PROVINCIAAL DOMEIN PUYENBROECK
Concessieovereenkomst CAFETARIA GOLF
PROVINCIAAL DOMEIN PUYENBROECK
Wachtebeke
DEEL I – ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 3
Artikel 1 – Opdrachtgevend bestuur – aard van de overeenkomst 3
Artikel 2 – Wijze van gunnen 3
Artikel 3 – Gunningscriteria 3
Artikel 4 – De inschrijving 3
Artikel 5 – Intrekking inschrijving 4
Artikel 6 – Toewijzing 4
Artikel 7 – Kennisgeving toewijzing 4
Artikel 8 – De borgtocht 4
DEEL II – ALGEMENE EXPLOITATIEVOORWAARDEN 6
Artikel 9 – Controle op uitvoering van de concessie 6
Artikel 10 – Voorwerp van de concessie 6
Artikel 11 – Duur van de concessieovereenkomst 7
Artikel 12 – Concessievergoeding 7
Artikel 13 – Beheer en gebruik van de lokalen 8
Artikel 14 – Elektriciteits- en waterverbruik, verwarming, telefoon, verwijderen van afval 10
Artikel 15 – Personeel 12
Artikel 16 – Spijzen en dranken 13
Artikel 17 – Openingsdagen en -uren 14
Artikel 18 – Verantwoordelijkheid van de concessiehouder – verzekeringen – vergunningen lasten 14
Artikel 19 – Verbodsbepalingen 15
Artikel 20 – Klachten van de concessiehouder 16
Artikel 21 – Inbreuken 16
Artikel 22 – Intrekking- Verbreking 16
Artikel 23 – Einde van de concessie 18
DEEL I – ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN
Artikel 1 – Opdrachtgevend bestuur – aard van de overeenkomst
Het opdrachtgevend bestuur is het Provinciebestuur Oost-Vlaanderen.
De hierbij verleende exploitatie wordt geregeld door een concessieovereenkomst en is geen huurovereenkomst. De huidige en toekomstige bepalingen van de huurwetgeving, inzonderheid de handelshuur, zijn dus niet van toepassing, tenzij expliciet anders aangegeven in dit lastenboek.
Artikel 2 – Xxxxx xxx xxxxxx
De concessie wordt gegund na het houden van een prijsvraag. De procedure valt niet onder de wetgeving op de overheidsopdrachten.
Om geldig te kunnen inschrijven moeten de inschrijvers houder zijn van een recent (maximaal zes maanden oud) bewijs van goed zedelijk gedrag
Indien de inschrijver een rechtspersoon is dient deze voorwaarde vervuld te zijn in hoofde van de afgevaardigd bestuurder of zaakvoerder van deze rechtspersoon en in hoofde van de persoon die wordt aangesteld als concessionaris. De identiteit van beide personen dient te worden aangegeven.
Artikel 3 – Gunningscriteria
Bij de beoordeling van de inschrijvingen zal rekening gehouden worden met volgende criteria :
1. Voorgestelde concessievergoeding : 60 punten
2. Referenties/ervaring in de sector : 15 punten
3. Het voorgestelde gamma van spijzen en dranken (prijs + variatie) 15 punten
4. Suggesties van uitbating door concessionaris : 10 punten.
Artikel 4 – De inschrijving
De inschrijvingen dienen te gebeuren door middel van een inschrijvingsbiljet volgens het model dat aan deze overeenkomst gehecht is. De inschrijvingen mogen geen beperkende voorwaarden bevatten. Eventuele doorhalingen dienen door de inschrijver tegengetekend te worden.
Volgende documenten moeten bij de inschrijving gevoegd worden :
- een lijst met controleerbare (contactpersoon en telefoonnummer) referenties
- een curriculum vitae
- een prijsvoorstel in te vullen op het inschrijvingsbiljet
- een lijst met voorgestelde gamma van spijzen en dranken
- een prijslijst.
- eventuele suggesties van uitbating door concessionaris
- een recent (maximaal zes maanden oud) bewijs van goed zedelijk gedrag
De inschrijvingen dienen per aangetekende zending opgestuurd te worden naar : Provinciebestuur Oost-Vlaanderen
Dienst 34 – Patrimonium
t.a.v. Xxxxx Xxxxxxxxxx
W. Wilsonplein 2 - 0000 Xxxx.
De inschrijvingen en alle vereiste bijlagen dienen het provinciebestuur te bereiken voor de opening van de offertes.
De inschrijving en de bijlagen worden gesloten in een omslag waarop vermeld is :
- Inschrijving voor de exploitatie van de cafetaria site Golf - Puyenbroeck
De inschrijvers zijn gedurende 120 kalenderdagen gebonden aan de voorwaarden die vermeld worden in hun inschrijvingsbiljet en de gevraagde bijlagen.
De kandidaten krijgen vrijblijvend de mogelijkheid een begeleid bezoek te brengen aan het gebouw. De mogelijke data en inlichtingen hieromtrent zijn te verkrijgen bij Dienst Patrimonium, xxx. Xxxxx Xxxxxxxxxx, tel. 00-000 00 00, e-mail: xxxxx.xxxxxxxxxx@xxxx-xxxxxxxxxx.xx.
De opening van de biedingen is niet openbaar en dus niet toegankelijk voor de inschrijvers.
Artikel 5 – Intrekking inschrijving
Een intrekking van de inschrijving is geldig ingeval zij onder dezelfde voorwaarden en binnen dezelfde termijn als bepaald voor de inschrijving is geschied. Hetzelfde geldt voor elke verklaring tot wijziging van de inschrijving.
Artikel 6 – Toewijzing
De Deputatie zal binnen een termijn van 120 kalenderdagen na de opening van de biedingen tot toewijzing overgaan.
De concessionaris zal worden aangeduid rekening houdend met de gunningscriteria zoals die vermeld zijn in artikel 3.
