Verwerkersovereenkomst
Digitale onderwijsmiddelen en privacy (versie 4.0)
Partijen
1. Het bevoegd gezag van <naam onderwijsinstelling>, geregistreerd onder administratienummer <nummer>, gevestigd en kantoorhoudende aan <adres> te
<postcode> <plaats>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <naam ondertekenaar>, <functie ondertekenaar>,
hierna te noemen: ‘Onderwijsinstelling’;
en
2. De besloten vennootschap Delubas Educatieve Uitgeverij B.V., KvK nummer 17147622, gevestigd en kantoorhoudende aan Xxxxxx Xxxxxxxxx 00 xx 0000 XX Xxxxxx, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur Xxxx Xxxxx, hierna te noemen: ‘Verwerker’;
hierna gezamenlijk te noemen: ‘Partijen’, of afzonderlijk: ‘Partij’,
Overwegen het volgende
a. Onderwijsinstelling en Verwerker zijn een overeenkomst aangegaan, waarbij is overeengekomen dat Verwerker Digitale Onderwijsmiddelen in de vorm van digibordsoftware en/of leerlingsoftware levert aan Onderwijsinstelling. Deze schriftelijk of op andere wijze afgesloten overeenkomst, hierna: ‘Onderliggende Overeenkomst’, leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens Verwerkt.
b. Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 AVG, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.
Komen het volgende overeen
Artikel 1: Definities
In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
a. Attributenset: een door Edu-K vastgestelde en gepubliceerde set Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers die aanvullend op het KetenID gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen;
b. AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de Verwerking van Persoons- gegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
c. Betrokkene, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens, en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
d. Bijlage(n): bijlage(n) bij de Verwerkersovereenkomst;
e. Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0;
f. Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden de Onderwijsinstelling of Verwerker;
g. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
h. Digitaal Onderwijsmiddel: een digitaal product en/of digitale dienst waarin Persoons- gegevens van Onderwijsdeelnemers worden Verwerkt ten behoeve van het verzorgen van onderwijs, waaronder het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en ondersteunen van het onderwijs(proces) en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers (in hun leerproces);
i. Edu-K: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, of diens opvolger;
j. Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Onderliggende Overeenkomst;
k. KetenID: een pseudoniem van het persoonsgebonden nummer van een Onderwijs- deelnemer zoals bedoeld in de Regeling pseudonimisering onderwijsdeelnemers. Het KetenID wordt ook ECK iD genoemd;
l. (Model) Verwerkersovereenkomst: deze Verwerkersovereenkomst, waarvan het model in de bijlagen bij het Convenant is opgenomen en daarvan een integraal onderdeel uitmaakt;
m. Onderwijsdeelnemer: een leerling of student in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of middelbaar beroepsonderwijs, waaronder ook speciaal onderwijs en voortgezet speciaal onderwijs zoals bedoeld in de Wet op de expertisecentra, alsmede de vavo-student en de deelnemer educatie;
n. Onderwijsinstelling: het bevoegd gezag als bedoeld in de artikelen 1 van de Wet op het primair onderwijs, Wet op het voortgezet onderwijs en Wet op de expertise- centra en de instelling als bedoeld in artikel 1.1.1. sub b van de Wet educatie en beroepsonderwijs;
o. Onderliggende Overeenkomst: de overeenkomst tussen (scholen die vallen onder de) Onderwijsinstelling en Verwerker, zoals omschreven in Overweging a. met inbegrip van een op basis van die overeenkomst gesloten overeenkomst tussen een Onderwijsdeelnemer en de Verwerker voor het betreffende product of de betreffende dienst;
p. Schriftelijk: handgeschreven of gedrukte teksten, zowel in digitale als in analoge vorm;
q. Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld voor de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de (Model) Verwerkersovereenkomst en de Onderliggende Overeenkomst;
r. Subverwerkersovereenkomst: een overeenkomst of andere rechtshandeling waarmee Verwerker minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming oplegt aan de door hem ingeschakelde Subverwerker als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd;
s. Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoons- gegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet;
t. Toezichthoudende Autoriteit: toezichthoudende autoriteit als bedoeld in artikel 51 AVG. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens;
u. Verwerker: de leverancier, waaronder de distributeur, die in opdracht van de Onderwijsinstelling Persoonsgegevens Verwerkt in het kader van levering en gebruik van een Digitaal Onderwijsmiddel;
Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst
1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoons- gegevens in het kader van de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst.
2. Deze Verwerkersovereenkomst vervangt eventuele Verwerkersovereenkomsten die in het verleden tussen Partijen zijn afgesloten in het kader van de onder Overweging a. bedoelde producten/diensten zoals vastgelegd in de Onderliggende Overeenkomst.
3. Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker conform artikel 28 AVG Instructies om Persoonsgegevens te Verwerken namens Onderwijsinstelling. De Instructies van Onderwijsinstelling zijn onder meer omschreven in Bijlage 1 van deze Verwerkersovereenkomst. Deze opdracht en eventuele nadere Instructies worden schriftelijk verstrekt door en aan de contact- personen van Partijen die hiertoe bevoegd zijn verklaard. Deze contactpersonen zijn opgenomen in voornoemde bijlage.
