

• Plan een bespreking met je leidinggevende over jouw rol bij het vervaardigen en het doorsturen van informatie en leg dit vast.

• Geef in een document aan op welke manieren klanten van informatie worden voorzien.

• Maak een overzicht met data waarop nieuwsbrieven worden verstuurd.

• Zorg voor een goede adreslijst in Word of Excel die je gebruikt bij het verspreiden van materialen.

Je verzamelt steeds informatie over actuele gebeurtenissen in en om de organisatie en je formuleert conceptteksten voor publicaties, pers- en nieuwsberichten.

• Formuleer op basis van een aantal nieuwe activiteiten een kladversie van een tekst ter voorbereiding op het versturen aan derden.

• Maak een up-to-date kalender met data van speciale gelegenheden in de organisatie, zoals jubilea en verjaardagen van medewerkers.

• Maak een nieuwsbrief waarin je xxxxxx als nieuwe medewerker voorstelt.

• Stel een lijst van slogans op die van toepassing zijn op de diensten of producten van het bedrijf.

Je ondersteunt bij het organiseren van rondleidingen binnen de organisatie. Zo denk je mee over het programma, plan en regel je activiteiten en zorg je ervoor dat de benodigde mensen en middelen aanwezig zijn.

• Werk een rondleiding bij jouw stagebureau uit op papier.

• Voer een rondleiding uit met een aantal medewerkers van je afdeling.

• Zorg ervoor dat de tijdens een rondleiding te bezoeken afdelingen vooraf op de hoogte zijn gebracht van het bezoek.

• Stuur een informatiemail aan alle afdelingen die tijdens een rondleiding bezocht worden.

• Evalueer een rondleiding met medewerkers en pas je programma aan waar nodig.

• Vertaal een rondleidingsprogramma binnen jouw organisatie naar het Engels.

Voert financieel administratieve taken uit

Financieel-administratief

Het uitvoeren van taken met specialistische kennis van project-, contract- en urenadministraties.

Profiel

Managementassistent/directiesecretaresse

Mbo-niveau

4

P2-K2-W1 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Beheren budgetten op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen

• Overzicht van bijzondere gelegenheden waarvoor jij verantwoordelijk bent.

• Passende cadeaus voor collega’s bij speciale gelegenheden, zoals geboorten, huwelijken, jubilea.

• Een opgave van kosten van een vergadering.

• Een complete en correcte kantoorvoorraadlijst.

• Voorraad van (wens)kaarten voor speciale gelegenheden.

• Een tweetal offertes voor het leveren van kantoorartikelen.

• Budgetrapportage met verantwoording.

Opdrachten:

Je beheert een aantal kleine budgetten van de organisatie of afdeling (receptie bij jubilea of vertrekkende collega's, cadeaus bij huwelijken en geboorten, jaarlijks afdelingsuitje, onkosten van vergaderingen en bijeenkomsten).

• Maak een overzicht van komende interne activiteiten waarvoor xxx verantwoordelijk bent.

• Leg een Excelbestand aan waarin je het budget van bijzondere gelegenheden registreert en bewaakt.

• Rapporteer periodiek aan de budgethouder over de besteding van het budget door een uitdraai van de kosten voor te leggen.

• Geef een verantwoording van de kosten binnen het vastgestelde budget. Verklaar eventuele overschrijding van het budget.

• Leg een lijst aan met passende geschenken bij speciale gelegenheden voor collega’s, zoals geboorten, huwelijken, jubilea.

• Xxxx een tweetal leuke cadeaus voor een geboorte binnen het daarvoor gestelde budget.

• Noteer de kosten die gemaakt worden bij een vergadering binnen het bedrijf.

Je beheert een klein budget voor het bijhouden van de (kantoor)voorraad en het inkopen van goederen en diensten.

• Zorg voor een voorraadlijst van de aanwezige kantoorartikelen.

• Maak een bestellijst voor te bestellen kantoorartikelen.

• Controleer de aanwezige voorraadlijst en wijzig deze of vul deze aan.

• Leg een voorraad (wens)kaarten aan voor speciale gelegenheden.

Je onderhandelt met leveranciers over de prijs van goederen en diensten.

• Zoek uit of er vaste leveranciers zijn voor het leveren van kantoorartikelen en onder welke voorwaarden er geleverd wordt.

• Bekijk de laatste offerte van de leverancier van kantoorartikelen en vraag een offerte bij een andere toeleverancier aan.

• Vergelijk de prijzen en de leveringsvoorwaarden van binnengekomen offertes.