De Deputatie behoudt zich het recht voor geen gevolg te geven aan de prijsaanvraag, er een nieuwe uit te schrijven of elke andere maatregel te treffen die zij in overeenstemming acht met de belangen van het provinciebestuur.
Artikel 7 – Kennisgeving toewijzing
De inschrijver wiens bieding goedgekeurd werd door Deputatie, wordt hiervan schriftelijk en aangetekend verwittigd.
De andere inschrijvers worden hiervan eveneens schriftelijk in kennis gesteld.
Artikel 8 – De borgtocht
a) Er dient een borgtocht gesteld te worden ten bedrage van 2 500,00 EUR.
Binnen de dertig kalenderdagen die volgen op de inwerkingtreding van deze concessieovereenkomst moet de concessiehouder bij de Deposito- en Consignatiekas of via bankwaarborg zijn borgtocht stellen.
Hij dient het provinciebestuur binnen de dertig kalenderdagen volgend op de inwerkingtreding het bewijs voor te leggen van het door de Deposito- en Consignatiekas ondertekend bericht tot vaststelling van de borgstelling of de voorlegging van het attest van bankwaarborg.
Indien de concessiehouder de borgtocht niet gesteld heeft of het bewijs niet geleverd heeft binnen de vermelde termijnen kan het bestuur de concessie eenzijdig verbreken onverminderd het recht van het bestuur schadevergoeding te vorderen voor het verlies dat zij uit dien hoofde zou geleden hebben.
De borgtocht wordt pas vrijgegeven na het beëindigen van de overeenkomst indien vastgesteld wordt dat de concessionaris alle verplichtingen is nagekomen.
b) De borgtocht mag maximaal drie maanden na het eind van de overeenkomst door het bestuur ingehouden worden. De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven.
c) Het Provinciebestuur kan van de borgtocht alle sommen afnemen waarop het recht heeft in toepassing van de clausules van deze concessieovereenkomst.
Met het oog hierop zal door het bestuur een proces-verbaal van ingebrekestelling gezonden worden aan de concessiehouder. Bij ontstentenis van enige betaling of schriftelijk verweer binnen de 10 kalenderdagen worden de afhoudingen ambtshalve toegepast, onverminderd het recht van het bestuur om de wettelijke intrest te vorderen wegens niet-betaling binnen de gestelde termijn.
Bij gehele of gedeeltelijke afhouding op de gestelde borgtocht zal de concessionaris deze binnen een termijn van één maand aanvullen tot beloop van het origineel gestelde bedrag.
In geval van voortijdige verlating of éénzijdige opzegging van de concessie door de concessiehouder kan de borgtocht volledig in beslag genomen worden door het provinciebestuur.
d) De voorgelegde borg moet de onherroepelijke borg inhouden voor de duur van de concessie en voor alle verplichtingen van de concessiehouder. Indien de borg wordt gesteld via een bankinstelling dan dient vermeld te worden dat de bepalingen van deze overeenkomst met betrekking tot de borg van toepassing zijn.
DEEL II – ALGEMENE EXPLOITATIEVOORWAARDEN
Artikel 9 – Controle op uitvoering van de concessie
De controle van het gebouw en op de uitvoering van deze concessie kan gebeuren door :
- de leden van de Deputatie, of een door de Deputatie aangesteld persoon/organisatie
- xxx. Xxx Xxxxxxxx, directeur 11e Directie, of een door hem aangesteld persoon/organisatie
- xxx. Xxxxxxx Xx Xxxxxx, beheerder Golf, of een door hem aangesteld persoon/organisatie
- xxx. Xxxxxxx Xxxxxxxx, diensthoofd Gebouwen, of een door hem aangesteld persoon/organisatie
- xxx. Xxxxx Xxxxxxxxxx, bestuurssecretaris dienst Patrimonium
De concessionaris dient bovenvermelde personen te allen tijde toegang te verlenen en mee te werken aan de controle.
Artikel 10 – Voorwerp van de concessie
a. De concessionaris staat in voor de uitbating van de cafetaria van het golfcomplex Puyenbroeck. Voor deze exploitatie worden hem een aantal lokalen en onroerende goederen ter beschikking gesteld. Deze zijn opgesomd in het proces-verbaal van plaatsbeschrijving dat wordt opgemaakt voor de inbezitneming van de goederen en vervolgens als bijlage aan deze overeenkomst toegevoegd wordt. Deze goederen blijven eigendom van de provincie.
b. De concessionaris staat in voor een bediening aan tafel, zowel binnen het cafetaria als buiten op het terras.
c. De concessionaris dient in te staan voor het plaatsen en beheren van een automaat met niet-alcoholische dranken die meegenomen kunnen worden. De automaat wordt geplaatst in de gang van het complex. De precieze plaats is overeen te komen. Voor het plaatsen van andere automaten/toestellen dient de concessionaris vooraf toestemming te vragen.
d. De concessiehouder is niet verplicht de personen die wensen gebruik te maken van eigen knapzak of meegebrachte eetwaren toe te laten tot de lokalen die behoren tot de concessie. De personen die een drankje hebben gehaald uit de door de concessionaris geplaatste en beheerde automaat mogen deze wel nuttigen in het cafetatria
e. De concessiehouder is, voor de uitvoering van deze overeenkomst, strikt gehouden aan de ruimtes voor verkoop die zich in de lokalen vermeld in de plaatsbeschrijving bevinden. Buiten deze locaties kan de concessiehouder binnen het provinciaal domein geen commerciële activiteiten organiseren zonder toestemming van de Deputatie (zie ook verbodsbepalingen).
f. Binnen de perken van wat in de concessieovereenkomst is bepaald, verbindt de Deputatie zich ertoe de concessiehouder het volledig en ongestoord genot van de exploitatie te verzekeren.
