REGLEMENT REGISTRATIE
REGLEMENT REGISTRATIE
Vastgesteld door het bestuur versie 1 juli 2024
REGLEMENT REGISTRATIE
De Stichting Normering Flexwonen beheert een register van gecertificeerde ondernemingen op basis van de normen zoals vastgelegd in het SNF-schema voor huisvesting van arbeidsmigranten. Voor het vaststellen of ondernemingen voldoen aan bovengenoemde eisen maakt de Stichting gebruik van door haar gecontracteerde inspectie-instellingen.
DEEL A: ALGEMEEN
Artikel 1 | Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
a) De Stichting: de Stichting Normering Flexwonen, gevestigd te Tilburg;
b) De statuten: de statuten van de Stichting;
c) Het bestuur: het bestuur van de Stichting Normering Flexwonen;
d) Inspectie-instelling: een inspectie-instelling waarmee de Stichting een overeenkomst heeft gesloten;
e) Register: het register van gecertificeerde ondernemingen uit hoofde van deze regeling, Register Normering Flexwonen genaamd;
f) Inspectie: onderzoek door een inspectie-instelling met als doel vast te stellen of een onderneming voldoet aan de eisen van het SNF-schema voor huisvesting van arbeidsmigranten;
g) Inspectierapport: een rapport waarin de inspectie-instelling gemotiveerd haar bevindingen weergeeft van de uitgevoerde inspectie;
h) Aangemelde onderneming: een onderneming die kenbaar heeft gemaakt zich te willen laten inspecteren op basis van het SNF-schema, maar die inspectie daarvoor nog niet heeft ondergaan;
i) Goedgekeurde onderneming: een onderneming die voldoet aan de eisen voor inschrijving in het register van de Stichting en beschikt over het SNF- keurmerk;
j) Major tekortkoming: een afwijking van de eisen van de norm van zodanige aard dat de onderneming niet in het register kan worden opgenomen dan wel geregistreerd kan blijven;
k) SNF-keurmerk: het door de Stichting uit te geven keurmerk aan goedgekeurde ondernemingen.
l) Locatieregister: database, bereikbaar via een specifieke website, waarin aangemelde en goedgekeurde ondernemingen periodiek de gebruikte locaties invoeren c.q. bijwerken.
m) Eerst-verantwoordelijke; de onderneming die verantwoordelijk is voor het laten uitvoeren van de inspectie op een locatie
n) Andere belanghebbende; de onderneming die een locatie op de locatielijst heeft staan, maar niet verantwoordelijk is voor het laten uitvoeren van de inspectie op een locatie omdat een andere goedgekeurde onderneming eerst- verantwoordelijke is voor die betreffende locatie.
Artikel 2 | Doel
1. Doel van de stichting is het realiseren van zelfregulering ten aanzien van huisvesting van arbeidsmigranten. Doel van de norm voor huisvesting van arbeidsmigranten en het daarbij behorende register is partijen die arbeidsmigranten willen huisvesten, gemeenten en arbeidsmigranten zelf zicht te geven op ondernemingen die zich periodiek laten inspecteren op naleving van het SNF-schema voor huisvesting van arbeidsmigranten.
2. De Stichting tracht dit doel te bereiken door:
a) het sluiten van overeenkomsten met inspectie-instellingen;
b) het uniformeren en laten uitvoeren van inspecties door inspectie- instellingen;
c) het bijhouden van een register van goedgekeurde ondernemingen;
d) het bevorderen van de bekendheid van het keurmerk en het register.
Artikel 3 | Werkingssfeer
1. Dit reglement is van toepassing op alle aanvragers, aangemelde ondernemingen en goedgekeurde ondernemingen uit hoofde van dit reglement en op alle inspectie-instellingen met wie de Stichting een overeenkomst heeft gesloten.
2. Op de overeenkomst tussen de (goedgekeurde) onderneming en de inspectie- instelling zijn de bepalingen van dit reglement onverkort van toepassing.
DEEL B: INSPECTIE-INSTELLING
Artikel 4 | Inspectie-instelling
1. De Stichting gaat ter uitoefening van haar taak overeenkomsten aan met inspectie-instellingen die voldoen aan de in het reglement inspectie- instellingen gestelde eisen.
2. De Stichting bepaalt het aantal inspectie-instellingen waarmee zij een overeenkomst wenst aan te gaan. Leidend daarbij is keuzevrijheid voor de ondernemingen en een zodanig aantal inspecties voor de inspectie- instellingen dat zij de kwaliteit van de inspecties op peil kunnen houden.
3. In de overeenkomst kunnen aanvullende bepalingen die de Stichting voor een goede uitvoering van de regeling nodig acht, worden opgenomen. De aanvullende bepalingen mogen niet strijdig zijn met dit reglement.
Artikel 5 | Rechten en plichten inspectie-instellingen
De rechten en plichten alsmede de voorwaarden waaronder de inspectie- instellingen inspecties mogen uitvoeren voor het SNF-keurmerk zijn vastgelegd in het reglement inspectie-instellingen.