4. Verwerker informeert Onderwijsinstelling zo snel mogelijk indien een Instructie naar de mening van Verwerker in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving. Onderwijsinstelling is in een dergelijk geval gehouden om te beoordelen of de Instructie inderdaad in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving. Gedurende deze beoordeling zal Verwerker niet gehouden zijn de Instructie op te volgen.
5. De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst. Verwerker brengt Onderwijsinstelling onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.
Artikel 3: Rolverdeling
1. De Onderwijsinstelling is ten aanzien van de in haar opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke.
Verwerker is Verwerker in de zin van de AVG. De Onderwijsinstelling heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over (het bepalen van) het doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
2. Verwerker draagt er zorg voor dat de Onderwijsinstelling voorafgaande aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Onderwijsinstelling in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen de Onderwijsinstelling een keuze kan maken voor eventueel aangeboden optionele diensten.
3. In aanvulling op lid 2 en onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkers- overeenkomst is bepaald, informeert Verwerker bij het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Onderwijsinstelling in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Onderwijsinstelling geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
4. Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30, lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van Verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Onderwijsinstelling verricht.
5. Onderwijsinstelling en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.
Artikel 4: Privacyconvenant
Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant. Dit betekent dat de betreffende bepalingen – voor zover van toepassing – in rechte afdwingbaar zijn.
Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens
1. Verwerker verplicht zich om de van Onderwijsinstelling verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Onderwijsinstelling en op basis van de Instructies van de Onderwijsinstelling. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden of doeleinden van derden, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking, zoals doorlevering aan een derde, verplicht. In dat geval stelt Verwerker de Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking op basis van dat wettelijke voorschrift in kennis, tenzij de betreffende wetgeving een dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
2. In aanvulling op lid 1 vindt de Verwerking van Persoonsgegevens met betrekking tot Digitale Onderwijsmiddelen nooit plaats voor reclamedoeleinden of het doen van ongevraagde aanbiedingen door Xxxxxxxxx.
3. De Onderwijsinstelling en Verwerker specificeren in Bijlage 1 voor welke, door de Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke vastgestelde doeleinden Persoonsgegevens worden Verwerkt bij het gebruik van zijn product en/of dienst, welke Verwerkingen daarvoor plaatsvinden en welke categorieën Persoonsgegevens van welke Betrokkenen daarbij worden Verwerkt. De Onderwijs- instelling draagt er zorg voor dat er niet meer Persoonsgegevens dan vastgelegd in Bijlage 1 worden doorgegeven aan Verwerker.
4. Indien Verwerker, in strijd met de AVG, het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
Artikel 6: Vertrouwelijkheid
1. Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk behandelt. Verwerker zorgt ervoor dat eenieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, een geheimhoudingsplicht heeft die ten minste ziet op de Persoonsgegevens en de omstandigheden waaronder die worden Verwerkt.
2. De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
a. voor zover Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
b. indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Onderwijsinstelling te verlenen diensten zoals verwoord in de Onderliggende Overeenkomst; of
c. indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling tot verstrekking verplicht is.
3. Ingeval door een Derde een beroep wordt gedaan op een wettelijke verplichting als bedoeld in lid 2 sub c, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Xxxxxxxxx – tenzij de betreffende wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt – Onderwijsinstelling onmiddellijk, voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Onderwijsinstelling relevante informatie inzake deze verstrekking.
4. Verwerker zorgt ervoor dat de onder zijn gezag en/of verantwoordelijkheid werkende personen uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.
Artikel 7: Beveiliging en controle
1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG dragen beide Partijen zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige Verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
2. Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen – waar passend – genomen:
a. een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA);
b. maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde personen die onder gezag en/of verantwoordelijkheid van de Verwerker werken, toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden Verwerkt;
c. het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten, en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen. De Onderwijsinstelling wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.
3. In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de in lid 1 en 2 bedoelde passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
4. De Onderwijsinstelling en Verwerker gebruiken in het kader van de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (indien beschikbaar) uitsluitend het KetenID en de toepasselijke Attributenset bij alle Onderwijsdeelnemers die kunnen beschikken over het KetenID. Indien een van de Partijen aangeeft dat dit redelijkerwijs niet van haar kan worden gevergd, dient dit voldoende gemotiveerd te worden vastgelegd in Bijlage 3.
5. Beide Partijen dragen er zorg voor dat zij de eigen getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
6. Verwerker stelt in goed overleg met de Onderwijsinstelling deze in staat om effectief te kunnen voldoen aan haar wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligings- maatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
7. In aanvulling op de voorgaande leden heeft Onderwijsinstelling te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Verwerking van Persoonsgegevens in relatie tot de Onderliggende Overeenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit:
a. Partijen spreken in onderling overleg af dat de audit wordt uitgevoerd door een door één van de Partijen, na goedkeuring door de andere Partij, in te schakelen onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige die een derdenverklaring (TPM) afgeeft.
b. De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.
c. Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.
d. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derdenverklaring gebruikt kunnen worden. Onderwijsinstelling wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.
e. Partijen komen overeen dat de kosten van een audit als bedoeld in sub a voor rekening komen van de Onderwijsinstelling, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden Partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.
