CONCESSIE- OPROEP: KANDIDAATSTELLING VOOR DE CONCESSIE
CONCESSIE- OPROEP: KANDIDAATSTELLING VOOR DE CONCESSIE
‘SPORTSBAR HOGENT’
Inhoudstafel
2. Voorwerp van de Concessie 3
8. Verbreking van de Concessie 8
9. Verplichtingen bij het einde van de Concessieovereenkomst 9
10. Procedure tot aanstelling van een concessiehouder 10
11. Selectiecriteria voor deelname aan de dialoog 11
14. Indiening van een Kandidaatstelling 13
BIJLAGE 1: KANDIDAATSTELLING CONCESSIE SPORTSBAR SPORTHAL HOGENT 15
BIJLAGE 2: RANDVOORWAARDEN CONCESSIE SPORTSBAR SPORTHAL HOGENT 17
1. Inrichting van de Infrastructuur 17
3. Investeringen, onderhoud en herstellingswerken 18
4. Onderhoud van de installaties 19
5. Onderhoud van het gebouw 19
8. Naleving vereisten hygiëne, milieu, en andere 21
13. Plaatsing automaten in de Sportsbar 24
15. Gebruik van de Sportsbar door de HOGENT 25
BIJLAGE 3: PLANNEN CONCESSIE SPORTSBAR SPORTHAL HOGENT 26
BIJLAGE 4: NUTTIGE INFORMATIE INZAKE HET HUIDIG GEBRUIK VAN DE SPORTHAL 31
2. Bezetting sportaccommodatie 31
BIJLAGE 5: document werken met derden 34
Concessiegever :
HOGENT
Xxxxxxx xx Xxxxxxxxxxxx 0 0000 Xxxx
Deze Oproep is opgesteld en goedgekeurd door het Bestuurscollege van de HOGENT.
Contactpersoon :
Xxxxxxxxx Xxxxxxx
Directeur Studentenvoorzieningen
Xxxxxxxx 00
0000 Xxxx
T x00 0 000 00 00 - M x00 000 00 00 00
HOGENT zoekt een zelfstandige uitbater (hierna: Concessiehouder) voor de Sportsbar, gelegen op de eerste verdieping van haar Sporthal, Campus Schoonmeersen te Xxxx-Xxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxx.
De uitbating betreft een concessie voor diensten, waarbij de Concessiehouder een jaarlijkse concessievergoeding aan HOGENT betaalt in ruil tot het verkrijgen van een recht om de Sportsbar in overeenstemming met de randvoorwaarden van HOGENT te mogen exploiteren, en dit op eigen risico. Deze randvoorwaarden zijn opgenomen als BIJLAGE 2 bij deze Oproep.
De Sportsbar is een zelfstandige horecagelegenheid die zich richt op studenten en personeelsleden van HOGENT, evenals op externe gebruikers van de Sporthal. HOGENT heeft immers naast een recurrent aanbod aan sportactiviteiten voor studenten, personeel en externen, ook lopende overeenkomsten met externe partners. Zo organiseert Voetbal Vlaanderen in de sporthal ongeveer 50 mini- voetbalwedstrijden per week. Een overzicht van nuttige informatie inzake het huidig gebruik van de sporthal is opgenomen als BIJLAGE 4 bij deze Oproep.
De Sportsbar is reeds volledig ingericht. De ‘Infrastructuur’ die ter beschikking wordt gesteld aan de Concessiehouder omvat een ingerichte toog, een ingerichte keuken en een kleine bergruimte. Op de verdieping – 1 worden ook nog een bijkomende bergruimte en een koelcel ter beschikking gesteld, die met een lift bereikbaar zijn. Hierna verder aangegeven als ‘Infrastructuur’. De Infrastructuur wordt nader toegelicht in BIJLAGE 3 bij deze Oproep. De verbruiksruimte, sanitaire ruimtes en de lift maken geen deel uit van de Infrastructuur, maar mogen door de Concessiehouder, diens personeel en het cliënteel wel gebruikt worden. De Concessiehouder staat in voor het schoonmaakonderhoud van de Infrastructuur.
De uitbating van de Sportsbar dient in hoofde van de Concessiehouder financieel zelfbedruipend te zijn. De Concessiehouder bepaalt in dit opzicht, weliswaar met respect van de door HOGENT in BIJLAGE 2 opgelegde randvoorwaarden, haar openingsuren, haar aanbod qua dranken en snacks evenals de prijzen hiervan.
HOGENT hecht bijzonder veel belang aan een Concessiehouder die de Sportsbar met hart en ziel uitbaat en die van de Sportsbar een levendige plek kan maken.
Gelet op het feit dat de waarde van de Concessie niet de drempel van € 5.382.000 (excl. btw) bereikt, is de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten niet verplicht van toepassing. Deze Concessie is dus niet onderworpen aan de concessiewetgeving.
Evenmin is deze Concessie te beschouwen als een overheidsopdracht. Immers ligt het exploitatierisico bij de Concessiehouder.
Desalniettemin dient HOGENT als administratieve overheid de beginselen van behoorlijk bestuur, waaronder het gelijkheids- en non-discriminatiebeginsel en het transparantiebeginsel, te respecteren. Daarom wordt er voor deze Concessie ook een transparante marktbevraging georganiseerd. Alle (potentiële) kandidaten worden op gelijke wijze behandeld en krijgen gelijke kansen. Met de procedure opgenomen in deze Oproep respecteert HOGENT de genoemde beginselen.
Deze Concessie valt evenmin onder de handelshuurwetgeving.
De Concessie wordt gesloten voor een basisperiode van 5 jaar, vervolgens verlengbaar met periodes van telkens 5 jaar, en dit voor een totale maximumduur van 20 jaar (basisperiode en verlengingen samen).
HOGENT heeft de bedoeling om de Concessie een aanvang te laten nemen in de loop van de maand augustus 2023 met het oog op de start van het nieuwe academiejaar 2023-2024.
Het eerste jaar van de basisperiode is een proefperiode.
Indien tijdens deze proefperiode blijkt dat de Concessiehouder de Sportsbar conform de Concessieovereenkomst én met hart en ziel uitbaat, én erin slaagt om van de Sportsbar een ‘levendige plek’ te maken, zal de Concessie verder blijven doorlopen gedurende de resterende basisduur van vier jaar (en dus tot een totale duur van 5 jaar).
Indien tijdens deze proefperiode blijkt dat het opzet niet of niet volledig slaagt, en dit losstaat van de uitbating door de Concessiehouder, zullen partijen in gezamenlijk overleg bekijken hoe het concept van de Sportsbar kan bijgestuurd worden om alsnog in het beoogde opzet te slagen. Beide partijen beslissen in welke mate een verdere samenwerking al dan niet wenselijk is. Indien dit in hoofde van één of beide partijen niet mogelijk blijkt te zijn, wordt in gezamenlijk overleg een overgangsperiode afgesproken, zodat de uitbating van de Sportsbar gegarandeerd blijft tot er desgevallend een nieuwe concessiehouder is aangesteld of minstens dat hiertoe een redelijke termijn gelaten is, tenzij HOGENT beslist om de Sportsbar volledig te sluiten.
Vóór het verstrijken van deze 5 jaar zal de uitbating van de Sportsbar opnieuw geëvalueerd worden, en dit op dezelfde wijze als hierboven omschreven met betrekking tot de proefperiode.
Bij positieve evaluatie tot verdere samenwerking door beide partijen wordt de Concessie telkens met 5 jaar verlengd. Indien de exploitatie niet verdergezet wordt, wordt een overgangsperiode afgesproken, tenzij HOGENT beslist om de Sportsbar volledig te sluiten.
Deze verlengingsmogelijkheden zijn vereist om aan een uitbater-natuurlijke persoon de nodige garanties te geven dat wat hij/zij/die realiseert en wat in feite ook zijn/haar/hun beroep is, ook op langere termijn kan uitgevoerd worden.
De Concessiehouder kan op elk moment tijdens de duurtijd de Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx opzeggen, mits het respecteren van een opzegtermijn van 6 maanden, tenzij partijen anders overeenkomen.
Partijen kunnen op elk moment met wederzijds akkoord beslissen tot de beëindiging van de Concessie.
De bepalingen over de duur van de Concessie kunnen tijdens de dialoogfase aangepast worden.
De Concessiehouder betaalt een jaarlijkse concessievergoeding aan HOGENT. Het bedrag van de concessievergoeding wordt telkens geïndexeerd op basis van de index van de consumptieprijzen.
Deze concessievergoeding maakt het voorwerp uit van overleg binnen de dialoog.
De bepaling van de concessievergoeding kan variëren (bijvoorbeeld een lagere concessievergoeding bij de opstart, omzetdeling vanaf het bereiken van een bepaalde winst).
Bij een vaste concessievergoeding gebeurt de betaling per kwartaal in 4 gelijke schijven, met betaling telkens binnen de maand na aanvang van het kwartaal waarop de betaling betrekking heeft. De betaalde concessievergoedingen blijven verworven in hoofde van HOGENT, ook indien de Concessie lopende het jaar beëindigd/verbroken wordt.
Bij een variabele concessievergoeding wordt betaald binnen de maand na de vaststelling van de omzetcijfers (bijvoorbeeld na goedkeuring van de jaarrekening).
