Overeenkomst AquaFlanders – keuringsorganisaties
Overeenkomst AquaFlanders – keuringsorganisaties
Algemeen
Artikel 1. Voorwerp
Deze overeenkomst regelt de afspraken tussen de partijen zoals aangegeven in artikel 2 en dit in uitvoering van het reglement keurders en eventuele latere wijzigingen eraan.
In geval van tegenspraak tussen deze overeenkomst en het reglement keurders heeft dit laatste voorrang.
Artikel 2. Partijen
Deze overeenkomst wordt afgesloten tussen enerzijds:
AquaFlanders, Xxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxx, hierna de keuringsinstelling genoemd en vertegenwoordigd door Xxxx Xxxxxxx, algemeen directeur
en anderzijds:
…………………………………………………………………,………………………………………..…………………………………………………, hierna de keuringsorganisatie genoemd en vertegenwoordigd door ………………………………………………,
……………………………………………………………………………….
Artikel 3. Keuringsverantwoordelijke
De keuringsorganisatie duidt een keuringsverantwoordelijke aan, maakt deze bekend en meldt elke verandering in aanduiding onverwijld aan de keuringsinstelling.
Artikel 4. Werkopdracht
Zowel de opdrachtgever als de keurder moeten op de hoogte zijn van de inhoud van de werkopdracht. De opdrachtgever wordt door de keuringsorganisatie of de keurder op de hoogte gesteld van de inhoud van de werkopdracht voorafgaand aan de keuring. De keurder voegt de werkopdracht digitaal toe in het
Keuringsplatform van AquaFlanders (AFK). Op het keuringsattest wordt bevestigd dat de opdrachtgever kennis heeft genomen van de werkopdracht.
Informatie
Artikel 5. Klachten
Klachten over keuringen moeten onverwijld gemeld worden aan AquaFlanders. De keuringsorganisatie dient daarom volgende tekst op nemen op haar website of in haar communicatie met de klant:
‘Bent u ontevreden over een keuring door een door AquaFlanders erkende keurder, dan moedigen we u in eerste instantie aan om in dialoog te treden. Komt u er niet uit, dan kunt u via de website van AquaFlanders (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) een klacht indienen.’
Artikel 6. Schade
In geval van schade in het kader van de uitvoering van de keuring door de keuringsorganisatie dat de klant ter kennis brengt van de keuringsinstelling, verbindt de keuringsinstelling zich ertoe om de keuringsorganisatie uiterlijk binnen 5 werkdagen schriftelijk op de hoogte hiervan te brengen zodat de keuringsorganisatie dit rechtstreeks met de klant kan opnemen.”
Artikel 7. Communicatie
De keuringsorganisatie vermeldt duidelijk op haar website dat AquaFlanders verantwoordelijk is voor de keuring.
Er is een uitdrukkelijke verwijzing naar de website van AquaFlanders (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) op de website van de keuringsorganisatie.
Bevoegdheden, onafhankelijkheid, uitrusting en veiligheid
Artikel 8. Bevoegdheden keurders
De keuringsorganisatie plant een keurder enkel in voor de keuringen waarvoor deze laatste bevoegd is. De keurder velt ter plaatse steeds het laatste oordeel of de uit te voeren keuring al dan niet binnen de eigen bevoegdheid valt. Indien dat niet het geval is, dient de keurder de keuring te weigeren.
Artikel 9. Onafhankelijkheid
De keuringsorganisatie moet voorzorgsmaatregelen treffen om een adequate scheiding te bewerkstellingen van de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden met betrekking tot keuringsactiviteiten, ten opzichte van de andere activiteiten.
Wanneer ontwerp/vervaardiging/levering/installatie/service/onderhoud en keuring van eenzelfde object worden uitgevoerd door éénzelfde keuringsorganisatie, dan mag dit niet door één en dezelfde persoon gebeuren. (PROC-62).
Artikel 10. Welzijn op het werk
De keuringsorganisatie staat in voor de naleving van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en de uitvoeringsbesluiten. Ook wordt verwezen naar de minimuminstructies voor veilig werken (INSTR-21) van AquaFlanders. Deze instructies ontslaan de keuringsorganisatie er niet van om uitvoering te geven aan de bepalingen van vermelde wet en bijhorende uitvoeringsbesluiten.
