VERWERKERSOVEREENKOMST (EENZIJDIG)
VERWERKERSOVEREENKOMST (EENZIJDIG)
1. Algemeen
In deze verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
1.1 Algemene voorwaarden: de Algemene voorwaarden van Verwerker, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Verwerker en Verantwoordelijke en van welke Algemene voorwaarden deze verwerkersovereenkomst onlosmakelijk deel uitmaken.
1.2 Verwerker: de besloten vennootschap Houtekamer & Noordzij B.V., kantoorhoudende aan de Xxxxxxxxx 000 (0000 XX), xx Xxxxxxxxx.
1.3 Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Annex 1.
1.4 Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden, eveneens Verantwoordelijke.
1.5 Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Verwerker tot het verrichten van Werkzaamheden door Verwerker ten behoeve van de Opdrachtgever, conform het bepaalde in de opdrachtbevestiging.
1.6 Verantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechtspersoon aan de Verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden.
1.7 Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Verwerker uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.
2. Toepasselijkheid verwerkersovereenkomst
2.1 Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle gegevens die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Verwerker worden verzameld voor Opdrachtgever, alsmede op alle uit de Overeenkomst voor Verwerker voortvloeiende Werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen gegevens.
2.2 Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens betreffende
bepaalde categorieën van betrokkenen, zoals omschreven in Annex 1.
2.3 Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Verwerker bepaalde persoonsgegevens voor Verantwoordelijke.
2.4 Dit is een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging. Deze verwerkersovereenkomst is ten opzichte van Verantwoordelijke bindend voor Verwerker.
2.5 Deze verwerkersovereenkomst maakt, net als de Algemene voorwaarden van Verwerker,
onderdeel uit van de Overeenkomst en alle toekomstige overeenkomsten tussen partijen.
3. Reikwijdte verwerkersovereenkomst
3.1 Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft Verantwoordelijke aan Verwerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken namens de Verantwoordelijke op de wijze zoals omschreven in Annex 1 in overeenstemming met de bepalingen van deze verwerkersovereenkomst.
3.2 Verwerker verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze
verwerkersovereenkomst, met name met hetgeen is opgenomen in Annex 1. Verwerker bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwerken, behoudens afwijkende wettelijke bepalingen.
3.3 De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij Verwerker te rusten.
3.4 De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Verwerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
3.5 Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte.
4. Geheimhouding
4.1 Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
4.2 Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem
verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
5. Inschakeling derden
5.1 De Verwerker mag in het kader van deze overeenkomst en bijlagen persoonsgegevens laten verwerken door andere personen of organisaties buiten de Europese Economische Ruimte, zonder daarvoor voorafgaande toestemming te hebben verkregen van Verwerkingsverantwoordelijke, onder voorwaarde dat met de subverwerker voldoende waarborgen worden overeengekomen ter bescherming van de persoonsgegevens.
5.2 De verwerker blijft in deze gevallen te allen tijde aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de
naleving van de bepalingen uit deze overeenkomst. De Verwerker garandeert dat deze derden schriftelijk minimaal dezelfde plichten op zich nemen als tussen de Verwerker en de Verwerkingsverantwoordelijke zijn overeengekomen en zal de Verwerkings-verantwoordelijke, op diens verzoek, inzage verschaffen in de overeenkomsten met deze derden waarin deze plichten zijn opgenomen.
5.3 De Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in en buiten Nederland. Doorgifte naar
andere landen is toegestaan met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving.
5.4 De Verwerker houdt een actueel register bij van de door hem ingeschakelde derden en onderaannemers waarin de identiteit, vestigingsplaats en een beschrijving van de werkzaamheden van de derden of onderaannemers zijn opgenomen, alsmede eventuele door de Verwerkingsverantwoordelijke gestelde aanvullende voorwaarden. Dit register is te allen tijde bij Verwerker op te vragen (xxx@xxxxxxxxxx-xxxxxxxx.xx) en zal door de Verwerker actueel worden gehouden.
6. Beveiligingsmaatregelen
6.1 Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, treft Verwerker passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. De beveiligingsmaatregelen die thans zijn genomen, zijn in Annex 2 bepaald.