Bij niet-tijdige betaling van de concessievergoeding brengt het achterstallige bedrag van rechtswege en zonder ingebrekestelling interesten op aan de wettelijke interestvoet, te rekenen vanaf de vervaldag van de termijn tot aan de dag van effectieve betaling, evenals eventuele invorderingskosten. Na twee ingebrekestellingen is de niet-tijdige betaling ook een grond tot eenzijdige verbreking van de Concessie door HOGENT.
Bovenop deze concessievergoeding betaalt de Concessiehouder een vergoeding voor het verbruik van de nutsvoorzieningen en een gebruiksvergoeding voor de dienstverlening betreffende investering, herstelling , onderhoud , schoonmaak door HOGENT.
De Concessiehouder stelt tot het nakomen van zijn verplichtingen binnen de 15 kalenderdagen na de ondertekening van de Concessieovereenkomst een borgtocht ten belope van € 7.500 bij een erkende financiële instelling. Verzuim van deze borgstelling geeft aanleiding tot het toepassen van een boete van € 25 per kalenderdag vertraging en kan tevens de eenzijdige verbreking door HOGENT – zonder rechterlijke tussenkomst – van de Concessieovereenkomst tot gevolg hebben. De Concessiehouder maakt binnen de genoemde termijn tevens het bewijs van borgstelling aan HOGENT over.
HOGENT is gerechtigd bij eenzijdige verbreking en/of wanprestatie van de Concessiehouder ten belope van alle aan HOGENT verschuldigde vergoedingen, bedragen en sommen hierop in te houden. Hiervoor is niet het akkoord van de Concessiehouder vereist.
Na eventuele inhouding op de borgtocht door HOGENT, ingeval van wanprestatie tijdens de uitvoering van de Concessie, stort de Concessiehouder binnen de 15 kalenderdagen bij tot terug het volledige bedrag van € 7.500 borg staat. Xxxxxxx geeft aanleiding tot het toepassen van voormelde boete en eventuele eenzijdige verbreking door HOGENT van de Concessieovereenkomst.
De borgtocht zal op het einde van de Concessieovereenkomst (deels) vrijgegeven worden, voor zover de Concessiehouder alle in deze Concessieovereenkomst opgenomen verplichtingen correct is nagekomen.
HOGENT heeft het recht om, in geval van schending door de Concessiehouder (of zijn personeelsleden/aangestelden) van één van deze bepalingen, van de Concessiehouder een schadevergoeding te eisen die hierbij conventioneel wordt vastgesteld op € 100 per inbreuk/dag ten voordele van HOGENT, en dit tot zolang de overtreding of nalatigheid duurt, onverminderd het recht van HOGENT om de werkelijke schade aan te tonen en ter zake een schadevergoeding te vorderen van de Concessiehouder.
De Concessiehouder kan geen aanspraak maken op een vergoeding en evenmin op een verlenging van de Concessieovereenkomst indien het gebouw of de Infrastructuur voor een bepaalde periode voor het publiek ontoegankelijk zouden zijn, en dit om gelijk welke reden.
Indien de sluiting evenwel te wijten is aan HOGENT en langer duurt dan 14 aaneensluitende kalenderdagen mag de concessievergoeding pro rata verminderd worden.
De Concessiehouder kan geen aanspraak maken op een vergoeding en evenmin op een verlenging van de Concessieovereenkomst wegens moeilijke exploitatie, hinder, schade, afwijkingen, toevallige onderbrekingen of alle andere ongemakken die met de exploitatie verband houden, van welke aard ook.
8. Verbreking van de Concessie
HOGENT kan op elk moment, nadat HOGENT hiertoe een per post aangetekende ingebrekestelling aan de Concessiehouder heeft bezorgd, eenzijdig en zonder rechterlijke tussenkomst, en zonder dat enige opzeg noch schadevergoeding vereist is, de Concessie eenzijdig verbreken, in geval van overmacht, indien het algemeen belang dit zou vereisen of in geval van grove fout, overlijden/ontbinding of faillissement in hoofde van Concessiehouder.
De al dan niet onmiddellijke sluiting van de Sportsbar wordt in dit geval door de HOGENT bepaald in functie van de aard en de ernst van de tekortkomingen in de uitbating, dit gehouden in het licht van de veiligheid van de gebruikers van de Sportsbar versus de wens/noodzaak tot continuïteit van de uitbating.
Bij eenzijdige verbreking in geval van grove fout of faillissement in hoofde van de Concessiehouder is HOGENT gerechtigd om € 5.000 in te houden van de borgtocht. Deze inhouding is desgevallend te verhogen met een vergoeding voor de in de Sportsbar aangerichte schade, eventuele niet-betaalde concessievergoeding(en) (en interesten en invorderingskosten) en desgevallend een vergoeding voor andere schade die HOGENT zou lijden.
Worden alleszins doch niet-limitatief beschouwd als grove fout in hoofde van de Concessiehouder :
- Niet-betaling door de Concessiehouder van verschuldigde bedragen na twee aanmaningen;
- Slecht onderhoud van de Infrastructuur, inbegrepen de installaties;
- Grove nalatigheid in de Infrastructuur;
- Wijzigingen van de Infrastructuur zonder goedkeuring van HOGENT;
- Ingeval feiten, strijdig met de moraal, door de Concessiehouder geduld worden of ingeval de Concessiehouder de Infrastructuur op zodanige wijze exploiteert dat de goede naam ervan in het gedrang komt;
- In geval van eerrovende, strafrechtelijke of correctionele veroordelingen, in hoofde van de Concessiehouder (of zijn personeelsleden/ aangestelden);
- Het vaststellen ten laste van de Concessiehouder, zijn afgevaardigden of zijn personeel/aangestelden, van feiten in strijd met de goede zeden of die de openbare orde verstoren;
- In geval van onbekwaamheid om het beroep uit te oefenen;
- In geval van niet-naleving van de sociale wetgeving;
- Ingeval de Concessiehouder ingaat tegen de bindende adviezen van het Overlegcomité.
9. Verplichtingen bij het einde van de Concessieovereenkomst
Gedurende een termijn van 3 maanden voor het einde van de Concessieovereenkomst dient de Concessiehouder de Infrastructuur open te stellen voor derden, die de Infrastructuur wensen te bezichtigen.
Deze bezoeken worden vooraf gecommuniceerd aan de Concessiehouder. Instemming is evenwel niet vereist.
De Concessiehouder dient de Infrastructuur bij het einde van de Concessieovereenkomst én uiterlijk op de laatste dag van de concessietermijn ter beschikking te stellen van HOGENT.
Voor elke dag vertraging is de Concessiehouder een boete van € 500 per kalenderdag verschuldigd aan HOGENT. Deze boetes kunnen worden afgehouden van de borgtocht.
10. Procedure tot aanstelling van een concessiehouder
De Concessie wordt toegewezen volgens een sui generis procedure die als volgt verloopt:
Eerste fase: kandidaatstelling
In een eerste fase kunnen alle geïnteresseerden een Kandidaatstelling indienen, en dit tot uiterlijk 15 mei 2023.
Op basis van de kwaliteit van de motivatienota (zie punt 14), waarbij ook een uitbater-natuurlijke persoon wordt opgegeven, zal HOGENT beslissen welke kandidaten zij uitnodigt voor de mondelinge dialoog. Criteria hierbij zullen zijn de mate waarin de motivatienota aansluit bij de doelstellingen die HOGENT met betrekking tot de Sportsbar voor ogen heeft, de mate waarmee de Kandidaat overtuigt dat hij/zij/die de Sportsbar met volle goesting zal uitbaten, de mate waarmee de Kandidaat kan overtuigen dat hij/zij/die van de Sportsbar een levendige plek kan maken…
De bedoeling is om het aantal Kandidaten voor deelname aan de dialoog te beperken tot 3 à 4 Kandidaten.
Tweede fase: dialoog
In deze fase zal HOGENT een overleg met elke geselecteerde Kandidaat afzonderlijk houden, waarbij van gedachten gewisseld wordt over de concessievoorwaarden, dit juist met het opzet om te slagen in de doelstelling van HOGENT om van de Sportsbar een levendige plek te maken.
Op basis van de resultaten van de dialoog kan HOGENT de concessievoorwaarden en de beoordelingscriteria aanpassen, dit uiteraard met respect voor de gelijke behandeling van alle geselecteerde en aan de dialoog deelnemende Kandidaten.
Voorwaarde tot deelname aan de dialoog is het aanvaarden dat specifieke – door Kandidaten voorgestelde – uitbatingsvoorwaarden het voorwerp kunnen uitmaken van de concessievoorwaarden, op basis waarvan alle geselecteerde en deelnemende Kandidaten in de derde fase een offerte mogen indienen.
Deze dialoog zal plaatsvinden op 24 mei 2023. Bij selectie is minstens vereist dat de door de Kandidaat opgegeven uitbater-natuurlijke persoon aanwezig is.
Derde fase: offerte
In deze fase zullen alle aan de dialoog deelnemende Kandidaten uitgenodigd worden om op basis van de door HOGENT vastgestelde concessievoorwaarden een offerte tegen uiterlijk 30 mei 2023 in te dienen.
