SAMENWERKINGSOVEREENKOMST GEMEENSCHAPPELIJK HAVENBEHEER TWENTEKANALEN 2020
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST GEMEENSCHAPPELIJK HAVENBEHEER TWENTEKANALEN 2020
De ondergetekenden,
a. De gemeente Almelo, te dezen vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxxx, ter uitvoering van het besluit van het College van Almelo van , bestuurder GHT;
b. De gemeente Enschede, te dezen vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxxxx, ter uitvoering van het besluit van het College van Enschede van , bestuurder GHT;
c. De gemeente Hengelo, te dezen vertegenwoordigd door mevrouw M. ten Heuw, ter uitvoering van het besluit van het College van Hengelo van , bestuurder GHT;
d. De gemeente Hof van Twente, te dezen vertegenwoordigd door de xxxx X Xxxxxxxx, ter uitvoering van het besluit van het College van Hof van Twente van , bestuurder GHT; en
e. De gemeente Lochem, te dezen vertegenwoordigd door de heer X.X. xx Xxxx, ter uitvoering van het besluit van het College van Lochem van , bestuurder GHT;
Hierna gezamenlijk te noemen ‘partijen’, Overwegende dat:
a. De binnenhavens van partijen samen één van de grootste binnenhavens van Nederland vormen;
b. Partijen sedert 2011 gezamenlijk een bestuurlijk havenoverleg hebben opgericht waarmee wordt beoogd een gezamenlijke koers uit te zetten op het gebied van beheer en ontwikkeling van de havens;
c. Partijen de noodzaak en de urgentie onderschrijven van een regionaal havenbeheer;
d. Partijen hiertoe op 14 januari 2015 een samenwerkingsovereenkomst zijn aangegaan;
e. Partijen de samenwerking hebben geëvalueerd in 2019 en de samenwerking willen voortzetten;
f. Partijen de aanbevelingen uit de evaluatie wensen op te volgen;
g. Partijen daartoe de samenwerkingsovereenkomst wensen te actualiseren;
h. Partijen hiermee ieder voor zich bekrachtigen zelfstandig verantwoordelijk te zijn en te blijven;
i. Deze geactualiseerde overeenkomst ertoe strekt de werking van de samenwerking - zowel bestuurlijk als ambtelijk - nader te preciseren en vast te leggen;
j. Partijen zich gezamenlijk blijvend verantwoordelijk voelen om in de lijn van deze samenwerkingsovereenkomst initiatieven te nemen om te komen tot een verdere uitbouw en intensivering van de samenwerking;
k. Partijen bevorderen dat er één integraal administratief havengebied ontstaat.
Zijn overeengekomen als volgt:
Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen
a. Bestuur: het bestuur van het GHT, bestaande uit vertegenwoordigers van de deelnemers;
b. Middelen: menskracht en geld voor de uitvoering van de werkvoorraad;
c. Gastheerorganisatie: de partij waar de havenmanager is ondergebracht;
d. Havenmanager: de kwartiermaker van het GHT;
e. Partij: een aan deze overeenkomst deelnemende partij;
f. Externe partij: een niet aan deze overeenkomst deelnemende organisatie;
g. Bestuurder: een lid van een college van B&W dat het mandaat heeft het bestuursorgaan waarvan hij deel uitmaakt te vertegenwoordigen in het bestuur;
h. Centrale bedrijfskosten: kosten die ten behoeve van het functioneren van de GHT-structuur door de partijen als collectief gedragen worden.
Artikel 2 Doel GHT
Het GHT levert een belangrijke bijdrage in de (ruimtelijk-)economische ontwikkelingen rond de Twentekanalen door het stimuleren van:
- meer vervoer over het water;
- meer watergebonden bedrijvigheid;
- circulaire economie en energietransitie,
en daarmee het bewerkstelligen van economische verbreding van de havengebieden.
