Contract
8. HANDHAVINGSBELEID YARA SLUISKIL B.V.
8.1 Doel van het handhavingsbeleid
In dit handhavingsbeleid wordt aangegeven dat het naleven van regels over veilig werken en ethiek een voorwaarde is om bij Yara Sluiskil te werken. Het voorkomen van ongevallen en gezondheidsschade is een kerndoelstelling van het bedrijf. Veilig werken is in ieders belang en verlangt ook van iedereen een inspanning. Tevens streeft Yara naar een diverse, tolerante, productieve en verantwoordelijke werkomgeving met wederzijds respect, zoals omschreven in Yara’s Code of Conduct. Dit betekent o.a. gelijke kansen voor iedereen en geen enkele acceptatie van discriminatie, pesten, (seksuele) intimidatie of geweld. Tussen het Yara Management en de OR is een overeenkomst ondertekent waarin afspraken zijn vastgelegd die ervoor moeten zorgen dat iedereen aan het einde van de werkdag weer veilig en gezond naar huis kan gaan. Wanneer afspraken niet worden nageleefd, is dit handhavingsbeleid van toepassing.
Het handhavingsbeleid draagt er toe bij dat indien regels worden overtreden, de betreffende persoon op de hoogte is van de wijze waarop een overtreding op uniforme wijze gesanctioneerd wordt en is tevens bedoeld om aan te geven dat overtreding van regels niet wordt geaccepteerd en dat dit consequenties heeft. De zwaarte van de consequentie is afhankelijk van de overtreding en het aantal keren dat de overtreding wordt begaan.
Medewerkers en derden die direct bij een overtreding zijn betrokken krijgen voorafgaand aan het eventueel opleggen van een sanctie de mogelijkheid tot ‘hoor en wederhoor’ met de direct leidinggevende en Human Resources of in het geval van derden met de contractverantwoordelijke bij Yara.
8.2 Toepassingsgebied
Het handhavingsbeleid is van toepassing op alle personen die het terrein van Xxxx Xxxxxxxx B.V. betreden.
8.3 Wet- en regelgeving / bedrijfsvoorschriften gerelateerd aan handhaving
- Arbowet, artikel 3 Algemene zorgplicht werkgever – arbobeleid.
- Arbowet, artikel 11 Algemene verplichting van de werknemers.
- HAE-027256 ‘Privacy reglement’
8.4 Risicobeoordeling
Afhankelijk van de aard van de overtreding zal handhaving plaatsvinden. Om een uitspraak te kunnen doen over de ernst van de overtreding, wordt gebruik gemaakt van onderstaande beoordeling.
Effect* | Gering | Groot | Zeer groot |
Handhaving | Laag | Gemiddeld | Hoog |
* Effect = de mogelijke gevolgen voor de betrokkene en de organisatie uitgaande van duidelijke procedures en instructies.
De zwaarte van de handhaving kan aangepast worden naar aanleiding van de omstandigheden of mogelijke gevolgen van de overtreding voor de betrokken personen en de organisatie. De overzichten in §8.5 en §8.6 zijn niet limitatief.
8.5 Handhaving medewerkers
In onderstaande tabel staat een overzicht van mogelijke overtredingen en de daarbij horende handhavingscategorie. Er worden verwijzingen gemaakt naar de geldende procedures in het YMS systeem waarin de regels met betrekking tot onderstaande onderwerpen beschreven zijn.