Artikel 6 | Opschorten van de overeenkomst
1. De Stichting kan op basis van het reglement inspectie-instellingen de overeenkomst met een inspectie-instelling opschorten of ontbinden.
2. Bij ontbinding en tijdens opschorting van de overeenkomst met de inspectie- instelling mogen de rechten die voortvloeien uit het reglement en de overeenkomst niet meer worden uitgeoefend.
DEEL C: DE AANVRAAG
Artikel 7 | Indiening aanvraag
1. De aanvragers voor registratie in het register dienen ondernemingen te zijn die:
• Ofwel als onderneming een inhouding of een verrekening doen op het Nederlandse loon van de werknemer ten behoeve van de huisvesting van de werknemer;
• Ofwel als onderneming een overeenkomst zijn aangegaan met de werknemer die in Nederland werkzaam is over het gebruik of de huur van de huisvesting;
• Ofwel in Nederland of daarbuiten bedrijfsmatig huisvesting ter beschikking stellen voor arbeidsmigranten die in Nederland werken.
2. Voor de aanvraag dient gebruik te worden gemaakt van het daarvoor door de Stichting beschikbaar gestelde aanmeldingsformulier.
3. Een aanvraag voor registratie en inspectie wordt ingediend bij de Stichting. Bij de aanvraag dient te worden aangegeven met welke inspectie-instelling door de onderneming een inspectieovereenkomst is of wordt afgesloten.
4. De aanvraag bevat ten minste de volgende informatie:
a) Juridische naam onderneming;
b) Adres onderneming;
c) Registratienummer Kamer van Koophandel; Particulieren die zich niet kunnen registreren bij de Kamer van Koophandel leveren bewijs aan zoals beschreven bij lid 6 van dit artikel.
d) Rechtsvorm;
e) SBI-code(s) onderneming;
f) Omzetbelastingnummer;
g) Naam bestuurder;
h) Naam contactpersoon;
i) Sector
j) Aantal locaties op het moment van aanmelden.
k) Informatie t.a.v. goed werkgeverschap.
Ondernemingen die werkgever zijn van mensen die zij huisvesten, moeten ‘goed werkgeverschap’ aantonen. De wijze waarop is afhankelijk van de cao waaronder zij vallen:
• Uitzendondernemingen dienen geregistreerd te zijn bij Stichting Normering Arbeid (controle geschiedt op KvK-nummer).
• Agrarische ondernemingen vallend onder de cao open teelten of onder de cao glastuinbouw dienen als zij werkgever zijn van mensen die ze huisvesten de verklaring goed werkgeverschap conform cao (cao open teelten en cao glastuinbouw) in te dienen.
Als zij géén werkgever zijn van mensen die zij huisvesten is een verklaring ‘geen huisvester van eigen werknemers’ voldoende.
• Ondernemingen werkzaam in de champignonsector kunnen goed werkgeverschap aantonen middels een aanmelding voor, dan wel het certificaat van, Fair Produce.
• Overige ondernemingen dienen:
o een accountantsverklaring in te dienen, als zij werkgever zijn van mensen die ze huisvesten.
o ofwel een verklaring ‘geen huisvester van eigen werknemers’ als ze geen werkgever zijn van mensen die ze huisvesten.
De onderneming staat onvoorwaardelijk in voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van aan de Stichting en aan de inspectie-instelling geleverde gegevens.
5. Het formulier dient te zijn gedateerd en ondertekend door de aanvrager en te worden voorzien van een recent (niet ouder dan 3 maanden) uittreksel van de inschrijving in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel.
6. Particulieren die maximaal één locatie bezitten voor verhuur aan arbeidsmigranten kunnen zich niet altijd registreren bij de Kamer van Koophandel. In die situatie kan de particulier zich aanmelden met een objectlijst of eigendomsinformatie van het Kadaster waaruit blijkt dat de particulier slechts één pand voor verhuur beschikbaar heeft.
7. Door het indienen van de aanvraag verklaart de aanvrager bekend te zijn met de inhoud van dit reglement.
8. Ondernemingen die eerder geregistreerd zijn geweest, maar tussentijds doorgehaald zijn geweest, worden gezien als nieuwe ondernemingen. Zij dienen de aanvraag opnieuw in te sturen en het proces van initiële inspectie te doorlopen.
Artikel 8 | Toelatingsvoorwaarden
1. De Stichting zal een aanvraag in behandeling nemen als deze compleet is. Indien de aanvraag incompleet is, zal de Stichting verzoeken om aanvullende informatie. Indien deze niet binnen 4 weken is aangeleverd, wordt de aanvraag afgewezen.