Artikel 8: Datalekken
1. Beide Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
2. Indien Onderwijsinstelling of Verwerker een Datalek bij de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst of van deze Verwerkersovereenkomst vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren, zodra zij of hij kennis heeft genomen van dat Xxxxxxx. Verwerker verstrekt in geval van een Datalek alle relevante informatie aan Onderwijsinstelling met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
3. In aanvulling op lid 2 informeert Verwerker de Onderwijsinstelling onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34 lid 1 AVG.
4. Verwerker stelt bij een Datalek de Onderwijsinstelling in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Onderwijsinstelling daartoe heeft ingericht, voor zover deze aan Verwerker bekend zijn gemaakt. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking van de Persoons- gegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
5. In geval van een Datalek voldoet Onderwijsinstelling aan eventuele wettelijke meldingsplichten.
6. Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
7. Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met Persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
8. Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, informeert de Verwerker de Onderwijsinstelling conform de afspraken zoals beschreven in Bijlage 2.
Artikel 9 Medewerking
1. Verwerker verleent Onderwijsinstelling medewerking bij het nakomen van de op Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder, maar niet beperkt tot:
a. het, voor zover redelijkerwijs mogelijk, vervullen van de plicht van Onderwijsinstelling om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek tot inzage, rectificatie, wissing of beperking van de Verwerking van Persoonsgegevens;
b. het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst;
c. het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB/DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
d. het voldoen aan verzoeken van een Toezichthoudende Autoriteit of een andere overheidsinstantie;
e. het (voorbereiden van) onderzoeken (naar), beoordelen en melden van Datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.
2. Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van een Toezichthoudende Autoriteit met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Onderwijsinstelling, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek of de klacht.
3. Partijen brengen, onverlet het bepaalde in artikel 7 lid 7 sub e, artikel 8 lid 6 en artikel 13 lid 3, elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze Partij de andere Partij hiervan vooraf op de hoogte.
Artikel 10: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte
1. Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of aan een internationale organisatie indien Onderwijsinstelling daarvoor specifieke schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot doorgifte verplicht. In dat geval stelt Verwerker Onderwijsinstelling voorafgaand aan de doorgifte schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij de betreffende wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
2. Indien na toestemming van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de EER of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 sub 26 AVG, dan zien Partijen erop toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Onderwijsinstelling rusten. Indien van toepassing staat in Bijlage 1 bij deze Verwerkersovereenkomst een opgave van de derde landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden Verwerkt.
Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.
3. Als voor de doorgifte naar een derde land buiten de EER gebruik wordt gemaakt van een door de Europese Commissie goedgekeurd modelcontract (standard contractual clauses), dan moeten er indien nodig voldoende aanvullende maatregelen worden genomen om te waarborgen dat het niveau van bescherming van de Persoons- gegevens tijdens en na de doorgifte gelijkwaardig is aan het beschermingsniveau binnen de EER. Deze maatregelen moeten worden beschreven in Bijlage 1.
Artikel 11: Inschakeling Subverwerker
1. Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkers- overeenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in Bijlage 1.
2. Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Onderwijsinstelling in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Onderwijsinstelling de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken. De bezwaartermijn bedraagt 6 weken volgend op schriftelijke inlichting aan Onderwijsinstelling over de voorgenomen toevoeging of wijziging.
3. Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Verwerker zal op verzoek van Onderwijsinstelling afschriften verstrekken van deze Subverwerkersovereenkomsten, of van de relevante passages uit de Subverwerkers- overeenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 11 lid 1 van deze Verwerkersovereenkomst ingeschakelde Subverwerker.
Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens
1. Onderwijsinstelling informeert Verwerker in Bijlage 1 adequaat over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens niet langer dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
2. Onderwijsinstelling verplicht Verwerker om de in opdracht van Onderwijsinstelling Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst binnen een door Partijen gezamenlijk overeengekomen termijn terug te (doen) leveren aan de Onderwijsinstelling en/of te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke verplichting, dan wel op verzoek van de Onderwijsinstelling.
3. Verwerker bevestigt Onderwijsinstelling Schriftelijk dat vernietiging van de Verwerkte Persoonsgegevens als bedoeld in lid 2 heeft plaatsgevonden. De Onderwijsinstelling kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
4. Xxxxxxxxx ziet erop toe en waarborgt dat ook alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens, de Persoonsgegevens (laten) terugleveren en/of vernietigen na het verstrijken van bewaartermijnen dan wel de termijn voor het terugleveren en/of vernietigen zoals bedoeld in lid 2.
Artikel 13: Aansprakelijkheid
1. Partijen kunnen afspraken over aansprakelijkheid die voortvloeit uit deze Verwerkersovereenkomst, opnemen in de Onderliggende Overeenkomst of in een andere overeenkomst of regeling tussen Partijen.
