Contract
Auteur | Xxxxxxx Xxxxxxxx (Concern Inkoop) |
Aanbesteding | accountantsdiensten |
Zaaknummer | 432070 |
Procedure | Openbare Europese Aanbesteding |
Versie | Definitief |
Datum | 12 juni 2018 |
1. Aanbestedende dienst
Gemeente Hilversum Concern Inkoop Xxxx Xxxxxxx 00
0000 XX Xxxxxxxxx
2. Voorwerp van de opdracht
Het doel van deze Aanbesteding is een Overeenkomst met één Opdrachtnemer af te sluiten voor accountantsdiensten, die voldoet aan alle in het bestek opgenomen specificaties, eisen en uitgangspunten, ten behoeve van de gemeente Hilversum.
Werkzaamheden van de accountant betreffen in het kader van deze aanbesteding onder andere:
1) De controle van de jaarrekening
2) De controle op specifieke uitkeringen waarvoor deelverklaringen moeten worden afgegeven
3) De interim controle
4) De uitvoering van de adviesfunctie
3. Inkoopprocedure
De geraamde waarde van de Opdracht is hoger dan de drempelwaarde voor aanbestedingen voor leveringen en diensten voor decentrale overheden, conform de Europese Richtlijn 2014/24/EU. Deze richtlijn is geïmplementeerd in de Nederlandse wetgeving door middel van de (gewijzigde) Aanbestedingswet 2012 die op 1 juli 2016 in werking is getreden. De Europese aanbesteding is uitgevoerd volgens de openbare procedure. De Aanbestedende dienst heeft ervoor gekozen alle documenten openbaar te publiceren op xxx.xxxxxxxxx.xx.
4. Proces-verbaal van opening
Datum en plaats van de ontvangst Inschrijvingen:
De Inschrijvingen dienen op de juiste wijze vóór 26 april 2018 om 11:00 uur via TenderNed te zijn geüpload.
Datum en plaats van de opening: 26 april 2018 om 11:05 uur te Hilversum.
Aanwezig bij de opening: Xxxxxxx Xxxxxxxx en Xxxxxxx Xxxxxxxxx van Concern Inkoop.
5. Ontvangen Inschrijving
Eén Inschrijver heeft een Inschrijving ingediend, namelijk: Publieke Sector Accountants, Xxxxxxxxxxxxxx 0 xx Xxxxxxx.
6. Compleetheid, uitsluitings-, geschiktheids- en selectiegronden
EA Accountantsdiensten
Criteria | inschrijver 1 PSA |
Inschrijving | |
Volledig? Juiste indeling gehanteerd? Ondertekend? | ja |
Eisen aan Inschrijver | |
01-Uniform Europees Aanbestedingsdocument Deel II, III, IV en VI? | ja |
02-Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) < 1 juli 2016 of bewijs van aanvraag | ja |
03- Verklaring onderaanneming (indien van toepassing) | nvt |
04-Holdingverklaring (indien vantoepassing), inclusief organogram | nvt |
05-Invulformulier referentie: < 3 jaar | ja |
PvE en Gunning | |
06-Conformiteitenlijst en akkoordverklaring | ja |
07-Invulformulier tarieven (pdf ondertekend & excel) (xxx xxxxxx 120k ex btw) | ja |
08-Antwoordformulier Gunningscriteria (GC2 max 6A4 en GC3 max 2A4 arial 10) | ja |
Extra ingediend | 4 bijlagen met vb documenten en toelichting op tarieven formulier |
Voldoet? | JA |
Beoordeeld door: Xxxxxxx Xxxxxxxx & xxxxxxx Xxxxxxxxx d.d. 26 april 2018
7. Gunningscriteria
Gunning zal geschieden aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige Inschrijving (EMVI) die door de Aanbestedende dienst wordt vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding.