2. De Stichting kan aanvullende vragen stellen alvorens de aanvraag in behandeling te nemen. Deze vragen dienen binnen 4 weken beantwoord te zijn. Indien deze niet binnen 4 weken zijn beantwoord, wordt de aanvraag afgewezen. De onderneming staat onvoorwaardelijk in voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van aan de Stichting en aan de inspectie-instelling geleverde gegevens
3. De Stichting kan een aanvraag afwijzen in geval:
a) op voorhand duidelijk is dat een situatie zoals bedoeld in artikel 16 aan de orde is.
b) de onderneming nog in een inspectietraject zit waarbij tekortkomingen zijn vastgesteld en het bezwaar en/of beroep nog niet is ingesteld/afgewikkeld, of (ingeval het bezwaar en/of beroep is afgewezen) aantoonbaar herstel van de geconstateerde tekortkoming(en) nog niet heeft plaatsgevonden.
c) de registratie van de onderneming op grond van artikel 16 is doorgehaald en wachttijd van maximaal 1 jaar zoals door het bestuur conform artikel 16 lid 3 is opgelegd, nog niet is verstreken.
d) de onderneming bij dan wel tijdens het aanvraagproces een of meer vragen niet naar waarheid heeft ingevuld c.q. beantwoord.
e) er (andere) zwaarwegende gronden zijn op basis waarvan behandeling van de aanvraag redelijkerwijs niet van de Stichting kan worden verlangd. Onder zwaarwegende gronden wordt onder meer doch niet uitsluitend verstaan dat de onderneming dan wel de (feitelijk) bestuurder of één of meer van de (feitelijke) bestuurders een historie blijkt te hebben waarbij één van de volgende situaties aan de orde is:
i. frauduleus handelen in de ruimste zin van het woord direct of indirect verband houdend met de vereisten voor het SNF-keurmerk of potentieel schade toebrengend aan het SNF-keurmerk;
ii. één of meer boetes opgelegd door de Inspectie SZW inzake aan huisvesting verwante aspecten;
iii. tekortkomingen bij eerdere inspecties voor het SNF-keurmerk die hebben geleid tot beëindiging van de registratie en die duiden op een patroon van onttrekking aan de normen;
iv. een beëindiging van de registratie voor het SNF-keurmerk op basis van artikel 16 lid 1 sub e van dit reglement;
v. één of meer bestuursverboden;
vi. een eerdere afwijzing van een aanmelding voor het SNF- keurmerk.
4. De Stichting kan een aanvraag onder meer opschorten in geval een bestuurder van de onderneming betrokken is bij een lopende liquidatie of faillissementsaanvraag dan wel de afhandeling van een faillissement, totdat het faillissement/ de liquidatie geheel is afgerond.
DEEL D: DE INSPECTIE
Artikel 9 | Voorwaarden voor inspectie
1. Een inspectie is slechts mogelijk nadat de onderneming is aangemeld bij de Stichting, de Stichting de aanvraag heeft gehonoreerd en de inspectie- instelling hierover is geïnformeerd.
2. De onderneming dient met een inspectie-instelling een inspectieovereenkomst te hebben afgesloten.
Wisseling inspectie-instelling
3. Wisseling of opvolging van inspectie-instelling dient door de onderneming te worden gemeld bij de Stichting.
4. Op goedgekeurde en nog niet-goedgekeurde ondernemingen die willen wisselen van inspectie-instellingen zijn de volgende bepalingen van toepassing:
a. Artikel 9 lid 1 van dit reglement.
b. Bij onenigheid over een inspectieresultaat is minimaal de bezwaarprocedure afgehandeld.
c. De vorige administratieve inspectie is volledig afgerond en de registratie bij de Stichting is op basis van het inspectierapport aantoonbaar gecontinueerd.
d. Er op het moment van wisseling van inspectie-instelling géén locaties zijn met major tekortkomingen die nog niet aantoonbaar zijn opgelost.
e. Een inspectie mag pas plaatsvinden nadat de nieuwe inspectie-instelling de inspectierapporten van de voorliggende twee jaren heeft ontvangen. De Stichting verstrekt de rapporten of realiseert toegang tot de rapporten binnen twee weken na de melding zoals omschreven in lid 3 van dit artikel.
f. Een onderneming die een eerdere initiële inspectie niet met goed gevolg heeft afgerond en haar aanvraag heeft laten verlopen kan zich na één jaar na bevestiging van de eerste aanvraag opnieuw aanmelden. De gekozen inspectie-instelling wordt over de eerdere aanvraag door de Stichting geïnformeerd.
5. Bij wisseling of opvolging van inspectie-instelling is de inspectie-instelling die voorheen de inspecties heeft uitgevoerd verplicht de nieuwe inspectie-
instelling desgevraagd te voorzien van eventuele aanvullende informatie over de betreffende onderneming.
Voorwaarden inspectie
6. De onderneming dient aan de inspectie-instelling alle gegevens te verstrekken die nodig zijn ter beoordeling van de vraag of de onderneming voldoet aan de eisen zoals opgenomen in het SNF-schema voor huisvesting voor arbeidsmigranten. De onderneming staat onvoorwaardelijk in voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van aan de Stichting en aan de inspectie- instelling geleverde gegevens. Het staat de inspectie-instelling vrij aanvullende kopieën van relevante gegevens mee te nemen voor het inspectiedossier.
7. De onderneming dient voor elke eerste dag van de maand én 1 week vóór de administratieve inspectie het locatieregister geactualiseerd te hebben. De inspectie-instelling heeft in het locatieregister toegang tot de informatie van de ondernemingen waarmee zij een inspectie-overeenkomst heeft.