2. In afwijking van het eerste lid kunnen Partijen geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking die is opgenomen in de Onderliggende Overeenkomst of een andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, in geval van een door één van de Partijen ingestelde:
a. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
b. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthoudende Autoriteit betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.
3. Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken Partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staan. Het bepaalde in lid 2 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 2.
4. Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of (het voornemen om over te gaan tot) het opleggen van een bestuurlijke boete door de Toezichthoudende Autoriteit, beide in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of (het voornemen tot) een boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij. Partijen informeren elkaar zoveel mogelijk vooraf over deze kosten.
5. De Partij (hierna de “Benaderde Partij”) die door de Toezichthoudende Autoriteit in kennis is gesteld van het voornemen om over te gaan tot het opleggen van een bestuurlijke boete (verder: “Voornemen tot handhaving”) in verband met deze Verwerkersovereenkomst, zal:
a. in het verweer tegen het Voornemen tot handhaving rekening houden met de redelijke belangen van de andere Partij;
b. de andere Partij in redelijkheid in de gelegenheid stellen om haar zienswijze met betrekking tot het Voornemen tot handhaving aan de Benaderde Partij te geven, en
c. geen schikkingsvoorstel van de Toezichthoudende Autoriteit accepteren, of afstand doen van een rechtsmiddel tegen het Voornemen tot handhaving, of een boete, zonder hierover eerst de andere Partij te consulteren.
Artikel 14: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst
1. In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkers- overeenkomst en de bepalingen van de Onderliggende Overeenkomst, zijn de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend.
2. Indien Partijen bij het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst willen afwijken, of deze willen aanvullen, dan worden deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst wordt gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
3. Onverminderd het bepaalde in artikel 11 lid 2 wordt bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten na het afsluiten van deze Verwerkers- overeenkomst, die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens zoals beschreven in Bijlagen 1 en 2, de Onderwijsinstelling, alvorens zij de wijzigingen aanvaardt, in begrijpelijke taal door de Verwerker geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die kan leiden tot een uitbreiding van de te Verwerken Persoonsgegevens en die gevolgen kan hebben voor de door Onderwijsinstelling vastgestelde doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens worden Verwerkt. Deze wijzigingen zullen in Bijlage 1 of Bijlage 2 worden opgenomen.
4. Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst na het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst, kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid en Schriftelijk tussen Partijen worden overeengekomen.
5. In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen Partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.
Artikel 15: Duur en beëindiging
1. De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Onderliggende Overeenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
2. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Onderliggende Overeenkomst. Totdat de Persoonsgegevens door de Verwerker zijn teruggeleverd en vernietigd overeenkomstig het bepaalde in artikel 12, blijft de Verwerker ervoor zorgen dat de artikelen van deze Verwerkersovereenkomst worden nageleefd.
Artikel 16: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
1. De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
2. Alle geschillen die tussen Partijen ontstaan in verband met de Verwerkers- overeenkomst, worden voorgelegd aan de rechter die bevoegd is verklaard in de Onderliggende Overeenkomst. Is in de Onderliggende Overeenkomst geen rechter bevoegd verklaard, dan is de rechter bevoegd in de plaats waar Onderwijsinstelling gevestigd is.
Aldus overeengekomen en ondertekend op <datum> Onderwijsinstelling Verwerker
………………………………………….. ………………………………………….
<naam ondertekenaar> Xxxx Xxxxx
<functie ondertekenaar> Directeur
<naam onderwijsinstelling> Delubas Educatieve Uitgeverij B.V.
Bijlagen 1. Privacy bijsluiter Digitale Onderwijsmiddelen
2. Beveiligingsbijlage Digitale Onderwijsmiddelen
3. Wijzigingenbijlage
4. Scholen vallend onder het bevoegd gezag