Artikel 3 Reikwijdte van de overeenkomst
1. Deze overeenkomst heeft betrekking op de samenwerking tussen gemeenten die een haven hebben aan de Twentekanalen ten einde een gezamenlijke koers uit te zetten op het gebied van beheer en de ontwikkeling van de havens. Integraal onderdeel van deze overeenkomst vormen de gezamenlijke Binnenhavenvisie, het op die visie gebaseerde Bedrijfsplan en kaarten van de betreffende havengebieden.
2. Partijen kunnen tijdens de looptijd van deze samenwerkingsovereenkomst deze overeenkomst wijzigen of aanvullen mits alle partijen het daarmee eens zijn.
3. Deze overeenkomst is leidend bij de bepaling van rechten en verplichtingen van partijen en de wijze waarop de samenwerking als bedoeld in het eerste lid plaatsvindt. Bij strijdigheid tussen deze overeenkomst en de kaders als bedoeld in artikel 8, eerste lid onder a van deze overeenkomst, prevaleert deze overeenkomst.
4. De wederzijdse rechten en plichten van partijen op basis van de relevante wet- en regelgeving en jurisprudentie zijn en blijven zonder enig beperking van toepassing.
Hoofdstuk 2: De inrichting van het GHT
2.1 Inrichting Artikel 4 Onderdelen
Het GHT kent naast de uitvoerende eenheden van de partijen de volgende onderdelen:
a. bestuur;
b. coördinerend secretaris;
c. havenmanager.
2.2 Samenstelling
Artikel 5 Het bestuur
1. Het bestuur bestaat uit vijf bestuursleden, zijnde vertegenwoordigers van de colleges van burgemeester en wethouders van elke partij.
2. Elk college wijst uit haar midden één lid van het bestuur aan.
3. Elk college wijst uit haar midden tevens een plaatsvervangend lid van het bestuur aan.
4. De colleges beslissen in hun eerste vergadering na inwerkingtreding van deze overeenkomst over de aanwijzing van leden van het bestuur.
5. Van elke aanwijzing geeft de partij die het aangaat binnen acht dagen na het besluit kennis aan de voorzitter van het bestuur.
6. Als tussentijds een plaats in het bestuur vrij komt, wijst de partij die het aangaat in zijn eerstvolgende vergadering of ten spoedigste daarna een nieuw lid aan.
7. Een lid van het bestuur kan door de partij die hem heeft aangewezen ontslag worden verleend of worden geschorst als dit lid het vertrouwen van die partij niet meer bezit. Het ontslag gaat onmiddellijk in.
8. Een lid van het bestuur kan ontslag nemen. Hij stelt de voorzitter en de partij die hem heeft aangewezen hiervan tijdig op de hoogte. Het ontslag gaat in zodra in opvolging is voorzien.
9. De leden vier tot en met acht zijn van overeenkomstige toepassing op plaatsvervangende leden.
10. De leden van het bestuur hebben ieder één stem.
11. De leden van het bestuur treden af op de dag waarop hun zittingsperiode in het college van herkomst afloopt. Aftredende leden kunnen opnieuw als lid worden aangewezen.
12. Het bestuur wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan en bepaalt de zittingsduur van de (plaatsvervangend) voorzitter.
13. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het bestuur.
14. De voorzitter ondertekent de stukken die van het bestuur uitgaan.
15. Minimaal twee keer per jaar vindt er een bestuursvergadering plaats.
16. Het secretariaat van de bestuursvergadering wordt gevoerd door de coördinerend secretaris, die ook de voorbereiding op zich neemt. De havenmanager staat hem hierin bij.
17. In de bestuursvergadering wordt door de coördinerend secretaris verantwoording afgelegd over de uitvoering en resultaten van het kalenderjaar voorafgaand aan het jaar waarin het overleg plaatsvindt.
18. Als een bestuurslid een ander bestuurslid mandateert om namens hem deel te nemen aan de besluitvorming, deelt het desbetreffende bestuurslid dit voorafgaand mee aan de voorzitter onder overlegging van het mandaat.