8. De onderneming dient de inspectie-instelling alle medewerking te verlenen welke noodzakelijk is voor de uitvoering van een inspectie. Inspecties kunnen slechts plaatsvinden als er sprake is van bewoonde locaties.
9. De onderneming dient datgene te doen wat voor een goede uitvoering van de regeling noodzakelijk en dienstig is en is verplicht de bepalingen uit dit reglement na te leven.
10. Afspraken voor een administratieve inspectie zullen door de inspectie- instelling worden ingepland zodanig dat de inspectie tijdig voor de uiterste datum voor inspectie kan plaatsvinden. De onderneming kan eenmalig uitstel van de inspectie krijgen van drie weken, het uitstel dient minimaal 1 week (zeven dagen) voor uitvoering van de inspectie te zijn aangevraagd. De periodieke inspectie mag niet meer dan 2 maanden vóór de uiterste datum van inspectie plaatsvinden.
11. Indien de onderneming dat wenst, kan bij de Stichting het verzoek worden gedaan om de inspectiedatum van de administratieve inspectie te vervroegen. Dit verzoek dient beargumenteerd te zijn. Verplaatsing met als doel de inspectie tijdens een rustigere periode te laten plaatsvinden wordt niet toegestaan. De uiterste data voor de volgende reguliere inspecties worden vanaf de nieuwe inspectiedatum berekend. De Stichting kan het verzoek weigeren.
12. Afspraken voor de inspectie van de locaties zullen door de inspectie-instelling worden ingepland zodanig dat de inspecties van de locaties waarvan de onderneming de eerst-verantwoordelijke is binnen de daarvoor door de Stichting gestelde termijn kunnen plaatsvinden. Nieuwe locaties dienen binnen 6 weken te zijn geïnspecteerd met uitzondering van hotel, pension,
B&B en recreatiewoning die normaalgesproken voor recreatief gebruik worden ingezet en voor een periode korter dan 4 weken door de onderneming worden gebruikt.
13. De onderneming, tevens de eerst-verantwoordelijke, dient te allen tijde in te stemmen met gerichte aanvullende inspecties en ad-hoc-inspecties (voorheen vliegende brigade), al dan niet onaangekondigd, bijvoorbeeld op uitnodiging of in afstemming met de bewoners.
14. De kosten van een inspectie zijn voor rekening van de onderneming, ook indien die inspectie in opdracht van de Stichting wordt uitgevoerd.
De kosten voor een in opdracht van de Stichting gerichte aanvullende inspectie, al dan niet op uitnodiging van het bevoegd gezag, worden door de Stichting aan de onderneming in rekening gebracht. Indien tijdens de gerichte aanvullende inspectie die door de Stichting is opgedragen géén major tekortkomingen worden geconstateerd, kan de Stichting de inspectiekosten op zich nemen.
Indien er major tekortkomingen bij de ad-hoc-inspecties worden vastgesteld kan de Stichting een vast bedrag ter compensatie van de inspectiekosten van de ad-hoc-inspecties in rekening brengen bij de onderneming. De kosten voor gerichte aanvullende inspectie en voor ad-hoc-inspectie worden op de website bekend gemaakt.
Aandachtspunten rechtsvorm
15. Bij een fusie tussen een goedgekeurde onderneming met een niet- goedgekeurde onderneming, dan wel een overname van een onderneming door een andere onderneming waarbij één van de ondernemingen is goedgekeurd, dient de goedgekeurde onderneming per omgaande een nieuwe administratieve inspectie te laten uitvoeren en alle locaties waarvan de niet-goedgekeurde onderneming de eerst-verantwoordelijke is binnen 6 weken te laten inspecteren.
16. Verandering van rechtsvorm of omzetting naar een nieuwe entiteit bij een goedgekeurde onderneming dient te allen tijde gemeld te worden aan de Stichting en de inspectie-instelling. Met uitzondering van een naamsverandering bij gelijkblijvend inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel en de situatie zoals genoemd bij het volgende lid, zal een verandering van rechtsvorm of omzetting leiden tot een nieuwe aanvraag bij de stichting en het vervallen van de oude inschrijving. De onderneming moet bij de nieuwe aanvraag entreebedrag betalen.
17. Indien de huisvestingsactiviteiten binnen een holding naar een andere (nieuwe) entiteit worden overgedragen zonder dat de locatielijst danwel werkwijzen wijzigen, is een administratieve inspectie noodzakelijk alvorens de nieuwe entiteit te kunnen registreren. Het is dan niet noodzakelijk om alle
locaties opnieuw te inspecteren. De nieuwe entiteit dient aan te tonen dat bij de oude entiteit alle huisvestingsactiviteiten zijn gestopt.
18. Indien bij aanvang van de inspectie blijkt dat de onderneming van rechtsvorm is veranderd of is omgezet naar een nieuwe entiteit kan de inspectie worden uitgevoerd onder de voorwaarde dat de onderneming binnen 2 werkdagen de wijzigingen met het daarvoor beschikbare aanmeldingsformulier doorgeeft aan de Stichting en aan de inspectie-instelling. De onderneming dient bij de omzetting naar een nieuwe entiteit met de inspectie-instelling een nieuwe inspectieovereenkomst af te sluiten.
