Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden
Bladzijde 1/7
Algemene gebruiks- en service- voorwaarden Xxxxxxxxxxxxxx.xx
Xxxxxxxxxxxxxx.xx en iRespond zijn handelsnamen van (M/V) ontwerp, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 33228947.
1. Toepasselijkheid van de voorwaarden 1
2. Gebruiks- en servicevoorwaarden 2
3. Prijs en betaling 4
4. Beveiliging, privacy en eigendom 5
Bijlage: Toegangsbeveiliging Xxxxxxxxxxxxxx.xx 6
1. Toepasselijkheid van de voorwaarden
1.1 Toepasselijkheid
Deze voorwaarden zijn van toepassing op de Gebruiks- en serviceovereenkomst Xxxxxxxxxxxxxx.xx (en daarmee alle overige) software van iRespond, hierna genoemd Overeenkomst, en de afnemer, hierna genoemd Klant.
1.2 Overige dienstverlening
Op overige diensten, zoals instructie en/of advisering zijn onderhavige voorwaarden niet van toepassing.
1.3 Acceptatie door de klant
De algemene en de gebruiks- en service voorwaarden is aan de Klant beschikbaar gesteld en de Klant heeft door ondertekening van de Overeenkomst de toepasselijkheid van de voorwaarden uitdrukkelijk aanvaard.
1.4 Collectief
Postadres: Xxxxxx Xxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxx • Telefoon x00(0)0 00 000 000 • E-mail: xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx IBAN: XX00 XXXX 0000 0000 00 • BIC: XXXXXX0X • BTW nr. 8109.31.710.B01 • KvK nr. 33228947
Xxxxxxxxxxxxxx.xx en irespond zijn handelsnamen van (M/V) ontwerp
In het geval de Klant een collectief van deelnemers betreft, dan is elk van de deelnemers gehouden aan het gestelde in deze voorwaarden, zulks voor zover in de Overeenkomst niet expliciet daarvan is afgeweken.
Algemene voorwaarden
Bladzijde 2/7 2. Gebruiks- en servicevoorwaarden
2.1 Omvang van dienstverlening
De dienstverlening omvat:
• beschikbaar houden van Xxxxxxxxxxxxxx.xx software voor gebruik door Klant als ‘Software as a Service’ (op afstand beschikbaar stellen en beschikbaar houden van de software aan Klant via internet, zonder dat aan Klant een fysieke drager met de programmatuur wordt verstrekt);
• online toegang tot Zorgrapportage.nl-software door Klant via een eigen internetverbinding, computer en internet browser;
• beschikbaarheid van documentatie voor gebruik;
• toegang tot het serviceloket voor advies over het gebruik en functioneren van Xxxxxxxxxxxxxx.xx software;
• verhelpen van storingen en oplossen van technische problemen;
• proactief onderhoud en beheer van hardware, software en netwerkvoorzieningen.
2.2 Beschikbaarheid Xxxxxxxxxxxxxx.xx software
De software is beschikbaar 7 dagen per week 24 u per dag voor 99,9% gebruik door Klant.
Maximaal 0,1% van de tijd zijn de voorzieningen niet beschikbaar wegens preventief onderhoud of omstandigheden waar de computerservice provider redelijkerwijs geen invloed op kan uitoefenen. Indien aan het systeem preventief onderhoud wordt gepleegd of het systeem voor onderhoud tijdelijk buiten gebruik wordt gesteld, ontvangt Klant ruim van tevoren een kennisgeving.
En verder:
• toegang tot het serviceloket voor advies over het gebruik en functioneren van Xxxxxxxxxxxxxx.xx software;
• verhelpen van storingen en oplossen van technische problemen (in geval van onbruikbaar worden van het systeem, wordt het systeem weer
toegankelijk gemaakt door terugplaatsen van een kopie van maximaal 8 uur oud);
• proactief onderhoud en beheer van hardware, software en netwerkvoorzieningen.
Algemene voorwaarden
Bladzijde 3/7 2.3 Toegang tot het serviceloket
Het serviceloket adviseert telefonisch of digitaal over het gebruik en het functioneren van de Xxxxxxxxxxxxxx.xx software. De ondersteuning wordt verricht op werkdagen van 8:30 - 17:00 uur.
Het Xxxxxxxxxxxxxx.xx serviceloket is toegankelijk voor de door Klant aangewezen contactpersonen. De contactpersonen dienen voldoende bekend te zijn met het functioneren van het Xxxxxxxxxxxxxx.xx systeem.