Artikel 11. Uitrusting
De keuringsorganisatie moet toereikende uitrusting in goede staat ter beschikking stellen van de keurder, zodat deze het werk kan uitvoeren conform de instructies omtrent het gebruik van toestellen, opgesteld door AquaFlanders en conform de wettelijke bepalingen. De keuringsorganisatie bezorgt een inventaris van de uitrusting aan de keuringsinstelling.
Naleving van de overeenkomst
Artikel 12. Audit keuringsorganisatie
AquaFlanders voert periodiek audits uit om na te gaan of de afspraken, gemaakt via deze overeenkomst, correct gevolgd worden. Op deze audits is bijgevoegd reglement van toepassing. Dit maakt integraal deel uit van deze overeenkomst.
Artikel 13. Duurtijd, beëindiging en betwisting
Deze overeenkomst wordt opgesteld voor onbepaalde duur. Ze kan te allen tijde opgezegd worden door één van de partijen per aangetekend schrijven. In geval van betwisting zijn enkel de rechtbanken van Antwerpen bevoegd. Belgisch recht is van toepassing.
Voor akkoord,
De keuringsinstelling AquaFlanders Xxxx Xxxxxxx Algemeen directeur AquaFlanders | De Keuringsorganisatie ………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… |
Datum: ……/……/……
Bijlage: Reglement voor de audit van keuringsorganisaties
Bijlage: Reglement voor de audit van keuringsorganisaties V1 dd. 11/11/2021
1. Doelstelling
Dit reglement omschrijft de procedures die relevant zijn voor het auditeren van de keuringsorganisaties. Het vormt een bijlage bij de overeenkomst die afgesloten wordt tussen een keuringsorganisatie en de keuringsinstelling AquaFlanders.
Hierbij moet onder meer gedacht worden aan:
• Initiële audit
• Periodieke controleaudits
• Bijkomende audits
• Regels voor schorsen of intrekken van de auditattesten
2. Audit procedure
De keuringsorganisatie zal, in uitvoering van de overeenkomst die afgesloten is met de keuringsinstelling AquaFlanders, via audits aantonen dat aan de in de overeenkomst gestelde voorwaarden voldaan is.
Door de ondertekening van de overeenkomst gaat de keuringsorganisatie formeel akkoord met alle erin geformuleerde vereisten, waaronder het aanvaarden van audits.
De audit wordt uitgevoerd door een onafhankelijke medewerker van AquaFlanders of een door AquaFlanders aangestelde externe partij. De audit start door het invullen van een door AquaFlanders bezorgde vragenlijst. Het vervolg van de audit kan zowel fysiek ter plaatse bij de keuringsorganisatie zelf, of online via een communicatieplatform met video & screen-sharing (bv. Microsoft Teams) worden uitgevoerd. Bij online audits is het gebruik van de videocamera een vereiste zodat alle deelnemers, naast elkaar te horen, elkaar ook kunnen zien.
De audit zal uiterlijk 2 weken voor de auditdatum worden aangekondigd en ingepland. AquaFlanders behoudt zich het recht om zelf, naast de initiële en periodieke audits zoals vastgelegd in dit auditreglement, bijkomende audits uit te voeren bij ernstig vermoeden van onregelmatigheden.
Tijdens de audit zal de conformiteit ten opzichte van de overeenkomst tussen de keuringsinstelling AquaFlanders en de keuringsorganisatie aan de hand van een auditgesprek worden afgetoetst. De auditor kan zelf de volgorde van de vragen en het gesprek bepalen. De auditor kan waar gewenst de nodige aantoonbare bewijsstukken vragen om de conformiteit met een vereiste te staven. Deze bewijsstukken blijven evenwel op de keuringsorganisatie en worden niet door de auditor meegenomen. Op die manier blijft de confidentialiteit van alle data gegarandeerd.
Voorafgaand aan het gesprek kan de auditor ook validatie uitvoeren aan de hand van online beschikbare informatie (bv. Website van de keuringsorganisatie). Vaststellingen en vragen hieromtrent komen aan bod tijdens het auditgesprek.
Als de auditor vaststelt dat aan een bepaalde vereiste niet is voldaan, zal dit tijdens het gesprek reeds worden toegelicht. Als de auditee verdere vragen stelt tijdens het bezoek van de auditor, kan de auditor verdere toelichting geven of doorverwijzen naar de juiste contactpersoon binnen AquaFlanders.
