Dit reglement is onderdeel van het certificatiesysteem vastgesteld te Zwolle.

Aanvrager	De instelling (bedrijf dan wel overheidsorganisatie) die voor certificatie in aanmerking wil komen, dan wel de certificatie wenst te verlengen
Certificatieschema	Certificatieschema opgesteld door derden, dat past binnen de scope, waarop dit reglement betrekking heeft.
Certificatie manager	Xxxxxx die de auditrapportage beoordeelt (de teamleider of een door hem/haar gedelegeerde medewerker met voldoende kwalificaties).
MA	Management assistent
QAS	Quality Assurance System van de BU Agro en Food

Algemeen

1. Dit reglement omschrijft de door Vinçotte NL gebruikte methodieken met betrekking tot de uitvoering van audits en inspecties, kwaliteitsvaststelling en certificering, en klachtenafhandeling binnen de BU Agro en Food.

2. Dit reglement reguleert de toepassing, planning en uitvoering van alle audits/inspecties, de kwaliteitsvaststelling en certificatie. Daarnaast worden de relaties en verbanden met externe partijen, bijvoorbeeld de schemahouder(s) beschreven.

3. Bij de uitvoering van certificatie is Vinçotte NL gebonden aan de accreditatie eisen, die door de raad voor accreditatie (RvA) worden gehanteerd. Indien de eisen van de RvA strenger zijn dan de bepalingen van dit reglement, dan prevaleren deze eisen. In alle andere situaties gelden de bepalingen van dit reglement.

4. Wanneer Vinçotte NL in licentie gebruik maakt van een certificatieregeling of certificatiemerk van een externe organisatie, gelden de tussen Vinçotte NL en de licentieverlener overeengekomen licentievoorwaarden, ook als er sprake is van strijdigheid met dit reglement.

5. De leveringsvoorwaarden van de aanvrager mogen niet in strijd zijn met dit reglement. Wanneer dit wel het geval is, prevaleren de bepalingen van dit reglement.

6. De scope van de certificatie omvat alle certificatie, audit en inspectie-activiteiten. Algemene eisen behorend bij de betreffende schema’s maken integraal onderdeel uit van dit reglement.

7. Om de onafhankelijkheid te waarborgen, zal Vinçotte NL zelf geen activiteiten ontwikkelen op het gebied van de betreffende schema’s. Overige waarborgen aangaande onafhankelijkheid, zijn vastgelegd in het QAS van Vinçotte NL.

Artikel 1. Aanmelding en sluiten van overeenkomst

1. Een instelling geïnteresseerd in certificatie kan zich telefonisch dan wel via e-mail aanmelden. Na aanmelding vindt een ingangscontrole plaats, waarbij Vinçotte NL beoordeelt of aan de voorwaarden voor deelname wordt voldaan en naar verwachting aan de criteria kan worden voldaan.

2. Op basis hiervan wordt een overeenkomst getekend. Op aanvraag kan ook een offerte worden opgemaakt en ondertekend.

3. De certificatie audit zal niet eerder plaats vinden, dan nadat de offerte is getekend. In overleg met de aanvrager, zal een datum voor de audit worden afgesproken.

4. De getekende offerte zal worden beschouwd als een overeenkomst tussen Vinçotte NL en de aanvrager.

Artikel 2 Uitvoering van de certificatie audit

1. De audit/inspectie zal worden uitgevoerd door gekwalificeerd personeel van Vinçotte NL. Onder gekwalificeerd personeel wordt verstaan “het voldoen aan de eisen voor auditors en certificatie managers, zoals deze in het betreffende certificatieschema zijn vastgelegd”.

2. De audit/inspectie zal worden uitgevoerd volgens de eisen zoals in het certificatieschema zijn vastgelegd. Het behelst onder meer een administratieve controle op diverse registraties, aanwezigheid van een klachtenprocedure, en een fysieke controle op de werkplekken van de auditee.

3. Er zal voor de uitvoering van de audit, gebruik worden gemaakt van standaard vragenlijsten.

4. Eventuele afwijkingen zullen worden vastgelegd in een feitenrapport welke zal worden gecommuniceerd met de aanvrager.

5. Indien de aanvrager niet kan voldoen aan de eisen, gesteld in het certificatieschema, zal de aanvrager een redelijke termijn krijgen, alsnog aan deze eisen te voldoen. De termijn is afhankelijk van de voorwaarden vastgelegd in het certificatieschema.