Overtreding | Proce- dure | Handhaving | |||
Stap 1 | Stap 2 | Stap 3 | Stap 4 | ||
Roken op plaatsen waar dit niet is toegestaan | 1ste keer | ||||
Onder invloed van alcohol/drugs op het Yara terrein (na 1ste en/of 2e begeleidingsprogramma) | 1ste keer | ||||
Onder invloed van alcohol/drugs op het Yara terrein | Zie HAE-027257 ‘Alcohol- en drugsbeleid’ | ||||
In het bezit zijn van drugs op het Yara terrein. | Afhankelijk van de zwaarte van de overtreding wordt de stap bepaald. | ||||
Overtreding golden rule - werken op hoogte | 1ste keer | 2e keer | |||
Overtreding golden rule - werken met gevaarlijke chemicaliën | 1ste keer | 2e keer | |||
Overtreding golden rule - werken in besloten ruimte | 1ste keer | 2e keer | |||
Overtreding golden rule - werken met beveiligde apparatuur, machines en hun beveiligingen. | 1ste keer | 2e keer | |||
Overtreding golden rule - werken aan energiehoudende apparatuur | 1ste keer | 2e keer | |||
Overtreding golden rule - verkeersveiligheid: - Overtreding van ≥15 km/u boven de vastgestelde max. snelheid. - Wegafzettingen negeren. | 1ste keer | 2e keer | |||
Overtreding golden rule - verkeersveiligheid: - Niet dragen van veiligheidsgordel. - Niet dragen van motor- of brommerhelm - Niet-handsfree gebruiken van mobiele apparatuur in het verkeer. - Onbevoegd rijden in een voertuig. - Passagiers vervoeren in voertuigen die hier niet voor ontworpen zijn. - Overtreding van <15 km/u boven de vastgestelde max. snelheid. - Niet borgen van lading van het voertuig. - Niet houden aan verkeersreglement. | 1ste keer | 0x xxxx | 0x xxxx | ||
- Xxxxxxxx op plaatsen waar dit niet is toegestaan. | Zie HAE-025858 ‘Verkeer op terrein’, §6.3 | ||||
Niet dragen aanvullende PBM’s: - Gelaatscherm en slijp/zuurbril. - Adembescherming. - Hand- en armbescherming | 1ste keer | 2e keer | 3e keer | ||
Xxxxxx/slijpen zonder voorgeschreven voorzieningen. | 1ste keer | 2e keer | 3e keer | ||
Niet dragen standaard PBM’s: - Veiligheidshelm- en veiligheidsbril. - Gesloten kleding. - Gehoorbescherming. - Veiligheidsschoenen. | 1ste keer | 2e keer | 3e keer | 4e keer | |
Het niet op de juiste wijze dragen van PBM’s. | 1ste keer | 2e keer | 3e keer | 4e keer | |
Overtreding ATEX-regels | 1ste keer | 2e keer | 3e keer |
Zie xxxxx://xxxxx.xxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxxx/Xxxxx/Xxxx- Code-of-Conduct.aspx?XX.xx=shortcuts_codeofconduct
Overtreding Yara’s Code of Conduct:
- Afhankelijk van de zwaarte van de overtreding wordt de stap bepaald.
*Er is sprake van een herhaling van de overtreding als deze plaatsvindt binnen 12 maanden na de 1ste, 2e of 3e overtreding.
Stap 1 Berisping - Gesprek leidinggevende met betrokkene
Xxxxxxx van de direct leidinggevende met de betrokkene, waarin nagegaan wordt of de medewerker voldoende kennis heeft van de betreffende regels. De direct leidinggevende en de medewerker bespreken het (veiligheids)probleem. De leidinggevende onderstreept nogmaals waarom het belangrijk is om veilig te werken, hoe er veilig kan worden gewerkt en dat dit vanaf dit moment ook zo gebeuren moet. Zo nodig wordt extra instructie gegeven en wordt de medewerker nogmaals gewezen op het handhavingtraject. Dit wordt door de leidinggevende, per e-mail, bevestigd aan de betrokkene.
Stap 2 Schriftelijke waarschuwing - Gesprek met afdelingsmanager, direct leidinggevende, HR en betrokkene + schriftelijke waarschuwing
Xxxxxxx van afdelingsmanager, de direct leidinggevende en Human Resources met de betrokkene, waarbij de betrokkene een schriftelijke waarschuwing ontvangt. Indien noodzakelijk wordt een verbetertraject gestart.