Mogelijks zal HOGENT de Kandidaten die een offerte ingediend hebben, uitnodigen om deze offerte nog mondeling toe te lichten. In voorkomend geval zal deze toelichting plaatsvinden op 2 juni 2023. Het is niet de bedoeling om tijdens deze eventuele presentatie nog te onderhandelen.
De offertes zullen beoordeeld worden op basis van de beoordelingscriteria.
Met de Kandidaat wiens offerte het best scoort op de beoordelingscriteria zal een Concessieovereenkomst gesloten worden.
11. Selectiecriteria voor deelname aan de dialoog
De Kandidaat (of één van de leden van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de Kandidaat of de uitbater-natuurlijke persoon) mag niet veroordeeld zijn door een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde om één of meer van de volgende misdrijven:
- Deelneming aan een criminele organisatie;
- Corruptie;
- Fraude;
- Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten, of uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit;
- Witwassen van geld of de financiering van terrorisme;
- Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
- Het tewerkstellen van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen.
De uitsluiting geldt voor een periode van 5 jaar vanaf de datum van de veroordeling.
De Kandidaat mag geen fiscale en evenmin sociale schulden hebben die hoger zijn dan € 3.000. Dit geldt niet wanneer de Kandidaat kan aantonen dat deze schulden geregulariseerd zijn binnen de 5 werkdagen na verzoek hiertoe door HOGENT.
De Kandidaat (of één van de leden van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de Kandidaat of de uitbater-natuurlijke persoon) mag zich gedurende de laatste 5 jaar voorafgaand aan de indiening van de Kandidaatstelling evenmin in één van de volgende gevallen bevinden:
- Schending van de verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht;
- In staat van faillissement of vereffening, staken van werkzaamheden, gerechtelijke reorganisatie, aangifte van faillissement, procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie of vergelijkbare toestand;
- Ernstige beroepsfout, waardoor de integriteit in twijfel kan worden getrokken;
- Voldoende plausibele aanwijzingen van mededingingsbeperkende handelingen;
- Fundamentele tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijke verplichting tijdens een eerdere concessie;
- Valse verklaringen.
De Kandidaat dient een uitbater-natuurlijke persoon te vermelden (inclusief curriculum vitae met vermelding van de persoonlijke gegevens, leeftijd, diploma’s, ervaring…). De uitbater-natuurlijke persoon dient voldoende vlot Nederlands te spreken.
De Kandidaat en de uitbater-natuurlijke persoon moeten een duidelijke visie hebben over de uitbating en moeten gedreven zijn in hun ambities. HOGENT hecht bijzonder veel belang aan de motivatie van de Kandidaat en de uitbater-natuurlijke persoon om van de Sportsbar een ‘levendige plek’ te maken. Deze visie kan heel veel aspecten van de uitbating omvatten (bijvoorbeeld aankleding van de Sportsbar, naam, wijze van klantenbinding, aanbod, personeelsinzet, activiteiten/events…). Indien de Kandidaat een rechtspersoon is, is de motivatie van de uitbater-natuurlijke persoon minstens even belangrijk.
Ervaring met de uitbating van een sportsbar kan een pluspunt zijn, maar is niet vereist, noch doorslaggevend. Een uitbater-natuurlijke persoon met een doorgedreven motivatie en visie primeert.
De Kandidaat moet in de motivatienota aantonen dat hij/zij/die over voldoende financiële middelen beschikt voor de uitbating.
Voor de beoordeling van de offertes zullen de volgende gunningscriteria toegepast worden:
1 | Visie over uitbating en gedrevenheid om van de Sportsbar een levendige plek te maken. Voor HOGENT is het belangrijk dat de Sportsbar aantrekkelijk en toegankelijk wordt voor studenten, personeel en sportverenigingen. Bij de beoordeling van dit criterium zullen de volgende niet- limitatieve zaken nagegaan worden: klantenservice, aanbod, verhogen betrokkenheid van studenten/sportverenigingen/externen, inkleding van de Sportsbar, activiteiten/events, openingsuren… | 80 |
De offertes worden kwalitatief beoordeeld waarbij de beste offerte het maximum van de punten krijgt en de andere offertes verhoudingsgewijs minder punten ontvangen. | ||
2 | Financieel plan met concessievergoeding. Welke concessievergoeding biedt de inschrijver? Is er voldoende ademruimte/buffer voor tegenvallende resultaten? Het financieel meest haalbare plan zal het meeste punten ontvangen. De andere ingediende offertes zullen verhoudingsgewijs minder punten ontvangen. | 20 |
Elke geïnteresseerde dient voor de indiening van zijn/haar/hun Kandidaatstelling de Sportsbar te bezoeken. Hiervoor dient een afspraak gemaakt te worden met de in punt I. van deze Oproep vermelde contactpersoon of zijn aangestelde.
14. Indiening van een Kandidaatstelling
Geïnteresseerden kunnen zich kandidaat stellen door een Kandidaatstelling in te dienen uiterlijk op 15 mei 2023 per e-mail naar xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xx.
Zowel natuurlijke personen als rechtspersonen kunnen zich kandidaat stellen. In geval van een natuurlijke persoon moet deze persoon ook effectief de Sportsbar exploiteren (d.w.z. de dagdagelijkse uitbating ter plaatse). In het geval van een rechtspersoon dient in de Kandidaatstelling ook de persoon die effectief ter plaatse de Sportsbar zal exploiteren, vermeld te worden.
De Kandidaatstelling moet de volgende documenten bevatten:
- Ingevuld en ondertekend formulier ‘Kandidaatstelling’ cf. model BIJLAGE 1 bij deze Oproep;
- Voorstelling van de Kandidaat (en indien rechtspersoon, ook van de uitbater- natuurlijke persoon ter plaatse in de Sportsbar);
- Curriculum vitae van de uitbater-natuurlijke persoon (met vermelding van de persoonlijke gegevens, leeftijd, diploma’s, ervaring…);
- De nodige uittreksels uit het centraal strafregister (cf. het vroegere moraliteitsattest en bewijs van goed gedrag en zeden) van de uitbater- natuurlijke persoon;
- Indien de Kandidaat een rechtspersoon is, de nodige uittreksels uit het centraal strafregister (cf. het vroegere moraliteitsattest en bewijs van goed gedrag en zeden) van de rechtspersoon en van de bestuurders/zaakvoerders/ leidinggevenden (max. 3 maanden oud);
- Motivatienota waarin de Kandidaat uiteenzet waarom hij/zij/die de beste kandidaat is voor de uitbating van de Sportsbar. De Kandidaat neemt in deze nota de volgende aspecten op:
• motivatie waarom de kandidaat van oordeel is dat hij/zij/die erin zal slagen om van de Sportsbar een ‘levendige plek’ te maken;
• zienswijze op de uitbating en aanpak van de Kandidaat (onder meer openingsuren, aanbod, personeelsinzet…);
• randvoorwaarden voor de uitbating;
• suggesties om in de dialoog te bespreken.
In de motivatienota moeten wat de personeelsinzet betreft geen namen opgegeven worden. Het volstaat dat de verantwoordelijke die grotendeels aanwezig zal zijn in de Sportsbar (uitbater-natuurlijke persoon) wordt vermeld.
HOGENT hecht het meest belang aan een goed plan van aanpak en een goede motivatie, die aansluit bij de ambities van de HOGENT, met name het maken van een ‘levendige plek’ in de Sportsbar.
Het voldoende machtig zijn van de Nederlandse taal door de uitbater-natuurlijke persoon wordt geverifieerd tijdens de dialoog.
BIJLAGE 1: Kandidaatstelling concessie Sportsbar Xxxxxxxx XXXXXX XXXXXXX 0: Randvoorwaarden concessie Sportsbar Sporthal HOGENT BIJLAGE 3: Plannen concessie Sportsbar Sporthal HOGENT
BIJLAGE 4: Nuttige informatie inzake het huidig gebruik van de Sporthal BIJLAGE 5: Document werken met derden
BIJLAGE 1: KANDIDAATSTELLING CONCESSIE SPORTSBAR SPORTHAL HOGENT
De ondergetekende kandidaat :
Indien natuurlijke persoon Naam, voornaam Geboortedatum Hoedanigheid of beroep Nationaliteit
Woonplaats Telefoon
E-mailadres
of
Indien rechtspersoon
Handelsnaam van de vennootschap Rechtsvorm Ondernemingsnummer
RSZ-nummer(s) Nationaliteit Maatschappelijke zetel Vertegenwoordigd door
Telefoon
E-mailadres
Opgave van de uitbater-natuurlijke persoon
+ contactgegevens + geboortedatum Telefoon
E-mailadres
Xxxxx zich kandidaat voor de uitvoering van de concessie voor diensten vermeld in de Oproep en voegt de gevraagde documenten in bijlage.
Opgemaakt te …………………………. op ………………………………………
De kandidaat of gevolmachtigde(n) (handtekening(en))
Mede te ondertekenen door de uitbater-natuurlijke persoon (handtekening)
BIJLAGE 2: RANDVOORWAARDEN CONCESSIE SPORTSBAR SPORTHAL HOGENT
1. Inrichting van de Infrastructuur
De Infrastructuur die ter beschikking wordt gesteld van de Concessiehouder omvat een ingerichte toog, een ingerichte keuken en een kleine bergruimte. Op de verdieping – 1 worden ook nog een bijkomende bergruimte en een koelcel ter beschikking gesteld, die met een lift bereikbaar zijn. De Infrastructuur wordt nader toegelicht in BIJLAGE 3 bij deze Oproep.