19. De onderneming die in het register wordt opgenomen, dient alle onderdelen, vennootschappen en entiteiten waaruit zij bestaat en als goedgekeurd mee naar buiten treedt, te laten inspecteren op de eisen van het SNF-schema voor huisvesting van arbeidsmigranten.
Artikel 10 | Rechten voortvloeiende uit het inspectieresultaat Een onderneming waarbij tijdens de administratieve inspectie en indien van toepassing de inspecties op de locaties geen major tekortkomingen zijn geconstateerd komt in aanmerking voor registratie, indien ook aan de aanvullende eisen is voldaan, zoals beschreven in deel E van dit reglement.
DEEL E: HET REGISTER
Artikel 11 | Register
1. Ingevolge haar statuten houdt de Stichting een register van goedgekeurde ondernemingen bij.
2. Een onderneming komt in aanmerking voor registratie of continuering van registratie indien de onderneming
a. zich tijdig heeft aangemeld;
b. het locatieregister op elke eerste dag van de maand en een week voor de administratieve inspectie naar waarheid heeft ingevuld;
c. zich houdt aan de eisen zoals vastgelegd in artikel 9 van dit reglement;
d. de administratieve inspectie én de locatie-inspecties voor alle locaties waarvoor zij Eerst-verantwoordelijk is heeft laten uitvoeren binnen de daarvoor voorgeschreven periode.
e. er tijdens de initiële administratieve én de locatie-inspectie geen major tekortkomingen zijn geconstateerd of eventuele major tekortkomingen aantoonbaar zijn hersteld. Voor continuering geldt dat tijdens de administratieve inspectie geen major tekortkomingen zijn geconstateerd of dat eventuele major tekortkomingen aantoonbaar zijn hersteld.
f. Tijdig voor de administratieve inspectie de verklaring van goed werkgeverschap heeft geüpload in het locatieregister Informis. Deze eis
geldt niet voor ondernemingen die SNA-geregistreerd zijn. Deze registratie wordt door het secretariaat continu gemonitord.
3. Registratie kan worden geweigerd bij een situatie zoals bedoeld in artikel 16 lid 1 en lid 2.
Aanvullende informatie, gerichte aanvullende inspectie, ad-hoc- inspectie (voorheen vliegende brigade)
4. De Stichting heeft het recht om in het kader van de registratie volledige dossiers op te vragen dan wel aanvullende vragen te stellen over het inspectieresultaat. Registratie zal eerst plaatsvinden of worden gecontinueerd nadat de aanvullende vragen afdoende zijn beantwoord en opgevraagde documenten volledig zijn geleverd.
5. De Stichting heeft het recht om op basis van concrete signalen van derden met gegronde vermoedens van niet-naleven van de norm door een specifieke goedgekeurde onderneming aanvullende informatie op te vragen, aan welk verzoek de onderneming binnen 2 werkdagen dient te voldoen.
6. De Stichting heeft het recht om op basis van concrete signalen van derden met vermoedens van niet-naleven van de norm door een goedgekeurde onderneming een gerichte aanvullende inspectie uit te laten voeren, een en ander conform artikel 13 van het Reglement Inspectie-instellingen.
De stichting geeft opdracht aan de inspectie-instelling om een gerichte aanvullende inspectie uit te voeren op een locatie en informeert de inspectie- instelling over de signalen en de te inspecteren locatie.
De stichting informeert de onderneming in geval van een gericht aanvullende inspectie in principe een dag van te voren over de gerichte aanvullende inspectie. De stichting kan er voor kiezen om in specifieke situaties deze aankondiging niet te doen. De te inspecteren locatie wordt aan de onderneming pas bekend gemaakt kort voor of op het moment van de inspectie. Indien een of meer major-tekortkomingen worden vastgesteld volgt schorsing conform artikel 15, lid 2.
7. De stichting kan, indien er na een eerdere gerichte aanvullende inspectie met constatering van tekortkomingen, opnieuw sprake is van signalen van derden met vermoedens van niet-naleven van de norm, de inspectie-instelling verzoeken om de gerichte aanvullende inspectie uit te breiden met één of meer extra locaties.
8. De Stichting heeft het recht bij inspecties zaken generiek te laten onderzoeken door de inspectie-instellingen aanvullend op de eisen van de norm voor huisvesting van arbeidsmigranten, voor zover deze zaken betrekking hebben op het SNF-keurmerk. De onderneming is verplicht hieraan medewerking te verlenen.
9. De Stichting kan de inspectie-instellingen of een door de Stichting te contracteren inspecteur de opdracht geven om locaties extra te inspecteren onder de noemer ‘ad-hoc-inspecties’ conform artikel 13 lid 2 van het Reglement Inspectie-instellingen. Indien één of meer tekortkomingen worden vastgesteld, kunnen hiervoor de regels gelden zoals deze ook gelden voor een gerichte aanvullende inspectie, namelijk schorsing conform
artikel 15, lid 2. De te inspecteren locatie wordt aan de onderneming niet bekend gemaakt tot het moment van inspectie of kort daarvoor.