6. Er zal een standaard rapportage worden gemaakt van de bevindingen van de audit/inspectie. Deze zal worden gecommuniceerd met de aanvrager.

7. Indien de aanvrager/certificaathouder activiteiten, die vallen onder de scope van het certificaat, uitbesteedt aan derden, dient de aanvrager er zorg voor te dragen dat schriftelijk is vastgelegd, dat de uitvoerder voldoet aan de kwaliteitseisen, zoals vastgelegd in het certificatieschema.

8. De certificaathouder verplicht zich om blijvend te voldoen aan de certificatie eisen, inclusief het doorvoeren van veranderingen, die door Vinçotte NL worden gecommuniceerd.

9. De aanvrager/certificaathouder beschikt over een klachtenprocedure, registratie van klachten en genomen maatregelen als gevolg van de klachten en verstrekt deze informatie aan de auditor.

10. De aanvrager/certificaathouder zal alle maatregelen nemen die nodig zijn voor:

a. Het uitvoeren van de audit en ‘surveillance” inclusief mogelijkheid voor inzien van documenten en rapportages, toegang tot relevante apparatuur, locaties, personeel en subcontractors

b. Onderzoek naar klachten

c. deelnemen van toezichthouders, indien van toepassing (bijvoorbeeld deelname van witness auditoren)

11. Indien audit/inspectie taken zullen worden uitbesteed aan derden, zal Vinçotte NL erop toezien dat de uitvoerende partij aan de gestelde kwaliteitseisen voldoet en op de hoogte is van alle eisen gesteld aan een uitvoerende partij.

12. Indien wordt uitbesteed aan derden, blijft Vinçotte NL verantwoordelijk voor de uitvoering en zal één en ander in een contract zijn vastgelegd.

Artikel 3 Kwalificatie

1. De auditor zal de rapportage van de audit met aanbeveling voor certificatie- beslissing voorleggen aan de certificatie manager.

2. De certificatie manager is voldoende gekwalificeerd en niet zelf betrokken bij de certificatie-audit.

3. De certificatie manager beoordeelt de rapportage en neemt een beslissing over het wel of niet verlenen van een certificaat op basis van het onderliggende bewijs.

4. De certificatie manager meldt zijn besluit aan de auditor en MA.

Artikel 4 Certificatie

1. De certificatie-beslissing zal binnen redelijke termijn worden meegedeeld aan de aanvrager.

2. Bij een positieve certificatie-beslissing zal binnen 15 werkdagen, het certificaat worden toegestuurd aan de aanvrager.

3. Bij een negatieve certificatie-beslissing zal de aanvrager schriftelijk met redenen omkleed, op de hoogte worden gebracht van dit besluit.

4. Tevens zal worden aangegeven welke maatregelen dienen te worden genomen om alsnog aan de certificatie-eisen te voldoen.

5. De schemahouder zal binnen redelijke termijn op de hoogte worden gebracht van zowel positieve als negatieve certificatie-beslissingen, zodat de schemahouder de aanvrager op kan nemen in, respectievelijk verwijderen van de lijst met gecertificeerde instellingen.

Artikel 5 instandhouding certificaat

1. Na initiële certificatie zullen vervolg audits plaats vinden, op basis van in het schema vastgelegde frequentie en kwalificatie-eisen voor vervolg audits.

2. Het proces van uitvoering audits en certificatiebeslissing wijkt niet af van de in artikel 1 t/m 4 genoemde werkwijzen.

Artikel 6 Tussentijdse controle

1. Wanneer er klachten binnenkomen bij de certificatie-instelling, zal er een tussentijdse audit worden uitgevoerd, op basis van de klacht.

2. Alle klachten die binnenkomen over door Vinçotte NL gecertificeerde instellingen, zullen worden gedocumenteerd en minimaal twee registratiecycli worden bewaard.

3. Indien een klacht gegrond blijkt, kan dit voor Vinçotte NL aanleiding zijn tot overleg met de aanvrager over maatregelen ter verbetering.

4. Een certificatiebeslissing zal worden genomen volgens de regels vastgelegd in artikelen twee t/m vier.

Artikel 7 Publiciteit

1. De door Vinçotte NL gecertificeerde instelling mag publiceren dat hij is gecertificeerd, maar uitsluitend voor de in het certificaat gespecificeerde toepassing en overeenkomstig de eisen die vastgelegd zijn in het reglement van het betreffende certificatieschema.