Het is niet toegestaan dat de Concessiehouder, zonder voorafgaande en uitdrukkelijke goedkeuring van HOGENT, aanpassingen doorvoert aan de bestaande inrichting, uitrusting en/of meubilair van de ter beschikking gestelde Infrastructuur. Indien de Concessiehouder opteert om bijkomende investeringen (na goedkeuring door HOGENT) te doen, zijn die investeringen uitsluitend op kosten van de Concessiehouder en zal na het einde van de Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx door HOGENT geen vergoeding verschuldigd zijn voor de gedane investeringen.
De Concessiehouder is wel verplicht om op zijn/haar/hun kosten alle materiaal dat nodig en nuttig is voor een perfecte uitbating aan te leveren en in de ruimten te plaatsen. Dit materiaal moet aanwezig zijn uiterlijk op het ogenblik van de aanvang van de uitbating.
HOGENT behoudt zich het recht voor om de aan- en inkleding/uitrusting zoals aangeleverd door de Concessiehouder te controleren voorafgaand aan de aanvang.
HOGENT staat in voor de kosten voor de aansluiting, het technisch onderhoud en de keuring van de installaties die vast met het gebouw verbonden zijn. De Concessiehouder moet echter instaan voor een vergoeding aan HOGENT voor het verbruik van de nutsvoorzieningen (water en elektriciteit) binnen de ter beschikking gestelde Infrastructuur. In afwachting van de nog te voorziene telemetrie zal de Concessiehouder een vaste vergoeding ten belope van € 10 per dag betalen aan HOGENT. Enkel dagen dat de Sportsbar geopend is, worden hier in rekening genomen. Eens de nodige telemetrie voor water en elektriciteit geïnstalleerd werd, zal het werkelijke verbruik tegen de werkelijke kost (op basis van de leverancierscontracten water en elektriciteit van HOGENT) per kwartaal doorgerekend worden aan de Concessiehouder. Met eventuele eigen waterwinning of energieopwekking door HOGENT wordt bij de bepaling van de tarifering geen rekening gehouden.
De Concessiehouder dient evenwel als een goede huisvader op energiezuinige wijze om te gaan met het verbruik en dient alle nodige (voorzorgs)maatregelen te treffen om het verbruik zo laag mogelijk te houden.
HOGENT heeft het recht om dienaangaande de nodige controles uit te voeren (onder meer via een controlemeter). Bij overmatig verbruik/misbruik heeft HOGENT het recht om alle bijkomende kosten te verhalen op de Concessiehouder en om een wijziging door te voeren aan de voorwaarden van de Concessieovereenkomst.
3. Investeringen, onderhoud en herstellingswerken
De Concessiehouder heeft de plicht om HOGENT op de hoogte te brengen van vastgestelde schade of defecten aan de Infrastructuur, met inbegrip van de inrichting.
HOGENT staat onder andere in voor:
- Het onderhoud van alle technische installaties, met inbegrip van de veiligheidsinstallatie (verwarming, ventilatie, elektriciteits- en verwarmingsinstallaties…);
- Het onderhoud van alle goten, afwateringen en aflopen;
- Het vervangen van gebroken ruiten;
- Het onderhoud en herstel van muur- en vloerbekleding, alsook van deuren, vensters, rolluiken, sloten, spiegels, kranen, leidingen, elektrische apparaten…
- Investeringen in de Infrastructuur en de verbruikersruimte.
Herstellingen van schade of defecten, ontstaan door eigen fout van de Concessiehouder, worden op de Concessiehouder verhaald.
De Concessiehouder is gehouden tot de schoonmaak en het onderhoud van de Infrastructuur.
HOGENT heeft het recht om te allen tijde controle uit te oefenen op deze verplichting. Indien HOGENT vaststelt dat de Concessiehouder de ruimten niet als een voorzichtig en redelijk persoon schoonmaakt, maant HOGENT de Concessiehouder schriftelijk aan om gepaste maatregelen te treffen. Indien er hierop niet wordt ingegaan, heeft HOGENT het recht om een poetsfirma aan te stellen teneinde het onderhoud op kosten van de Concessiehouder te laten uitvoeren.
HOGENT zal evenwel zelf van maandag tot vrijdag tussen 6u00 en 10u00 een machinale poetsbeurt verrichten van het vloeroppervlak van de verbruiksruimte. De Concessiehouder zorgt ervoor dat de stoelen op de tafels gestapeld staan en dat de verbruiksruimte afvalvrij is.
De Concessiehouder zorgt ervoor dat de verbruiksruimte in de onmiddellijke nabijheid van de Infrastructuur, dagelijks, bij het afsluiten van de uitbating, veegschoon is.
Het is de Concessiehouder niet toegestaan om zonder voorafgaandelijke, uitdrukkelijke en schriftelijke goedkeuring van HOGENT Infrastructuur-, verbouwings-, verbeteringswerken- of nieuwbouwwerken uit te voeren in de Infrastructuur.
Het is de Concessiehouder niet toegestaan om aanpassingen te doen aan de elektrische en veiligheidsinstallaties of om deze te manipuleren. Specifieke vragen hieromtrent worden gericht aan HOGENT.
De Concessiehouder is verplicht, zonder schadevergoeding noch vermindering van de concessievergoeding, om de uitvoering van herstellingswerken die noodzakelijk zouden blijken tijdens de duur van de Concessieovereenkomst te laten uitvoeren, en dit ongeacht de termijn die de uitvoering van deze werken in beslag zal nemen.
De Concessiehouder is verplicht om HOGENT onmiddellijk en ten laatste binnen de 24 uur na de vaststelling ervan schriftelijk op de hoogte te brengen van elke schade aan de Infrastructuur evenals van elke grote herstelling die noodzakelijk blijkt. In afwachting van
de herstelling zal de Concessiehouder alle mogelijke maatregelen treffen om de Infrastructuur in stand te houden en om verdere schade te beperken en te voorkomen. Indien de Concessiehouder nalaat om voormelde handelingen te stellen, zal de Concessiehouder hiervoor exclusief aansprakelijk zijn.
HOGENT verbindt er zich toe om het uitzicht en de inrichting van de Infrastructuur niet te veranderen zonder de Concessiehouder vooraf te horen.
Wijzigingen aan de Inrichting door de Concessiehouder in strijd met voormelde bepalingen kunnen aanleiding geven tot de eenzijdige verbreking van de Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx door HOGENT. Wat betreft het in gebreke blijven van het onderhoud volstaan 3 aanmaningen, ongeacht of het al dan niet over dezelfde nalatigheid gaat.
Voor deze dienstverlening betreffende investering, herstelling, onderhoud, schoonmaak vanuit HOGENT is de Concessiehouder aan de HOGENT een gebruiksvergoeding verschuldigd van € 40 per dag dat de Infrastructuur gebruikt wordt. De gebruiksvergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd via de gezondheidsindex. De aanvangswaarde van de gezondheidsindex wordt vastgelegd op de waarde die actueel is op datum van aanvang van de concessieovereenkomst.
4. Onderhoud van de installaties
De Concessiehouder is verplicht om de Infrastructuur met inbegrip van de installaties die hem ter beschikking worden gesteld in goede staat te onderhouden en als een voorzichtig en redelijk persoon te gebruiken, met ruime aandacht voor duurzaamheid en rationeel energieverbruik.
Het onderhoud van en de herstellingen aan het gebouw zelf zijn ten laste van HOGENT maar de Concessiehouder vergoed HOGENT hiervoor wel via een gebruiksvergoeding. Zie punt 3.
HOGENT verbindt zich ertoe om het gebouw met het nodige materiaal ter voorkoming en bestrijding van brand te voorzien.
De Concessiehouder verschaft HOGENT te allen tijde de vrije toegang tot de Infrastructuur teneinde haar onderhoudsplicht te kunnen nakomen.
Alle en om het even welke (huidige en toekomstige) belastingen en taksen, uitgezonderd de onroerende voorheffing, die door de Staat, het gewest, de provincie, of eventueel andere autoriteiten en instellingen (zullen) geheven worden met betrekking tot de Infrastructuur, de bezetting of de activiteiten die door de Concessiehouder worden uitgeoefend, evenals alle auteursrechten (SABAM), billijke vergoeding of andere naburige rechten die het gevolg zijn van eender welke activiteit in de infrastructuur, zijn ten laste van de Concessiehouder.
De Concessiehouder wordt verondersteld alle nuttige inlichtingen te hebben ingewonnen over het bedrag en de taksen, en zal uit dien hoofde niet het minste bezwaar kunnen doen gelden tegenover HOGENT noch een vermindering van de concessievergoeding of andere voorwaarden kunnen vragen.
De onroerende voorheffing is ten laste van HOGENT voor zover HOGENT kan genieten van een fiscale vrijstelling in functie van haar decretale opdracht. In het andere geval is de onroerende voorheffing voor het deel van de ter beschikking gestelde Infrastructuur ten laste van de Concessiehouder.
De Concessiehouder moet bij een gekende verzekeringsmaatschappij de Infrastructuur tegen brand, ontploffing en waterschade laten verzekeren a rato van de waarde van de Infrastructuur.