19. Besluiten in het bestuur worden genomen met meerderheid van stemmen waarbij minimaal tweederde van de partijen vertegenwoordigd is, tenzij in deze overeenkomst anders is bepaald.
Artikel 6 De coördinerend secretaris
1. Op basis van een voordracht van het overleg van gemeentesecretarissen wordt één van de gemeentesecretarissen uit één van de partijen door het bestuur benoemd als coördinerend secretaris GHT en een andere gemeentesecretaris van de partijen als plaatsvervangend coördinerend secretaris.
2. De coördinerend secretaris en diens plaatsvervanger worden benoemd voor een periode van maximaal vier jaar en treden in ieder geval af op de dag waarop zij hun functie van gemeentesecretaris niet meer vervullen. Deze periode wordt stilzwijgend verlengd met vier jaar.
Artikel 7 De havenmanager
1. De havenmanager wordt door het bestuur op voordracht van de coördinerend secretaris aangewezen dan wel van zijn taken ontheven. Alvorens de coördinerend secretaris tot voordracht overgaat hoort deze het regionaal overleg van gemeentesecretarissen.
2. De havenmanager wordt in zijn functie door de gastheerorganisatie in dienst genomen op grond van de aldaar geldende rechtspositie.
Hoofdstuk 3: Taken
3.1 Bestuur
Artikel 8 Taken en bevoegdheden bestuur
1. Het bestuur heeft de volgende taken en bevoegdheden:
a. het vaststellen van de kaders en het bepalen van de koers van het GHT;
b. het vaststellen van de jaarstukken, waaronder in ieder geval moet worden begrepen de begroting en de jaarrekening voor zover het de centrale bedrijfskosten betreft;
c. het bewaken van de naleving van de samenwerkingsovereenkomst;
d. de jaarlijkse inhoudelijke evaluatie en financiële verantwoording aan de besturen van de partijen vast te stellen;
e. het bewerkstelligen van conflictoplossing conform hoofdstuk 7 van deze overeenkomst.
f. het voorbereiden van besluitvorming bij partijen ten aanzien van strategische samenwerkingen en allianties.
2. Tot de kaders als bedoeld onder het eerste lid onder a behoren ondermeer het bedrijfsplan, de meerjarenvisie en het gezamenlijke uitvoeringsprogramma.
3. De taken en bevoegdheden worden uitgevoerd na afstemming met en in voorkomende gevallen na daartoe mandaat te hebben verkregen, van de ter zake bevoegde organen.
4. Een lid van het bestuur verschaft de partij die hem als lid heeft aangewezen alle inlichtingen die door die partij of door één of meer leden van die partij worden verlangd.
5. Een lid van het bestuur is de partij die hem als lid heeft aangewezen verantwoording verschuldigd voor het door hem in het bestuur gevoerde beleid en wel op de in het reglement van orde voor de vergaderingen van die partij aangegeven wijze.
3.2 Coördinerend secretaris
Artikel 9 Taken en verantwoordelijkheden coördinerend secretaris
De coördinerend secretaris heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden:
a. Het bewaken van het functioneren van het GHT;
b. Het beoordelen en aansturen van de manager;
c. Het voorbereiden van het bestuurlijk overleg;
d. Gevraagd en ongevraagd adviezen geven aan het bestuurlijk overleg; en
e. Het afstemmen met de bestaande regionale secretarissenkringen.