Artikel 11 – Duur van de concessieovereenkomst
Er wordt principieel gegund voor een periode van negen jaar. Op het einde van het eerste en het derde jaar volgt er een evaluatie. Indien beide partijen na één jaar tevreden zijn over de samenwerking volgt er een automatische en stilzwijgende verlenging tot de eerste periode van drie jaar afgelopen is. Indien beide partijen na drie jaar tevreden zijn over de samenwerking volgt er een automatische en stilzwijgende verlenging tot de eerste periode van negen jaar afgelopen is. Indien één der partijen de overeenkomst op het einde van het eerste of het derde jaar wenst te verbreken dan dient ze de andere partij minimaal vier maanden op voorhand met een aangetekend schrijven hiervan op de hoogte te stellen. De partijen kunnen de overeenkomst op andere momenten verbreken na een aangetekend schrijven dat minimaal zes maand op voorhand werd verstuurd.
Wanneer de periode van negen jaar afgelopen is bestaat de mogelijkheid tot een verlenging van de concessieovereenkomst na een gunstige evaluatie. Indien op dat moment andere kandidaten zich aandienen met betere voorwaarden, dan is het opdrachtgevend bestuur vrij met deze kandidaten te onderhandelen. De huidige concessionaris krijgt echter in dat geval de kans een tegenvoorstel te doen. Hij krijgt de voorrang op nieuwe kandidaten indien hij hun bod minimaal evenaart.
Indien de overeenkomst verbroken wordt tijdens de eerste drie jaar kan de provincie voor de aanduiding van een nieuwe concessionaris vrij onderhandelen met de andere kandidaten die aan deze prijsvraag deelgenomen hebben.
Artikel 12 – Concessievergoeding
a) De concessie wordt verleend tegen betaling van een maandelijkse vergoeding, basisvergoeding genoemd, die aanpasbaar is volgens de modaliteiten van dit artikel. Hiervoor geeft de inschrijver een prijs op via het inschrijvingsbiljet.
b) De concessievergoeding wordt gekoppeld aan de gezondheidsindex zoals het officieel wordt vastgelegd door het bevoegde ministerie. De aanpassingen aan het indexcijfer gebeuren automatisch en van rechtswege. De aanpassing geschiedt op elke verjaardag van de inwerkingtreding van de concessieovereenkomst en dit volgens de formule :
basisvergoeding x nieuwe indexcijfer aanvangsindexcijfer
De basisvergoeding is de concessievergoeding zoals die door het opdrachtgevend bestuur bij aanvang van het contract wordt vastgesteld. Het betreft hier de vergoeding zonder btw.
Het nieuwe indexcijfer is het indexcijfer van de maand die de verjaardag van inwerkingtreding voorafgaat.
Het aanvangsindexcijfer is het indexcijfer van de maand die de inwerkingtreding voorafgaat.
De nieuwe concessievergoeding wordt door het opdrachtgevend bestuur afgerond tot twee cijfers na de komma (als de derde decimaal gelijk is aan of groter dan 5 dan wordt de tweede decimaal verhoogd met 1).
c) De vergoeding dient betaald door overschrijving. Hiervoor zal een maandelijkse schuldvordering opgemaakt worden. De partijen kunnen ook in onderling overleg een andere manier van betaling afspreken.
Artikel 13 – Beheer en gebruik van de lokalen
a. De concessiehouder mag geen verandering aanbrengen aan de lokalen of aan de goederen die tot de concessie behoren, noch er de bestemming van wijzigen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Deputatie. Het plaatsen van bijkomende apparaten of meubilair kan na toestemming door de opdrachtgever. De concessionaris richt zijn vraag hiervoor aan de beheerder Golf. Het gebruik van oude koelinstallaties met verboden koelmiddelen is niet toegestaan.
Bij het einde van de overeenkomst worden alle door de concessiehouder uitgevoerde constructies of aangebrachte installaties weggenomen en dient de vroegere toestand hersteld te worden door de zorgen en op kosten van de exploitant. Dit zal gebeuren vóór het einde van de concessie.
De Provincie kan er echter ook voor opteren dat de door de concessiehouder uitgevoerde constructies of aangebrachte installaties verworven worden door de Provincie tegen de dan geldende waarde.
b. De concessionaris dient in te staan voor het onderhoud (inclusief voorkomen en bestrijden van ongedierte) en de netheid van alle ter beschikking gestelde roerende en onroerende goederen (lokalen, terras, tafels, stoelen, zetels, apparaten, …..) die tot de concessie behoren, tenzij expliciet anders bepaald wordt in deze overeenkomst.
De reiniging van het glas (ramen binnen- en buitenkant) valt ten laste van de Provincie die hiervoor een contract afsluit.
c. De wet op de beteugeling van de openbare dronkenschap dient door de concessionaris op een goed zichtbare plaats aangebracht. Dronken personen mogen niet toegelaten worden. Indien ze zich toegang weten te verschaffen, mag hun bestelling niet aanvaard worden.
d. De Deputatie behoudt zich het recht voor te allen tijde de werken die door haar nodig geacht worden uit te voeren in de lokalen die ter beschikking gesteld zijn. De Provincie zal evenwel haar voornemen minstens 15 kalenderdagen op voorhand aan de concessiehouder meedelen. Wanneer de Xxxxxxxxx werken uitvoert die van aard zijn dat ze de exploitatie verhinderen of belemmeren, kan de concessiehouder een schadevergoeding aanvragen. De Deputatie beslist hierover. Indien de concessionaris niet kan instemmen met de beslissing, dan dient hij zich te richten tot de bevoegde rechtbank.
e. De provincie neemt de werken tot onderhoud en herstelling van de geconcedeerde lokalen die volgens het Burgerlijk Wetboek ten laste vallen van de huurder voor haar rekening, tenzij expliciet anders bepaald in deze overeenkomst. De concessionaris is wel verantwoordelijk voor de schade die hij of door hem aangestelde personen aanrichten. Hij is ook verplicht alle beschadigingen, defecten en mankementen aan de ter beschikking gestelde goederen onmiddellijk te melden aan de beheerder Golf.