6.2 Verwerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere
verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
6.3 De Gegevens worden uitsluitend opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte.
7. Toezicht op naleving
7.1 Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening inlichtingen verschaffen over de Verwerking van de Gegevens door Verwerker of Sub-verwerkers. Verwerker zal de gevraagde inlichtingen zo snel mogelijk verstrekken, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen.
7.2 Verantwoordelijke heeft eenmaal per jaar en voor eigen rekening het recht om een door Verantwoordelijke en Verwerker gezamenlijk aan te wijzen onafhankelijke derde een inspectie te laten uitvoeren om te verifiëren of Verwerker de verplichtingen onder de AVG en deze verwerkersovereenkomst nakomt. Verwerker zal daaraan alle redelijkerwijs noodzakelijke medewerking verlenen. Verwerker heeft het recht om haar kosten die gepaard gaan met de inspectie in rekening te brengen bij Verantwoordelijke.
7.3 Verwerker zal in het kader van haar verplichting onder lid 1 van dit artikel aan Verantwoordelijke dan wel een daartoe door Verantwoordelijke ingeschakelde derde in ieder geval:
7.3.1 alle relevante inlichtingen en documenten verstrekken;
7.3.2 toegang verlenen tot alle relevante gebouwen, informatiesystemen en Gegevens.
7.4 Verantwoordelijke en Verwerker zullen zo spoedig mogelijk na het gereedkomen van het rapport met elkaar in overleg treden om de eventuele risico’s en tekortkomingen te adresseren. Verwerker zal op kosten van Verantwoordelijke maatregelen nemen om de geconstateerde risico’s en tekortkomingen op een voor Verantwoordelijke acceptabel niveau te brengen respectievelijk op te heffen, tenzij partijen schriftelijk anders overeen zijn gekomen.
8. Datalek
8.1 Zo spoedig mogelijk nadat Xxxxxxxxx kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, stelt Verwerker Verantwoordelijke hiervan op de hoogte via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verantwoordelijke en zal Verwerker informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de Gegevens en de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen.
8.2 Verwerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten.
9. Medewerkingsplichten en rechten van betrokkenen
9.1 Verwerker zal Verantwoordelijke op verzoek medewerking verlenen in geval van een klacht, vraag of verzoek van een betrokkene, dan wel onderzoeken of inspecties door de Autoriteit Persoonsgegevens.
9.2 Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening bijstaan bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
9.3 Als Verwerker rechtstreeks van een betrokkene een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van zijn of haar Gegevens ontvangt, informeert Verwerker Verantwoordelijke binnen twee werkdagen over de ontvangst van het verzoek. Verwerker voert zo snel mogelijk alle instructies uit die Verantwoordelijke schriftelijk aan Verwerker geeft als gevolg van zodanig verzoek van betrokkene. Verwerker treft de noodzakelijke passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om te voldoen aan dergelijke instructies van Verantwoordelijke.
9.4 Indien instructies van Verantwoordelijke aan Verwerker strijd opleveren met enige wettelijke bepalingen omtrent gegevensbescherming, meldt Verwerker dit bij Verantwoordelijke.
10. Duur en beëindiging
10.1 Deze verwerkersovereenkomst is geldig zolang Xxxxxxxxx de opdracht heeft van Xxxxxxxxxxxxxxxxx om Xxxxxxxx te verwerken op grond van de Overeenkomst tussen
Verantwoordelijke en Verwerker. Zolang door Verwerker Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van Verantwoordelijke is deze verwerkersovereenkomst op deze relatie van toepassing.
10.2 Indien Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst op grond van een wettelijke
bewaarplicht bepaalde gegevens en/of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers waarop of waarin zich Gegevens bevinden gedurende een wettelijke termijn moet bewaren, dan zal Verwerker zorgdragen voor de vernietiging van deze gegevens of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers binnen 4 weken na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht.
10.3 Bij beëindiging van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker kan
Verantwoordelijke binnen twee maanden na beëindiging van de Overeenkomst aan Verwerker verzoeken om alle documenten, computerdisks en andere gegevensdragers, waarop of waarin zich gegevens bevinden, te retourneren aan Verantwoordelijke, voor rekening van Verantwoordelijke. In geval van retournering zal Verwerker de gegevens verstrekken in de vorm zoals bij Verwerker aanwezig. Voor zover de Gegevens zich in een computersysteem bevinden of in een andere vorm waardoor de Gegevens redelijkerwijs niet kunnen worden verstrekt aan Verantwoordelijke, zal Verwerker aan Verantwoordelijke een toegankelijke, leesbare kopie van de Gegevens verstrekken. Na het verstrijken van deze termijn zal Verwerker tot definitieve vernietiging van de Gegevens overgaan, tenzij Verwerker op grond van een wettelijke plicht gehouden is Gegevens op te slaan.
