Verwerkersovereenkomst
1 Inleiding
In het verleden heeft u een overeenkomst gesloten met ons kantoor, Raadgevers Pensioen B.V.
Op grond van deze overeenkomst verlenen wij een aantal diensten op het gebied van het adviseren en beheren van de collectieve pensioenovereenkomst t.b.v. uw werknemers. Daarvoor verwerken wij persoonsgegeven van u en uw werknemers. De nieuwe privacywetgeving, vastgelegd in de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG), verplicht ons om samen met u een aantal afspraken te maken over de verwerking van deze persoonsgegevens. Deze aanvullende afspraken over privacy staan in deze verwerkersovereenkomst.
2 Doel van de verwerking
De persoonsgegevens die wij van uw werknemers verzamelen verwerken wij op een behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met toepasselijke regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens. De te verwerken persoonsgegevens gebruiken wij alleen voor de dienstverlening waarover u met ons afspraken heeft gemaakt. Wij gebruiken deze gegevens niet voor andere doeleinden. Ook verwerken wij de gegevens alleen in de Europese Economische Ruimte.
Wij verwerken geen medische gegevens van uw werknemers.
3 Verantwoordelijkheid
Als werkgever bent u verantwoordelijk voor de gegevens van uw werknemers. Daarom zullen wij persoonsgegevens van werknemers alleen verwerken op uw instructies. Alleen als er een wettelijke verplichting is kunnen wij van deze instructies afwijken. Ook bent u verantwoordelijk voor de juistheid van de persoonsgegevens van werknemers en voor de tijdige aanlevering ervan. Tot slot zullen wij u als werkgever altijd helpen bij het nakomen van wettelijke verplichtingen als dit nodig is.
4 Geheimhoudingsplicht
Onze medewerkers hebben alleen toegang tot de persoonsgegevens van uw werknemers als dit nodig is voor de dienstverlening. Daarbij zijn onze collega’s verplicht om altijd zorgvuldig om te gaan met deze gegevens en zijn verplicht tot geheimhouding.
5 Beveiliging
De persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze dienstverlening worden door ons zo goed mogelijk beveiligd. Omdat het om gevoelige gegevens gaat nemen wij alle passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn. Regelmatig wordt onze beveiliging gecontroleerd. Als er zich toch een incident voor doet, dan zullen wij u daar zo snel mogelijk over informeren, zodat u tijdig en volledig dit incident kunt melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de relevante betrokkenen. Ook treffen wij maatregelen die nodig zijn om de (mogelijke) schade te beperken.
6 Ingeschakelde derden
Voor het verlenen van onze diensten is het regelmatig noodzakelijk dat wij andere bedrijven inschakelen. Deze bedrijven schakelen wij alleen in indien noodzakelijk voor de uitvoering van onze diensten. Wij verplichten deze bedrijven om zich ook te houden aan alle afspraken die u met ons
maakt. Als één van deze derden zijn verplichtingen niet nakomt, dan zijn wij hiervoor verantwoordelijk en dan kunt u ons hierop aanspreken.
7 Privacyrechten
De werknemers, waarvan wij de persoonsgegevens verwerken, hebben privacyrechten. Zo hebben zij bijvoorbeeld het recht op inzage, het recht op correctie en het recht om vergeten te worden. Als één van uw werknemers gebruik wenst te maken van deze rechten zullen wij daaraan meewerken, tenzij een wettelijke verplichting ons dat verbiedt.
8 Bewaartermijnen
Als uw overeenkomst van opdracht met ons kantoor eindigt of als een werknemer bij u uit dienst treedt zullen wij de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Wij hanteren een bewaartermijn van 5 jaar. Ook kunt u natuurlijk altijd een kopie krijgen van de gegevens die wij in ons bezit hebben.
9 Inzage
Als werkgever bent u verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van uw werknemers. Daarom kunt u bij ons altijd alle relevante informatie opvragen om te kunnen beoordelen of wij ons aan onze verplichtingen houden. Mocht u vragen hebben over ons privacybeleid of onze beveiliging dan kunt u daarover altijd bij ons terecht. U kunt daarover altijd contact opnemen met onze directie en één van onze Functionarissen Gegevensbescherming. Ook zijn wij altijd bereid om mee te werken aan een onderzoek of audit door u of een door u ingeschakelde expert.
10 Aansprakelijkheid
Alle aansprakelijkheid voortvloeiend uit of verband houdend met deze Verwerkersovereenkomst wordt uitsluitend beheerst door, de aansprakelijkheidsbepalingen zoals opgenomen in de algemene voorwaarden bij uw overeenkomst van opdracht met ons kantoor.
11 Slotbepalingen
Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op de datum dat beide partijen deze overeenkomst hebben ondertekend en is van kracht, zolang de met ons kantoor gesloten overeenkomst van opdracht inzake van het adviseren en beheren van de collectieve pensioenovereenkomst t.b.v. uw werknemers loopt. Indien deze overeenkomst van opdracht eindigt, eindigt deze Verwerkersovereenkomst automatisch. Deze Verwerkersovereenkomst is niet tussentijds opzegbaar. Afwijkingen van deze Verwerkersovereenkomst zijn slechts bindend voor zover zij uitdrukkelijk tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen.
Op deze Verwerkersovereenkomst zijn de bepalingen van de met ons kantoor gesloten overeenkomst van opdracht en bijbehorende algemene voorwaarden van toepassing. Deze Verwerkersovereenkomst vormt een aanvulling op genoemde overeenkomst van opdracht. Bij de tegenspraak tussen bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de overeenkomst van opdracht prevaleren de bepalingen uit de overeenkomst van opdracht.
De Bilt, 17 april 2018
X.X.X. xxx xxx Xxxxx Raadgevers Pensioen