f. De volledige inboedel moet afgestemd zijn op de normale behoeften, in functie van de volledige bezetting en brandveiligheid van het gebouw en moet voldoen aan alle geldende wettelijke bepalingen. De keukenuitrusting moet voldoen aan
de HACCP-normering (Hazard Analysis Critical Controle Points). De Provincie regelt deze zaken voor de goederen die zij ter beschikking stelt. De concessiehouder staat in voor een correcte toepassing van de HACCP-regels en kan dit aantonen via de wettelijk voorziene registraties.
g. Muziek is toegelaten, maar dit mag in geen geval storend werken voor de golfers of bezoekers.
h. De provincie staat in voor de uitvoering én betaling van de volgende periodieke technische keuringen, controles en/of onderhoud, van toepassing op de binnen het Golfcentrum aanwezige installaties :
- tapinstallatie
- onderhoud thermische installaties : semestrieel onderhoud en herstellingen onder waarborg van de verwarmingsinstallaties in de stookplaats, en jaarlijks onderhoud en herstellingen onder waarborg van de koelgroepen
- controle brandblustoestellen : jaarlijkse controle op de goede werking van brandhaspels en snelblustoestellen, herstellingen inbegrepen.
- jaarlijks reinigen dampkappen, met verzekeringsattest.
- keuring van branddetectie, gasdetectie en gasleidingen.
- keuring van de elektrische installaties, en opstellen explosieveiligheidsdocumenten.
- uitvoeren emissiemetingen : controle op de uitstoot van rookgassen stookinstallaties
- keuring van hefwerktuigen, lasposten, compressoren, ladders en stellingen.
- onderhoud vuilwaterpompen : jaarlijks nazicht van rioolpompen, regenwaterpompen, fonteinpompen, en herstelllingen indien vereist
- onderhoud van brand- en inbraakdetectiecentrales : jaarlijks nazicht op de goede werking van centrales, sirenes en detectoren, en herstellingen indien vereist.
- onderhoud rolpoorten : jaarlijks nazicht van slagbomen, poorten, automatische hekken, automatische deuren en controle van de werking van de veiligheidssystemen ervan, en herstellingen indien vereist.
- onderhoud boilers en luchtgroepen : jaarlijks onderhoud van boilers in het kader van de legionellawetgeving, en jaarlijks nazicht van luchtgroepen met vervanging van luchtfilters.
De concessionaris zal de door het bestuur hiervoor aangestelde instanties/personen steeds vrije toegang verlenen. Hij dient tevens controle uit te oefenen over deze installaties zoals van een huurder verwacht wordt overeenkomstig de bepalingen van de huurwetgeving. De concessionaris zal bij vaststelling van defecten aan technische installaties steeds het bestuur verwittigen via de aangeduide contactpersoon. Indien de concessionaris, na de vereiste toestemming door de opdrachtgever, zelf technische installaties of apparaten aanbrengt en gebruikt dan dient hij zelf in te staan voor het onderhoud en eventueel herstel.
i. De concessionaris dient alle ter beschikking gestelde roerende en onroerende goederen te beheren als een goed huisvader overeenkomstig de bepalingen van de huurwetgeving. Bij het einde van de concessie dienen deze goederen in een perfecte staat van onderhoud en netheid te zijn voor zover het lasten zijn die door de concessionaris worden gedragen. Indien in de loop van de overeenkomst blijkt dat sommige van deze goederen aan vervanging toe zijn, dan dient de concessionaris hiervoor in te staan op eigen kosten. De nieuwe goederen dienen minimaal evenwaardig te zijn en moeten op voorhand expliciet worden aanvaard door het opdrachtgevend bestuur.
j. De Provincie staat in voor het onderhoud van het deel van het gebouw dat niet tot de concessie behoort en de aanleg en het onderhoud van eventuele beplantingen rond de concessie. De concessionaris is verplicht erop toe te zien dat zijn exploitatie niet leidt tot beschadiging en bevuiling. Hij mag geen chemische bestrijdingsmiddelen gebruiken, noch op groenvoorzieningen, noch op verhardingen. Dit geldt zowel voor de geconcedeerde delen als voor de delen die onderhouden moeten worden door de Provincie.
Artikel 14 – Elektriciteits- en waterverbruik, verwarming, telefoon, verwijderen van afval
Alle kosten voor verlichting, verwarming, water- en elektriciteitsverbruik, telefonie, fax en internetgebruik die ontstaan uit de concessie zijn ten laste van de concessiehouder en worden dus door hem betaald. Voor water, gas en elektriciteit zijn of worden er tussenmeters geplaatst. De provincie betaalt in eerste instantie de volledige factuur. De concessionaris zal op basis van de gegevens van de controleerbare tussenmeters een schuldvordering ontvangen van de Provincie. Deze schuldvordering bevat de effectief gemaakte kosten door de concessionaris op basis van de tarieven die de Provincie betaalt. De precieze modaliteiten van verrekening worden in onderling overleg afgesproken of, indien er geen akkoord gevonden wordt, opgelegd door de Provincie. Indien de tussenmeters nog niet geplaatst zijn bij de start van de concessie zal in een latere fase (na plaatsing van de meters) een verrekening volgen voor de betreffende maanden waarvoor een schuldvordering wordt opgemaakt. Het bedrag van deze schuldvordering(en) is het rekenkundige gemiddelde van de eerste zes volledige maanden na de installatie van de betreffende tussenmeter(s).
Afval voorkomen is steeds beter – en goedkoper - dan het te moeten laten ophalen en verwerken. Dit principe indachtig wordt gevraagd om bewust met grond- en hulpstoffen om te springen en om zoveel mogelijk afval te voorkomen. Het gebruik van glazen flessen met statiegeld vormt hier een mogelijkheid in, die zeker in het geval van interne vergaderingen en dergelijke overwogen moet worden. Ook het gebruik van andere, milieuvriendelijke verpakkingen wordt gewaardeerd.