Registratie
10. Hangende een bezwaarprocedure bij de inspectie-instelling en/of een beroepsprocedure bij het onafhankelijk College van Beroep is registratie in het register niet mogelijk.
11. Voor de registratie van een onderneming is de juridische naam en het registratienummer Kamer van Koophandel bepalend. In het register worden in ieder geval de volgende gegevens opgenomen:
a) Juridische naam onderneming; Xxxxxxx van een registratie door een particulier de naam van de persoon die de registratie heeft aangevraagd.
b) Adres onderneming; Ingeval van een registratie door een particulier het adres van deze particulier.
c) Registratienummer Kamer van Koophandel; Niet van toepassing ingeval van een registratie door een particulier.
12. Daarnaast legt de Stichting voor intern gebruik onder meer vast:
a) Naam en contactgegevens van de contactpersoon;
b) Adresgegevens en andere kenmerken van de locaties
c) Naam inspectie-instelling;
d) Datum administratieve inspectie;
e) Data inspecties van de locaties
f) Resultaat van de inspecties
g) Termijnen voor afhandeling tekortkomingen
13. Elke onderneming wordt bij registratie in het register ingeschreven onder een uniek registernummer.
14. Onderdelen van een onderneming die niet zijn opgenomen in het register mogen niet als goedgekeurd naar buiten treden.
15. Iedere in het register opgenomen onderneming is gehouden om wijzigingen in de onder lid 11en lid 12sub a), b) en c) beschreven gegevens per omgaande schriftelijk of elektronisch door te geven aan de Stichting. De onderneming staat onvoorwaardelijk in voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van aan de Stichting en de inspectie-instelling geleverde gegevens
16. Het register is voor wat betreft de gegevens genoemd onder lid 11 openbaar en wordt via het internet toegankelijk gemaakt.
Gerichte aanvullende inspectie op verzoek onderneming
17. De onderneming kan de inspectie-instelling opdracht geven om een tussentijdse inspectie te laten uitvoeren op één of meer door de onderneming te selecteren locaties. Op deze inspectie zijn de voorwaarden zoals beschreven in de norm en de reglementen voor een periodieke locatie- inspectie van toepassing
Gerichte aanvullende inspectie op uitnodiging van bevoegd gezag
De Stichting heeft het recht om op uitnodiging van het bevoegd gezag een SNF-inspecteur te laten aansluiten bij een inspectie van het bevoegd gezag en de SNF-eisen te laten inspecteren conform de norm. Indien tekortkomingen worden vastgesteld, gelden hiervoor de regels zoals deze ook gelden voor een gerichte aanvullende inspectie. Deze inspectie wordt niet vooraf aangekondigd. De kosten van deze inspectie worden gedragen door de Stichting
Artikel 12 | Overzicht aangemelde ondernemingen
1. Ingevolge haar statuten houdt de Stichting een overzicht van aangemelde ondernemingen bij.
2. Bij de opname van een aangemelde onderneming worden in ieder geval de volgende gegevens opgenomen:
a) Juridische naam onderneming;
b) Adres onderneming;
c) Registratienummer Kamer van Koophandel;
d) Naam en contactgegevens contactpersoon;
e) Naam inspectie-instelling;
3. Iedere voor SNF aangemelde onderneming is gehouden om wijzigingen in de onder lid 2 beschreven gegevens per omgaande schriftelijk of elektronisch door te geven aan de Stichting.
4. Het is een onderneming die wel is aangemeld maar nog niet geregistreerd op straffe van uitschrijving niet toegestaan op enigerlei wijze te uiten of te suggereren dat ze als goedgekeurde onderneming is opgenomen in het register van de Stichting.
5. Een onderneming wordt uit het overzicht van aangemelde ondernemingen verwijderd indien binnen zes maanden na datum dagtekening van de bevestigingsbrief inzake de aanvraag, door de Stichting nog niet alle inspectierapporten zijn ontvangen van de administratieve inspectie en de inspecties van de locaties waarvan de onderneming ‘eerst verantwoordelijke’ is.
Artikel 13 | Verklaring van Registratie/ gebruik keurmerklogo
Een onderneming die is opgenomen in het register heeft recht op:
a) Een verklaring van registratie, welke te downloaden is via de website van de Stichting;
b) Het gebruik van het keurmerklogo conform het reglement keurmerklogo.
Artikel 14 | Entreebedrag en jaarlijkse bijdrage
1. Een onderneming is bij aanvraag een entreebedrag verschuldigd aan de Stichting. Daarnaast zijn geregistreerde ondernemingen een jaarlijkse bijdrage verschuldigd aan de Stichting. De hoogte van het entreebedrag en de jaarlijkse bijdrage worden bepaald door het bestuur.
2. In geval van een in artikel 15 of 16 van dit reglement bedoelde opschorting resp. doorhaling blijft de betrokken onderneming de op het lopende jaar betrekking hebbende bijdrage onverkort verschuldigd.