De OR wordt op de hoogte gebracht van de overtreding en sanctie. Een afschrift van de schriftelijke waarschuwing wordt gedurende 12 maanden bewaard in het personeelsdossier van de betrokkene bij Human Resources. Bij verwijdering na 12 maanden uit het personeelsdossier wordt de betrokkene hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Stap 3 Time-out - Gesprek met plantmanager, afdelingsmanager, direct leidinggevende, HR en betrokkene + schriftelijke waarschuwing en time-out
Gesprek van de lijnorganisatie vanaf direct leidinggevende tot en met de plantmanager en Human Resources met de betrokkene. Tijdens dit gesprek ontvangt de betrokkene een schriftelijke waarschuwing van de plantmanager en een aangezegde time-out in de vorm van verplichte opname van verlof (betaald- of onbetaald) voor nader te bepalen duur. Tijdens de time-out krijgt de betrokkene de tijd om zich te bezinnen over de impact van de overtreding, de mogelijke gevolgen ervan en het voorkomen van soortgelijke voorvallen in de toekomst. Indien noodzakelijk wordt een verbetertraject gestart.
De OR wordt op de hoogte gebracht van de overtreding en sanctie. Een afschrift van de schriftelijke waarschuwing wordt minimaal 2 jaar bewaard in het personeelsdossier van de betrokkene bij Human Resources. Na 2 jaar zal de HR manager Netherlands of plantmanager evalueren of de brief uit het dossier verwijderd kan worden of dat de termijn met nogmaals 1 jaar verlengd wordt. De betrokkene wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Stap 4 Beëindiging arbeidsovereenkomst
Human Resources start een traject om de arbeidsovereenkomst te beëindigen. De OR wordt hierover geïnformeerd.
8.6 Handhaving voor derden
In onderstaande tabel staat een overzicht van mogelijke overtredingen en de daarbij horende handhavingscategorie. Er worden verwijzingen gemaakt naar de geldende procedures in het YMS systeem waarin de regels met betrekking tot onderstaande onderwerpen beschreven zijn.
Overtreding | Proce- dure | Handhaving | |||
Stap 1 | Stap 2 | Stap 3 | Stap 4 | ||
Roken op plaatsen waar dit niet is toegestaan | 1ste keer | ||||
Onder invloed van alcohol/drugs op het Yara terrein. | 1ste keer | 2e keer | |||
In het bezit zijn van alcohol/drugs op het Yara terrein. | 1ste keer | 2e keer | 3e keer | ||
Overtreding golden rule - werken op hoogte | 1ste keer | 2e keer | |||
Overtreding golden rule - werken met gevaarlijke chemicaliën | 1ste keer | 2e keer | |||
Overtreding golden rule - werken in besloten ruimte | 1ste keer | 2e keer | |||
Overtreding golden rule - werken met beveiligde apparatuur, machines en hun beveiligingen. | 1ste keer | 2e keer | |||
Overtreding golden rule - werken aan energiehoudende apparatuur | 1ste keer | 2e keer | |||
Overtreding golden rule - verkeersveiligheid: - Overtreding van ≥15 km/u boven de vastgestelde max. snelheid. - Wegafzettingen negeren. | 1ste keer | 2e keer | |||
Overtreding golden rule - verkeersveiligheid: - Niet dragen van veiligheidsgordel. - Niet dragen van motor- of brommerhelm - Niet-handsfree gebruiken van mobiele apparatuur in het verkeer. - Onbevoegd rijden in een voertuig. - Passagiers vervoeren in voertuigen die hier niet voor ontworpen zijn. - Overtreding van <15 km/u boven de vastgestelde max. snelheid. - Niet borgen van lading van het voertuig. - Niet houden aan verkeersreglement. | 1ste keer | 0x xxxx | 0x xxxx | ||
- Xxxxxxxx op plaatsen waar dit niet is toegestaan. | Zie HAE-025858 ‘Verkeer op terrein’, §6.3 | ||||
Niet dragen aanvullende PBM’s: - Gelaatscherm en slijp/zuurbril. - Adembescherming. - Hand- en armbescherming | 1ste keer | 2e keer | 3e keer | ||