De auditor zal aan de hand van een auditrapport de bevindingen rapporteren. Er volgt op het einde van het (de) auditgesprek(ken) nog geen auditconclusie. De auditor zal wel vermelden met welke insteek het auditrapport zal voorgedragen worden aan de AquaFlanders-conformiteitsbeoordelingscommissie. AquaFlanders zal dit auditrapport, inclusief de conclusie van de AquaFlanders- conformiteitsbeoordelingscommissie, overhandigen aan de keuringsorganisatie. Dit geldt bij positief resultaat ook als conformiteitsbeoordelingsattest (CBA).
De AquaFlanders-conformiteitsbeoordelingscommissie bestaat uit de technisch directeur, de kwaliteitscoördinator en kwaliteitscoördinator keuringen of hun plaatsvervangers. Ze beslist autonoom en collegiaal over de conformiteit.
3. Audit beslissing
Bij een positief besluit wordt het auditrapport, inclusief de conclusie als het conformiteitsbeoordelingsattest (CBA) afgegeven.
Bij een besluit tot weigering zal de keuringsorganisatie hiervan binnen redelijke termijn door AquaFlanders worden ingelicht, samen met een motivatie van deze weigering.
Bij een periodieke controleaudit zal telkens een auditbeslissing worden genomen. Bij positief besluit blijft het attest geldig. Bij negatief besluit zijn er verschillende opties:
• Opschorten/schorsen
• Intrekken
3.1 Weigering
Indien bij de initiële audit de keuringsorganisatie niet voldoet aan de vereisten uit de overeenkomst zal de samenwerking nog niet aanvatten. In dat geval krijgt de keuringsorganisatie de kans om zich in regel te stellen en een nieuwe audit aan te vragen.
3.2 Opschorten/Schorsen
AquaFlanders zal het attest en de samenwerking opschorten/schorsen, indien:
• Het opgezette beheersysteem van de keuringsorganisatie bij voortduring en in ernstig mate niet voldoet aan de eisen van de overeenkomst;
• De effectiviteit van het opgezette systeem onvoldoende is;
• De keuringsorganisatie geen periodieke audits toestaat;
• De keuringsorganisatie vrijwillig een verzoek tot opschorting/schorsing heeft gedaan;
• De keuringsorganisatie in ernstige mate in strijd heeft gehandeld met een of meer van zijn verplichtingen ingevolge de overeenkomst, waaronder ook financiële verplichtingen vallen;
• De keuringsorganisatie de belangen van AquaFlanders heeft geschaad;
• Er geen adequate corrigerende maatregelen zijn getroffen tijdens de periode van 6 kalenderweken ; na de communicatie van afwijkingen bij een periodieke controle audit.
De periode van opschorting/schorsing bedraagt maximaal 6 kalendermaanden. Binnen de gestelde periode van opschorting/schorsing (6 kalendermaanden):
• Blijft de samenwerkingsovereenkomst van kracht;
• Zal de kwaliteitscoördinator keuringen van AquaFlanders toezicht houden op de door de keuringsorganisatie te treffen maatregelen die moeten leiden tot de opheffing van de opschorting/schorsing;
• Mag de keuringsorganisatie geen verdere keuringen uitvoeren in uitvoering van de overeenkomst.
Overtreding van deze bepaling wordt beschouwd als oneigenlijk gebruik.
3.3 Intrekken conformiteitsbeoordelingsattest (CBA)
Intrekken van het CBA vindt plaats nadat AquaFlanders heeft vastgesteld dat:
• Na de afgesproken (her)beoordeling onvoldoende maatregelen zijn genomen om de non- conformiteit te kunnen afsluiten;
• Er geen adequate corrigerende maatregelen zijn getroffen tijdens een periode van schorsing van het attest;
• De keuringsorganisatie de belangen van AquaFlanders ernstig heeft geschaad.
• De keuringsorganisatie doelbewust foutieve informatie heeft verschaft aan de auditor
• De AquaFlanders kan aantonen dat sinds de audit er doelbewust afgeweken wordt van de afgesproken voorwaarden uit deze overeenkomst.
Indien binnen de gestelde periode van opschorting/schorsing door de keuringsorganisatie geen adequate corrigerende maatregelen zijn getroffen, zal AquaFlanders het attest intrekken. Daarmee vervalt de overeenkomst.