Artikel 15 | Opschorten registratie
1. Indien door de inspectie-instelling een of meer major tekortkomingen zijn vastgesteld, en deze niet conform de norm voor huisvesting van arbeidsmigranten tijdig zijn opgelost, kan de Stichting de vermelding van de onderneming in het register opschorten.
a) Indien bij de administratieve inspectie de locatielijst onvolledig is gebleken en er tijdens de extra inspectie na 3 weken blijkt dat de ontbrekende locaties niet zijn toegevoegd (major-tekortkoming), wordt de onderneming geschorst in afwachting van aantoonbaar herstel van de major tekortkoming.
b) Indien bij de administratieve inspectie de locatielijst onvolledig is gebleken en niet binnen 6 weken alle locaties die bij SNF niet bekend waren en waarvoor de onderneming eerst-verantwoordelijke is, zijn geïnspecteerd óf als er bij die locaties major-tekortkomingen zijn geconstateerd, dan wordt de onderneming geschorst in afwachting van het uitvoeren van de inspecties of het herstel van de major tekortkomingen.
c) Indien de locatielijst onvolledig is gebleken en niet na 6 maanden een extra administratieve inspectie is uitgevoerd, wordt de onderneming geschorst in afwachting van die extra inspectie.
d) Indien tijdens de extra administratieve inspectie na 6 maanden één of meer major-tekortkomingen wordt/worden vastgesteld t.a.v. volledigheid locatieregister wordt de onderneming geschorst in afwachting van aantoonbaar herstel van de major-tekortkoming.
e) Indien de onderneming niet voldoet aan de eisen ten aanzien van “goed werkgeverschap” wordt de onderneming geschorst.
f) Indien de onderneming niet voldoet aan de eisen ten aanzien van
“toezicht en beheer” en herstel niet binnen 6 weken is aangetoond, wordt de onderneming geschorst.
g) Indien major tekortkomingen op een locatie na 6 weken niet zijn opgelost wordt de onderneming geschorst.
2. De Stichting kan de vermelding van de onderneming in het register daarnaast opschorten indien:
a) de onderneming niet voldoet aan haar financiële verplichtingen jegens de Stichting;
b) de onderneming niet voldoet aan de verplichtingen uit artikel 9 of artikel 11 leden 4, 5, 6, 7, 8 of 9 van dit reglement;
c) de inspectie-instelling de inspectie niet conform de eisen van de norm voor huisvesting van arbeidsmigranten, het reglement inspectie- instellingen en de procedureafspraken heeft uitgevoerd, of er onduidelijkheid is over het inspectieresultaat zoals bedoeld in artikel 11 lid 4 van dit reglement;
d) er bij de gerichte aanvullende inspectie zoals bedoeld in artikel 11 lid 6 van dit reglement of bij ‘ad-hoc-inspecties zoals bedoeld in artikel 11 lid 9 een of meer major tekortkomingen zijn vastgesteld.
e) er sprake is van misbruik van het keurmerklogo conform het reglement keurmerklogo of artikel 11 lid 14 niet wordt nageleefd.
f) in het geval van ondernemingen in de uitzendsector de SNA-registratie is doorgehaald;
g) in het geval van andere ondernemingen geconstateerd wordt dat niet aan de eisen voor goed werkgeverschap is voldaan.1
h) er bij een onderneming gedurende langere periode op meerdere locaties tekortkomingen worden geconstateerd die de indruk wekken dat naleving van de norm onder de maat is.
3. De Stichting kan bij overtreding van artikel 9 lid 2 en bij situaties als beschreven in artikel 15 lid 1 en 2 de onderneming een nader te bepalen termijn (maximaal 2 weken) gunnen om de overtreding te herstellen alvorens ze overgaat tot uitvoering van de in lid 1 en 2 van dit artikel bedoelde opschorting.
Artikel 16 | Doorhalen registratie
1. Doorhaling van de registratie van een onderneming in het register vindt plaats:
a) wanneer niet tijdig een de jaarlijkse administratieve inspectie is en/of de voorgeschreven locatie-inspecties zijn uitgevoerd, dan wel de Stichting niet tijdig is geïnformeerd over de resultaten van de inspectie(s);
b) de opschortingsgrond(en) uit artikel 15 lid (1 en lid 2 sub a, b, c, e, f en g) niet binnen zes weken is (zijn) opgeheven tenzij SNF expliciet daarvoor een langere termijn heeft toegestaan.
c) de opschortingsgrond uit artikel 15 lid 1d niet binnen 3 weken is opgeheven.
d) wanneer tijdens de extra administratieve inspectie na 6 maanden de locatielijst onvolledig is gebleken en niet na 3 maanden een extra administratieve inspectie is uitgevoerd,
e) wanneer tijdens de extra administratieve inspectie na 3 maanden één of meer major-tekortkomingen wordt/worden vastgesteld t.a.v. volledigheid locatieregister.
f) op schriftelijk verzoek van de onderneming
g) wanneer blijkt dat de onderneming bij dan wel tijdens het aanvraagproces een of meer vragen niet naar waarheid heeft ingevuld c.q. beantwoord.
h) In geval van onrechtmatig handelen in de ruimste zin van het woord direct of indirect verband houdend met de vereisten voor het SNF- keurmerk of potentieel schade toebrengend aan het SNF-keurmerk zoals fraude, potentieel strafbare feiten zoals geweld, intimidatie en uitbuiting en discriminatie.
i) In geval van tekortkomingen bij eerdere inspecties voor het SNF- keurmerk die hebben geleid tot schorsing of doorhaling van de registratie en die duiden op een patroon van onttrekking aan de normen;
j) Indien een situatie aan de orde blijkt die bij een aanvraag conform artikel 8 zou hebben geleid tot een afwijzing van de aanvraag.