BIJLAGE 1: PRIVACY BIJSLUITER DIGITALE ONDERWIJSMIDDELEN
Versie 4 d.d. 1 februari 2024 bij Verwerkersovereenkomst 4.0
A. Contactgegevens
Voor vragen of opmerkingen over deze Privacy bijsluiter of de werking van de producten en/of diensten, kunt u terecht bij de Verwerker:
Delubas Educatieve Uitgeverij B.V., 0416-380482, xxxx@xxxxxxx.xx
Namens de Onderwijsinstelling, <naam onderwijsinstelling>, is de volgende contactpersoon bevoegd/gemandateerd om opdrachten en instructies aan de Verwerker te verstrekken:
<naam contactpersoon>, <functie>, <e-mail>
B. Algemene informatie
Naam product en/of dienst | Atlantis, Vooruit!, Blits, Leesparade, Lettercircus en Uit de Kunst. Leerkrachtsoftware en Leerlingsoftware. |
Naam Verwerker en vestigingsgegevens | Delubas Educatieve Uitgeverij B.V. Xxxxxx Xxxxxxxxx 00 0000 XX XXXXXX |
Link naar leverancier | |
Link naar productpagina | Leerkrachtsoftware: xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx Leerlingsoftware: xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx |
Beknopte uitleg en werking product en/of dienst | Belangrijk onderdeel van de Leerkrachtsoftware is de Digibordsoftware. Aangevuld met extra modules zoals een resultatenmonitor. Om toegang te krijgen tot de Leerkracht- software in de lesomgeving logt de leerkracht in met het eigen (school) e-mailadres en wachtwoord. Met behulp van de Digibordsoftware geven leerkrachten interactieve instructies over de leerstof. Met de resultatenmonitor volgen ze de resultaten van hun leerlingen. Afhankelijk van het product/de dienst bestaat de Leerlingsoftware uit digitale toetsen, pre-teaching (PT) software en/of herhalingslessen. De leerkracht of andere bevoegde medewerker Onderwijsinstelling voert naam en leerjaar van de leerling in of haalt de leerlinggegevens op uit ParnasSys. Voor elke leerling wordt automatisch een viercijferige leerlingcode aangemaakt. Om toegang te krijgen tot de Leerlingsoftware in de leeromgeving logt de leerling in met de eigen voor- en achternaam en leerlingcode. Met de digitale toetsen maken leerlingen de toetsen zelfstandig op een pc of tablet. Scores worden automatisch verwerkt. Er is een koppeling met ParnasSys. De leerkracht bepaalt per groep leerlingen welke toetsen zichtbaar zijn. |
De PT-software bereidt de leerlingen voor op de normale lessen. Via de resultatenmonitor kan de leerkracht gemaakte oefeningen inzien en audio-opnames terugluisteren. Voor het maken van herhalingslessen, loggen leerlingen thuis of op school in. Welke producten, diensten of modules de Onderwijsinstelling afneemt, is per school (BRIN) zichtbaar via het overzicht met Licenties in de lesomgeving. | |
Doelgroep | Primair (speciaal) onderwijs, groepen 1 t/m 8 |
Gebruikers | Medewerkers van Onderwijsinstellingen en Onderwijsdeelnemers (leerlingen) |
C. Omschrijving producten en/of diensten en daarbij behorende Verwerkingen
De Verwerker is leverancier van digitale producten en/of diensten, bestaande uit leerstof en/of toetsen. De leerstof en/of toetsen zijn onderdeel van de door Verwerker ontwikkelde Leerkrachtsoftware en Leerlingsoftware.
Applicaties van derden waarvan het gebruik in de leerstof wordt toegelicht, zijn zelf geen onderdeel van de door de Verwerker ontwikkelde Leerkrachtsoftware of Leerlingsoftware. Het gebruik van die applicaties valt daarom buiten het kader van deze Privacy bijsluiter.
1. LEERKRACHTSOFTWARE
1a. Verwerker biedt de volgende Leerkrachtsoftware aan:
• Atlantis digibordsoftware
• Vooruit! digitale begeleidingsmodule
• Blits 1 digibord basislicentie en extra licentie
• Blits Studievaardigheden & Digitale geletterdheid digibordsoftware
• Leesparade digibord basislicentie en extra licentie
• Het Lettercircus digibordsoftware
• Uit de Kunst tekenen & handvaardigheid
1b. Met behulp van de aangeboden Leerkrachtsoftware stelt de Verwerker onderwijs- instellingen in staat om digitaal onderwijs te geven en leerlingen te kunnen volgen en begeleiden. De volgende Verwerkingen vormen een onlosmakelijk onderdeel van de leerkrachtsoftware:
Opslaan van naam, e-mailadres (school) en functie (optioneel) van medewerker Onderwijsinstelling (hierna te noemen: gebruiker). |
Opslaan van de rol van de gebruiker (beheerder ja of nee) voor het gebruik van de software. Een beheerder heeft extra bevoegdheden, zoals het aanmaken, wijzigen of laten vervallen van gebruikersaccounts en het synchroniseren van gebruikers- en leerlinggegevens met ParnasSys. |
Opslaan van het administratienummer (BRIN) van de school waarvoor de gebruiker werkzaam is. |
1c. In de Leerkrachtsoftware van Atlantis, Blits en Leesparade biedt Verwerker de onderstaande optionele Verwerkingen aan. Als de Onderwijsinstelling gebruik wil maken van deze opties, moet zij daar in de software actief voor kiezen.