De concessionaris is verplicht dagelijks het afval dat voortvloeit uit de uitbating van de cafetaria en het afval dat door het publiek in de door hem geëxploiteerde plaatsen wordt achtergelaten, op het ruimen en gescheiden aan te bieden (zie verder). In geval van tekortkoming zal het provinciaal domein Puyenbroeck hier zelf voor instaan, maar zal de kosten ervoor, incl personeelskosten, daadwerkelijk doorrekenen aan de concessionaris.
De wetgevende verplichtingen inzake selectieve inzameling volgens het uitvoeringsbesluit Vlarea (2003-12-05 BS 2004-04-30), horend bij het decreet afvalstoffen (1981-07-02 BS 1981-07-25), zijn als volgt:
Ten minste de volgende bedrijfsafvalstoffen moeten gescheiden worden aangeboden en afzonderlijk worden gehouden bij de ophaling of inzameling:
1° klein gevaarlijk afval van vergelijkbare bedrijfsmatige oorsprong; 2° glasafval;
3° papier- en kartonafvalstoffen;
4° afval van plantaardige en dierlijke oliën en vetten; 5° groenafval;
6° textielafval;
7° afgedankte elektrische en elektronische apparatuur; 8° afvalbanden;
9° steenachtige fracties van bouw- en sloopafval; 10° afgewerkte olie;
11° gevaarlijke afvalstoffen;
12° asbestcementhoudende afvalstoffen;
13° afgedankte apparatuur en recipiënten die ozonafbrekende stoffen of gefluoreerde broeikasgassen bevatten.
Onder voorbehoud van de toepassing van de bepalingen van onderafdeling II. moeten ten minste de volgende afvalstoffen gescheiden worden aangeboden en verder afzonderlijk worden gehouden bij de ophaling of inzameling, of naderhand uitgesorteerd worden:
1° houtafvalstoffen;
2° metaalafvalstoffen.
Verder is het verboden om een afvalstof te mengen met een of meer andere stoffen met het oogmerk om door de lagere concentratie van een of meer in de afvalstof aanwezige stoffen,
1° voor de aldus verdunde afvalstof een verwijderingsmethode in aanmerking te laten komen die voor de niet-verdunde afvalstof niet is toegelaten;
2° een afvalstof die moet worden verwijderd, alsnog nuttig te kunnen toepassen; 3° een afvalstof die niet in aanmerking komt om te worden aangewend als of
omgevormd tot een secundaire grondstof, alsnog te kunnen aanwenden als en/of om te vormen tot een secundaire grondstof.
Op het provinciaal domein Puyenbroeck is de afvalinzameling geregeld volgens bovenstaande vereisten. De concessionaris dient verplicht aan te sluiten bij het contract voor afvalverwijdering van het provinciaal domein Puyenbroeck. Dit houdt in dat de concessionaris de selectief in te zamelen afvalfracties gescheiden aanbiedt aan de afvaloverbrenger waarmee een overeenkomst werd afgesloten door het provinciaal domein Puyenbroeck. Hierbij dient gebruik gemaakt te worden van de containers die in die overeenkomst voorzien zijn.
Naast selectieve inzameling zijn er nog andere wettelijke verplichtingen inzake afvalbeheer. Zo moet het mogelijk zijn om jaarlijks de geproduceerde afvalhoeveelheden te rapporteren aan het Vlaamse Gewest. Samenwerking met de afvaloverbrenger van het provinciaal domein Puyenbroeck en met het provinciaal domein Puyenbroeck zelf maakt het mogelijk om aan deze verplichting te voldoen (invoeren van factuurgegevens in softwarepakket). Indien het toch noodzakelijk zou blijken om op een andere wijze aan deze rapporteringsplicht te voldoen, dan moet de concessionaris hieraan meewerken.
De concessionaris moet ook meewerken aan acties die georganiseerd worden vanuit het provinciebestuur, zoals sensibiliseringsacties naar bezoekers toe. De concessionaris is, indien hij horeca-ondersteuning verleent aan organisaties (manifestaties, evenementen, …), verplicht de richtlijnen van het provinciaal domein Puyenbroeck inzake afvalbeheer na te leven.
Voor het verzamelen van het afval stelt de Provincie de nodige containers ter beschikking (met uitzondering van het GFT-afval). De concessionaris is verplicht deze containers te gebruiken. Hij draagt enkel de kosten voor het ophalen van het glas, het PMD-afval en één container voor restafval. Hiervoor krijgt hij van de provincie een maandelijkse schuldvordering op basis van de factuur (die als kopie
wordt bijgevoegd) die ingediend wordt door het afvalbedrijf. De provincie mag de containers voor glas en PMD gebruiken zonder hiervoor een vergoeding te betalen. Indien de concessionaris GFT-afval wenst af te voeren dan moet hij dit regelen via de huidige contractant. Hij draagt de kosten voor de container en de ophaling. Voor niet omschreven afval geldt dezelfde regeling als voor het GFT.
De concessionaris mag de containers voor papier- en karton gratis gebruiken. In geen geval mag het GFT-afval in de container voor restafval gedeponeerd worden. Bij misbruik of niet-naleven van deze bepaling kan de Provincie de werkwijze eenzijdig herzien.
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om in de toekomst een systeem te organiseren waarbij de afvoer van afval die ontstaat uit de concessie gescheiden wordt van de rest van de site. In dat geval zal de concessionaris moeten instaan voor alle kosten verbonden aan het afval van zijn concessie.