• Maak een voorstel voor nieuwe prijsafspraken met een leverancier.

Je controleert, verwerkt en betaalt de facturen die onder jouw kleine budgetten vallen.

• Controleer binnengekomen facturen aan de hand van offertes of gemaakte prijsafspraken.

• Markeer de verschillen tussen offertebedragen en factuurbedragen.

• Plak geeltjes op facturen die correct zijn, met de opmerking Akkoord.

• Verwerk en betaal facturen volgens de procedures van het bedrijf.

• Maak een budgetrapportage met verantwoordingsmotivatie.

P2-K2-W2 Beoordeelt offertes en leveringscontracten en stelt leveringscondities op

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Leveringscondities op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Een opdrachtbevestiging

• Een afwijzingsbrief

• Offerte-aanvragen voor diensten van het stagebedrijf

• Eenvoudige en heldere leveringscondities van diensten en artikelen geleverd door het bedrijf waar je werkt.

• Up-to-date-contractdossiers van leveranciers per geboden dienst Opdrachten;

Je vraagt offertes aan, assisteert bij het beoordelen van offertes en leveringscontracten met bijbehorende leveringscondities van leveranciers en stemt jouw bevindingen af met je leidinggevende.

• Leg een tweetal offertes naast elkaar en maak een overzicht van de verschillen in prijs, leveringsvoorwaarden en levertijd.

• Stuur een memo naar je leidinggevende met een tweetal leveranciers voor een usb-stick en motiveer je keuze voor de usb-stick die jouw voorkeur heeft.

• Xxxx een opdrachtbevestiging voor levering van een relatiegeschenk.

• Schrijf een afwijzingsbrief naar de leverancier die niet gekozen wordt voor het leveren van een dienst of product.

Je ondersteunt het besluitvormingsproces in de keuze van leveranciers en houdt de contractdossiers bij.

• Vraag offertes aan voor het verzorgen van de schoonmaak van het kantoor.

• Zet in een tabel de verschillen in prijs en leveringscondities van een tweetal beveiligingsbedrijven.

• Maak een keuze voor een toeleverancier van kantoorartikelen op basis van prijs/kwaliteit.

• Leg een map aan van leveranciers met de daarbij behorende contracten.

Je stelt leveringscondities op in samenwerking met de interne klant en met de leverancier, voor zaken als beveiliging, schoonmaak, glazenwassen etc. Je archiveert deze na vaststelling.

• Leg een aantal standaardleveringscondities naast elkaar en noteer wat belangrijk kan zijn voor je stagebedrijf.

• Bepaal samen met collega’s leveringscondities van te leveren diensten en artikelen van je stagebedrijf.

• Stel leveringscondities op voor de levering van glasbewassing en bespreek deze met de leverancier.

• Zorg voor archivering van eigen leveringscondities alsmede van die van anderen.

P2-K2-W3 Je houdt een projectadministratie bij en controleert deze

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Projectadministratie bijhouden op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Correct en betrouwbaar ingerichte projectbudgetten

• Begrip van de betekenis van de woorden budget en begroting

• Omschrijving van de projectfasen in een project

• Herinneringsmail aanleveren projectgegevens

• Periodieke rapportages

• Een overzicht van data voor aanlevering van projectgegevens en financiële gegevens Opdrachten:

Je ondersteunt de projectleiders bij het opstellen van projectbudgetten door de benodigde gegevens in te brengen in een geautomatiseerd systeem.

• Plan een overleg met de projectleiders om gegevens van projectbudgetten te verkrijgen.

• Voer projectgegevens in een geautomatiseerd systeem in.

• Maak een print van ingevoerde projectgegevens en leg deze ter controle voor aan de projectleiders.

• Vul projectbudgetten aan met de nieuw verkregen budgetinformatie.

Je verzamelt financieel-administratieve gegevens tijdens de uitvoering van projecten en controleert de aangeboden gegevens op juistheid en plausibiliteit.

• Maak duidelijk wat het verschil is tussen een begroting en budget en leg de twee begrippen in een notitie vast.

• Geef aan welke projectfasen een project kent.

• Verzamel gegevens over kosten, uren en middelen tijdens de uitvoering van een project.

• Controleer of de ontvangen gegevens juist zijn en onderneem actie indien blijkt dat er aanpassingen zijn.

Je rappelleert projectmedewerkers en budgethouders/projectleiders die hun gegevens nog niet hebben ingeleverd of ingevoerd.

• Maak een kalender waarin de data staan waarop informatie voor de projectadministratie moet zijn aangeleverd.