2.4 Responstijden van service verzoeken
Van de via het helpdeskformulier ingediende verzoeken ontvangt Klant direct een bevestiging per e-mail. De responstijd en behandeling van een service verzoek is afhankelijk van de gestelde prioriteit:
• Bij calamiteiten of urgente problemen waardoor de software niet kan worden gebruikt (bijvoorbeeld als niet kan worden ingelogd) zal binnen 4 uur een aanvang worden gemaakt met het oplossen van problemen;
• Bij problemen die de voortgang van werkzaamheden van Klant niet ernstig hinderen, zal binnen 8 kantooruren het probleem opgelost worden, een tijdelijke oplossing krijgen of er zal een plan gemaakt worden voor een tijdelijke of definitieve oplossing;
• Informatieve vragen worden zo mogelijk binnen 3 werkdagen na indienen per e-mail beantwoord of er wordt een afspraak gemaakt voor nadere uitleg en ondersteuning.
2.5 Uitsluiting
Van de service door Xxxxxxxxxxxxxx.xx zijn uitgesloten:
• het oplossen van problemen die samenhangen met de werking van de ICT-voorzieningen van Klant of derden, waaronder de internetverbinding, browsers en office-software;
• triviale vragen van nieuwe systeemgebruikers, hiervoor kan Xxxxxxxxxxxxxx.xx in voorkomende gevallen instructiebijeenkomsten verzorgen en aanvullende trainingen.
Algemene voorwaarden
Bladzijde 4/7 2.6 Preventief onderhoud aan apparatuur en software
Periodiek wordt preventief onderhoud gepleegd aan apparatuur in het datacentrum en/of de software. Preventief onderhoud waarvoor een down tijd of storingen bij gebruik verwacht wordt, zal ruim van tevoren aan Klant worden gemeld, met uitzondering van onderhoud waarvan uitstel leidt tot risico voor beschikbaarheid van de voorzieningen.
2.7 Toegang tot gegevens
Voor onderhoud- en servicedoeleinden hebben door Xxxxxxxxxxxxxx.xx aangemerkte personen noodzakelijk toegang tot de gegevens van Klant. Betreffende personen hebben een verklaring afgelegd voor een strikte geheimhoudingsplicht. Door ondertekening van de Overeenkomst geeft Klant toestemming voor toegang tot het systeem van Klant door Xxxxxxxxxxxxxx.xx. De eventuele (wettelijke) verplichting tot het beschikbaar hebben en houden van gegevens, opgeslagen in Xxxxxxxxxxxxxx.xx ligt volledig bij klant. Om het klant gemakkelijk te maken wordt kosteloos jaarlijks in januari een excel dokument aan klant beschikbaar gesteld van alle overdrachten van het (kalender)jaar daar aan voorafgaand. Op verzoek kan ook specifiekere informatie op diezelfde wijze aan klant aangeleverd worden, daaraan kunnen dan wel kosten verbonden zijn.
3. Prijs en betaling
3.1 Tarieven
Voor het gebruik van de Xxxxxxxxxxxxxx.xx software- en computerservice wordt een maandelijks bedrag in rekening gebracht conform de in de Overeenkomst vastgestelde tarieven.
3.2 Facturatie
Het verschuldigde maandbedrag gaat in op de 1e van de maand volgend op de datum dat de Xxxxxxxxxxxxxx.xx software en computerservice beschikbaar is voor Klant. Vervolgens factureert Xxxxxxxxxxxxxx.xx in de eerste maand van elk kwartaal het verschuldigde bedrag over het betreffende kwartaal.
Algemene voorwaarden
Bladzijde 5/7 3.3 Tariefwijzigingen
Wijzigingen van het verschuldigde maandbedrag als gevolg van toename van gebruik van de software service wordt bij de eerstvolgende facturatie zonder voorafgaande kennisgeving doorgevoerd. Overige tariefwijzigingen zullen door Xxxxxxxxxxxxxx.xx minimaal één maand voor de datum van de eerstvolgende facturatie aan Klant worden gecommuniceerd.
3.4 Nieuwe functionaliteit en extra modules
Kleine verbeteringen van de functionaliteit is voor alle gebruikers kosteloos beschikbaar. Voor (een) functionaliteit(en) ontwikkeld op verzoek van één of een beperkt aantal gebruikers, waarvan de kosten buiten het beschikbare ontwikkelbudget van Xxxxxxxxxxxxxx.xx vallen, kunnen kosten in rekening worden gebracht. Dit wordt echter altijd vooraf met Klant besproken.
3.5 Opzegging
De software service kan elk moment schriftelijk (of per mail) worden opgezegd. De opzegging gaat in op de 1e dag van het kwartaal volgend op de datum van opzegging. Reeds gefactureerde gebruiksvergoedingen blijven, ongeacht het moment van opzeggen en beëindiging van het gebruik door Klant, onverminderd verschuldigd.
3.6 Beschikbaarheid gegevens na opzeggen
Klant zal na beëindiging van de overeenkomst een elektronisch bestand van de opgeslagen gegevens van Klant ontvangen in een door Xxxxxxxxxxxxxx.xx te bepalen formaat. Indien Klant een ander formaat wenst dan zijn de eventuele extra kosten voor deze toelevering voor rekening van Klant. Gegevens, bestanden en documenten van Klant zullen 6 maanden na beëindiging van de overeenkomst door Xxxxxxxxxxxxxx.xx worden verwijderd.