Gebruik van de resultatenmonitor voor het invoeren en opslaan van resultaten van de toetsen die leerlingen op papier hebben gemaakt. |
Handmatig invoeren en opslaan van groep, leerjaar en leerlingnaam. |
Koppeling met ParnasSys. Als de Onderwijsinstelling deze koppeling activeert, worden de leerlinggegevens (groep, leerjaar en leerlingnaam) vanuit ParnasSys opgehaald en in de resultatenmonitor opgeslagen. Vanuit de resultatenmonitor worden de toetsresultaten en toetsdatum per gemaakte toets per leerling doorgegeven aan XxxxxxXxx. |
Na activering van de ParnasSys-koppeling kunnen gebruikers (naam, e-mailadres) vanuit ParnasSys worden opgehaald. |
2. LEERLINGSOFTWARE
2a. Verwerker biedt de volgende Leerlingsoftware aan:
• Atlantis leerlingsoftware, bestaande uit digitale toetsen en PT-software
• Blits 1 digitale toetsen
• Blits Studievaardigheden & Digitale geletterdheid leerlingsoftware, bestaande uit digitale toetsen, instructie- en herhalingslessen
• Leesparade digitale toetsen
2b. Met behulp van de aangeboden Leerlingsoftware stelt de Verwerker Onderwijs- instellingen in staat om digitaal onderwijs te geven en leerlingen te kunnen volgen en begeleiden. De volgende Verwerkingen vormen een onlosmakelijk onderdeel van de Leerlingsoftware:
Opslaan van groep, leerjaar, leerlingnaam en leerlingcode (inlogcode). |
Opslaan van resultaten van de digitaal afgenomen toetsen. De scores worden automatisch ingevoerd in de resultatenmonitor. De Onderwijsinstelling kan de toetsresultaten downloaden als Excel-bestand. |
Opslaan in de resultatenmonitor van de in de PT-software gemaakte oefeningen en audio- opnames. |
2c. In de Leerlingsoftware biedt Verwerker de onderstaande optionele Verwerkingen aan.
Als de Onderwijsinstelling gebruik wil maken van deze optie, moet zij daar in de software actief voor kiezen
Koppeling met ParnasSys. Als Onderwijsinstelling deze koppeling activeert worden de leerlinggegevens (groep, leerjaar, leerlingnaam) vanuit ParnasSys opgehaald en in de resultatenmonitor opgeslagen. Vanuit de resultatenmonitor worden de toetsresultaten en toetsdatum per gemaakte toets per leerling doorgegeven aan XxxxxxXxx. |
D. Doeleinden voor het Verwerken van Persoonsgegevens
Verwerken van Persoonsgegevens met behulp van Digitale Onderwijsmiddelen door Onderwijsinstellingen vindt plaats ten behoeve van het verzorgen van onderwijs, waaronder het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en ondersteunen van het onderwijs(proces) en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers (in hun leerproces). Hieronder staat aangegeven welke meer specifieke doeleinden van toepassing zijn op de door Verwerker aangeboden digitale producten en/of diensten.
de opslag van leer- en toetsresultaten |
het terugontvangen door de Onderwijsinstelling van leer- en toetsresultaten |
de beoordeling van leer- en toetsresultaten om leerstof en toetsmateriaal te kunnen verkrijgen dat is afgestemd op de specifieke leerbehoefte van een Onderwijsdeelnemer |
analyse en interpretatie van leer- en toetsresultaten |
het kunnen uitwisselen van leer- en toetsresultaten tussen Digitale Onderwijsmiddelen |
het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie |
de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de met behulp van het Digitale Onderwijsmiddel Verwerkte Persoonsgegevens |
de continuïteit, verbetering, goede werking van het Digitale Onderwijsmiddel in opdracht van de Onderwijsinstelling conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen onder andere na geconstateerde fouten of onjuistheden, en het krijgen van ondersteuning |
het door de Onderwijsinstelling beschikbaar kunnen stellen van (geanonimiseerde of gepseudonimiseerde) Persoonsgegevens voor wetenschappelijk onderzoek of statistische doeleinden ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het beleid van de Onderwijsinstelling, dat wordt uitgevoerd op basis van strikte voorwaarden vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek |
het door de Onderwijsinstelling voor onderzoeks- en analysedoeleinden beschikbaar kunnen stellen van geanonimiseerde Persoonsgegevens om daarmee de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren |
het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen |
de uitvoering of toepassing van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke wettelijke bepaling of regeling |
E. Categorieën Persoonsgegevens inclusief bewaartermijnen
In verband met de aangeboden digitale producten en/of diensten Verwerkt de Verwerker Persoonsgegevens van medewerkers van Onderwijsinstellingen en van Onderwijs- deelnemers. In onderstaande tabellen zie je per categorie betrokkene de categorieën Persoonsgegevens die worden Verwerkt, waar nodig met een specificatie.
Verwerker Verwerkt géén Persoonsgegevens van ouder/voogd/verzorger.