Artikel 15 – Personeel
a) Het personeel, noodzakelijk voor de exploitaties, wordt door de concessionaris aangeworven op zijn kosten en onder zijn verantwoordelijkheid. Een gerant of uitbater wordt als personeelslid van de concessiehouder aanzien, welke ook de rechtsrelatie is tussen deze en de concessiehouder. Hetzelfde geldt voor familieleden van de concessiehouder die hem bijstaan bij de exploitatie. De Deputatie kan te allen tijde de concessiehouder verzoeken de volledige personeelslijst voor te leggen, alsook elke wijziging in het personeelsbestand haar ter kennis te brengen. De concessiehouder blijft evenwel alleen verantwoordelijk tegenover de Provincie, voor het naleven van de bepalingen van onderhavig lastenboek.
b) De concessiehouder en het door hem aangestelde personeel moeten van goed zedelijk gedrag zijn. De bewijsstukken moeten kunnen voorgelegd worden aan de Deputatie of aan de personen belast met de controle.
c) De concessiehouder, desgevallend gerant of uitbater, moet over voldoende en bekwaam personeel beschikken zodat de exploitatie op vakkundige wijze en in een normaal tempo kan verzekerd worden.
Het personeel verbonden aan om het even welke instelling behorende tot deze concessie, moet op de één of andere doch duidelijke wijze geïndentificeerd kunnen worden als verbonden met de concessie.
Bij ziekte dient de concessiehouder, gerant, uitbater of personeel onmiddellijk vervangen te worden zonder dat de exploitatie daar hinder van ondervindt. De provinciale administratie dient daarvan onmiddellijk op de hoogte gebracht te worden.
d) De concessiehouder, gerant, uitbater en personeel moeten een verzorgd voorkomen hebben, zich steeds beleefd en dienstvaardig opstellen en de Nederlandse taal spreken.
De Deputatie kan, wanneer er een gegronde klacht is tegen één van de personen tewerkgesteld binnen de concessie, de concessiehouder opleggen deze persoon te verwijderen. Dit zal schriftelijk door de Deputatie meegedeeld worden. Op zijn verzoek zal aan de concessionaris de redenen worden meegedeeld. De concessiehouder heeft een termijn van vijftien kalenderdagen om een gemotiveerd beroep aan te tekenen bij de Deputatie.
De Deputatie beslist in laatste instantie, eventueel na de concessiehouder gehoord te hebben.
De Deputatie is niet gebonden tot enige schadevergoeding en kan evenmin aansprakelijk gesteld worden voor de schadevergoeding, opzegvergoeding of nog uit te betalen loon/wedde of andere vergoedingen die een weggezonden personeelslid van zijn werkgever zou kunnen vorderen in geval van wegzenden op initiatief van de Deputatie.
Artikel 16 – Spijzen en dranken
a) Al de verkochte dranken, spijzen of enig ander eetwaar moeten van de beste kwaliteit zijn en op verzorgde wijze worden opgediend of besteld en dit volgens de regels van de kunst.
Voor de dranken dient een uitgebreide en gevarieerde kaart met warme dranken, frisdranken, sportdranken en alcoholische dranken te worden voorgesteld.
Voor de spijzen dient een kaart te worden voorgesteld met minimaal broodjes, pannenkoeken/wafels, soep en snoep. Daarnaast dienen er ook snacks te worden voorgesteld (bv. pasta's, lasagne, croques,pizza, …).
Met betrekking tot de levering van dranken en spijzen lopen momenteel volgende contracten:
- leveren koffie, thee en toebehoren: contract met firma nv Rombouts uit Destelbergen, loopt tot 28 februari 2010. Deze firma stelt ook een koffiemachine ter beschiking tot 28/02/2012.
- leveren snoep en snacks: contract met firma Deli XL uit Lokeren, loopt tot 28 februari 2010
Deze contracten blijven lopen tot hun einddatum en de kosten vallen ten laste van de concessionaris. Na het aflopen van de contracten ligt de keuze bij de concessionaris. Hij kan met de leveranciers onderhandelen over een vroegtijdige stopzetting waarvoor hij dan wel zelf de lasten draagt.
Het contract met de brouwer loopt af op 31 maart 2009. De concessionaris heeft hier de keuze of hij wil verder werken met de huidige leverancier.
b) De concessiehouder verbindt zich ertoe te exploiteren volgens matige prijzen en aan een door de Deputatie goedgekeurd tarief dat beantwoordt aan de wetgeving en uitvoeringsbesluiten die betrekking hebben op de prijsreglementering. Elke wijziging van het vastgesteld of door de Deputatie goedgekeurd tarief moet opnieuw ter goedkeuring worden voorgelegd. Dat kan maximaal eenmaal per jaar.
De concessiehouder moet daarbij de uitleg en rechtvaardiging geven, noodzakelijk voor het onderzoek van zijn aanvraag tot wijziging.
Tarieven die overdreven zijn kunnen om die reden door de Deputatie geweerd worden zonder verhaal van de concessiehouder. Tevens kan de verkoop van dranken of spijzen waarvan de aard, volgens de Deputatie onverenigbaar is met de inhoud van de toegewezen exploitaties, worden verboden.
c) De prijslijst moet minimaal in het Nederlands opgesteld zijn. De aangegeven prijzen houden bedieningsgeld en btw in. Dit moet duidelijk worden vermeld.
x) Xx verkoop van sterke drank is enkel toegelaten mits naleving van de wet van 28 december 1983 en zijn uitvoeringsbesluiten en mits de concessionaris in het bezit is van een geldige vergunning. Een afschrift van deze vergunning dient aan de provincie toegezonden te worden.
e) De concessionaris dient in regel te zijn met alle wettelijke voorschriften voor het bereiden, serveren en stockeren van spijzen en dranken.
Artikel 17 – Openingsdagen en -uren
Inzake openingsdagen en –uren gelden volgende normen :
De cafetaria dient minimaal geopend te zijn:
van 9 tot 20 uur in de periode oktober tot en met mei
van 9 tot 22 uur in de maanden juni, juli, augustus en september
Tijdens het jachtseizoen wordt er op maandag pas vanaf 13 uur gegolfd op het terrein. De driving range is wel open in de voormiddag. De normale openingsuren blijven dus gelden.