Het personeel van de Concessiehouder moet verzekerd worden tegen arbeidsongevallen, overeenkomstig de wettelijke bepalingen.
De Concessiehouder moet zich tegen alle gebeurlijke ongevallen verzekeren en een objectieve aansprakelijkheidsverzekering afsluiten overeenkomstig de wettelijke bepalingen. Hij dient verder zijn burgerlijke aansprakelijkheid en die van zijn personeel te verzekeren ten overstaan van zijn klanten, HOGENT en derden. De minimaal verzekerde kapitalen in zijn verzekering burgerlijke aansprakelijkheid bedragen per schadegeval
1.250.000 euro voor lichamelijke, stoffelijke en immateriële schade gemengd.
De volgende bepalingen dienen voorzien te zijn in de polissen van de Concessiehouder:
- De verzekeringsmaatschappij verbindt zich ertoe HOGENT te verwittigen, ingeval de premie niet zou betaald worden door de Concessiehouder en de polis zal slechts kunnen vernietigd worden een maand na kennisgeving ervan bij aangetekend schrijven door de verzekeringsmaatschappij te richten aan HOGENT met maatschappelijke zetel Xxxxxxx xx Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx;
- In geval van brand verbindt de verzekeringsmaatschappij zich ertoe om de op grond van de verzekerde waarde vastgestelde schadevergoeding algeheel aan HOGENT uit te betalen. Als eigenaar is het huurderrisico in haar voordeel gedekt, zonder dat HOGENT handelend als publieke instelling kan verplicht worden het schadebedrag voor heropbouw of herstel aan te wenden.
De Concessiehouder verbindt zich ertoe binnen de 30 kalenderdagen na de ondertekening van de Concessieovereenkomst en op elk eerste verzoek van HOGENT de verzekeringspolissen en de bewijzen van premiebetaling voor te leggen.
Bij het in gebreke blijven van de Concessiehouder is HOGENT gemachtigd om alle maatregelen te treffen om een verzekering af te sluiten of te doen voortlopen en premies te betalen, dit alles op kosten en ten laste van de Concessiehouder.
8. Naleving vereisten hygiëne, milieu, en andere
De Concessiehouder verbindt zich ertoe tegemoet te komen aan alle vereisten inzake hygiëne, milieu en andere verplichtingen die de overheid zou opleggen en dit in het kader van de normen en de vereisten die voorgeschreven zijn of die door om het even welke bevoegde administratieve instanties zouden voorgeschreven worden, eventueel ook door de verzekeraars van de Concessiehouder of van HOGENT. De Concessiehouder engageert zich bij de aanvang van de concessieovereenkomst tot het ondertekenen van het document werken met derden van HOGENT hier in BIJLAGE 5 toegevoegd, alsook tot het ondertekenen van toekomstige eventueel gewijzigde versies van dit document werken met derden.
De Concessiehouder is verplicht om de Infrastructuur te allen tijde in een ordentelijke en nette staat te doen verkeren.
De Concessiehouder is verplicht om dagelijks het afval dat voortvloeit uit de uitbating evenals het afval dat wordt achtergelaten door het cliënteel volledig en proper op te ruimen. De Concessiehouder staat op eigen kosten in voor de afvalophaling en zal daartoe een contract met een afvalophaler afsluiten en de omvang van de afvalophaling jaarlijks rapporteren aan HOGENT.
De Concessiehouder dient te beschikken over de toelating van het Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen bij aanvang van de concessie.
In de uitvoering van zijn uitbating gedraagt de Concessiehouder zich als een voorzichtig en redelijk persoon en zorgt ervoor dat de manier van uitbaten strookt met de missie, visie en de impliciete en expliciete waarden van HOGENT als onderwijsinstelling.
Tijdens de normale diensturen mogen er geen alcoholische dranken geschonken worden. Na de diensturen en desgevallend tijdens bijzondere activiteiten ongeacht het uur (feestelijke evenementen, vieringen…) zijn alcoholische dranken toegestaan met uitzondering van sterke dranken (= dranken met een alcoholpercentage van meer dan 20 procent). Deze laatste zijn te allen tijde verboden. De Concessiehouder neemt daarenboven de nodige maatregelen om overmatig alcoholgebruik bij de bezoekers van de Infrastructuur te vermijden.
Er mag ook niet gerookt worden in de Infrastructuur. In het volledige gebouw geldt immers een algemeen rook- en vapeverbod. Gedurende de looptijd van de concessieovereenkomst kan eventueel een rook- en vapeverbod op de hele campus van kracht worden. Dit verbod dient door de Concessiehouder duidelijk en zichtbaar kenbaar gemaakt worden aan derden.
In de Infrastructuur en verbruiksruimte mag enkel gedempte muziek gespeeld worden, waarvan het geluid niet tot in de sporthal mag doordringen.
De Concessiehouder neemt daarenboven alle mogelijke maatregelen om eventuele (geluids)hinder of overlast van de bezoekers van de Infrastructuur ten aanzien van de onderwijs- en sportactiviteiten te verhinderen.
Teneinde een goede verstandhouding met de aangrenzende buurtbewoners te garanderen, neemt de Concessiehouder de nodige maatregelen om eventuele burenhinder te voorkomen.
De Concessiehouder staat in voor het openen en het afsluiten van de Infrastructuur. Wanneer de dienstdoende zaalwachter zijn werk beëindigt (ten laatste om 23u30), dient de Concessiehouder ook de buitendeuren van het gebouw te sluiten.
De Concessiehouder is in beginsel steeds als laatste aanwezig in het gebouw en dient hierover te waken als een voorzichtig en redelijk persoon.
De Infrastructuur is tijdens de periode van 1 september tot en met 30 juni minstens gedurende de volgende tijdssloten geopend:
Maandag | Dinsdag | Woensdag | Donderdag | Vrijdag | Zaterdag |
10u00 – 14u00 | 10u00 – 14u00 | 10u00- 01u00 | 10u00 – 14u00 | 10u00 – 14u00 | 10u00 – 19u00 |
17u00 – 01u00 | 17u00 – 01u00 | 17u00 – 01u00 | 17u00 – 01u00 |
De Concessiehouder kan ruimere openingsuren voorstellen aan HOGENT die dit al of niet kan toestaan. In elk geval mogen deze openingsuren niet afwijken van de geldende politiereglementen en -verordeningen en dienen deze het ritme van de werking van de Sportdienst van HOGENT te volgen.
In afwijking van bovenstaande regeling is de Infrastructuur tijdens de volgende periodes geopend tussen 18u00 en 01u00:
- Januari (examenperiode);
- Paasvakantie;
- Juni (examenperiode);
- De laatste 2 weken van augustus.
De Infrastructuur is gesloten tijdens het kerstreces en van 1 juli tot en met 15 augustus, tenzij met voorafgaandelijke, uitdrukkelijke en schriftelijke goedkeuring van HOGENT.
Op zondagen, feestdagen en collectieve sluitingsdagen is de Infrastructuur gesloten, tenzij met voorafgaandelijke, uitdrukkelijke en schriftelijke goedkeuring van HOGENT.
HOGENT kan de Concessiehouder het voorstel doen om de Infrastructuur te openen op andere dan de hierboven vermelde openingsuren. Omgekeerd kunnen groepsactiviteiten naar aanleiding van sport of andere evenementen georganiseerd worden mits voorafgaandelijke, uitdrukkelijke en schriftelijke goedkeuring van HOGENT. Privéfeesten zijn niet toegelaten.
De sluiting van de Infrastructuur dient te allen tijde schriftelijk te worden aangekondigd in de Infrastructuur en aan de onthaalbalie van de Sporthal.
Het aangeboden assortiment van spijzen en dranken evenals de tarieven worden voorafgaandelijk, uitdrukkelijk en schriftelijk goedgekeurd door HOGENT.
De prijzen moeten goed zichtbaar zijn, geven duidelijk aan op welke momenten tijdens de openingsuren er alcoholische dranken worden aangeboden en moeten dienst en btw inbegrepen zijn.
HOGENT heeft het recht om controle uit te oefenen op de aanwezige drankvoorraad, het aantal glazen, de tijdige levering van dranken, de verbruikte drankhoeveelheid, en dergelijke.
De Concessiehouder heeft het alleenrecht voor de verkoop van dranken in de Infrastructuur evenals het exclusief leveringsrecht. Het is de Concessiehouder verboden om consumpties buiten de hem ter beschikking gestelde Infrastructuur te verkopen. Hiervan kan enkel worden afgeweken na schriftelijke toelating van HOGENT.
De Concessiehouder is vrij om te contracteren met een brouwerij waarvan de bedrijfscultuur strookt met de missie, visie en de impliciete en expliciete waarden van HOGENT als onderwijsinstelling.
De Concessiehouder kan op zijn naam een leveringscontract afsluiten met een derde Partij naar keuze, doch met dien verstande dat HOGENT geenszins gebonden kan zijn door enige overeenkomst afgesloten door de Concessiehouder.
Bij de beëindiging van de concessieovereenkomst (ongeacht de oorzaak) draagt HOGENT geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid naar aanleiding van eventuele overeenkomsten tussen de Concessiehouder en een derde partij (met inbegrip van een brouwerij).