• Stuur een mail ter herinnering aan de projectmedewerkers of projectleiders die hun financiële gegevens niet hebben ingeleverd of hebben verwerkt.

• Neem telefonisch contact op met medewerkers om ze te herinneren aan het ontbreken van gegevens.

• Controleer wekelijks of gegevens in het systeem op de juiste wijze zijn ingevoerd en zet je bevindingen hierover op papier.

Je vergelijkt de gegevens met de planning en het (jaar)budget van de projecten en noteert jouw bevindingen.

• Maak een overzicht van alle projecten, voorzien van een planning en een budget.

• Leg ontvangen en ingevoerde gegevens naast de beschikbare gelden, middelen en planning en maak aantekeningen van verschillen.

• Bespreek met je leidinggevende welke stappen je moet nemen bij het aantreffen van afwijkingen van gegevens en maak een stappenplan.

• Zorg voor een terugkoppeling van je bevindingen van aangetroffen verschillen naar de betrokken medewerkers.

Je assisteert bij het periodiek en op verzoek opstellen van rapportages en distribueert deze naar de projectleiders en andere verantwoordelijke(n) in de organisatie.

• Overleg met projectleiders welke rapportages zij per week, maand of jaar wensen te ontvangen en zet dit in een overzicht.

• Maak een keer per week of maand een uitdraai van een gewenste rapportage.

• Onderzoek en beschrijf welke rapportagevormen het systeem heeft waarmee wordt gewerkt.

• Verstrek een schriftelijke projectrapportage aan projectleiders en andere verantwoordelijken in het bedrijf.

P2-K2-W4 Beheert en controleert een urenadministratie

Hieronder staan een aantal mogelijke resultaten die je bij Urenadministratie op zou kunnen leveren. Er zijn uiteraard meer producten te beschrijven die je zou kunnen maken. Dit is een selectie, dus bedenk vooral zelf ook resultaten die je tot stand kunt brengen.

• Kennis van het geautomatiseerde urenregistratiesysteem

• Tijdschrijfformulier met je eigen gewerkte uren

• Een standaardherinneringsmail

• Een geactualiseerde en correcte digitale urenadministratie

• Een map waarin de urengegevens zijn gearchiveerd

• Mappenstructuur met verlof-, ziek- en herstelmeldingen Opdrachten:

Je verzamelt gegevens over gewerkte uren van jouzelf en van jouw collega’s, controleert deze en registreert ze in een geautomatiseerd systeem.

• Onderzoek welk systeem binnen het bedrijf wordt gebruikt voor het verwerken van de uren en leg belangrijke informatie voor jezelf vast.

• Vul je eigen gewerkte uren per week in op een tijdschrijfformulier dat je zelf ontwerpt.

• Verwerk aan het einde van de week je eigen uren in het daarvoor beschikbare geautomatiseerde systeem.

• Verzamel urenstaten van jouw collega’s en leg ze op volgorde per persoon per week en verwerk urengegevens digitaal.

Je rappelleert collega’s die gegevens niet (volledig) hebben ingeleverd.

• Bespreek met collega’s op welke manier zij de urenlijsten bij je kunnen aanleveren.

• Stuur een herinneringsmail aan collega’s die hun urenregistratie niet of niet compleet hebben ingeleverd.

• Stel een standaard-e-mailbericht op dat je kunt gebruiken om medewerkers te herinneren aan het bij jou inleveren van hun urenstaten.

• Maak een afspraak met collega’s en vraag om de ontbrekende gegevens.

Je genereert periodiek je overzichten en laat deze door betrokkenen controleren.

• Maak in je agenda een terugkerende taak aan voor het opleveren van urenoverzichten.

• Print wekelijks of maandelijks een overzicht van de gewerkte uren van jou en jouw collega’s.

• Mail urenoverzichten aan je collega’s en vraag om een eindcontrole.

• Laat gecontroleerde urenoverzichten door de betrokkenen voor akkoord ondertekenen.

Je verstuurt de urenoverzichten aan belanghebbenden en je zorgt voor archivering van de relevante documenten. In twijfelgevallen overleg je met de leidinggevende.

• Stuur urenoverzichten na controle aan je leidinggevende.

• Bespreek twijfels in urenregistraties met je leidinggevende.

• Leg een map aan en archiveer urenoverzichten op een overzichtelijke wijze.

• Maak op de computer een mappenstructuur aan per persoon waarin de verlof-, ziek- en herstelmeldingen zijn opgenomen.