Categorie | Gunningscriteria | Wegingsfactor | |
Prijs | GC 1 all-in tarief is zo laag mogelijk | 30% | 300 punten |
GC 2 plan van aanpak | 35% | 350 punten | |
GC 3 communicatie en samen- | 15% | 150 punten | |
Kwaliteit | werking | ||
GC 4 presentatie | 20% | 200 punten | |
Totaal | 100% | 1.000 punten |
8. Beoordeling
Voor de beoordeling van de Kwaliteit geldt dat per criterium de gegeven antwoorden van de Inschrijver zijn beoordeeld. Alle beoordelaars beoordelen de criteria voor kwaliteit. De eisen en tarieven zijn door Concern Inkoop beoordeeld.
Datum en plaats van de beoordeling en presentatie door PSA
Woensdag 23 mei om 18:30 – 19:30 uur te Hilversum.
Aanwezig Hilversum | - Xxxxxxx Xxxxxxx - Xxxxxxx xxx Xxxxxxxx - Xxxx Jaarsma |
- Xxxxxx Xxxxx - Xxxxxxx Xxxxxxxx | |
Aanwezig Publieke Sector Accountants (PSA) | - Xxxx Xxxxx - Xxxxx Xxxxxxxxx |
Bij de kwalitatieve beoordeling door het is gebleken dat de inschrijving van PSA voldoet aan alle criteria op het gebied van prijs en kwaliteit. PSA scoort positief op alle vijf competenties waarover de accountant van Hilversum dient te beschikken (deskundigheid, communicatieve vaardigheid, pro- activiteit, tarifering ben flexibiliteit).
9. Aanvullende bewijsmiddelen UEA
Na het kennismakingsgesprek en positieve inhoudelijke beoordeling heeft PSA binnen 7 werkdagen na het verzoek van de Aanbestedende dienst, de gevraagde gegevens en originele bewijsstukken aangeleverd.
EA Accountantsdiensten | |
Controle UEA | PSA |
Deel II | |
Gegevens ondernemer | ja |
Neemt samen met anderen deel aan EA? | nee |
Vertegenwoordiging | voldoet |
Beroep op draagkracht van anderen | nee |
Onderaanneming | nee |
Deel III | |
Verplichte uitsluitingsgronden: schuldig gemaakt aan? | voldoet |
Voldaan aan al zijn verplichtingen m.b.t. belasting of sociale premies? | voldoet |
Facultatieve uitsluitingsgronden: | |
* Vervalsing van de mededinging? | voldoet |
* Valse verklaring. Niet schuldig gemaakt? | voldoet |
* Onrechtmatige beïnvloeding. Heeft niet getracht? | voldoet |
Deel IV | |
Voldoet aan de voorgeschreven selectiecriteria | voldoet |
Deel VI | |
Volledig ingevuld? | JA |
10. Definitieve gunning
Artikel 213, lid 2 Gemeentewet bepaalt dat de gemeenteraad de accountant aanwijst die belast wordt met de controle van de gemeentelijke jaarrekening. De selectie van de accountant is in artikel
4, lid 9 Verordening audit- en rekeningcommissie door de raad gemandateerd aan de Audit- en rekeningcommissie. De commissie adviseert de raad positief om de heren X. Xxxxx en A. Sallenhart van Publieke Sector Accountant (PSA) te benoemen als accountant voor de boekjaren 2018 en 2019. Na een positief besluit van de raad kan er definitief aan PSA worden gegund.
11. Contract ondertekening
Na positief besluit van de raad.
13. Duur van de Overeenkomst
De Overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van vier (4) jaar, ingaande op 1 september 2018 en derhalve van rechtswege eindigende op 31 augustus 2022. De Overeenkomst kan maximaal twee (2) maal voor de duur van maximaal één (1) jaar worden verlengd onder gelijkblijvende voorwaarden.
Akkoord Proces-verbaal |
Voor akkoord inhoud Proces-verbaal: d.d. 12 juni 2018, Xxxxxxx Xxxxxxxx, Senior Inkoper handtekening: ………………………………………… d.d. 12 juni 2018, Xxxxxxx Xxxxxxxxx, Inkoop adviseur handtekening: ………………………………………… |