Er is geen verlof voorzien met uitzondering van Kerstdag en Nieuwjaar
Artikel 18 – Verantwoordelijkheid van de concessiehouder – verzekeringen – vergunningen lasten
a. De concessiehouder alleen, ter volledige ontlasting van de Provincie, is verantwoordelijk voor elke schade veroorzaakt bij de uitvoering van de exploitatie van de concessie :
- hetzij aan zijn persoon of aan zijn goederen
- hetzij aan de persoon of aan de goederen van zijn aangestelden, in wier aannemingscontract hij moet bepalen dat zij geen verhaal kunnen nemen tegen de Provincie
- hetzij aan de Provincie of aan de personeelsleden van de Provincie of aan bezoekers of andere derden
- hetzij aan de goederen die aan de Provincie toebehoren of aan deze waarvan hij het genot of waarvan hij het toezicht heeft.
De bewijslast van het tegendeel ligt bij de concessionaris.
b. De concessiehouder is verplicht in de vergunde gebouwen alle maatregelen te treffen om brand te voorkomen en, ingeval van brand, deze met de eerste hulpmiddelen te bestrijden. Hij is, tot bewijs van het tegendeel, aansprakelijk voor brand in de vergunde lokalen en voor de daaruit voortvloeiende schade aan gebouwen, uitrusting, apparatuur, materieel, meubilair, voorraden, enz. De concessiehouder past de bestaande richtlijnen in het kader van het intern noodplan toe. Hij dient zijn medewerking te verlenen aan noodoefeningen.
De concessiehouder is ertoe gehouden vóór de ingebruikneming van de constructies een verzekering aan te gaan die de risico's van brand en aanverwante risico's van de uit te baten constructies dekt en die een clausule bevat die bepaalt dat de verzekeringsmaatschappijen zich ertoe verbinden aan de Deputatie kennis te geven van elke schorsing of verbreking van de polis. Een
eensluidend afschrift van de polis wordt aan de Deputatie voorgelegd vooraleer de constructies in exploitatie worden gebracht.
c. In een bijzondere polis dient de concessiehouder zijn burgerlijke aansprakelijkheid alsmede deze van het Provinciebestuur, voor alle risico's "derden onbeperkt" te laten dekken, alsook de objectieve aansprakelijkheid bij brand en explosie.
d. Het personeel van de concessiehouder zal op zijn kosten verzekerd worden tegen arbeidsongevallen, overeenkomstig de geldende wetgeving op de arbeidsongevallen. Er moet voldaan worden aan de sociale wetten.
e. De ontwerpen van verzekeringspolissen moeten binnen de maand na de ondertekening van het contract voorgelegd worden aan de Deputatie. De polissen moeten haar bij elk verzoek worden voorgelegd.
f. Tenzij anders bepaald wordt in deze overeenkomst zijn alle taksen, lasten of vergoedingen, van welke aard ook, die ontstaan uit de uitbating ten laste van de concessionaris. Dit geldt o.a. voor de openingstaksen, zegel- en registratiekosten, auteursrechten, billijke vergoeding, …… De onroerende voorheffing blijft ten laste van de concessiegever.
g. De concessiehouder verbindt zich ertoe in alles de bestaande en toekomende wetgeving en reglementen die aan de exploitatie van dergelijke inrichtingen verbonden zijn, te eerbiedigen. De concessiehouder draagt hiervoor alleen, ter volledige vrijwaring van het bestuur de gehele verantwoordelijkheid en de lasten.
h In verband met het lozen van afvalwater mogen er geen gevaarlijke stoffen geloosd worden behorende tot de lijst 2C van bijlage 2 van het Vlarem I of stoffen die de goede werking van het waterzuiveringsstation kunnen verstoren.
I De milieuvergunningsaanvraag wordt opgemaakt door het provinciebestuur.
Voor het bekomen van gegevens hiervoor dient de concessionaris zijn medewerking te verlenen. De concessionaris dient spontaan de noodzakelijke gegevens van (bijkomende) vergunningsplichtige activiteiten (koelinstallaties, opslag producten,...) te melden aan het provinciebestuur.
Artikel 19 – Verbodsbepalingen
a. De concessiehouder mag zijn concessie noch geheel noch gedeeltelijk aan derden overlaten.
b. Er wordt aan de concessionaris een principieel verbod opgelegd om in het golfcomplex zelf sportieve of andere evenementen te (helpen) organiseren. Hij mag de lokalen en goederen die aangewend worden voor de concessie evenmin (laten) gebruiken voor dergelijke initiatieven, ook niet als ondersteuning voor derden. Dit geldt ook voor initiatieven die niet in het domein Puyenbroeck zelf georganiseerd worden.
Anderzijds zal de concessionaris voor de catering steeds als eerste gecontacteerd worden bij evenementen die de provincie organiseert in de "site Golf". Pas als er geen akkoord wordt bereikt zal de provincie onderhandelen met een andere partner. In dat geval heeft de concessionaris geen recht op schadeloosstelling.
c. In de geconcedeerde lokalen mogen geen caféspelen of dergelijke met geldelijke inzet, geplaatst worden.
d. Het is de concessiehouder en zijn aangestelden ten strengste verboden zich in het domein bezig te houden met of toe te laten : kansspelen, onrechtmatige handel, speculaties of handel vreemd aan de concessie.
e. Het bewaren en opslaan van producten en materialen die de veiligheid in gevaar kunnen brengen is verboden, tenzij daarvoor toestemming werd bekomen .