Betrokkene: medewerker Onderwijsinstelling | |
Categorie Persoonsgegevens | Specificatie |
Contactgegevens | Voornaam of voorletter(s) |
Achternaam | |
E-mailadres (school) | |
Functie (optioneel) | |
Telefoonnummer school (optioneel) | |
Onderwijsorganisatie | Administratienummer (BRIN) |
Gebruiksgegevens | Diagnostische gegevens, zoals loggegevens en metadata |
Bewaartermijn | Verwerker bewaart de opgeslagen Persoonsgegevens van de medewerkers Onderwijsinstelling om administratieve redenen ook na beëindiging van de Onderliggende Overeenkomst. De medewerker kan zo zijn account blijven gebruiken voor bijvoorbeeld het doen van bestellingen, het aanvragen van zichtzendingen of het ontvangen van nieuwsbrieven. Indien de school of de medewerker dit verzoekt, zal Verwerker het account van een medewerker direct verwijderen. Ook de beheerder kan namens de school accounts verwijderen (handmatig of via synchronisatie met ParnasSys). In dat geval worden de Persoonsgegevens van die medewerker(s) per direct van de server(s) van Verwerker verwijderd. |
Betrokkene: Onderwijsdeelnemer | |
Categorie Persoonsgegevens | Specificatie |
Contactgegevens zoals ingevoerd door de school | Voorna(a)m(en) |
Voorletter(s) | |
Achternaam | |
Onderwijsdeelnemer- nummer | Een administratienummer dat Onderwijsdeelnemers identificeert Alleen bij koppeling met ParnasSys |
ECK-iD | Op termijn als alternatief voor het administratienummer |
Studievoortgang | Klas / leerjaar |
Toetsresultaten | |
Resultaten Pre-Teaching-oefeningen (inclusief audio-opnames) | |
Gebruikersgegevens | Diagnostische gegevens, zoals loggegevens en metadata |
Bewaartermijn | Xxxxxxxx tien maanden na beëindiging van de Onderliggende Overeenkomst. Daarbij geldt het volgende: Verwerker hanteert twee peildata: 31 juli en 31 december van een jaar. Heeft een school (BRIN) op de peildatum 90 dagen of langer geen actieve softwarelicenties meer? Dan verwijdert Verwerker voor dat BRIN alle voor Onderwijsdeelnemers opgeslagen Persoonsgegevens van zijn server(s). De school kan deze periode gebruiken om de resultaten van leerlingen veilig te stellen. |
Een school kan de gegevens van een Onderwijsdeelnemer ook tussentijds verwijderen (handmatig of via synchronisatie met ParnasSys). In dat geval worden alle Persoonsgegevens van die Onderwijsdeelnemer per direct van de server(s) van Verwerker verwijderd. |
F. Locatie van opslag en Verwerking Persoonsgegevens
Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens: Nederland.
G. Subverwerkers
De Onderwijsinstelling geeft Xxxxxxxxx door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker.
Bij het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst maakt Verwerker gebruik van de volgende Subverwerkers:
Naam Subverwerker | Soort Verwerking | Land van opslag en Verwerking |
Pro-Install B.V., Waalwijk | Netwerk- en systeembeheer van de beveiligde server waarop de toetssoftware draait en de Persoonsgegevens zijn opgeslagen | Nederland |
Argeweb B.V., Zwolle | Website host | Nederland |
BIJLAGE 2: BEVEILIGINGSBIJLAGE DIGITALE ONDERWIJSMIDDELEN
Versie 1 d.d. 4 november 2022 bij Verwerkersovereenkomst 4.0
De Verwerker is overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 van de Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van die maatregelen.
A. Maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, wijziging, opslag, toegang of openbaarmaking
Verwerker heeft een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – zo nodig – aangepast.
Verwerker neemt maatregelen zodat via een systeem van autorisatie enkel geautoriseerde medewerkers toegang kunnen verkrijgen tot de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Verwerkersovereenkomst. Medewerkers hebben op grond van deze systematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.
Verwerker heeft een coördinator voor informatiebeveiliging om risico’s omtrent de Verwerking van Persoonsgegevens te inventariseren, beveiligingsbewustzijn te stimuleren, voorzieningen te controleren en maatregelen te treffen die zien op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid.
Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en worden benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid.
Verwerker heeft een proces ingericht voor communicatie over informatiebeveiligingsincidenten.
Verwerker sluit met medewerkers geheimhoudingsverklaringen af en maakt informatiebeveiligingsafspraken.
Verwerker stimuleert bewustzijn, opleiding en training ten aanzien van informatiebeveiliging.
B. Maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen en continuïteit van de middelen, het netwerk, de server en de applicatie te waarborgen
Hieronder staat de rapportage van de BIV-classificatie, de mate van compliance en de uitleg bij eventuele afwijkingen van de standaarden. Verwerker gebruikt hiervoor in beginsel het ‘Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA’ (te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) als toetsingskader en voor het creëren van een solide basisniveau van informatiebeveiliging en privacy.