Elke overeenkomst tussen de Concessiehouder en een derde partij moet schriftelijk kenbaar gemaakt worden aan HOGENT.
Er mogen geen rookwaren (of soortgelijken zoals vape-artikelen) verkocht worden in de Infrastructuur.
De Concessiehouder zet enkel personeel in dat voldoende de Nederlandse taal spreekt. Het personeel moet beschikken over de nodige uittreksels uit het centraal strafregister (cf. het vroegere moraliteitsattest en bewijs van goed gedrag en zeden). De Concessiehouder legt dit op eerste verzoek van HOGENT voor.
HOGENT kan omwille van gegronde redenen de verwijdering van een personeelslid uit de Infrastructuur opleggen.
De Concessiehouder en zijn aangestelden moeten zich ten opzichte van de gebruikers van de Infrastructuur onthouden van enige vorm van discriminatie, uitsluiting, beperking of voorkeur om ideologische en filosofische redenen.
Het is de Concessiehouder niet toegelaten om personeel aan te nemen dat door HOGENT reeds ontslagen/geweigerd is geweest.
De uitbater-natuurlijke persoon kan niet vervangen worden dan tenzij bij afwezigheid in de vakantieperiode en om medische redenen.
13. Plaatsing automaten in de Sportsbar
Het plaatsen van consumptieautomaten van gelijk welke aard in de Infrastructuur is enkel toegelaten mits voorafgaandelijke, uitdrukkelijke en schriftelijke toelating van HOGENT.
Het plaatsen van kansspelautomaten en het organiseren van gok- en kansspelen zijn verboden. Caféspelen en dergelijke zijn enkel toegelaten in de Infrastructuur mits voorafgaandelijke, uitdrukkelijke en schriftelijke toelating van HOGENT.
Het plaatsen van reclamepanelen, publiciteitsborden en dergelijke in de Infrastructuur is enkel toegelaten mits voorafgaandelijke, uitdrukkelijke en schriftelijke toelating van HOGENT.
15. Gebruik van de Sportsbar door de HOGENT
HOGENT zal gedurende 5 kalenderdagen per jaar gebruik kunnen maken van de Infrastructuur in het kader van al dan niet publiek toegankelijke activiteiten.
De Concessiehouder zal voor dat gebruik door HOGENT geen vergoeding mogen aanrekenen.
BIJLAGE 3: PLANNEN CONCESSIE SPORTSBAR SPORTHAL HOGENT
BIJLAGE 4: NUTTIGE INFORMATIE INZAKE HET HUIDIG GEBRUIK VAN DE SPORTHAL
Naast het faciliteren van onderwijsopdrachten voor zowel hoger als secundair onderwijs, staat de Sportdienst vanuit een hogeschoolbreed kader in voor de studenten- en personeelssport, verzorgt het de verhuringen van de sportinfrastructuur aan interne en externe klanten en biedt het zijn diensten aan als (co)host bij evenementen. Het gaat hier over zowel indoor (de sporthal) als outdoor (de buitensportterreinen) accommodatie.
2. Bezetting sportaccommodatie
De bezettingsgraad van de Sporthal is onderhevig aan vakantieperiodes en sportspecifieke kalenders waardoor er een fluctuerend gebruik is van de verschillende terreinen en zalen binnen één academiejaar en per sportseizoen. Onderstaande gegevens geven een indicatief overzicht van de gemiddelde bezetting.
Een sportseizoen loopt in grote mate gelijk met een academiejaar. Tijdens de piekperiodes (september t.e.m. mei) wordt de capaciteit van de Sporthal momenteel geschat op 7500 à 8000 sporters per week.
2A Doelgroepen
1. Onderwijs
- Hoger onderwijs: HOGENT opleidingen lichamelijke opvoeding & bewegingsrecreatie, ergotherapie, orthopedagogie en sociaal werk.
- Secundair onderwijs: GO middenschool en Koninklijk Atheneum Voskenslaan
- Studenten en personeel AUGent*: recreatiesport en competitiesport
- Studentenverenigingen AUGent*
*AUGent = Associatie Universiteit Gent met UGent, HOGENT, Arteveldehogeschool en HoWest
2. Sportclubs
- Gevechtssport (judo, aikido, kung fu, karate, tai chi)
- Dans (verschillende stijlen)
- Omnisport (voetbal (outdoor, minivoetbal en futsal), bewegingsschool, volleybal, rope skipping, sport na school)
3. Andere
- Bedrijven
- Particulieren
De omschreven doelgroepen zijn indicatief en onderhevig aan eventuele wijzigingen gedurende de looptijd van de concessieovereenkomst.
2B Reguliere bezetting
Uren | Gebruikers sporthal |
Voormiddag: 08u00 – 12u00 | Onderwijsactiviteiten HOGENT en GO Voskenslaan |
Namiddag: 12u00 – 17u45 | Onderwijsactiviteiten HOGENT en GO Voskenslaan |
Avond: 18u00 – 23u00* | Sportclubs- en verenigingen |
* Vanaf midden mei sluit de sporthal om 22u30 (einde activiteiten om 22u00).
2C Uitzonderingen op reguliere bezetting
1. Examenperiodes
- Januari: zaal 1 wordt tijdens de eerste examenperiode gebruikt voor examens. Hierdoor is de sportzaal, alsook de Sportsbar overdag gesloten. De bar kan op weekdagen pas openen om 18u00.
Op zaterdagen zijn er geen examens en worden de reguliere openingsuren gehanteerd.
- Juni: idem als in januari.
2. Vakantieperiodes
• Herfstvakantie (1 week):
- De Sportsbar is open volgens de reguliere openingsuren.
- In de sporthal gaan overdag enkel onderwijsactiviteiten van HOGENT door. GO! Voskenslaan heeft wel vakantie en bijgevolg geen les.
- Wel recreatiesport voor studenten (maandag t.e.m. vrijdag 18u00 – 19u00).
• Kerstvakantie (2 weken): sporthal gesloten.
• Intersemesteriële week (1 week; begin februari):
- De Sportsbar is open volgens de reguliere openingsuren.
- In de sporthal gaan overdag enkel onderwijsactiviteiten van het GO! Voskenslaan door. HOGENT heeft wel vakantie en bijgevolg geen les.
- Geen recreatiesport voor studenten (maandag t.e.m. vrijdag 18u00 – 19u00).
• Krokusvakantie (1 week):
- De Sportsbar is open volgens de reguliere openingsuren, behalve op maandag vanaf 18u00.
- In de sporthal gaan overdag (behalve op maandag) enkel onderwijsactiviteiten van HOGENT door. GO! Voskenslaan heeft wel vakantie en bijgevolg geen les.
- Wel recreatiesport voor studenten (maandag t.e.m. vrijdag 18u00 – 19u00).
• Paasvakantie (2 weken):
- De Sportsbar is open vanaf 18u00.
- In de sporthal gaan geen lessen van GO! Voskenslaan en HOGENT door.
- Geen recreatiesport voor studenten (maandag t.e.m. vrijdag 18u00 – 19u00).
• Zomervakantie (1 juli t.e.m. 15 augustus):
- De Sportsbar is gesloten.
- De sporthal is overdag open tussen 08u00 – 18u00 voor sportkampen, niet voor externe klanten.
De uitzonderingen op de reguliere bezetting zijn indicatief en kunnen gedurende de looptijd van de concessieovereenkomst eventueel wijzigen wanneer de indeling van schooljaren (basis- en secundair onderwijs) en de indeling van academiejaren (hoger onderwijs) eventueel zouden wijzigen.
3. Evenementen
Bij éénmalige evenementen (personeelssportdag, strategiedag…) die doorgaan in de sporthal kan er afgeweken worden van de reguliere bezetting. Deze activiteiten variëren per academiejaar en worden tijdig doorgegeven aan de Concessiehouder.
BIJLAGE 5: DOCUMENT WERKEN MET DERDEN
Bij de uitvoering van werken door derden in opdracht van HOGENT, zullen deze erover waken dat de werken uitgevoerd worden in volledige overeenstemming met de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en de codex over het welzijn op het werk, hierna respectievelijk de wet welzijn en de codex genaamd, het ARAB (Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming), het AREI (Algemeen Reglement voor Elektrische Installaties) de voorschriften van het bedrijf, het VLAREM en rekening houdend met iedere andere wettelijke bepaling inzake veiligheid, milieu en de regelgeving betreffende de veiligheid van producten en diensten zoals bepaald in boek IX van het Wetboek van Economisch Recht.
De ondernemingen en/of zelfstandigen (derden) zullen alle regels en voorschriften opgenomen in deze overeenkomst tegenover eigen personeel, tegenover eventuele onderaannemers en alle andere aanwezigen, tegenover het door hem gebruikte materiaal alsook tegenover het materiaal van HOGENT naleven.
De hoofdaannemer die een beroep doet op (een) onderaannemer(s) voor het uitvoeren van werkzaamheden in de inrichting van HOGENT, verbindt er zich bovendien toe om in de overeenkomst(en) met deze onderaannemer(s) de tenminste de nodige bedingen op te neme opgelegd door de wet Welzijn, de codex en zoals bepaald in deze overeenkomst.