3.3 Havenmanager
Artikel 10 Taken en verantwoordelijkheden havenmanager
1. De havenmanager draagt zorg voor een adequate uitvoering van de taken van het GHT.
2. De havenmanager heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden:
a. Plannen, herverdelen, bewaken en verantwoorden van de uitvoering van de taken onder centrale sturing op regionaal niveau;
b. Het aangaan van overeenkomsten, bijdragend aan de bedrijfsvoering van GHT en binnen de kaders van de door partijen vastgestelde begroting;
c. Leiding geven aan en sturen op het functioneren van het havenbeheer;
d. Sturen op de juiste uitvoering van de taken;
e. Klachtafhandeling over havenbeheer namens partijen;
f. Onderhouden van de werkrelatie met de deelnemers en externe partijen en het onderhouden van taakrelevante externe contacten;
g. Toetsen en adviseren van de deelnemers op het gebied van havenbeheer en onderhoud;
h. Communiceren binnen en over het GHT, mede in het kader van externe profilering en lobby binnen de kaders van deze overeenkomst en het bedrijfsplan;
i. Ondersteunen van de coördinerend secretaris bij de vervulling van diens taken en bevoegdheden voor zover deze niet op hemzelf zien;
j. Toezien op naleving van de spelregels en afspraken door de partijen en conflictoplossing conform hoofdstuk 7 van deze overeenkomst;
k. Functioneren als aanspreekpunt voor partijen en externe partijen;
l. Opstellen van de conceptbegroting, -jaarrekening en –jaarverslag van het GHT;
m. Het verkennen en voorbereiden van strategische samenwerkingen en allianties binnen de kaders van deze overeenkomst en het bedrijfsplan;
n. Overige taken zoals benoemd in deze overeenkomst.
3. De havenmanager legt over zijn functioneren verantwoording af aan de coördinerend secretaris.
Artikel 11 Samenwerking met externe partijen
De partijen en de havenmanager zetten zich in voor het maken van structurele afspraken met externe partijen over de uitvoering van taken en inzet van menskracht, met het oog op een zo efficiënt mogelijke uitvoering van de taken en een zo goed mogelijk wederzijds benutten van deskundigheid.
Hoofdstuk 4: Werking van het GHT Artikel 12 Uitvoeringsprogramma’s
1. Ieder van de partijen stelt – afgestemd op en in overeenstemming met het bedrijfsplan en de meerjarenvisie als bedoeld in artikel 8 – zijn eigen uitvoeringsprogramma vast. De havenmanager kan een format vaststellen voor de wijze waarop deze taken worden beschreven.
2. De eigen uitvoeringsprogramma’s worden vooraf afgestemd met de havenmanager.
3. Alle taken als bedoeld in artikel 13, eerste lid en de taken voortvloeiende uit de eigen
uitvoeringsprogramma’s worden opgenomen in het gemeenschappelijke uitvoeringsprogramma.
Artikel 13 Van beleid naar uitvoering
1. Het bestuur stelt het bedrijfsplan, de meerjarenvisie en het gemeenschappelijke uitvoeringsprogramma vast. Daarin is in ieder geval het volgende opgenomen:
a. Xxxxxx, visie en doelstellingen
b. Meerjarige planning van de werkzaamheden
c. De financiering van de planning
d. Korte termijn ontwikkelingen
e. Lange termijnontwikkeling
f. Een evaluatie van de voorgaande periode.
2. Door het vaststellen van het gezamenlijke uitvoeringsprogramma leggen de deelnemers zich vast op de uitvoering van hun onderdelen van dit programma, onder functionele aansturing van de havenmanager.
Artikel 14 Informatie-uitwisseling
1. Partijen blijven zoeken naar effectievere en efficiëntere vormen van informatie-uitwisseling, waarbij ingespeeld wordt op relevante technische, wettelijke of andere ontwikkelingen.
2. Alle partijen verstrekken elkaar bovenbedoelde informatie, tenzij wettelijke bepalingen of het opsporingsbelang hiervoor een belemmering vormen.
Artikel 15 Privacy en gebruik van gegevens
1. De volledige en exclusieve zeggenschap over persoonsgegevens die in het kader van deze overeenkomst door partijen (al dan niet van elkaar) worden verkregen, berust bij de partij die de
persoonsgegevens heeft ingebracht. Partijen zullen bij het verwerken van deze persoonsgegevens de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming in acht nemen.
2. De zeggenschap over overige informatie die niet op natuurlijke personen herleidbaar is, berust bij partijen gezamenlijk.