Toetsvorm | Self-assessment / interne audit | ||
Uitvoerder toets | Xxxxxxx, Proces Engineer IT | ||
Inlogpagina | |||
BIV-classificatie | Beschikbaarheid=H, Integriteit=M, Vertrouwelijkheid=M | ||
Categorie | Maatregelen | Compliance | Uitleg (bij niet voldaan) |
Beschikbaarheid | Ontwerp | Voldaan | |
Capaciteit beheer | Voldaan | ||
Onderhoud | Voldaan | ||
Testen | Voldaan | ||
Monitoring | Voldaan | ||
Herstel | Voldaan | ||
Integriteit | Herleidbaarheid (gebruikers) | Voldaan | |
Back-up | Voldaan | ||
Application controls | Voldaan | ||
Onweerlegbaarheid | Voldaan | ||
Herleidbaarheid (technisch beheer) | Voldaan | ||
Controle integriteit | Voldaan | ||
Onweerlegbaarheid | Voldaan | ||
Vertrouwelijkheid | Levenscyclus gegevens | Voldaan | |
Logische toegang | Voldaan | ||
Fysieke toegang | Voldaan | ||
Netwerktoegang | Voldaan | ||
Scheiding omgevingen | Voldaan | ||
Transport en fysieke opslag | Voldaan | ||
Logging | Voldaan | ||
Omgaan met kwetsbaarheden | Voldaan | ||
C. Afspraken over het informeren over beveiligingsincidenten en/of Datalekken Verwerker heeft een procedure voor de monitoring en identificatie van incidenten en het informeren in geval van Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging. In
zo’n geval zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke de volgende informatie ter hand
stellen:
de kenmerken van de inbreuk, zoals: datum en tijdstip ontdekken en duur inbreuk; samenvatting van de inbreuk, waaronder de aard van de inbreuk en de aard en beschrijving van het beveiligingsincident (op welk onderdeel van de beveiliging heeft
het betrekking , hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van Persoonsgegevens);
de oorzaak van de inbreuk;
hoe de inbreuk is ontdekt;
de maatregelen die getroffen zijn om de inbreuk aan te pakken en eventuele (verdere en toekomstige) schade te voorkomen;
of de bij de inbreuk betrokken Persoonsgegevens versleuteld, gehasht etc. waren;
de groep(en) Betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de aantallen en omvang van de groep(en) Betrokkenen;
wat de mogelijke gevolgen zijn van de inbreuk voor de Onderwijsinstelling en de groep(en) Betrokkene(n), waaronder indien mogelijk een inschatting van het risico van de gevolgen voor de groep(en) Betrokkene(n);
de hoeveelheid en soort Persoonsgegevens betrokken bij de inbreuk (met name bijzondere Persoonsgegevens zoals gegevens over gezondheid of godsdienst, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).
In geval van een (vermoeden van een) beveiligingsincident en/of Datalek, kunnen Onderwijsinstelling en Verwerker in beginsel per e-mail contact met elkaar opnemen via onderstaande contactgegevens:
Partij | Contactpersoon bij beveiligingsincidenten/ datalekken | Contactgegevens |
Verwerker | Xxxxx xxx xxx Xxxxxx Proces Engineer IT | xxxx@xxxxxxx.xx 0416-380482 |
Onderwijsinstelling | <naam contactpersoon datalekken> <functie> | <e-mail> <telefoon> |
Bijlage 2 (Beveiligingsbijlage) maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (MEVW, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
BIJLAGE 3: WIJZIGINGENBIJLAGE
Versie 1 d.d. 4 november 2022 bij Verwerkersovereenkomst 4.0
Overzicht van afwijkingen, zoals bedoeld in artikel 14, lid 2 van de Model Verwerkersovereenkomst, en de motivering daarvan.
Partijen zijn de volgende wijzigingen overeengekomen:
Beschrijving noodzakelijke afwijkingen op Model Verwerkersovereenkomst | |
Betreft artikel | Artikel 5 (Gebruik Persoonsgegevens) lid 5 |
Wijziging of aanvulling? | Artikellid vervalt |
Huidige tekst artikel | Xxxxxxx Xxxxxxxxx (in dit artikellid verder te noemen: Distributeur) zich bij de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst onder andere richt op distributie van Digitale Onderwijsmiddelen, zijn de volgende bepalingen aanvullend van toepassing: a. De Distributeur in de rol van Verwerker wisselt in opdracht van de Onderwijsinstelling gegevens uit met de leveranciers van leermiddelen die ten opzichte van de Onderwijsinstellingen tevens de rol van Verwerker innemen. b. De Onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor het maken en vastleggen van afspraken met iedere leverancier van leermiddelen in een Verwerkers- overeenkomst. c. Onderwijsinstelling vrijwaart Distributeur voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met de leverancier van leermiddelen, en de Onderwijsinstelling vrijwaart de leverancier van leermiddelen voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met de Distributeur. d. De verantwoordelijkheid van Distributeur voor het beheer van de Persoonsgegevens gaat over vanaf het moment dat de leverancier van leermiddelen die gegevens heeft ontvangen van Distributeur. |
Reden van wijziging of aanvulling (noodzaak en motivering) | Artikellid is niet van toepassing. Verwerker is leverancier van de door hem aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen. |
Bijlage 3 (Wijzigingenbijlage) maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (MEVW, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Gegevens Onderwijsinstelling | |
Naam | <naam onderwijsinstelling> |
Adres | <adres> <postcode> <plaats> |
Administratienummer | <nummer> |
BIJLAGE 4: SCHOLEN VALLEND ONDER HET BEVOEGD GEZAG
Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de scholen die vallen onder het bevoegd gezag van de Onderwijsinstelling. Per <datum> betreft dit de scholen in de tabel. Bij een wijziging in deze scholen blijft de Verwerkersovereenkomst tussen Partijen onverminderd van kracht.
Bijlage 4 (Scholen die vallen onder het bevoegd gezag) maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0, een initiatief van de PO-Raad, VO- raad, MBO Raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (MEVW, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.