Indien de aannemer de verplichtingen zoals hoger vermeld, niet of gebrekkig naleeft, kan HOGENT zelf de nodige maatregelen treffen, op kosten van de aannemer. Indien de onderaannemer zijn verplichtingen niet of gebrekkig naleeft, dient de hoofdaannemer onverwijld de nodige maatregelen te treffen , in deze bij overeenkomst bepaalde gevallen, op kosten van de onderaannemer. Deze kosten zullen in geen geval gedragen worden door HOGENT.
HOGENT houdt zich er eveneens toe aannemers en, in voorkomend geval, onderaannemers, na ingebrekestelling, te weren waarvan vastgesteld werd dat deze de verplichtingen opgelegd door de wet Welzijn en haar uitvoeringsbesluiten met het oog op de bescherming van de werknemers, niet naleven.
Derden dienen zich ook te gedragen naar alle andere reglementeringen die van toepassing zijn zoals verkeers-, politie-, arbeids-, gemeentereglementeringen, …
Bijkomende eisen inzake veiligheid, gezondheid en hygiëne, niet noodzakelijk bij de vigerende wetten en reglementen opgelegd, maar onontbeerlijk om het objectief te bereiken vooropgesteld door het dynamisch risicobeheersingssysteem overeenkomstig artikel 5 paragraaf 1 van de Welzijnswet werknemers (algemene preventiebeginselen: elimineren of inperken van de risico’s inherent aan de aard van het werk, materiële maatregelen prefereren boven andere maatregelen en aanpassen van het werk aan de mens) moeten opgevolgd worden.
Alvorens werken kunnen gestart worden, moet een kopie van het formulier “VERKLARING” in het bezit zijn van de Dienst interne Preventie, Milieu en Welzijn.
Bij het binnengaan en het verlaten van de locatie zullen deze personen zich aanmelden bij het onthaal (receptie) en de opdrachtgever van HOGENT.
Het is derden niet toegelaten zich op andere plaatsen te begeven dan de hen toegegeven plaats of werf.
Bezoekers van HOGENT vallen onder de verantwoordelijkheid van de te bezoeken persoon.
• Op de terreinen van HOGENT geldt een snelheidsbeperking tot 30 km/uur. Verder gelden de verkeersregels zoals op de openbare weg.
• Het parkeren wordt geregeld door het reglement “gebruik parkeerfaciliteiten van de Hogeschool Gent”. Dit kan geraadpleegd worden op xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx .
• Het parkeren of stallen van voertuigen kan enkel op de daartoe voorzien plaatsen. Uitzonderingen kunnen enkel mits toelating van de Directie Facilitair Beheer (zie artikel 8§3).
• Foutief geparkeerde voertuigen op de brandweg/evacuatiewegen worden om veiligheidsredenen weggesleept op kosten en op risico van de bestuurder.
• De bestuurder van een heftruck moet in het bezit zijn van een rijtoelating door zijn werkgever afgeleverd. Dezelfde bestuurder moet er zich van vergewissen dat het voertuig gebruiksklaar is en dit via de ter beschikking gestelde checklist. Meerijden op vorkheftrucks, aanhangers, laadbakken, …., is verboden.
4 DIEFSTAL
De opdrachtgever is niet verantwoordelijk voor het materiaal en de uitrusting van derden. Derden dienen de nodige voorzorgen te nemen om deze te beschermen tegen diefstal.
• Derden zorgen voor de individuele beveiliging van hun eigen werknemers. Voor onvoorziene werken wordt voorafgaandelijk overleg gepleegd met de opdrachtgever of met de dienst Interne Preventie, Milieu en Welzijn.
• Gebruikte toestellen (apparaten), gereedschappen, installaties en machines moeten voldoen aan de wettelijke voorschriften, in het bijzonder wat betreft de keuringen die ze regelmatig moeten ondergaan. De dienst Interne Preventie, Milieu en Welzijn kan de certificaten opvragen ter inzage.
• Stellingen en ladders voldoen steeds aan alle veiligheidsvoorschriften en zijn voorzien van anti- slip.
• Werken in de hoogte worden enkel uitgevoerd met een door een erkend organisme goedgekeurde hoogtewerker of bij uitzondering met een daartoe uitgeruste en goedgekeurde heftruck
• Metalen roosters worden zorgvuldig geplaatst en met daartoe bestemde klemmen vastgelegd.
• Alle gevaarlijke toestanden worden duidelijk gesignaleerd en de nodige afschermingsmaatregelen genomen.
• Alle gemaakte openingen dienen afgebakend te worden.
• Alle voorlopige werken worden afgeschermd d.m.v. de daartoe ter beschikking zijnde signalisatie.
• Platforms met meer dan één meter hoogte worden voldoende beveiligd door veiligheidsleuningen.
• Transportsystemen, koppelingen, riemen en kettingtransmissies e.a. dienen zorgvuldig afgedekt te worden.
6 RISICOVOLLE WERKZAAMHEDEN, WERKVERGUNNINGEN
Voor elektriciteitswerkzaamheden die, door de aard van de installatie, de aard van de werkzaamheden of door andere factoren een bijzonder risico vormen, dienen de afspraken vooraf schriftelijk te worden vastgelegd via het “Aanvraagdocument – uitvoeren van elektriciteitswerken door externe aannemers”. Voorbeelden hiervan zijn: werken aan oude elektrische installaties (CODEX boek III titel 2), installaties op hoogspanning, werkzaamheden in de buurt van onder spanning staande delen, bepaalde schakelwerkzaamheden.
Ook andere bijzondere werkzaamheden kunnen onderworpen zijn aan een vergunning of vereisen een risicoanalyse en het schriftelijk vastleggen van de genomen maatregelen. Dit kan gaan om werkzaamheden in explosieve atmosferen, werken op hoogte, graafwerken, werken in besloten ruimten, onderbreken van machines en energielijnen of –leidingen, werkzaamheden op de openbare weg.
De melding van deze bijzondere werkzaamheden wordt steeds via mail gericht aan xxxx@xxxxxx.xx
7. WERKZAAMHEDEN DIE MET EEN ELEKTRICITEITSGEVAAR GEPAARD GAAN
Onderstaande procedures en instructies zijn van toepassing op alle werkzaamheden die met elektriciteitsgevaar gepaard gaan.
1. elektrische werkzaamheden (rechtstreeks op de elektrische installatie) zoals vervangingen, wijzigingen, uitbreidingen, onderhoud en herstellingen; proefnemingen en metingen, schoonmaken van elektrische delen...
2. niet-elektrische werkzaamheden (niet rechtstreekse op de elektrische installatie doch met elektrische risico's) zoals grond-, bouw-, snoeiwerken, reinigings- en schilderwerkzaamheden
3. exploitatiewerkzaamheden zoals bedienings- en besturingswerkzaamheden, gebruiken, aansluiten, afkoppelen, in werking te stellen; stilleggen, afschakelen en opnieuw inschakelen
4. controlewerkzaamheden zoals nagaan van de configuratie, de staat van onderhoud of de conformiteit van een elektrische installatie; visueel onderzoek of metingen; nagaan van de elektrische- , mechanische- of thermische toestand of doelmatigheid van veiligheidskringen
Deze werkzaamheden staan steeds onder supervisie van een werkverantwoordelijke. Dit kan de algemene werkverantwoordelijke zijn of kan naar een ploegleider worden gedelegeerd. Deze werkverantwoordelijke dient, in samenspraak en mits wederzijdse kennisname en toestemming vooraf van de installatieverantwoordelijke, steeds de nodige maatregelen treffen om de veilige uitvoering werkzaamheden te garanderen.
De installatieverantwoordelijk is diegene die aangesteld is om de uitbating van de elektrische installatie op zich te nemen.
Voorwaarden
- de werkverantwoordelijke licht installatieverantwoordelijke in omtrent aard, plaats, planning, gevolgen van de werkzaamheden (steeds schriftelijk behalve voor exploitatiewerkzaamheden)
- de werkzone moet worden bepaald
- er is een ondubbelzinnige en betrouwbare overdracht van informatie
- automatische gestuurde toelating voor vrijgave of wederinschakelen zijn niet toegelaten !
- de procedure bij spanningsonderbreking is bepaald
- de installatieverantwoordelijke geeft toestemming aanvang werkzaamheden
- er dient steeds een schriftelijke voorbereiding en risicobeoordeling opgemaakt te worden, tenzij een vaste procedure werd opgemaakt op basis van een risicoanalyse.