Hoofdstuk 5: Archief
Artikel 16 Zorg en beheer archief
1. Ten aanzien van de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden van het bestuur, de coördinerend secretaris, de havenmanager en de werkorganisatie zijn de voorschriften van de gastheerorganisatie van overeenkomstige toepassing.
2. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden is het archief van de gastheerorganisatie de archiefbewaarplaats.
3. Het dagelijks bestuur van de gastheerorganisatie is belast met de uitvoering van de zorg en het beheer als bedoeld in het eerste en tweede lid.
4. De aan de uitvoering van het eerste lid verbonden kosten worden aangemerkt als behorende tot de centrale bedrijfskosten.
Hoofdstuk 6: Financiën
Artikel 17 Begroting
1. Elk kalenderjaar stelt de havenmanager vóór 1 november voorafgaand aan het begrotingsjaar een programmabegroting op. De programmabegroting wordt uiterlijk 1 december vastgesteld door het bestuur.
2. De programmabegroting geeft een beeld van de centrale bedrijfskosten.
3. De gastheerorganisatie draagt zorg voor de financiele administratie van het GHT.
4. De aan de uitvoering van het derde lid verbonden kosten worden aangemerkt als behorende tot de centrale bedrijfskosten.
Artikel 18 Verrekening van centrale bedrijfskosten
1. De centrale bedrijfskosten worden verrekend onder partijen volgens een door het bestuur vastgestelde verdeelsleutel.
2. De per ingangsdatum van deze overeenkomst vastgestelde verdeelsleutel is als bijlage bij deze overeenkomst gevoegd.
3. De vastgestelde verdeelsleutel zal eens in de drie jaren door het bestuur worden geëvalueerd en zo nodig worden herzien.
Artikel 19 Financiële verantwoordelijkheid partijen en budgetbevoegdheid havenmanager
1. Iedere partij reserveert jaarlijks de benodigde middelen voor:
a. uitvoering van de taken conform het eigen uitvoeringsprogramma; en
b. zijn/haar bijdrage aan de centrale bedrijfskosten conform de verdeelsleutel.
2. Iedere partij draagt er zorg voor dat de havenmanager ook hiervoor volmacht, machtiging en mandaat heeft om de opdrachten ter realisering van deze taken te verstrekken, waarbij deze binnen het kader moet blijven van de door partijen vastgestelde begroting.
Artikel 20 Jaarrekening
De havenmanager stelt jaarlijks vóór 1 februari na afloop van het begrotingsjaar een financiële verantwoording op van de besteding van de ter beschikking gestelde middelen voor de centrale bedrijfskosten. Deze verantwoording wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur.
Hoofdstuk 7: Geschillenregeling
Artikel 21 Geschillenregeling
1. Deze regeling heeft betrekking op eventuele geschillen tussen partijen over de uitleg of uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst en afspraken die daaruit voortvloeien.
2. Een geschil is aanwezig indien één van de partijen dit schriftelijk stelt en meldt bij de andere partij en de havenmanager, met een schriftelijke omschrijving van het geschil en een mogelijke oplossing daarvan.
3. Binnen vier weken na de ontvangst van de melding van het geschil, probeert de havenmanager in onderling overleg met het bestuur tot een oplossing van het geschil te komen, waarbij partijen niet tussentijds met derden over het geschil communiceren. Indien in onderling overleg tot een oplossing wordt gekomen, wordt dit schriftelijk aan alle partijen kenbaar gemaakt.
4. Indien overleg onder leiding van de havenmanager niet binnen zes weken tot gedragen oplossing overeenstemming heeft geleid, of indien de havenmanager zelf partij is bij het geschil, doet de havenmanager of één van de partijen daarvan binnen twee weken melding aan de coördinerend secretaris. Deze draagt de kwestie voor aan een erkend mediator om middels mediation tot een oplossing te komen.
5. Indien mediation niet binnen een termijn van zes maanden nadat de mediation is aangevangen tot een gezamenlijk gedragen oplossing heeft geleid, kan een partij het geschil aanhangig maken bij de bevoegde rechter te Almelo.