Xxxxxx/slijpen zonder voorgeschreven voorzieningen. | 1ste keer | 2e keer | 3e keer | ||
Niet dragen standaard PBM’s: - Veiligheidshelm- en veiligheidsbril. - Gesloten kleding. - Gehoorbescherming. - Veiligheidsschoenen. | 1ste keer | 2e keer | 3e keer | 4e keer | |
Het niet op de juiste wijze dragen van PBM’s. | 1ste keer | 0x xxxx | 0x xxxx | 0x xxxx |
Xxxxxxxxxxx ATEX-regels | 1ste keer | 2e keer | 3e keer | ||
Overtreding Yara’s Code of Conduct - Afhankelijk van de zwaarte van de overtreding wordt de stap bepaald. | Zie xxxxx://xxxxx.xxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxxx/Xxxxx/Xxxx- Code-of-Conduct.aspx?XX.xx=shortcuts_codeofconduct |
*Er is sprake van een herhaling van de overtreding als deze plaatsvindt binnen 12 maanden na de 1ste, 2e of 3e overtreding. In het geval de laatste overtreding heeft geleid tot terreinontzegging gaan de 12 maanden in vanaf het moment dat de betrokkene weer werkzaamheden verricht op het terrein van Xxxx Xxxxxxxx.
Stap 1 Berisping - Gesprek met Supply manager, betrokkene en diens leidinggevende
De Supply manager en/of contractverantwoordelijke Onderhoudsdienst heeft een gesprek met de betrokkene en diens leidinggevende van het betreffende bedrijf. Hierbij is ook de leidinggevende van Yara, onder wiens verantwoordelijkheid het werk is uitgevoerd c.q. voor wie de betrokkene het Yara terrein bezocht, aanwezig. Betrokkene wordt nogmaals uitgelegd waarom het belangrijk is om veilig te werken, hoe er veilig kan worden gewerkt en dat dit vanaf dit moment ook zo gebeuren moet. Zo nodig wordt extra instructie gegeven en wordt de betrokkene nogmaals gewezen op het handhavingtraject. Van het betreffende gesprek wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de directie van het bedrijf van de betrokkene door Supply management.
Stap 2 Schriftelijke waarschuwing – Schriftelijke waarschuwing met aanzegging tot indienen verbeterplan en/of tijdelijke terreinontzegging (time-out)
Schriftelijke waarschuwing van Yara Management richting betreffende bedrijf met aanzegging dat:
a. bij herhaling de betrokkene de toegang tot het terrein zal worden ontzegd en dat betreffende bedrijf een verbeteringsplan dient voor te leggen, gericht op het voorkomen van herhaling.
of
b. de betrokkene de toegang tot het terrein is ontzegd voor een nader te bepalen periode en dat betreffende bedrijf een verbeteringsplan dient voor te leggen, gericht op het voorkomen van herhaling.
Stap 3 Ontzegging terreintoegang voor nader te bepalen periode
Ontzegging van de toegang tot het terrein van de betrokkene. Supply management informeert de beveiligingsdienst, die er voor zorgen dat de betrokkene voor de nader te bepalen periode geen toegang meer krijgt tot het terrein van Yara Sluiskil. Yara Management informeert het betreffende bedrijf schriftelijk van de toegepaste sanctie en verzoekt het bedrijf hierin tevens een verbeteringsplan voor te leggen, gericht op het voorkomen van herhaling. Betreffende bedrijf mag na verstrijken periode een schriftelijke verzoek indienen bij het Yara Management om de betrokkene weer toe te laten. De beslissing door het Management van Yara zal onder meer gebaseerd zijn op de doeltreffendheid van het verbeteringsplan dat destijds voorgelegd werd.
Stap 4 Definitieve ontzegging terreintoegang
De betrokkene krijgt een definitieve ontzegging tot het terrein. Supply management informeert de beveiligingsdienst, die er voor zorgen dat de betrokkene nooit meer toegang krijgt tot het terrein van Yara Sluiskil. Yara Management informeert het betreffende bedrijf schriftelijk van de toegepaste sanctie.