- de vereiste maatregelen dienen steeds strikt te worden nageleefd
Spanningsloos werken
De werken geschieden op installaties die noch onder spanning noch elektrisch geladen zijn en nadat alle onderstaande maatregelen ter voorkoming van elektriciteits-risico’s genomen zijn :
1 VOORBEREIDEN VAN DE WERKZAAMHEDEN
- identificatie van de installatie
- risicoanalyse, identificatie van de maatregelen
2 SCHEIDEN
- gedeelte voor werkzaamheden van alle voedingsbronnen gescheiden met geschikt middel
3 VOORKOMEN VAN HERINSCHAKELING
- schakelinrichtingen tegen herinschakeling beveiligen door vergrendeling bedieningsmechanisme (of andere adequate verhindering indien onmogelijk)
- hulpenergiebronnen buiten bedrijf stellen
- verbodsberichten schakelhandelingen aanbrengen
4 CONTROLEREN VAN DE SPANNINGSAFWEZIGHEID
- met de aangepaste uitrustingen (dubbelpolig, geschikte categorie en bereik) spannings-afwezigheid nagaan op alle actieve geleiders
- meet- en testapparaten moeten vóór en na gebruik op goede werking controleren
5 AARDEN, ONTLADEN EN KORTSLUITEN
- enkel verplichting voor alle hoogspannings- en bepaalde laagspanningsinstallaties (risico op ongewild spanning voeren bij laagspanning)
6 AFBAKENEN EN/OF AFSCHERMEN
- enkel verplicht wanneer delen in de onmiddellijke omgeving van de werkzone onder spanning blijven
7 VRIJGEVEN VAN DE INSTALLATIE VOOR WERKZAAMHEDEN
8 TERUG ONDER SPANNING BRENGEN NA DE WERKZAAMHEDEN
- nagaan of installatie opnieuw op veilige wijze onder spanning kan worden gebracht (vrij van niet vereiste personen, arbeidsmiddelen, signalering, CBM, aardingsinstallatie)
- mits goedkeuring van de werkverantwoordelijke, gemeld aan de installatieverantwoordelijke
- aarding, afbakening en vergrendeling wegnemen
- opnieuw inschakelen Opgelet
- uitschakelen voor of terug onder spanning brengen na werken in spanningsloze toestand mag enkel worden uitgevoerd door een vakbekwame of voldoend onderrichte persoon (schriftelijke aanduiding)
- daar waar aan een kabel of een mof moet worden gewerkt, moet zorgvuldig worden nagegaan of de juiste kabel of mof is gekozen en moet, door gebruikmaking van passende hulpmiddelen zoals apparaten voor het knippen en schieten van kabels, zijn vastgesteld dat de betrokken kabel spanningsloos is. Deze handelingen worden door, of met toestemming van, de installatieverantwoordelijke verricht in aanwezigheid van de werkverantwoordelijke of de door hem aangewezen ploegleider
8. MILIEUBESCHERMINGSMAATREGELEN
Olievlekken, gemorste producten op de vloer dienen onmiddellijk correct te worden verwijderd. Derden dienen steeds zelf te zorgen voor de nodige interventiemiddelen zoals absorptie- en neutralisatiemateriaal, overmaatse vaten, beschermingsmiddelen, … om ingeval van lekkages, ondeugdelijke verpakking, morsen en andere incidenten dadelijk te kunnen ingrijpen om de mogelijke schadelijke gevolgen maximaal te beperken.
Derden zullen dagelijks de werkplaats in propere toestand houden en alle afval en overschotten van hun werken opruimen en op reglementaire wijze verwijderen. Als dit niet gebeurt, zal HOGENT dit laten uitvoeren en de kosten in rekening brengen.
De strengste hygiëne en een volledige zuiverheid zijn noodzakelijk bij het gebruik van de sanitaire installaties, kleedkamers en refters.
Materiaal en uitrusting moeten worden opgeslagen op een veilige en ordelijke wijze. De nooduitgangen dienen steeds vrijgehouden te worden.
Bij afbraak- en verbouwingswerken dienen voldoende maatregelen getroffen te worden om stofverspreiding te allen tijde te beperken. Hiervoor dient men gebruik te maken van stofschermen, afdekzeilen; indien nodig dienen neveltechnieken toegepast te worden.
10. BRANDVOORKOMING EN -BESTRIJDING
Al het nodige moet gedaan worden om brand te voorkomen.
Alle branden moeten onmiddellijk gemeld worden volgens de te volgen procedure.
De aanvraag van de vuurvergunning wordt via mail gericht aan xxxx@xxxxxx.xx De aanvraag moet zeker volgende items omvatten:
• gegevens van de firma: naam, adres, telefoon, fax, gsm, mailadres, naam verantwoordelijke (contact);
• duur van de werken: aanvangsdatum (+uur), einddatum (+ uur)
• aard van de werken: correcte omschrijving
• locatie waar de werken doorgaan: campus, gebouw, verdieping, lokaal
• in geval de activiteit uitgevoerd wordt binnen een gebouw, dient de werkverantwoordelijke de directie Facilitair Beheer minimaal 1 werkdag vooraf te contacteren (xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx) om de rookdetectie tijdelijk uit te schakelen
Een noodsituatie kan zijn: brand, explosiegevaar, gasontspanning, ernstige verwonding. Een noodsituatie dient steeds onverwijld gemeld te worden (zie hieronder).
Wat te doen bij het vaststellen van brand?
Bij brand of sterke rookontwikkeling dient men onmiddellijk alarm te slaan:
- door indrukken van de brandmeldknop
- melding aan het onthaal
- bellen naar noodnummer 09 248 88 88
Indien mogelijk onderneem bij een beginnende brand één poging tot blussen. Dit kan met behulp van eigen blusmiddelen of met de aanwezige blusmiddelen ter plaatse (draagbare blusapparaten, haspels, blusdekens).
Sluit deuren en poorten om branduitbreiding te voorkomen.
Alarm
Bij het herkennen van het alarmsignaal (bevel tot algemene evacuatie ) dient men het volgende gedragsregels te volgen :
• Tracht paniek te vermijden;
• Sluit gas- en waterkranen en schakel elektrische toestellen uit;
• Breng werkopstellingen in veilige stand;
• Laat de lichten branden en doe deuren dicht;
• Neem de kortste weg naar buiten. Gebruik nooit de lift
• Verplaats u niet in de richting van de rookontwikkeling; breng uzelf in veiligheid;
• Keer nooit op uw stappen terug;
• Help indien nodig anderen om de verzamelplaats te bereiken;
Rolstoelgebruiker:
- laat je bijstaan door een begeleider;
- bij direct gevaar: verplaats je naar een veilige ruimte;
- wacht op instructies van de hulpdiensten.
• Verzamelen gebeurt op de verzamelplaats.
- Hou de toegangswegen steeds vrij voor de hulpdiensten;
- Blijf op de verzamelplaats en volg de instructies van de hulpdiensten en
de leden van de brandbestrijdingsdienst (BBD-leden – oranje en gele fluovestjes);
- Breng de hulpdiensten op de hoogte van eventuele achterblijvers.
14. OPGELET …
De hydranten dienen uitsluitend voor de brandbestrijding. Het gebruik voor andere doeleinden is ten strengste verboden.
Gascilinders met brandbare gassen of zuurstofflessen die niet in gebruik zijn, dienen buiten de gebouwen gestockeerd te worden. De in gebruik zijnde gascilinders moeten vastgemaakt worden.
15. SCHADE, ONGEVALLEN EN EERSTE HULP
Derden moeten alle schikkingen nemen, voorgeschreven door het KB van 15 december 2010, om de eerste hulpverlening te verzekeren. Bij een ernstig ongeval zullen hulpverleners van HOGENT in de mate van het mogelijke hun medewerking verlenen en kan gebruik gemaakt worden van de verzorgingslokalen van HOGENT.
Er geldt een algemeen rookverbod in ALLE GEBOUWEN van HOGENT.
Xxxxxxx, meenemen of onder invloed verkeren van alcohol of drugs is verboden.
18. SIGNALISATIE
GEGEVENS AANGAANDE HET BEDRIJF DAT DE WERKEN UITVOERT | |||
Firmanaam : Straat en nr. : Postcode : Gemeente : Telefoon : Verantwoordelijke voor de werken : Bovenvermeld bedrijf verklaart kennis genomen te hebben van de door de opdrachtgever (HOGENT, Xxxxxxx Xx Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx) opgestelde “Specifieke Veiligheids- Gezondheids- en Milieureglementering van toepassing op de werknemers van ondernemingen en/of zelfstandigen (“derden”) welke werkzaamheden uitvoeren in opdracht van HOGENT” , verklaart zijn werknemers in kennis gesteld te hebben van de inhoud van deze voorschriften en verklaart ze te zullen naleven. | |||
GEGEVENS AANGAANDE DE WERKEN | |||
NACE code : | |||
Omschrijving activiteiten* volgens NACEBEL Verklaring geldig voor de | |||
* voor werkzaamheden die, door de aard van de installatie, de aard van de werkmethode(s) en processen of door externe factoren een bijzonder risico vormen, zoals bedoeld in punt 6 van dit document, dienen de afspraken vooraf schriftelijk te worden vastgelegd via een specifiek aanvraagdocument of vergunning. De melding van en eventuele vragen over deze bijzondere werkzaamheden wordt steeds via mail gericht aan xxxx@xxxxxx.xx | |||
BEVESTIGING INGEVULDE GEGEVENS | |||
Bedrijfsstempel | Firmanaam : Functie : Datum : Handtekening ** | ||
** dit document dient ondertekend te worden door de persoon belast met het dagelijks beheer van het bedrijf (afgevaardigde beheerder, bestuurder, directeur, …) | |||
Opmerking: Vóór de aanvang van de werken moet een kopie van dit document in het bezit zijn van de dienst Interne Preventie, Milieu en Xxxxxxx xxx XXXXXX, Valentin Vaerwyckweg, 0000 XXXX ( xxxx@xxxxxx.xx) Indien het bedrijf in het bezit is van een VCA-attest (Veiligheids Checklist Aannemers) , V&G- plan (veiligheids- en gezondheidsplan) of risicoanalyse dient men deze documenten eveneens over te maken. | |||