6. Elke partij draagt de eigen kosten, voortvloeiende uit de procedure genoemd onder de leden 1 tot en met 3. De kosten van de mediation zullen door betrokken partijen worden gedeeld.
Hoofdstuk 8: Overige bepalingen Artikel 22 Verplichtingen partijen
Partijen verplichten zich om:
a. zich te binden aan het gemeenschappelijk uitvoeringprogramma;
b. voldoende capaciteit en deskundigheid te leveren om de taken onder centrale aansturing van de havenmanager te kunnen uitvoeren.
c. alle gegevens te registreren die nodig zijn om de werking en de doelstellingen van het GHT te monitoren en te sturen; en
d. partijen die zich niet houden aan de afspraken hierop aan te spreken.
Artikel 23 Toetreding
Toetreding tot deze samenwerkingsovereenkomst is mogelijk op schriftelijk verzoek van een belanghebbende en met unanieme instemming van het bestuur waarbij meer dan tweederde deel van de stemmen in het bestuur vertegenwoordigd is.
Artikel 24 Opzegging en uitsluiting
1. Opzegging van de samenwerkingsovereenkomst door één of meerdere partijen is alleen mogelijk met instemming van het bestuur over de financiële en organisatorische gevolgen van opzegging.
2. Voor opzegging geldt een opzegtermijn van vierentwintig maanden na de instemming van het bestuur.
3. Uitsluiting van de samenwerkingsovereenkomst van één of meerdere partijen is alleen mogelijk met instemming van het bestuur over de financiële en organisatorische gevolgen van uitsluiting.
Artikel 25 Looptijd samenwerkingsovereenkomst
1. Deze geactualiseerde samenwerkingsovereenkomst treedt in werking op ………………….
2. De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd.
3. Partijen evalueren de samenwerkingsovereenkomst tweejaarlijks en kunnen deze wijzigen indien de partijen dit noodzakelijk achten.
Artikel 26 Citeertitel
Deze samenwerkingsovereenkomst ter zake het GHT kan worden aangehaald als SOK GHT.
Artikel 27 Bijlagen
Aan deze overeenkomst zijn de volgende bijlagen gehecht:
a. Kaart werkingsgebied Gemeenschappelijk Havenbeheer Twentekanalen;
b. Binnenhavenvisie Twentekanalen 2017-2030;
c. Bedrijfsplan 2018-2021 Havenbedrijf Twente met bijlagen.
Artikel 28 Slotbepaling
Het bestuur beslist in alle gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet. Aldus overeengekomen en in vijfvoud opgemaakt te Enschede op,
De gemeente Almelo, De gemeente Enschede,
voor deze, voor deze,
X. Xxxxxxxx X. Xxxxxxxxx
De gemeente Hengelo, De gemeente Hof van Twente,
voor deze, voor deze,
M. ten Heuw X. Xxxxxxxx
De gemeente Lochem,
voor deze,
X.X. xx Xxxx
Bijlage a: Kaart werkingsgebied Gemeenschappelijk Havenbeheer Twentekanalen
Bijlage b: Binnenhavenvisie Twentekanalen 2017-2030;
Binnenhavenvisie Twentekanalen 2017-
Bijlage c: Bedrijfsplan 2018-2021 Havenbedrijf Twente met bijlagen
Bedrijfsplan HBT 2018-2021 definitief.p
Bijlage 1 Bedrijfsplan
2018-2021. Werkings
GHT-6 _
havengebied Almelo.
GHT-1 _havengebied Lochem.pdf
GHT-7 _
Havengebied Hengel
GHT-2 _
havengebied Markelo
GHT-8 _
havengebied Ensched
GHT-4 _
havengebied Delden.
GHT-3 _
havengebied Goor.pd
GHT-5 _
havengebied Busines
Bijlage 2 Bedrijfsplan
2018-2021 WAM mat
Bijlage 3 Bedrijfsplan
2018-2021. Verdeelsle