4. Beveiliging, privacy en eigendom
4.1 Informatiebeveiliging
Xxxxxxxxxxxxxx.xx heeft maatregelen getroffen ter voorkoming van verlies, inbreuk of niet geautoriseerde toegang tot gegevens van Klant.
4.2 Toegangsrechten
Klant behandelt toegangs- en identificatiecodes vertrouwelijk en met zorg en maakt deze slechts aan geautoriseerde medewerkers kenbaar.
Algemene voorwaarden
Bladzijde 6/7 Xxxxxxxxxxxxxx.xx is nimmer aansprakelijk voor schade of kosten die het gevolg zijn van gebruik of misbruik dat van toegangsrechten of
identificatiecodes wordt gemaakt, tenzij het misbruik mogelijk is geweest als rechtstreeks gevolg van een handelen of nalaten van Xxxxxxxxxxxxxx.xx.
4.3 Algemene verordening gegevensbescherming
Klant heeft op grond van de wetgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens, verplichtingen tegenover derden, zoals het geven van inzage van persoonsgegevens van cliënten aan haar medewerkers of derden. De verantwoordelijkheid voor het nakomen van deze verplichtingen rust volledig en uitsluitend bij Klant.
4.4 Eigendom
Alle door Xxxxxxxxxxxxxx.xx bij de dienstverlening gebruikte apparatuur, programmatuur en zaken blijven eigendom of intellectueel eigendom van Xxxxxxxxxxxxxx.xx of diens toeleveranciers.
4.5 Gebruiksrecht
Het aan Klant toekomend recht tot gebruik is niet-exclusief, niet- overdraagbaar aan derden en niet sublicentieerbaar.
4.6 Gegevens van Klant
Het is Xxxxxxxxxxxxxx.xx niet toegestaan om zonder schriftelijke toestemming van Klant de gegevens van Klant, ook niet in geaggregeerde vorm, te gebruiken voor enigerlei doeleinden anders dan voor onderhoud of
service doeleinden voor Klant. Deze verplichting is niet van toepassing als Xxxxxxxxxxxxxx.xx gedwongen wordt door een partij die op basis van de wet daartoe gerechtigd is.
Bijlage - Toegangsbeveiliging Xxxxxxxxxxxxxx.xx
(Versie november 2018)
De Xxxxxxxxxxxxxx.xx software wordt geleverd als ‘Software as a Service’, d.w.z. via internet, waarbij de software en de gegevens van de
cliëntenadministratie centraal zijn opgeslagen als onderdeel van een online beschikbaar, gesloten en beveiligd platform. Om veilige opslag en gebruik van gegevens te waarborgen zijn de volgende maatregelen van toepassing:
Algemene voorwaarden
Bladzijde 7/7 Beveiliging tegen verlies
1. De gegevens worden zodanig opgeslagen, waardoor er bij uitval van een van de schijven geen gegevensverlies plaatsvindt.
2. Van de databases worden 1 maal per etmaal een back-up gemaakt. De back-ups worden 30 dagen bewaard.
Inlogbeveiliging
1. Gebruikers loggen in via een gebruikersnaam en wachtwoord.
2. De inlog duur is maximaal 30 minuten na de laatste systeem interactie, tenzij op klantniveau anders ingesteld. Daarna wordt de sessie automatisch onderbroken. Het onbeheerd achterlaten van een actieve sessie is de verantwoordelijkheid van de systeem gebruiker, maar wordt gelimiteerd door het systeem.
3. Verder zijn er diverse controles op het te vaak inloggen met verkeerde gegevens. Dit kan leiden tot een blokkade van het betreffende account of zelfs een blokkade van het IP-adres.
Gecodeerde opslag en uitwisseling van gegevens
1. Wachtwoorden worden via een beveiligde sleutel gecodeerd opgeslagen. De sleutel wordt niet in de database opgeslagen.
2. Voor de gegevensoverdracht tussen centrale server en gebruiker wordt gebruik gemaakt van het beveiligde HTTPS protocol.
3. De toegang tot het gebruik van Xxxxxxxxxxxxxx.xx kan worden beperkt tot één locatie. Zo kan bijvoorbeeld het gebruik door werknemers beperkt worden tot uitsluitend de werklocatie. Maximaal 4 keer per jaar kan dat op verzoek worden aangepast.
Toegangsautorisatie
1. Gebruikers worden via een rollenstructuur geautoriseerd voor, c.q. afgeschermd van, het gebruik van specifieke modules en alle daaraan gekoppelde systeemfuncties.
Toegang en controle door medewerkers van Xxxxxxxxxxxxxx.xx
1. Voor eventuele herstelacties en/of ondersteuning van het gebruik heeft Xxxxxxxxxxxxxx.xx toegang tot de gegevens van de Klant.