2. De Stichting kan de registratie van een onderneming in het register doorhalen (of eerst opschorten) wanneer er is vast komen te staan dat de onderneming de wet overtreedt met betrekking tot huisvesting van arbeidsmigranten en de aard van de overtreding dermate ernstig (gevaarzetting) was dat er direct is opgetreden door het bevoegd gezag door (een deel van) de locatie direct te sluiten of waarbij door het bevoegd gezag situaties zijn vastgesteld waarbij de verhuurder in overtreding is. De overtreding staat vast, indien er geen bezwaar of beroep is ingesteld tegen het besluit van het bevoegd gezag of de adviescommissie en/ of de rechter in een voorlopige voorziening zich in eerste aanleg over de overtreding heeft uitgesproken.
3. Aan een onderneming die is doorgehaald kan door het bestuur een wachttijd van maximaal 1 jaar voor nieuwe inschrijving opgelegd.
DEEL F: OVERIGE BEPALINGEN
Artikel 17 | Uitsluiting aansprakelijkheid
De Stichting aanvaardt geen aansprakelijkheid jegens aanvragers, goedgekeurde/ aangemelde ondernemingen, inspectie-instellingen en derden voor enige schade die voortvloeit uit of verband houdt met de uitvoering van dit reglement.
Artikel 18 | Geheimhouding
1 Alle bij de uitvoering van dit reglement betrokken personen en organisaties zijn bij de uitvoering van de bepalingen van dit reglement verplicht tot strikte geheimhouding van alle gegevens die vertrouwelijk worden verstrekt of waarvan zij redelijkerwijs kunnen aannemen dat deze van vertrouwelijke aard zijn. De bestuurders van de Stichting of leden van de andere organen van de Stichting zijn tot deze zelfde geheimhouding verplicht, indien en voor zover zij kennis nemen van gegevens van vertrouwelijke aard.
2 Het staat de Stichting vrij om op basis van de openbare registratie in het Register Normering Flexwonen, dan wel het overzicht aangemelde ondernemingen, informatie te verstrekken aan derden.
3 Het staat de Stichting vrij om melding te doen aan overheidsinstanties over malafide gedragingen dan wel situaties met acuut, levensbedreigend (brand)gevaar door goedgekeurde of aangemelde ondernemingen.
Artikel 19 | Betaling en gevolgen van niet (tijdige) betaling
1. De onderneming is gehouden om een haar door de Stichting toegezonden nota binnen 30 dagen na verzending van de nota te voldoen. Na verloop van die termijn wordt de onderneming zonder voorafgaande ingebrekestelling een rente verschuldigd over het openstaande bedrag van 1% per kalendermaand, een gedeelte van de maand wordt voor een volle maand gerekend.
2. Alle kosten van inning, waaronder begrepen de volledige kosten van rechtsbijstand, zowel in als buiten rechte komen geheel voor rekening van de onderneming. De vergoeding ter zake van buitengerechtelijke kosten wordt vastgesteld op 20% van de verschuldigde hoofdsom met een minimum van € 150,-: deze vergoeding zal steeds, zodra rechtsbijstand door de Stichting is ingeroepen respectievelijk de vordering door de Stichting ter incasso uit handen is gegeven, zonder enig nader bewijs in rekening worden gebracht en door de onderneming verschuldigd zijn.
3. Niet tijdige betaling is grond voor opschorting en doorhaling van de registratie conform artikel 15 en 16 van dit reglement.
Artikel 20 | Geschillen
1. Beslechting van geschillen verband houdende met de inspectie en/of verband houdende met de registratie in het register van de Stichting, worden beslecht conform het Reglement College van Beroep.
2. De Stichting is echter gerechtigd om een geschil betreffende inning van de door de onderneming verschuldigde financiële bijdrage aan de bevoegde burgerlijke rechter voor te leggen. Alsdan is de rechtbank Breda bevoegd, ook wanneer de onderneming verkiest in het kader van dezelfde procedure een geschil als bedoeld in lid 1 van dit artikel aan de orde te stellen.
3. Het door de Stichting opgestelde Reglement College van Beroep maakt integraal onderdeel uit van dit reglement.
Artikel 21 | Inwerkingtreding
1. Het bestuur van de Stichting is bevoegd dit reglement te wijzigen.
2. Dit reglement treedt in werking na vaststelling door het bestuur van de Stichting.