2. Als de schemahouder een register voert van certificaathouders, dan zal Vinçotte NL de gegevens voor dit register doorgeven aan de schemahouder.

3. Publicatie door certificaathouder over certificatie door Vinçotte NL mag niet misleidend zijn, of schadelijk voor Vinçotte NL.

4. De certificaathouder stopt onmiddellijk met gebruik van promotiemateriaal dat verwijst naar certificatie, op moment dat sprake is van schorsing, terugtrekking of beëindiging van de betreffende certificatie.

5. Indien certificaathouder kopieën verstrekt van certificatiedocumenten aan derden, mag dit alleen in zijn geheel of zoals is gespecificeerd in het certificatieschema.

6. De certificaathouder houdt zich aan de eisen van schema-eigenaren aangaande het gebruik van logo en/of conformiteits-waarborgen gerelateerd aan het product.

Artikel 8 Intrekking certificaat

1. Het certificaat zal worden ingetrokken, indien wordt vastgesteld dat niet aan de eisen, vastgelegd in het certificatieschema, is voldaan en uit de vervolgrapportage blijkt dat ook binnen de termijnen die zijn gesteld voor aanpassing, niet aan de eisen is voldaan.

2. Het certificaat zal worden ingetrokken, indien niet wordt voldaan aan de betalingsverplichting.

3. Het certificaat kan worden ingetrokken, indien de gecertificeerde partij misbruik maakt van het certificaat en of logo door misleiding of anderszins.

4. In elk geval van misbruik wordt de schemahouder geïnformeerd.

5. Afhankelijk van de reden en aard van het misbruik kan Vinçotte NL de overtreder aansprakelijk stellen voor geleden schade. Dit geldt ook voor niet- of ex certificatiehouders.

6. Indien blijkt dat door verkoop, dan wel verandering van management, dan wel enige andere oorzaak, de reeds gecertificeerde instelling, niet aan de certificatie-eisen kan blijven voldoen, kan het certificaat worden ingetrokken.

7. Indien Vinçotte NL besluit het certificaat in te trekken, zal de aanvrager schriftelijk op de hoogte worden gebracht.

Artikel 9 Overleg met belanghebbenden

1. Overleg met belanghebbenden inzake aanpassing van het certificatieschema, is de verantwoordelijkheid van de schemahouder.

2. Vinçotte NL is bereid deel te nemen aan het harmonisatie overleg.

3. Indien de certificatiecriteria zijn aangepast door de schemahouder, zal Vinçotte NL een algemene mededeling hierover doen. De transitie-periode zal door de schemahouder worden bepaald. Vinçotte NL zal al zijn certificaathouders op de hoogte brengen en voor details verwijzen naar de website van de schemahouder.

4. Certificaathouder heeft de plicht Vinçotte NL op de hoogte te brengen van veranderingen die van invloed zijn op het getoetste schema.

5. Vinçotte NL zal dan bepalen of de aangekondigde wijzigingen nader onderzoek vereisen.

Artikel 10 Klachten

1. Indien Vinçotte NL een klacht ontvangt over het eigen functioneren, wordt deze behandeld door een daartoe bevoegde medewerker van Vinçotte NL, die niet zelf betrokken was bij het functioneren dat aanleiding gaf tot de klacht.

2. Afhandeling van klachten is geregeld in het QAS van Vinçotte NL .

Artikel 11 Bezwaar en beroep

1. Tegen een besluit ten aanzien van een certificatie, genomen door Vinçotte NL, kan door belanghebbenden binnen een termijn van zes weken na dagtekening bezwaar worden ingediend bij de directie van Vinçotte NL.

2. Het maken van bezwaar laat het besluit van Vinçotte NL onverlet, tenzij bij of krachtens wettelijk voorschrift anders is bepaald, totdat dienaangaande een uitspraak is gedaan.

3. Het instellen van beroep tegen een beslissing van bezwaar door Vinçotte NL kan plaatsvinden, zoals beschreven in het QAS,

Artikel 12 Aansprakelijkheid

1. Vinçotte NL is niet aansprakelijk, tenzij als gevolg van opzettelijke of grove nalatigheid, voor de negatieve gevolgen voor de aanvrager, wanneer geen certificaat wordt verstrekt.

Document Metadata

Table of Contents

Dit reglement is onderdeel van het certificatiesysteem vastgesteld te Zwolle.

Document Metadata