10.4 De kosten voor Verwerker van het verzamelen en overdragen van Persoonsgegevens bij het
eindigen van de Onderliggende opdracht zijn voor rekening van Verantwoordelijk. Datzelfde geldt voor de kosten van de vernietiging van de Persoonsgegevens. Als Verantwoordelijke daarom vraagt dan geeft Xxxxxxxxx vooraf een kosteninschatting.
10.5 Onverlet hetgeen voor het overige in dit artikel 10 is bepaald, zal Verwerker na beëindiging van
de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken.
10.6 De wijze van vernietiging wordt vastgesteld in overleg met Verantwoordelijke. Na vernietiging verstrekt de Verwerker hiervan een schriftelijke bevestiging aan de Verantwoordelijke.
11. Nietigheid
11.1 Indien één of meerdere bepalingen uit deze verwerkersovereenkomst nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van deze verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benaderd.
12. Toepasselijk recht en forumkeuze
12.1 Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
12.2 Alle geschillen in verband met de verwerkersovereenkomst of de uitvoering daarvan worden voorgelegd aan de bevoegde rechter bij de rechtbank Rotterdam.
ANNEX 1
GEGEVENS, DOELEINDEN EN CATEGORIEËN VAN BETROKKENEN
GEGEVENS
De Verantwoordelijke laat de Verwerker de volgende Gegevens door Verwerker verwerken in het kader van de opdracht, waaronder maar niet uitsluitend, kunnen vallen personeelsadministratie, loonadministratie, financiële verslaglegging, verzorgen van belastingaangiften, pensioenadvisering en -administratie:
(1) Naam (initialen, achternaam)
(2) Contactgegevens (o.a. telefoonnummer, e-mailadres etc.)
(3) Samenstelling gezin
(4) Geboortedatum
(5) Woonplaats
(6) Gegevens ID-bewijs (in verband met de Wwft)
(7) Financiële gegevens, zowel zakelijk als privé
(8) NAW-gegevens en BSN van (personeelsleden of gezinsleden van) Verantwoordelijke
DOELEINDEN
De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien noodzakelijk, zijn in ieder geval:
(1) De werkzaamheden, te beschouwen als de primaire dienstverlening, in het kader waarvan Xxxxxxxxxxxxxxxxx een opdracht heeft verstrekt aan Verwerker;
(2) het onderhoud, waaronder updates en releases van het door Xxxxxxxxx dan wel sub-verwerker aan Verantwoordelijke ter beschikking gestelde systeem;
(3) het gegevens- en technische beheer, ook door een sub-verwerker;
(4) de hosting, ook door een sub-verwerker.
CATEGORIEËN VAN BETROKKENEN
De Gegevens die verwerkt worden betreffen de volgende categorieën van betrokkenen: alle categorieën
op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft maar in elk geval de opdrachtgever en het personeel van opdrachtgever.
ANNEX 2 BEVEILIGINGSMAATREGELEN
BEVELIGINGSMAATREGELEN
De Verwerker heeft in ieder geval de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen: Om vertrouwelijkheid te garanderen:
[ x ] Controle op fysieke toegang tot persoonsgegevens
[ x ] Controle op elektronische toegang tot persoonsgegevens [ x ] Controle op interne toegang tot persoonsgegevens
Om de integriteit te garanderen:
[x ] Controle op de doorgifte van persoonsgegevens [x ] Controle op de invoer van gegevens
Om de beschikbaarheid en veerkracht van gebruikte systemen te garanderen:
[ x ] Controle op beschikbaarheid van data (b.v. door het maken van back-ups)
[ x ] Toegang tot persoonsgegevens kunnen herstellen (met middelen om deze persoonsgegevens na een incident snel te kunnen herstellen)
Overige
- Backup en herstelprocedures
- Beveiliging van netwerkverbindingen
- Geheimhoudingsverklaringen
- Sub-verwerkersovereenkomsten indien van toepassing