De overeenkomst vervalt per direct. De samenwerking mag vanaf dan in geen enkele mondelinge, schriftelijke en visuele communicatie meer gebruikt worden.
3.4 Intrekken wegens stopzetting van de diensten van de keuringsorganisatie
Intrekken van het CBA en de beëindiging van de overeenkomst vindt plaats nadat XxxxXxxxxxxx bericht heeft ontvangen van stopzetting van de keuringsactiviteiten of als AquaFlanders zelf de samenwerking met de keuringsorganisatie stopzet.
De overeenkomst vervalt dan per direct. De samenwerking mag vanaf dan in geen enkele mondelinge, schriftelijke en visuele communicatie meer gebruikt worden.
4. Geldigheidsduur van het CBA
Bij een positief besluit wordt een CBA afgegeven met een looptijd van drie kalenderjaren.
Het CBA kan enkel vernieuwd worden op basis van een hervalidatie en het aantonen van een blijvende conformiteit op de vereisten van de overeenkomst.
5. Klachten
Indien er toch iets misgelopen zou zijn tijdens de audit of indien deze niet verlopen is zoals u het verwacht had, dan kan een klacht neergelegd worden bij AquaFlanders. Dit kan zowel met betrekking tot de audit of het auditbesluit.
Elke klacht kan gericht worden aan AquaFlanders met gegronde motivatie via xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-xx-xxxxx.
Deze klachten zullen behandeld worden volgens de geldende klachtenbehandelingsprocedure.
6. Register
AquaFlanders houdt een register bij van alle keuringsorganisaties die geauditeerd zijn met de datum van deze audit, motivatie en de geldigheidsduur van het CBA. Dit register is niet raadpleegbaar voor personen buiten AquaFlanders, tenzij op vraag en na goedkeuring van de technisch directeur, en enkel op de zetel van AquaFlanders.
7. Wijzigingen in de overeenkomst met audit impact
Van zodra een nieuwe versie van overeenkomst wordt opgesteld, vervalt de vorige versie als input voor de nieuwe audits.
Het CBA blijft geldig tot de volgende audit waarop de dan geldende overeenkomst tussen de beide partijen als basis wordt genomen.
In het uitzonderlijke geval dat een CBA vervalt binnen een periode van 2 kalendermaanden na het ter kennis brengen van nieuwe vereisten via een hernieuwde overeenkomst, kan de keuringsorganisatie een uitstel van de audit vragen voor maximum 2 kalendermaanden bij de kwaliteitscoördinator keuringen.
8. Bevindingen
De auditor zal de bevindingen noteren in een auditrapport. Bij de beoordeling zijn verschillende niveaus van vaststelling mogelijk:
• Conform
De geauditeerde vereiste voldoet volledig.
• Verbeterpunt
De geauditeerde vereiste voldoet, echter de manier van implementatie is voor verbetering vatbaar om de beheersbaarheid en/of de efficiëntie te verhogen.
• Aandachtspunt
De geauditeerde vereiste voldoet niet volledig, de goede basiswerking van de keuringsorganisatie komt hierdoor echter niet in het gedrang.
• Afwijking
De geauditeerde vereiste voldoet niet en resulteert in een tekortkoming met risico-impact op de goede werking in lijn met de overeenkomst.
Als de auditor een vereiste als afwijking, aandachtpunt of verbeterpunt definieert, dan zal er verdere toelichting voor deze keuze worden meegegeven in het auditrapport.
9. Hoe omgaan met afwijkingen, aandachtspunten en verbeterpunten
Het is de taak van de keuringsorganisatie om de vaststellingen van de auditor ter harte te nemen en actie te ondernemen op basis van deze vaststellingen.
Bij een initiële audit is het niet toegestaan om afwijkingen te hebben ten opzichte van de vereisten. Zolang deze afwijkingen niet zijn weggewerkt, kan er geen keuringssamenwerking opstarten.
De keuringsorganisatie dient een duidelijk actieplan op te maken met deadline datums.
Dit actieplan dient uiterlijk één kalendermaand na het ontvangen van het auditrapport worden voorgelegd aan de AquaFlanders-conformiteitsbeoordelingscommissie, die dit actieplan zal beoordelen.