Artikel 20 – Klachten van de concessiehouder
Het inroepen door de concessiehouder van feiten, die hij meent te kunnen ten laste leggen van de Provincie of van haar aangestelden, hetzij om vergoeding of schadeloosstelling te vorderen, hetzij om het niet-nakomen van de ene of andere van zijn verplichtingen te rechtvaardigen, hetzij om gehele of gedeeltelijke kwijtschelding te vragen van opgelopen boeten, is slechts ontvankelijk voorzover de concessiehouder deze feiten binnen de 15 (vijftien) kalenderdagen na de datum waarop ze voorgevallen zijn, schriftelijk en aangetekend ter kennis gebracht heeft aan de Deputatie. Hij dient de invloed ervan op de uitoefening van de exploitatie van de concessie aan te tonen.
Artikel 21 – Inbreuken
a. Overtredingen van de voorwaarden waaronder de concessie wordt verleend, worden vastgesteld door de personen vermeld in artikel 9. De gemotiveerde processen-verbaal die gelden als ingebrekestelling, worden aan de concessiehouder schriftelijk meegedeeld binnen de dertig kalenderdagen. Deze laatste beschikt over een termijn van 15 (vijftien) kalenderdagen, te rekenen vanaf de ontvangst van de betekening, om eventueel zijn bezwaren te doen gelden. De Deputatie oordeelt over de draagwijdte van de overtreding.
b. Bij gehele of gedeeltelijke niet-nakoming door de concessiehouder van één of andere wettelijke of contractuele verplichting kan de Deputatie onder voorbehoud van al haar rechten op schadeloosstelling, de exploitatie verder zetten ambtshalve op kosten van de concessiehouder. Zij mag deze kosten van de borgtocht afhouden. De concessionaris dient binnen een periode van één maand na de afhouding zijn borg weer aan te vullen tot het oorspronkelijk totaal van 2 500 EUR. Ingeval de exploitatie, bij toepassing van vorige alinea ambtshalve wordt voortgezet, behoudt de Deputatie zich het recht voor al het materieel – ook het materieel dat de concessiehouder zich intussen heeft aangeschaft – voor een tijdperk van ten hoogste zes maanden opgenomen in een lijst waarvan beide partijen een exemplaar bekomen, zonder vergoeding te gebruiken, in afwachting dat een nieuwe concessiehouder wordt aangesteld.
Artikel 22 – Intrekking- Verbreking
a. De Deputatie behoudt zich het recht voor de concessie éénzijdig in te trekken of te verbreken, zonder dat de concessiehouder of zijn rechthebbenden op vergoeding aanspraak kunnen maken, in elk van de volgende gevallen :
1. bij herhaalde overtredingen van de voorwaarden van onderhavige concessieovereenkomst of grove nalatigheid met doorlopend karakter ;
2. bij herhaalde laattijdige betaling van de aan het Provinciebestuur verschuldigde sommen ;
Onder laattijdige betaling is verstaan het niet-betalen van de verschuldigde concessiegelden later dan de data voorzien in artikel 12 van deze overeenkomst.
3. ingeval ten laste van de exploitant of zijn personeel feiten worden vastgesteld waardoor de te zijner beschikking gestelde ruimten en lokalen worden misbruikt ; dit geldt inzonderheid voor feiten tegen de goede zeden of de openbare orde ;
4. ingeval van vastgesteld bedrog of valse verklaringen ;
5. ingeval van overlijden, faillissement of ontbinding van de zaak van de concessiehouder.
Bij overlijden, ontbinding of faillissement van de concessiehouder zijn de rechthebbenden, de gefailleerde of zijn rechtsopvolger verplicht daarvan binnen de 15 kalenderdagen aan de Deputatie kennis te geven. De curator, respectievelijk de rechtsopvolger mogen aan de Deputatie offertes overhandigen met het oog op de voortzetting van de exploitatie. De Deputatie verbindt zich, binnen een termijn van twee maanden, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de kennisgeving van overlijden, ontbinding of faling, een formele beslissing te treffen inzake de aanvaarding van de offertes of intrekking van de concessie. Gedurende deze periode is de rechtsopvolger verplicht de exploitatie voort te zetten tegen de door de oorspronkelijke onderschreven voorwaarden, zoniet zal de Deputatie de concessie ambtshalve uitbaten op zijn kosten en risico.
6. Bij veroordeling van de concessiehouder tot een correctionele straf.
7. Indien de concessiehouder onder curatele geplaatst wordt.
b. De intrekking of verbreking gebeurt met een aangetekend schrijven of een deurwaardersexploot waarin de Deputatie eenzijdig de termijn oplegt binnen dewelke de concessionaris het gebouw moet ontruimen.
c. De concessiehouder, wiens concessie door de Deputatie ingetrokken/verbroken werd, kan van alle latere procedures betreffende een activiteit op de provinciale domeinen worden uitgesloten.
d. In de gevallen van intrekking/verbreking zoals bepaald in dit artikel zal geen enkele vermindering toegepast worden op de opvorderbare vergoedingen
e. Geen enkele vergoeding, van welke aard ook, is door de Provincie verschuldigd aan de concessiehouder op het einde van de concessie indien één van de gevallen van artikel 22 van toepassing is
f. In geval van intrekking/verbreking van de concessie kan de Deputatie, onder voorbehoud van al haar rechten op schadeloosstelling, de exploitatie ambtshalve verder zetten op kosten van de concessiehouder gedurende maximaal zes maand; zij mag alle schadevergoedingen van de borgtocht afhouden
g. In geval de exploitatie ambtshalve voortgezet wordt, behoudt de Provincie zich het recht voor al het materieel van de in gebreke zijnde concessiehouder voor een termijn van maximum zes maanden zonder vergoeding te gebruiken, in afwachting dat een nieuwe concessiehouder aangeduid wordt.
Artikel 23 – Einde van de concessie
Gedurende een termijn van drie maanden, voor het einde van de concessie, moeten zowel de lokalen als het materieel waarop de huidige concessie betrekking heeft te bezichtigen zijn. Eventuele bezoeken met derden worden vastgesteld in onderling overleg. Indien hierover geen akkoord bereikt wordt beslist de Deputatie autonoom.
De concessionaris, De concessiegever,
……………………… ………………………