Hierop zijn drie conclusies mogelijk:
• Het voorgestelde actieplan is goedgekeurd en er dient geen doeltreffendheidscheck te gebeuren
• Het voorgestelde actieplan is goedgekeurd, maar op datum van de voorgestelde deadline dient er een doeltreffendheidscheck door de auditor te worden uitgevoerd
• Het voorgestelde actieplan is ontoereikend. In dit geval kan de keuringsorganisatie éénmalig een extra bijsturing voorstellen.
Bij goedkeuring van het actieplan, en de eventuele doeltreffendheidscheck, zal het CBA worden uitgereikt.
Als er tijdens de initiële audit aandachtspunten vastgesteld zijn, dan belemmeren deze niet om een attest te ontvangen (op voorwaarde dat er geen afwijkingen zijn). De keuringsorganisatie dient evenwel tegen de eerstvolgende periodieke controleaudit actie te hebben ondernomen op eigen initiatief om aan deze punten te werken om te vermijden dat deze punten bij volgende beoordeling tot een afwijking leiden.
Voorgestelde verbeterpunten dienen als suggestie van de auditor aanzien te worden. Het is aan de keuringsorganisatie om te beslissen of zij met deze punten aan de slag gaat. Indien er gekozen wordt om dit niet te doen, dan zal men dit wel moeten staven bij een eerstvolgende periodieke controle. Het niet oppikken van een verbeterpunt resulteert evenwel niet tot een afwijking of aandachtspunt bij een volgende periodieke controle, mits de bewuste vereiste nog steeds voldaan is.
Bij een periodieke controleaudit is het mogelijk dat een vereiste die tijdens de initiële audit conform was door eender welke reden nu niet meer conform is als de invulling van de vereiste gewijzigd is, of niet meer onderhouden/beheerst is. In dit geval kan de auditor een afwijking vaststellen. Het is aan de keuringsorganisatie om binnen de periode van 6 kalenderweken na de periodieke controleaudit gedocumenteerd bewijs voor te leggen aan AquaFlanders dat de afwijking is weggewerkt om zeker te stellen dat het attest niet geschorst wordt.
Als er tijdens de periodieke controleaudit aandachtspunten vastgesteld zijn, dan belemmeren deze niet om een het attest te behouden. De keuringsorganisatie dient evenwel tegen de eerstvolgende periodieke controleaudit actie te hebben ondernomen op eigen initiatief om aan deze punten te werken om te vermijden dat deze punten bij volgende beoordeling tot een afwijking leiden.
Voorgestelde verbeterpunten dienen als suggestie van de auditor aanzien te worden. Het is aan de keuringsorganisatie om te beslissen of zij met deze punten aan de slag gaan. Indien er gekozen wordt om dit niet te doen, dan zal men dit wel moeten staven bij een eerstvolgende periodieke controleaudit. Het niet oppikken van een verbeterpunt resulteert evenwel niet tot een afwijking of aandachtspunt bij een volgende audit, mits de bewuste vereiste nog steeds voldaan is.
10. Auditkosten
De initiële en de periodieke herhalingsaudits vallen financieel ten laste van AquaFlanders. Voor alle eventuele bijkomende audits wordt een kost aangerekend die jaarlijks wordt vastgelegd door AquaFlanders.
Voor de jaren 2021 en 2022 worden deze kosten per audit vastgelegd op €500, exclusief BTW.
11. Wijzigingen en goedkeuring
11.1 Wijzigingen
Nieuwe keuringsorganisatie
Een nieuwe keuringsorganisatie ontvangt op vraag steeds de laatste versie.
Reeds erkende keuringsorganisatie
Updates van dit document worden aan keuringsorganisaties die reeds over een CBA beschikken steeds gecommuniceerd via het keuringsplatform van AquaFlanders. De laatste versie is altijd raadpleegbaar op het keuringsplatform (AFK). De keuringsorganisatie past de eventuele aanpassingen telkens toe binnen de door de keuringsinstelling vooropgestelde termijn.
Wijzigingen register
Historiek van het document | ||
Versie | Datum | Omschrijving |
1.0 | 11/11/2021 | Eerste versie |
2.0 | 30/11/2021 | Toevoeging artikel 6 rond melden schadegevallen Update artikel 9 rond onafhankelijkheid: Indien een keuringsorganisatie zowel installaties bouwt als keurt, moet de organisatie ervoor zorgen dat de keuring en ontwerp/installatie nooit door éénzelfde persoon gebeurt. Update artikel 11 rond uitrusting: aanleveren inventaris. Update artikel 13: Belgisch recht is van toepassing. |